22
Menurut Pangaribuan 2009 : 10, langkah-langkah Pembelian dan Pelangganan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang
diusulkan. 2.
Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui catalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan.
3. Menerima atau menolak usulan.
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan.
5. Mengirimkan daftar pesanan.
6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan.
7. Membayar pesananlangganan.
8. Menyusun laporan pembelian dan pelangganan.
Siregar 2002:32 Menjelaskan bahwa,
dalam berlangganan perpustakaan menghadapi beberapa kesulitan antara lain:
1. Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh sehingga dibutuhkan waktu, tenaga
dan biaya yang cukup banyak. 2.
Masalah klaim. Perpustakaan sering menerima bahan pustaka tidak sesuai dengan pesanan, sehingga dibutuhkan waktu cukup lama dan balasan klaim
sering tidak terbalas. 3.
Masalah biaya pengiriman yang cukup mahal sehingga pengiriman sering terlambat.
4. Informasi tentang buku tersebut sulit didapatkan.
5. Harga buku cenderung naik tidak stabil sehingga perpustakaan sering berhenti
berlangganan karena dana terbatas. Disebutkan juga sebelum menentukan judul bahan pustaka yang akan
dibeli ada beberapa faktor yang harus diperhatikan antara lain :
1. Dana yang tersedia
2. Mengetahui bidang yang dicakup perpustakaan
3. Mengetahui minat, bidang para pengguna
4. Memperhatikan dan memeriksa judul-judul yang dilanggan perpustakaan.
2.5.2 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah
Berbeda dengan cara pemerolehan buku atau koleksi lain melalui pembelian. Untuk memperoleh buku melalui sumbangan atau hadiah, bisa
dilakukan dengan berbagai cara yang biasa di jalankan perpustakaan. Misalnya perpustakaan dengan aktif menghubungi tempat-tempat tertentu sambil
mengajukan permohonan untuk meminta bantuan bahan pustaka atau koleksi guna mengisi perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
23
Terkadang tanpa didahului dengan permintaan sumbangan seperti diatas, ada beberapa lembaga atau perorangan yang menyumbangkan sejumlah buku
kepada perpustakaan. Dalam pernik pustakawan 2009, cara-cara permintaan dan pemberian
hadiah dapat dilakukan dengan 2 cara: 1.
Hadiah Atas Permintaan Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah dalam perpustakaan
kepada lembaga pemerintah atau swasta, lembaga ilmiah dalam negri atau luar negri. Permintaan ini dapat dilakukan dengan cara lisan atau tulisan.
Permintaan dengan cara lisan hendaknya memanfaatkan kesempatan ini untuk memperoleh hadiah terutama bahan pustaka yang langka.
Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu: a.
Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya b.
Perpustakaan menysun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain, baik dalam negri maupun luar ngeri
c. Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai
surat pengantar d.
Apabila pihak donor telah mengirimkannya, petugas memeriksa kriiman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan
mengirimkan ucapan terima kasih
e. Selanjutnya bahan pustaka diproses seperti biasa, yaitu inventarisasi
dan seterusnya. 2.
Hadiah Tidak Atas Permintaan Suatu lembaga atau perseorangan sering memberikan hadiah bahan
pustaka kepaa suatu pepustakaan tanpa diminta. Hal ini dapat terjadi karena lembaga atau seseorang mempunyai bahan pustaka yang ingin
dihadiahkan atau sengaja memberi hadiah atau bantuan pada perpustakaan tertentu.
Prosedur perolehan hadiah tidak atas permintaan yaitu: a.
Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya
b. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan
c. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
2.5.3 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pertukaran
