Sekretaris :
Dr.Arlina Nurbaity
Lubis,SE,MBA
5. Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita,SE
Kasub.Personalia :
Kamariah,SE Kasub.Keuangan
: Eka
Juliani,SE Kasub.Umum dan Perlengkapan
: M.Simba Sembiring,SE,MSi Kasub.Akademik
: Fepty
Aniar,SE Kasub.Kemahasiswaan
: Zailiana,S.Sos
Bendaharawan Gaji :
Maslan,SE PUMC
: Suparyo,SE
6. Lembaga-lembaga Penunjang
Puslitbank Pengarah
: Drs.Jhon
Tafbu Ritonga,MEc
Sekretaris :
Wahyu Ario
Pratomo,SE,MEc Kepala Unit Pelayanan
: Hotmal Dja’far,SE,MM,Ak
C. Job Description
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah : a.
Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
Universitas Sumatera Utara
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan
administasi fakultas c.
Bertanggung jawab kepada Rektor d.
Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa
e. Menetapkan tanggal ujian skripsikomprehensif dan panitia penguji
f. Mendisposisi surat-surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
2. Pembantu Dekan
1 Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masayarakat.
2 Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan
3 Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.
3. Kepala Tata Usaha
1 Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
Universitas Sumatera Utara
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas b.
Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan c.
Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan d.
Melaksanakan urusan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan
e. Melaksanakan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
pengabdianpelayanan kepada masyarakat g.
Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h.
Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas i.
Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi j.
Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas
k. Menyusun laporan Kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas. 2
Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
Universitas Sumatera Utara
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian b.
Mengumpulkan dan mengelola data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdianpelayanan kepada masyarakat
c. Melakukan administrasi akademik
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkunagan fakultas
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdianpelayanan pada
masyarakat dilingkungan fakultas.
3 Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah : a.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggan
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas e.
Mengumpulkan dan mengolah data keuangan f.
Melakukan peneriamaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan
Universitas Sumatera Utara
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
4 Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah : a.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengakatan pegawai
c. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatab fungsional
e. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usulan kenaikan
jabatanpangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar TetapTidak TetapEmiritus, ijin dan cuti
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai
g. Memproses SK jabatan structural dan fungsional
h. Memproses pelanggaranan disiplin pegawai
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
Universitas Sumatera Utara
5 Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah : a.
Menyusun Rancana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan
d. Melakukan urusan pemberian izinrekomendasi kegiatan kemahasiswaan
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswaan h.
Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembianaan kemahasiswaan i.
Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni j.
Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni k.
Menyusun laporan kegiatan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6 Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah : a.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan
Universitas Sumatera Utara
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan e.
Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan f.
Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan g.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
Rincian tugas Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Gambar 2.2
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.2 RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FE USU
Nama Pekerjaan rutin Volume Waktu
Catatan Esa Setiana
SE, MSi Memasukkan surat
masuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda
5 surat perhari 5 menit
-
Membuat surat atau menulis nomor surat
keluar 10 nomor perhari
10 menit -
Yunita Indriati, SE
Menjadwal kegiatan Dekan
2 kali perhari 2 menit
Sesuai kegiatan
Menstempel surat dan membuat tanggal surat
keluar 20 berkas perhari
30 menit -
Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan
ditandatangani Dekan 5 tugas perhari
5 menit -
Mengantar surat masuk yang telah diproses
Dekan ke bagian lain 5 surat perhari
30 menit -
Mengarsip surat masuk dan surat keluar
5 surat perhari 5 menit
- Mengarsip tanda terima
surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain
5 tanda perhari 2 menit
-
Mengetik surat keluar 3 surat perhari
30 menit Sesuai
kegiatan
Menerima telepon 15 telepon perhari
15 menit -
Menerima fax 3 kali perhari
10 menit Sesuai
kebutuhan
Universitas Sumatera Utara
D. Jaringan UsahaKegiatan