Tinjauan Pustaka ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
3 3
. .
Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem Akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data
mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan
oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga
pemerintah untuk menilai hasil operasi Baridwan, 1997 : 4. Sistem Informasi Akuntansi menyediakan informasi akuntansi yang dibutuhkan
manajemen untuk pengambilan keputusan agar memungkinkan mereka mengalokasikan berbagai sumber daya perusahaan secara efektif dan
efisien. Penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan mempunyai beberapa tujuan yang harus dipertimbangkan baik-baik. Tujuan itu adalah
sebagai berikut. a.
Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan data yang
diperlukan tepat pada waktunya dan dapat memenuhi kebutuhan. b.
Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga
keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan
mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern.
c. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah
yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal.
Ketiga tujuan di atas harus dipertimbangkan bersama-sama pada waktu menyusun sistem akuntansi perusahaan sehingga tidak sampai
terjadi adanya salah satu tujuan yang ditinggalkan Baridwan, 1997 : 3. Menurut Mulyadi 2001 : 3 sistem akuntansi adalah organisasi
formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari pengertian Sistem Akuntansi di atas maka unsur pokok Sistem
Akuntansi yang sebagaimana diuraikan Mulyadi 2001 : 3 adalah: a.
Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk
merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, Karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam
organisasi direkam didokumentasikan di atas secarik kertas. Formulir juga sering disebut dengan istilah media, karena formulir
merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan
dan data lainya. Sumber dari pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya
diklasifikasikan menurut penggolongannya yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
c. Buku Besar
general ledger
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam
jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan
keuangan. Rekening buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain
dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
d. Buku Pembantu
Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu
dalam buku besar. e.
Laporan Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan
yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya
pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat
penjualanya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan
tayangan pada layar monitor komputer.
4 4
. .
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi
informasi. Sistem informasi akuntansi dalam suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan yang dibuat untuk untuk mengidentifikasi,
mengumpulkan, mnganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi- transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi
aktiva dan kewajiban yang berkaitan Bodnar dan Hopwood, 2000 : 181. Menurut Nugroho Widjajanto 2001 sistem informasi akuntansi
adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan bernagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan
menjadi laporan keuangan. Dari definisi tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
sistem informasi akuntansi merupakan suatu bagian dari sistem organisasi yang mempunyai fungsi utama mengumpulkan, menyimpan, dan
mengolah data ekonomi sehingga menghasilkan suatu informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh bagian-bagian pengguna informasi tersebut.
5 5
. .
Sistem Pembelian
Pembelian merupakan pengadaan barang persediaan yang diperlukan oleh perusahaan Mulyadi, 2001 : 299 merupakan pengadaan
barang persediaan yang diperlukan oleh perusahaan. Menurut Maroom 2000 : 14 pembelian adalah pengeluaran sejumlah uang atau kas untuk
mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan. Dari definisi tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
pembelian adalah suatu proses pengeluaran sejumlah uang atau kas untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
6 6
. .
Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian
dapat digolongkan menjadi dua, yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan
impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri Mulyadi 2001 : 299.
7 7
. .
Fungsi-fungsi yang terkait dalam pembelian
Menurut Mulyadi 2001 : 300 fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian
bahan baku kepada fungsi pembelian sesuai dengan persediaan
yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan barang.
b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terpilih.
c. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang
diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung
jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan. d.
Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang
dan pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan bertanggung jawab mencatat terjadinya hutang, sedangkan fungsi pencatatan
persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
8 8
. .
Jaringan prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi 2001: 301-303 jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku
Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku dalam
formulir surat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok atas dasar harga
yang relatif dibawah standar untuk mendapatkan informasi harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
memungkinkan pilihan pemasok yang akan dituju oleh perusahaan. c.
Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur order pembelian ini, fungsi pembelian
mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam
perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan. d.
Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan barang melakukan
pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang
diterima dari pemasok kemudian membuat laporan penerimaan barang.
e. Prosedur Pencatatan Hutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen- dokumen
yang berhubungan
dengan pembelian
dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber
sebagai pencatatan hutang. f.
Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari
transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.