Dalam hal dokumentasi juga tidak kalah penting. Dokumentasi dilakukan dengan tujuan menjamin pelaksanaan distribusi berjalan sesuai
dengan panduan mutu dan ketentuan perundang – undangan yang berlaku.
Dari sistem dokumentasi perjalan distribusi dapat ditelusuri. Jika terjadi penyelewengan sistem, dapat diketahui dari sini, Dokumen yang dibuat harus
disimpan dalam waktu sekurang –kurangnya 5 tahun dari tanggal pembuatan
dokumen. Manfaat nyata yang dapat dirasakan dari sistem dokumentasi ini adalah bila nanti BPOM atau industri farmasi menyatakan untuk menarik
suatu produk dari pasaran, lembaga distribusi dapat terbantu untuk menelusuri jejak transportasi produk yang dimaksud sehingga tujuan objek
penarikan dapat diketahui hingga tingkat konsumen. Setiap PBF harus melaporkan kegiatannya setiap 3 bulan sekali pada BPOM.
2.4 Sistem Informasi
Sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur yang saling berhubungan, yang
melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama suatu organisasi. Infomasi adalah data yang telah diprosesdiolah sehingga memiliki arti atau
manfaat yang berguna. Kualitas Informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus
jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima
tidak boleh terlambat. 3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk
pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Dari 3 hal tersebut maka akan di dapatkan sebuah nilai dari informasi tersebut. Nilai informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
Sistem informasi adalah kumpulan informasi di dalam sebuah basis data menggunakan model dan media teknologi informasi digunakan di dalam
pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Di dalam suatu organisasi, informasi merupakan sesuatu yang penting di dalam mendukung proses
pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model
manajemen dan basis data .
2.5 Metode FAST
FAST atau Framework for the Applications of System Technology mendefinisikan tahapan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi, dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikan. Tahapan pada FAST berdasarkan pada permasalahan dan kesempatan yang dihadapi dengan peningkatan-peningkatan yang
diharapkan dari sistem yang dikembangkan. FAST sendiri berkaitan erat dengan analisis dan desain sistem melalui cara
PIECES Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, dan Service. PIECES membantu metode FAST pada tahap analisis masalah dan
kebutuhan sistem, meliputi: a.
Performance kinerja, peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif diukur dari jumlah pekerjaan yang dapat
dilakukan pada saat tertentu throughput dan response time. b.
Information informasi, peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
c. Economics ekonomi, peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau
keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi. d.
Control pengendalian, peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kecurangan yang akan
terjadi. e.
Efficiency efisiensi, peningkatan terhadap efisiensi operasi. f.
Service pelayanan, peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
Metode ini memiliki kelebihan yakni lebih fleksibel, dapat disesuaikan dengan standar dan dapat dikembangkan dengan metode lain yang sedang
berkembang, seperti object oriented.
Metode ini disebut juga metode tangkas karena kemampuannya untuk
mendukung bukan hanya pengembangan aplikasi yang baik dan juga dukungan teknik lain termasuk analisis sistem yang terstruktur, informasi
teknik, dan analisis berorientasi objek dan desain. Adapun kelemahan dari metode FAST adalah FASE yang gunakan terlalu
banyak dan membutuhkan waktu yang lama dan setiap tahap membutuhkan pengembangan yang tepat.
2.6 PHP
