Struktur Organisasi Pengertian Implementasi Tujuan Implementasi

4. Menggiatkan kreativitas Karya Ilmiah, Seni, Olah raga dan aktivitas keagamaan. 5. PemanfaatanTeknologidanInformasi. c. Tujuan SMA UISU Medan Tujuan SMA Swasta UISU Medan adalah sebagai berikut : ”Membentuk manusia muslim nasional yang berjiwa pancasila berilmu, berbudi luhur, bertaqwa, serta beramal yang dapat berdiri sendiri untuk berbakti pada nusa dan bangsa serta kedua orang tua ”. d. Motto SMA UISU Medan Motto SMA Swasta UISU Medan adalah sebagai berikut : Keteladanan lebih baik daripada seribu nasihat.

3.3 Struktur Organisasi

Secara umum organisasi dapat didefenisikan sebagai kelompok orang-orang bekerja sama untuk mencapai tujuan dalam suatu organisasi. Dalam suatu organisasi juga akan dibentuk sebuah struktur organisasi sebagai sebuah kerangka yang menunjukkan fungsi dan tugas dari setiap bagian yang ada di dalam organisasi tersebut. Struktur organisasi SMA Swasta UISU dapat dilihat pada gambar 3.1 : STRUKTUR ORGANISASI SMA SWASTA UISU MEDAN WAKASEK URUSAN SARANAPRASARANA Drs. R. Sumargono GURU WALI KELAS YAYASAN UNIVERSITAS ISLAM SUMATERA UTARA BIMBINGAN PENYULUHAN

1. Herawati, BA

2. Dwi Harwita Sari Siregar,S.Pd, M.Si

KEPALA SEKOLAH H.Herman L. Siregar.BSc,M.Pd. KEPALA URUSAN TATA USAHA Rosmaini URUSAN KURIKULUM Tiramah Simanjuntak,S.Pd, M.Si URUSAN PEMBINAAN KESISWAAN Fahrizal, SH MOTTO : Keterangan : Keteladanan Lebih Baik Garis Komando Daripada Seribu Nasihat Garis Konsultasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMA Swasta UISU Sumber : SMA Swasta UISU Medan BAB 4 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis Sistem Berjalan

Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian – bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan dan hambatan yang terjadi, dengan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

4.1.1 Analisis Prosedur Sistem Berjalan

Analisis prosedur yang sedang berjalan bertujuan untuk menjelaskan jalannya dokumen yang terlibat dalam proses pengolahan data pada perpustakaan SMA UISU MEDAN. 1. Analisis prosedur pendaftaran anggota perpustakaan adalah sebagai berikut : a Calon anggota mengambil formulir pendaftaran lalu menyerahkan formulir yang sudah diisi dan foto kepada petugas perpustakaan. b Petugas perpustakaan melihat formulir yang persyaratannya lengkap dan menulis formulir pendaftaran menjadi anggota kedalam buku induk perpustakaan lalu dibuatkan kartu anggota. c Petugas akan membuat dokumen sebanyak 2 rangkap laporan keanggotaan, lembar ke-1 diserahkan kepada kepala perpustakaan dan lembar ke-2 diarsipkan. 2. Analisis prosedur peminjaman dan pengembalian buku. a Anggota datang ke perpustakaan dengan membawa kartu anggota. b Untuk meminjam buku anggota menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan dipinjam kepada petugas lalu dicatatke dalam buku peminjaman. Dalam proses tersebut data yang dicatat adalah : id anggota, nama anggota, judul buku, nama pengarang, penerbit, tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian. c Petugas menggunakan data peminjaman dari buku peminjaman pengembalian untuk membuat 2 rangkap laporan peminjaman lembar ke-1 diserahkan kepada kepala perpustakaan dan lembar ke-2 diarsipkan. d Anggota membawa buku yang akan dikembalikan ke perpustakaan disertai dengan membawa kartu anggota perpustakaan, pengembalian buku dilakukan maksimal 1 minggu setelah proses peminjaman, anggota diharuskan menandatangani daftar pengembalian buku sebagai tanda bukti pengembalian buku dan apabila lewat maka akan dikenakan denda Rp.100 hari terlambat. e Berdasarkan dari data pengembalian buku maka petugas perpustakaan akan membuat 2 rangkap laporan mengenai pengembalian buku, laporan tersebut diserahkan masing-masing kepada kepala perpustakaan dan satu lagi diarsipkan. Untuk lebih memperjelas mengenai prosedur sistem berjalan dapat dilihat pada gambar 4.1 Flow Of Document FOD berikut : Gambar 4.1 Flow of Document pendaftaran pada sistem berjalan. Keterangan : BIA : Buku Induk Anggota Gambar dibawah menunjukkan Flow Of Document FOD peminjaman dan pengembalian. Gambar 4.2 Flow of Document peminjaman dan pengembalian. Keterangan :BPP : Buku Peminjaman dan Pengembalian.

4.1.2 Evaluasi Terhadap Sistem Berjalan.

Pembahasan analisis sistem berjalan diatas menjelaskan bahwa prosedur pengolahan data perpustakaan di SMA UISU MEDAN masih menggunakan cara yang masih manual, seperti proses pendaftaran anggota masih dicatat pada buku besar anggota, kesulitan dalam melakukan pencarian data anggota yang akan melakukan peminjaman dan pengembalian buku karena harus melakukan pengecekan terlebih dahulu pada buku peminjaman dan pengembalian, pembuatan laporan masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatannya serta laporan yang dihasilkan kurang akurat. Penggunaan cara manual dalam suatu sistem tentu banyak memiliki kekurangan antara lain informasi yang dihasilkan dari pengolahan data secara manual kurang akurat karena kemungkinan kesalahan yang terjadi pada proses pencatatan data. Media penyimpanan data secara manual biasanya menggunakan dokumen berupa kertas yang di arsipkan sehingga membutuhkan lebih banyak ruang dan dari segi keamanan pun kurang terjamin.

4.2 Perancangan Sistem Usulan.

Proses analisis sistem yang telah dilakukan sebelumnya memberikan informasi mengenai sistem yang sedang berjalan, termasuk kelemahan pada sistem tersebut. Berdasarkan hasil evaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sistem yang telah ada perlu dikembangkan. Pengembangan sistem dilakukan dengan mengubah atau memperbaiki sistem yang masih manual kedalam sistem yang terkomputerisasi.

4.2.1 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan.

Pada dasarnya usulan perancangan proses yang dibuat adalah perubahan dari sistem yang berjalan secara manual menjadi sistem yang terkomputerisasi. Perancangan proses pengolahan data perpustakaan yaitu untuk memberikan alternatif dengan membuat sistem pelayanan terhadap anggota perpustakaan. Agar dapat menyelesaikan pada permasalahan yang terdapat pada sistem yang lama, dan permasalahan tersebut dapat diselesaikan dengan perubahan cara proses pengolahan data yang ada pada sistem yang lama, yang menyimpan data pada bentuk arsip dokumen. Sedangkan sistem yang baru dilakukan dengan cara terkomputerisasi dimana penyimpanan data dilakukan pada suatu wadah yang disebut basis data Perancangan prosedur merupakan hasil dari perubahan dan evaluasi sistem yang sedang berjalan, dimana sistem yang diusulkan diharapkan dapat memperbaiki kekurangan dari sistem yang sedang berjalan. A. Prosedur pendaftaran anggota perpustakaan yang diusulkan : 1 Calon anggota dapat mengisi form login pendaftaran anggota, dengan mengisi data lengkap.Calon anggota mengisi data lengkap, untuk mendapatkan akun login agar terdaftar sebagai anggota perpustakaan. 2 Petugas perpustakaan akan mengecek kelengkapan data pendaftaran anggota, jika kelengkapan data pendaftaran sudah benar, maka akan disimpan ke database. Anggota baru akan diberi akun untuk masuk ke dalam sistem peminjaman dan pengembalian buku. Akan tetapi jika kelengkapan pendaftaran tidak dilengkapi, calon anggota akan diminta untuk mendaftar ulang pendaftaran calon anggota pendaftaran. 3 Dalam periode tertentu petugas perpustakaan akan mencetak laporan data anggota yang diambil dari database perpustakaan untuk menyerahkan kepada kepala sekolah. B. Prosedur peminjaman buku yang diusulkan : 1 Anggota login untuk dapat mengakses masuk kedalam situs perpustakaan untuk melihat katalog buku dan mencari buku yang akan pinjam. Anggota datang ke perpustakaan mengambil dan meyerahkan buku dan kartu anggota kepada petugas perpustakaan. 2 Sistem mengecek terlebih dahulu pengembalian buku yang dipinjam sebelumnya jika belum dikembalikan maka kartu anggota dikembalikan kembali kepada anggota, dan jika sudah bagian petugas perpustakaan akan menginputkan data peminjaman kedalam database perpustakaan. 3 Dalam periode tertentu petugas akan mencetak laporan data peminjaman buku yang diambil dari database perpustakaan untuk diserahkan kepada kepala sekolah. C. Prosedur pengembalian buku yang diusulkan : 1 Anggota akan menyerahkan buku disertai kartu anggota kepada petugas perpustakaan. Petugas perpustakaan meng-input data peminjaman buku pada database. Setelah itu petugas akan menginputkan pengembalian buku, jika tepat waktu maka petugas akan langsung menyerahkan kartu anggota kepada anggota. 2 Namun apabila waktu pengembalian terlambat maka akan ada sanksi denda keterlamabatan. Anggota melakukan pembayaran denda dan menyerahkanya ke petugas perpustakaan.

4.2.2 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan.

Berikut ini bentuk diagram konteks dari sistem yang diusulkan disertai dengan aliran- aliran data yang masuk dan keluar dari sistem tersebut. Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan.

4.2.3 Data Flow Diagram DFD yang Diusulkan.

Data Flow Diagram DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, Dibawah ini akan digambarkan Data Flow DiagramDFD level 1 sistem yang diusulkan. 1. DFD level 0 proses login. Gambar 4.4DFD level 0 proses login. 2. DFD level 0 proses olah data pengguna. Gambar 4.5DFD level 0 proses olah data pengguna. 3. DFD level 0 proses olah data buku, olah data peminjamanpengembalian, olah data majalah dan proses laporan. Gambar 4.6DFD level 0 proses olah data buku, data peminjamanpengembalian dll.

4.2.4 Spesifikasi Proses.

Spesifikasi proses digunakan untuk menggambar proses model aliran yang terdapat pada DFD Data Flow Diagram. Speifikasi proses dari gambaran DFD diatas akan dijelaskan pada table. Table 4.1 Spesifikasi proses No Detail Keterangan 1. No. Proses 1.0 Nama Proses Proses login Deskripsi Verifikasi data login petugasadmin, anggota dan kepsek Source Petugas, anggota, kepsek Input Data login admin dan data login member Output Info login Destination Petugasadmin, anggota, kepsek Logika Proses 1. Pengguna Petugasadmin, anggota, kepsek mengisi data login pada form login. 2. Apabila data login valid, sistem akan menampilkan halaman akun user untuk petugas dan kepsek backend sedangkan untuk anggota , sistem akan menampilkan halaman akun untuk anggota frontend. 3. Apabila data login invalid, sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan meminta pengguna untuk mengisi data login kembali pada form login dengan benar. 2. No. Proses 2.0 Nama Proses Proses olah data pengguna Deskripsi Proses ubah password bagi petugas, anggota dan kepsek serta proses tambah, edit dan hapus pengguna oleh petugasadmin. Source Petugasadmin, anggota, kepsek Input Data ubah password, data petugas, data anggota Output Informasi petugas, anggota, kepsek Destination Petugasadmin, anggota, kepsek Logika Proses 1. Petugas, anggota, kepsek memilih menu ubah password. 2. Sistem akan menampilkan profile pengguna. 3. Pengguna melakukan pengolahan data pengguna ubah password. 4. Sistem akan menampilkan data pengguna yang telah diubah password nya. 3. No. Proses 3.0 Nama Proses Proses olah data buku Deskripsi Tambah, edit atau hapus data buku Source Petugasadmin Input Data buku Output Info buku Destination Petugasadmin, anggota, kepsek Logika Proses Petugas mengisi data buku pada form data buku 4. No. Proses 4.0 Nama Proses Proses olah data peminjamanpengembalian Deskripsi Proses pnengolahan data peminjaman dan pengembalian buku serta denda jika terlambat Source Petugasadmin Input Data peminjaman dan pengembalian Output Info peminjaman, pengembalian serta denda Destination Petugasadmin, anggota, kepsek Logika Proses Proses pengolahan peminjaman dan pengembalian dilakukan oleh petugas 5. No. Proses 5.0 Nama Proses Proses olah data majalah, surat kabar, LKS Deskripsi Proses tambah, edit dan hapus data majalah Source Petugasadmin Input Data majalah, surat kabar, LKS Output Info majalah, surat kabar, LKs Destination Petugas, anggota, kepsek Logika Proses Pengolahan dilakukan oleh petugas 6. No. Proses 6.0 Nama Proses Proses laporan Deskripsi Proses pencarian laporan Source Petugas, kepsek Input Data pencarian laporan Output Laporan anggota, petugas, buku, peminjaman, pengembalian, denda , majalah dll, grafik top 10 buku favorit, grafik top 10 anggota yang sering meminjam Destination Petugas, kepsek Logika Proses Pencarian data laporan berdasarkan parameter tertentu

4.3 Perancangan Basis Data.

Perancangan basis data merupakan perancangan yang digunakan untuk pembuatan dan penyimpanan data ke dalam system terdiri dari beberapa file database. Pada perancangan basis data ini akan dibahas Entity Relationship Diagram ERD, Relasi Tabel, dan Struktur File.

4.3.1 Entity Relationship Diagram.

Pada Entity Relationship Diagram ERD, hubungan antar file direlasikan dengan kunci relasi Relational Key yang merupakan kunci utama dari masing-masing file. Berikut Entity Relationship Diagram pada sistem perpustakaan yang dirancang seperti pada gambar 4.7 dibawah ini : Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram ERD sistem usulan.

4.3.2 Relasi Tabel.

Tabel relasi digunakan untuk mengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasi yang berfungsi untuk mengakses data, sehingga database tersebut mudah di modifikasi. Berikut ini digambarkan relasi antar tabel sistem perpustakaan : Gambar 4.8 Relasi Antar Tabel sistem usulan.

4.3.3 Struktur File.

Struktur file berisi sfesifikasi dari file-file yang terdapat pada database. Antara lain nama file, primary key, yang terdapat pada file tersebut, dan struktur data-data yang terdapat pada file. Berikut ini file-file yang digunakan dalam sistem perpustakaan SMA UISU Medan. 4.2 Tabel struktur file anggota. Kolom Tipe Data Panjang nis varchar 15 nama_anggota varchar 30 Jenkel enum - Kelas enum - Alamat varchar 100 password Date 30 4.3 Tabel struktur file buku. Kolom Tipe Data Panjang no_stanbuk varchar 15 Judul varchar 100 pengarang varchar 40 Penerbit varchar 40 thn_edisi Int 4 jml_eksemplar Int 3 Stock Int 11 Pdf varchar 50 4.4 Tabel struktur file bacaan. Kolom Tipe Data Panjang no_bacaan varchar 15 Judul varchar 100 Tanggal Date - deskripsi varchar 100 jml_eksemplar Int 4 Jenis enum - Pdf varchar 50 4.5 Tabel struktur file petugas. Kolom Tipe Data Panjang no_petugas varchar 15 Nama_petugas varchar 30 Jenkel Enum - Alamat varchar 100 Tlp Int 14 4.6 Tabel struktur file pinjam. Kolom Tipe Data Panjang id_pinjam varchar 15 no_stanbuk varchar 100 nis varchar 15 deskripsi varchar - tgl_pinjam Date - tgl_kembali Date - tgl_terima Date 50 Denda Int 11 no_petugas varchar 15 4.7 Tabel struktur file user. Kolom Tipe Data Panjang username varchar 30 Password varchar 30 Status enum -

4.4 Perancangan Antar Muka.

Rancangan ini merupakan uraian tentang antarmukadari aplikasi perpustakaan yang diusulkan.

4.4.1 Perancangan Struktur Menu.

Program dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari intruksi-intruksi atau perintah-perintah terperinci yang sudah disiapkan oleh komputer sehingga dapat melakukan fungsi sesuai dengan yang telah ditentukan. Tujuan dari pembuatan program ini adalah untuk mempermudah dan mempercepat aktifitas yang berhubungan dengan pengolahan data dan untuk membentuk suatu sistem yang lebih baik. 1 menu pengunjung. Gambar 4.9 menu pengunjung. 2 menu petugas. Gambar 4.10 menu petugas. 3 Menu admin. Gambar 4.11 menu admin. 4 menu kepsek. Gambar 4.12 menu kepsek. 5 menu anggota. Gambar 4.13 menu anggota.

4.4.2 Perancangan Tampilan.

Perancangan desain ini untuk sistem perpustakaan terbagi menjadi beberapa bagian yaitu : 1 Header, bagian ini adalah tampilan atas dari desain 2 Menu, adalah bagian yang memuat menu atau navigasi ke halaman lain terkait fitur di sistem perpustakaan ini. 3 Content, adalah isi utama dari website berisi tentang informasi data. 4 Footer, berisi tentang pembuat dan hak cipta.

4.4.2.1 Perancangan Antarmuka.

Perancangan antar muka pada pembuatan sistem perpustakaan ini dilakukan untuk mendapatkan gambaran secara umum dari rancangan yang nantinya akan diterapkan dalam aplikasi yang sebenarnya. 1 Rancangan Antar Muka halaman utama. Gambar 4.14 Rancangan Antar Muka halaman utama. 2 Prosedur Operasional Standar. Gambar 4.15Prosedur operasional standar 3 Galery Buku. Gambar 4.17Galery Buku. 4 Login Anggota Gambar 4.18 Login Anggota 5 Login Petugas Admin Gambar 4.19 Login PetugasAdmin BAB 5 IMPLEMENTASI SISTEM

5.1 Pengertian Implementasi

Implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang telah dirancang, sistem yang disetujui, menguji sistem, menginstal dan memulai menggunakan sistem baru tersebut atau sistem yang diperbaiki. Ada juga yang mengatakan implementasi sistem adalah proses yang dilakukan untuk menyelesaikan desain dan selanjutnya diinstal, diuji dan mulai digunakan untuk menggantikan sistem yang lama.

5.2 Tujuan Implementasi

Adapun tujuan dari implementasi sistem ini adalah sebagai berikut : 1. Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang telah disetujui, menyusun dokumen-dokumen baru atau dokumen yang baru diperbaiki. 2. Menulis, menguji, mendokumentasikan program-program dan prosedur yang diperlukan dalam dokumen desain sistem yang telah disetujui. 3. Memastikan bahwa operator dapat mengoperasikan sistem yang baru yaitu dengan mempersiapkan manual pemakaian tata cara penggunaan dan melatih operator tersebut. 4. Memperhitungkan bahwa sistem tersebut dapat memenuhi permintaan pengguna yaitu dengan menguji sistem secara keseluruhan. 5. Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan secara lancar, yaitu dengan membuat perencanaan, mengontrol, dan melakukan instalasi sistem baru secara baik dan benar.

5.3 Komponen Sistem