Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

TUGAS AKHIR

EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

O l e h :

NOVA VERAYANTI SARAGIH 092102051

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : NOVA VERAYANTI SARAGIH

NIM : 092102051

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA

BAGIAN KEMAHASISWAAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal Maret 2012 Dosen Pembimbing Tugas Akhir

Drs. Nurzaimah, MM, Ak NIP : 19581114 198703 2 001

Tanggal Maret 2012 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi

Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP. 131 127 370

Tanggal Maret 2012 Dekan Fakultas Ekonomi USU

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec NIP : 19550810 198303 1 004

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : NOVA VERAYANTI SARAGIH

NIM : 092102051

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA

BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Maret 2012

092102051

KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan berkat dan anugerah-Nya hingga Tugas Akhir dengan judul “Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” dapat diselesaikan dengan baik. Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan dalam menempuh studi Diploma III Ekonomi pada Jurusan Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

Penulisan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, sehingga pada kesempatan ini Penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi dan Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si., Ak. selaku Sekretaris Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Dra. Nurzaimah, MM, Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah

membimbing dan memberikan arahan kepada penulis.

4. Ibu Zailiana, S.Sos. selaku Kepala Subbagian Kemahasiswaan (Supervisor Magang) Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan data yang diperlukan oleh penulis demi penyelesaian Tugas Akhir.

5. H. Saragih, S.H., dan L. Sitorus, BA. selaku orang tua penulis, Tommy Martin Saragih, Amd. Selaku abang penulis dan Oktorio Saragih selaku adik penulis.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, Penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun sehingga dapat menyempurnakan Tugas Akhir ini di masa yang akan datang.

Akhir kata, semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi para pembaca.

Medan, Februari 2012 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... ii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 5

C. Tujuan Penelitian ... 6

D. Manfaat Penelitian ... 6

E. Rencana Penulisan ... 7

1. Jadwal Survei/Observasi ... 7

2. Rencana Isi ... 8

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 10

B. Struktur Organisasi dan Personalia ... 13

C. Job Description ... 20

D. Jenis Usaha/Kegiatan ... 21

E. Kinerja Usaha Terkini ... 22

F. Rencana Kegiatan ... 23

BAB III PEMBAHASAN A. Landasan Teoritis ... 25

1. Pengertian Efisiensi ... 25

2. Syarat Efisiensi ... 27

B. Ruang Lingkup Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 28

C. Penerapan Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 30

1. Segi Usaha ... 31

2. Prestasi Kerja Pegawai ... 37

3. Sistem Kearsipan ... 39

4. Fasilitas Kerja ... 42

D. Penilaian Kinerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 44

1. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera ... 46

2. Kendala-Kendala dalam Pelaksanaan Tugas pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 49

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 51

B. Saran ... 52

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara ... 15 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 20 Gambar 3.1. Tata Ruang Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara... 36 Gambar 3.2. Unsur Sistem Kearsipan ... 42

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pada dasarnya setiap instansi yang diidrikan mempunyai harapan bahwa kelak di kemudian hari akan mengalami perkembangan yang pesat di dalam lingkup kerjanya dan menginginkan terciptanya produktivitas yang tinggi dalam bidang perkejaannya. Untuk mewujudkan tujuan tersebut dibutuhkan beberapa faktor produksi, yaitu tenaga kerja, modal, dan keahlian. Keempat faktor tersebut tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus saling mendukung untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien. Namun, faktor tenaga kerja atau manusia yang dalam hal ini adalah karyawan/pegawai merupakan faktor utama karena manusia merupakan pemakai, penggerak, dan penentu dari semua aktivitas.

Keberadaan sebuah intansi dalam bentuk apapun, baik dalam skala besar maupun kecil, tidak terlepas dari unsur sumber daya manusia. Sumber daya manusia yang dimaksud adalah orang-orang yang memberikan tenaga, pikiran, bakat, kreativitas, dan usahanya pada tempatnya bekerja. Sumber daya manusia dengan produktivitas kerja yang tinggi memungkinkan untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi/instansi.

Karyawan adalah aset utama perusahaan/organisasi yang menjadi pelaku aktif dari setiap aktivitas perusahaan/organisasi. Karyawan dan perusahaan/organisasi merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan karena karyawan memegang peranan penting dalam menjalankan kegiatan perusahaan,

sedangkan perusahaan/organisasi merupakan wadah bagi karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Oleh karena itu, perusahaan/organisasi harus melakukan penilaian dan pengawasan dalam bekerja terhadap karyawan, karena kadang kala masih terdapat karyawan yang tidak menjalankan komitmen dalam bekerja, seperti menunda waktu pekerjaan, bekerja dengan tidak sepenuh hati, dan melakukan kecurangan. Hal ini akan berdampak negatif terhadap pencapaian tujuan yang efektif dan efisien.

Selain itu, pencapaian tujuan organisasi juga sangat dipengaruhi oleh kinerja para pemimpinnya. Kombinasi kualitas kepemimpinan dengan kekuatan yang ada dalam posisinya sebagai pimpinan untuk menciptakan pengaruh yang kuat kepada bawahan dan koleganya dipandang sebagai indikator dari pemimpin yang baik. Kepemimpinan diartikan sebagai kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang yang diarahkan terhadap tercapainya tujuan organisasi, atau dengan kata lain pemimpin merupakan orang yang memiliki kewenangan untuk member tugas dan kemampuan untuk mempengaruhi orang lain melalui pola hubungan yang baik guna pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Seorang pemimpin juga dapat dinilai kinerjanya, apakah pemimpin tersebut telah melakukan tugasnya dengan efisien atau tidak.

Efisiensi merupakan masalah yang sangat kritis yang selalu menjadi proyek penelitian secara berkesinambungan, baik dari kalangan praktisi maupun akademisi. Pendekatan demi pendekatan senantiasa dikembangkan untuk mencari suatu pendekatan yang dapat memecahkan permasalahan ini dengan praktis dan dapat dipertanggung jawabkan. Permasalahan efisiensi adalah permasalahan suatu

organisasi dalam mengalokasikan sumber daya yang dimiliki untuk melaksanakan fungsinya dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

Setiap organisasi mutlak perlu memegang prinsip efisiensi. Menurut Ibnu Syamsi (2004:2) “Kegiatan-kegiatan dalam organisasi, orientasi pemikiran dan pelaksanaannya selalu dikaitkan dengan efisiensi, artinya bagaimana agar kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya itu dapat berhasil baik tanpa terjadi pemborosan”. Secara sedeharna, prinsip efisiensi pada dasarnya berarti menghindari segala bentuk pemborosan. Mengingat kenyataan bahwa kemampuan suatu organisasi menyediakan dan memiliki sarana dan prasarana kerja (disebut juga sumber dana dan daya) yang diperlukan untuk menjalankan roda organisasi selalu terbatas sedangkan tujuan yang ingin dicapai tidak terbatas, maka tidak pernah ada pembenaran untuk membiarkan pemborosan terjadi. Hasil kutipan pernyataan bahwa pengalaman dari berbagai oganisasi menunjukkan dengan jelas bahwa banyak faktor penyebab terjadinya inefesiensi; misalnya pemborosan dapat timbul karena perilaku yang bersifat disfungsional dari para anggota organisasi dan karena ketidaksesuaian pengetahuan dan keterampilan para pelaku dalam menggunakan dan memanfaatkan sarana dan prasarana yang telah dimiliki itu (Sondang, 2002:2).

Pencapaian efisiensi kerja sangat diharapkan oleh suatu perusahaan karena dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya sehingga diharapkan dapat mendukung kelangsungan hidup perusahaan. Efisisensi dapat ditingkatkan apabila di dalam perusahaan tersebut masih terdapat unsure-unsur yang dapat dihemat

pada batas yang layak sehingga usaha meningkatkan efisiensi tersebut tidak akan menurunkan kualitas dan kuantitas produk.

Berdasarkan pokok-pokok pikiran tersebut di atas, maka penilaian terhadap kinerja para pegawai merupakan hal yang penting. Penilaian yang dimaksud adalah untuk melihat apakah para pegawai/karyawan telah melakukan tugas masing-masing dengan efisien atau tidak. Menurut M. Manullang (1981:118) “Penilaian pegawai adalah suatu penilaian sistematis kepada pegawai oleh beberapa orang ahli untuk suatu atau beberapa tujuan tertentu”. Pada umumnya penilaian pegawai mempunyai faedah ganda karena dapat dipergunakan sebagai alat dalam berbagai keputusan.Roger Bellows menyebutkan bahwa penilaian pegawai dapat dipergunakan antara lain sebagai dasar untuk pembayaran upah, gaji, dan bonus; sebagai alat dalam pengawasan penugasan pekerjaan; sebagai alat dalam latihan; sebagai alat dalam pemberian nasihat-nasihat kepada pegawai; dan sebagai alat pemberian perangsang.

Program penilaian pegawai ini juga dapat menimbulkan kepercayaan dan moral yang baik dari pegawai terhadap perusahaan. Adanya kepercayaan di kalangan karyawan bahwa mereka akan menerima imbalan sesuai dengan prestasi yang dicapainya, akan merupakan rangsangan bagi pegawai untuk memperbaiki prestasinya. Selanjutnya bila pegawai-pegawai diberitahu kelemahan-kelemahannya, melalui program penilaian pegawai mereka akan berusaha untuk memperbaiki diri masing-masing. Akhirnya, penilaian pegawai dapat menimbulkan loyalitas pegawai terhadap perusahaan bila pemimpin

mengembangkan dan memajukan karyawannya melalui pemberian saran-saran atau pendidikan khusus bagi pegawai yang memerlukannya.

Lembaga kemahasiswaan merupakan wadah tempat mahasiswa mengaktualisasikan dirinya, sebagai wadah untuk membina persekutuan, dan membangun persekutuan perguruan tinggi. Oleh karena itu, lembaga kemahasiswaan pada awal didirikan sudah diberikan porsi yang sangat besar dalam mengembangkan kepribadian mahasiswa. Lembaga kemahasiswaan merupakan bagian yang sangat penting karena bertujuan membantu universitas dalam pencapaian visi dan misi universitas.

Oleh karena itu, penulis terdorong untuk mengetahui bagaimana efisiensi kerja bagian kemahasiswaan sehingga penulis membahas “Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

B. Perumusan Masalah

Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah. “Masalah dapat diartikan sebagai penyimpangan antara yang seharusnya dengan apa yang benar-benar terjadi, antara teori dengan praktek, antara aturan dengan pelaksanaan, antara rencana dengan pelaksanaan” (Sugiyono, 2010:52). Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.

Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Penulis merumuskan

permasalahan yang berikut: “Bagaimana Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan penulis adalah:

1. Untuk mengetahui bagaimana efisiensi kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Untuk mengetahui apa faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Untuk mengetahui apa hambatan-hambatan yang dialami oleh para pegawai pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menciptakan efisiensi kerja.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh Penulis adalah:

1. Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti, baik secara teoritis maupun aplikasi

b. Agar penulis lebih memahami efisiensi kerja dalam suatu perusahaan

c. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama

2. Bagi Fakultas Ekonomi

a. Sebagai masukan untuk meningkatkan efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara b. Sebagai bahan perbandingan efisiensi kerja pada tahun-tahun

sebelumnya dan diharapkan lebih baik untuk yang akan datang 3. Bagi Peneliti Lanjutan

a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya

b. Sebagai bahan perbandingan terhadap perkembangan efisiensi kerja

E. Rencana Penulisan 1. Jadwal Survei/Observasi

Penelitian dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu Jalan T. M. Hanafiah, Kampus USU, Medan. Penulisan Tugas Akhir dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Oleh karena itu, penulis membuat jadwal survei/observasi. Berikut ini jadwal survey/observasi.

Table 1.1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir

NO. KEGIATAN

FEBRUARI 2012 MINGGU KE

1 2 3 4

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Tugas Akhir

2. Rencana Isi

Penulisan Tugas Akhir ini dibagi ke dalam empat bab dan setiap bab terdiri dari beberapa subbagian.

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana penulisan, yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan rencana isi.

BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Bab ini membahas mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan personalia, job description, jenis usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini membahas hasil penelitian penulis sesuai dengan judul Tugas Akhir, yaitu Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang meliputi pengertian efisiensi, batasan efisiensi, prinsip berlakunya efisiensi, syarat-syarat efisiensi kerja, efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : PENUTUP

Bab ini membahas mengenai kesimpulan, yaitu inti dari pembahasan atas penelitian yang telah dilakukan dan saran, yaitu masukan yang membangun bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala dan memisahkan diri dari Universitas Sunatera Utara, pada tahun 1961, USU kembali membuka Fakultas Ekonomi di Medan dan memperoleh status negeri. Penetapan dilakukan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No 64/1961 tanggal 24 November 1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai Hari Lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Pada saat itu pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dipercayakan kepada Prof. Tjung Ted Koei dan Kepala Biro Administrasi dipegang oleh T. Cheffudin (almarhum).

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud Republik Indonesia No. 42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No.

0535/0/1983 tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi Mo. 131/DIKTI/Kep/1984, disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, dan SK Rektor USU No. 568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, maka pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas Pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima, maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini.

Fakultas Ekonomi mengelola Program Strata 1 (S1), Program Diploma III (D-III), dan Program Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.

Program Strata 1 ,meliputi 3 departemen, yaitu:

1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari:

1. Jurusan Akuntansi 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Kesekretariatan

Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 tahun 2003 tanggal 1 November 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan

Hukum Milik Negara (BHMN), maka terjadi perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003 dan Fakultas Ekonomi USU merupaka satu dari 10 fakultas dan Program Pascasarjana yang pada saat itu menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU telah memiliki 12 fakultas. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki visi dan misi dalam menjalankan tugas. Berikut ini visi dan misi Fakultas Ekonomi yang dikutip oleh Penulis dari Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Adapun misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer), dan stakeholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur organisasi merupakan kerangka kerja yang menggambarkan hubungan formal maupun informal antaranggota suatu organisasi, yaitu hubungan wewenang dan tanggung jawab setiap tingkat yang berada di dalam organisasi tersebut serta merupakan salah satu faktor yang turut mempengaruhi tingkat keberhasilan suatu perusahaan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antarsetiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan

tujuan yang diinginkan. Pegawai hendaknya ditempatkan sesuai dengan pendidikan, bakat, pengalaman, dan keahlian fisiknya. Pada umumnya struktur organisasi pada setiap perusahaan berbeda yang didasarkan pada jenis perusahaan, besar kecilnya perusahaan, dan bentuk perusahaan itu sendiri.

Dengan adanya struktur organisasi, maka pemisahan tugas dari pegawai perusahaan yang melaksanakan pekerjaan yang dibagi-bagi tersebut akan semakin jelas dan dapat diketahui bagaimana hubungan antara orang-orang di dalam kelompok kerja yang lain. Selain itu, melalui struktur organisasi ini diharapkan agar setiap pegawai mengetahui dengan jelas setiap tugas dan kewajiban serta yang harus dilaksanakan, serta tanggung jawab kepada atasan. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik demi pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2012 (Data Diolah)

DEKAN

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec. NIP. 1955080810 198303 1 004

PUDEK II

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak. NIP. 19560101 198203 1 005

KEPALA BAGIAN TATA USAHA M. Simba Sembiring, SE, M.Si. PUDEK II

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak. NIP. 19560101 198203 1 005

PUDEK III Ami Dilham, SE, MSi. NIP. 19670607 199303 1 002

Kasubag Kepegawaian

Maslan, SE

Kasubag Umum & Keuangan Eka Yuliani, SE

Kasubag Akademik Hj. Fepty Aniar, SE

Kasubag Kemahasiswaan Zailiana, S.Sos. Kasubag Perlengkapan Ahmad Faizul, SE, M.Si. Pegawai Emma Dahlia, SE

Pegawai Saparuddin, SE

Pegawai Sri Wardhani, SE

PIMPINAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H., MSc. (C.T.M),

Sp.A.(K.)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc., Ph.D.

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng.

Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, B.Sc., M.Sc., Ph.D.

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya, S.H., M.L.I.

Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc.

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, S.E., M.Acc.,Ak.

Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, M.M., Ak.

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, S.E., M.Si.

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec., Ac.

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, M.A.F.I.S.

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, S.E., M.Si.

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec., Acc.

Prof. Dr. Robinson Tarigan, MRP

Prof. Dr. Ramli MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec.

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak.

Ami Dilham, S.E., M.Si.

Drs. Arifin Akhmad, M.Si., Ak.

Drs. Bongsu Hutagalung, S.E., M.Si.

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, S.E., M.Ec.

Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si.

Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, S.E., M.E.

Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting S., S.E., M.A.F.I.S., Ak.

Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, M.M., Ak.

PROGRAM S1

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Dr. Irsyad Lubis, S.E., M.Soc., Sc.

Sekretaris : Paidi Hidayat, S.E., M.Si.

Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rina, S.E., M.Si.

Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si.

Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si., Ak.

Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si., Ak.

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, S.E., M.Si.

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si., Ak.

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si., Ak.

Kesekretariatan

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

C. Job Description

Berikut ini adalah job description Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Subbagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

Pembantu Dekan III Drs. Ami Dilham, S.E., M.Si.

Kepala Bagian Tata Usaha M. Simba Sembiring, S.E., M.Si.

Kepala Subbagian Kemahasiswaan Zailiana, S.Sos.

Pegawai Ema Dahliana S.E.

Pegawai Saparuddin, S.E.

Pegawai Sri Wardhani, S.E.

3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

4. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. 10.Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni. 11.Menyusun laporan kerja subbagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

D. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat, dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan nonprofit (tidak berorientasi pada perolehan laba), tidak seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan

penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Pendidikan, yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diaharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing di dunia kerja.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan dan butuh waktu untuk mencapainya. Demikian juga halnya dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terus berupaya agar tujuan yang telah ditetapkan oleh fakultas dapat terwujud. Untuk mencapainya diperlukan kerja keras, disiplin, dan loyalitas yang tinggi dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang baik dan efisien. Kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran yerhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa, dan masyarakat, melakukan pengabdian kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, melakukan kegiatan bakti social kepada masyarakat, dan sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Dalam usaha melakukan pekerjaan secara berhasil guna dan berdaya guna, perlu ditunjang oleh perencanaan kerja/kegiatan yang tepat. Perencanaan kerja/kegiatan adalah kegiatan menggambarkan di muka tentang pekerjaan yang harus dilaksanakan berikut cara pelaksanaan kerjanya. Hal ini bertujuan agar dapat menghemat waktu, mengurangi kesimpangsiuran, dan untuk menciptakan keberhasilan kerja. Perencanaan kerja hendaknya dibuat secara rational (masuk akal), simple (sederhana), flexible (luwes), comprehensive (mencakup kegiatan yang menyeluruh), continue (terus menerus).

Demikian juga dengan Fakultas Ekonomi yang telah membuat beberapa rencana kegiatan. Adapun rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester atau ujian semester genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberap langkah kegiatan, antara lain:

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.

2. Peningkatan jumlah lulusan yang tepat waktu dan memiliki indeks prestasi yang lebih baik.

3. Melakukan inovasi database mahasiswa, Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa, ruang dosen, departemen, dan ruang baca.

5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa dengan mengadakan kegiatan kepemimpinan mahasiswa dalam kegiatan perkenalan untuk setiap penerimaan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

BAB III PEMBAHASAN

Bekerjanya suatu sistem, prosedur, atau aktivitas yang dilakukan dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor adalah topik yang akan dibahas dalam bab ini. Penulis mengamati bagaimana penerapan efisiensi kerja, penilaian terhadap efisiensi kerja, faktor-faktor yang mendukung pencapaian efisiensi kerja, dan kendala-kendala yang dihadapi pegawai dalam melaksanakan tugas.

A. Landasan Teoritis 1. Pengertian Efisiensi

Efisiensi merupakan salah satu indikator produktivitas kerja. Efisiensi berasal dari Bahasa Latin, yaitu efisien. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia diuraikan pengertian efisien, yaitu tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, lainnya); mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat, berdaya guna, bertepat guna, sangkil. Efisien menekankan pada daya atau usaha/pengorbanan untuk mencapai suatu hasil agar tidak terjadi pemborosan.

Efisien adalah usaha mencapai prestasi yang sebesar-besarnya dengan menggunakan kemungkinan-kemungkinan yang tersedia (material, mesin, dan manusia) dalam waktu yang singkat dan keadaan yang nyata (sepanjang keadaan

itu bisa berubah) tanpa mengganggu keseimbangan antara faktor-faktor tujuan, alat, tenaga, dan waktu. Hal ini menunjukkan bahwa efisiensi dinilai dari segi pengorbanan untuk mencapai suatu hasil. Apabila hasilnya baik, maka termasuk efisien. Namun, apabila hasilnya tidak baik, maka termasuk tidak efisien.

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu perusahaan dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin. Usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain, efisiensi kerja adalah pelaksanaan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan, yaitu termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya.

Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan tersebut sesuai dengan yang ditargetkan, baik dalam hal mutu maupun hasilnya, yang meliputi pemakaian waktu yang optimal dan kualitas cara kerja yang maksimal (Sedarmayanti , 2001:112).

Setiap perusahaan mutlak perlu memegang prinsip efisiensi pada dasarnya pro\insip efisiensi berarti menghindari segala bentuk pemborosan. Kegiatan-kegiatan dalam perusahaan, orientasi pemikiran dan pelaksanaannya selalu dikaitkan dengan efisiensi, artinya bagaimana agar kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuannya tersebut dapat berhasil baik tanpa terjadi pemborosan. Itulah

sebabnya, pencapaian efisiensi kerja sangat diharapkan oleh suatu perusahaan karena dapat menghemat waktu, tenaga, kerja, dan biaya sehingga diharapkan dapat mendukung kelangsungan hidup perusahaan.

2. Syarat Efisiensi

Mengingat pentingnya efisiensi kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan efisiensi kerja yang dipakai dalam setiap instansi hendaknya memenuhi syarat-syarat efisiensi berikut:

a. Berhasil guna atau efektif, yaitu untuk menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat (target tercapai sesuai dengan waktu yang ditentukan).

b. Ekonomis, yaitu ekonomis dari segi biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu, dan ruangan.

c. Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan, yaitu untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja, sumber-sumber telah dimanfaatkan dengan setepat-tepatnya dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

d. Pembagian kerja yang nyata, yaitu pembagian kerja didasarkan pada beban kerja, ukuran kemampuan kerja, dan waktu yang tersedia.

e. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, yaitu wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab. Pegawai tidak boleh mempunyai wewenang yang lebih besar daripada tanggung jawab, dan sebaliknya juga wewenang tidak boleh lebih kecil daripada tanggung jawab.

f. Prosedur kerja yang praktis, artinya pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan dan pelayanan kerja yang memuaskan tersebut haruslah merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar.

B. Ruang Lingkup Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu asas tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasil yang dicapai, maka analisis yang dilakukan Penulis terhadap pekerjaan kantor yang berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja tersebut meliputi ruang lingkup efisiensi kerja. Adapun ruang lingkup efisiensi kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

1. Efisiensi Pikiran atau Tata Kerja

Efisiensi pikiran atau tata kerja bertujuan untuk pelaksanaan cara-cara kerja yang termudah dalam mengerjakannya. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara efisiensi ini berkaitan dengan:

a. Penggunaan teknologi dalam melaksanakan pekerjaan untuk memudahkan pegawai dalam bekerja

b. Penyusunan langkah-langkah dalam melaksanakan pekerjaan

c. Peletakan peralatan dan perlengkapan yang akan digunakan di tempat yang dekat dengan pegawai.

2. Efisiensi Tenaga

Efisiensi tenaga bertujuan untuk pelaksanaan cara-cara kerja yang teringan dalam mengerjakannya. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara efisiensi ini berkaitan dengan:

a. Pekerjaan jasmani diubah menjadi pekerjaan otomatis dengan bantuan sarana mekanis

b. Benda dan alat kerja yang setiap saat dipakai diletakkan dalam lingkungan kerja yang dapat dcapai oleh tangan tanpa perlu bergerak terlalu banyak

c. Langkah-langkah pekerjaan yang sama diklasifikasikan sehingga tidak perlu dilakukan berulang-ulang.

3. Efisiensi Waktu

Efisiensi waktu bertujuan untuk pelaksanaan cara-cara kerja yang tercepat dalam melakukannya. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara efisiensi ini berkaitan dengan:

a. Penyusunan rencana kerja yang disesuaikan dengan pemakaian waktu b. Pelaksanaan disiplin, baik kepada pegawai maupun pimpinan

4. Efisiensi Ruang

Efisiensi ruang bertujuan untuk pelaksanaan cara-cara kerja yang terdekat dalam melakukannnya. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara efisiensi ini berkaitan dengan:

a. Pengaturan tata ruang yang sedemikian rupa agar pegawai dapat bekerja dengan nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak

b. Peralatan dan perlengkapan diletakkan dekat dengan pegawai 5. Efisiensi Benda

Efisiensi benda bertujuan untuk pelaksanaan cara-cara kerja yang termurah dalam melakukannnya. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara efisiensi ini berkaitan dengan:

a. Pemakaian material dapat diperhitungkan jumlahnya dan dapat dipertanggungjawabkan pentingnya

b. Pemanfaatan material sisa untuk keperluan lain c. Pemakaian teknologi setepat mungkin

C. Penerapan Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu asas tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, maka analisis yang dilakukan Penulis terhadap pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diantaranya dapat dilihat dari:

1. Segi Usaha

Unsur-unsur yang terkait dalam segi usaha dapat dilihat dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berikut:

a. Tata Kerja

Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Hal ini dapat dilihat dari:

1) Pekerjaan-pekerjaan pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan dengan menggunakan sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan, misalnya penggunaan computer dan printer.

2) Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disusun atau dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur menjadi suatu rangkaian yang dapat memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.

3) Setiap alat tulis kantor (ATK) selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada di tempatnya.

4) Setiap tempat penyimpanan berkas-berkas pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diberi tanda pengenal mengenai isinya.

b. Pemakaian Tenaga

Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Pemakaian tenaga pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat dari:

1) Penggunaan bantuan sarana mekanis dalam setiap pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, seperti penggunaan komputer dan printer.

2) Setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa memindah-mindahkan benda.

3) Pengklasifikasian setiap pekerjaan yang kan dilakukan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses dengan tujuan supaya langkah-langkah pekerjaan sama tidak dilakukan berulang-ulang.

c. Pemakaian Waktu

Pemakaian waktu dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang tercepat. Pemakaian waktu pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu diusahakan seproduktif mungkin. Hal ini dapat dilihat dari:

1) Rencana Kerja

Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu disusun rencana kerja yang disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan yang telah ditentukan.

2) Disiplin

Disiplin merupakan ketaatan dan kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawabnya. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya, maka disiplin itu akan hilang dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006:6). Menurut penulis, pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik. Selama mengikuti kegiatan magang pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, penulis melihat para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaan masing-masing. Disiplin kerja tersebut dapat membantu mereka dalam mencapai prestasi kerja yang optimal.

Disiplin kerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

a) Hari Senin s/d Kamis jam kerja pukul 08.00-14.00 WIB b) Hari Jumat jam kerja pukul 08.00-11.00 WIB

Para pegawai yang bekerja di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah taat dengan peraturan. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Hubungan antara atasan dengan bawahan akan mempengaruhi kegiatan yang dilakukan sehari-hari (Sutrisno, 2011:102). Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sedah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang malas dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak terdapat kesenjangan sosial antara pimpinan dengan pegawai sehingga terjalin komunikasi dan hubungan kerja yang baik hingga pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat diusahakan seefektif dan seefisien mungkin.

Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Perusahaan perlu meningkatkan kinerja pegawai dengan melakukan langkah-langkah berikut, seperti kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama, dan lain-lain. Perusahaan mengahrapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu memberikan prestasi kerja yang optimal. Dengan demikian, setiap pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memahami apa yang diharapkan oleh Universitas Sumatera Utara di masa yang akan datang.

Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a) Penyelesaian pekerjaan menjadi lebih cepat

b) Pegawai tidak bermalas-malasan pada waktu jam kerja

c) Pegawai lebih bersemangat karena adanya peningkatan prestasi yang berpengaruh pada peningkatan jabatan

d) Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai dapat terjalin dengan baik

d. Pemakaian Ruang

Pemakaian ruang dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang terdekat. Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor, mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor, pada tempat yang tepat. Hal ini berguna agar para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.

Pemakaian ruang kerja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pengaturan tata ruang kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

1) Tata ruang kantor yang digunakan pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilengkapi dengan air conditioner (AC) dan kipas

3) Peralatan atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai (seperti alat tulis) diletakkan di atas meja kerja dengan rapi dan lemari untuk menyimpan setiap berkas dan warkat diletakkan di samping meja kerja.

Pengaturan ruangan di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan sedemikian rupa untuk memudahkan para pegawai dalam melaksanakan tugas masing-masing. Berikut ini adalah gambar tata ruang Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Gambar 3.1. Tata Ruang Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

PEMBANTU DEKAN III KEPALA SUBBAGIAN

KEMAHASISWAAN P E G A W A I

P E G A W A I _{P E G A W A I}

K O M P U T E R K O M P U T E R KOMPUTER

e. Pemakaian Benda (termasuk uang)

Pemakaian benda dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang termurah. Dalam rangka penerapan efisiensi kerja, pemakaian benda termasuk uang pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat dari:

1) Setiap pembuatan warkat pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan warkat yang benar-benar penting sehingga tidak menghambur-hamburkan material

2) Benda-benda sisa pakai yang masih berguna dapat dimanfaatkan untuk keperluan lain

3) Pemakaian komputer dan printer digunakan setepat mungkin

4) Penggunaan fasilitas pendukung, seperti air conditioner (AC) dan kipas setepat mungkin

2. Prestasi Kerja Pegawai

Prestasi kerja adalah hasil upaya seseorang yang ditentukan oleh kemampuan karakteristik pribadinya serta persepsi terhadap perannya dalam pekerjaan itu (Sutrisno, 2009:150). Program penilaian prestasi kerja bertujuan untuk memperoleh informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan berkaitan dengan kegiatan manajemen sumber daya manusia yang lain, seperti perencanaan dan pengembangan karier, program-program kompensasi, promosi, demosi, pensiun, dan pemberhentian karyawan (pemecatan).

Manfaat penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

a. Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai

b. Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pemberian imbalan c. Untuk kepentingan mutasi pegawai

d. Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan e. Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya

Sasaran penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

a. Hukuman

Sanksi atau hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai. Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja, maka pegawai akan lebih disiplin karena mereka takut untuk melanggar peraturan. Oleh karena itu, hukuman yang dibuat harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan kinerja pegawai. Sanksi atau hukuman yang diberikan dapat berupa:

1) Teguran lisan

2) Memberikan surat peringatan dari pimpinan

3) Absen kerja akan dicoret oleh Pembantu Dekan II bagi pegawai yang tidak hadir

b. Motivasi

Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai agar mereka lebih giat dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai hasil yang optimal.

c. Mutasi

Mutasi dilakukan kepada pegawai sesuai dengan prestasi yang dimiliki oleh pegawai tersebut. Bagi pegawai yang memiliki prestasi rendah akan dimutasi ke jabatan yang lebih rendah sebelumnya. Namun, bagi pegawai yang memiliki prestasi tinggi, maka akan dimutasi ke jabatan yang lebih tinggi daripada sebelumnya. Mutasi dapat diketahui dengan adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.

3. Sistem Kearsipan

Berdasarkan teori, data, dan hasil pengamatan selama magang di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat diketahui bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang digunakan di Bagian Kemahasiswaan tersebut. System kearsipan dan pealatan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup tersedia, seperti:

a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai

c. Adanya fasilitas computer dan printer yang sangat diperlukan dalam melaksanakan kegiatan kerja

d. Seluruh file disimpan di dalam folder dengan kondisi layak e. Adanya daftar indeks arsip

f. Adanya filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama g. Melakukan update data mahasiswa dan alumni

Biasanya update data dilakukan pada saat penerimaan mahasiswa baru dan mahasiswa yang telah diwisuda.

Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga menganalisis kebersihan, keamanan, dan kegunaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan. Berikut ini adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan kegunaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

a. Kebersihan

Kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan tetap dijaga dengan membersihkan ruangan setiap harinya dan membersihkan arsip dengan kain lap. Kebersihan ruangan dilakukan setiap hari, yaitu pagi hari sebelum mulai bekerja dan siang hari setelah selesai bekerja. Selain membersihkan arsip-arsip, pegawai juga akan mengganti folder-folder (map) yang rusak.

b. Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha berikut:

1) Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip, baik lisan maupun tulisan, di dalam dan di luar kantor

2) Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang tidak berwewenang

3) Meletakkan arsip di tempat yang telah disediakan

4) Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin 5) Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan

6) Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka

7) Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk ke ruangan penyimpanan arsip

8) Arsip tidak boleh dipinjamkan kepada semua orang

9) Arsip tidak boleh dibawa pulang oleh mahasiswa yang membutuhkan arsip karena arsip hanya bisa difoto copy dan segera dikembalikan

c. Kegunaan Arsip

Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, arsip berguna dalam memperlancar proses pekerjaan. Selain bagi Dekan dan Pembantu Dekan, arsip juga berguna bagi para Kepala Subbagian,

Dosen, dan Pegawai. Berikut kegunaan arsip pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:

1) Untuk keperluan administrasi

2) Untuk keperluan riset dan pendidikan

3) Sebagai salah satu sumber informasi penting

Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur, yaitu input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut ini adalah unsur sistem kearsipan.

Gambar 3.2. Unsur Sistem Kearsipan

Sumber : Surojo (2006:20)

4. Fasilitas Kerja

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pekerjaan pegawai dalam rangka meningkatkan

INPUT Data, Informasi,

Arsiparis, Fasilitas, Uang

PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian, Penggunaan, Pemeliharaan,

Penyimpanan, dan Penyusutan

OUTPUT Warkat /

Arsip

PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian,

Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan

efektivitas dan efisiensi kerja. Adapun fasilitas kantor yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Komputer

Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat tiga unit computer yang digunakan untuk menyimpan data dan mengerjakan tugas-tugas kantor, seperti penulisan berbagai jenis surat untuk keperluan mahasiswa.

b. Printer

Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil pengetikan, baik berupa data, laporan, maupun surat-surat, yang diketik melalui computer. Selain untuk mencetak hasil pengetikan, printer juga dapat digunakan untuk memperbanyak data, selayaknya mesin foto copy. Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat dua unit printer yang terletak di meja kerja pegawai.

c. Filling Cabinet dan Lemari Arsip

Filling cabinet biasanya mempunyai empat kotak kecil dari atas ke bawah berukuran 25x35 cm yang digunakan untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file, data-data mahasiswa dan alumni, serta surat-surat. Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki lima filling cabinet, lima lemari besi, dan satu lemari kayu.

d. Pendingin Udara

Pendingin udara merupakan fasilitas pendukung yang digunakan untuk memberikan kenyamanan saat bekerja. Pendingin udara yang digunakan oleh Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah air conditioner (AC) dan kipas angin, yaitu tiga air conditioner (AC) dan satu kipas angin.

D. Penilaian Kinerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Efisiensi kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin. Tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja seefisien mungkin atas suatu tugas dengan memperhatikan tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Hal ini menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.

Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian prestasi kerja pegawai dapa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

1. Kesetiaan, ketaatan, dan pengabdian pegawai kepada universitas

2. Prestasi kerja, yaitu hasil kerja yang telah dicapai pegawai dan sejauh mana pegawai dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baik yang dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, dan pengalaman dari pegawai tersebut.

3. Tanggung jawab, yaitu sejauh mana pegawai mampu melaksanakan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.

4. Kejujuran, yaitu ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas

5. Kerja sama, yaitu kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain

6. Kehadiran pegawai 7. Kerajinan

Pihak yang berwewenang sebagai pengelola pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

1. Kepala Subbagian 2. Pembantu Dekan III 3. Dekan

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh Penulis selama melaksanakan kegiatan magang pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Penulis melihat bahwa para pegawai telah melaksanakan tugas masing-masing dengan efisien. Berikut ini hasil pengamatan

Penulis atas efisiensi kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Bersumber dari Pekerjaan

1) Lingkungan Kerja dan Iklim Kerja

Lingkungan kerja adalah sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang diberikan. Kegairahan kerja pegawai tidak terlepas dari lingkungan kerja yang baik dan aman. Salah satu faktor yang mempengari efisiensi kerja yang sangat erat hubungannya dengan lingkungan kerja adalah ruang kerja yang kondusif. Ruang kerja Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditata sedemikian rupa dan tetap menjaga kebersihan ruangan sehingga menciptakan kenyamanan dalam bekerja. Selain itu ruangan tersebut terhindar dari polusi suara.

2) Fasilitas yang memadai

Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas yang dapat menunjang keberhasilan dalam bekerja. Peralatan yang digunakan merupakan peralatan modern yang memudahkan pegawai dalam bekerja, seperti

computer dan printer. Selain itu, demi kenyamanan dalam bekerja, ruangan tersebut juga dilengakapi dengan pendingin udara yang jumlahnya cukup memadai, sperti air conditioner (AC) dan kipas angin.

3) Kebersamaan dan Kesatuan

Dalam melaksanakan tugas, pimpinan menerapkan prinsip kebersamaan dan kesatuan antara pimpinan dengan pegawai. Pimpinan tidak melakukan pembagian tugas khusus kepada pegawai dalam hal surat-menyurat. Semua pegawai dapat melakukan tugas ini. Bagian Kemahasiswaan menangani pembuatan beberapa surat, seperti:

a) Permohonan Surat Keterangan Aktif

b) Permohonan Surat Keterangan Izin Belajar dari Instansi Tempat Bekerja

c) Permohonan Surat Keterangan Asuransi Kesehatan (ASKES) d) Permohonan Surat Keterangan Riset

e) Permohonan Surat Keterangan Asrama Putri f) Permohonan Surat Keterangan KTM hilang

g) Permohonan Surat Keterangan Mahasiswa yang Sedang Mengikuti Matrikulasi, dan lain-lain.

Namun, dalam penanganan beasiswa, pimpinan melakukan pembagian tugas khusus kepada masing-masing pegawai. Pembagian tugas khusus tersebut adalah:

a) Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) ditangani oleh Emma Dahliana, SE

b) Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM) Strata 1 (S1) ditangani oleh Saparuddin, SE

c) Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM) Diploma III (D-III) ditangani oleh Sri Wardhani, SE.

b. Bersumber dari Pegawai yang Bersangkutan 1) Pendidikan

Faktor pendidikan merupakan faktor yang besar pengaruhnya terhadap keberhasilan pelaksanaan tugas dengan efisien. Para pegawai pada Bagian Kemahasiswaan memiliki predikat pendidikan Strata 1 (S1) dan Kepala Subbagian Kemahasiswaan juga memiliki predikat pendidikan Strata 1 (S1). Sedangkan Pembantu Dekan III memiliki predikat pendidikan Strata 2 (S2). Hal ini menunjukkan bahwa pimpinan dan para pegawai memiliki tingkat pendidikan yang tinggi.

2) Sikap Mental

Sikap mental yang dimaksud adalah adanya perasaan ikut memiliki, ikut vertanggung jawab, dan selalu mawas diri dari para pegawai pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hali ini menyebabkan para pegawai lebih bersungguh-sungguh dalam melaksanakan tugas masing-masing.

2. Kendala-Kendala dalam Pelaksanaan Tugas pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dalam melaksanakan tugas kadang kala terdapat beberapa kendala, demikian halnya dengan Bagian Kemahasiswaan. Meskipun para pegawai telah melaksanakan tugasnya denga efisien, namun, para pegawai mengahadapi beberapa kendala dalam melaksanakan tugas yang menyebabkan tugas tersebut tidak dapat diselesaikan tepat waktu (todak efisien). Berikut ini kendala-kendala yang dihadapi oleh Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

a. Fasilitas yang kurang baik

Pada Bagian Kemahasiswaan terdapat tiga buah computer dan dua buah printer yang dapat memperlancar penyelesaian tugas-tugas. Namun, hal yang membuat pelaksanaan tugas terganggu adalah kadang kala computer dan printer mengalami kerusakan. Apabila computer dan printer sedang rusak, maka kegiatan pada bagian tersebut akan terhenti sampai alat-alat tersebut dapat digunakan kembali. Hal ini dikarenakan sebagian besar tugas yang dikerjakan berkaitan dengan penggunaan peralatan tersebut.

b. Pimpinan tidak berada di tempat

Kadang kala pimpinan (dalam hal ini Pembantu Dekan III) tidak berada di ruangan karena adanya tugas di luar fakultas atau di luar kota. Hal ini menyebabkan surat-surat yang akan ditandatangani oleh Pembantu Dekan III tertunda untuk sementara waktu. Kepala Subbagian Kemahasiswaan tidak berhak

memberikan tanda tangan pada surat-surat tersebut karena tanda tangan hanya dapat diberikan oleh Pembantu Dekan III.

c. Pemadaman Listrik

Hal ini merupakan keadaan yang tidak dapat diprediksi. Apabila listrik padam, maka untuk sementara waktu kegiatan pada Bagian Kemahasiswaan akan terganggu. Sebenarnya hal ini dapat diatasi dengan menyediakan alat bantu, seperti genset.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan data yang dikumpulkan oleh penulis berkaitan dengan efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Para pegawai pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melaksanakan tugas-tugas dengan efisien karena adanya kebersamaan dan kesatuan di antara sesame pegawai dan antara pegawai dengan pimpinan.

2. Pimpinan tidak mengadakan pembagian tugas khusus kepada pegawai dalam hal surat-menyurat (suatu pekerjaan tidak terfokus kepada satu orang saja). Semua pegawai dapat melaksanakan tugas dalam hal surat-menyurat. Akan tetapi, dalam penanganan beasiswa, pimpinan melakukan pembagian tugas secara merata kepada masing-masing pegawai dengan tujuan agar penanganan beasiswa dapat dilakukan dengan lebih efektif, efisien, dam bertanggung jawab.

3. Pimpinan melakukan strategi khusus dalam meningkatkan efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan, di antaranya berusaha menciptakan ruangan yang nyaman sehingga pegawai tidak merasa tertekan; mengerti apa yang dialami dan dirasakan oleh para pegawai dan

mencoba memberikan solusi atas masalah yang dihadapi; tidak menciptakan kesenjangan sosial antara pimpinan dengan para pegawai. 4. Dalam pelaksanaan tugas, pegawai menghadapi beberapa kendala yang menyebabkan pekerjaan tersebut tidak dapat selesai tepat waktu (tidak efisien), seperti fasilitas yang kurang baik (computer dan printer rusak), lampu padam, dan kadang kala pimpinan tidak berada di tempat sehingga surat tidak dapat ditandatangani.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan di atas, penulis memebrikan beberapa saran, yaitu sebagai berikut:

1. Sebaiknya penyediaan fasilitas kerja yang baik pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu ditingkatkan dan kekurangan yang ada pada fasilitas tersebut harus segera diatasi dengan melakukan update untuk fasilitas kerja yang ada sehingga para pegawai dapat bekerja dengan lebih efisien.

2. Sebaiknya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu memperhatikan dan mempertimbangkan kemajuan teknologi dalam memilih fasilitas sarana kantor karena dengan fasilitas sarana yang canggih akan memudahkan pekerjaan pegawai sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Fathoni, H., Abdurrahmat. 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan Pertama. Bandung: Rineka Cipta.

Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi Keempat. Cetakan Kedelapan. Yogyakarta: Liberty.

Hidayat. 2011. Menyusun Skripsi dan Tesis. Cetakan Pertama. Bandung: Informatika.

Manullang, M. 1981. Management Personalia. Edisi Revisi. Cetakan Keenam. Medan: Ghalia Indonesia.

Siagian, Sondang P. 2002. Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Cetakan Pertama. Jakarta: Rineka Cipta.

Sugiyono. Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Cetakan Kesebelas. Bandung: Alfabeta.

Sutrisno, Edy. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Pertama. Cetakan Ketiga. Surabaya: Kencana.

Syamsi, Ibnu. 2004. Efisiensi, Sistem, dan Prosedur Kerja. Edisi Pertama. Cetakan Ketiga. Yogyakarta: Bumi Aksara.

a) Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) ditangani oleh Emma Dahliana, SE

b) Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM) Strata 1 (S1) ditangani oleh Saparuddin, SE

c) Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM) Diploma III (D-III) ditangani oleh Sri Wardhani, SE.

b. Bersumber dari Pegawai yang Bersangkutan 1) Pendidikan

Faktor pendidikan merupakan faktor yang besar pengaruhnya terhadap keberhasilan pelaksanaan tugas dengan efisien. Para pegawai pada Bagian Kemahasiswaan memiliki predikat pendidikan Strata 1 (S1) dan Kepala Subbagian Kemahasiswaan juga memiliki predikat pendidikan Strata 1 (S1). Sedangkan Pembantu Dekan III memiliki predikat pendidikan Strata 2 (S2). Hal ini menunjukkan bahwa pimpinan dan para pegawai memiliki tingkat pendidikan yang tinggi.

2) Sikap Mental

Sikap mental yang dimaksud adalah adanya perasaan ikut memiliki, ikut vertanggung jawab, dan selalu mawas diri dari para pegawai pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hali ini menyebabkan para pegawai lebih bersungguh-sungguh dalam melaksanakan tugas masing-masing.

2. Kendala-Kendala dalam Pelaksanaan Tugas pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dalam melaksanakan tugas kadang kala terdapat beberapa kendala, demikian halnya dengan Bagian Kemahasiswaan. Meskipun para pegawai telah melaksanakan tugasnya denga efisien, namun, para pegawai mengahadapi beberapa kendala dalam melaksanakan tugas yang menyebabkan tugas tersebut tidak dapat diselesaikan tepat waktu (todak efisien). Berikut ini kendala-kendala yang dihadapi oleh Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

a. Fasilitas yang kurang baik

Pada Bagian Kemahasiswaan terdapat tiga buah computer dan dua buah printer yang dapat memperlancar penyelesaian tugas-tugas. Namun, hal yang membuat pelaksanaan tugas terganggu adalah kadang kala computer dan printer mengalami kerusakan. Apabila computer dan printer sedang rusak, maka kegiatan pada bagian tersebut akan terhenti sampai alat-alat tersebut dapat digunakan kembali. Hal ini dikarenakan sebagian besar tugas yang dikerjakan berkaitan dengan penggunaan peralatan tersebut.

b. Pimpinan tidak berada di tempat

Kadang kala pimpinan (dalam hal ini Pembantu Dekan III) tidak berada di ruangan karena adanya tugas di luar fakultas atau di luar kota. Hal ini menyebabkan surat-surat yang akan ditandatangani oleh Pembantu Dekan III

memberikan tanda tangan pada surat-surat tersebut karena tanda tangan hanya dapat diberikan oleh Pembantu Dekan III.

c. Pemadaman Listrik

Hal ini merupakan keadaan yang tidak dapat diprediksi. Apabila listrik padam, maka untuk sementara waktu kegiatan pada Bagian Kemahasiswaan akan terganggu. Sebenarnya hal ini dapat diatasi dengan menyediakan alat bantu, seperti genset.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan data yang dikumpulkan oleh penulis berkaitan dengan efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Para pegawai pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melaksanakan tugas-tugas dengan efisien karena adanya kebersamaan dan kesatuan di antara sesame pegawai dan antara pegawai dengan pimpinan.

2. Pimpinan tidak mengadakan pembagian tugas khusus kepada pegawai dalam hal surat-menyurat (suatu pekerjaan tidak terfokus kepada satu orang saja). Semua pegawai dapat melaksanakan tugas dalam hal surat-menyurat. Akan tetapi, dalam penanganan beasiswa, pimpinan melakukan pembagian tugas secara merata kepada masing-masing pegawai dengan tujuan agar penanganan beasiswa dapat dilakukan dengan lebih efektif, efisien, dam bertanggung jawab.

3. Pimpinan melakukan strategi khusus dalam meningkatkan efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan, di antaranya berusaha menciptakan ruangan yang nyaman sehingga pegawai tidak merasa tertekan;

mencoba memberikan solusi atas masalah yang dihadapi; tidak menciptakan kesenjangan sosial antara pimpinan dengan para pegawai. 4. Dalam pelaksanaan tugas, pegawai menghadapi beberapa kendala yang menyebabkan pekerjaan tersebut tidak dapat selesai tepat waktu (tidak efisien), seperti fasilitas yang kurang baik (computer dan printer rusak), lampu padam, dan kadang kala pimpinan tidak berada di tempat sehingga surat tidak dapat ditandatangani.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan di atas, penulis memebrikan beberapa saran, yaitu sebagai berikut:

1. Sebaiknya penyediaan fasilitas kerja yang baik pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu ditingkatkan dan kekurangan yang ada pada fasilitas tersebut harus segera diatasi dengan melakukan update untuk fasilitas kerja yang ada sehingga para pegawai dapat bekerja dengan lebih efisien.

2. Sebaiknya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu memperhatikan dan mempertimbangkan kemajuan teknologi dalam memilih fasilitas sarana kantor karena dengan fasilitas sarana yang canggih akan memudahkan pekerjaan pegawai sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Fathoni, H., Abdurrahmat. 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan Pertama. Bandung: Rineka Cipta.

Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi Keempat. Cetakan Kedelapan. Yogyakarta: Liberty.

Hidayat. 2011. Menyusun Skripsi dan Tesis. Cetakan Pertama. Bandung: Informatika.

Manullang, M. 1981. Management Personalia. Edisi Revisi. Cetakan Keenam. Medan: Ghalia Indonesia.

Siagian, Sondang P. 2002. Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Cetakan Pertama. Jakarta: Rineka Cipta.

Sugiyono. Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Cetakan Kesebelas. Bandung: Alfabeta.

Sutrisno, Edy. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Pertama. Cetakan Ketiga. Surabaya: Kencana.

Syamsi, Ibnu. 2004. Efisiensi, Sistem, dan Prosedur Kerja. Edisi Pertama. Cetakan Ketiga. Yogyakarta: Bumi Aksara.