Analisis Sistem Penyimpanan Dokumen Aset pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat Bandung
1. Curricullum vitae Indonesia
A. Bodata Pribadi
Nama Lengkap
: M.GUNAWAN
Tempat & Tanggal Lahir
: Bandung, 25 Desember 1990
Agama
: Islam
Jenis Kelamin
: Laki-Laki
Alamat Lengkap
: Jl. Cikampek 7 no. 41 RT 02 RW 07
Antapani Bandung
No. Telepon/HP
: 022-7212441 / 085721817175
Motto
: Ikhlas dan terus berusaha
Hobby
: Olahraga & music
E-mail
: ganz_sireum@yahoo.com
B. Riwayat pendidikan Formal & Non-Formal
No
1
Nama sekolah
Sekolah Dasar Negeri
lokasi
priode
Bandung
1996-2002
Bandung
2002-2005
Bandung
2005-2008
Bandung
2008-Sekarang
Griba 13/1
2
Sekolah Lanjutan Tingkat
Pertama Negeri 37 Bandung
3
4
Sekolah Menengah Atas
Kartika Siliwangi 3 Bandung
Universitas Komputer
Indonesia (UNIKOM)
1. Curricullum vitae Indonesia
A. Biodata Pribadi
Nama Lengkap
: Muhammad Untari Saefulloh
Tempat & Tanggal Lahir
: Bandung, 14 Mei 1989
Agama
: Islam
Jenis Kelamin
: Laki-Laki
Alamat Lengkap
: Jl.Dago Bengkok No.8 RT.03/01
Kelurahan Ciumbuleuit Kecamatan Cidadap
Kota Bandung 40135
No. Telepon/HP
: 022 2512361/ 08567346489
Motto
: Bersakit sakit dahulu bersenang senang kemudian
Hobby
: Musik
E-mail
: Jckkuy757@Gmail.com
B. Riwayat pendidikan Formal & Non-Formal
No
1
Nama sekolah
Taman Kanak-kanak Dago
lokasi
priode
Bandung
1994-1995
Bandung
1995-2001
Bandung
2001-2004
Bandung
2004-2007
Bandung
2008-Sekarang
Tea House
2
Sekolah Dasar Negeri
Coblong II
3
Sekolah Lanjutan Tingkat
Pertama PGII 1
4
5
Sekolah Menengah Umum
PGII 1
Universitas Komputer
Indonesia (UNIKOM)
1
Bab III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1. Sejarah Perusahaan
Kehadiran kereta api di Indonesia ditandai dengan pencangkulan pertama
pembangunan jalan KA didesa Kemijen Jum'at tanggal 17 Juni 1864 oleh Gubernur
Jenderal Hindia Belanda, Mr. L.A.J Baron Sloet van den Beele. Pembangunan
diprakarsai
oleh
"Naamlooze
Venootschap
Nederlandsch
Indische
Spoorweg
Maatschappij" (NV. NISM) yang dipimpin oleh Ir. J.P de Bordes dari Kemijen menuju
desa Tanggung (26 Km) dengan lebar sepur 1435 mm. Ruas jalan ini dibuka untuk
angkutan umum pada Hari Sabtu, 10 Agustus 1867.
Keberhasilan swasta, NV. NISM membangun jalan KA antara Kemijen - Tanggung,
yang kemudian pada tanggal 10 Februari 1870 dapat menghubungkan kota Semarang Surakarta (110 Km), akhirnya mendorong minat investor untuk membangun jalan KA
didaerah lainnya. Tidak mengherankan, kalau pertumbuhan panjang jalan rel antara
1864 - 1900 tumbuh dengan pesat. Kalau tahun 1867 baru 25 km, tahun 1870 menjadi
110 km, tahun 1880 mencapai 405 km, tahun 1890 menjadi 1.427 km dan pada tahun
1900 menjadi 3.338 km.
2
Gambar 3.1. Foto Kereta Api Tahun 1984
Selain di Jawa, pembangunan jalan KA juga dilakukan di Aceh (1874),
Sumatera Utara (1886), Sumatera Barat (1891), Sumatera Selatan (1914), bahkan tahun
1922 di Sulawasi juga telah dibangun jalan KA sepanjang 47 Km antara Makasar Takalar, yang pengoperasiannya dilakukan tanggal 1 Juli 1923, sisanya Ujungpandang Maros belum sempat diselesaikan. Sedangkan di Kalimantan, meskipun belum sempat
dibangun, studi jalan KA Pontianak - Sambas (220 Km) sudah diselesaikan. Demikian
juga di pulau Bali dan Lombok, juga pernah dilakukan studi pembangunan jalan KA.
Sampai dengan tahun 1939, panjang jalan KA di Indonesia mencapai 6.811 km. Tetapi,
pada tahun 1950 panjangnya berkurang menjadi 5.910 km, kurang lebih 901 km raib,
yang diperkirakan karena dibongkar semasa pendudukan Jepang dan diangkut ke Burma
untuk pembangunan jalan KA disana.
Jenis jalan rel KA di Indonesia semula dibedakan dengan lebar sepur 1.067 mm;
750 mm (di Aceh) dan 600 mm dibeberapa lintas cabang dan tram kota. Jalan rel yang
dibongkar semasa pendudukan Jepang (1942 - 1943) sepanjang 473 km, sedangkan
3
jalan KA yang dibangun semasa pendudukan Jepang adalah 83 km antara Bayah Cikara dan 220 km antara Muaro - Pekanbaru. Ironisnya, dengan teknologi yang
seadanya, jalan KA Muaro - Pekanbaru diprogramkan selesai pembangunannya selama
15 bulan yang memperkerjakan 27.500 orang, 25.000 diantaranya adalah Romusha.
Jalan yang melintasi rawa-rawa, perbukitan, serta sungai yang deras arusnya ini, banyak
menelan korban yang makamnya bertebaran sepanjang Muaro - Pekanbaru.
Setelah kemerdekaan Indonesia diproklamirkan pada tanggal 17 Agustus 1945,
karyawan KA yang tergabung dalam "Angkatan Moeda Kereta Api" (AMKA)
mengambil alih kekuasaan perkeretaapian dari pihak Jepang. Peristiwa bersejarah yang
terjadi pada tanggal 28 September 1945, pembacaan pernyataan sikap oleh Ismangil dan
sejumlah anggota AMKA lainnya, menegaskan bahwa mulai tanggal 28 September
1945 kekuasaan perkeretaapian berada ditangan bangsa Indonesia. Orang Jepang tidak
diperkenankan lagi campur tangan dengan urusan perkeretaapian di Indonesia. Inilah
yang melandasi ditetapkannya 28 September 1945 sebagai Hari Kereta Api di
Indonesia, serta dibentuknya "Djawatan Kereta Api Republik Indonesia" (DKARI).
4
Tabel 3.1
Ringkasan Sejarah Perkeretaapian Indonesia
5
3.2. Zaman hindia belanda
Pada zaman hindia belanda terdapat dua macam perusahaan kereta api di
Indonesia yaitu perusahaan kereta api Negara SS dan perusahaan kereta api swasta yang
tergabung dalam VS Perusahaan kereta api Negara SS mulai beroperasi sejak tahun
1878 dari Surabaya ke lamongan dan akhirnya meliptui wilayah jawa timur , jawa
tengah , daerah istimewa Yogyakarta, Jakarta , jawa barat , aceh , Sumatra barat ,
sumatera selatan, dan lampung. Perusahaan kereta api negaraSS berkantor pusat di
bandung (sekarang menjadi kantor Pusat P>T Kereta api (persero) di jalan Perintis
kemerdekaan NO. 1 bandung)
Perusahaan kereta api swasta mulai beroperasi sejak tahun 1867 dari semarang
ke tanggung oleh NIS. Kemudian wilayah operasi NIS meluas ke seluruh jawa tengah,
daerah istimewa Yogyakarta dan jawa timur. Di Indonesia NIS berkantor pusat di
semarang yang sampai sekarang dikenal dengan gedung lawang sewu. Melihat
keberhasilan NIS maka selanjutnya bermunculan perusahaan – perusahaan kereta api
swasta lainnya yang beroperasi di wilayah jawa tengah, daerahistimewa Yogyakarta,
jawa barat, dan jawa timur termasuk Madura. Jumlah perusahaan kereta api swasta itu
ada 12 perusahaan, yaitu :
6
a. N.V.NIS
b. N.V.SJS
c. N.V.SCS
d. N.V.SDS
e. N.V.OJS
f. N.V.Ps SM
g. N.V.KSM
h. N.V.Pb SM
i. N.V.MSM
j. N.V.MS
k. N.V.Mad SM
l. N.V.DSM
3.3. Masa pendudukan jepang
Pada tanggal 8 maret 1942 pemerintah hindia belanda menyerah tanpa syarat kepada
jepang. Perusahaan kereta api Negara (SS) dan 12 perusahaan kereta api swasta(vs)
pengelolaanya disatukan oleh pemerintah pendudukan jepang dan berkantor pusat di balai
besar kereta api di jalan gereja nomor 1 bandung (sekarang jalan perintis kemerdekaan
nomor 1 bdg). Kereta api di jawa dikuasai oleh angkatan darat jepang diberi nama
RIKUYU SOKYOKU dan dibagi dalam tiga daerah eksploitasi yaitu:
7
a. Seibu kyoku di jawa barat
b. Chubu kyoku di jawa tengah
c. Tobu kyoku di jawa timur
kereta api di Sumatra dikuasai oleh angkatan laut dan di bagi dalam tiga daerah eksploitasi
yaitu:
a. Nanbu sumatora tetsudo di sumatera selatan termasuk lampung
b. Seibu sumatora tetsudo di sumatera barat
c. Kita sumatora tetsudo I aceh dan sumatera utara
3.4. Setelah kemerdekaan
Setelah proklamasi kemerdekaan, pemerintah Indonesia harus segera mengambil
alih kekuasaan kereta api dari jepang. Di jawa tengah dan daerah istimewa Yogyakarta
pengambil alihan kekuasaan kereta api dari jepang dilakukan pada tanggal 20 agustus
1945.Di Jakarta dan jawa barat dilakukan tanggal 04 september 1945 dan hasil pengambil
alihan kekuasaan kereta api di Jakarta dan di jawa barat ini disebar luaskan dengan surat
kawat ke seluruh jawa. Pengambilalihan balai besar kereta api di bandung dilakukan
tanggal 28 september 1945, kemudian tanggal 28 september 1945 ini di kukuhkan dan
diperingati setiap tahun sebagai HARI KERETA API INDONESIA. Di jawa timur
dilakukan tanggal 30 september 1945. Di aceh dilakukan tanggal 30 september 1945. Di
8
sumatera selatan dan lampung dilakukan pada tanggal 01 oktober 1945. Di sumatera barat
dilakukan tanggal 01 oktober 1945. Di sumatera utara dilakukan tanggal 03 oktober 1945.
Setelah perusahaan kereta api Negara (SS) dan perusahaan kereta api swasta (VS)
diambil allih dari jepang, selanjutnya berdasarkan maklumat kementrian perhubungan
republic Indonesia nomor 1/KA tanggal 23 oktober 1946 perusahaan kereta api dikelola
oleh djawatan kereta api republic Indonesia.
Pada masa perjuangan revolusi fisik dengan datangnya kembali belanda bersama
sekutu, kekuasaan kereta api terpecah dua. Di daerah-daerah yang dikuasai oleh republic,
kereta api dioperasikan oleh DKARI. Sedangkan d daerah –daerah yang diduduki kembali
oleh belanda, kereta api dioperasikan olehSS dan VS.
Setelah terjadi pengakuan kedaulatan, maka perusahaankereta api dikuasai kembali
oleh pemerintahan republic Indonesia. Berdasarkan surat keputusan menteri perhubungan,
tenaga dan pekerjaan umum republic Indonesia tanggal 6 januari 1950 DKARI dan SS serta
VS digabung menjadi satu djawatan dengan nama djawatan kereta api(DKA). Tempat
kedudukan DKA ialah di bandung.
Semua pegawai dan pekerja dari DKARI dan SS/VS , yang pada tanggal 31
desember 1949 masih menjadi pegawai/pekerja dari DKARI atau SS/VS mulai tanggal 1
januari 1950 menjadi pegawai/pekerja dari DKA dan menjadi tanggungan dari DKA.
Semua kekayaan, hak” dan kewajiban dari DKARI dan SS/VS mulai tanggal 1 januari 1950
di operasikan oleh DKA.
9
Pada tahun 1963 berdasarkan peraturan pemerintah republic Indonesia nomor 22
tahun 1963 djawatan kereta api (DKA) di ubah menjadi PERUSAHAAN NEGARA
KERETA API (PNKA). Pada tahun 1971 berdasarkan peraturan pemerintahan republic
Indonesia nomor 61 tahun 1971 perusahaan Negara kereta api (PNKA) di ubah menjadi
Perusahaan Jawatan Kereta Api(PJKA).
Pada tahun 1990 berdasarkan peraturan pemerintah republic Indonesia nomor 57
tahun 1990 perusahaan jawatan kereta api(PJKA) di ubah menjadi perusahaan umum kereta
api (PERUMKA).sebagai pengganti peraturan perundang-undangan produk pemerintahan
hindia belanda telah dikeluarkan undang-undang no.13 tahun 1992 tentang perkereta apian
dan peraturan pemerintah no.69 tahun 1998 tentang prasarana dan sarana kereta api.
Pada tahun 1998 berdasarkan peraturan pemerintah republik Indonesia nomor 19
tahun 1998 perusahaan umum kereta api (PERUMKA) di ubah menjadi PT KERETA API
(persero)
3.5. Bidang Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Dalam pelaksanaan praktek kerja lapangan di PT. Kereta Api (Persero) Kantor
Pusat Bandung yang di mulai sejak tanggal 5 juli s/d 31 Juli penulis di tempatkan di bagian
dokumen aset.
10
3.6. Laporan Realisasi Sistem Penyimpanan Dokumen Aset pada PT.Kereta Api
Indonesia(Persero).
Dalam membuat laporan realisasi system penyimpanan aset Pada PT.Kereta
Api(Persero) melalui proses penyusunan sebagai berikut:
1. Mengumpulkan dokumen Grondkaart dari banker.
2. Memasukan Grondkaart kedalam mesin laminating
3. Grondkaart yang akan di digitasi di scan terlebih dahulu
4. Grondkaart yang sudah di scan dalam bentuk raster (jpg) lalu di digitasi menggunakan
software Autocad Map
5. Hasil di digitasi di overlay sampai terbentuk peta digital lintas tanah aset PT. Kereta
Api (Persero).
11
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat Bandung
12
3.7. Pembagian Tugas Pegawai UNIT BERKAS DAN DOKUMEN KEPEMILIKAN
ASET
1. Memperhatikan Tupoksi Manager dan Dokumen Kepemilikan Aset sesuai SK
Direksi No. Kep.U/OT.003/VI/1/KA-2009,tanggal 05 Juni 2009.
2. Mengingat sudah lengkapnya formasi jabatan di unit kerja berkas dan dokumen
kepemilikan asset maka perlu pengaturan kembali tuygas pokok masing – masing
pegawai dimaksud.
Adapun pembagian tugas sebagai berikut :
a. Yunior Manager Dokumen Tanah (Suryadi).
Menata arsip dokumen – dokumen yang berkaitan dengan bukti kepemilikan
asset tanah.
b. Yunior Managaer Bangunan (Yayat Suyatna).
Menata arsip dokumen-dokumen yang berkaitan dengan bukti kepemilikan
banguynan(rumah dinas dan bangunan dinas).
c. Yunior Manager Dokumen Prasarana Jalan Rel dan jembatan (Mujiono).
Menata arsip dokumen-dokumen yyang berkaitan dengan kepemilikan asset
jalan rel dan jembatan.
13
d. Yunior Manager Dokumen Sarana dan Sintelis (Irwan).
Menata arsip Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sarana dan sintelis.
e. Staf Yanuarso Suprayogi
Membantu tugas – tugas Manager dan semua Yunior Manger di bidang
administrasi yang bersifat teknis.
f. Staf Ida Kodariah
Membantu tugas – tugas Manager dan semua Yunior Manager du bidang
administrasi yang bersifat umum dan berumahtanggaan.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT.Kereta Api Indonesia(Persero) adalah segala sesuatu yang berkaitan tentang
sarana prasarana dan fasilitas kereta api untuk penyelnggaraan angkutan kereta api yang
disusun dalam satu system dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Republik
Indonesia dan menetapkan Undang Undang Tentang Perkeretaapian, bahwa tranportasi
mempunyai peranan penting dan strategis untuk memantapkan perwujudan wawasan
nusantara, memperkukuh ketahanan nasional,dan mempererat hubungan antar bangsa
dalam usaha mencapai tujuan nasional berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar
1945 bahwa perkeretaapian sebagai salah satu moda tranportasi tidak dapat dipisahkan dari
moda-moda tranportasi lain yang ditata dalam sistem tranportasi nasional,mempunyai
karakteristik
pengangkutan
secara
masal
dan
keunggulan
tersendiri,perlu
lebih
dikembangkan potensinya dan ditingkatkan perananya sebagai penghubung wilayah baik
nasional
maupun
internasional,
sebagai
penunjang,
pendorong,
dan
penggerak
pembangunan nasional demi peningkatan kesejahteraan rakyat Tanah pemerintah yaitu
tanah yang merupakan aset instansi pemerintah (departemen/lembaga negara), aset BUMN
atau aset Pemerintah Daerah.
Dokumen Aset adalah arsip penting dalam sebuah perusahaan baik swasta maupun
perusahaan pemerintah. Berbicara tentang dokument aset tentu saja berhubungan dengan
peyimpanan dokumen tersebut. Dewasa ini semakin banyak perusahan yang tidak
memperhatikan bagaimana penyimpanan dokumen tersebut secara aman dan terpelihara
dengan baik. Karena dokumen dalam sebuah perusahaan merupakan sarana atau alat untuk
mendapatkan informasi yang dibutuhkan di masa mendatang yang akan dijadikan sebagai
referensi pengembangan sistem atau kepentingan lainya. Penyimpanan dokumen yang baik
akan menunjang kinerja para petugas atau pihak – pihak lain yang membutuhkan dokumen
tersebut. Maka dari itu, Penulis tertarik memilih judul “Analisis Sistem Penyimpanan
Dokumen Aset pada PT.Kereta Api Indonesia(Persero) Kantor Pusat Bandung“.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
1.2.1. Identifikasi Masalah
Belum efektif nya penyimpanan asset pada PT.Kereta Api Indonesia(Persero)
Kantor Pusat Bandung.
1.2.2. Rumusan Masalah
Bagaimana sistem penyimpanan dokumen aset
pada PT.Kereta Api
Indonesia(Persero) Kantor Pusat Bandung.
1.3 Kegunaan Praktek Kerja Lapangan
Adapun kegiatan praktek kerja lapangan yang dilaksanakan adalah
merupakan
upaya pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam ruang lingkup sistem
informasi yang akan bermanfaat bagi:
1. Bagi Penulis
Penulis memperoleh pengalaman, menambah wawasan dan pengetahuan terutama
dalam penyusunan laporan realisasi tanah asset intansi pemerintah kereta api. Selain itu
penulis bisa mengetahui berapa banyak tanah asset intansi pemerintah yang ada pada
PT.Kereta Api Indonesia(Persero).
2. Bagi Instansi
Dengan adanya kegiatan Praktek Kerja Lapangan, intansi merasakan manfaat yang
sangat besar karena dibantu dalam menyelesaikan tugas-tugas kelembagaan secara umum
terutama pada bidang perarsipan dalam membuat laporan realisasi tanah asset pemerintah
kereta api serta menjadi bahan evaluasi dalam meningkatkan kualitas kerja.
3. Bagi Unikom
Kegunaan praktek kerja lapangan bagi unikom untuk melatih/ mendidik mahasiswa
agar bisa mengaplikasikan teori yang di dapatkan di bangku kuliah ke dalam praktek
lapangan.
a. Program Studi Manajemen Informatika
Agar bisa membuat suatu perencanaan yang dilaksanakan di masa mendatang/pedoman
bagi mahasiswa/i studi Manajemen Informatika dalam mengelola tanah asset
pemrintah untuk satu periode di masa yang akan datang;
b. Fakultas Teknik
Kegunaan praktek kerja lapangan bagi fakultas tekhnik agar bisa membantu instansi
pemerintah dalam menginput data ke dalam aplikasi komputer.
1.4. Batasan Masalah
Permasalahan yang akan diuraikan pada penulisan laporan ini adalah tentang
bagaimana sistem penyimpanan dokumen asset pada PT.Kereta Api Indonesia(Persero)
Kantor Pusat Bandung.
1.5. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan
a. Maksud Praktek Kerja Lapangan
Maksud dilakukan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk menganalisis sistem
yang sedang berjalan pada PT.Kereta Api Indonesia(Persero) Kantor Pusat Bandung.
b. Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Tujuan dilakukan Praktek Kerja Lapangan untuk memberi nomor atau Abjad
pada dokumen-dokumen sesuai tahun pembuatan dokumen itu, sehingga tempat
penyimpanan nya tersusun sehingga tidak sulit bila mencari dokumen/asset penting.
1.6. Metode Praktek Kerja Lapangan
Metode yang digunakan penulis dalam praktek kerja lapangan ini adalah metode
block release. Metode block release adalah pelaksanaan praktek kerja lapangan yang
dilakukan dalam satu periode penuh. Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh
penulis untuk mendapatkan dan mengumpulkan data adalah sebagai berikut:
1.6.1. Studi Lapangan (field research)
Studi Lapangan dilakukan dengan cara:
a) Observasi
Dengan menggunakan metode observasi lapangan langsung, penulis melakukan
pengamatan secara langsung mengenai kegiatan dan kondisi intansi/ perusahaan
tempat penulis melakukan praktek kerja lapangan terutama pada bagian
penyusunan laporan realisasi tanah asset instansi pemerintah.
b) Wawancara (interview)
Penulis mengadakan tanya jawab secara langsung baik secara formal maupun non
formal dengan pihak-pihak yang terkait dalam permasalahan yang akan dibahas
dalam penulisan laporan kerja paktek, yaitu mengenai laporan tanah asset instansi
pemerintah PT.KeretaApi Indonesia(Persero) Kantor Pusat Bandung.
c) Dokumentasi
Dokumen yang terkait dalam laporan tanah asset instansi Pemerintah
pada
PT.Kereta Api Indonesia(Persero) Kantor Pusat Bandung.
1.7. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
Adapun lokasi dan waktu yang penulis lakukan selama praktek kerja lapangan
adalah sebagai berikut:
1.7.1.Lokasi Praktek Kerja Lapangan
Pelaksanaan Praktek kerja lapangan dilakukan di KANTOR PUSAT
JL.PERINTIS KEMERDEKAAN NOMOR 1 BANDUNG.
1.7.2. Waktu Praktek Kerja Lapangan
Waktu pelaksanaan praktek kerja lapangan yang dilaksanakan dari tanggal 5
Juli 2010 sampai dengan 31 Juli 2010 adalah disesuaikan dengan standar jam kerja
efektif yang diberlakukan pada Kantor Pusat.
Tabel 1.1 Aktivitas Praktek Kerja Lapangan dan Kantor
No
Keterangan
Hari
Waktu
1.
Aktivitas Praktek Kerja
Lapangan dan kantor
Senin - Jumat
07.30 WIB - 15.30 WIB
09.00 WIB - 14.00 WIB
2.
Istirahat
-
12.00 WIB - 13.00 WIB
3.
Libur
Sabtu - Minggu
Tabel 1.2 Time Schedule Praktek Kerja Lapangan
No
1
2
3
Keterangan
Persiapan
a. Surat
menyurat
b. Mencari lokasi
praktek kerja
lapangan
c. Penjejakan
lokasi praktek
kerja lapangan
d. Pembuatan
proposal
Pelaksanaan
a. Pembinaan
b. Magang
praktek kerja
lapangan
Pelaporan
a.Membuat
laporan
praktek kerja
lapangan
b.Pengumpulan
laporan
praktek kerja
lapangan
Juni
2010
Juli
2010
Bulan/ Tahun
Agustus September
2010
2010
Oktober
2010
Bab II
Landasan Teori
2.1. Pengertian Dokumen
Dokumen adalah Segala jenis catatan tertulis, gambar atau rekaman yang berkaitan
dengan keperluan pengelolaan baik bersifat hardcopy ataupun softcopy.
2.2. Pengertian Aset
Aset adalah manfaat ekonomik masa datang yang cukup pasti atau diperoleh atau
dikuasai/dikendalikan oleh suatu entitas akibat transaksi atau kejadian masa lalu.)
2.3. Fungsi Dokumen
a.Dokumen berfungsi sebagai alat komunikasi. Dalam sebuah dokumen termuat informasiinformasi penting untuk melaksanakan pekerjaan, contohnya dokumen perencanaan,daftar
sediaan, riwayat pelatihan.
b.Dokumen berfungsi sebagai alat bukti. Seorang inspektor dapat menunjukkan butki bahwa
ia telah melakukan inspeksi barang dengan menunjukkan checksheet pemeriksaan barang.
c.Dokumen berfungsi sebagai "knowledge sharing". Dengan menggunakan drawing yang
terdahulu, misalnya, seorang designer dapat mengembangkan produk barunya.
2.4. Tujuan Dokumen
Tujuannya untuk menjamin bahwa dokumen yang tersedia dan beredar di perusahaan
adalah dokumen yang terkini (up-date) dan telah disahkan sebagai dokumen yang berlaku.
2.5. Efisiensi Pengelolaan Dokumen Perusahaan
Pada pokoknya tujuan mencapai efisiensi yang diatur dalam Undang-Undang Dokumen
Perusahaan terlihat dalam ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
2.5.1. Jangka waktu simpan
Pasal 11 Undang-undang Dokumen perusahaan menentukan bahwa catatan, bukti
pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan wajib disimpan selama 10
(sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
Ketentuan ini merubah kewajiban penyimpanan dokumen perusahaan yang di atur dalam
Kitab Undang-Undang Hukum Dagang, yakni selama 30 (tiga puluh) tahun.
Menurut Undang-Undang Dokumen perusahaan pengertian dari catatan terdiri dari
neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian atau
setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang
berkaitan dengan kegian usaha suatu perusahaan. Dan pengertian dari bukti pembukuan
terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi
perubahan kekayaan, utang dan modal. Sedangkan data pendukung administrasi
keuangan merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk di
gunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan, yang terdiri
dari data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan misalnya rekening
antara kantor, rekening harian atau rekening mingguan.
2.6. Sasaran utama sistem manajemen dokumen
adalah membantu efektifitas dan efesiensi manajemen dokumen perusahaan, memberikan
staf organisasi dan juga pelanggan informasi relevan, tepat waktunya dengan biaya sekecil
mungkin. Sasaran ini berhubungan dengan:
Menyimpan dokumen yang diperlukan oleh undang-undang atau aturan pemerintah:
1.
Memelihara dokumen vital;
2.
Menjaga dokumen yang berisi informasi tentang masa lalu organisasi;
3.
Memberikan dokumen yang dibutuhkan dalam kasus yang menyangkut hukum;
4.
Menyimpan dokumen yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan;
5.
Memenuhi kebutuhan pelanggan organisasi akan informasi yang absah.
2.7. Manfaat Manajemen Dokumen
1. Mengikuti peraturan dan undang-undang yang berlaku dalam hal pengolahan dokumen
2. Melindungi dokumen penting atau vital perusahaan dari kerusakan, kebocoran,
kehilangan atau penyalagunaan yang berdampak sangat merugikan organisasi;
3. Mengurangi kebutuhan terhadap peralatan dan ATK
4. memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan dengan cepat dan tepat;
5. Menghemat kebutuhan ruang penyimpanan.
Staf atau manajer dokumen membina hubungan kerjasama dengan tiap departemen atau
bagian dalam organisasi dan terus membuktikan bahwa kerjasama yang telah dijalin memberikan
banyak manfaat kepada kedua belah pihak. Dalam kaitannya dengan penanganan dokumen,
pemberian tempat penyimpanan dan layanan temu kembali misalnya adalah bentuk manfaat yang
didapat oleh departemen lain dalam kerjasamanya dengan Manajemen Dokumen Perusahaan.
Jika ada manajer yang tidak memahami
program dokumen perusahaan, pelaku
Manjemen Dokumen Perusahaan harus mengatasi ketidaktahuan ini degan mengadakan diskusi
atau presentasi mengenai program manajemen dokumen dengan memberikan kasus-kasus yang
menegambarkan kerugian dan keuntungan yang didapat Jika menerapkan manajemen dokumen
di organisasi.
2.8. Pelaku Manajemen Dokumen Paradigama Baru
Pelatihan dan pendidikan di bidang manajemen dokumen akan mengantarkan pada
pemunculan paradigma baru mengenai seorang pengelola dokumen. Gambaran kareteristik
pengelola dokumen paradigma baru adalah sebagai berikut:
2.9. Dokumen Sebagai Alat Pembuktian
Dokumen yang tersimpan rapi seakan-akan tidak mempunyai arti ketika ia disimpan di
tempatnya. Kesan yang muncul pada posisi ini adalah bahwa dokumen tak lebih dari sekumpulan
kata, rekaman suara atau gambar yang ditata sedemikian rupa. Ia akan mempunyai kekuatan
ketika orang mulai mencari dan memakainya untuk tujuan tertentu.
Bagi diri pribadi dokumen mengenai data kelahiran ( surat kenal lahir atau sertifkat
kelahiran) akan menjadi sangat berguna ketika muncul isu mengenai pembagian warisan. Ia bisa
menjadi bukti bahwa si pulan adalah memang benar anak kandung dari pasangan X dan Y.
Nilai dokumen bagi perusahaan adalah sebagi pembuktiaan yang menyangkut ikatan
kontrak, keharusan membayar pajak, kepemilikan suatu benda. Dokumen bisa dianggap sebagai
aset perusahaan yang bersangkutan untuk tetap bertahan.
Informasi yang terekam dalam media tertentu bisa dipakai sebagai alat pembuktian di
pengadilan. Suara rekaman Sri Bintang atau Permadi ketika memberikan cermah bisa dijadikan
dasar pembuktiaan bagi penuntut umum untuk mempengaruhi keputusan hakim. Bukti kontrak
yang disepakati oleh kedua belah pihak yang melakukan tindak bisnis bisa dipakai sebagai bukti
jika salah satu pihak mungkir dari apa yang telah disepakati bersama.
Jika informasi yang terekam dalam otak manusia digunakan sebagai kesaksian dalam
sidang pengadilan maka dokumen bisa jelas berperan sebagai alat pembuktiaan. Kebenaran
informasi yang terekam dalam otak manusia diuji dengan cara mengangkat sumpah atau
menggunakan alat ‘Lie detector’ sedangkan keabsahan dokumen sebagai bahan bukti dinilai dari
originilitas atau keasliaannya. Pada prinsipnya tidak ada tempat atau tidak akan diterima bagi
kesaksian atau pembuktiaan palsu. Akan tetapi kemajuan teknologi bisa menyulitkan pembedaan
antara yang asli dan palsu.
2.10. Dokumen Kertas Sebagai Alat Bukti
Pemakaian uang kertas
sebagai alat
pembayaran yang sah di Indonesia pernah
mengalami ancaman yang serius seiring dengan diketemukannya miliaran rupiah uang palsu
serta ditangkapnya para pelaku pembuatnya. Uang kertas palsu sulit dibedakan dengan aslinya
meskipun memakai alat pendeteksi uang palsu. Keadaan ini jelas menimbulkan suatu keresahan
dan kekhawatiran besar di tengah masyarakat serta menimbulkan keraguan untuk menerima
uang kertas sebagai alat pembayaran yang syah terutama yang mempunyai nilai nominal
10.000, 20.000 dan 50.000 rupiah.
Sementara itu hampir dua tahun belakangan ini kasus pemalsuan ijazah marak di negri
ini. Dimulai berita dari Purwokerto mengenai ijazah S2 dan S3 palsu sampai tudingan kepada
calon wakil rakyat memalsukan ijazah sekolah mereka.
Kesan yang kita lihat disini dari keadaan diatas adalah bahwa kemampuan kertas sebagai
medium penyimpan isi informasi, data dan ilustrasi sehingga dipakai untuk bahan dokumen atau
arsip tidak lagi aman untuk menjaga keaslian atau keotentikan isi kandungan yang ia simpan. Isu
yang paling kontroversial barangkali adalah mengenai Surat Perintah Sebelas Maret
(Supersemar) yang kini hanya diketahui 2 ( dua) salinannya yang berbeda satu dengan yang
lainnya. Akibatnya sampai sekarang para ahli sejarah masih terus berasumsi mengenai mana
yang sebenarnya salinan dari dokumen asli atau otentik dari sebuah surat yang menandai
peralihan kekuasaan dari Orde Lama ke Orde Baru yang pada saat itu tidak bisa kita pungkiri
secar historis mendapat dukungan dan legitimasi penuh dari rakyat Indonesia.
Ada semacam kesepakatan yang tak tertulis dari para ahli mengenai masalah Supersemar
ini yaitu mereka meletakan kesalahan kepada lembaga Sekretariat Negara (Sekneg) karena
dianggap tidak mampu mengelola dan menyimpan dengan baik suatu dokumen yang sangat
penting dalam perjalanan sejarah bangsa Indonesia karena Sekneg tidak memiliki suatu
kebijakan dan prosedur terdokumentasi mengenai proses pembuatan suatu surat keputusan
pemerintah. Keadaan ini ternyata terus berlangsung selama pemerintahan Orde Baru. Kita
banyak melihat kini bahwa banyak surat keputusan-keputusan yang kini dipertanyakan
keabsahannya. Sementara para pejabat yang terlibat saling tuding dan mencoba melepas
tangggungjawab.
Jelas terlihat disini bahwa dokumen kertas juga tidak steril dari manipuilasi isi sehingga
keaslian atau keotentikannya serta keberadaanya menjadi masalah yang besar.
2.11. Dokumen Eletronik Sebagai Alat Bukti Yang Sah
Salah satu tujuan utama dalam pengelolaan dokumen adalah untuk memastikan bahwa
dokumen sebagai bukti kegiatan transaksi dapat tersedia ketika diperlukan. Hal ini
mengisyaratkan bahwa pemeliharaan keaslian isi informasi jauh lebih penting dibandingkan
dengan media informasi. Metode-metode yang diterapkan dalam pemeliharaan harus menjamin
bahwa isi, struktur dan konteks tidak hilang atau kacau seiring dengan majunya waktu.
Dengan demikian eletronik media sebagai alternatif baru penyimpanan data dan informasi
transaksi bisnis sejauh ia mampu mampu melestarikan keaslian isi maka ia secara logika dapat
dipakai sebagai alat pembuktian yang sah.
Masalah yang muncul dari pemakain dokumen elektronik sebagai alat bukti sah adalah
bagaimana menjamin kelestarian keaslian isi data atau informasi yang ada didalamnya
mengingat medium eletronik sangat rentan terhadap terjadinya perubahan-perubahan yang tidak
dapat terdeteksi.
Dengan kata lain perubahan-perubahan yang terjadi pada dokumen elektronik sering
hampir tidak meninggalkan jejak. Keadaan ini tentu saja akan mengundang kontroversikontroversi baru dalam dunia manajemen dokumen jika tidak dipikirkan usaha-usaha yang
maksimal untuk menjaga agar keotentikan isi pada dokumen elektronik dapat dilestariakan atau
dipertahankan selama masa retensinya agar ia dapat diakui sebagai alat bukti yang sah.
2.12 Syarat Dokumen
Untuk menjaga kelestarian keaslian isi sebuah dokuemn elektronik kita harus memahami
secara baik syarat-syarat keaslian sebuah dokumen. Syarat-syarat tersebut adalah:
2.12.1. Otentik
Untuk menunjukkan keotentikan sebuah dokumen, organisasi perusahaan harus
mendokumentasikan dan melaksanakan dengan baik kebijakan dan prosedur yang
mengawasi penciptaan, transmisi, dan pemeliharaan dokumen untuk menjamin bahwa
pencipta dokumen dapat dikenal dan memang mempunyai kewenangan untuk mencipta
dokumen. Dokumen juga harus dijaga dari adanya penambahan, perubahan dan
penghapusan oleh pihak yang tidak berwenang.
2.12.2. Andal
Suatu dokumen dikatakan andal jika isinya dapat dipercaya. Untuk dapat dipercaya
dokumen harus menjadi gambaran yang akurat dan lengkap dari transaksi, aktivitas, atau
fakta yang ada sehingga ia dapat digunakan untuk kegiatan atau transaksi berikutnya.
2.12.3. Bulat
Adalah suatu keharusan bahwa sebuah dokumen terlindungi dari adanya perubahan.
Kebijakan dan prosedur manajemen dokumen harus menjelaskan tambahan atau anotasi
yang mungkin dibuat pada sebuah dokumen sesudah masa penciptaannya. Pada kondisi
apa penambahan atau anotasi diperbolehkan dan siapa yang berwenang untuk
melakukannya. Setiap perubahan atau anotasi yang sah pada dokumen setelah
penciptaanya harus secara jelas tercantum sebagai tambahan atau anotasi.
2.12.4. Siap Pakai
Sebuah dokumen dinyatakan siap pakai jika ia dapat diketahui lokasinya, dapat
ditemukan kembali, dapat diperlihatkan dan dapat ditafsirkan dalam konteks kegiatan
bisnis yang lebih luas.
2.12.5. Akurat, Memadai dan Lengkap
Sebuah
dokumen
harus
dengan
benar
menggambarkan
apa
yang
telah
dikomunikasikan, diputuskan atau dilakukan. Sebuah dokumen harus dapat mendukung
kebutuhan-kebutuhan bisnis yang berhubungan dengannya atau yang menjadikannnya
sebagai alat bukti. Dengan demikian ia dapat digunakan untuk tujuan pertanggungan
jawab.
Dari pemaparan 5 (lima) syarat yang harus dipenuhi oleh sebuah dokumen, jika mereka
dipenuhi semuanya oleh sebuah dokuemn maka jelas bahwa medium apapun yang
diapakai tidaklah menjadi masalah untuk menjadikan sebuah dokumen alat bukti yang
sah. Atau dengan kata lain sebuah dokumen elektronik jelas dapat menjadi alat bukti yang
sah jika 5 syarat dasar sebuah dokumen dipenuhi.
Jika kita melihat kembali kasus Supersemar maka akan jelas disinia bahwa ia
tidak memenuhi ke lima syarat yang harus dipenuhi sebagai dokumen atau arsip.
Sehingga sampai saat ini kita bisa mengatakan bahwa sebenarnya Supersemar itu tidak
ada.
1
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1. Prosedur Penyimpanan
· Bagian ESDA memeriksa dokumen untuk diserahkan ke Manajer dan di
validasi.
· Manajer memeriksa apakah dokumen sudah lengkap dan layak untuk
disimpan, jika dokumen kurang lengkap maka dokumen tersebut
dikembalikan ke bagian ESDA untuk di lengkapi. Jika dokumen sudah
lengkap maka dokumen tersebut bisa langsung disimpan.
Berikut flowmap yang sedang berjalan di perusahaan tersebut :
2
4.1.1. Gambar Arus Data
FLO W M AP
ESDA
MANAGER
DOKUM EN
DOKUM EN
DOKUM EN
P e rik s a
dokum en
DOKUM EN
DOKUM EN
K e te ra n g a n S y m b o l :
= D o k u m e n /a s s e t
S y m b o l 4 .1 d o k u m e n
= S e le k s i K o n d is i
S y m b o l 4 .1 S e le k s i
Gambar 4.1.1. Gambar Flowmap
3
4.1.2. Konteks Diagram
Diagram Konteks yang sedang berjalan pada sistem penyimpanan
dokumen/aset pada PT.Kereta Api Indonesia(Persero) sebagai berikut :
Keterangan Symbol :
= Proses sistem yang berjalan
= Entitas /terminator
Symbol 4.1.2 proses sistem
Symbol 4.1.2 entitas
= Arus Data
Symbol 4.1.2 Arus Data
4
Gambar 4.1.2. Kontek Diagram
4.1.3. Data Flow diagram
DFD
Data_Invalid
Data_dokumen
Manager
ESDA
Input_Data
Sistem Informasi
Dokumen/Aset
Informasi_Data_PT KAI
Keterangan symbol :
= Proses sistem yang berjalan
Symbol 4.1.3 proses sistem
Data_Valid
5
= Entitas /terminator
Symbol 4.1.3 entitas
= Arus Data
Symbol 4.1.3 Arus Data
Gambar 4.1.3 Data Flow Diagram(DFD)
6
BAB V
Kesimpulan Dan Saran
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang dijelaskan oleh penulis, maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut :
1.Sistem penyimpanan yang di gunakan pada PT.Kereta Api Indonesia(Persero)
yaitu dengan memberi nomor atau Abjad pada dokumen-dokumen sesuai tahun
pembuatan dokumen itu, sehingga tempat penyimpanan nya tersusun sehingga
tidak sulit bila mencari dokumen/asset penting.
2.Sistem pencarian dokumen terbilang kurang efektif dikarenakan belum
terkomputerisasi dengan baik.
5.2 Saran
Setelah penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan pada PT.Kereta Api
Indonesia(Persero) penulis ingin memberikan saran-saran adalah sebagai berikut :
1.Dalam proses pengambilan dokumen/aset penting di butuhkan pegawai yang
teliti agar tidak terjadi kesalahan.
2.Kembangkan security pada komputer agar keamanan dokumen-dokumen
penting terjaga.
ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN/ASET
PADA PT.KERETA API INDONESIA(Persero)
KANTOR PUSAT BANDUNG
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Mata Kuliah Praktek Kerja Lapangan Jenjang Diploma III
Program Studi Manajemen Informatika
Oleh:
M.Gunawan
NIM. 10908005
Muhammad Untari Saefulloh
NIM. 10908017
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
2010
i
DAFTAR PUSTAKA
Erlandsson, Alf. 1996. Electronic Records Management: A Literature Review, ICA
Studies,
Pederson, Ann. 1996. An Electronic Records Management Reader, Part One:
Topic 1-6 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of
New South Wales.
Pederson, Ann. 1996. An Electronic Records Management Reader, Part two:
Topic 7-9 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of
New South Wales.
Schwartz, Candy. 1993. Records Management and LibraryAblex Publishing, New
Jersey
http://sijenius.wordpress.com/2008/08/25/aset-sekilas-tentang-aset/20 Agustus 2010
A. Bodata Pribadi
Nama Lengkap
: M.GUNAWAN
Tempat & Tanggal Lahir
: Bandung, 25 Desember 1990
Agama
: Islam
Jenis Kelamin
: Laki-Laki
Alamat Lengkap
: Jl. Cikampek 7 no. 41 RT 02 RW 07
Antapani Bandung
No. Telepon/HP
: 022-7212441 / 085721817175
Motto
: Ikhlas dan terus berusaha
Hobby
: Olahraga & music
: ganz_sireum@yahoo.com
B. Riwayat pendidikan Formal & Non-Formal
No
1
Nama sekolah
Sekolah Dasar Negeri
lokasi
priode
Bandung
1996-2002
Bandung
2002-2005
Bandung
2005-2008
Bandung
2008-Sekarang
Griba 13/1
2
Sekolah Lanjutan Tingkat
Pertama Negeri 37 Bandung
3
4
Sekolah Menengah Atas
Kartika Siliwangi 3 Bandung
Universitas Komputer
Indonesia (UNIKOM)
1. Curricullum vitae Indonesia
A. Biodata Pribadi
Nama Lengkap
: Muhammad Untari Saefulloh
Tempat & Tanggal Lahir
: Bandung, 14 Mei 1989
Agama
: Islam
Jenis Kelamin
: Laki-Laki
Alamat Lengkap
: Jl.Dago Bengkok No.8 RT.03/01
Kelurahan Ciumbuleuit Kecamatan Cidadap
Kota Bandung 40135
No. Telepon/HP
: 022 2512361/ 08567346489
Motto
: Bersakit sakit dahulu bersenang senang kemudian
Hobby
: Musik
: Jckkuy757@Gmail.com
B. Riwayat pendidikan Formal & Non-Formal
No
1
Nama sekolah
Taman Kanak-kanak Dago
lokasi
priode
Bandung
1994-1995
Bandung
1995-2001
Bandung
2001-2004
Bandung
2004-2007
Bandung
2008-Sekarang
Tea House
2
Sekolah Dasar Negeri
Coblong II
3
Sekolah Lanjutan Tingkat
Pertama PGII 1
4
5
Sekolah Menengah Umum
PGII 1
Universitas Komputer
Indonesia (UNIKOM)
1
Bab III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1. Sejarah Perusahaan
Kehadiran kereta api di Indonesia ditandai dengan pencangkulan pertama
pembangunan jalan KA didesa Kemijen Jum'at tanggal 17 Juni 1864 oleh Gubernur
Jenderal Hindia Belanda, Mr. L.A.J Baron Sloet van den Beele. Pembangunan
diprakarsai
oleh
"Naamlooze
Venootschap
Nederlandsch
Indische
Spoorweg
Maatschappij" (NV. NISM) yang dipimpin oleh Ir. J.P de Bordes dari Kemijen menuju
desa Tanggung (26 Km) dengan lebar sepur 1435 mm. Ruas jalan ini dibuka untuk
angkutan umum pada Hari Sabtu, 10 Agustus 1867.
Keberhasilan swasta, NV. NISM membangun jalan KA antara Kemijen - Tanggung,
yang kemudian pada tanggal 10 Februari 1870 dapat menghubungkan kota Semarang Surakarta (110 Km), akhirnya mendorong minat investor untuk membangun jalan KA
didaerah lainnya. Tidak mengherankan, kalau pertumbuhan panjang jalan rel antara
1864 - 1900 tumbuh dengan pesat. Kalau tahun 1867 baru 25 km, tahun 1870 menjadi
110 km, tahun 1880 mencapai 405 km, tahun 1890 menjadi 1.427 km dan pada tahun
1900 menjadi 3.338 km.
2
Gambar 3.1. Foto Kereta Api Tahun 1984
Selain di Jawa, pembangunan jalan KA juga dilakukan di Aceh (1874),
Sumatera Utara (1886), Sumatera Barat (1891), Sumatera Selatan (1914), bahkan tahun
1922 di Sulawasi juga telah dibangun jalan KA sepanjang 47 Km antara Makasar Takalar, yang pengoperasiannya dilakukan tanggal 1 Juli 1923, sisanya Ujungpandang Maros belum sempat diselesaikan. Sedangkan di Kalimantan, meskipun belum sempat
dibangun, studi jalan KA Pontianak - Sambas (220 Km) sudah diselesaikan. Demikian
juga di pulau Bali dan Lombok, juga pernah dilakukan studi pembangunan jalan KA.
Sampai dengan tahun 1939, panjang jalan KA di Indonesia mencapai 6.811 km. Tetapi,
pada tahun 1950 panjangnya berkurang menjadi 5.910 km, kurang lebih 901 km raib,
yang diperkirakan karena dibongkar semasa pendudukan Jepang dan diangkut ke Burma
untuk pembangunan jalan KA disana.
Jenis jalan rel KA di Indonesia semula dibedakan dengan lebar sepur 1.067 mm;
750 mm (di Aceh) dan 600 mm dibeberapa lintas cabang dan tram kota. Jalan rel yang
dibongkar semasa pendudukan Jepang (1942 - 1943) sepanjang 473 km, sedangkan
3
jalan KA yang dibangun semasa pendudukan Jepang adalah 83 km antara Bayah Cikara dan 220 km antara Muaro - Pekanbaru. Ironisnya, dengan teknologi yang
seadanya, jalan KA Muaro - Pekanbaru diprogramkan selesai pembangunannya selama
15 bulan yang memperkerjakan 27.500 orang, 25.000 diantaranya adalah Romusha.
Jalan yang melintasi rawa-rawa, perbukitan, serta sungai yang deras arusnya ini, banyak
menelan korban yang makamnya bertebaran sepanjang Muaro - Pekanbaru.
Setelah kemerdekaan Indonesia diproklamirkan pada tanggal 17 Agustus 1945,
karyawan KA yang tergabung dalam "Angkatan Moeda Kereta Api" (AMKA)
mengambil alih kekuasaan perkeretaapian dari pihak Jepang. Peristiwa bersejarah yang
terjadi pada tanggal 28 September 1945, pembacaan pernyataan sikap oleh Ismangil dan
sejumlah anggota AMKA lainnya, menegaskan bahwa mulai tanggal 28 September
1945 kekuasaan perkeretaapian berada ditangan bangsa Indonesia. Orang Jepang tidak
diperkenankan lagi campur tangan dengan urusan perkeretaapian di Indonesia. Inilah
yang melandasi ditetapkannya 28 September 1945 sebagai Hari Kereta Api di
Indonesia, serta dibentuknya "Djawatan Kereta Api Republik Indonesia" (DKARI).
4
Tabel 3.1
Ringkasan Sejarah Perkeretaapian Indonesia
5
3.2. Zaman hindia belanda
Pada zaman hindia belanda terdapat dua macam perusahaan kereta api di
Indonesia yaitu perusahaan kereta api Negara SS dan perusahaan kereta api swasta yang
tergabung dalam VS Perusahaan kereta api Negara SS mulai beroperasi sejak tahun
1878 dari Surabaya ke lamongan dan akhirnya meliptui wilayah jawa timur , jawa
tengah , daerah istimewa Yogyakarta, Jakarta , jawa barat , aceh , Sumatra barat ,
sumatera selatan, dan lampung. Perusahaan kereta api negaraSS berkantor pusat di
bandung (sekarang menjadi kantor Pusat P>T Kereta api (persero) di jalan Perintis
kemerdekaan NO. 1 bandung)
Perusahaan kereta api swasta mulai beroperasi sejak tahun 1867 dari semarang
ke tanggung oleh NIS. Kemudian wilayah operasi NIS meluas ke seluruh jawa tengah,
daerah istimewa Yogyakarta dan jawa timur. Di Indonesia NIS berkantor pusat di
semarang yang sampai sekarang dikenal dengan gedung lawang sewu. Melihat
keberhasilan NIS maka selanjutnya bermunculan perusahaan – perusahaan kereta api
swasta lainnya yang beroperasi di wilayah jawa tengah, daerahistimewa Yogyakarta,
jawa barat, dan jawa timur termasuk Madura. Jumlah perusahaan kereta api swasta itu
ada 12 perusahaan, yaitu :
6
a. N.V.NIS
b. N.V.SJS
c. N.V.SCS
d. N.V.SDS
e. N.V.OJS
f. N.V.Ps SM
g. N.V.KSM
h. N.V.Pb SM
i. N.V.MSM
j. N.V.MS
k. N.V.Mad SM
l. N.V.DSM
3.3. Masa pendudukan jepang
Pada tanggal 8 maret 1942 pemerintah hindia belanda menyerah tanpa syarat kepada
jepang. Perusahaan kereta api Negara (SS) dan 12 perusahaan kereta api swasta(vs)
pengelolaanya disatukan oleh pemerintah pendudukan jepang dan berkantor pusat di balai
besar kereta api di jalan gereja nomor 1 bandung (sekarang jalan perintis kemerdekaan
nomor 1 bdg). Kereta api di jawa dikuasai oleh angkatan darat jepang diberi nama
RIKUYU SOKYOKU dan dibagi dalam tiga daerah eksploitasi yaitu:
7
a. Seibu kyoku di jawa barat
b. Chubu kyoku di jawa tengah
c. Tobu kyoku di jawa timur
kereta api di Sumatra dikuasai oleh angkatan laut dan di bagi dalam tiga daerah eksploitasi
yaitu:
a. Nanbu sumatora tetsudo di sumatera selatan termasuk lampung
b. Seibu sumatora tetsudo di sumatera barat
c. Kita sumatora tetsudo I aceh dan sumatera utara
3.4. Setelah kemerdekaan
Setelah proklamasi kemerdekaan, pemerintah Indonesia harus segera mengambil
alih kekuasaan kereta api dari jepang. Di jawa tengah dan daerah istimewa Yogyakarta
pengambil alihan kekuasaan kereta api dari jepang dilakukan pada tanggal 20 agustus
1945.Di Jakarta dan jawa barat dilakukan tanggal 04 september 1945 dan hasil pengambil
alihan kekuasaan kereta api di Jakarta dan di jawa barat ini disebar luaskan dengan surat
kawat ke seluruh jawa. Pengambilalihan balai besar kereta api di bandung dilakukan
tanggal 28 september 1945, kemudian tanggal 28 september 1945 ini di kukuhkan dan
diperingati setiap tahun sebagai HARI KERETA API INDONESIA. Di jawa timur
dilakukan tanggal 30 september 1945. Di aceh dilakukan tanggal 30 september 1945. Di
8
sumatera selatan dan lampung dilakukan pada tanggal 01 oktober 1945. Di sumatera barat
dilakukan tanggal 01 oktober 1945. Di sumatera utara dilakukan tanggal 03 oktober 1945.
Setelah perusahaan kereta api Negara (SS) dan perusahaan kereta api swasta (VS)
diambil allih dari jepang, selanjutnya berdasarkan maklumat kementrian perhubungan
republic Indonesia nomor 1/KA tanggal 23 oktober 1946 perusahaan kereta api dikelola
oleh djawatan kereta api republic Indonesia.
Pada masa perjuangan revolusi fisik dengan datangnya kembali belanda bersama
sekutu, kekuasaan kereta api terpecah dua. Di daerah-daerah yang dikuasai oleh republic,
kereta api dioperasikan oleh DKARI. Sedangkan d daerah –daerah yang diduduki kembali
oleh belanda, kereta api dioperasikan olehSS dan VS.
Setelah terjadi pengakuan kedaulatan, maka perusahaankereta api dikuasai kembali
oleh pemerintahan republic Indonesia. Berdasarkan surat keputusan menteri perhubungan,
tenaga dan pekerjaan umum republic Indonesia tanggal 6 januari 1950 DKARI dan SS serta
VS digabung menjadi satu djawatan dengan nama djawatan kereta api(DKA). Tempat
kedudukan DKA ialah di bandung.
Semua pegawai dan pekerja dari DKARI dan SS/VS , yang pada tanggal 31
desember 1949 masih menjadi pegawai/pekerja dari DKARI atau SS/VS mulai tanggal 1
januari 1950 menjadi pegawai/pekerja dari DKA dan menjadi tanggungan dari DKA.
Semua kekayaan, hak” dan kewajiban dari DKARI dan SS/VS mulai tanggal 1 januari 1950
di operasikan oleh DKA.
9
Pada tahun 1963 berdasarkan peraturan pemerintah republic Indonesia nomor 22
tahun 1963 djawatan kereta api (DKA) di ubah menjadi PERUSAHAAN NEGARA
KERETA API (PNKA). Pada tahun 1971 berdasarkan peraturan pemerintahan republic
Indonesia nomor 61 tahun 1971 perusahaan Negara kereta api (PNKA) di ubah menjadi
Perusahaan Jawatan Kereta Api(PJKA).
Pada tahun 1990 berdasarkan peraturan pemerintah republic Indonesia nomor 57
tahun 1990 perusahaan jawatan kereta api(PJKA) di ubah menjadi perusahaan umum kereta
api (PERUMKA).sebagai pengganti peraturan perundang-undangan produk pemerintahan
hindia belanda telah dikeluarkan undang-undang no.13 tahun 1992 tentang perkereta apian
dan peraturan pemerintah no.69 tahun 1998 tentang prasarana dan sarana kereta api.
Pada tahun 1998 berdasarkan peraturan pemerintah republik Indonesia nomor 19
tahun 1998 perusahaan umum kereta api (PERUMKA) di ubah menjadi PT KERETA API
(persero)
3.5. Bidang Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Dalam pelaksanaan praktek kerja lapangan di PT. Kereta Api (Persero) Kantor
Pusat Bandung yang di mulai sejak tanggal 5 juli s/d 31 Juli penulis di tempatkan di bagian
dokumen aset.
10
3.6. Laporan Realisasi Sistem Penyimpanan Dokumen Aset pada PT.Kereta Api
Indonesia(Persero).
Dalam membuat laporan realisasi system penyimpanan aset Pada PT.Kereta
Api(Persero) melalui proses penyusunan sebagai berikut:
1. Mengumpulkan dokumen Grondkaart dari banker.
2. Memasukan Grondkaart kedalam mesin laminating
3. Grondkaart yang akan di digitasi di scan terlebih dahulu
4. Grondkaart yang sudah di scan dalam bentuk raster (jpg) lalu di digitasi menggunakan
software Autocad Map
5. Hasil di digitasi di overlay sampai terbentuk peta digital lintas tanah aset PT. Kereta
Api (Persero).
11
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat Bandung
12
3.7. Pembagian Tugas Pegawai UNIT BERKAS DAN DOKUMEN KEPEMILIKAN
ASET
1. Memperhatikan Tupoksi Manager dan Dokumen Kepemilikan Aset sesuai SK
Direksi No. Kep.U/OT.003/VI/1/KA-2009,tanggal 05 Juni 2009.
2. Mengingat sudah lengkapnya formasi jabatan di unit kerja berkas dan dokumen
kepemilikan asset maka perlu pengaturan kembali tuygas pokok masing – masing
pegawai dimaksud.
Adapun pembagian tugas sebagai berikut :
a. Yunior Manager Dokumen Tanah (Suryadi).
Menata arsip dokumen – dokumen yang berkaitan dengan bukti kepemilikan
asset tanah.
b. Yunior Managaer Bangunan (Yayat Suyatna).
Menata arsip dokumen-dokumen yang berkaitan dengan bukti kepemilikan
banguynan(rumah dinas dan bangunan dinas).
c. Yunior Manager Dokumen Prasarana Jalan Rel dan jembatan (Mujiono).
Menata arsip dokumen-dokumen yyang berkaitan dengan kepemilikan asset
jalan rel dan jembatan.
13
d. Yunior Manager Dokumen Sarana dan Sintelis (Irwan).
Menata arsip Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sarana dan sintelis.
e. Staf Yanuarso Suprayogi
Membantu tugas – tugas Manager dan semua Yunior Manger di bidang
administrasi yang bersifat teknis.
f. Staf Ida Kodariah
Membantu tugas – tugas Manager dan semua Yunior Manager du bidang
administrasi yang bersifat umum dan berumahtanggaan.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT.Kereta Api Indonesia(Persero) adalah segala sesuatu yang berkaitan tentang
sarana prasarana dan fasilitas kereta api untuk penyelnggaraan angkutan kereta api yang
disusun dalam satu system dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Republik
Indonesia dan menetapkan Undang Undang Tentang Perkeretaapian, bahwa tranportasi
mempunyai peranan penting dan strategis untuk memantapkan perwujudan wawasan
nusantara, memperkukuh ketahanan nasional,dan mempererat hubungan antar bangsa
dalam usaha mencapai tujuan nasional berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar
1945 bahwa perkeretaapian sebagai salah satu moda tranportasi tidak dapat dipisahkan dari
moda-moda tranportasi lain yang ditata dalam sistem tranportasi nasional,mempunyai
karakteristik
pengangkutan
secara
masal
dan
keunggulan
tersendiri,perlu
lebih
dikembangkan potensinya dan ditingkatkan perananya sebagai penghubung wilayah baik
nasional
maupun
internasional,
sebagai
penunjang,
pendorong,
dan
penggerak
pembangunan nasional demi peningkatan kesejahteraan rakyat Tanah pemerintah yaitu
tanah yang merupakan aset instansi pemerintah (departemen/lembaga negara), aset BUMN
atau aset Pemerintah Daerah.
Dokumen Aset adalah arsip penting dalam sebuah perusahaan baik swasta maupun
perusahaan pemerintah. Berbicara tentang dokument aset tentu saja berhubungan dengan
peyimpanan dokumen tersebut. Dewasa ini semakin banyak perusahan yang tidak
memperhatikan bagaimana penyimpanan dokumen tersebut secara aman dan terpelihara
dengan baik. Karena dokumen dalam sebuah perusahaan merupakan sarana atau alat untuk
mendapatkan informasi yang dibutuhkan di masa mendatang yang akan dijadikan sebagai
referensi pengembangan sistem atau kepentingan lainya. Penyimpanan dokumen yang baik
akan menunjang kinerja para petugas atau pihak – pihak lain yang membutuhkan dokumen
tersebut. Maka dari itu, Penulis tertarik memilih judul “Analisis Sistem Penyimpanan
Dokumen Aset pada PT.Kereta Api Indonesia(Persero) Kantor Pusat Bandung“.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
1.2.1. Identifikasi Masalah
Belum efektif nya penyimpanan asset pada PT.Kereta Api Indonesia(Persero)
Kantor Pusat Bandung.
1.2.2. Rumusan Masalah
Bagaimana sistem penyimpanan dokumen aset
pada PT.Kereta Api
Indonesia(Persero) Kantor Pusat Bandung.
1.3 Kegunaan Praktek Kerja Lapangan
Adapun kegiatan praktek kerja lapangan yang dilaksanakan adalah
merupakan
upaya pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam ruang lingkup sistem
informasi yang akan bermanfaat bagi:
1. Bagi Penulis
Penulis memperoleh pengalaman, menambah wawasan dan pengetahuan terutama
dalam penyusunan laporan realisasi tanah asset intansi pemerintah kereta api. Selain itu
penulis bisa mengetahui berapa banyak tanah asset intansi pemerintah yang ada pada
PT.Kereta Api Indonesia(Persero).
2. Bagi Instansi
Dengan adanya kegiatan Praktek Kerja Lapangan, intansi merasakan manfaat yang
sangat besar karena dibantu dalam menyelesaikan tugas-tugas kelembagaan secara umum
terutama pada bidang perarsipan dalam membuat laporan realisasi tanah asset pemerintah
kereta api serta menjadi bahan evaluasi dalam meningkatkan kualitas kerja.
3. Bagi Unikom
Kegunaan praktek kerja lapangan bagi unikom untuk melatih/ mendidik mahasiswa
agar bisa mengaplikasikan teori yang di dapatkan di bangku kuliah ke dalam praktek
lapangan.
a. Program Studi Manajemen Informatika
Agar bisa membuat suatu perencanaan yang dilaksanakan di masa mendatang/pedoman
bagi mahasiswa/i studi Manajemen Informatika dalam mengelola tanah asset
pemrintah untuk satu periode di masa yang akan datang;
b. Fakultas Teknik
Kegunaan praktek kerja lapangan bagi fakultas tekhnik agar bisa membantu instansi
pemerintah dalam menginput data ke dalam aplikasi komputer.
1.4. Batasan Masalah
Permasalahan yang akan diuraikan pada penulisan laporan ini adalah tentang
bagaimana sistem penyimpanan dokumen asset pada PT.Kereta Api Indonesia(Persero)
Kantor Pusat Bandung.
1.5. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan
a. Maksud Praktek Kerja Lapangan
Maksud dilakukan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk menganalisis sistem
yang sedang berjalan pada PT.Kereta Api Indonesia(Persero) Kantor Pusat Bandung.
b. Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Tujuan dilakukan Praktek Kerja Lapangan untuk memberi nomor atau Abjad
pada dokumen-dokumen sesuai tahun pembuatan dokumen itu, sehingga tempat
penyimpanan nya tersusun sehingga tidak sulit bila mencari dokumen/asset penting.
1.6. Metode Praktek Kerja Lapangan
Metode yang digunakan penulis dalam praktek kerja lapangan ini adalah metode
block release. Metode block release adalah pelaksanaan praktek kerja lapangan yang
dilakukan dalam satu periode penuh. Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh
penulis untuk mendapatkan dan mengumpulkan data adalah sebagai berikut:
1.6.1. Studi Lapangan (field research)
Studi Lapangan dilakukan dengan cara:
a) Observasi
Dengan menggunakan metode observasi lapangan langsung, penulis melakukan
pengamatan secara langsung mengenai kegiatan dan kondisi intansi/ perusahaan
tempat penulis melakukan praktek kerja lapangan terutama pada bagian
penyusunan laporan realisasi tanah asset instansi pemerintah.
b) Wawancara (interview)
Penulis mengadakan tanya jawab secara langsung baik secara formal maupun non
formal dengan pihak-pihak yang terkait dalam permasalahan yang akan dibahas
dalam penulisan laporan kerja paktek, yaitu mengenai laporan tanah asset instansi
pemerintah PT.KeretaApi Indonesia(Persero) Kantor Pusat Bandung.
c) Dokumentasi
Dokumen yang terkait dalam laporan tanah asset instansi Pemerintah
pada
PT.Kereta Api Indonesia(Persero) Kantor Pusat Bandung.
1.7. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
Adapun lokasi dan waktu yang penulis lakukan selama praktek kerja lapangan
adalah sebagai berikut:
1.7.1.Lokasi Praktek Kerja Lapangan
Pelaksanaan Praktek kerja lapangan dilakukan di KANTOR PUSAT
JL.PERINTIS KEMERDEKAAN NOMOR 1 BANDUNG.
1.7.2. Waktu Praktek Kerja Lapangan
Waktu pelaksanaan praktek kerja lapangan yang dilaksanakan dari tanggal 5
Juli 2010 sampai dengan 31 Juli 2010 adalah disesuaikan dengan standar jam kerja
efektif yang diberlakukan pada Kantor Pusat.
Tabel 1.1 Aktivitas Praktek Kerja Lapangan dan Kantor
No
Keterangan
Hari
Waktu
1.
Aktivitas Praktek Kerja
Lapangan dan kantor
Senin - Jumat
07.30 WIB - 15.30 WIB
09.00 WIB - 14.00 WIB
2.
Istirahat
-
12.00 WIB - 13.00 WIB
3.
Libur
Sabtu - Minggu
Tabel 1.2 Time Schedule Praktek Kerja Lapangan
No
1
2
3
Keterangan
Persiapan
a. Surat
menyurat
b. Mencari lokasi
praktek kerja
lapangan
c. Penjejakan
lokasi praktek
kerja lapangan
d. Pembuatan
proposal
Pelaksanaan
a. Pembinaan
b. Magang
praktek kerja
lapangan
Pelaporan
a.Membuat
laporan
praktek kerja
lapangan
b.Pengumpulan
laporan
praktek kerja
lapangan
Juni
2010
Juli
2010
Bulan/ Tahun
Agustus September
2010
2010
Oktober
2010
Bab II
Landasan Teori
2.1. Pengertian Dokumen
Dokumen adalah Segala jenis catatan tertulis, gambar atau rekaman yang berkaitan
dengan keperluan pengelolaan baik bersifat hardcopy ataupun softcopy.
2.2. Pengertian Aset
Aset adalah manfaat ekonomik masa datang yang cukup pasti atau diperoleh atau
dikuasai/dikendalikan oleh suatu entitas akibat transaksi atau kejadian masa lalu.)
2.3. Fungsi Dokumen
a.Dokumen berfungsi sebagai alat komunikasi. Dalam sebuah dokumen termuat informasiinformasi penting untuk melaksanakan pekerjaan, contohnya dokumen perencanaan,daftar
sediaan, riwayat pelatihan.
b.Dokumen berfungsi sebagai alat bukti. Seorang inspektor dapat menunjukkan butki bahwa
ia telah melakukan inspeksi barang dengan menunjukkan checksheet pemeriksaan barang.
c.Dokumen berfungsi sebagai "knowledge sharing". Dengan menggunakan drawing yang
terdahulu, misalnya, seorang designer dapat mengembangkan produk barunya.
2.4. Tujuan Dokumen
Tujuannya untuk menjamin bahwa dokumen yang tersedia dan beredar di perusahaan
adalah dokumen yang terkini (up-date) dan telah disahkan sebagai dokumen yang berlaku.
2.5. Efisiensi Pengelolaan Dokumen Perusahaan
Pada pokoknya tujuan mencapai efisiensi yang diatur dalam Undang-Undang Dokumen
Perusahaan terlihat dalam ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
2.5.1. Jangka waktu simpan
Pasal 11 Undang-undang Dokumen perusahaan menentukan bahwa catatan, bukti
pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan wajib disimpan selama 10
(sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
Ketentuan ini merubah kewajiban penyimpanan dokumen perusahaan yang di atur dalam
Kitab Undang-Undang Hukum Dagang, yakni selama 30 (tiga puluh) tahun.
Menurut Undang-Undang Dokumen perusahaan pengertian dari catatan terdiri dari
neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian atau
setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang
berkaitan dengan kegian usaha suatu perusahaan. Dan pengertian dari bukti pembukuan
terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi
perubahan kekayaan, utang dan modal. Sedangkan data pendukung administrasi
keuangan merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk di
gunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan, yang terdiri
dari data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan misalnya rekening
antara kantor, rekening harian atau rekening mingguan.
2.6. Sasaran utama sistem manajemen dokumen
adalah membantu efektifitas dan efesiensi manajemen dokumen perusahaan, memberikan
staf organisasi dan juga pelanggan informasi relevan, tepat waktunya dengan biaya sekecil
mungkin. Sasaran ini berhubungan dengan:
Menyimpan dokumen yang diperlukan oleh undang-undang atau aturan pemerintah:
1.
Memelihara dokumen vital;
2.
Menjaga dokumen yang berisi informasi tentang masa lalu organisasi;
3.
Memberikan dokumen yang dibutuhkan dalam kasus yang menyangkut hukum;
4.
Menyimpan dokumen yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan;
5.
Memenuhi kebutuhan pelanggan organisasi akan informasi yang absah.
2.7. Manfaat Manajemen Dokumen
1. Mengikuti peraturan dan undang-undang yang berlaku dalam hal pengolahan dokumen
2. Melindungi dokumen penting atau vital perusahaan dari kerusakan, kebocoran,
kehilangan atau penyalagunaan yang berdampak sangat merugikan organisasi;
3. Mengurangi kebutuhan terhadap peralatan dan ATK
4. memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan dengan cepat dan tepat;
5. Menghemat kebutuhan ruang penyimpanan.
Staf atau manajer dokumen membina hubungan kerjasama dengan tiap departemen atau
bagian dalam organisasi dan terus membuktikan bahwa kerjasama yang telah dijalin memberikan
banyak manfaat kepada kedua belah pihak. Dalam kaitannya dengan penanganan dokumen,
pemberian tempat penyimpanan dan layanan temu kembali misalnya adalah bentuk manfaat yang
didapat oleh departemen lain dalam kerjasamanya dengan Manajemen Dokumen Perusahaan.
Jika ada manajer yang tidak memahami
program dokumen perusahaan, pelaku
Manjemen Dokumen Perusahaan harus mengatasi ketidaktahuan ini degan mengadakan diskusi
atau presentasi mengenai program manajemen dokumen dengan memberikan kasus-kasus yang
menegambarkan kerugian dan keuntungan yang didapat Jika menerapkan manajemen dokumen
di organisasi.
2.8. Pelaku Manajemen Dokumen Paradigama Baru
Pelatihan dan pendidikan di bidang manajemen dokumen akan mengantarkan pada
pemunculan paradigma baru mengenai seorang pengelola dokumen. Gambaran kareteristik
pengelola dokumen paradigma baru adalah sebagai berikut:
2.9. Dokumen Sebagai Alat Pembuktian
Dokumen yang tersimpan rapi seakan-akan tidak mempunyai arti ketika ia disimpan di
tempatnya. Kesan yang muncul pada posisi ini adalah bahwa dokumen tak lebih dari sekumpulan
kata, rekaman suara atau gambar yang ditata sedemikian rupa. Ia akan mempunyai kekuatan
ketika orang mulai mencari dan memakainya untuk tujuan tertentu.
Bagi diri pribadi dokumen mengenai data kelahiran ( surat kenal lahir atau sertifkat
kelahiran) akan menjadi sangat berguna ketika muncul isu mengenai pembagian warisan. Ia bisa
menjadi bukti bahwa si pulan adalah memang benar anak kandung dari pasangan X dan Y.
Nilai dokumen bagi perusahaan adalah sebagi pembuktiaan yang menyangkut ikatan
kontrak, keharusan membayar pajak, kepemilikan suatu benda. Dokumen bisa dianggap sebagai
aset perusahaan yang bersangkutan untuk tetap bertahan.
Informasi yang terekam dalam media tertentu bisa dipakai sebagai alat pembuktian di
pengadilan. Suara rekaman Sri Bintang atau Permadi ketika memberikan cermah bisa dijadikan
dasar pembuktiaan bagi penuntut umum untuk mempengaruhi keputusan hakim. Bukti kontrak
yang disepakati oleh kedua belah pihak yang melakukan tindak bisnis bisa dipakai sebagai bukti
jika salah satu pihak mungkir dari apa yang telah disepakati bersama.
Jika informasi yang terekam dalam otak manusia digunakan sebagai kesaksian dalam
sidang pengadilan maka dokumen bisa jelas berperan sebagai alat pembuktiaan. Kebenaran
informasi yang terekam dalam otak manusia diuji dengan cara mengangkat sumpah atau
menggunakan alat ‘Lie detector’ sedangkan keabsahan dokumen sebagai bahan bukti dinilai dari
originilitas atau keasliaannya. Pada prinsipnya tidak ada tempat atau tidak akan diterima bagi
kesaksian atau pembuktiaan palsu. Akan tetapi kemajuan teknologi bisa menyulitkan pembedaan
antara yang asli dan palsu.
2.10. Dokumen Kertas Sebagai Alat Bukti
Pemakaian uang kertas
sebagai alat
pembayaran yang sah di Indonesia pernah
mengalami ancaman yang serius seiring dengan diketemukannya miliaran rupiah uang palsu
serta ditangkapnya para pelaku pembuatnya. Uang kertas palsu sulit dibedakan dengan aslinya
meskipun memakai alat pendeteksi uang palsu. Keadaan ini jelas menimbulkan suatu keresahan
dan kekhawatiran besar di tengah masyarakat serta menimbulkan keraguan untuk menerima
uang kertas sebagai alat pembayaran yang syah terutama yang mempunyai nilai nominal
10.000, 20.000 dan 50.000 rupiah.
Sementara itu hampir dua tahun belakangan ini kasus pemalsuan ijazah marak di negri
ini. Dimulai berita dari Purwokerto mengenai ijazah S2 dan S3 palsu sampai tudingan kepada
calon wakil rakyat memalsukan ijazah sekolah mereka.
Kesan yang kita lihat disini dari keadaan diatas adalah bahwa kemampuan kertas sebagai
medium penyimpan isi informasi, data dan ilustrasi sehingga dipakai untuk bahan dokumen atau
arsip tidak lagi aman untuk menjaga keaslian atau keotentikan isi kandungan yang ia simpan. Isu
yang paling kontroversial barangkali adalah mengenai Surat Perintah Sebelas Maret
(Supersemar) yang kini hanya diketahui 2 ( dua) salinannya yang berbeda satu dengan yang
lainnya. Akibatnya sampai sekarang para ahli sejarah masih terus berasumsi mengenai mana
yang sebenarnya salinan dari dokumen asli atau otentik dari sebuah surat yang menandai
peralihan kekuasaan dari Orde Lama ke Orde Baru yang pada saat itu tidak bisa kita pungkiri
secar historis mendapat dukungan dan legitimasi penuh dari rakyat Indonesia.
Ada semacam kesepakatan yang tak tertulis dari para ahli mengenai masalah Supersemar
ini yaitu mereka meletakan kesalahan kepada lembaga Sekretariat Negara (Sekneg) karena
dianggap tidak mampu mengelola dan menyimpan dengan baik suatu dokumen yang sangat
penting dalam perjalanan sejarah bangsa Indonesia karena Sekneg tidak memiliki suatu
kebijakan dan prosedur terdokumentasi mengenai proses pembuatan suatu surat keputusan
pemerintah. Keadaan ini ternyata terus berlangsung selama pemerintahan Orde Baru. Kita
banyak melihat kini bahwa banyak surat keputusan-keputusan yang kini dipertanyakan
keabsahannya. Sementara para pejabat yang terlibat saling tuding dan mencoba melepas
tangggungjawab.
Jelas terlihat disini bahwa dokumen kertas juga tidak steril dari manipuilasi isi sehingga
keaslian atau keotentikannya serta keberadaanya menjadi masalah yang besar.
2.11. Dokumen Eletronik Sebagai Alat Bukti Yang Sah
Salah satu tujuan utama dalam pengelolaan dokumen adalah untuk memastikan bahwa
dokumen sebagai bukti kegiatan transaksi dapat tersedia ketika diperlukan. Hal ini
mengisyaratkan bahwa pemeliharaan keaslian isi informasi jauh lebih penting dibandingkan
dengan media informasi. Metode-metode yang diterapkan dalam pemeliharaan harus menjamin
bahwa isi, struktur dan konteks tidak hilang atau kacau seiring dengan majunya waktu.
Dengan demikian eletronik media sebagai alternatif baru penyimpanan data dan informasi
transaksi bisnis sejauh ia mampu mampu melestarikan keaslian isi maka ia secara logika dapat
dipakai sebagai alat pembuktian yang sah.
Masalah yang muncul dari pemakain dokumen elektronik sebagai alat bukti sah adalah
bagaimana menjamin kelestarian keaslian isi data atau informasi yang ada didalamnya
mengingat medium eletronik sangat rentan terhadap terjadinya perubahan-perubahan yang tidak
dapat terdeteksi.
Dengan kata lain perubahan-perubahan yang terjadi pada dokumen elektronik sering
hampir tidak meninggalkan jejak. Keadaan ini tentu saja akan mengundang kontroversikontroversi baru dalam dunia manajemen dokumen jika tidak dipikirkan usaha-usaha yang
maksimal untuk menjaga agar keotentikan isi pada dokumen elektronik dapat dilestariakan atau
dipertahankan selama masa retensinya agar ia dapat diakui sebagai alat bukti yang sah.
2.12 Syarat Dokumen
Untuk menjaga kelestarian keaslian isi sebuah dokuemn elektronik kita harus memahami
secara baik syarat-syarat keaslian sebuah dokumen. Syarat-syarat tersebut adalah:
2.12.1. Otentik
Untuk menunjukkan keotentikan sebuah dokumen, organisasi perusahaan harus
mendokumentasikan dan melaksanakan dengan baik kebijakan dan prosedur yang
mengawasi penciptaan, transmisi, dan pemeliharaan dokumen untuk menjamin bahwa
pencipta dokumen dapat dikenal dan memang mempunyai kewenangan untuk mencipta
dokumen. Dokumen juga harus dijaga dari adanya penambahan, perubahan dan
penghapusan oleh pihak yang tidak berwenang.
2.12.2. Andal
Suatu dokumen dikatakan andal jika isinya dapat dipercaya. Untuk dapat dipercaya
dokumen harus menjadi gambaran yang akurat dan lengkap dari transaksi, aktivitas, atau
fakta yang ada sehingga ia dapat digunakan untuk kegiatan atau transaksi berikutnya.
2.12.3. Bulat
Adalah suatu keharusan bahwa sebuah dokumen terlindungi dari adanya perubahan.
Kebijakan dan prosedur manajemen dokumen harus menjelaskan tambahan atau anotasi
yang mungkin dibuat pada sebuah dokumen sesudah masa penciptaannya. Pada kondisi
apa penambahan atau anotasi diperbolehkan dan siapa yang berwenang untuk
melakukannya. Setiap perubahan atau anotasi yang sah pada dokumen setelah
penciptaanya harus secara jelas tercantum sebagai tambahan atau anotasi.
2.12.4. Siap Pakai
Sebuah dokumen dinyatakan siap pakai jika ia dapat diketahui lokasinya, dapat
ditemukan kembali, dapat diperlihatkan dan dapat ditafsirkan dalam konteks kegiatan
bisnis yang lebih luas.
2.12.5. Akurat, Memadai dan Lengkap
Sebuah
dokumen
harus
dengan
benar
menggambarkan
apa
yang
telah
dikomunikasikan, diputuskan atau dilakukan. Sebuah dokumen harus dapat mendukung
kebutuhan-kebutuhan bisnis yang berhubungan dengannya atau yang menjadikannnya
sebagai alat bukti. Dengan demikian ia dapat digunakan untuk tujuan pertanggungan
jawab.
Dari pemaparan 5 (lima) syarat yang harus dipenuhi oleh sebuah dokumen, jika mereka
dipenuhi semuanya oleh sebuah dokuemn maka jelas bahwa medium apapun yang
diapakai tidaklah menjadi masalah untuk menjadikan sebuah dokumen alat bukti yang
sah. Atau dengan kata lain sebuah dokumen elektronik jelas dapat menjadi alat bukti yang
sah jika 5 syarat dasar sebuah dokumen dipenuhi.
Jika kita melihat kembali kasus Supersemar maka akan jelas disinia bahwa ia
tidak memenuhi ke lima syarat yang harus dipenuhi sebagai dokumen atau arsip.
Sehingga sampai saat ini kita bisa mengatakan bahwa sebenarnya Supersemar itu tidak
ada.
1
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1. Prosedur Penyimpanan
· Bagian ESDA memeriksa dokumen untuk diserahkan ke Manajer dan di
validasi.
· Manajer memeriksa apakah dokumen sudah lengkap dan layak untuk
disimpan, jika dokumen kurang lengkap maka dokumen tersebut
dikembalikan ke bagian ESDA untuk di lengkapi. Jika dokumen sudah
lengkap maka dokumen tersebut bisa langsung disimpan.
Berikut flowmap yang sedang berjalan di perusahaan tersebut :
2
4.1.1. Gambar Arus Data
FLO W M AP
ESDA
MANAGER
DOKUM EN
DOKUM EN
DOKUM EN
P e rik s a
dokum en
DOKUM EN
DOKUM EN
K e te ra n g a n S y m b o l :
= D o k u m e n /a s s e t
S y m b o l 4 .1 d o k u m e n
= S e le k s i K o n d is i
S y m b o l 4 .1 S e le k s i
Gambar 4.1.1. Gambar Flowmap
3
4.1.2. Konteks Diagram
Diagram Konteks yang sedang berjalan pada sistem penyimpanan
dokumen/aset pada PT.Kereta Api Indonesia(Persero) sebagai berikut :
Keterangan Symbol :
= Proses sistem yang berjalan
= Entitas /terminator
Symbol 4.1.2 proses sistem
Symbol 4.1.2 entitas
= Arus Data
Symbol 4.1.2 Arus Data
4
Gambar 4.1.2. Kontek Diagram
4.1.3. Data Flow diagram
DFD
Data_Invalid
Data_dokumen
Manager
ESDA
Input_Data
Sistem Informasi
Dokumen/Aset
Informasi_Data_PT KAI
Keterangan symbol :
= Proses sistem yang berjalan
Symbol 4.1.3 proses sistem
Data_Valid
5
= Entitas /terminator
Symbol 4.1.3 entitas
= Arus Data
Symbol 4.1.3 Arus Data
Gambar 4.1.3 Data Flow Diagram(DFD)
6
BAB V
Kesimpulan Dan Saran
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang dijelaskan oleh penulis, maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut :
1.Sistem penyimpanan yang di gunakan pada PT.Kereta Api Indonesia(Persero)
yaitu dengan memberi nomor atau Abjad pada dokumen-dokumen sesuai tahun
pembuatan dokumen itu, sehingga tempat penyimpanan nya tersusun sehingga
tidak sulit bila mencari dokumen/asset penting.
2.Sistem pencarian dokumen terbilang kurang efektif dikarenakan belum
terkomputerisasi dengan baik.
5.2 Saran
Setelah penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan pada PT.Kereta Api
Indonesia(Persero) penulis ingin memberikan saran-saran adalah sebagai berikut :
1.Dalam proses pengambilan dokumen/aset penting di butuhkan pegawai yang
teliti agar tidak terjadi kesalahan.
2.Kembangkan security pada komputer agar keamanan dokumen-dokumen
penting terjaga.
ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN/ASET
PADA PT.KERETA API INDONESIA(Persero)
KANTOR PUSAT BANDUNG
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Mata Kuliah Praktek Kerja Lapangan Jenjang Diploma III
Program Studi Manajemen Informatika
Oleh:
M.Gunawan
NIM. 10908005
Muhammad Untari Saefulloh
NIM. 10908017
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
2010
i
DAFTAR PUSTAKA
Erlandsson, Alf. 1996. Electronic Records Management: A Literature Review, ICA
Studies,
Pederson, Ann. 1996. An Electronic Records Management Reader, Part One:
Topic 1-6 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of
New South Wales.
Pederson, Ann. 1996. An Electronic Records Management Reader, Part two:
Topic 7-9 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of
New South Wales.
Schwartz, Candy. 1993. Records Management and LibraryAblex Publishing, New
Jersey
http://sijenius.wordpress.com/2008/08/25/aset-sekilas-tentang-aset/20 Agustus 2010