BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pengawasan adalah bahwa segenap kegiatan untuk meyakinkan dan menjamin bahwa tugaspekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan,
kebijaksanaan yang telah digariskan dan perintah aturan yang diberikan. Dalam hal ini pengawasan juga penting karena dapat menjadi tolak ukur dalam memberikan
penilaian terhadap pekerjaan seseorang dalam sebuah organisasi. Pengawasan dalam sebuah organisasi sangat dibutuhkan apabila organisasi tersebut akan mencapai
tujuan. Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan
yang berfungsi membantu memastikan apakah aktifitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang dinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat
digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut. Pengawasan adalah tanggung jawab pimpinan, tapi karena tidak mungkin
pimpinan melakukan semuanya maka pengawasan dilimpahkan pada unit pengawasan. Tetapi dalam melakukan pengawasan pimpinan akan dibantu oleh
beberapa manajer yang bertugas pada bidangnya masing-masing sehingga proses pengawasan dapat lebih efektif dan lebih efisien.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Mulanya dan bahkan sementara pihak saat ini menganggap bahwa fungsi pengawasan itu tidak perlu, dilupakan, dan disalah artikan. Namun, dalam organisasi
modern dan dalam perusahaan bestandar kompleks semakin disadari pentingnya fungsi pengawasan itu yang sebenarnya bermaksud baik yaitu sebagai fungsi
manajemen untuk menjamin bahwa apa yang ditetapkan sebagai tujuan organisasi dapat dicapai dengan semestinya.
Menurut Achmad 2007:2, bahwa kantor adalah satu unit organisasi yang berfungsi memberikan pelayanan kegiatan kerja dan kegiatan lainnya untuk keperluan
manajemen dalam usahanya mencapai tujuan organisasi, dengan menggunakan sumber daya manusia dengan segala fasilitas dan perlengkapannya dalam fungsi
pelayanan sehingga tercapai tujuan kantor yang telah direncanakan sebelumnya. Sumberdaya kantor yang dimanfaatkan untuk mencapai tujuan kantor, mesin-mesin,
metode kerja, waktu kerja, dan tempat kerja. Pada dasarnya, rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang dilakukan oleh
sekelompok orang, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, secara keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi, dan lancar. Dalam
melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor, faktor penting yang turut menentukan kelancarannya ialah sumber daya manusia, penyusunan tempat kerja dan alat
perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Organisasi sebagai suatu bidang kerja hendaknya direncanakan, dibina, dikendalikan, disempurnakan, atau ditata dengan
sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan sebaik-baiknya akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak terstruktur. Akibatnya mungkin akan terjadi kesimpang-siuran
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
dalam penyediaan data yang diperlukan, menghambat pelaksanaan unsur-unsur administrasi lainnya, dan akhirnya mengakibatkan pemborosan berbagai sumber
daya. Oleh sebab itu, dalam pelaksanaan kerja dibutuhkan sistem, prosedur, atau metodecara kerja yang efisien. Karena itu efisiensi perlu sekali dijadikan satu-
satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan pekerjaan kantor agar dapat berfungsi secara baik, tertib, rapi dan lancar.
Menurut Sedarmayanti 2001:112, bahwa efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala
yang merugikan. Efisiensi kerja adalah pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya yang merupakan cara yang termudah mengerjakannya,
termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan
yang sedikit mungkin. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawaistaff untuk semua pekerjaan, baik kecil maupun besar. Dengan
menggunakan cara bekerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas, serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang
dapat dikatakan bekerja dengan efisien, dan memperoleh hasil yang memuaskan. Sumber utama efisiensi adalah manusia, karena dengan akal, pikiran dan pengetahuan
yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur yang melekat pada manusia adalah kesadaran, keahlian, dan disiplin. Apabila salah satu
unsur tersebut tidak ada maka akan sulit mencapai efisiensi.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi adalah
berhasil guna atau efektif , ekonimis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan, pembagian kerja yang nyata, rasionalitas wewenang dan
tanggungjawab, prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Titik berat yang utama dalam hal mengevaluasi sesuatu prosedur
adalah dicapainya sasaran secara efektif dan efisien. Akan tetapi, tidak jarang pegawai yang bekerja tanpa memperhatikan efisiensi pekerjaannya dan mereka hanya
mengutamakan kecepatan dalam melakukan pekerjaan. Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya azas-azas tertentu agar
dapat dicapai perbandingan terbaik antara setiap kerja dan hasilnya. Azas-azas efisiensi pekerjaan kantor terbagi menjadi 5 yaitu:
1 Azas perencanaan
2 Azas penyederhanaan
3 Azas penghematan
4 Azas penghapusan
5 Azas penggabungan
Oleh karena itu, penulis tertarik untuk membahas mengenai efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun
judul dari tugas akhir ini adalah “EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA”.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
B. Perumusan Masalah