d. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat
tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa hanya memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat sehingga tidak
perlu disimpan. e.
Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan terlalu lama.
D. Bentuk Surat
Menurut Bratawidjaja 1995:7 yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing–masing bagian surat itu
mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan peranannya, terutama sebagai
petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut.
Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara bentuk surat yang digunakan pada pembuatan surat keluar adalah bentuk lurus Block
style
E. Bagian Surat
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi yang menjalankan aktivitas dengan korespondensi. Surat yang merupakan alat
komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun
bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
Universitas Sumatera Utara
a. Kop surat
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Kampus USU Medan
Telp. 8214545 Fax. 061 8214545
Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari :
1. Nama organisasi
2. Alamat lengkap
3. Lambanglogo
4. Nomor telepon
b. Tanggal surat
Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah
kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat. c.
Nomor surat Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang digunakan
Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
Universitas Sumatera Utara
Nomor : 6325H5.2. 1. 5SDM2009
d. Lampiran
Kata lampiran ditulis dibawah nomor surat dan berada disebelah kiri. Contoh penulisan lampiran:
Lamp : Satu lembar e.
Hal Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata lampiran secara vertikal.
f. Salam Pembuka
Salam pembuka yang sering digunakan pada penulisan surat keluar dibagian Sekretariat Dekan adalah “ Dengan hormat “.
g. Isi Surat
Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat, hal ini
Nomor urut surat keluar
Kode unit kerja USU
Kode unit kerja Unsur Pelaksana
Akademik Kode
unit kerja Fakultas Kode
unit kerja Pembantu Dekan II Fakultas
Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat,
jelas, lengkap, benar, dan sopan. h.
Salam penutup Didalam surat yang di keluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup, karena surat-surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
bersifat resmi. Pada surat-surat resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan, kemudian dicantumkan nama terang,
selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai. i.
Tanda tangan penanggung jawab surat Surat yang dikeluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, yaitu Dekan Fakultas Ekonomi USU.
j. Tembusan
Surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain
yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut Rektor, Pembantu Dekan, Pegawai.
F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar
