berproduksi berdasarkan
Just In Time
JIT yang mana gudang hanya berfungsi sebagai tempat transit barang sebelum masuk proses produksi.
Jadi harus tetap ada fungsi khusus yang diberi tanggung jawab melakukan fungsi ini yaitu fungsi penyimpanan. Bagian akuntansi dan bagian
keuangan merupakan bagian yang sebenarnya merupakan satu tim yang berfungsi secara bersama tetapi merupakan bagian yang berbeda sehingga
pemisahan fungsi berjalan dengan baik.
2. Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan
Kelemahan-kelemahan pada dokumen-dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:
a. Bukti Barang Masuk BBM tidak bernomor urut tercetak dan belum
memiliki format baku yang digunakan. Fungsi BBM untuk mengetahui barang apa saja yang sudah masuk ke dalam gudang dan
sebaiknya disertai nomor urut tercetak supaya setiap penggunaan dapat dipertanggung jawabkan oleh fungsi yang berwenang untuk
menggunakan dokumen
tersebut dan
memudahkan proses
pengecekkan. b.
Belum adanya kartu stock barang yang masuk ke gudang. Meskipun gudang dalam perusahaan ini hanya digunakan sebagai tempat transit
sementara sebelum barang masuk ke bagian produksi, akan tetapi hal ini penting dilakukan untuk mendata barang yang ada digudang.
c. Belum adanya Bukti Barang Keluar yang digunakan untuk mendata
barang apa saja yang telah digunakan dalam proses produksi dan Debit Memo sebagai dokumen dalam proses retur pembelian.
3. Evaluasi Terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan
Bagian akuntansi melakukan rekap terhadap transaksi pembelian kredit berdasarkan dokumen yang diserahkan oleh bagian keuangan yang
berasal dari bagian produksi dan bagian logistik. Pencatatan dilakukan pada jurnal umum dengan akun-akun yang telah ditetapkan oleh
perusahaan. Perusahaan ini belum mempunyai jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat terjadinya pengeluaran kas yang sering disebut
dengan jurnal pengeluaran kas.
4. Evaluasi Terhadap Sistem Otorisasi
Pembuatan FPPPB Formulir Permintaan Proses dan Pengadaan Barang dilakukan oleh staff bagian produksi dan diotorisasi oleh
manager produksi. Pembuatan Pre PO dan PO melibatkan banyak pihak dalam proses otorisasinya. Hal ini menunjukkan bahwa banyak pihak yang
melakukan pengecekkan terhadap dokumen ini. Otorisasi pada saat barang datang seharusnya diotorisasi oleh bagian penerimaan akan tetapi karena
pada perusahaan ini yang bertugas menerima barang adalah bagian logistik maka yang melakukan otorisasi adalah bagian logistik. Pembayaran
diawali dengan pembuatan BPgKB Bukti Pengeluaran Kas dan Bank oleh bagian keuangan yang kemudian diotorisasi oleh direktur.
