Tinjauan Pustaka ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

3 3 . . Pengertian Sistem Akuntansi Sistem Akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi Baridwan, 1997 : 4. Sistem Informasi Akuntansi menyediakan informasi akuntansi yang dibutuhkan manajemen untuk pengambilan keputusan agar memungkinkan mereka mengalokasikan berbagai sumber daya perusahaan secara efektif dan efisien. Penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan mempunyai beberapa tujuan yang harus dipertimbangkan baik-baik. Tujuan itu adalah sebagai berikut. a. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan data yang diperlukan tepat pada waktunya dan dapat memenuhi kebutuhan. b. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern. c. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal. Ketiga tujuan di atas harus dipertimbangkan bersama-sama pada waktu menyusun sistem akuntansi perusahaan sehingga tidak sampai terjadi adanya salah satu tujuan yang ditinggalkan Baridwan, 1997 : 3. Menurut Mulyadi 2001 : 3 sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari pengertian Sistem Akuntansi di atas maka unsur pokok Sistem Akuntansi yang sebagaimana diuraikan Mulyadi 2001 : 3 adalah: a. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, Karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam didokumentasikan di atas secarik kertas. Formulir juga sering disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. b. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainya. Sumber dari pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongannya yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. c. Buku Besar general ledger Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan. d. Buku Pembantu Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. e. Laporan Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualanya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. 4 4 . . Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Sistem informasi akuntansi dalam suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan yang dibuat untuk untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, mnganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi- transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewajiban yang berkaitan Bodnar dan Hopwood, 2000 : 181. Menurut Nugroho Widjajanto 2001 sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan bernagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi laporan keuangan. Dari definisi tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan suatu bagian dari sistem organisasi yang mempunyai fungsi utama mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah data ekonomi sehingga menghasilkan suatu informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh bagian-bagian pengguna informasi tersebut. 5 5 . . Sistem Pembelian Pembelian merupakan pengadaan barang persediaan yang diperlukan oleh perusahaan Mulyadi, 2001 : 299 merupakan pengadaan barang persediaan yang diperlukan oleh perusahaan. Menurut Maroom 2000 : 14 pembelian adalah pengeluaran sejumlah uang atau kas untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan. Dari definisi tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pembelian adalah suatu proses pengeluaran sejumlah uang atau kas untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. 6 6 . . Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua, yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri Mulyadi 2001 : 299. 7 7 . . Fungsi-fungsi yang terkait dalam pembelian Menurut Mulyadi 2001 : 300 fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: a. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan barang. b. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terpilih. c. Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan. d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang dan pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan bertanggung jawab mencatat terjadinya hutang, sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. 8 8 . . Jaringan prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi 2001: 301-303 jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: a. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku dalam formulir surat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian pembelian. b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok atas dasar harga yang relatif dibawah standar untuk mendapatkan informasi harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pilihan pemasok yang akan dituju oleh perusahaan. c. Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur order pembelian ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan. d. Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok kemudian membuat laporan penerimaan barang. e. Prosedur Pencatatan Hutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen- dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang. f. Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

B. Pembahasan

1. Sistem Akuntansi Pembelian PT ATMI-IGI CENTER

a. Unit organisasi yang terkait 1 Bagian Produksi Pada saat terdapat permintaan pembelian bahan baku untuk pembuatan pesanan, bagian produksi melakukan prosedur permintaan barang kepada bagian logistik dengan membuat formulir permintaan dan pengadaan barang yang kemudian diserahkan kepada bagian logistik. 2 Bagian Logistik Bagian Pembelian Bagian Pembelian menerima formulir dari bagian produksi. Bagian pembelian melaksanakan prosedur pencarian dan penyeleksian pemasok dengan mencari informasi mengenai barang yang dibutuhkan, harga barang, jumlah barang, kualitas, dan termin kredit yang dipakai. Prosedur ini dapat dilakukan melalui telepon maupun email sesuai situasi dan juga kondisi. Untuk kategori pembelian yang nominalnya kurang dari Rp 1.000.000,00 secara langsung akan diotorisasi oleh bagian pembelian. 3 General manager General Manager mempunyai kewenangan untuk memberikan persetujuan atas pembelian yang akan dilakukan yang nominalnya antara Rp 1.000.000,00 sampai Rp 10.000.000,00. 4 Direktur Direktur mempunyai kewenangan untuk menyetujui tidaknya pembelian yang akan dilaksanakan oleh bagian logistik untuk pembelian yang nominalnya lebih dari Rp 10.000.000,00. Direktur Utama juga berwenang untuk memberikan otorisasi pada saat pembayaran atas pembelian yang terjadi. 5 Bagian Keuangan Finance Bagian keuangan menerima semua dokumen yang berkaitan dengan proses pembelian yang diserahkan oleh bagian pembelian dan bagian produksi. Bagian keuangan menyiapkan prosedur pembayaran kepada pemasok pada saat jatuh tempo pembayaran dan melakukan proses pembayaran. 6 Bagian Akuntansi Bagian akuntansi menerima semua dokumen yang berkaitan dengan pembelian sampai pada pembayaran dari bagian keuangan. Bagian akuntansi mencatat semua transaksi yang terjadi kedalam buku jurnal yang sudah dioersiapkan dan mengarsip semua dokumen tersebut serta menyimpan sesuai nomer dan tanggal. b. Dokumen yang digunakan 1 Formulir dan Bon Permintaan Proses dan Pengadaan Barang Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat dan diisi oleh pemakai barang bagian produksi untuk meminta bagian logistik melakukan pembelian barang sesuai dengan jenis, jumlah, dan mutu yang dibutuhkan oleh pemakai barang bagian produksi. Formulir ini diotorisasi oleh manager produksi. Bagian pembelian membuat bon permintaan proses dan pengadaan barang akan tetapi hal ini hanya berlaku apabila barang yang dibutuhkan dapat disediakan oleh pihak ATMI selain itu formulir yang digunakan adalah formulir permintaan proses dan pengadaan barang. 2 Pre Purchase Order Pre PO Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat dan diisi oleh bagian logistik sebelum membuat purchase order PO. Formulir ini diisi sesuai dengan barang atau bahan baku yang