Peningkatan Mutu

2.1.3. Peningkatan Mutu

2.1.3.1. Pengertian Mutu

Tambupolon (2001: 108) mengatakan pengertian mutu sebagai panduan sifat-sifat produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan pelanggan langsung atau tak langsung, baik kebutuhan yang dinyatakan maupun yang tersirat, masa kini dan masa depan. Mutu juga dapat diartikan sebagai kesesuaian panduan sifa-sifat produk dengan kebutuhan pelanggan (individu, masyarakat, dan lain-lain).

ISO 9001 : 2000 : Mutu di difinisikan “kemampuan untuk memenuhi persyaratan-persyartan . Kebutuhan atau harapan yang ditetapkan secara langsung /eksplisit atau tidak langsung/implisit, oleh organisasi atau perorangan yang menerima suatu produk (pelanggan) berdasarkan karakteristik yang dimiliki oleh suatu produk.

jasa yang sesuai dengan kebutuhan mereka dan memberikan pernyataan kepuasan dan spesifikasi secara lengkap.

2.1.3.2. Sistem Manajemen Mutu

Sistem yang digunakan untuk menetapkan Kebijakan (policy) atau pernyataan resmi oleh manajemen puncak berkaitan dengan perhatian dan arah organisasinya di bidang mutu) dan sasaran mutu (segala sesuatu yang terkait dengan mutu dan dijadikan sasaran (target) pencapaian dengan menetapkan ukuran atau kriteria pencapainnya).

Selanjutnya menurut Wahoni (2005) : Mutu dalam sebuah organisasi paling baik dapat dicapai dengan cara manajemen membentuk Sistem Manajemen Mutu (SMM). SMM adalah sistem formal yang mendokumentasikan struktur perusahaan, tugas dan tanggung jawab karyawan dan manajemen, prosedur- prosedur yang dipersyaratkan untuk mewujudkan mutu produk atau jasa. Empat alat mutu harus dipakai ketika membuat sebuah SMM: Manual Mutu, Prosedur Operasi Standar, Instruksi Kerja dan dokumen-dokumen pendukung seperti diagram alir dan catatan mutu. Keempat alat itu harus konsisten, saling berhubungan dan bekerja bersama untuk meningkatkan nilai dari barang atau jasa.

Wahono (2005) : Pendekatan SMM memberikan manfaat yang sangat besar bagi setiap organisasi yang menerapkannya. Manfaat tersebut terlihat dengan :

1. Adanya konsistensi pelaksanaan/ aktifitas di organisasi dan mampu telusur.

Apabila SMM dilaksanakan dengan benar manfaat yang dirasakan adalah :

a. Memberikan pendekatan praktik yang terbaik (Best Practice) yang sistematis untuk pencapaian manajemen mutu.

b. Memastikan konsistensi operasi untuk memelihara mutu produk (barang dan jasa).

c. Menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu telusur serta meningkatakan hubungan antar fungsi unit kerja/departemen pada organisasi yang mempengaruhi mutu.

2. Adanya aspek pengendalian dan pencegahan

Kunci pokok untuk menjaga mutu adalah pengendalian produk yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan mencegah produk yang jelek sampai di tangan pelanggan.

a. Menentukan secara jelas tanggung jawab dan wewenang dari personel kunci yang mempengaruhi mutu.

b. Mendokumentasikan prosedur secara baik dalam rangka menjalankan operasi proses bisnis pada aktifitas proses menghasilkan produk (product operation ).

c. Menerapkan sistem dokumentasi yang effektif melalui mekanisme dengan sistem audit internal dan tinjauan manajemen secara berkelanjutan.

3. Dilihat dari aspek pembelajaran dan tumbuh kembang organisasi. Manfaat penerapan SMM dari perpektif tersebut adalah :

a. Sebagai sarana pemasaran yang efekfif.

b. Dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui pendekatan secara sistematik dan terorganisir pada pemastian mutu.

c. Dapat meningkatkan citra dan daya saing organisasi/organisasi.

d. Dapat meningkatkan produktifitas dan mutu produk dengan memenuhi persyaratan pelanggan melalui kerjasama dan atau komunikasi yang lebih baik, pengendalian proses bisnis yang lebih sistematis, penurunan produk yang gagal, pencegahan pemborosan karena adanya pengendalian proses/aktifitas yang tidak effektif dan effisien.

personel dengan metode pelatihan yang sistematis melalui prosedur dan istruksi yang lebih baik.

f. Dapat menjadi pemicu motivasi pimpinan puncak untuk menilai kinerja organisasinya karena adanya sasaran mutu yang secara berkelanjutan dipantau dan diukur serta dibandingkan dengan kinerja pesaingnya.

4. Adanya pemastian mutu : Organisasi/perusahan memiliki sistem pemastian mutu yang

terstruktur dan sistematis yang dapat digunakan untuk :

a. Alat bantu untuk mengukur produktifitas dan kinerja SDM

b. Biaya yang effektif dan effisien karena adanya konsistensi dan keandalan pelaksanaannya.

c. Sarana bekerja dengan benar dan terkendali di setiap waktu.

d. Sistem Manajemen dengan kinerja optimal karena adanya sistem PDCA (Plan, Do, Check dan Action) yang mengendalikan mutu produk secara sistematis.

e. Setiap personel memiliki tanggung jawab ,wewenang dan kompetensi yang jelas di bidang tugasnya dalam melaksanakan aktifitas di organisasi/organisasi.

selalu terpantau serta diinformasikan kepada seluruh personel terhadap perkembangan kinerja organisasi baik yang telah mencapai sasaran mutu maupun yang belum.

Sehingga data dan informasi merupakan alat yang sangat penting dalam penerapan SMM baik untuk kepentingan internal (audit internal) maupun eksternal (audit oleh pelanggan maupun surveyland oleh lembaga sertifikasi)

2.1.3.4. Jenis-jenis Sistem Manajemen Mutu

Wahono (2005) : Dalam Manajemen Mutu ada tiga jenis sistem manajemen mutu yang berkembang antara lain :

1. Pengawasan Mutu

Pengawasan Mutu (Quality Control) sesungguhnya belum merupakan suatu sistem yang menyeluruh, hanya merupakan bagian dari manajemen tradisional. Dalam pengawasan mutu, mutu produk diperiksa setelah seluruh proses produksi selesai. Tujuan utamanya melihat apakah produk sudah bermutu, dalam arti sesuai dengan rencana.

2. Jaminan Mutu (Quality Assurance)

Dalam jaminan mutu yang terutama adalah menentukan standar mutu berdasarkan kebutuhan pelanggan objektif dan prosedur-prosedur kerja (sistem dan proses) yang terinci secara tajam dan ketat, serta harus diikuti Dalam jaminan mutu yang terutama adalah menentukan standar mutu berdasarkan kebutuhan pelanggan objektif dan prosedur-prosedur kerja (sistem dan proses) yang terinci secara tajam dan ketat, serta harus diikuti

3. Manajemen Mutu terpadu

Dalam Manajemen Mutu Terpadau, standar mutu juga dibuat berdasarkan kebutuhan pelanggan objektif, demikian juga prosedur -prosedur kerja untuk mencapainya. Tetapi kebutuhan terus berubah, karena itu standar dan prosedur tidak boleh kaku, dalam arti dapat berubah sesuai dengan kebutuhan. Karena itu, diantara prinsip-prinsip dasar yang dipegang dan dipedomani adalah : (1) Peningkatan Mutu berkelanjutan, dalam arti standar mutu dan prosedur (sistem dan proses) diperbaiki terus-menerus sesuai denga kebutuhan, (2) Setiap orang dalam organisasi mempunyai kesempatan luas untuk berinisiatif dan berkreasi dalam usaha peningkatan mutu, dengan selalu mengidentifikasi kelemahan (masalah) dan mengatasinya, (3) Kerja sama tim diutamakan dalam mengatasi setiap permasalahan untuk peningkatan mutu, (4) Mengutamakan pengembangan situasi manajemen mutu dan manajemen bawah – atas (down-top) maupun atas bawah (top – down).