Sistem Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(1)

TUGAS AKHIR

SISTEM PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR PADA SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

ZAHARA MEUTIA 072103075

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang di tangan-Nya terletak kendali dan digenggaman-Nya terletak segala kemudahan dalam menjalankan setiap hal. Hanya berkat rahmat dan ridho-Nya lah Penulis akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Shalawat beriring salam juga Penulis hadiahkan kepada junjungan seluruh umat muslim nabi besar Muhammad SAW. Dengan segala kerendahan hati dan ketulusan jiwa Penulis menyadari masih banyak kekurangan didalam penulisan Tugas Akhir ini, hal ini dikarenakan kurangnya pengalaman dan keterbatasan kemampuan Penulis. Untuk itu Penulis memohon maaf atas segala kekurangan yang ada didalam penulisan Tugas Akhir ini. Kritik dan saran yang bersifat membangun juga sangat diharapkan Penulis guna kesempurnaan Penulis dimasa yang akan datang.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini banyak hal yang telah dikorbankan dan banyak sekali bantuan, dukungan dan doa yang Penulis dapatkan, untuk itu Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekterariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Dra. Lusy Anna, MS selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.

(3)

5. Ibu Esa Setiana, SE, MSi dan ibu Yunita Indriani SE, selaku Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Kedua orang Tua, Ayahanda tersayang : (Alm) Fauzi Ahmad dan Ibunda tercinta : (Alm) Nurma yang telah membesarkan dan memberi kasih sayang berlimpah dan untuk kakakku tersayang Nurfia, Mona, Mainiza, dan Riza Pahlevi terima kasih untuk seluruh dukungan yang tiada henti.

7. Buat Rere, Putri, Irha, Ayu, Ulfa, yang telah menjadi sahabat terbaikku selama 3 tahun ini dan juga buat Denny Kurniawan.

8. Buat anak-anak kesekretariatan “07” semoga sukses.

9. Untuk teman-teman magang kelompok 12 Rini M.M, Eni, Dwi, Rini H, dan Leony.

Akhirnya Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca khususnya Penulis.

Medan, Maret 2010

Penulis

( Zahara Meutia )

(4)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Permasalahan ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F.Sistematika Penulisan ... 6

BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Struktur Organisasi & Personalia ... 9

C. Job Description ... 14

D. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 22

E. Kinerja Usaha Terkini ... 23

F. Rencana Kegiatan ... 24

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Surat ... 25

B. Fungsi Surat ... 26

C. Jenis-Jenis Surat ... 26

D. Bentuk-Bentuk Surat ... 27

E. Bagian-Bagian Surat ... 27

F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 30

1. Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 31

2. Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 38

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 47

B. Saran ... 48

(5)

DAFTAR TABEL

No. Halaman 1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5

(6)

DAFTAR GAMBAR

No. Halaman

1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 11

2. Gambar 2.2 Rincian Tugas Sekretaris Dekan FE USU ... 21

3. Gambar 3.1 Lembar Disposisi ... 33

(7)

BAB I PENDAHULUAN

A.Latar Belakang Masalah

Di era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi

komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu melalui surat.

Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat menyurat

merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus persen sebagai alat komunikasi didalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien.

Di masa sekarang ini sudah banyak kita temukan alat-alat komunikasi canggih seperti telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan jaringan

(8)

informasi global seperti penggunaan internet. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorang/organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu- waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan.

Perkembangan surat menyurat dewasa ini sangat pesat sekali terutama dalam penanganan surat masuk dan surat keluar. Hal ini terjadi karena semakin disadari pentingnya surat masuk dan surat keluar pada kegiatan yang dilakukan baik pada kantor instansi pemerintah maupun swasta. Kegiatan tidak akan berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesama atau dengan pihak lain.

Mengingat begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi maupun perusahaan.

Untuk itu diperlukan seorang sekretaris kantor yang dapat menangani surat-surat masuk maupun surat-surat keluar. Sekretaris harus mahir,teliti, dan cekatan dalam menangani surat. Penyimpanan surat harus menggunakan sistem yang benar agar suatu saat bila diperlukan dapat dicari dengan mudah. Salah satu kegiatan

sekretaris yang penting adalah penanganan surat masuk dan surat keluar.

Adapun tujuan dari diadakannya penanganan surat masuk dan surat keluar adalah:

(9)

2.Menunjang terlaksananya penyusutan surat yang berdaya guna dan berhasil guna.

Prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang baik tidak hanya dibutuhkan pada perusahaan dagang saja. Fakultas Ekonomi sebagai salah satu organisasi juga harus mampu menangani surat masuk dan surat keluarnya dengan baik. Kegiatan surat–menyurat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan pada masing–masing unit kerja,. Salah satunya pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada bagian Sekretariat Dekan penulis melihat dan mengamati secara langsung penanganan surat masuk dan surat keluar.

Bedasarkan uraian ini, penulis ingin mengkaji lebih dalam mengenai

penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagain Sekretariat Dekan FE USU. Oleh sebab itu penulis memilih judul ” Sistem Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”

(10)

B. Perumusan Masalah

Untuk mempermudah pembahasan agar tidak menyimpang dari materi, maka dalam hal ini penulis memberi batasan terhadap masalah yang akan diuraikan yaitu:

”Bagaimana Sistem Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penulis dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui sistem penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Sekretariat Dekan Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah :

1. Sebagai bahan masukan atau informasi yang berguna bagi bagian Sekretariat Dekan dalam melaksanakan penanganan surat masuk dan surat keluar.

2. Untuk menambah pengetahuan serta wawasan penulis khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan penanganan surat masuk dan surat keluar dan sebagai bahan perbandingan antara teori yang telah diberikan pada masa

(11)

kuliah dengan kenyataan serta untuk menerapkan teori-toeri yang didapat selama masa perkuliahan.

3. Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk penyempurnaan penelitian di masa yang akan datang.

E. Jadwal Penelitian

Dalam Penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 . Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

1 2 3 4

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data

(12)

F. Sistematika Penulisan

Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Bab ini berisikan Sejarah Perusahaan, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Kegiatan Usaha, Kinerja Usaha terkini, dan Rencana Kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan penanganan surat masuk dan surat keluar.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di bagian Sekretarit Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumater Utara dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.

(13)

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi USU lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada saat itu adalah Dr.Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya berada di bawah Presiden Sumatera Utara (istilah nama pimpinan pada saat itu).

Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

(14)

R.I. No.0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 ( tiga ) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

(15)

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatakan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN

d. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

(16)

Dalam berorganisasi, diketahui struktur organisasi. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapain tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi yang baik dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melalukan serangkaian kegiatan tertentu

Struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu :

1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa mendatang

2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya

3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.

(17)

Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kelapa Sub Bagia Tata Usaha Fakult Kepala lab/Studio/

bengkel Ketua Program Studi

Intra Departemen Ketua Program Studi

Inter Departemen

Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris

Departemen

Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Dekan dan

Pembantu Dekan Rektor dan Pembantu Rektor

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Suma Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(18)

Pejabat Pimpinan Fakultas Ekonomi terdiri dari :

1. Pimpinan Fakultas Ekonomi USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec

Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah,MM,Ak

Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham,SE,MSi

2. Dewan pertimbangan Fakultas Ekonomi USU

Ketua : Drs.Erwin Abubakar,MBA,Ak

Sekretaris : Dra.Komariah Pandia,MSi Anggota : Prof.Bachtiar Hassan Miraza

Prof.Moenaf H.Regar,M.Acc

Prof.Dr.Amrin Fauzi

Prof.Dr.Arnita Zainuddin,MSi

Prof.Dr.Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA,Ak

Prof.Dr.Ritha Dalimunthe,SE,MSi

Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec,Acc,Ak

Prof.Dr.Paham Ginting,MS

Prof.Dr.SyaadAfifuddinS,M.Ec

Prof.Dr.Ramli,MS

Drs.Jhon Tafbu Ritonga,MEc

(19)

Ami Dilham,SE,MSi

Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi,Ak

Wahyu Ario Pratomo,SE,MEc

Prof.Dr.lic.reg.reg.Sirojuzilam,SE

3. Departemen

a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE,M.Ec

Sekretaris : Dr.Irsyad Lubis,SE.M.SocSe b. Manajemen

Ketua : Prof.Dr.Ritha Dalimunthe,SE,MSi

Sekretaris : Nisrul Irawati,SE,MBA c. Akuntansi

Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi,Ak

Sekretaris : Mutia Ismail,SE,MM.Ak

4. Program Diploma III a. Keuangan

Ketua : Prof.Dr.Paham Ginting,MS

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi

b. Akuntansi

Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi,Ak

Sekretaris : Iskandar Muda,SE,MSi

c. Kesekretariatan

(20)

Sekretaris : Dr.Arlina Nurbaity Lubis,SE,MBA 5. Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita,SE

Kasub.Personalia : Kamariah,SE

Kasub.Keuangan : Eka Juliani,SE

Kasub.Umum dan Perlengkapan : M.Simba Sembiring,SE,MSi

Kasub.Akademik : Fepty Aniar,SE

Kasub.Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos

Bendaharawan Gaji : Maslan,SE

PUMC : Suparyo,SE

6. Lembaga-lembaga Penunjang Puslitbank

Pengarah : Drs.Jhon Tafbu Ritonga,MEc

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo,SE,MEc

Kepala Unit Pelayanan : Hotmal Dja’far,SE,MM,Ak

C. Job Description

Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :

1. Dekan

Tugas umum dari Dekan adalah :

a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat

(21)

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administasi fakultas

c. Bertanggung jawab kepada Rektor

d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa

e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji f. Mendisposisi surat-surat masuk

g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi 2. Pembantu Dekan

1) Pembantu Dekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masayarakat.

2) Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan

3) Pembantu Dekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.

3. Kepala Tata Usaha

1) Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

(22)

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas

b. Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

c. Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

d. Melaksanakan urusan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan

e. Melaksanakan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas

k. Menyusun laporan Kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2) Sub Bagian Akademik

(23)

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengelola data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat

c. Melakukan administrasi akademik

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkunagan fakultas

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat dilingkungan fakultas.

3) Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggan c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas

d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan

f. Melakukan peneriamaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan

(24)

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

4) Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengakatan pegawai c. Melaksanakan urusan mutasi pegawai

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatab fungsional

e. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usulan kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai g. Memproses SK jabatan structural dan fungsional h. Memproses pelanggaranan disiplin pegawai

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

(25)

5) Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rancana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni c. Melakukan administrasi kemahasiswaan

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan

kesejahteraan mahasiswaan

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembianaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni k. Menyusun laporan kegiatan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

penyusunan laporan bagian. 6) Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

(26)

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian

(27)

Gambar 2.2

RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FE USU

Nama Pekerjaan rutin Volume Waktu Catatan

Esa Setiana SE, MSi

Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda

5 surat perhari 5 menit -

Membuat surat atau menulis nomor surat keluar

10 nomor perhari 10 menit -

Yunita Indriati, SE

Menjadwal kegiatan

Dekan 2 kali perhari 2 menit

Sesuai kegiatan Menstempel surat dan

membuat tanggal surat keluar

20 berkas perhari 30 menit -

Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan

5 tugas perhari 5 menit -

Mengantar surat masuk yang telah diproses Dekan ke bagian lain

5 surat perhari 30 menit -

Mengarsip surat masuk

dan surat keluar 5 surat perhari 5 menit - Mengarsip tanda terima

surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain

5 tanda perhari 2 menit -

Mengetik surat keluar 3 surat perhari 30 menit Sesuai kegiatan Menerima telepon 15 telepon perhari 15 menit -

(28)

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Fakultas merupakan unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan lembaga Perguruan Tinggi yang menghasilkan jasa pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak sama dengan perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu:

1. Penyelenggaraan Pendidikan

2. Pengadaan Penelitian dan,

Memproses program

Dekan dan team Sesuai jadwal Disesuaikan

Konsentrasi tugas oleh Esa

Memantau kenyamanan

keserasian dan kelengkapan ruangan kerja Dekan, sekretaris, ruang rapat

(29)

3. Pengabdian kepada masyarakat

Dengan demikian, diharapkan lulusan–lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan dirinya kepada bangsa dan negaranya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap lembaga mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang diinginkan, dibutuhkan waktu untuk mencapai tujuan itu, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat terwujud. Dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas untuk mewujudkannya.

Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar–benar memiliki kualitas yang baik.

(30)

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, Isra’ mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda Mahasiswa

(31)

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat

Unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting artinya dalam mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama dapat terlaksana dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh organisasi yaitu dengan cara tertulis, misalnya dengan melalui surat

Menurut Sedarmayanti (2001:162), surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.

Menurut Bratawidjaja (1995:5), surat adalah satu sarana untuk

menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain

Menurut Moekijat (1995 : 43), surat adalah helai kertas yang ditulis (pada waktu ini pada umumnya diketik) atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu bahan komunikasi.

Dari beberapa pendapat ini dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain baik perorangan maupun organisasi.

(32)

B. Fungsi surat

Surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Wakil dari pengirim / penulis

2. Bahan pembukti

3. Pedoman dalam mengambil tindakan yang lebih lanjut 4. Alat pengukur kegiatan organisasi

5. Sarana memperpendek jarak (Sedarmayanti , 2001:162)

C. Jenis Surat

Pada bagian Sekretariat Dekan setiap jenis surat masuk dipisahkan menjadi 5 (lima) kelompok, yaitu:

a. Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat, dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jangka waktu lama. b. Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat

pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak betanggungjawab.

c. Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan kepada pimpinan paling lambat 1 x 24 jam

(33)

d. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa hanya memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan.

e. Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan terlalu lama.

D. Bentuk Surat

Menurut Bratawidjaja (1995:7) yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing–masing bagian surat itu

mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan peranannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut.

Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara bentuk surat yang digunakan pada pembuatan surat keluar adalah bentuk lurus ( Block style )

E. Bagian Surat

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi yang menjalankan aktivitas dengan korespondensi. Surat yang merupakan alat komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

(34)

a. Kop surat

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Kampus USU Medan Telp. 8214545 Fax. ( 061 ) 8214545

Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari :

1. Nama organisasi 2. Alamat lengkap 3. Lambang/logo 4. Nomor telepon b. Tanggal surat

Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat.

c. Nomor surat

Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

(35)

Nomor : 6325/H5.2. 1. 5/SDM/2009

d. Lampiran

Kata lampiran ditulis dibawah nomor surat dan berada disebelah kiri. Contoh penulisan lampiran:

Lamp : Satu lembar e. Hal

Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata lampiran secara vertikal.

f. Salam Pembuka

Salam pembuka yang sering digunakan pada penulisan surat keluar dibagian Sekretariat Dekan adalah “ Dengan hormat “.

g. Isi Surat

Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian Sekretariat Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat, hal ini Nomor urut surat keluar

Kode unit kerja USU

Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik

Kode unit kerja Fakultas

Kode unit kerja Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi

(36)

berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat, jelas, lengkap, benar, dan sopan.

h. Salam penutup

Didalam surat yang di keluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup, karena surat-surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi. Pada surat-surat resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan, kemudian dicantumkan nama terang, selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai.

i. Tanda tangan penanggung jawab surat

Surat yang dikeluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, yaitu Dekan Fakultas Ekonomi USU.

j. Tembusan

Surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut (Rektor, Pembantu Dekan, Pegawai).

F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

Mengurus dan mengendalikan surat pada suatu kantor merupakan kegiatan yang penting. Pengorganisasian pengurusan surat di suatu kantor berbeda dengan

(37)

kantor lainnya. Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut.

Pada suatu kantor pengurusan surat dilakukan oleh sekretaris atau suatu bagian khusus yaitu bagian arsip atau ekspedisi. Tujuan penanganan dan pengendalian surat adalah supaya surat dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada alamat yang dituju atau pengolah. Sedangkan penanganan surat berfungsi sebagai :

a. Alat komunikasi internal dan eksternal perusahaan b. Jalur informasi dalam perusahaan

c. Alat pengukur kegiatan perusahaan d. Dokumentasi setiap kegiatan perusahaan e. Perwakilan identitas perusahaan.

1. Penanganan Surat Masuk

Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain, dari divisi lain dalam perusahaan atau dari perorangan. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain (eksternal), dari divisi dalam perusahaan maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). Yang dimaksud dengan

penanganan surat masuk adalah proses kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda atau kartu kendali.

(38)

Penanganan surat masuk dilakukan oleh seorang sekretaris pada suatu instansi. Kecermatan dan ketepatan merupakan keharusan yang paling utama dalam pengelolaan surat. Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Sekretaris harus membantu kelancaran tugas pimpinan sebaik-baiknya, dan menghemat waktu dalam hal pengurusan surat. Tugas sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat-menyurat, oleh sebab itu guna mempermudah pemrosesan surat perlu ada perencanaan yang mantap. Pada dasarnya penanganan surat masuk dibagi menjadi 6 (enam) langkah, yaitu :

1. Penerimaan surat 2. Penyortiran surat 3. Pembukuan surat 4. Pencatatan surat 5. Pemrosesan surat 6. Pengarahan surat masuk

Peralatan yang diperlukan guna kelancaran tugas-tugas seorang sekretaris sehubungan dengan pengelolaan surat-surat perlu disesuaikan dengan volume surat-surat yang diproses. Peralatan tersebut harus diatur atau ditata rapi untuk menambah kenyamanan ruang kantor. Peralatan yang digunakan pada Sekretariat Dekan antara lain stepler, punch (pelubang kertas), klip file, klip kertas, pensil, cuter, lem, stabilo, stempel tanggal, selotip, lembar disposisi dan kartu kendali.

Lembar disposisi adalah suatu surat yang berisikan pemberitahuan tentang adanya surat masuk dan pemberitahuan mengenai proses surat selanjutnya.

(39)

Bentuk lembar disposisi pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.1 :

Gambar 3.1

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

LEMBAR DISPOSISI

Tgl Terima: No. Kendali :

Penting Tanggal Surat :

Rahasia No.Surat :

Segera Hal(Kode) :

Biasa/Rutin

Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf

DISPOSISI

1. Mohon pertimbangan 16. Umumkan

2. Mohon pendapat 17. ……….

3. Mohon keputusan

4. Mohon petunjuk 5. Mohon saran 6. Bicarakaan

7. Teliti/ikuti perkembangan 8. Untuk perhatian

9. Siapkan laporan 10. Untuk diproses 11. Edarkan 12. TIK/gandakan 13. File

(40)

15. Siapkan konsep

Sedangkan yang dimaksud dengan kartu kendali adalah tanda terima surat yang ditujukan atau diantarkan dari Sekretariat Dekan yang ditujukan kepada pejabat lain yang bersangkutan dengan isi surat tersebut.

Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.2 :

Gambar 3.2

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI MEDAN

KENDALI:

PENGELOLA:

__________________________________________________________________

Kode: Tgl.Surat : Tanggal :

No.Surat : No.U.B.B :

Asal surat :

Lampiran :

Hal :

Catatan :

Tgl. Penerimaan _____________ Paraf

_____________ Keterangan bagian-bagian kartu kendali:

(41)

2. Kolom pengolah : tempat satuan organisasi yang dianggap bertanggung jawab di dalam penyelesaian surat

3. Kolom kode : tempat dengan kode atau tanda klasifikasi dari penggolongan surat sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku

4. Kolom tanggal : tempat tanggal penerimaan surat/ surat diterima 5. Kolom nomor : tempat dengan nomor surat yang diterima atau

dikirim

6. Kolom U.B.B : tempat nomor surat dan kode surat 7. Kolom asal surat : tempat dari siapa/ mana surat dikirim 8. Kolom lampiran : tempat jumlah lampiran dan macam-macam

lampiran yang ada

9. Kolom hal : tempat perihal yang termaktub dalam surat 10. Kolom catatan : tempat keterangan yang perlu dicatat atau

ditunjuk silang bila diperlukan. 11. Kolom paraf : tempat nomor paraf yang menerima surat di

tata usaha pengolah

Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera penanganan surat masuk merupakan hal yang penting. Surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan merupakan surat yang berasal dari lingkungan internal maupun eksternal Fakultas Ekonomi diantaranya ialah surat yang berasal dari Rektor USU,

(42)

surat permohonan yang berasal dari mahasiswa dan surat yang berasal dari instansi pemerintah.

Adapun penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 9 (sembilan) tahap yaitu :

1. Surat yang dikirim melalui pos atau kurir diterima oleh pegawai dan diantar ke bagian Sekretariat Dekan.

2. Surat diterima oleh Sekretaris Dekan dan Sekretaris Dekan menyeleksi surat masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada Dekan. Surat masuk diseleksi bedasarkan jenis surat. Apakah jenis surat pribadi, surat penting, surat rahasia, surat biasa, surat rutin dan surat segera. Hal ini dilakukan agar surat yang penting dan memerlukan jawaban yang cepat dapat segera diproses.

3. Sekretaris akan membuka dan membaca surat yang diterima. Kemudian surat masuk dicatat ke buku agenda lalu diklasifikasikan (tergolong surat masuk atau keluar) dengan mencatat nomor surat, tanggal surat, perihal, pengirim surat, tembusan.

4. Kemudian sekretaris membuat lembar disposisi atas surat yang telah dicatat kedalam agenda kemudian surat dan lembar disposisi dimasukkan kedalam blutter dispositon (map untuk meletakkan surat masuk yang perlu diproses) untuk diserahkan kepada Dekan.

5. Kemudian Dekan akan mengisi lembar disposisi untuk memberikan petunjuk lebih lanjut terhadap surat masuk.

(43)

7. Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi. Apabila pada lembar disposisi diberi kode 14. File maka surat tersebut harus segera dimasukkan ke dalam letter file yang berlabel incoming letter.

8. Selanjutnya Sekretaris Dekan akan mengisi kartu kendali sesuai dengan lembar disposisi. Kartu kendali terdiri dari dua lembar kertas yang berwarna biru dan putih. Surat dan lembar disposisi beserta kartu kendali diantarkan kebahagian pejabat yang dituju, yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi. Dan diserahkan kepada pegawai pejabat yang bersangkutan.

9. Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pegawai pejabat yang bersangkutan, surat, lembar disposisi dan kartu kendali yang berwarna putih akan diberikan kepada pegawai untuk diserahkan kepada pejabat pengelola sedangkan kartu kendali yang berwarna biru akan diserahkan kembali kepada Sekretaris Dekan. Kemudian kartu kendali tersebut akan di simpan ke dalam half file yang berlabel kartu kendali.

Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Pengirim : Pembantu Rektor I Nomor Surat : 470/H5. 1. R1/SSA/2010 Hal : Undangan

2. Pengirim : LPTQN

Nomor Surat : 003/LPTQN-PTSU/I/2010

(44)

Penanganan surat masuk pada bagian Sekrtariat Dekan sudah baik dan tidak terdapat kendala yang cukup berarti karena Sekretaris Dekan sudah melakukan penanganan surat sesuai dengan sistem yang baik. Tetapi penanganan surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi sedikit terkendala karenakan

penanganan surat diserahkan kepada mahasiswa magang pada Sekretariat Dekan. Terdapat kesalahan-kesalahan baik pada pencatatan di buku agenda, pengisian kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat. Hal tersebut terjadi karena kurangnya ketelitian dan pengetahuan mahasiswa magang. Untuk itu, Sekretaris Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi sehingga penanganan surat dapat berjalan lancar.

2. Prosedur Penanganan Surat Keluar

Surat keluar meupakan sarana komunikasi didalam perusahaan atau dari perusahaan lain. Yang dimaksud dengan surat keluar (out going mail) adalah surat yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, lembaga untuk ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.

Tujuan penanganan surat keluar adalah agar kecepatan dalam penyampaian surat kepada yang dituju tercapai. Kecepatan tersebut sangat tergantung dari kecepatan dan kecermatan penyiapannya dari pembuatan kosep surat sampai dengan pengirimannya. Sehubungan dengan keperluan tersebut perlu dirancang secara cermat prosedur surat keluar sehingga tujuan pengurusan surat keluar dapat tercapai. Pengelolaan surat keluar pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan pengelolaan surat masuk. Sama halnya dengan surat masuk, surat keluar juga

(45)

dibedakan menjadi tiga macam, yaitu surat penting, surat rahasia, surat biasa. Pengelolaan 3 (tiga) macam surat keluar tersebut pada prinsipnya sama.

Pengelolaan surat-surat keluar dicatat pada buku ekspedisi dan buku agenda pada kolom surat keluar.

Pada dasarnya penanganan surat keluar dibagi menjadi 6 (enam) langkah yaitu: 1. Pembuatan konsep

2. Pengetikan/koreksi 3. Penandatanganan 4. Penomoran 5. Penggandaan 6. Pengiriman

Penanganan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 8 (delapan) tahap, yaitu :

1. Konsep surat keluar tidak selalu oleh sekretaris dekan tetapi adakalanya Dekan sendiri yang mengonsep surat keluar berdasarkan kepentingan surat tersebut.

2. Apabila surat dikonsep oleh Sekretaris Dekan maka setelah pengonsepan surat selesai maka surat tersebut diserahkan kepadan Dekan untuk dikoreksi dan direvisi.

3. Surat yang telah selesai direvisi dan telah mendapat persetujuan Dekan akan diketik oleh Sekretaris Dekan sesuai dengan format surat resmi dan bentuk block style.

(46)

4. Kemudian surat keluar akan dicatat kedalam buku agenda dan dengan melakukan pencatatan surat tersebut maka surat dapat diberi nomor surat.

5. Surat akan diserahkan untuk ditandatangani oleh Dekan.

6. Surat yang telah diberi nomor surat, ditandatangani, diberi cap dinas dan disampul akan digandakan sesuai dengan jumlah penerima.

7. Setelah digandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima surat ke buku ekspedisi. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju. Dan setiap surat keluar akan disimpan kedalam folder surat keluar sebagai pertinggal.

8. Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah pengiriman surat. Pengiriman surat harus sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk kawasan USU, pengiriman dilakukan oleh pegawai dengan cara mengantar langsung surat tersebut misalnya surat untuk Fakultas Sastra USU .

Sedangkan surat yang ditujukan untuk instansi yang berada diluar kawasan USU menggunakan jasa kurir pengiriman surat.

Beberapa contoh surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Nomor Surat : 121/H5.1.R1/SSA/2010 Hal : Undangan

Kepada : Ketua Lembaga Penelitian 2. Kepada : Dekan Fakultas MIPA Nomor Surat : 1063/H5. 2. 1. 5/PRS/2009 Hal : Pembukaan Program Studi

(47)

Pencatatan surat dibuku agenda dibedakan atas kolom surat masuk dan kolom surat keluar. Tidak ada perbedaan pencatatan antara surat masuk internal dengan surat masuk eksternal ataupun surat keluar internal dan surat keluar eksternal keduanya dicatat pada kolom surat masuk dan kolom surat keluar pada buku agenda dengan nomor berurut.

Pada bagian Sekretariat Dekan, penanganan surat masuk membutuhkan waktu selama 2 (dua) hari untuk memrosesnya hingga akhirnya dibalas atau didistribusikan/diarahkan ke bagian lain. Karena pemrosesan surat harus

menunggu kesedian Dekan dan pemrosesan surat akan sedikit terkendala apabila Dekan tidak berada ditempat. Sedangkan, penanganan surat keluar dibutuhkan waktu sekitar 3 (tiga) hari. Pengonsepan dan perevisian surat membutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk membuat surat yang baik, Dekan akan terus

menyempurnakan konsep surat atau hasil pengetikan surat agar informasi yang terkandung didalam surat dapat tersampaikan dengan baik kepada penerima surat.

Jumlah surat masuk dan surat keluar baik internal maupun eksternal pada Sekretariat Dekan berkisar antara 7000-8000 surat per tahun. Selama tahun 2010, dari bulan Januari hingga awal bulan Maret jumlah surat masuk dan surat keluar pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah mencapai 877 surat.

Tidak ada prosedur standard dalam penanganan surat masuk dan surat keluar yang dapat ditentukan. Karena penanganan surat hanya tergantung kepada besar kecilnya lembaga atau instansi dan macam surat yang diterima atau yang dikeluarkan. Penanganan surat hanya berdasarkan prosedur surat masuk atau surat

(48)

keluar yang lazim digunakan (Moekijat, 2005:126). Misalnya pada penanganan surat masuk prosedurnya adalah :

1. Penerimaan surat 2. Penyortiran surat 3. Pembukuan surat 4. Pencatatan surat 5. Pemrosesan surat 6. Pengarahan surat masuk

Penanganan surat tentu memiliki persamaan dan perbedaan di setiap instansi/perusahaan. Untuk mengetahui kebaikan dan keburukan dalam

penanganan surat, penulis mencoba membandingkan penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara dengan penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT. KAHAR DUTA SARANA.

PT. Kahar Duta Sarana merupakan suatu perusahaan yang memasok alat tulis dan mesin-mesin kantor. Perusahaan ini juga menjalankan aktivitasnya dengan kegiatan korespondensi. Kegiatan penanganan surat ditangani oleh seorang sekretaris di setiap divisi dalam perusahaan.

Adapun penanganan surat masuk pada PT. Kahar Duta Sarana terdiri dari 6 (enam) tahap, yaitu :

1.Surat yang dikirim baik melalui kurir/pos, diterima oleh bagian resepsionis dan menanatangani buku penerimaan surat. Kemudian bagian resepsionis

(49)

akan menghubungi sekretaris untuk memberitahukan adanya surat yang ditujukan kepada pimpinanya

2.Sekretaris menyeleksi surat masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada pimpinan. Surat masuk diseleksi berdasarkan jenis surat tersebut. Langkah pertama memisahkan surat-surat tersebut menjadi 3 (tiga) kelompok, yaitu surat rutin, surat penting, surat bisnis, surat pribadi 3. Sekretaris mencatat surat masuk kedalam buku agenda surat masuk. 4.Memasukkan surat yang telah dicatat kedalam Shining book (buku yang

berisi surat-surat yang akan didisposisi) untuk diserahkan kepada pimpinan agar didisposisi

5.Surat masuk yang telah didisposisi oleh pimpinan, kemudian dicopy untuk didistribusikan kepada unit kerja yang tercantum dalam disposisi tersebut. Surat yang didisposisi harus dicatat dan ditandatangani kedalam buku ekspsdisi oleh penerima surat.

6.Kemudian surat masuk yang asli segera di file kedalam folder “incoming letter dengan menggunakan stempel incoming letter.

Pada PT. Kahar Duta Sarana surat-surat yang didisposisi tetapi tidak perlu didistribusikan pada unit kerja, surat-surat tersebut segera difolder.

Pendistribusian surat juga dapat dilakukan dengan faximile. Dengan cara ini surat yang didistribusikan akan cepat diterima oleh penerima.

Penanganan surat keluar pada PT. Kahar Duta Sarana dimulai dari pembuatan dan persetujuan konsep surat, kemudian konsep tersebut mendapat

(50)

penanganan selanjutnya. Penanganan surat keluar pada PT. Kahar Duta Sarana terdiri dari 3 (tiga) tahap, yaitu:

1. Penyusunan surat

Dalam hal penyusunan surat terdiri dari beberapa tugas : menyusun, melengkapi dan membereskan surat yang didiktekan pimpinan, pimpinan hanya memberi petunjuk isi pokok surat, lalu penyusunan dan

pemberesannya diserahkan kepada sekretaris, dapat pula seluruh isi, penyusunan, dan pemberesan surat diserahkan kepada sekretaris. 2. Pengurusan pengiriman

Pengurusan pengiriman surat mencakup segala kerjaan yang berhubungan dengan pengiriman surat, memasukkan surat kedalam amplop, memberi perangko dan pengeposan atau menyerahkan surat yang sudah diamplopi kepada petugas pengiriman surat untuk diberi perangko atau diposkan. Pengiriman surat melalui pos atau email dikonfirmasikn kepada penerima surat melalui telepon atau e-mail. Untuk mengetahui apakah surat yang dikirimkan telah sampai kepada penerima surat.

3. Membereskan administrasi

Pemeberesan administrasi mencakup mencatat pengiriman itu pada agenda surat keluar dan menyimpan tembusan sebagai pertinggalan. Dalam membereskan surat keluar sekretaris mengerjakan pengkonsepan surat, pendiktean konsep surat dan pencatatan, pengetikan, pengiriman, pengarsipan dan tindak lanjutnya. Dalam membereskan surat keluar, sekretaris mengerjakan :

(51)

a. Mengkonsep surat

Sebelum surat lainnya diketi rapi, hendaknya konsep yang akan diketik tersebut dditeliti kembali. Apabila terdapat beberapa kesalahan, baik berupa pengertian kalimat, pemakaian huruf, tanda baca dan lain-lain hendaknya segera dikoreksi dan diperbaiki. Dengan kata lain, pembuat konsep harus merevisi konsepnya. Dalam hal ini antara pembuat konsep dan juru ketik harus mempunyai suatu kode atau tanda yang sama didalam merevisi konsep tersebut.

b. Pendiktean surat

1) Pendiktean surat dapat dilakukan secara langsung atau tidak langsung. Pendikteaan langsung dilakukan pimpinan kepada sekretaris dan sekretaris mencatat dengan cepat

2) Sedangkan pendiktean tidak langsung dilakukan lewat tulisan dalam hal ini pendiktean tidak langsung, sekretaris bertugas membuat transkio yaitu memindahkan isi pendiktean lewat tulisan kedalam bentuk tulisan biasa kedalam komputer.

c. Mengetik surat

1) Pada saat pengetikan surat sekretaris tidak membuat perubahan apapun kecuali hal-hal kecil seperti kesalahan ejaan pada konsep. Ketika ingin mengadakan perbuahan yang berarti sekretaris berkonsultasi sebelumnya bersamaan dengan penyerahan hasil pengetikan sekretaris menyampaikan gagasan perubahan yang sekretaris nilai lebih baik.

(52)

2) Pada saat menyusun bermacam-macam surat berdasarkan sifat, isi dan uregensinya perusahaan biasanya mempunyai kebiasaan menggunakan kerts surat dan amplop berbeda, serta mempersiapkan semua berkas dan amplop yang diperlukan.

3) Mempersiapkan programnya dikomputer

4) Hasil kerja atau pengetikan biasanya bermutu, rapi dan bersih. Ini berlaku juga pada pengkonsepan surat. Bila hasil pengetikan itu ada usulan perubahan atau perbaikan dari pimpinan, surat itu diketik lagi dengan petunjuk.

Penanganan surat masuk dan surat keluar antara bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan PT. Kahar Duta Sarana memiliki kebaikan dan keburukan, yaitu :

1. Kebaikan

a. Pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU pencatatan surat menggunakan satu buku agenda yang mencatat surat masuk dan surat keluar.

b. Pendistribusian surat masuk ke bagian lain pada PT. Kahar Duta Sarana menggunakan faximile untuk menghemat waktu dan mempercepat penyampaian surat kepada penerima surat.

c. Pada bagian sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU dan PT. Kahar Duta Sarana, pengonsepan surat dilakukan atas kerjasama antara pimpinan dengan sekretaris.

(53)

a. Pada PT. Kahar Duta Sarana pencatatan surat masuk dan surat keluar menggunakan agenda yang berbeda. Hal ini dapat menyulitkan apabila salah satu buku agenda hilang.

b. Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU, pendistribusian surat dilakukan oleh sekretaris sendiri dengan mengantar surat ke bagian yang dituju. Selain boros waktu dan tenaga, pengantaran surat harus menunggu sekretaris mempunyai waktu luang.

(54)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir yaitu : “Sistem Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU” sebagai berikut:

1. Fakultas Ekonomi USU adalah salah satu instansi pemerintah yang di bidang penyediaan pendidikan dengan berpedoman pada Tri Dharma Perguruan Tinggi dan segala kegiatan pelaksanaan pendidikan dalam Fakultas Ekonomi menjadi tanggung jawab Dekan yang akan dipertanggungjawabkan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Prosedur Penanganan Surat Masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat, penyortiran, pencatatan dibuku agenda, pemrosesan surat oleh Dekan, pendistibusian, dan penyimpanan surat.

3. Prosedur Penanganan Surat Keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi pengkonsepan surat, pengoreksian surat, pengetikan surat, penomoran, penandatanganan oleh Dekan, penggandaan surat, penulisan kedalam buku ekspedisi dan buku besar, dan pengiriman surat .

(55)

4. Tidak terdapat kendala dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan penanganan surat mendapat bantuan dari mahasiswa magang pada bagain Sekretariat Dekan .

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang tejadi pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :

1. Sebaiknya Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempertahankan dan meningkatkan Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar.

2. Diusahakan tetap melakukan pemeliharaan fasilitas seperti komputer dan printer serta adanya penambahan fasilitas lain seperti mesin pengganda (fotocopy).

3. Pendistribusian surat hendaknya menggunakan faximile, untuk menghemat waktu dalam penyampaian surat ke bagian lain dan agar tidak mengganggu pekerjaan sekretaris karena harus mengantar surat ke bagian lain.

(56)

DAFTAR PUSTAKA

Bratawidjaja, Wiyasa Thomas. 1995. Surat Bisnis Modern. Cetakan 8. Jakarta : Pustaka Binaman Pressindo.

Moekijat. 1995. Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Cetakan 7 . Bandung : Mandar Maju.

Moekijat. 2005. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju.

Ritonga Parlaungan, Dardanila, dan Gustianingsih. 2007. Bahasa Indonesia Untuk Mahasiswa, Medan : Bartong Jaya.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Bandung : Mandar Maju.

Sutarto,1997. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajahmada University Press.

Wiyasa, Thomas, 2005. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta:Pradnya Paramita

Wursanto, Ignatius. 2001. Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta: Andi.

http://digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi/archives/HASH015b/f952325c.dir/ doc.pdf

http://digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi/archives/HASHf993/fa467560.dir/ doc.pdf

(1)

a. Mengkonsep surat

b. Pendiktean surat

1) Pendiktean surat dapat dilakukan secara langsung atau tidak langsung. Pendikteaan langsung dilakukan pimpinan kepada sekretaris dan sekretaris mencatat dengan cepat

c. Mengetik surat

(2)

3) Mempersiapkan programnya dikomputer

Penanganan surat masuk dan surat keluar antara bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan PT. Kahar Duta Sarana memiliki kebaikan dan keburukan, yaitu :

1. Kebaikan

a. Pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU pencatatan surat menggunakan satu buku agenda yang mencatat surat masuk dan surat keluar.

b. Pendistribusian surat masuk ke bagian lain pada PT. Kahar Duta Sarana menggunakan faximile untuk menghemat waktu dan mempercepat penyampaian surat kepada penerima surat.

(3)

a. Pada PT. Kahar Duta Sarana pencatatan surat masuk dan surat keluar menggunakan agenda yang berbeda. Hal ini dapat menyulitkan apabila salah satu buku agenda hilang.

(4)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan

(5)

B.Saran

Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang tejadi pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :

1. Sebaiknya Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempertahankan dan meningkatkan Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar.

2. Diusahakan tetap melakukan pemeliharaan fasilitas seperti komputer dan printer serta adanya penambahan fasilitas lain seperti mesin pengganda (fotocopy).

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Bratawidjaja, Wiyasa Thomas. 1995. Surat Bisnis Modern. Cetakan 8. Jakarta : Pustaka Binaman Pressindo.

Moekijat. 1995. Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Cetakan 7 . Bandung : Mandar Maju.

Moekijat. 2005. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju.

Ritonga Parlaungan, Dardanila, dan Gustianingsih. 2007. Bahasa Indonesia

Untuk Mahasiswa, Medan : Bartong Jaya.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Bandung : Mandar Maju.

Sutarto,1997. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajahmada University Press.

Wiyasa, Thomas, 2005. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta:Pradnya Paramita

Wursanto, Ignatius. 2001. Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta: Andi.

http://digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi/archives/HASH015b/f952325c.dir/ doc.pdf

http://digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi/archives/HASHf993/fa467560.dir/ doc.pdf

Sistem Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR