kantor lainnya. Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan,
pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut. Pada suatu kantor pengurusan surat dilakukan oleh sekretaris atau suatu
bagian khusus yaitu bagian arsip atau ekspedisi. Tujuan penanganan dan pengendalian surat adalah supaya surat dapat dengan cepat dan tepat sampai
kepada alamat yang dituju atau pengolah. Sedangkan penanganan surat berfungsi sebagai :
a. Alat komunikasi internal dan eksternal perusahaan
b. Jalur informasi dalam perusahaan
c. Alat pengukur kegiatan perusahaan
d. Dokumentasi setiap kegiatan perusahaan
e. Perwakilan identitas perusahaan.
1. Penanganan Surat Masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain, dari divisi lain dalam perusahaan atau dari perorangan. Surat masuk
adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain eksternal, dari divisi dalam perusahaan maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos
kantor pos maupun yang diterima dari kurir pengirim surat dengan mempergunakan buku pengiriman ekspedisi. Yang dimaksud dengan
penanganan surat masuk adalah proses kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda atau kartu kendali.
Universitas Sumatera Utara
Penanganan surat masuk dilakukan oleh seorang sekretaris pada suatu instansi. Kecermatan dan ketepatan merupakan keharusan yang paling utama
dalam pengelolaan surat. Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Sekretaris harus membantu kelancaran
tugas pimpinan sebaik-baiknya, dan menghemat waktu dalam hal pengurusan surat. Tugas sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat-menyurat, oleh sebab
itu guna mempermudah pemrosesan surat perlu ada perencanaan yang mantap. Pada dasarnya penanganan surat masuk dibagi menjadi 6 enam langkah, yaitu :
1. Penerimaan surat
2. Penyortiran surat
3. Pembukuan surat
4. Pencatatan surat
5. Pemrosesan surat
6. Pengarahan surat masuk
Peralatan yang diperlukan guna kelancaran tugas-tugas seorang sekretaris sehubungan dengan pengelolaan surat-surat perlu disesuaikan dengan volume
surat-surat yang diproses. Peralatan tersebut harus diatur atau ditata rapi untuk menambah kenyamanan ruang kantor. Peralatan yang digunakan pada Sekretariat
Dekan antara lain stepler, punch pelubang kertas, klip file, klip kertas, pensil, cuter, lem, stabilo, stempel tanggal, selotip, lembar disposisi dan kartu kendali.
Lembar disposisi adalah suatu surat yang berisikan pemberitahuan tentang adanya surat masuk dan pemberitahuan mengenai proses surat selanjutnya.
Universitas Sumatera Utara
Bentuk lembar disposisi pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.1 :
Gambar 3.1 DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
LEMBAR DISPOSISI Tgl
Terima: No.
Kendali :
Penting Tanggal Surat
: Rahasia No.Surat
: Segera
HalKode :
BiasaRutin Tanggal Kepada
Isi Disposisi Dari
Paraf
DISPOSISI 1.
Mohon pertimbangan
16. Umumkan
2. Mohon
pendapat 17.
…………………. 3.
Mohon keputusan 4.
Mohon petunjuk 5.
Mohon saran 6.
Bicarakaan 7.
Telitiikuti perkembangan 8.
Untuk perhatian 9.
Siapkan laporan 10.
Untuk diproses 11.
Edarkan 12.
TIKgandakan 13.
File 14.
Siapkan konsep
Universitas Sumatera Utara
15. Siapkan konsep
Sedangkan yang dimaksud dengan kartu kendali adalah tanda terima surat yang ditujukan atau diantarkan dari Sekretariat Dekan yang ditujukan kepada
pejabat lain yang bersangkutan dengan isi surat tersebut. Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada
gambar 3.2 : Gambar 3.2
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI MEDAN
KENDALI: PENGELOLA:
__________________________________________________________________ Kode:
Tgl.Surat : Tanggal :
No.Surat : No.U.B.B :
Asal surat :
Lampiran : Hal
: Catatan :
Tgl. Penerimaan _____________
Paraf _____________
Keterangan bagian-bagian kartu kendali: 1.
Kolom kendali : tempat nomor surat dan kode surat
Universitas Sumatera Utara
2. Kolom pengolah
: tempat satuan organisasi yang dianggap bertanggung jawab di dalam penyelesaian
surat 3.
Kolom kode : tempat dengan kode atau tanda klasifikasi dari
penggolongan surat sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku
4. Kolom tanggal
: tempat tanggal penerimaan surat surat diterima 5.
Kolom nomor : tempat dengan nomor surat yang diterima atau
dikirim 6.
Kolom U.B.B : tempat nomor surat dan kode surat
7. Kolom asal surat
: tempat dari siapa mana surat dikirim 8.
Kolom lampiran : tempat jumlah lampiran dan macam-macam
lampiran yang ada 9.
Kolom hal : tempat perihal yang termaktub dalam surat
10. Kolom catatan : tempat keterangan yang perlu dicatat atau
ditunjuk silang
bila diperlukan.
11. Kolom paraf
: tempat nomor paraf yang menerima surat di tata usaha pengolah
Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera penanganan surat masuk merupakan hal yang penting. Surat masuk pada bagian
Sekretariat Dekan merupakan surat yang berasal dari lingkungan internal maupun eksternal Fakultas Ekonomi diantaranya ialah surat yang berasal dari Rektor USU,
Universitas Sumatera Utara
surat permohonan yang berasal dari mahasiswa dan surat yang berasal dari instansi pemerintah.
Adapun penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 9 sembilan tahap yaitu :
1. Surat yang dikirim melalui pos atau kurir diterima oleh pegawai dan diantar ke
bagian Sekretariat Dekan. 2.
Surat diterima oleh Sekretaris Dekan dan Sekretaris Dekan menyeleksi surat masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada Dekan. Surat masuk diseleksi
bedasarkan jenis surat. Apakah jenis surat pribadi, surat penting, surat rahasia, surat biasa, surat rutin dan surat segera. Hal ini dilakukan agar surat yang
penting dan memerlukan jawaban yang cepat dapat segera diproses. 3.
Sekretaris akan membuka dan membaca surat yang diterima. Kemudian surat masuk dicatat ke buku agenda lalu diklasifikasikan tergolong surat masuk atau
keluar dengan mencatat nomor surat, tanggal surat, perihal, pengirim surat, tembusan.
4. Kemudian sekretaris membuat lembar disposisi atas surat yang telah dicatat
kedalam agenda kemudian surat dan lembar disposisi dimasukkan kedalam blutter dispositon map untuk meletakkan surat masuk yang perlu diproses
untuk diserahkan kepada Dekan. 5.
Kemudian Dekan akan mengisi lembar disposisi untuk memberikan petunjuk lebih lanjut terhadap surat masuk.
6. Lembar disposisi yang telah diisi Dekan diserahkan kembali kepada Sekretaris
Universitas Sumatera Utara
7. Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi.
Apabila pada lembar disposisi diberi kode 14. File maka surat tersebut harus segera dimasukkan ke dalam letter file yang berlabel incoming letter.
8. Selanjutnya Sekretaris Dekan akan mengisi kartu kendali sesuai dengan lembar
disposisi. Kartu kendali terdiri dari dua lembar kertas yang berwarna biru dan putih. Surat dan lembar disposisi beserta kartu kendali diantarkan kebahagian
pejabat yang dituju, yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi. Dan diserahkan kepada pegawai pejabat yang bersangkutan.
9. Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pegawai pejabat yang bersangkutan,
surat, lembar disposisi dan kartu kendali yang berwarna putih akan diberikan kepada pegawai untuk diserahkan kepada pejabat pengelola sedangkan kartu
kendali yang berwarna biru akan diserahkan kembali kepada Sekretaris Dekan. Kemudian kartu kendali tersebut akan di simpan ke dalam half file yang
berlabel kartu kendali. Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : 1.
Pengirim : Pembantu Rektor I Nomor Surat : 470H5. 1. R1SSA2010
Hal : Undangan 2.
Pengirim : LPTQN Nomor Surat : 003LPTQN-PTSUI2010
Hal : Undangan Rapat Pengurus LPTQN-PTSU
Universitas Sumatera Utara
Penanganan surat masuk pada bagian Sekrtariat Dekan sudah baik dan tidak terdapat kendala yang cukup berarti karena Sekretaris Dekan sudah melakukan
penanganan surat sesuai dengan sistem yang baik. Tetapi penanganan surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi sedikit terkendala karenakan
penanganan surat diserahkan kepada mahasiswa magang pada Sekretariat Dekan. Terdapat kesalahan-kesalahan baik pada pencatatan di buku agenda, pengisian
kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat. Hal tersebut terjadi karena kurangnya ketelitian dan pengetahuan mahasiswa magang. Untuk itu, Sekretaris
Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi sehingga penanganan surat dapat berjalan lancar.
2. Prosedur Penanganan Surat Keluar
