Prosedur kegiatan administrasi penjualan produk vaksin dan serum sektor swasta pada Divisi Penjualan dalam negeri pada PT.Bio Farma (persero) Bandung : laporan kerja pratek

(1)

(2)

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Dilahirkan pada tanggal 27 Oktober 1990 di Kota Bandung Provinsi Jawa Barat, merupakan anak pertama dari keluarga Bapak Junaidi Annas (alm) dan Ibu Neni Hertini.

Menyelesaikan pendidikan di SDN Sukarasa I Bandung dari tahun 1996 sampai tahun 2002. SMP Negeri 12 Bandung dari tahun 2002 sampai tahun 2005 dan SMA Negeri 6 Bandung dari tahun 2005 sampai tahun 2008.

Tahun 2008 penulis diterima di Fakultas Ekonomi jurusan Manajemen Pemasaran Universitas Komputer Indonesia melalui jalur PMDK jenjang Diploma Tiga (D3).

Pada tahun 2010 penulis mengikuti Program Kerja Praktek (KP) yang dilaksanakan di PT. Bio Farma (Persero) Bandung dimulai pada tanggal 1 Juli sampai dengan 30 Juli 2010.

Penulis mentargetkan menyelesaikan kuliah pada awal tahun 2012 ini, semoga apa yang penulis harapkan bisa tercapai dan mendapatkan hasil yang memuaskan selama penulis berkuliah di UNIKOM serta ilmu yang diterapkan selama ini dapat bermanfaat baik bagi penulis maupun bagi keluarga dan pembaca.

(3)

PROSEDUR KEGIATAN ADMINISTRASI PENJUALAN PRODUK VAKSIN DANSERUM SEKTOR SWASTA PADA DIVISI PENJUALAN DALAM

NEGERI DI PT.BIO FARMA (PERSERO) BANDUNG

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat

Dalam menempuh Jenjang D3

Program Studi Manajemen Pemasaran

Oleh:

Nama

: Ayu.Octavany.J

Nim

: 21408016

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PEMASARAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(4)

(5)

v DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kerja Praktek ... 1

1.2 Tujuan Kerja Praktek ... 3

1.3 Kegunaan Kerja Praktek ... 3

1.4 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat PT. Bio Farma (Persero) ... 6

2.1.1 Visi, Misi dan Tujuan PT. Bio farma (Persero) ... 9

2.2 Struktur Organisasi... 11

2.3 Deskripsi Jabatan ... 14

2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan ... 16

BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK 3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek pada Adminstrasi Penjualan Sektor Swasta... 17

(6)

3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek pada Administrasi Penjualan Sektor Swasta ... 17 3.3 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek ... 18

3.3.1 Gambaran Kegiatan Administrasi Penjualan pada

Sektor Swasta PT. Bio Farma (Persero) ... 18 3.3.2 Syarat-syarat Surat Dukungan Pabrik pada PT. Bio Farma (Persero) ... 19

3.3.3 Prosedur Kegiatan Adninistrasi Penjualan Produk

Vaksin dan Serum ... 20 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan ... 23 4.2 Saran ... 23 LAMPIRAN-LAMPIRAN

(7)

KATA PENGANTAR

Assalammu’alaikum Wr. Wb.

Segala puji bagi Allah SWT, karena Allah adalah sumber dari segala kebaikan yang patut dipuji. Atas berkat rahmat dan karunia-Nya lah penulis dapat menyelesaikan proposal kuliah kerja praktek ini dengan judul “PROSEDUR KEGIATAN AMINISTRASI PENJUALAN PRODUK VAKSIN DAN SERUM SEKTOR SWSTA PADA DIVISI PENJUALAN DALAM NEGERI PADA PT.BIO FARMA (PERSERO) BANDUNG”.

Adapun tujuan dari pembuatan laporan kerja praktek ini adalah untuk memenuhi salah satu kelengkapan laporan kerja praktek program studi Diploma III dilingkungan Jurusan Manajemen Pemasaran di Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

Meskipun dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini penulis banyak menemui kesulitan dan hambatan, tetapi karena adanya dorongan dan motivasi dari berbagai pihak, maka laporan kerja praktek ini dapat selesai dalam waktu yang sudah ditentukan.

Terlepas dari keterbatasan diatas, penulis berkeyakinan bahwa laporan ini tidak akan terselesaikan tanpa adanya bantuan dan petunjuk dari berbagai pihak. Maka dari itu penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak

(8)

iii

yang telah membantu dan meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dalam menyusun laporan kerja praktek ini hingga selesai, yaitu kepada :

1. Bapak Dr.Ir. Eddy Soeryanto Soegoto., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Ibu Prof. Dr.Umi Narimawati, Dra. SE, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

3. Ibu Linna Ismawati, SE.,M.Si, selaku Ketua Program Studi Manajemen Pemasaran Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

4. Ibu Windi Novianti, SE.,MM, selaku Koordinator Kerja Praktek Program Studi Manajemen Pemasaran

5. Ibu Isniar Budiarti, SE.,M.Si, selaku Dosen Pembimbing dan Dosen wali kelas MP, terima kasih banyak atas bimbingan yang telah di berikan kepada penulis.

6. Alm.Ibu Dra. Tutty S. Martadiredja, M.Si, selaku Dosen wali kelas MP-1 Angkatan 2008.

7. Ibu Dhania Kartika, selaku pembimbing perusahaan di PT.Bio Farma (Persero) Bandung.

8. Seluruh Staff dan Karyawan pada PT. Bio Farma (Persero) Bandung.

9. Mamah, Alm. Papah, Teh Yanti, A Boyke, Uwa Asep, Adik ku Feby, Adik-adik sepupu ku Ari, Ranu, Nouval, Nafa dan seluruh keluarga besar terima kasih atas do’a dan dukungan moril maupun materil.

10.Teman-teman seperjuangan MP-1 2008 Ginar, Nela, Putri, Trie, Anjar, Dwi, Sigit dan teman seperjuangan baruku MP-1 Tita, yang selalu saling membantu dan berbagi.

(9)

11.Someone spesial, Dhani terima kasih atas doa dan semua dukungan kepada penulis selama ini. Dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Semoga semua bantuan yang telah diberikan mendapat balasan dari Allah SWT, Amin.

Apabila terdapat kekurangan dan kesalahan dalam penulisan laporan kerja praktek ini, penulis meminta maaf yang sebesar-besarnya karena segala sesuatu yang benar hanya datang dari Allah SWT, dan yang salah berasal dari diri penulis sendiri sebagai manusia yang memiliki kelemahan dan kekurangan. Serta saran dan kritik yang membangun, penulis nantikan dari semua pihak, mudah-mudahan penulis dapat memperbaiki dikemudian hari.

Akhir kata, mudah-mudahan laporan kerja praktek ini dapat bermanfaat dan berguna bagi kita semua, khususnya penulis.

Wassalamu’alaikum, Wr. Wb.

Bandung, Desember 2011 Penulis

Ayu Octavany J NIM. 21408016

(10)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Kerja Praktek

Didalam era globalisasi dunia dan perdagangan yang bebas yang ada pada saat ini,dibutuhkan adanya industri yang maju dengan tenaga kerja yang profesional di bidangnya masing-masing. Sehingga selain mendapatkan berbagai teori di bangku pendidikan formal, diperlukan juga adanya pengalaman kerja di lapangan. Maka salah satu cara untuk menambah pengalaman kerja tersebut adalah dengan mengadakan kerja praktek di industri-industri yang berkaitan dengan bidang studi yang dipelajari di bangku kuliah.

Kegiatan kerja praktek yang diadakan di UNIKOM, adalah salah satu syarat bagi mahasiswa didalam memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar ahli madya pada program studi Diploma III. Kerja praktek merupakan salah satu mata kuliah di Prodi Manajemen Pemasaran Fakultas Ekonomi yang dilaksanakan pada semester VII, yang merupakan sarana didalam melatih, mengembangkan dan menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh di bangku kuliah. Dengan kerja praktek juga akan diperoleh gambaran yang jelas tentang berbagai hal yang berkaitan dengan berbagai masalah, khususnya masalah pengaturan sistem di tempat kerja praktek.

Dewasa ini kesehatan merupakan hal yang sangat krusial didalam kehidupan manusia. Kesehatan merupakan hal yang sangat mahal yang harus dapat dijaga bagi setiap insan manusia. Tetapi dengan keadaan alam yang ada

(11)

pada saat ini, kita tidak akan pernah tahu kapan penyakit itu datang, maka tidak dapat dibayangkan bagaimana penyakit-penyakit itu dapat ditanggulangi jika tidak adanya produsen obat ditengah-tengah kehidupan ini. Sama halnya dengan vaksin dan serum yang memiliki fungsi yang tentunya sangat dibutuhkan didalam kehidupan manusia.

Imunisasi adalah pemberian kekebalan tubuh terhadap suatu penyakit dengan memasukkan sesuatu ke dalam tubuh agar tubuh tidak rentan terhadap penyakit yang sedang mewabah atau berbahaya bagi seseorang. Namun demikian setiap tahunnya, masih saja jutaan jiwa tidak dapat diselamatkan akibat penyakit-penyakit tersebut terutama pada negara-negara miskin. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya vaksin didalam kehidupan manusia didalam menanggulangi penyakit yang diakibatkan penyakit infeksi dan penyakit menular diseluruh dunia. PT.Bio Farma (Persero) Bandung merupakan satu-satunya industri biologi yang memproduksi vaksin dan sera di Indonesia, yang merupakan salah satu dari beberapa produsen didunia yang telah mendapatkan perkualifikasi dari WHO. Oleh karena itu dalam bidang pemasarannya PT.Bio Farma (Persero) pada divisi Penjualan Dalam Negeri khususnya Bagian Penjualan Sektor Swasta dianggap relevan untuk dijadikan tempat pelaksanaan kerja praktek bagi penulis. Kegiatan pemasaran didalam administrasi penjualan sektor swasta dapat dikatakan cukup berhasil karena dapat melayani dua belas distributor dan memenuhi segala permintaan distributor-distributor tersebut.

Oleh karena itu, penulis ingin mendapatkan pengalaman dan pengetahuan dari kegiatan administrasi penjualan sektor sawsta yang dilakukan pada divisi

(12)

pemasaran Penjualan Dalam Negeri maka alasan penulis memilih judul “Prosedur Kegiatan Administrasi Penjualan Produk Vaksin dan Serum Sektor Swasta Pada Divisi Penjualan Dalam Negeri Pada PT. Bio Farma (Persero) Bandung” .

1.2 Tujuan Kerja Praktek

Adapun tujuan dari pelaksanaan Kerja Praktek ini,yaitu :

a. Untuk mengetahui gambaran tentang bagian Administrasi Penjualan Sektor Swasta pada PT. Bio Farma (Persero) Bandung.

b. Untuk mengetahui syarat-syarat Surat Dukungan Pabrik pada PT.Bio Farma (Persero) Bandung

c. Mengetahui prosedur kegiatan admnistrasi penjualan produk vaksin dan serum pada sektor swasta pada divisi penjualan dalam negeri pada PT.Bio Farma (Persero) Bandung.

1.3Kegunaan Kerja Praktek.

Pelaksanaan Kerja Praktek ini memilki kegunaan,diantarannya :

a. Bagi penulis, diharapakan dapat menambah pengetahuan dan wawasan untuk mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh dibangku kuliah kedalam dunia kerja.

b. Sebagai bukti bahwa penulis telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL).

(13)

c. Sebagai bahan laporan kerja praktek dalam menyelesaikan studi Program Diploma III Jurusan Manajemen Pemasaran di Universitas Komputer Indonesia.

d. Untuk meningkatkan kedisiplinan dan menguji mental.

e. Untuk menambah wawasan dalam bidang kegiatan administrsi penjualan yang dilaksanakan pada divisi Penjualan Dalam Negeri di PT. Bio Farma (Persero) Bandung.

1.4 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek.

Lokasi Kerja Praktek bertempat di PT.Bo Farma (Persero) Divisi Pemasaran Penjualan Dalam Negeri yang beralamat di Jln. Pasteur No. 28 Bandung 40161.

Waktu kegiatan Kerja Praktek dimulai pada tanggal 1 Juli 2010 sampai dengan 30 Juli 2010. Secara teknis, pelaksanaannya mengikuti hari kerja, yaitu dari senin sampai jumat, yaitu mulai pukul 08.00 sampai dengan 16.00.

(14)

Table 1.1 Jadwal Kerja Praktek Time Schedule

No Uraian Kegiatan

Bulan

Juli Aug Sept Okt Nov Des

Pengajuan Surat Kerja Praktek

2. Kerja Praktek

Penyusunan Laporan Kerja Praktek

Bimbingan Kerja Praktek

Revisi Penyusunan Laporan Kerja

Praktek

(15)

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT Bio Farma (Persero) BUMN (Badan Usaha Milik Negara) yang kepemilikan sahamnya dimiliki sepenuhnya oleh pemerintah. Bio Farma sebagai satu-satunya produsen vaksin manusia di Indonesia, selama ini telah mendedikasikan seluruh sumber daya yang dimilikinya untuk memproduksi vaksin dan antisera yang berkualitas internasional untuk mendukung program imunisasi nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat Indonesia yang memiliki kualitas derajat kesehatan yang lebih baik.

PT. Bio Farma merupakan perusahaan yang senantiasa melakukan inovasi-inovasi dibidang produksi dengan mengacu pada persyaratan-persyaratan internasional dan sistem manajemen mutu terkini. Sampai dengan saat ini perusahaan telah mendapatkan berbagai sertifikasi diantaranya melalui CPOB (Cara Pembuatan Obat Yang Baik) dari Badan Pengawasan Obat dan Makanan Republik Indonesia, Sistem manjemen Mutu ISO 9001, ISO14001 dan OHSAS 18001. Berkat kerja keras, dedikasi serta keinginan kuat untuk menjadi salah satu produsen vaksin yang dapat diperhitungkan di pasar global melalui produk-produk yang berstandar internasional, sejak tahun 1997 produk Bio Farma ini telah mendapatkan Prekualifikasi WHO (WHO Prequalification) dan menjadikan PT. Bio

(16)

Farma sebagai salah satu dari 23 produsen vaksin dunia yang mendapat pengakuan tersebut.

Dengan dimilikinya berbagai sertifikasi dan pengakuan dari WHO, sejak tahun 1997 Bio Farma telah melakukan ekspansi pasar untuk produk-produknya ke pasar internasional dan hingga kini produk Bio Farma sudah dipergunakan oleh lebih dari seratus negara didunia.

PT. Bio Farma (Persero) memproduksi vaksin dan sera untuk mendukung program Imunisasi di Indonesia maupun dinegara-negara lainnya. Biofarma telah masuk kedalam daftar prakualifikasi Badan Kesehatan Dunia (WHO).

PT.Bio Farma (Persero) Bandung adalah satu-satunya industri biologi yang memproduksi vaksin dan sera di Indonesia, yang merupakan salah satu dari beberapa produsen didunia yang telah mendapatkan perkualifikasi dari WHO terutama untuk vaksin-vaksin ang tergolong dalam Expanded Program on Immunization (EPI). Sehingga vaksin-vaksin tersebut tidak hanya digunakan untuk program imunisasi nasional saja, bahkan telah lulus hingga 100 negara. Sejak pertama kali berdiri dan hingga sekarang, PT. Bio Farma (Persero) mengalami banyak tahapan perkembangan dan tahapan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut .

1890-1894

Tanggal dikeluarkannya Surat Keputusan Pemerintah Hindia Belanda, 6 Agustus 1890 tentang pendirian Parc Vaccinogene atau Landskoepok Inrichting di rumah

(17)

sakit tentara Weltevreden-Batavia, merupakan tonggak sejarah awal berdirinya perusahaan Vaksin dan sera di Indonesia.

1895-1901

Dengan berjalannya waktu dan semakin meningkatnya kegiatan produksi, lembaga ini berubah menjadi Parc Vaccinogen Instituut Pasteur.

1902-1941

Setelah tahun 1923 menempati gedung barunya di Jalan Pasteur nomor 28 Bandung, lembaga ini kembali mengubah namanya menjadi Landskoepok Inrichting en Instituut Pasteur dan tahun 1924 - 1942 dipimpin oleh L. Otten. 1942–1945

Pada saat Jepang berkuasa, nama lembaga diubah menjadi Bandung Boeki Kenkyushoo dan kegiatannya dipusatkan di Gedung Cacar dan Lembaga Pasteur Bandung yang dipimpin Kikuo Kurauchi.

1946-1949

Kegiatan lembaga ini berpindah ke Klaten, selama Bandung diduduki Belanda, sehingga Bandung Boeki Kenkyushoo kembali berganti nama menjadi Landskoepok Inrichting en Instituut Pasteur. Pada periode ini lembaga dipimpin oleh R. M. Sardjito (1945 1946) dan beliau merupakan orang Indonesia pertama yang memimpin lembaga ini.

1950-1954

Gedung Cacar dan Lembaga Pasteur di Bandung kembali menjadi tempat berlokasinya kegiatan produksi vaksin dan sera.

(18)

1955-1960

Seiring dengan terjadinya nasionalisasi berbagai perusahaan milik pemerintah Belanda, pemerintah Indonesia pada saat itu mengubah Landskoepok Inrichting en Instituut Pasteur menjadi Perusahaan Negara Pasteur.

1961-1977

Melalui Peraturan Pemerintah No. 80 tahun 1961 (Lembaran Negara Tahun 1961 No. 101), Perusahaan Negara Pasteur berubah menjadi Perusahaan Negara Bio Farma.

1978-1996

Setelah melalui penelitian dan penilaian, bentuk badan usaha Bio Farma resmi menjadi Perusahaan Umum Bio Farma dengan Peraturan Pemerintah RI No. 26 tahun 1978. Periode itu Prof. Dr. Konosuke Fukai telah mengawali upaya transfer teknologi produksi Vaksin Polio dan Campak.

1997-Sekarang

Setelah hampir dua puluh tahun berstatus sebagai Perum, melalui Peraturan Pemerintah No. 1 tahun 1997 perusahaan berubah menjadi Perseroan Terbatas (PT) yang selanjutnya dikenal dengan PT. Bio Farma (Persero) sebagai Badan Usaha Milik Negara Republik Indonesia.

2.1.1 Visi dan Misi PT.Bio Farma (Persero) Bandung

Adapun visi dan misi dari perusahaan ini yang diharapkan dapat dicapai dari perusahaan tersebut,visi dan misi dari PT.Bio farma (Persero), yaitu :

(19)

Visi

- Menjadi produsen vaksin dan antisera yang berdaya saing global.

Misi

- Memproduksi, memasarkan dan mendistribusikan vaksin dan antisera yang berkualitas internasional untuk kebutuhan Pemerintah, swasta nasional dan internasional.

- Mengembangkan inovasi vaksin dan antisera sesuai dengan kebutuhan pasar. - Mengelola Perusahaan agar tumbuh dan berkembang dengan menerapkan

good corporate governance.

- Meningkatkan kesejahteraan bagi karyawan dan pemegang saham, dengan tetap memperhatikan kepentingan stakeholder lainnya.

Tujuan Perusahaan

Adapun tujuan yang diharapkan dapat dicapai oleh perusahaan yaitu sesuai dengan anggran dasar perusahaan bahwa maksud dan tujuan Perseroan adalah melakukan usaha di bidang penelitian, pengembangan, produksi dan pemasaran produk biologi, produk farmasi, dan alat kesehatan, serta optimalisasi pemanfaatan sumber daya yang dimiliki Perseroan untuk menghasilkan barang dan/atau jasa yang bermutu tinggidan berdaya saing kuat untuk mendapatkan/mengejar keuntungan guna meningkatkan nilai Perseroan dengan menerapkan prinsip-prinsip Perseroan Terbatas.

Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut diatas, Perseroan dapat melaksankan kegiatan usaha utama sebagai berikut :

(20)

a. Penelitian dan pengembangan produk biologi dan produk farmasi, baik yang dilakukan sendiri maupun kerja sama dengan pihak lain.

b. Produksi produk biologi dan produk farmasi, baik dilakukan sendiri maupun kerja sama dengan pihak lain.

c. Pemasaran, perdagangan dan distribusi produk biologi, farmasi, alat kesehatan, termasuk bidang umum, baik didalam maupun diluar negeri.

d. Pelayanan Labotarium Kesehatan.

e. Berusaha di bidang jasa yang ada hubungannya dengan yang tertera pada huruf a,b,c dan d.

2.2 Struktur Organisasi pada PT.Biofarma Pengertian Struktur

Struktur adalah sesuatu yang terkonstruksi; suatu komplek kesatuan yang terkonstruksi oleh banyak bagian.

Pengertian Organisasi

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi.

Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga

(21)

menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Struktur organisasi yang ada pada PT. Bio Farma (Persero) merupakan sistem organisasi berbentuk Lini dan Staff, dimana setiap bagian memiliki tugas, fungsi, dan tanggung jawab yang berbeda-beda terbentuk garis penghubung seabagai gambaran terdapat adanya hubungan kerja antara satu bagian dengan bagian lainnya, dimana wewenang dari pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi yang berada dibawahnya untuk semua bidang pekerjaan,

Adapun kelebihan dan kekurangan dari stuktur organisasi yang ada pada PT. Bio Farma (Persero), yaitu sebagai berikut :

a. Kelebihan dari struktur organisasi PT.Bio Farma (Persero) :

Setiap bagian memahami tugas, fungsi, dan tanggung jawabnya masing-masing dan terdapat kerja sama yang baik antar satu bagian dengan bagian lainnya.

b. Kekurangan dari struktur organisasi PT.Bio Farma (Persero) :

Masih adanya tumpang tindih tugas dari satu bagian ke bagian lainnya yang dikarenakan kurangnya SDM pada bagian-bagian tertentu.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam gambar struktur organisasi PT. Bio Farma (Persero) Bandung, sebagai berikut :

(22)

Gambar 2.1

Struktur Organisai Divisi Penjualan Dalam Negeri PT. Bio Farma (Persero) Bandung

= Penulis ditempatkan di bagian Staff Muda yang

merupakan bagian dari AdminstrasiPenjualan Sektor

Swasta

DIREKTORAT PEMASARAN

DIVISI PENJUALAN DALAM NEGERI

KEPALA DIVISI PENJUALAN DALAM NEGERI

BAGIAN PENJUALAN SEKTOR SWASTA

KEPALA BAGIAN

KEPALA SEKSI ADMINISTRASI

STAFF

PELAKSANA 1 PELAKSANA 2

(23)

2.3. Deskripsi Jabatan Penjualan Sektor Sawasta PT. Biofarma

A. Direktur Pemasaran

Merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang pemasaran, penyiapan perumusan kebijakan departemen di bidang pemasaran, pelaksanaan kebijakan di bidang pengembangan pasar, promosi luar negeri, promosi dalam negeri, dan sarana promosi berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku

B. Kepala Divisi Penjualan Dalam Negeri

Memasarkan vaksin ke Pemerintah dan Swasta, memasarkan produk lain, memonitoring vaksin dan produk lainnya, merencanakan kebutuhan vaksin setiap tahun, mengkoordinir penjualan vaksin ke Pemerintah dan Swasta.

C. Kepala Bagian Penjualan Sektor swasta

Menyusun rencana kerja pemasaran Bagian Penjualan Sektor Swasta termasuk sasaran dan target penjualannya, mengkoordinir seksi-seksi yang dibawahi dalam rangka pencapaian sasaran dan target yang telah ditetapkan oleh perusahaan, melaksanakan atau menjabarkan kebijakan Direktur Pemasaran dan Kepala Divisi Pemasaran Dalam negeri.

(24)

D. Kepala Seksi Administrasi Penjualan Sektor Swasta

Pembuatan laporan realisasi penjualan mingguan, input data penjualan Distributor, pembuatan laporan realisasi penjualan bulanan yang meliputi penjualan sektor : Swasta, Ekspor dan Pemerintah.

E. Staff Penjualan Sektor Swasta

Memberikan dukungan teknis dan non teknis terhadap pelaksanaan tugas Kepala Bagian Penjaualan Sektor Swasta, melaksanakan atau menjabarkan kebijakan Kepala Divisi Penjualan Dalam Negeri dan Kepala Bagian Penjualan Sektor Swasta.

F. Staff Muda Penjualan Sektor Swasta

Melakukan pengecekan faktur dan perintah pengiriman serta kelengkapannya, melakukan input data analisis indikator kinerja penerimaan order dan laporan penjualan, melaksanakan atau menjabarkan kebijakan Kepala Bagian Penjualan Sektor Swasta dan Kepala Divinisi Penjualan Dalam Negeri.

G. Pelaksana I Adminstrasi Penjualan Sektor Swasta

Melaksanakan arahan dan tugas yang diberikan oleh Kepala Seksi, melaksankan prosedur teknik penjualan, melaksanakan pengarsipan adminstrasi dan pencatatan data, melayani pembelian tunai, pengetikan surat dna konsep.

(25)

H. Pelaksana II Adminstrasi Penjualan Sektor Swasta

Melaksanakan arahan dan tugas yang diberikan oleh Kepala Seksi, melaksanakan prosedur tekni penjualan, melaksanakan pengarsipan administrasi dan pencatatan data.

2.4. Aspek Kegiatan Perusahaan

Bidang usaha utama PT. Bio Farma adalah memproduksi vaksin dan antisera yang didukung oleh penelitian dan pengembangan, pemasaran dan distribusi, yang didalamnya terdapat kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1. Pengadaan produk biologi dan farmasi

2. Perdagangan dan distribusi produk-produk biologi dan farmasi.

3. Melakukan penelitian produk biologi farmasi baik yang dilakukan sendiri maupun kerja sama dengan pihak lain, dikaitkan dengan penyakit menular yang akan muncul dimasa mendatang.

4. Melakukan pengawasan mutu dan pengembangan produk biologi dan farmasi. 5. Memproduksi jenis-jenis produk biologi dan farmasi khusus lainnya yang

ditugaskan oleh menteri Kesehatan.

6. Laboraturium kesehatan masyarakat yang meliputi kegiatan pemeriksaan/isolasi mikro.

7. Laboratorium reference/rujukan yang ditujukan untuk beberapa macam mikro organisme.

(26)

BAB III

PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek.

Pelaksanaan Kerja Praktek yang penulis lakukan, berlangsung kuarang lebih selama 1 (satu) bulan terhitung sejak 01 Juli 2010 penulis ditempatkan pada Administasi Penjualan Sektor Swasta, yang merupakan salah satu bagian yang terdapat didalam bidang pemasaran pada Divisi Penjualan Dalam Negeri pada bagian swasta.

3.2Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek.

Teknis pelaksanaan kerja praktek yang dilaksanakan penulis adalah dengan melakukan diskusi atau tanya jawab dengan pembimbing di perusahaan, selain itu penulis mengumpulkan data-data dan informasi yang diperlukan untuk menulis Laporan Kuliah Kerja Praktek, yaitu :

1. Mencari data kegiatan utama apa saja yang dilakukan didalam pelaksanaan administrasi penjualan produk vaksin dan serum, dengan mencatatkan segala sesuatu .kegiatan yang penulis laksanakan.

2. Memfotocopy permohonan surat dukungan pabrik dan surat pengantar barang.

3. Mendapatkan pelatihan didalam melaksanakan penyusunan faktur penjualan berdasarkan faktur penjualan kredit dan tunai

(27)

4. Membantu pebimbing didalam penyusunan syarat-syarat surat dukungan pabrik dan menelefon bagian sekertariat untuk meminta no produk yang merupakan salah satu syarat dari surat dukungan pabrik.

3.3 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek.

3.3.1 Gambaran Kegiatan Administrasi Penjualan Pada Sektor Swasta PT.Bio Farma (Persero) Bandung

Administrasi penjualan adalah salah satu bidang yang dapat dijadikan tolak ukur oleh sebuah perusahaan dalam melaksanakan kegiatan pemasarannya. PT.Bio Farma (Persero) didalam memasarkan produknya tidak menjual langsung kepada konsumen akhir, tetapi menggunakan perantara distributor yang menjadi konsumennya, untuk seterusnya didistribusikan ke pengecer sebelum sampai ke konsumen.

Tugas utama dari Adinistrasi Penjualan Sektor Swasta adalah sebagai berikut :

1. Memeriksa faktur penjualan sesuai status order.

2. Pengarsipan dokumen : faktur penjualan, laporan bulanan, surat dukungan pabrik, laporan piutang distributor,.

3. Pemeriksaaan kelengkapan pemesanan distributor bagian swasta. 4. Membuat laporan bulanan.

(28)

6. Fax realisasi penjualan ke distributor dan mendistributorkan dokumen sesuai arahan dari kasie dan kabag (intern).

3.3.2 Syarat-syarat Surat Dukungan Pabrik pada PT.Bio Farma (Persero) Bandung

Surat dukungan pabrik merupakan salah satu syarat yang ada didalam melaksanakan penjualan produk vaksin dan serum pada sektor swasta di divisi penjualan dalam negeri, maka terdapat langkah-langkah untuk melakukan proses pemesanan yang datang dari pihak distributor yaitu sebagai berikut :

1. Pihak distributor mengirimkan surat permintaan pemesanan barang kepada PT. Bio Farma (Persero),.

2. Selanjutnya akan diterima oleh PT. Bio Farma (Persero) sampai dengan terbitnya surat dukungan pabrik yang akan dibuat oleh PT. Bio Farma (Persero) untuk distributor. Surat dukungan pabrik akan dibuat sesuai dengan surat pesanan yang distributor kirim ke PT.Bio Farma berdasarkan estimasi kebutuhan barang sesuai dengan pesanan barang yang diinginkan oleh pihak distributor.

Adapun syarat-syarat yang harus dipenuhi didalam pembuatan surat dukungan pabrik yaitu sebagai berikut :

a. Surat permohonan dari distributor. b. Konfirmasi ke pihak pemohon c. Pembuatan surat dukungan.

(29)

e. Menyiapkan kelengkapan surat seprti CPOB (cara pembuatan obat yang benar), No Registrasi produk & Mapping Industri perusahaan (bila diminta).

f. Menelepon ke Ekspedisi untuk pengiriman dokumen g. Membuat rekap surat dukungan pabrik.

3. Setelah itu surat pembelian dibuat oleh bagian Administrasi Penjualan sesuai dengan estimassi permintaan distributor tersebut.

4. Surat perintah pengiriman dari pihak swasta dikirimkan ke bagian distribusi berdasarkan no. surat pengiriman barang yang telah ditentukan.

5. Selanjutnya barang dikirim kebadan POM untuk diuji kelayakannya, karena produk-produk yang kan dikirim harus diuji terlebih dahulu dan sudah bersertivikat. Setelah produk diuji dan bersertivikat, barang-barang tersebut di pack dibagian gudang barang jadi.

6. Selanjutnya Administrasi Penjualan akan membuat tanda bukti bahwa barang telah dikirimkan kepada pihak distributor.

3.3.3 Prosedur Kegiatan Administrasi Penjualan Produk Vaksin dan Serum Sektor Swasta

Didalam melaksanakan kegiatan administrasi penjualan produk vaksin dan serum pada sektor swasta di divisi penjualan dalam negeri, terdapat beberapa kegiatan, yaitu sebagi berikut :

1. Melaksanakan pemeriksaan kelengkapan pesanan yang datang dari pihak distributor yang didalamnya terdiri dari :

(30)

b. Menghubungi pihak disributor untuk memastikan kelengkapan pesanan kepada distributor.

c. Follow-up pengiriman barang.

2. Melakukan pembuatan surat dukungan pabrik, dilakukan sesuai dengan permintaan, didalamnya terdapat :

a. Surat permohonan dari distributor. b. Konfirmasi ke pihak pemohon. c. Pembuatan surat dukungan.

d. Surat dukungan di perbanyak/ fotocopy dan di cap basah PT. Biofarma. e. Menyiapkan kelengkapan surat seprti CPOB (cara pembuatan obat yang

benar), No Registrasi produk & Mapping Industri perusahaan ( bila diminta).

f. Menelepon ke Ekspedisi untuk pengiriman dokumen g. Membuat rekap surat dukungan pabrik

3. Pemeriksaan faktur penjualan setiap hari sesuai status order/pesanan yang dibutuhkan oleh distributor.

4. Merekap realisasi setiap pesanan yang datang dari distributor.

5. Pengarsipan dokumen dilakukan setiap ada dokumen yang masuk, didalamnya terdapat faktur penjualan kredit dan faktur penjualan tunai, yang didalamnya terdapat kegiatan-kegiatan seperti:

a. Membuat surat perintah pengiriman atau PO (Purchase Order) surat pesanan yang terdiri dari:

(31)

- Lembar status order (lembar untuk memeriksa paraf tentang kelengkapan sebelum barang dikirim)

- Bukti order (surat bukti barang keluar)

b. Surat pengantar untuk distributor sebagai bukti pengambilan barang untuk faktur penjualan tunai/ PBF.

c. Membuat laporan bulanan. d. Membuat surat dukungan pabrik. e. Laporan piutang distributor.

6. Membuat laporan bulanan dilakukan untuk setiap bualannya, didalamnya terdapat :

a. Menginput data dari faktur penjualan.

b. Mencocokan dengan bagian distribusi dan program SIAP (Sistem Informasi Administrasi Pemasaran).

c. Laporan bulanan diperiksa oleh Kepala Seksi dan Kepala Bagian lalu ditanda tangani oleh Kepala Divisi Pemasaran Dalam Negeri.

d. Laporan diperbanyak (foto copy) untuk didistribusikan ke bagian SPI (Satuan Pengawas Intern), Keuangan, Akuntansi, Anggaran, Distribusi.

(32)

(33)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Penulis mengambil kesimpulan dari kegiatan yang telah dilakukan berdasarkan tujuan dilaksanakannya Kerja Praktek di PT. Bio Farma (Bandung), yaitu sebagai berikut :

1. Administrasi penjualan adalah salah satu bidang yang dapat dijadikan tolak ukur oleh sebuah perusahaan didalam melaksanakan kegiatan pemasarannya. 2. Surat dukungan pabrik merupakan salah satu syarat yang ada didalam

melaksanakan penjualan produk vaksin dan serum pada PT. Bio Farma (Persero) Bandung.

3. Administrasi penjualan memiliki peranan penting didalam melaksanakan proses penjualan produk vaksin dan serum.

4.2 Saran

Dari hasil pengamatan selama penulis mengikuti Kerja Praktek di PT Bio Farma (Persero), didalam melaksanakan kegiatan administrasi penjualan, ijinkanlah penulis memberikan saran yang mudah-mudahan dapat bermanfaat bagi PT. Bio Farma (Persero) Bandung khususnya pada Divisi Penjualan Dalam Negeri pada bagian Administrasi Penjualan Sektor Swasta. Adapun saran-saran yang dapat penulis berikan dan mudah-mudahan dapat diterima, antara lain :

(34)

1. Didalam melaksanakan kegiatan adiminstrasi penjualan, diharapkan dapat selalu menjaga ketelitiannya didalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya sehingga tidak akan menimbulkan masalah dikemudian hari sehingga data-data tersebut akan selalu sesuai dengan pesanan distributor

2. Surat dukungan pabrik merupakan salah satu syarat yang ada didalam melaksanakan penjualan, maka komunikasi antara pihak distributor dengan pihak-pihak yang terkait didalam pelaksanaan penjualan pada PT.Bio Farma (Persero) harus selalu dapat terjaga karena untuk menghindari adanya kesalahan komunikasi.

3. Dari setiap tahap-tahap yang ada pada kegiatan adminstrasi penjualan harus dilaksanakan dengan sebaik mungkin sehingga menciptakan hasil yang optimal didalam melayani distributor yang ada, yang merupakan konsumen dari PT. Bio Farma (Persero)

(1)

e. Menyiapkan kelengkapan surat seprti CPOB (cara pembuatan obat yang benar), No Registrasi produk & Mapping Industri perusahaan (bila diminta).

f. Menelepon ke Ekspedisi untuk pengiriman dokumen g. Membuat rekap surat dukungan pabrik.