Sistem Akuntansi Pembelian PT ATMI-IGI CENTER

6 Bagian Akuntansi Bagian akuntansi menerima semua dokumen yang berkaitan dengan pembelian sampai pada pembayaran dari bagian keuangan. Bagian akuntansi mencatat semua transaksi yang terjadi kedalam buku jurnal yang sudah dioersiapkan dan mengarsip semua dokumen tersebut serta menyimpan sesuai nomer dan tanggal. b. Dokumen yang digunakan 1 Formulir dan Bon Permintaan Proses dan Pengadaan Barang Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat dan diisi oleh pemakai barang bagian produksi untuk meminta bagian logistik melakukan pembelian barang sesuai dengan jenis, jumlah, dan mutu yang dibutuhkan oleh pemakai barang bagian produksi. Formulir ini diotorisasi oleh manager produksi. Bagian pembelian membuat bon permintaan proses dan pengadaan barang akan tetapi hal ini hanya berlaku apabila barang yang dibutuhkan dapat disediakan oleh pihak ATMI selain itu formulir yang digunakan adalah formulir permintaan proses dan pengadaan barang. 2 Pre Purchase Order Pre PO Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat dan diisi oleh bagian logistik sebelum membuat purchase order PO. Formulir ini diisi sesuai dengan barang atau bahan baku yang dibutuhkan. Formulir ini diotorisasi oleh bagian pembelian apabila pembelian yang akan dilakukan bernominal kurang dari Rp 1.000.000,00. Pre PO diotorisasi oleh general manager apabila nominalnya melebihi kewenangan yang dimiliki oleh bagian pembelian yaitu lebih dari Rp 1.000.000,00 sampai dengan Rp 10.000.000,00. Pre PO diotorisasi oleh direktur jika nominal pembelian yang dilakukan adalah lebih dari Rp 10.000.000,00 yang berada diluar kewenangang yang dimiilki oleh bagian pembelian dan juga general manager . 3 Purchase Order PO Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat dan diisi oleh bagian pembelian tetapi setelah adanya otorisasi terhadap Pre PO oleh bagian pembelian General Manager Direktur sesuai ketentuan. PO ini juga harus mendapatkan otorisasi oleh bagian yang mengotorisasi Pre PO. PO ini yang akan digunakan untuk memesan barang material yang dibutuhkan sesuai dengan jumlah, nama, dan spesifikasi barang dan mutu. 4 Bukti Barang Masuk BBM BBM ini dibuat oleh bagian pembelian berdasarkan surat jalan yang diberikan oleh pemasok pada saat barang diantar. Kemudian bagian logistik melakukan rekap terhadap BBM ini. 5 Nota Penerimaan BarangNPB Dokumen ini dibuat oleh bagian logistik dengan menginput data secara langsung ke komputer dengan program excell. Data yang diinput berasal dari dokumen-dokumen yang menyertai barang yang datang. Kemudian hasil print out nya diserahkan kepada bagian keuangan. 6 Bukti Pengeluaran Kas dan Bank BPgKB Dokumen ini dipersiapkan oleh bagian keuangan yang berfungsi sebagai bukti pengeluaran kas dan bank pada saat pembayaran atas pembelian kredit ke pemasok. Dokumen ini diotorisasi oleh direktur. Dokumen ini kemudian digunakan pada proses pembayaran yang akan dilakukan oleh bagian keuangan. c. Catatan akuntansi yang digunakan Bagian akuntansi mempersiapkan buku jurnal yang akan digunakan untuk mencatat pembelian baik secara tunai maupun kredit yang dilakukan oleh perusahaan. Pencatatan dilakukan dengan mengurutkan tanggal supaya memudahkan dalam penelusuran transaksi saat dilakukan proses pemeriksaan. Semua transaksi yang dilakukan dicatat dengan akun yang sudah ditentukan oleh perusahaan kedalam jurnal umum. d. Jaringan prosedur 1 Membuat formulir permintaan proses dan pengadaan barang Bagian produksi mengajukan permintaan proses dan pengadaan barang kepada manager produksi. Manager produksi meneliti pengajuan yang dilakukan bagian produksi, kemudian mengisi dan mengotorisasi formulir permintaan proses dan pengadaan barang yang berjumlah rangkap tiga. Lembar pertama diserahkan kepada bagian logistik, lembar kedua diserahkan kepada bagian keuangan, dan lembar ketiga disimpan oleh manager produksi. 2 Bagian logistik membuat Pre PO yang kemudian diotorisasi sesuai ketentuan yang berlaku Bagian logistik membuat Pre PO setelah bon permintaan proses dan pengadaan barang selesai dibuat. Pre PO diotorisasi sesuai ketentuan yang berlaku di perusahaan ini yaitu untuk nominal pembelian kuarang dari Rp 1.000.000,00 diotorisasi oleh bagian logistik, untuk nominal pembelian antara Rp 1.000.000,00 sampai dengan Rp 10.000.000,00 diotorisasi oleh general manager, dan untuk nominal lebih dari Rp 10.000.000,00 diotorisasi oleh direktur. 3 Bagian logistik membuat PO berdasarkan Pre PO yang sudah diotorisasi Pre PO yang sudah diotorisasi akan digunakan sebagai dasar pembuatan PO. PO dibuat rangkap tiga dan diotorisasi sama seperti yang mengotorisasi Pre PO. 4 Bagian logistik melakukan pembelian kepada pemasok Pada saat terjadi proses pembelian bagian logistik mempersiapkan PO. Kemudian PO lembar pertama diserahkan kepada pemasok sebagai surat order pembelian. Formulir permintaan proses dan pengadaan barang lembar pertama, Pre PO serta PO lembar ketiga disimpan oleh bagian logistik. PO lembar kedua diserahkan kepada bagian keuangan. 5 Bagian logistik menerima dan mengecek barang yang telah dikirim oleh pemasok Barang diterima dari pemasok disertai dengan faktur, invoice , dan surat jalan. Bagian logistik menerima barang dan membandingkan barang yang datang, faktur, invoice dan surat jalan dengan dokumen-dokumen yang dibawa oleh bagian logistik, yaitu formulir permintaan proses dan pengadaan barang lembar pertama, Pre PO, dan PO lembar ketiga. Dokumen yang menyertai barang datang berjumlah rangkap 2 kecuali faktur dan invoice akantetapi pemasok masih mempunyai arsip yang berupa faktur dan invoice yang di perusahaan dan semua dokumen itu di beri tanda otorisasi oleh bagian logistik yang menyatakan bahwa barang yang telah diterima dan telah sesuai dengan pesanan. Dokumen lembar kedua diserahkan kepada bagian logistik sedangkan lembar pertama di bawa kembali oleh pemasok yang akan digunakan untuk penagihan pada saat jatuh tempo pembayaran dan sebagai arsip. 6 Bagian logistik membuat Bukti Barang Masuk BBM dan Nota Pembelian Barang NPB Apabila barang dan dokumen sesuai, selanjutnya bagian logistik membuat bukti barang masuk dan nota pembelian barang. Bagian logistik menyimpan dokumen PO lembar ketiga, Pe PO, formulir permintaan proses dan pengadaan barang lembar pertama. Faktur, invoice, surat jalan, bukti barang masuk, dan nota pembelian barang diserahkan kepada bagian akuntansi. 7 Bagian Keuangan menerima dokumen-dokumen yang diserahkan oleh bagian logistik dan juga bagian produksi yang berkaitan dengan transaksi pembelian. Semua dokumen yang digunkan dalam proses pembelian diserahkan kepada bagian keuangan untuk disimpan sementara sampai masa jatuh tempo pembayaran atas transaksi pembelian yang telah menimbulkan utang. Dokumen yang diterima bagian keuangan adalah faktur, invoice, surat jalan, bukti barang masuk, nota pembelian, formulir permintaan proses dan pengadaan barang lembar kedua, dan PO lembar kedua. 8 Bagian Keuangan membuat Bukti Pengeluaran Kas dan Bank BPgKB Bukti Pengeluaran Kas dan Bank dibuat pada saat jatuh tempo pembayaran. Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan dan diotorisasi oleh direktur. Otorisasi dapat dilakukan apabila dokumen yang di lampirkan sesuai. Bagian keuangan menyerahkan BPgKB yang berjumlah rangkap dua disertai bukti pendukung yang dilampirkan yaitu semua dokumen yang disimpan sementara oleh bagian keuangan. BPgKB yang sudah diotorisasi diambil kembali oleh bagian keuangan. Bagian keuangan menindaklanjuti hal tersebut dengan menyerahkan kepada bagian kasir berupa BPgKB yang telah diotorisasi. Pemasok yang datang meminta pembayaran atas utang dengan menunjukkan dokumen-dokumen yang berupa surat jalan, invoice, dan faktur yang telah diberi tanda oleh bagian logistik, serta PO lembar pertama. Bagian keuangan melakukan pengecekkan terhadap semua dokumen yang ditunjukkan oleh pemasok, jika sudah sesuai maka segera dilakukan pembayaran. Pada saat pembayaran pemasok memberikan tanda tangan pada BPgKB yang menerangkan bahwa atas utang yang terjadi telah dilakukan pembayaran. Semua dokumen yang ada pada bagian keuangan kecuali BPgKB lembar pertama diserahkan kepada bagian akutansi untuk dicatat dan diarsipkan. 9 Bagian Akuntansi melakukan pencatatan atas transaksi yang terjadi serta mengarsip semua dokumen yang diserahkan oleh bagian keuangan Dokumen yang diserahkan oleh bagian keuangan kemudian dicatat kedalam jurnal umum yang tersedia dengan akun- akun yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Bagian akuntansi juga menyimpan data-data tersebut pada komputer dengan menginput data tersebut secara manual kemudian mengarsip dokumen- dokumen tersebut. e. Bagan Alir Sistem Pembelian PT ATMI-IGI CENTER Manager Produksi Keterangan : FPPPB : Formulir Permintaan Proses dan Pengadaan Barang Gambar 2.1 Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER Mulai Membuat FPPPB 1 3 2 FPPPB 1 N 2 Bagian Logistik Gambar 2.1 Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER lanjutan 1 FPPB 1 Menyeleksi pemasok FPPPB 1 Membuat Pre PO FPPPB 1 Pre PO Pre PO diotorisasi dengan ketentuan ; jika pembelian 1juta diotorisasi oleh bagian logistik, jika pembelian 1 10 juta diotorisasi oleh general manager, jika lebih dari 10 juta diotorisasi oleh direktur utama. 3 3 FPPPB 1 Pre PO Membuat PO FPPPB 1 Pre PO 3 2 PO 1 4 Keterangan : FPPPB:FormulirPermintaanProses dan Pengadaan Barang Pre PO :Pre Purchase Order PO :Purchase Order Menyeleksi pemasok berdasarkan mutu, harga dan juga penawaran yang diberikan oleh pemasok yang biasanya berupa daftar harga barang yang dimiliki pemasok. PO diotorisasi oleh pihak yang sama yang mengotorisasi Pre PO Bagian Logistik lanjutan Gambar 2.1 Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER lanjutan 4 FPPPB 1 Pre PO 3 2 PO 1 Pemasok 6 5 Keterangan : FPPPB:FormulirPermintaanProses dan Pengadaan Barang Pre PO :Pre Purchase Order PO :Purchase Order Bagian Logistik penerimaan barang dari pemasok Gambar 2.1 Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER lanjutan Pemasok Menerima barang Faktur 5 FPPPB 1 Pre PO PO 3 Mencocokkan barang dengan dokumen Faktur FPPPB 1 Invoice Pre PO PO 3 Membuat BBM dan NPB 8 N Keterangan : FPPPB:FormulirPermintaanProses dan Pengadaan Barang Pre PO :Pre Purchase Order PO :Purchase Order SJ :Surat Jalan BBM :Bukti Barang Masuk NPB :Nota Pembelian Barang Invoice 2 SJ 1 2 SJ 1 Memberi tanda pada SJ bahwa barang telah diterima Faktur FPPPB 1 Invoice Pre PO PO 3 2 SJ 1 Pemasok 7 7 Faktur FPPPB 1 Invoice Pre PO PO 3 SJ 1 Faktur Invoice SJ 1 BBM NPB FPPPB 1 Pre PO PO 3 Bagian Keuangan Gambar 2.1 Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER lanjutan 2 6 8 FPPPB 2 PO 2 Keterangan : FPPPB:FormulirPermintaanProses dan Pengadaan Barang Pre PO :Pre Purchase Order PO :Purchase Order SJ :Surat Jalan BBM :Bukti Barang Masuk NPB :Nota Pembelian Barang BPgKB:Bukti Pengeluaran Kas dan Bank Faktur Invoice SJ 1 BBM NPB T Membuat BPgKB FPPPB 2 PO 2 Faktur Invoice SJ 1 BBM NPB 2 BPgKB 1 BPgKB diotorisasi Direktur Dokumen disimpan sementara sampai jatuh tempo pembayaran 9 Bagian Keuangan Lanjutan Gambar 2.1 Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER lanjutan 9 Keterangan : FPPPB:FormulirPermintaanProses dan Pengadaan Barang Pre PO :Pre Purchase Order PO :Purchase Order SJ :Surat Jalan BBM :Bukti Barang Masuk NPB :Nota Pembelian Barang BPgKB:Bukti Pengeluaran kas dan Bank Invoice P:Invoice Pemasok FPPPB 2 PO 2 Faktur Invoice SJ 1 BBM NPB 2 BPgKB 1 Pemasok PO 1 2 SJ Faktur Invoice P Bagian kejuangan mencocokkan dokumen yang ada dengan dokumen yang dibawa pemasok Melakukan pembayaran PO 1 2 SJ Faktur Invoice P FPPPB 2 PO 2 Faktur Invoice SJ 1 BBM NPB 2 BPgKB 1 Meminta tanda tangan pada kolo m “telah diterima oleh” pada BPgKB Pemasok 10 T Bagian Akuntansi Gambar 2.1 Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER lanjutan 10 FPPPB 2 PO 2 Faktur Invoice SJ 1 BBM NPB 2 BPgKB Melakukan pencatatan Jurnal umum FPPPB 2 PO 2 Faktur Invoice SJ 1 BBM NPB 2 BPgKB Input data ke komputer voucher T Selesai

2. Kendala-kendala yang dihadapi bagian Pembelian

a. Bagian pembelian mengalami kendala apabila mendapatkan perintah pembelian yang mendesak dalam artian customer meminta barang yang dipesan segera jadi. Kendala ini terjadi pada saat prosedur otorisasi. Pada saat otorisasi general manager atau direktur diperlukan, pihak yang bersangkutan terkadang sedang tidak berada di tempat untuk memberikan otorisasi. Hal ini akan menghambat proses pembelian yang akan dilakukan oleh bagian logistik bagian pembelian dalam hal waktu. Pada saat terjadi pembelian dokumen yang dijadikan sebagai surat order pembelian barang adalah PO, dan PO dibuat berdasarkan Pre PO yang telah diotorisasi oleh bagian logistik, general manager ataupun direktur sesuai ketentuan. Bagian logistik membuat kesepakatan dengan pemasok barang dengan cara meminta kelonggaran waktu untuk mengirimkan PO sebagai surat order pembelian. Hal ini akan membuat ada prosedur yang tidak dijalankan dengan baik. b. Bagian pembelian merasa kurangnya personil yang kompeten menangani tugas-tugas yang ada di bagian pembelian. Hal ini yang mendorong terjadinya perangkapan tugas yang dilakukan oleh personil bagian logistik yang sudah kompeten.

C. Evaluasi Sistem Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER

1. Evaluasi Terhadap Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam satu proses pembelian sudah dipisahkan sesuai kapasitas dan fungsinya. Fungsi pembelian dilakukan oleh bagian logistik, fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi dan fungsi pembayaran dilakukan oleh bagian keuangan. Akan tetapi pada proses sebenarnya terdapat beberapa perangkapan tugas yang dilakukan. Fungsi pembelian, fungsi penerimaan,dan fungsi penyimpanan barang dilakukan oleh bagian logistik. Dalam transaksi pembelian, fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan pemasok yang sesuai mutu yang dibutuhkan serta dapat dipercaya sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Untuk menjamin bahwa barang yang dipesan dan diterima oleh perusahaan sesuai dengan pesanan yang dilakukan oleh bagian pembelian, seharusnya dilakukan pengecekkan independent yang bukan merupakan bagian logistik yang melakukan pemesanan barang tersebut. Pengecekkan berdasarkan PO yang diterbitkan oleh bagian logistik. Fungsi penerimaan barang dan fungsi penyimpanan barang juga terdapat perangkapan tugas. Fungsi penerimaan barang merupakan fungsi yang sangat penting dan bertanggung jawab atas penerimaan dan penolakan barang yang diterima dari pemasok. Fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah diterima dari pemasok dan dinyatakan diterima oleh fungsi penerimaan. Meskipun perusaan ini PT ATMI-IGI CENTER ini berproduksi berdasarkan Just In Time JIT yang mana gudang hanya berfungsi sebagai tempat transit barang sebelum masuk proses produksi. Jadi harus tetap ada fungsi khusus yang diberi tanggung jawab melakukan fungsi ini yaitu fungsi penyimpanan. Bagian akuntansi dan bagian keuangan merupakan bagian yang sebenarnya merupakan satu tim yang berfungsi secara bersama tetapi merupakan bagian yang berbeda sehingga pemisahan fungsi berjalan dengan baik.

2. Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan

Kelemahan-kelemahan pada dokumen-dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut: a. Bukti Barang Masuk BBM tidak bernomor urut tercetak dan belum memiliki format baku yang digunakan. Fungsi BBM untuk mengetahui barang apa saja yang sudah masuk ke dalam gudang dan sebaiknya disertai nomor urut tercetak supaya setiap penggunaan dapat dipertanggung jawabkan oleh fungsi yang berwenang untuk menggunakan dokumen tersebut dan memudahkan proses pengecekkan. b. Belum adanya kartu stock barang yang masuk ke gudang. Meskipun gudang dalam perusahaan ini hanya digunakan sebagai tempat transit sementara sebelum barang masuk ke bagian produksi, akan tetapi hal ini penting dilakukan untuk mendata barang yang ada digudang.