Dekan Pembantu Dekan Kepala Tata Usaha

Sekretaris : Dr.Arlina Nurbaity Lubis,SE,MBA

5. Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita,SE Kasub.Personalia : Kamariah,SE Kasub.Keuangan : Eka Juliani,SE Kasub.Umum dan Perlengkapan : M.Simba Sembiring,SE,MSi Kasub.Akademik : Fepty Aniar,SE Kasub.Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos Bendaharawan Gaji : Maslan,SE PUMC : Suparyo,SE

6. Lembaga-lembaga Penunjang

Puslitbank Pengarah : Drs.Jhon Tafbu Ritonga,MEc Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo,SE,MEc Kepala Unit Pelayanan : Hotmal Dja’far,SE,MM,Ak

C. Job Description

Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :

1. Dekan

Tugas umum dari Dekan adalah : a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat Universitas Sumatera Utara b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administasi fakultas c. Bertanggung jawab kepada Rektor d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa e. Menetapkan tanggal ujian skripsikomprehensif dan panitia penguji f. Mendisposisi surat-surat masuk g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi

2. Pembantu Dekan

1 Pembantu Dekan I Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masayarakat. 2 Pembantu Dekan II Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan 3 Pembantu Dekan III Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.

3. Kepala Tata Usaha

1 Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah : Universitas Sumatera Utara a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas b. Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan c. Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan d. Melaksanakan urusan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan e. Melaksanakan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdianpelayanan kepada masyarakat g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas k. Menyusun laporan Kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas. 2 Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah : Universitas Sumatera Utara a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian b. Mengumpulkan dan mengelola data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdianpelayanan kepada masyarakat c. Melakukan administrasi akademik d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkunagan fakultas g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdianpelayanan pada masyarakat dilingkungan fakultas. 3 Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggan c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan f. Melakukan peneriamaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan Universitas Sumatera Utara g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 4 Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengakatan pegawai c. Melaksanakan urusan mutasi pegawai d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatab fungsional e. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usulan kenaikan jabatanpangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar TetapTidak TetapEmiritus, ijin dan cuti f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai g. Memproses SK jabatan structural dan fungsional h. Memproses pelanggaranan disiplin pegawai i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. Universitas Sumatera Utara 5 Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah : a. Menyusun Rancana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni c. Melakukan administrasi kemahasiswaan d. Melakukan urusan pemberian izinrekomendasi kegiatan kemahasiswaan e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswaan h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembianaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni k. Menyusun laporan kegiatan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 6 Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan Universitas Sumatera Utara d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian Rincian tugas Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Gambar 2.2 Universitas Sumatera Utara Gambar 2.2 RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FE USU Nama Pekerjaan rutin Volume Waktu Catatan Esa Setiana SE, MSi Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda 5 surat perhari 5 menit - Membuat surat atau menulis nomor surat keluar 10 nomor perhari 10 menit - Yunita Indriati, SE Menjadwal kegiatan Dekan 2 kali perhari 2 menit Sesuai kegiatan Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar 20 berkas perhari 30 menit - Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan 5 tugas perhari 5 menit - Mengantar surat masuk yang telah diproses Dekan ke bagian lain 5 surat perhari 30 menit - Mengarsip surat masuk dan surat keluar 5 surat perhari 5 menit - Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain 5 tanda perhari 2 menit - Mengetik surat keluar 3 surat perhari 30 menit Sesuai kegiatan Menerima telepon 15 telepon perhari 15 menit - Menerima fax 3 kali perhari 10 menit Sesuai kebutuhan Universitas Sumatera Utara

D. Jaringan UsahaKegiatan