Sistem Akuntansi Pembelian PT ATMI-IGI CENTER
6 Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi menerima semua dokumen yang berkaitan dengan pembelian sampai pada pembayaran dari bagian
keuangan. Bagian akuntansi mencatat semua transaksi yang terjadi kedalam buku jurnal yang sudah dioersiapkan dan
mengarsip semua dokumen tersebut serta menyimpan sesuai nomer dan tanggal.
b. Dokumen yang digunakan
1 Formulir dan Bon Permintaan Proses dan Pengadaan Barang
Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat dan diisi oleh pemakai barang bagian produksi untuk meminta bagian
logistik melakukan pembelian barang sesuai dengan jenis, jumlah, dan mutu yang dibutuhkan oleh pemakai barang
bagian produksi. Formulir ini diotorisasi oleh manager produksi. Bagian pembelian membuat bon permintaan proses
dan pengadaan barang akan tetapi hal ini hanya berlaku apabila barang yang dibutuhkan dapat disediakan oleh pihak ATMI
selain itu formulir yang digunakan adalah formulir permintaan proses dan pengadaan barang.
2
Pre Purchase Order
Pre PO Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat dan diisi oleh
bagian logistik sebelum membuat
purchase order
PO. Formulir ini diisi sesuai dengan barang atau bahan baku yang
dibutuhkan. Formulir ini diotorisasi oleh bagian pembelian apabila pembelian yang akan dilakukan bernominal kurang
dari Rp 1.000.000,00. Pre PO diotorisasi oleh
general manager
apabila nominalnya melebihi kewenangan yang dimiliki oleh bagian pembelian yaitu lebih dari Rp 1.000.000,00 sampai
dengan Rp 10.000.000,00. Pre PO diotorisasi oleh direktur jika nominal pembelian yang dilakukan adalah lebih dari Rp
10.000.000,00 yang berada diluar kewenangang yang dimiilki oleh bagian pembelian dan juga
general manager
. 3
Purchase Order PO Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat dan diisi oleh
bagian pembelian tetapi setelah adanya otorisasi terhadap Pre PO oleh bagian pembelian
General Manager
Direktur sesuai ketentuan. PO ini juga harus mendapatkan otorisasi oleh
bagian yang mengotorisasi Pre PO. PO ini yang akan digunakan untuk memesan barang material yang dibutuhkan
sesuai dengan jumlah, nama, dan spesifikasi barang dan mutu. 4
Bukti Barang Masuk BBM BBM ini dibuat oleh bagian pembelian berdasarkan surat jalan
yang diberikan oleh pemasok pada saat barang diantar. Kemudian bagian logistik melakukan rekap terhadap BBM ini.
5 Nota Penerimaan BarangNPB
Dokumen ini dibuat oleh bagian logistik dengan menginput data secara langsung ke komputer dengan program excell. Data
yang diinput berasal dari dokumen-dokumen yang menyertai barang yang datang. Kemudian hasil print out nya diserahkan
kepada bagian keuangan. 6
Bukti Pengeluaran Kas dan Bank BPgKB Dokumen ini dipersiapkan oleh bagian keuangan yang
berfungsi sebagai bukti pengeluaran kas dan bank pada saat pembayaran atas pembelian kredit ke pemasok. Dokumen ini
diotorisasi oleh direktur. Dokumen ini kemudian digunakan pada proses pembayaran yang akan dilakukan oleh bagian
keuangan. c.
Catatan akuntansi yang digunakan Bagian akuntansi mempersiapkan buku jurnal yang akan
digunakan untuk mencatat pembelian baik secara tunai maupun kredit yang dilakukan oleh perusahaan. Pencatatan dilakukan
dengan mengurutkan tanggal supaya memudahkan dalam penelusuran transaksi saat dilakukan proses pemeriksaan. Semua
transaksi yang dilakukan dicatat dengan akun yang sudah ditentukan oleh perusahaan kedalam jurnal umum.
d. Jaringan prosedur
1 Membuat formulir permintaan proses dan pengadaan barang
Bagian produksi mengajukan permintaan proses dan pengadaan barang kepada manager produksi. Manager produksi meneliti
pengajuan yang dilakukan bagian produksi, kemudian mengisi dan mengotorisasi formulir permintaan proses dan pengadaan
barang yang berjumlah rangkap tiga. Lembar pertama diserahkan kepada bagian logistik, lembar kedua diserahkan
kepada bagian keuangan, dan lembar ketiga disimpan oleh manager produksi.
2 Bagian logistik membuat Pre PO yang kemudian diotorisasi
sesuai ketentuan yang berlaku Bagian logistik membuat Pre PO setelah bon permintaan proses
dan pengadaan barang selesai dibuat. Pre PO diotorisasi sesuai ketentuan yang berlaku di perusahaan ini yaitu untuk nominal
pembelian kuarang dari Rp 1.000.000,00 diotorisasi oleh bagian logistik, untuk nominal pembelian antara Rp 1.000.000,00
sampai dengan Rp 10.000.000,00 diotorisasi oleh general manager, dan untuk nominal lebih dari Rp 10.000.000,00
diotorisasi oleh direktur.
3 Bagian logistik membuat PO berdasarkan Pre PO yang sudah
diotorisasi Pre PO yang sudah diotorisasi akan digunakan sebagai dasar
pembuatan PO. PO dibuat rangkap tiga dan diotorisasi sama seperti yang mengotorisasi Pre PO.
4 Bagian logistik melakukan pembelian kepada pemasok
Pada saat
terjadi proses
pembelian bagian
logistik mempersiapkan PO. Kemudian PO lembar pertama diserahkan
kepada pemasok sebagai surat order pembelian. Formulir permintaan proses dan pengadaan barang lembar pertama, Pre
PO serta PO lembar ketiga disimpan oleh bagian logistik. PO lembar kedua diserahkan kepada bagian keuangan.
5 Bagian logistik menerima dan mengecek barang yang telah
dikirim oleh pemasok Barang diterima dari pemasok disertai dengan faktur,
invoice
, dan surat jalan. Bagian logistik menerima barang dan
membandingkan barang yang datang, faktur,
invoice
dan surat jalan dengan dokumen-dokumen yang dibawa oleh bagian
logistik, yaitu formulir permintaan proses dan pengadaan barang lembar pertama, Pre PO, dan PO lembar ketiga. Dokumen yang
menyertai barang datang berjumlah rangkap 2 kecuali faktur dan
invoice
akantetapi pemasok masih mempunyai arsip yang berupa faktur dan
invoice
yang di perusahaan dan semua
dokumen itu di beri tanda otorisasi oleh bagian logistik yang menyatakan bahwa barang yang telah diterima dan telah sesuai
dengan pesanan. Dokumen lembar kedua diserahkan kepada bagian logistik sedangkan lembar pertama di bawa kembali oleh
pemasok yang akan digunakan untuk penagihan pada saat jatuh tempo pembayaran dan sebagai arsip.
6 Bagian logistik membuat Bukti Barang Masuk BBM dan Nota
Pembelian Barang NPB Apabila barang dan dokumen sesuai, selanjutnya bagian logistik
membuat bukti barang masuk dan nota pembelian barang. Bagian logistik menyimpan dokumen PO lembar ketiga, Pe PO,
formulir permintaan proses dan pengadaan barang lembar pertama. Faktur, invoice, surat jalan, bukti barang masuk, dan
nota pembelian barang diserahkan kepada bagian akuntansi. 7
Bagian Keuangan menerima dokumen-dokumen yang diserahkan oleh bagian logistik dan juga bagian produksi yang
berkaitan dengan transaksi pembelian. Semua dokumen yang digunkan dalam proses pembelian
diserahkan kepada bagian keuangan untuk disimpan sementara sampai masa jatuh tempo pembayaran atas transaksi pembelian
yang telah menimbulkan utang. Dokumen yang diterima bagian keuangan adalah faktur, invoice, surat jalan, bukti barang
masuk, nota pembelian, formulir permintaan proses dan pengadaan barang lembar kedua, dan PO lembar kedua.
8 Bagian Keuangan membuat Bukti Pengeluaran Kas dan Bank
BPgKB Bukti Pengeluaran Kas dan Bank dibuat pada saat jatuh tempo
pembayaran. Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan dan diotorisasi oleh direktur. Otorisasi dapat dilakukan apabila
dokumen yang di lampirkan sesuai. Bagian keuangan menyerahkan BPgKB yang berjumlah rangkap dua disertai bukti
pendukung yang dilampirkan yaitu semua dokumen yang disimpan sementara oleh bagian keuangan. BPgKB yang sudah
diotorisasi diambil kembali oleh bagian keuangan. Bagian keuangan menindaklanjuti hal tersebut dengan menyerahkan
kepada bagian kasir berupa BPgKB yang telah diotorisasi. Pemasok yang datang meminta pembayaran atas utang dengan
menunjukkan dokumen-dokumen yang berupa surat jalan, invoice, dan faktur yang telah diberi tanda oleh bagian logistik,
serta PO lembar pertama. Bagian keuangan melakukan pengecekkan terhadap semua dokumen yang ditunjukkan oleh
pemasok, jika sudah sesuai maka segera dilakukan pembayaran. Pada saat pembayaran pemasok memberikan tanda tangan pada
BPgKB yang menerangkan bahwa atas utang yang terjadi telah dilakukan pembayaran. Semua dokumen yang ada pada bagian
keuangan kecuali BPgKB lembar pertama diserahkan kepada bagian akutansi untuk dicatat dan diarsipkan.
9 Bagian Akuntansi melakukan pencatatan atas transaksi yang
terjadi serta mengarsip semua dokumen yang diserahkan oleh bagian keuangan
Dokumen yang diserahkan oleh bagian keuangan kemudian dicatat kedalam jurnal umum yang tersedia dengan akun- akun
yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Bagian akuntansi juga menyimpan data-data tersebut pada komputer dengan menginput
data tersebut secara manual kemudian mengarsip dokumen- dokumen tersebut.
e. Bagan Alir Sistem Pembelian PT ATMI-IGI CENTER
Manager Produksi
Keterangan : FPPPB : Formulir Permintaan Proses dan Pengadaan Barang
Gambar 2.1 Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER
Mulai
Membuat FPPPB
1
3 2
FPPPB
1
N 2
Bagian Logistik
Gambar 2.1 Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER lanjutan
1 FPPB
1
Menyeleksi pemasok
FPPPB
1
Membuat Pre PO
FPPPB
1
Pre PO Pre PO diotorisasi dengan
ketentuan ; jika pembelian 1juta diotorisasi oleh bagian
logistik, jika pembelian 1 10 juta diotorisasi oleh general
manager, jika lebih dari 10 juta diotorisasi oleh direktur
utama.
3 3
FPPPB
1
Pre PO
Membuat PO
FPPPB
1
Pre PO
3 2
PO
1
4
Keterangan : FPPPB:FormulirPermintaanProses dan
Pengadaan Barang Pre PO :Pre Purchase Order
PO :Purchase Order
Menyeleksi pemasok
berdasarkan mutu, harga dan juga
penawaran yang
diberikan oleh
pemasok yang biasanya berupa daftar
harga barang yang dimiliki pemasok.
PO diotorisasi oleh pihak
yang sama yang
mengotorisasi Pre PO
Bagian Logistik lanjutan
Gambar 2.1 Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER lanjutan
4 FPPPB
1
Pre PO
3 2
PO
1
Pemasok 6
5
Keterangan : FPPPB:FormulirPermintaanProses dan
Pengadaan Barang Pre PO :Pre Purchase Order
PO :Purchase Order
Bagian Logistik penerimaan barang dari pemasok
Gambar 2.1 Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER lanjutan
Pemasok Menerima
barang
Faktur 5
FPPPB
1
Pre PO PO
3
Mencocokkan barang dengan dokumen
Faktur FPPPB
1
Invoice Pre PO
PO
3
Membuat BBM dan NPB
8
N
Keterangan : FPPPB:FormulirPermintaanProses dan
Pengadaan Barang Pre PO :Pre Purchase Order
PO :Purchase Order SJ :Surat Jalan
BBM :Bukti Barang Masuk NPB :Nota Pembelian Barang
Invoice
2
SJ
1
2
SJ
1
Memberi tanda pada SJ bahwa
barang telah diterima
Faktur FPPPB
1
Invoice Pre PO
PO
3 2
SJ
1
Pemasok 7
7 Faktur
FPPPB
1
Invoice Pre PO
PO
3
SJ
1
Faktur Invoice
SJ
1
BBM NPB
FPPPB
1
Pre PO PO
3
Bagian Keuangan
Gambar 2.1 Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER lanjutan
2 6
8 FPPPB
2
PO
2
Keterangan : FPPPB:FormulirPermintaanProses dan
Pengadaan Barang Pre PO :Pre Purchase Order
PO :Purchase Order SJ :Surat Jalan
BBM :Bukti Barang Masuk NPB :Nota Pembelian Barang
BPgKB:Bukti Pengeluaran Kas dan
Bank
Faktur Invoice
SJ
1
BBM NPB
T
Membuat BPgKB
FPPPB
2
PO
2
Faktur Invoice
SJ
1
BBM NPB
2
BPgKB
1
BPgKB diotorisasi
Direktur Dokumen disimpan
sementara sampai jatuh tempo
pembayaran
9
Bagian Keuangan Lanjutan
Gambar 2.1 Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER lanjutan
9
Keterangan : FPPPB:FormulirPermintaanProses dan
Pengadaan Barang Pre PO :Pre Purchase Order
PO :Purchase Order SJ :Surat Jalan
BBM :Bukti Barang Masuk NPB :Nota Pembelian Barang
BPgKB:Bukti Pengeluaran kas dan Bank Invoice P:Invoice Pemasok
FPPPB
2
PO
2
Faktur Invoice
SJ
1
BBM NPB
2
BPgKB
1
Pemasok PO
1 2
SJ Faktur
Invoice P
Bagian kejuangan mencocokkan dokumen yang ada dengan
dokumen yang dibawa pemasok
Melakukan pembayaran
PO
1 2
SJ Faktur
Invoice P FPPPB
2
PO
2
Faktur Invoice
SJ
1
BBM NPB
2
BPgKB
1
Meminta tanda tangan pada
kolo m “telah
diterima oleh” pada BPgKB
Pemasok
10 T
Bagian Akuntansi
Gambar 2.1 Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER lanjutan
10
FPPPB
2
PO
2
Faktur Invoice
SJ
1
BBM NPB
2
BPgKB
Melakukan pencatatan
Jurnal umum FPPPB
2
PO
2
Faktur Invoice
SJ
1
BBM NPB
2
BPgKB
Input data ke komputer
voucher
T
Selesai