63
4.3. Studi Pustaka
Sebagai bahan referensi lain yang digunakan penulis maka didapatkan beberapa buku maupun situs internet yang berkaitan dengan
penelitian yang dilakukan. Referensi tersebut digunakan untuk menambahkan, mengumpulkan dan mendapatkan berbagai data dan
informasi. Adapun buku-buku dan alamat situs yang dikunjungi peneliti yang dipakai dalam skripsi ini dapat dilihat pada daftar pustaka.
4.4. Perencanaan Syarat-Syarat
Fase ini adalah fase dimana penulis dan pegawai PT. Pahala Kencana bertemu untuk mengidentifikasi tujuan-tujuan aplikasi serta
mengidentifikasi syarat-syarat informasi yang ditimbulkan dari tujuan- tujuan tersebut.
4.4.1. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Dalam operasional sehari-hari, petugas operator teknik pada bagian Pool Maintenance Perusahaanmelakukan pencatatan
data informasi bus berikut keluhan dan perbaikan-perbaikan yang perlu dilakukan untuk setiap unit bus yang masuk,dalam hal ini
diperlukan sebagai arsip data sejarah perbaikan semua bus yang dimiliki perusahaan dari awal unit bus di beli sampai dengan
akhir masa penggunaan atau operasional bus oleh perusahaan. Guna nya adalah untuk mengetahui segala jenis perbaikan yang
pernah dilakukan pada setiap unit bus dan untuk evaluasi. Dari
64
operator teknik data yang telah dicatat tersebut kemudian diserahkan kepada bagian administrasi untuk selanjutnya data
yang didapat dimasukan kedalam dokumen arsip. Data sejarah perbaikan tersebutdiproses secara semi-manual, yaitu proses
pencatatan data tersebut dikerjakan dengan tulis tangan dan dimasukan kedalam dokumen arsip menggunakan tabel-tabel
pada Microsoft Excel. Proses pencatatandan penyimpanan data maintenance
update ini membutuhkan waktu lebih lama dan mempunyai resiko kekeliruan dan kesalahan data yang lebih besar, ditambah
lagi karyawan yang membutuhkan informasi rinci bus harus datang langsung ke bagian administrasi pool, kemudian pada
proses pencatatan rincian bus dilakukan dengan menulis tangan pada form yang beresiko terjadinya kesalahan penulisan sehingga
harus mengulang dan membuang kertas, waktu dan tenaga yang telah dicurahkan menjadi percuma.
Ketika operator teknik sudah selesai mencatat rekam jejak perbaikan bus, operator teknik pun harus memberikan form hasil
pendataan kepada administator pool untuk kemudian data yang diberikan lalu disimpan pada arsip perusahaan pada Microsoft
Excel. Dari masalah inilah, maka perlu dibuat suatu aplikasi
yang memberikan kemudahan bagi karyawan PT. Pahala
65
Kencana, dengan menggunakan aplikasi yang akan dibangun, akan banyak keuntungan yang didapat seperti; proses pencarian
data informasi rinci bus menjadi lebih cepat, mengurangi resiko salah penulisan mengenai informasi bus, mengurangi pemakaian
kertas, mengurangi proses kerja yang mulanya melalui 2 proses pendataan dan penyimpanan oleh staf karyawan yang berbeda
namun dengan aplikasi ini proses pendataan dan penyimpanan menjadi satu dan dapat dilakukan oleh 1 staf karyawan,
mobilisasi operator teknik cukup dilapangan tanpa perlu harus selalu memberikan form kepada administrator pool,manajemen
data arsip menjadi lebih baik dan para karyawan yang berkepentingan untuk mendapatkan rincian bus tidak harus
datang ke bagian administrator pool, tetapi dapat langsung mengakses aplikasi untuk mendapatkan informasi.
Unit Bus Masuk Pool Bengkel
Maintenance Operator Teknik mulai
mencatat dan mendata informasi bus
Operator Teknik menyerahkan data track
record historical maintenance kepada
bagian administrasi
Administrator melakukan pemeriksaan
dan approval Administrator menginput
data kedalam file arsip perusahaan
Administrator menyimpan file di ruang arsip
Gambar 4.1 GambaranSistem Yang Sedang Berjalan
66
4.4.2. Analisis Sistem Yang Diusulkan
Pemecahan masalah yang penulis gunakan dalam menyelesaikan masalah yang ada yaitu mengganti sistem
pendataan, pembaharuan dan penyimpanan data rekam jejak setiap unit bus yang dimiliki perusahaan yang berjalan secara
manual dengan sistem berbasis mobile android yang terintegrasi langsung dengan web administrator dan database. Sehingga
diharapkan tidak akan terjadi lagi prosedur pendataan dan penyimpanan rekam jejak yang panjang dan menyita banyak
waktu, bahkan resiko kekeliruan, kesalahan dan kehilangan file. Secara umum sistem yang akan dikembangkan yaitu,
pengelolaan file track record historical maintenance busberbasis mobile android yang terintegrasi dengan web administrator dan
database dimana setiap operator teknik memiliki account khusus untuk melakukan akses ke dalam aplikasi pada mobile android
dan setiap administrator memiliki account khusus untuk mengakses web dan database.Sistem pada aplikasi android
menampilkan informasi mengenai unit bus yang di scan QR Code nya sehingga karyawan tidak perlu pergi ke bagian
administrator pool apabila membutuhkan informasi mengenai unit bus.
67
Berikut ini
adalah prosedur
secara umumdari
perancangan sistem mengenai alur pengaksesan data track record historical maintenance yang diusulkan:
1. Admin telah menyimpan data informasi berupa nomor polisi, nomor rangka, nomor mesin, nomor badan, jumlah tempat
duduk, tahun chasis, merk, karoseri, kapasitas tangki dan kru unit dari setiap unit bus, data-data tersebut didapatkan dan
disimpan dari awal unit baru dibeli ke dalam database yang dapat di akses pada web administrator.
2. Dari setiap unit bus yang telah disimpan data nya mendapatkan 1 QR Code yang kemudian QR Code tersebut
ditempel pada badan bus. 3. Admin telah menentukan user operator teknik yang dapat
logindan mempunyai akses lebih ke dalam aplikasi di android.
4. Admin dan Usermemilikiusername dan passworduntuk melakukan login kedalam sistem.
5. Userbiasa hanya dapat menscan QR Code pada unit bus dan mendapatkan informasi yang diinginkan.
6. Useroperator teknik yang telah mendapatkan username dan passworddapatlogin
dan mempunyai
akses untuk
memperbaharui data track record dan maintenancedari setiap unit bus yang masuk ke pool dan discan.
68
7. Admin melakukan penginputan dan pengeditan data bus, data user operator, data track record maintenance bus dan
informasi-informasi yang dibutuhkan. Untuk lebih jelas mengenai gambaran umum proses
bisnis yang diusulkan dapat dilihat melalui gambar ini:
Unit Bus Masuk Pool Bengkel
Maintenance Operator Teknik mulai
menscan QR Code dan mendata perbaikan bus
Administrator menginput data bus dan mencetak
QR Code Administrator
menempelkan QR Code pada bus
Data yang diinput disimpan pada database
perusahaan
Data yang diinput disimpan pada database
perusahaan
Database MySQL
Gambar 4.2 Sistem Yang Diusulkan
69
QR Code
Web Service XML
Web Server Database
MySQL Scan QR Code
Cetak QR Code Menarik
data XML
Gambar 4.3 Proses Pada Sistem Yang Diusulkan
Sistem diperuntukan bagi karyawan PT. Pahala Kencana yang ingin mendapatkan informasi dari setiap unit bus yang ada
pada PT. Pahala Kencana. Terdapat beberapa kegiatan yang dilakukan dalam sistem
ini. Kegiatan yang dilakukan oleh admin adalah menginput data dari setiap unit bus yang baru dibeli dan siap beroperasi,
mengentry data karyawan sebagai user yang dapat mengakses aplikasi pada mobileandroid, mencetak QR Code, mengentry data
maintenance unit bus, menyimpan arsip rekam jejak. Dan kegiatan yang dilakukan useroperator teknik didalam aplikasi
pada mobileandroid adalah melihat informasiunit bus yang di
70
scan QR Code nya dan mengentry data maintenance unit bus sekaligus langsung menyimpannya kedalam database.
4.4.3. Analisa Perbandingan Sistem
Peneliti melakukan analisa perbandingan sistem untuk membandingkan kekurangan yang ada di sistem yang berjalan,
dan apa saja kelebihan sistem yang diusulkan.
Tabel 4.1 Analisa Perbandingan Sistem
No. Sistem yang berjalan
Sistem yang diusulkan 1
Pendataan informasi bus masih dilakukan dengan
tulis tangan dan memiliki resiko
kesalahan atau
kekeliruan dan
membutuhkan waktu yang lama.
Pada sistem, karyawan cukup menscanQR Code pada bus
maka informasi
bus yang
dibutuhkan akan ditampilkan tanpa harus mendata ulang
informasi bus tersebut, sehingga lebih menghemat waktu.
2 Apabila
karyawan membutuhkan
informasi rinci suatu unit bus, harus
pergi ke administrasi pool untuk meminta data nya.
Sistem mampu
memberikan informasi rinci unit bus hanya
dengan menscan QR Code pada bus, sehingga karyawan tidak
perlu datang
kepada administrasi pool, karena dapat
71
langsung mengakses nya cukup dari android saja.
3 Setelah
selesai mendata
maintenance pada
bus, karyawan operator teknik
kemudian menyerahkan
form maintenance pada
bagian administrator pool untuk kemudian disimpan
dan dimasukan kedalam arsip perusahaan.
Sistem memudahkan karyawan operator teknik dengan cukup
mendata maintenance bus pada android
dan langsung
menyimpannya langsung pada database
tanpa harus
memberikannya terlebih dahulu kepada administrator pool.
4 Dalam
pelaksanaannya masih
dilakukan secara
manual yaitu tulis tangan pada
kertas, sehingga
banyak membutuhkan
kertas-kertas sebagai form dan resiko kekeliruan dalam
pendataan mengakibatkan
banyaknya kertas
yang digunakan sebagai ganti
nya. Sistem memudahkan pengguna
dalam melakukan pendataan karena
kegiatan dilakukan
dengan menggunakandevice
android yang dapat langsung disimpan
pada database
perusahaan sehingga tidak perlu lagi menggunakan kertas.
72
4.4.4. Tujuan Pengembangan Sistem
PengembanganSistem dalam aplikasi track record historical
maintenance inibertujuan
untuk membantu
pihakOperator Teknik dan Administrator PoolBus 1 PT. Pahala Kencana dalam mengelola arsip rekam jejak perbaikan dari
setiap unit bus perusahaan, dan membantukaryawan dalam mendapatkan informasi rinci unit bus dan dalam melakukan
entrydata maintenanceunit bus. Dan dibawah ini beberapa kebutuhan prototype sistem:
1. Sistem mampu
mempersingkat proses
mendapatkan informasi unit bus dan menyimpan data rekam jejak
perbaikan setiap unit bus sebagai arsip. 2. Sistem mampu memberikan informasi rinci dari setiap unit
bus. 3. Sistem mampu memvalidasi pengguna yang mempunyai
kepentingan sehingga keabsahan data dan keamanannya terjamin.
4. Tampilan yang mudah dan tidak sulit user friendly dalam menjalankan sistem.
5. Di dalam sistem admin dapat mengelola data useroperator teknik, data unit bus, dan data historical maintenance.
73
6. Di dalam sistem user pada perangkatandroid dapat login dan mengentry data maintenance dan langsung menyimpannya ke
dalam database. 7. Sistem dapat menyimpan data user, data unit bus, dan data
historical maintenance dengan baik
4.5. Perancangan Desain
Kategori