TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN OBAT PADA INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT

MOJOSARI TUGAS AKHIR

Nama : Yondi Tri Hardianto NIM : 07.41010.0271 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

MOJOSARI

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana Komputer

Oleh:

Nama : Yondi Tri Hardianto NIM : 07.41010.0271 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

ABSTRAK

Instalasi Farmasi merupakan bagian dari Rumah Sakit Mojosari yang khusus ditugaskan mengelola obat untuk kebutuhan pasien rumah sakit. Saat ini Instalasi Farmasi mengalami permasalahan dalam hal pengendalian persediaan obat. Permintaan kebutuhan jumlah obat yang tidak pasti dalam tiap periodenya membuat petugas kesulitan dalam memperkirakan kebutuhan obat yang harus dipesan untuk masa yang akan datang. Hal ini mengakibatkan kehabisan stok obat, sehingga tidak dapat memenuhi permintaan pasien.

Berdasarkan permasalahan diatas, dibuatlah sistem informasi pengendalian persediaan obat dalam bentuk aplikasi komputer yang mampu membantu mengendalikan persediaan obat agar persediaan obat tetap terjaga, tepat waktu, dan dapat selalu mencukupi permintaan pasien.

Dalam aplikasi sistem informasi pengendalian persediaan obat ini menggunakan metode peramalan winter’s exponential smoothing untuk memperkirakaan permintaan kebutuhan jumlah obat yang tidak pasti. Selanjutnya untuk menentukan kapan pemesanan suatu obat harus dilakukan, digunakan metode Reorder Point. Jumlah obat yang dipesan pada Reorder Point tersebut akan ditentukan berdasarkan perhitungan metode Economic Order Quantity. Sedangkan untuk membantu proses putaran persediaan, sistem menyediakan informasi stok obat saat ini dan informasi obat yang dapat diresepkan kepada pasien.

Dengan sistem informasi pengendalian persediaan obat ini Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari dapat diperoleh informasi berupa jumlah

pemesanan obat dan waktu pemesanan yang digunakan untuk mengendalikan persediaan obat sehingga obat tetap tersedia dan dapat selalu mencukupi permintaan pasien.

Kata Kunci : Sistem Informasi Pengendalian Persediaan, Pengendalian Persediaan, Peramalan, Winter’s Exponential Smoothing, Economic Order Quantity, Reorder Point.

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... ix

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xviii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah... 4

1.3 Pembatasan Masalah ... 4

1.4 Tujuan ... 5

1.5 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Sistem Informasi ... 7

2.1.1 Sistem ... 7

2.1.2 Informasi ... 7

2.1.3 Sistem Informasi ... 7

2.2 Persediaan ... 8

2.3 Sistem Pengendalian Persediaan ... 9

2.4 Reorder Point (ROP) ... 9

2.5 Economic Order Quantity (EOQ) ... 10

2.6 Peramalan ... 11 xi

2.6.1 Konsep Dasar Peramalan ... 11

2.6.2 Teknik Peramalan Kuantitatif ... 11

2.6.3 Metode Winter’s Exponential Smoothing ... 12

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 14

3.1 Analisis Sistem ... 14

3.1.1 Identifikasi Masalah ... 14

3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem ... 18

3.2 Perancangan Sistem... 21

3.2.1 System Flow ... 27

3.2.2 Data Flow Diagram ... 29

3.2.3 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 33

3.2.4 StrukturDatabase... 35

3.3 Desain Antarmuka ... 41

3.3.1 Desain Form Utama ... 41

3.3.2 Desain Form Login ... 41

3.3.3 Desain Form User ... 42

3.3.4 Desain Form Data Obat ... 42

3.3.5 Desain Form Peramalan ... 43

3.3.6 Desain FormSetting Obat Untuk Pembuatan Resep ... 46

3.3.7 Desain Form Informasi Stok ... 47

3.3.8 Desain Laporan Hasil Peramalan ... 48

3.3.9 Desain Laporan Perencanaan Persediaan ... 49

3.3.10 Desain Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep ... 50

3.4 Desain Uji Sistem ... 50 xii

Halaman

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 53

4.1 Kebutuhan Sistem ... 53

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 53

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 53

4.2 Implementasi Sistem ... 53

4.2.1 Form Login ... 54

4.2.2 Form Utama ... 54

4.2.3 Form User ... 55

4.2.4 Form Obat ... 56

4.2.5 Form Peramalan ... 56

4.2.6 FormSetting Obat Untuk Pembuatan Resep... 59

4.2.7 Form Informasi Stok ... 59

2.4.8 Form Laporan Perencanaan Stok ... 60

4.2.9 Form Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep ... 61

4.2.10 Form Informasi Obat yang Harus Dipesan ... 62

4.3 Uji Coba dan Evaluasi ... 63

4.3.1 Uji Coba ... 63

4.3.2 Evaluasi ... 74

BAB V PENUTUP ... 76

5.1 Kesimpulan ... 76

5.2 Saran ... 76

DAFTAR PUSTAKA ... 78

LAMPIRAN ... 79

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan untuk digunakan memenuhi kebutuhan tertentu, misalnya digunakan dalam proses produksi atau untuk dijual kembali. Sebagai salah satu asset penting dalam sebuah perusahaan, pengendalian terhadap persediaan merupakan suatu kegiatan penting yang mendapat perhatian khusus dari manajemen perusahaan. Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah untuk menjaga tingkat persediaan suatu barang pada tingkat yang optimal sehingga dapat diperoleh penghematan. Hal ini dapat dilakukan secara efektif apabila dapat menentukan berapa banyak suatu item barang yang akan dipesan pada suatu waktu dan kapan dilakukan pemesanan ulang terhadap item barang tersebut. Pengendalian persediaan ini menjadi lebih rumit karena adanya ketidakpastian akan permintaan suatu barang oleh konsumen. Dalam hal ini peran peramalan diperlukan untuk memperkirakan permintaan barang pada masa yang akan datang, dan informasi yang dihasilkan dipergunakan sebagai dasar untuk membuat rencana pengendalian persediaan.

Rumah Sakit Mojosari adalah sarana layanan kesehatan masyarakat milik pemerintah kabupaten Mojosari. Salah satu layanan kesehatan yang diberikan adalah layanan penyediaan obat. Instalasi Farmasi merupakan bagian dari Rumah Sakit Mojosari yang khusus ditugaskan mengelola obat untuk kebutuhan pasien rumah sakit. Saat ini Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari mengelola lebih dari 2000 jenis obat dengan dua macam kepemilikan yaitu kepemilikan umum dan

2

kepemilikan askes. Obat kepemilikan umum digunakan untuk pasien dengan penjamin selain askes dan pasien umum sedangkan obat dengan kepemilikan askes digunakan untuk pasien dengan penjamin askes. Dalam operasioal pengendalian persediaan, Instalasi Farmasi memulai dari proses perencanaan persediaan. Dalam perencanaan persediaan petugas menentukan jumlah obat yang harus dipesan dan kapan pemesanan dilakukan kepada supplier. Untuk menentukan jumlah obat yang akan dipesan petugas melihat dari rata-rata penjualan satu bulan sebelumnya, sedangkan untuk menentukan kapan dilakukan pemesanan didasarkan pada jumlah stok. Petugas melihat rata-rata penjualan obat selama dua hari dari penjualan bulan sebelumnya. Jika jumlah stok mencapai jumlah rata-rata penjualan tersebut maka akan dilakukan pemesanan. Untuk proses pengendalian putaran persediaan belum dilakukan dengan baik. Petugas tidak pernah menginformasikan obat mana yang dapat diresepkan dan yang stoknya masih ada kepada dokter.

Dengan proses pengendalian persediaan yang dilakukan seperti saat ini, bagian gudang farmasi Rumah Sakit Mojosari mengalami berbagai macam permasalahan. Permintaan kebutuhan jumlah obat yang tidak pasti dalam tiap periodenya membuat petugas kesulitan dalam memperkirakan kebutuhan obat untuk masa yang akan datang. Ketidaktepatan dalam menentukan waktu dan jumlah obat yang akan dipesan mengakibatkan kehabisan stok dan keterlambatan dipenuhinya pesanan obat oleh supplier, sehingga tidak dapat memenuhi permintaan pasien pada saat pesanan sedang diproses dan obat diganti dengan obat yang sama tetapi dengan kepemilikan berbeda. Namun penggantian obat beda kepemilikan dari kepemilikan askes ke kepemilikan umum ini sebenarnya

tidak diperbolehkan. Pada periode Juli 2012 sampai Desember 2012 ada 308 jenis obat yang diganti dalam penjualan dari kepemilikan askes ke kepemilikan umum dengan jumlah rata-rata 15 kali penggantian. Salah satu contoh obat dengan frekuensi paling banyak adalah Cefotaxime injc 1gr dengan jumlah 429 kali penggantian.

Berdasarkan uraian permasalahan yang ada di bagian gudang Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan adanya suatu sistem informasi pengendalian persediaan obat. Dalam sistem informasi ini, untuk menentukan permintaan kebutuhan jumlah obat yang tidak pasti di masa mendatang dengan menggunakan suatu metode peramalan. Metode peramalan yang akan digunakan disesuaikan dengan pola data rekap penjualan obat perminggu pada tahun 2012 (52 minggu). Dalam menentukan metode peramalan, terlebih dahulu harus dilakukan uji pola data terhadap data penjualan obat tersebut. Pengujian pola data ini dilakukan dengan melakukan pengamatan data penjualan obat dengan menggunakan grafik. Setelah dilakukan uji pola data, ternyata pola datanya adalah musiman (seasonal) dan kecenderungan (Trend), sehingga metode peramalan yang sesuai dengan kondisi pola data tersebut adalah metode Winter’s Exponential Smoothing. Menurut Arsyad (2005:109), tiga parameter dan pemulusan eksponensial musiman yang dikemukakan oleh Winter mungkin dapat mengurangi kesalahan dalam peramalan. Sedangkan untuk membantu proses putaran persediaan, sistem menyediakan informasi stok obat saat ini dan informasi obat yang dapat diresepkan kepada pasien. Dengan sistem informasi pengendalian persediaan obat ini bagian gudang Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari diharapkan dapat

4

mengendalikan persediaan obat agar persediaan obat tetap terjaga, tepat waktu, dan dapat selalu mencukupi permintaan pasien.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah tersebut, maka perumusan masalahnya adalah bagaimana merancang dan membangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat Pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari. 1.3 Batasan Masalah

Dalam sistem informasi ini, agar tidak menyimpang dari tujuan yang akan dicapai, maka pembahasan masalah dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:

1. Data yang digunakan untuk peramalan adalah data penjualan obat Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari tahun 2012.

2. Periode kebutuhan obat yang diramalkan adalah untuk empat minggu akan datang.

3. Metode yang digunakan untuk menentukan perkiraan permintaan periode masa akan datang adalah metode peramalan Winter’s Exponential Smoothing

dengan periode mingguan.

4. Model yang digunakan untuk menentukan kapan obat harus dipesan kembali adalah Model Reorder Point.

5. Diasumsikan lead time yang digunakan tetap.

6. Model yang digunakan untuk menentukan banyaknya barang yang akan dipesan tiap periode adalah Model Economic Order Quantity.

7. Untuk membantu perputaran persediaan menggunakan output informasi obat yang dapat diresepkan oleh dokter.

1.4 Tujuan

Sesuai dengan permasalahan yang ada maka tujuan dari dibuatnya tugas akhir ini adalah menghasilkan rancang bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat Pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari.

1.5 Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan Tugas Akhir dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat Pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari, digunakan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menjabarkan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, serta sistematika penulisan yang menjadi dasar pembuatan tugas akhir Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat Pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini menjabarkan teori-teori yang sesuai dan digunakan untuk membuat aplikasi yang sesuai dengan permasalahan yang terjadi. Teori-teori tersebut yaitu: Sistem Informasi, Persediaan, Sistem Pengendalian Persediaan, Reorder Point (ROP), Economic Order Quantity (EOQ), Konsep Dasar Peramalan, Teknik Peramalan Kuantitatif, dan Metode

Winter’s Exponential Smoothing.

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menjabarkan tentang tahap-tahap dan cara yang yang digunakan untuk analisis serta perancangan sistem. Dalam analisis sistem

6

digunakan metode pengumpulan data berupa wawancara, observasi lapangan, dan pengumpulan laporan-laporan stok dan transaksi penjualan. Hasil analisis sistem tersebut digunakan sebagai dasar perancangan sistem yang dibuat dalam bentuk Diagram Alir Data, struktur tabel basis data, Entity Relationship Diagram, dan desain antarmuka pengguna.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Bab ini menjabarkan tentang implementasi sistem yang telah dihasilkan. Sistem yang diimplementasikan diuji dan dievaluasi hingga memenuhi kebutuhan rumah sakit dalam menyelesaikan masalah pengendalian persediaan.

BAB V : PENUTUP

Bab ini menjabarkan kesimpulan dari pengembangan sistem yang telah diimplementasi dan dievaluasi, serta saran untuk pengembangan selanjutnya sehingga kekurangan dalam sistem ini dapat diperbaiki dan disempurnakan dikemudian hari.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi 2.1.1 Sistem

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (FitzGerald dkk, 1981:5). Dalam buku lain disebutkan sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yanng saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Banyak komponen yang dimaksud adalah sebuah sistem harus berisi lebih dari satu bagian (Hall, 2007:6).

2.1.2 Informasi

Menurut Hartono(2005:8) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut. Informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut (Kadir, 2003:31).

2.1.3 Sistem Informasi

Menurut Hartono (2005:11) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

8

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sedangkan Menurut Kadir(2003:11) dijelaskan bahwa sistem informasi sebagai suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai.

2.2 Persediaan

Menurut Herjanto (2008:237) persediaan adalah bahan baku atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali atau untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi ataupun suku cadang.

Beberapa fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan , sebagai berikut :

1. Mengurangi resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan.

2. Mengurangi resiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan.

3. Mengurangi resiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi.

4. Untuk menyimpan bahan baku atau barang yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan jika bahan itu tidak tersedia di pasaran.

6. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan.

2.3 Sistem Pengendalian Persediaan

Menurut Herjanto (2008:237) sistem pengendalian persediaan dapat didefinisikan sebagai serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan pesanan untuk menambah persediaan harus dilakukan dan berapa besar pesanan harus diadakan.

Pengendalian persediaan sangat menunjang keberhasilan perusahaan karena :

1. Menjaga agar persediaan di gudang selalu mencukupi pesanan pelanggan. 2. Menjaga agar selalu diperoleh informasi harga yang tepat untuk keperluan

penjualan.

3. Menekan biaya pemesanan dan persediaan.

4. Mengontrol/mengendaliakan investasi dalam persediaan. 5. Mengoptimalkan Putaran Persediaan.

6. Mempermudah memperoleh informasi-informasi actual tentang persediaan barang.

2.4 Reorder Point (ROP)

Reorder Point (ROP) Menurut Sofjan Assauri (2004;196), tingkat

pemesanan kembali (reorder point) adalah : “Tingkat pemesanan kembali adalah suatu titik atau batas dari jumlah persediaan yang ada pada suatu saat dimana

pemesanan harus diadakan kembali”

10

1. Lead Time. Lead time adalah waktu yang dibutuhkan antara barang yang

dipesan hingga sampai diperusahaan.

2. Tingkat pemakaian bahan baku rata-rata persatuan waktu tertentu.

3. Persediaan Pengaman (Safety Stock), yaitu jumlah persediaan barang minimum yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menjaga kemungkinan keterlambatan datangnya bahan baku.

Dari ketiga faktor di atas, maka reorder point dapat dicari dengan rumus berikut ini :

Reorder point = (LT x AU) + SS Keterangan:

LT = Lead Time

AU = Penggunaan barang per satuan waktu

SS = Safety Stock

2.5 Economic Order Quantity (EOQ)

Model Economic Order Quantity (EOQ) merupakan model matematik yang menentukan jumlah barang yang harus dipesan untuk memenuhi permintaan yang diproyeksikan dengan biaya persediaan yang diminimalkan. Economic

Order Quantity (EOQ) dinyatakan dengan rumus sebagai berikut :

EOQ =

2 S D / H

Keterangan:

D = Kebutuhan komponen per periode S = biaya setup/biaya order per pesanan H = biaya penyimpanan per periode per unit

2.6 Peramalan

2.6.1 Konsep Dasar Peramalan

Menurut Martiningtyas (2004:100) peramalan (forcasting) adalah kegiatan untuk memperkirakan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Pengumpulan data yang relevan berupa informasi dapat menghasilkan peramalan yang akurat disertai pemilihan teknik peramalan yang tepat maka pemanfaatan informasi data akan diperoleh secara optimal.

2.6.2 Teknik Peramalan Kuantitatif

Menurut Makridakis (1991:8) peramalan kuantitatif dapat diterapkan jika terdapat 3 (tiga) kondisi berikut :

1. Tersedia Informasi Masa lalu.

2. Informasi tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk numerik.

3. Dapat diasumsikan bahwa beberapa aspek pola masa lalu akan terus berlanjut di masa akan datang.

Arsyad (2001:36) mempergunakan istilah Teknik Statistik dan Teknik Deterministik (Kausal) untuk pembagian jenis teknik peramalan kuantitatif ini. Sedangkan Makridakis (1991:8) mempergunakan istilah Deret Model Berkala

(Time Series) dan Model Regresi (kausal) yang pada dasarnya memiliki arti yang

sama, yaitu:

1. Teknik Statistik/Deret Model Berkala (Time Series), dimana pendugaan pertama masa depan dilakukan berdasarkan nilai masa lalu dari suatu variabel dan/atau kesalahan masa lalu. Contoh dari teknik statistik adalah : trend linier, single moving average, double moving average, exponential smooting,

12

2. Teknik Deterministik/Model Regresi (kausal), Mengasumsikan bahwa faktor yang diramalkan menunjukan suatu hubungan sebab-akibat dengan satu atau lebih variabel bebas. Teknik ini mencakup regresi sederhana dan regresi berganda, indikator-indikator utama, model ekonometrik, survey antisipasi, dan model input-output.

2.6.3 Metode Winter’s Exponential Smoothing

Menurut Arsyad (2001:87), metode exponential smoothing adalah suatu prosedur yang mengulang perhitungan secara terus menerus dengan menggunakan data terbaru dengan didasarkan pada perhitungan rata-rata pemulusan data masa lalu secara exponensial. Pada metode yang dikemukakan oleh winter ini didasarkan atas 3 (tiga) parameter pemulusan, yaitu satu untuk unsur stasioner, satu untuk trend , satu untuk musiman.

Persamaan metode Winter’s Exponential Smoothing , (Arsyad, 2001:87) yang digunakan adalah sebagai berikut :

a. Pemulusan Eksponensial

b. Estimasi Trend

c. Estimasi Musiman

Keterangan :

At = nilai pemulusan yang baru

α = konstanta pemulusan data (0 ≤ α ≤ 1)

Yt = data baru atau nilai actual pada periode t

β = konstanta pemulusan untuk estimasi trend (0 ≤ β ≤ 1)

St = estimasi musiman

μ = konstanta pemulusan untuk estimasi musiman (0 ≤ μ ≤ 1)

p = periode yang diramalkan L = panjang musim

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Dalam pembuatan sistem informasi ini menerapkan konsep SDLC

(Systems Development Life Cycle (Siklus Hidup Pengembangan Sistem) yang

berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan. Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam pembuatan Sistem Informasi Pengendalian persediaan obat pada instalasi farmasi rumah sakit mojosari yaitu sebagai berikut:

3.1 Analisis Sistem

3.1.1 Identifikasi Masalah

Instalasi farmasi rumah sakit mojosari saat ini mengelola lebih dari 2000 jenis obat. Sebagian besar obat memiliki dua kepemilikan yaitu kepemilikan askes dan kepemilikan umum atau biasa disebut non askes. Masing-masing kepemilikan obat memiliki stok sendiri-sendiri, stok obat kepemilikan askes digunakan untuk melayanani pasien dengan status penjamin askes , sedangkan stok obat kepemilikan non askes digunakan untuk melayani pasien dengan status penjamin selain askes. Tetapi dalam proses operasionalnya terjadi apabila stok kepemilikan obat askes habis maka dapat menggunakan stok obat kepemilikan non askes dengan jenis obat yang sama. Hal ini sebenarnya tidak diperbolehkan, tetapi karena alasan mengutamakan pelayanan maka penjualan dengan stok yang tidak sesuai dengan hak kepemilikannya ini tetap dilakukan. Sebenarnya kehabisan stok ini dapat dihindari dengan pengendalian persediaan yang baik. Dengan banyaknya jenis obat dan kepemilikan stok yang berbeda ini membuat

instalasi farmasi rumah sakit mojosari kesulitan untuk melakukan pengendalian persediaan dengan baik.

Pengendalian persediaan obat yang dilakukan oleh instalasi farmasi saat ini adalah pengendalian yang sangat sederhana. Dalam operasioal pengendalian persediaan, Instalasi Farmasi memulai dari proses perencanaan persediaan, dalam Perencanaan persediaan petugas menentukan jumlah obat yang harus dipesan dan kapan pemesanan dilakukan kepada supplier. Untuk menentukan jumlah obat yang akan dipesan petugas melihat dari rata-rata penjualan satu bulan sebelumnya, sedangkan untuk menentukan kapan dilakukan pemesanan didasarkan pada jumlah stok. Petugas melihat rata-rata penjualan obat selama dua hari dari penjualan bulan sebelumnya, jika jumlah stok mencapai jumlah rata-rata penjualan tersebut maka akan dilakukan pemesanan. Tetapi perhitungan untuk perencanaan persediaan ini tidak tiap periode waktu dilakukan. Dari hasil wawancara, dalam tahun kurun waktu tahun 2012 proses ini hanya dilakukan satu kali dan untuk pereiode-periode selanjutnya tetap menggunakan hasil perencanaan awal tersebut. Padahal untuk setiap periode jumlah kebutuhan penjualan obat bisa berbeda. Document flow proses perencanaan persediaan obat dapat dilihat pada gambar 3.1.

16

Perencanaan Persediaan

Manajemen Sistem Informasi Inventori

Gudang Mulai Selesai Laporan Penjualan Menghitung Rata-rata Penjualan Obat tiap Bulan Data Rata-rata Penjualan Obat tiap Bulan Menghitung Rata-rata Penjualan Untuk 2 hari Data Rata-rata Penjualan Obat tiap Bulan Informasi Stok Obat Membuat Daftar

obat yang akan dipesan bedasar informasi stok

Obat

Daftar Obat Yang akan Dipesan

Daftar Obat Yang akan Dipesan

Gambar 3.1 Document flow proses perencanaan persediaan obat

Pengendalian persediaan lain yang dilakukakan instalasi farmasi rumah sakit mojosari adalah proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep yang bertujuan untuk mengatur obat apa saja yang dapat diresepkan kepada pasien. Setiap periode waktu tertentu pihak manageman menentukan obat apa saja yang dapat diresepkan oleh dokter kepada pasien. Tetapi proses proses pengelompokan obat ini belum dilakukan dengan baik, pemanfaatan dari hasil proses ini hanya untuk acuan obat apa saya yang bisa di pesan kepada supplier. Petugas tidak pernah menginformasikan obat mana yang dapat diresepkan. Informasi yang dihasilkan dari pengendalian putaran persediaan hanya daftar obat untuk

pembuatan resep dokter kepada pasien dan tidak disertai dengan jumlah stok yang masih ada. Document flow proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep dapat dilihat pada gambar 3.2.

Pengelompokan Obat Untuk Pembuatan Resep

Dokter Gudang

Manajemen

Mulai

Membuat Daftar Obat

Untuk Peresepan

Daftar Obat Untuk Pembuatan Resep

Data Obat

Membuat Lapran Obat

Untuk Pembuatan

Resep

Daftar Obat Untuk Pembuatan Resep

Daftar Obat Untuk Pembuatan Resep

Daftar Obat Untuk Pembuatan Resep

Selesai

Gambar 3.2 Document flow proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep Dengan proses pengendalian persediaan yang dilakukan seperti saat ini, Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari mengalami berbagai macam permasalahan. Permintaan kebutuhan jumlah obat yang tidak pasti dalam tiap periodenya membuat petugas khususnya bagian gudang kesulitan dalam memperkirakan kebutuhan obat untuk masa yang akan datang. Ketidaktepatan

18

dalam menentukan waktu dan jumlah obat yang akan dipesan mengakibatkan kehabisan stok dan keterlambatan dipenuhinya pesanan obat oleh suplier sehingga tidak dapat memenuhi permintaan pasien pada saat pesanan sedang diproses. Pada periode Juli 2012 sampai Desember 2012 ada 308 jenis obat yang diganti dalam penjualan dari kepemilikan askes ke kepemilikan umum dengan jumlah rata-rata 15 kali penggantian. Hal ini menunjukan stok obat dengan kepemilikan askes mengalami kehabisan stok dan tidak bisa memenuhi permintaan pasien dengan status penjamin askes. Salah satu contoh obat yang diganti dalam penjualan dari kepemilikan askes ke kepemilikan umum dengan frekuensi paling banyak adalah

Cefotaxime injc 1gr dengan jumlah 429 kali penggantian.

3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Dari uraian identifikasi masalah diatas, Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari mengalami permasalahan dalam menentukan jumlah permintaan kebutuhan obat kepemilikan askes untuk masa akan datang dengan kondisi jumlah permintaan yang tidak pasti serta menentukan kapan pemesanan suatu obat harus dilakukan dan jumlah pada tiap pemesanan.

Dalam permasalahan ini, untuk membantu menentukan jumlah permintaan yang tidak pasti dapat menggunakan metode peramalan. Metode peramalan ini menggunakan informasi dari data lampau untuk memperkirakan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Dalam penelitian ini data masa lampau menggunakan data penjualan obat pada tahun 2012 pada instalasi farmasi rumah sakit. Salah satu contoh data penjualan obat berikut adalah Cefotaxime injc 1gr

50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 1 180 160 140 120 100 80 60 40 20 I ndex C E F O T A X IM E

Time Series Plot of CEFOTAXI ME

Gambar 3.3 Grafik Penjualan Penjualan obat Cefotaxime injc 1gr

Selanjutnya untuk menentukan metode peramalan yang tepat untuk digunakan dalam permasalahaan ini adalah dengan melakukan analisis uji pola data pada data penjualan tersebut. Uji pola data dilakukan untuk mengetahui apakah data mempunyai unsur kecenderungan (trend) dan musiman (seasonal). Setelah dilakukan uji pola data ternyata pola data dalam penjualan memiliki unsur kecenderungan (trend) dan musiman (seasonal), hal ini dapat dilihat dapat dilihat dalam bentuk grafik pada gambar 3.4 untuk trend analysis dan gambar 3.5 uji otokorelasi. 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 1 180 160 140 120 100 80 60 40 20 I ndex C E FO T A X IM E Actual Fits Var iable Trend Analysis Plot for CEFOTAXI ME

Linear Trend Model Yt = 86,65 + 0,389* t

20 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 1,0 0,8 0,6 0,4 0,2 0,0 -0,2 -0,4 -0,6 -0,8 -1,0 Lag A u to c o rr e la ti o n

Autocorrelation Function for CEFOTAXI ME (w ith 5% significance limits for the autocorrelations)

Gambar 3.5 Uji Otokorelasi Penjualan Penjualan Obat Cefotaxime injc 1gr

Setelah diketahui bahwa pola data memiliki unsur kecenderungan (trend)

danmusiman (seasonal), selanjutnya adalah menentukan metode peramalan yang sesuai untuk pola data yang memiliki memiliki unsur kecenderungan (trend) dan musiman (seasonal). Metode peramalan yang tepat untuk pola data tersebut adalah metode Pemulusan Eksponensial Winter. Menurut Makridakis dan Wheelwright (1992: 81), metode Pemulusan Eksponensial Winter sangat tepat digunakan untuk menangani data musiman selain data yang memiliki trend. Keuntungan dari penggunaan metode Pemulusan Eksponensial Winter adalah mudah pemakaiannya karena relatif sederhana dan biaya rendah (Arsyad, 1994).

Selanjutnya untuk menentukan kapan pemesanan suatu obat harus dilakukan, digunakan metode Reorder Point. Jumlah obat yang dipesan pada

Reorder Point tersebut akan ditentukan berdasarkan perhitungan metode

Economic Order Quantity.

Sedangkan untuk membantu proses putaran persediaan, sistem yang akan dibuat menyediakan input untuk pengelompokan daftar obat yang dapat

diresepkan oleh dokter setiap periodenya. Informasi obat yang dapat diresepkan ini akan digabungkan dengan informasi stok realtime sesuai dengan periode aktif yang ditentukan sehingga dokter lebih mudah memilih obat yang akan diresepkan diresepkan.

3.2 Perancangan Sistem

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, dapat dirancang sebuah solusi model pengembangan sistem yang akan menjadi dasar dalam perancangan sistem selanjutnya. Secara umum model pengembangan tersebut digambarkan dalam

block diagram pada gambar 3.6

Input

Data Penjualan

Stok Obat Daftar Obat yang

dapat diresepkan Safety Stock Leadtime Biaya Pemesanan Biaya Penyimpanan Stok Obat

Peramalan dengen Metode peramalan Winter’s Exponential

Smoothing

Penentuan Jumlah obat dalam pemesanan dengan Metode

Economic Order Quantity

Penentuan waktu pemesanan dengan Metode Reorder Point

Pengelompokan Obat untuk Pembuatan Resep Perkiraan kebutuhan obat Jumlah obat dalam pemesanan dan waktu pemesanan Informasi Obat yang dapat digunakan untuk pembuatan resep Output Proses

Gambar 3.6 Block Diagram Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat Blok diagram di atas menggambarkan alur dari Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat. Data penjualan obat menjadi masukan dari proses

22

peramalan yang akan dilakukan dengan Metode Winter’s Exponential Smoothing. Data penjualan tersebut diambil dari database sistem informasi inventori dengan periode penjualan mingguan pada tahun 2012 sebanyak 52 minggu. Berikut adalah contoh data penjualan obat Cefotaxime injc 1gr disajikanpada tabel 3.1.

Tabel 3.1 Data Penjualan Obat Cefotaxime injc 1gr

Periode Jml. Penjuala n Periode Jml. Penjuala n Periode Jml. Penjuala n Periode Jml. Penjuala n

1 78 14 134 27 94 40 120

2 55 15 145 28 117 41 113

3 72 16 76 29 151 42 135

4 69 17 108 30 132 43 74

5 113 18 61 31 156 44 123

6 105 19 127 32 99 45 109

7 69 20 74 33 175 46 89

8 27 21 85 34 92 47 81

9 62 22 136 35 69 48 78

10 101 23 82 36 62 49 67

11 120 24 56 37 92 50 135

12 79 25 104 38 72 51 98

13 100 26 81 39 104 52 86

Selanjutnya dari data penjualan tersebut dilakukan proses peramalan dengan Metode Winter’s Exponential Smoothing. Dalam tugas akhir ini periode yang akan diramalkan adalah empat minggu yang akan datang.Persamaan metode

Winter’s Exponential Smoothing (Arsyad, 2001:87) yang digunakan adalah

sebagai berikut:

Pemulusan Eksponensial

Estimasi Musiman

Ramalan untuk Periode p di Masa Datang

Dari persamaan tersebut contoh perhitungan peramalan dilakukan dengan obat

Cefotaxime injc 1gr untuk α = 0.4, β = 0.1, μ = 0.2 menggunakan data penjualan

yang tersaji dalam tabel 3.1 terdapat pada lampiran 2. Contoh perhitungan nilai pemulusan untuk periode 2 adalah sebagai berikut:

Pemulusan Eksponensial

A2 = 0,4 (55/1) + (1 – 0,4)(78 + 0)

A2 = 0,4 (55/1) + (1 – 0,4)(78 + 0)

A2 = 22 + 46,8 = 68,8

Estimasi Trend

T2 = 0,1(68,8 - 78) + (1 – 0,1) 0

T2 = 0,1(68,8 - 78) + (1 – 0,1) 0

T2 = -0,92 + 0 = -0,92

Estimasi Musiman

S2 = 0,2 (55/68,8) + (1 – 0,2) 1

24

Setelah mengihitung pemulusan eksponensial, estimasi trend dan estimasi musiman, selanjutnya adalah meghitung ramalan untuk satu periode berikutnya. Dari contoh perhitungan pada lampiran 2, contoh perhitungan untuk periode 6 adalah sebagai berikut:

Y5+1 = (A5 + 1(T5)) S5-4+1 Y6 = (86,07 + 1(1,05))(0,96) Y6 = 83,63

Dari contoh proses perhitungan peramalan dalam tabel pada lampiran 2 dihasilkan jumlah perkiraan kebutuhan obat untuk empat minggu yang akan datang :

Minggu ke 53 = 103 Minggu ke 54 = 104 Minggu ke 55 = 95 Minggu ke 56 = 88

Total jumlah perkiraan kebutuhan minggu ke 53 sampai 56 = 390

Dari proses peramalan ini akan menghasilkan keluaran perkiraan kebutuhan obat. Keluaran perkiraan kebutuhan obat ini adalah informasi kebutuhan obat yang telah diramalkan untuk empat minggu yang akan datang pada periode tertentu.

Proses selanjutnya adalah menghitung jumlah obat yang harus dipesan dalam pemesanan menggunakan metode Economic Order Quantity. Pada peoses EOQ, perkiraan kebutuhan yang dihasilkan dari proses peramalan digunakan sebagai masukan. Masukan lainnya yang dibutuhkan untuk metode EOQ adalah biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Biaya pemesanan dan biaya penyimpanan diambil dari database sistem informasi inventori. Untuk menghitung

jumlah obat yang harus dipesan dalam pemesanan dengan metode EOQ digunakan persamaan sebagai berikut:

EOQ = 2 S D / H

Perhitungan EOQ dengan contoh total jumlah perkiraan kebutuhan obat

Cefotaxime injc 1gr untuk empat minggu yang akan datang yang didapat dari

proses peramalan sebesar 390 dengan nilai biaya penyimpanan untuk setiap periode 4 minggu Rp. 54 dan biaya pesan Rp. 1000 sebagai berikut:

EOQ = 2 S D / H D = 390

S = 1000 H = 54

EOQ = √ (2) (1000) (390) / (54) = 120

Proses EOQ ini akan menghasilkan keluaran berupa jumlah obat yang harus dipesan dalam pemesanan, pada contoh diatas jumlah obat yang harus dipesan adalah sebanyak 120 dalam satu kali pemesanan.

Selanjutnya adalah proses perhitungan titik pemesanan kembali menggunakan metode Reorder Point, dalam proses ini menerima masukan

leadtime, safety stock dan stok obat. Masukan leadtime, safety stock dan stok obat ini diambil dari database sistem informasi inventori. Persamaan untuk perhitungan menggunakan metode reorder point adalah sebagai berikut:

Reorder point (ROP) = (LT x AU) + SS

Contoh perhitungan metode reorder point dengan total jumlah perkiraan kebutuhan obat Cefotaxime injc 1gr untuk empat minggu yang akan datang sebesar 390 dengan nilai safety stock 99 dan nilai leadtime 2 sebagai berikut:

26

Reorder point (ROP) = (LT x AU) + SS LT = 2

SS = 99

AU = 390 / 28 = 14

ROP = (2 x 14) + 99 = 127

Dari proses perhitungan menggunakan metode Reorder Point ini menghasilkan keluaran berupa titik pemesanan kembali yang dipakai sebagai acuan perbandingan dengan informasi stok obat sehingga menghasilkan informasi waktu dilakukkannya pemesanan obat.

Proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep adalah proses mengelompokkan obat tiap periode waktu oleh pihak manajemen rumah sakit yang keluarannya berupa informasi daftar obat yang digunakan oleh dokter sebagai acuan untuk meresepkan obat kepada pasien. Proses ini memerlukan masukan berupa daftar obat yang ada di rumah sakit dan stok obat yang diambil dari database sistem informasi inventori. Obat dikelompokkan berdasarkan kesepakatan pihak manajemen untuk periode tertentu. Dari hasil pengelompokan obat ini akan digabungkan dengan informasi stok sehingga menghasilkan daftar obat yang dapat dipakai oleh dokter untuk meresepkan obat kepada pasien.

Untuk dapat menjalankan sistem yang dibuat untuk diperlukan perangkat keras dan perangkat lunak dengan spesifikasi tertentu. Adapun kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem ini adalah sebagai berikut: A. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras

Daftar kebutuhan perangkat keras untuk pengembangan aplikasi, memiliki spesifikasi minimal:

1. Kapasitas Random Access Memory (RAM) 2024 MB. 2. Processor minimal Intel Core 2 Duo.

3. Harddisk minimal berkapasitas 80 Gb. 4. VGA Card 512 MB On Board.

5. Printer untuk mencetak data yang diperlukan.

B. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Daftar kebutuhan perangkat keras untuk pengembangan aplikasi, memiliki spesifikasi minimal:

1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP. 2. Microsoft SQL Server 2000.

3. Microsoft .NET Framework 4.0. 4. Visual Studio 2010

3.2.1 SystemFlow

Sistem informasi memiliki alur antara data, proses dan laporan yang digambarkan dalam bentuk system flow.

1. System Flow Proses Perencanaan Peresediaan

Tahap awal adalah proses transfer data obat dari sistem informasi inventori ke dalam sistem informasi pengendalian obat. Data obat yang ditransfer merupakan data obat yang digunakan dasar untuk proses menghitung EOQ dan ROP. Selanjutnya adalah meramalkan perkiraan kebutuhan obat dengan menggunakan metode winter. Proses peramalan mengambil data dari sistem informasi inventori untuk mengambil data penjualan lampu. Setelah didapatkan hasil peramalan, selanjutnya dari hasil peramalan tersebut digunakan dasar

28

menghitung EOQ dan ROP untuk menentukan kapan obat harus dipesan beserta jumlah yang harus dipesan. Untuk lebih lengkapnya system flow proses perencanaan peresediaandapat dilihat pada gambar 3.7.

Perencanaan Persediaan

Manajemen Sistem Informasi

Inventori Sistem Informasi Pengendalian Obat

Gudang

Mulai

Memilih Obat yang diramalkan Mengambil data penjualan Obat yang dipilih Data Penjualan Data Obat Inventori Data Peramalan Data Hasil Peramalan Meramalkan Permintaan Obat Menghitung EOQ dan ROP

Data Hasil EOQ dan ROP Selesai Memulai Transfer data Obat Transfer Data Obat Data Obat Membuat Laporan Laporan Hasil Peramalan, EOQ dan ROP Membuat Informasi jumlah Pemesanan dan waktu Pemesanan Obat Laporan Hasil Peramalan, EOQ dan ROP Informasi jumlah Pemesanan dan waktu Pemesanan Obat

Gambar 3.7 System Flow Proses Perencanaan Peresediaan

2. System Flow Proses Pengelompokan Obat Untuk Pembuatan Resep

Manajemen menginputkan daftar obat untuk pembuatan resep. Selanjutnya hasil dari inputan tersebut disimpan dan hasilnya akan digabungkan dengan informasi stok realtime yang didapat dari sistem informasi inventori. Informasi

data obat yang muncul sesuai dengan periode aktif yang ditentukan. Untuk lebih lengkapnya system flow proses pengelompokan obat untuk resep dapat dilihat pada gambar 3.8.

Obat Untuk Pembuatan Resep

Sistem Informasi Inventori Dokter Sistem Informasi Pengendalian Obat Manajemen Informasi Obat yang dapat diresepkan beserta stok Menampilkan Hasil Peresepan Obat dan Stok

Data Stok Obat

Data Peresepan Obat Menambah Daftar Peresepan Obat Periode Baru Mulai Daftar Obat Untuk Pembuatan Resep Daftar Obat Selesai Membuat Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep

Gambar 3.8 System Flow Proses Pengelompokan Obat Untuk Pembuatan Resep 3.2.2 DataFlowDiagram

Penggambaran sistem menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dimulai dari context diagram seperti dapat dilihat pada gambar 3.9 Dari context diagram

dapat didekomposisi lagi menjadi level yang lebih rendah (lowest level) untuk menggambarkan sistem lebih rinci.

30

Context Diagram sistem informasi pengendalian persediaan obat

mempunyai empat entitas luar yang memberi masukan kepada sistem dan menerima keluaran dari sistem. Keempat entitas tersebut antara lain sistem informasi iventori, gudang, dokter dan managemen. Context Diagram sistem informasi pengendalian persediaan obat dapat dilihat pada gambar 3.9.

Data Obat yang diramalkan

Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep Biaya Simpan

Biaya Pesan Data Leadtime

Data Obat

Data Stok Obat

Informasi Obat Pembuatan Resep Beserta Stok

Data Obat Untuk Pembuatan Resep Informasi Jumlah dan Waktu Pemesanan Laporan Perkiraan Kebutuhan Obat dan Hasil ROP EOQ

Laporan Perkiraan Kebutuhan Obat dan Hasil ROP EOQ Data Penjualan

Sistem Informasi

Inventori

Managemen 0

Sistem Informasi Pengendalian persediaan obat

+

Gudang

Dokter

Gambar 3.9 Context Diagram Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat 2. DFD Level 0 Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat

Pada Data Flow Diagram (DFD) Level 0 pada sistem informasi pengendalian persediaan obat terdapat tiga proses utama yaitu transfer data obat, pengelompokan obat untuk resep, dan analisa perencanaan persediaan obat. DFD Level 0 pada sistem informasi pengendalian persediaan obat dapat dilihat pada gambar 3.10.

Hasil Perencanaan Persediaan Obat

Data Hasil EOQ ROP Data Hasil Peramalan

Data Obat yang diramalkan

Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep Biaya Pesan

Biaya Simpan Data Leadtime

Data Obat Data Penjualan

Hasil Transfer Data Obat Data Obat

Data Obat

Laporan Perkiraan Kebutuhan Obat dan Hasil ROP EOQ Data Stok Obat

Informasi Obat Pembuatan Resep Beserta Stok

Informasi Jumlah dan Waktu Pemesanan

Laporan Perkiraan Kebutuhan Obat dan Hasil ROP EOQ Data Obat Untuk Pembuatan Resep

Manageme n Manageme n Managem en Dokter Sistem Informasi Inventori Sistem Informasi Inventori Sistem Informasi Inventori

GudangGudangGudang 1 Transfer Data Obat 1 tb_Obat 4 Pembuatan Laporan + 2 Pengelompokan Obat Untuk Peresepan + 3 Analisa Perencanaan Persediaan Obat + Sistem Informasi Inventori Sistem Informasi Inventori Sistem Informasi Inventori Managemen Gudang

11 tb_HasilPera_malan2

12 tb_EOQ_ROP2

Gambar 3.10 DFD Level 0Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat 3. DFD Level 1 Pengelompokan Obat Untuk Resep

DFD Level 1 pengelompokan obat untuk resep mempunyai dua proses yaitu setting obat dan penggabungan data stok. Pada proses seting obat, sistem menerima masukan dari managemen dan membaca data dari tb_obat. Dari proses tersebut sistem akan menyimpan hasilnya pada tabel tb_PeresepanObat dan tabel tb_PeresepanObat_detil. Proses selanjutnya adalah penggabungan data stok, dalam proses ini sistem akan membaca data dari tb_PeresepanObat dan tb_tabel tb_PeresepanObat_detil. Data tersebut digabungkan dengan data stok dari sistem informasi penjualan sehingga menghasilkan informasi obat untuk resep beserta stoknya yang ditujukan kepada dokter. DFD Level 1 pengelompokan obat untuk pembuatan resep dapat dilihat pada gambar 3.11.

32

Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep

Hasil Detail Obat Hasil Setting Peresepan

Informasi Obat Pembuatan Resep Beserta Stok Data Stok Obat

Data Detail Obat Peresepan Data Peresepan

Data Obat

Data Obat Untuk Pembuatan Resep Managemen

Dokter Sistem

Informasi Inventori

1 tb_Obat

1

Setting Obat

2 tb_Peresepan Obat

5 tb_Peresepan_O bat_detil

2

Penggabungan Data Stok Managemen

Gambar 3.11 DFD Level 1 Pengelompokan Obat Untuk Pembuatan Resep 4. DFD Level 1 Analisa Perancangan Persediaan Obat

DFD Level 1 analisa perancangan persediaan obat mempunyai proses yaitu pengambilan data periode penjualan , poses peramalan dengan metode winter, proses EOQ dan ROP , dan proses pembacaan hasil perencanaan persediaan. DFD Level 1 analisa perancangan persediaan obat dapat dilihat pada gambar 3.12.

Data Obat yang Diramalkan

Hasil Perencanaan Persediaan Obat Data Hasil Peramalan

Data Hasil EOQ dan ROP Hasil EOQ dan ROP

Data Hasil Peramalan

Hasil Peramalan _{Data Periode Peramalan}

Data Detail Periode Obat Data Detail Periode obat

Data Periode Peramalan

Data Obat Data Penjualan Sistem Informasi Inventori 1 tb_Obat 1 Pengambilan Data Periode Penjualan 7 tb_Peramalan 8 tb_Peramalan _detil 2 Proses Peramalan Metode Winter 9 tb_HasilPera malan 3 Proses EOQ dan

ROP 10 tb_EOQ_ROP 4 Proses Pembacaan Hasil Perencanaan Persediaan Obat Gudang Gudang

Gambar 3.12 DFD Level 1 Analisa Perancangan Persediaan Obat 3.2.3 EntityRelationshipDiagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan

pemrosesan dan hubungan data-data yang digunakan dalam sistem. Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa entitas yang saling terkait untuk menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk

conceptual data model (CDM) dan physical data model (PDM).

Conceptual data model (CDM) dari Sistem Informasi Pengendalian

Persediaan Obat terdapat tujuh tabel, yaitu tb_user, tb_peresepanObat, tb_obat, tb_peramalan, tb_peramalan_detil, tb_hasilPeramalan dan tb_EOQ_ROP. CDM

dari sistem informasi pengendalian persediaan obat dapat dilihat pada gambar 3.13.

34

Mem il iki Mem il iki

Mem il iki Mengi si

Mengi si

Mem il iki

Mem il iki

tb_Obat kode_obat nama_Obat harga_Jual biaya_Pes an biaya_Simpan lead_time Safety_Stok Stok tb_Peres epanObat kode_peres epan tanggal_Input tanggal_Aktif keterangan s tAktif tb_Peramalan kode_Peramalan tanggal_Awal tanggal_Akhir tanggal_Input konstanta_pemulusan konstanta_pemulusan_trend konstanta_pemulusan_mus iman tb_Peramalan_detil kode_peramalan_detil periode tanggal_Awal_Periode tanggal_Akir_Periode jumlah_Penjualan jumlah_Peramalan tb_Has ilPeramalan kode_Hasil_peramalan periode_has il periode_Awal periode_Akhir jumlah_Peramalan tb_EOQ_ROP kode_EOQ_ROP tanggal_Input EOQ ROP tb_us er kode_us er nama_us er us rname pass wd group

Gambar 3.13 CDM Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat Berdasarkan CDM yang ada dapat dibuat physical data model (PDM). PDM dari sistem informasi pengendalian persediaan obat terdapat delapan tabel yaitu tb_user, tb_peresepanObat, tb_peresepanObat_detil, tb_obat, tb_peramalan, tb_peramalan_detil, tb_hasilPeramalan dan tb_EOQ_ROP. PDM dari sistem informasi pengendalian persediaan dapat dilihat pada gambar 3.14.

KODE_PERAM ALAN = KO DE_PERAMALAN KODE_PERAM ALAN = KO DE_PERAMALAN

KODE_O BAT = KO DE_O BAT KODE_USER = KO DE_USER

KODE_USER = KO DE_USER

KODE_PERAM ALAN = KO DE_PERAMALAN

KODE_PERESEPAN = KO DE_PERESEPAN

KODE_O BAT = KO DE_O BAT

TB_OBAT KODE_OBAT varchar(4) NAMA_OBAT varchar(200) HARGA_JUAL numeric(6) BIAYA_PESAN numeric(6) BIAYA_SIMPAN numeric(6) LEAD_TIME int SS int STOK int TB_PERESEPANOBAT KODE_PERESEPAN varchar(8) KODE_USER varchar(5) TANGGAL_INPUT times tamp TANGGAL_AKTIF date KETERANGAN varchar(200) STAKITF s mallint

TB_PERAMALAN KODE_PERAMALAN varchar(10) KODE_USER varchar(5) KODE_OBAT varchar(4) TANGGAL_AWAL date TANGGAL_AKHIR date

TANGGAL_INPUT times tamp KONSTANTA_PEMULUSAN decimal KONSTANTA_PEMULUSAN_TREND decimal KONSTANTA_PEMULUSAN_MUSIMAN decimal TB_PERAMALAN_DETIL KODE_PERAMALAN_DETIL varchar(13) KODE_PERAMALAN varchar(10) PERIODE integer TANGGAL_AWAL_PERIODE date TANGGAL_AKIR_PERIODE date JUMLAH_PENJUALAN decimal JUMLAH_PERAMALAN decimal TB_HASILPERAMALAN KODE_HASIL_PERAMALAN varchar(13) KODE_PERAMALAN varchar(10) PERIODE_HASIL integer PERIODE_AWAL date PERIODE_AKHIR date JUMLAH_PERAMALAN decimal TB_EOQ_ROP KODE_EOQ_ROP varchar(13) KODE_PERAMALAN varchar(10) TANGGAL_INPUT times tamp

EOQ decimal ROP decimal TB_USER KODE_USER varchar(5) NAMA_USER varchar(100) USRNAME varchar(20) PASSWD varchar(20) GROUP varchar(20) TB_PERESEPANOBAT_DETIL KODE_OBAT varchar(4) KODE_PERESEPAN varchar(8)

Gambar 3.14 PDM Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat 3.2.4 Struktur Database

Seperti yang dikatakan diatas, PDM merupakan gambaran dari struktur database. Tiap-tiap entitas dalam ERD akan digunakan sebagai tabel dalam database. Struktur database yang akan digunakan yaitu:

1. TB_USER

Nama Tabel : Tb_User

Fungsi : Untuk menyimpan data user Primary Key : kode_user

Foreign Key : -

Tabel 3.2 Tb_User

Field Name Type Length Constraint Description

Kode_User Varchar 5 PK Kode User

Nama_User Varchar 100 - Nama User

36

Field Name Type Length Constraint Description

Passwd Varchar 20 - Password

Group Varchar 20 - Group User

2. TB_OBAT

Nama Tabel : Tb_Obat

Fungsi : Untuk menyimpan data obat Primary Key : kode_obat

Foreign Key : -

Tabel 3.3 Tb_Obat

Field Name Type Length Constraint Description

Kode_Obat Varchar 4 PK Kode User

Nama_Obat Varchar 200 - Nama User

Harga_Jual Numeric 6 - Harga Jual

Obat

Biaya_Pesan Numeric 6 -

Biaya Pemesanan Obat

Biaya_Simpan Numeric 6 -

Biaya

Penyimpanan Obat

Lead_time Int - -

Jangka Waktu Pemesanan Obat satuan hari

Safety_Stok Int - - Stok

Pengaman

Stok Int - -

Jumlah Obat yang tersedia saat ini

3. TB_PERESEPANOBAT

Nama Tabel : Tb_Peresepanobat

Primary Key : kode_peresepan Foreign Key : kode_user

Tabel 3.4 Tb_PeresepanObat

Field Name Type Length Constraint Description Kode_Peresepan Varchar 5 PK Kode

Peresepan

Kode_User Varchar 100 FK

Kode user yang menginput Tanggal_Input Datetime - -

Tanggal dilakukan Input

Tanggal_Aktif Date - -

Tanggal mulai

pemberlakuan Keterangan Varchar 200 - Keterangan

stAktif smallint - - Status

Disetujui

4. TB_PERESEPANOBAT_DETIL

Nama Tabel : Tb_Peresepanobat_detil

Fungsi : Untuk menyimpan data detail obat yang dapat diresepkan Primary Key : kode_obat, kode_peresepan

Foreign Key : kode_obat, kode_peresepan

Tabel 3.5 Tb_Peresepanobat_Detil

Field Name Type Length Constraint Description Kode_Obat Varchar 4 PK , FK Kode

Peresepan Kode_Peresepan Varchar 8 PK , FK

Kode user yang menginput

5. TB_PERAMALAN

38

Fungsi : Untuk menyimpan perhitungan peramalan Primary Key : kode_peramalan

Foreign Key : kode_user, kode_Obat

Tabel 3.6 Tb_Peramalan

Field Name Type Length Constraint Description

Kode_Peramalan Varchar 15 PK Kode

Peramalan

Kode_User Varchar 8 FK

Kode user yang menginput

Kode_Obat Varchar 4 FK

Kode Obat Yang diramalkan

Tanggal_Awal Date - -

Tanggal Awal Periode yang diramalkan

Tanggal_Akhir Date - -

Tanggal Akhir Periode yang diramalkan

Tanggal_Input Datetime - -

Tanggal Input Peramalan Konstanta_Pemulusan Decimal - - Konstanta Pemulusan Konstanta_Pemulusan_ Trend Decimal - -

Konstanta Pemulusan Trend Konstanta_Pemulusan_Musiman Decimal - -

Konstanta Pemulusan Musiman

6. TB_PERAMALAN_DETIL

Nama Tabel : Tb_Peramalan_detil

Fungsi : Untuk menyimpan perhitungan detil peramalan Primary Key : kode_peramalan_detil

Foreign Key : kode_peramalan

Tabel 3.7 Tb_Peramalan_Detil

Field Name Type Length Constraint Description Kode_Peramalan_detil Varchar 12 PK Peramalan

Detil

Kode_Peramalan Varchar 8 FK Kode

Peramalan

Periode Integer - -

Periode Histori Penjualan Mingguan

Tanggal Awal Periode Date - -

Tanggal Awal Periode Histori Penjualan

Tanggal Akhir Periode Date - -

Tanggal Awal Periode Histori Penjualan

Jumlah_Penjualan Datetime - -

Jumlah Penjualan Obat Tiap Periode

Jumlah_Peramalan Decimal - - Jumlah

Peramalan

7. TB_HASIL_PERAMALAN Nama Tabel : Tb_User

Fungsi : Untuk menyimpan Hasil peramalan Primary Key : kode_hasil_peramalan

Foreign Key : kode_peramalan

Tabel 3.8 Tb_Hasil_Peramalan

Field Name Type Length Constraint Description Kode_Hasil_Peramalan Varchar 8 PK Kode hasil

40

Field Name Type Length Constraint Description Kode_Peramalan Varchar 8 FK Kode

Peramalan

Periode_Hasil Integer - -

Periode Mingguan yang

diramalkan

Pariode_Awal Date - -

Tanggal awal periode yang diramalkan

Pariode_Akhir Date - -

Tanggal akhir periode yang diramalkan Jumlah_peramalan Decimal - -

Jumlah hasil Peramalan

8. TB_EOQ_ROP

Nama Tabel : Tb_EOQ_ROP

Fungsi : Untuk menyimpan Hasil Perhitungan EOQ dan ROP Primary Key : kode_EOQ_ROP

Foreign Key : kode_peramalan

Tabel 3.9 Tb_EOQ_ROP

Field Name Type Length Constraint Description

Kode_EOQ_ROP Varchar 8 PK

Kode untuk menyimpan tiap hasil perhitungan EOQ dan ROP Kode_Peramalan Varchar 8 FK Kode

Peramalan Tanggal_Input Datetime - -

Tanggal Dilakukan Input Hasil EOQ dan ROP

Field Name Type Length Constraint Description

EOQ Decimal - -

Hasil perhitungan EOQ

ROP Decimal - -

Hasil Perhitungan ROP

3.3 Desain Antarmuka 3.3.1 Desain Form Utama

Form Utama berfungsi sebagai induk untuk mempermudah navigasi serta menampung form-form lainnya, sehingga pengguna dapat mengakses sistem dengan lebih mudah. Desain form utama dapat dilihat pada gambar 3.15.

Sist e m Informasi Pe nge ndalian Pe rse diaan Obat Rumah Sakit Moj osari

Data Maste r Se tting Transaksi Infor masi Laporan

Nama User

Gambar 3.15 Desain Form Utama 3.3.2 Desain Form Login

Form login berfungsi sebagai pengenal akses pengguna untuk masuk ke dalam sistem. Desain form login dapat dilihat pada gambar 3.16.

42

Use r Username

Password

Login Keluar

Gambar 3.16 Desain Form Login 3.3.3 Desain Form User

Form user berfungsi untuk mengolah data pengguna yang menggunakan sistem. Desain form user dapat dilihat pada gambar 3.17.

USER

Tambah Simpan Bat al Kor eksi Hapus Keluar

kode Nama Group

Username Passw ord Kata Kunci

Cari

kode Nama Group Username

Gambar 3.17 Desain Form User 3.3.4 Desain Form Data Obat

Form data obat berfungsi untuk mentransfer data obat dari sistem

informasi penjualan yang sudah ada kedalam sistem. Desain form data obat dapat dilihat pada gambar 3.18.

Dat a Obat

Transf er Dat a Simpan Bat al Kor eksi Hapus Keluar kode

Nama

Biaya Pesan Biaya Simpan Kata Kunci

Cari

Harga Beli _{Lead Time}

kode Nama Harga Beli Biaya Pesan Biaya Simpan Lead Time

Gambar 3.18 Desain Form Data obat 3.3.5 Desain Form Peramalan

Form peramalan berfungsi untuk melakukan proses peramalan data penjualan obat. Dalam form ini terbagi menjadi tiga bagian yaitu tab data penjualan, tab perhitungan peramalan, tab hasil perencanaan.

Bagian tab data penjualan berfungsi untuk memilih obat yang akan diramalkan dan mengambil data penjualannya. Desain form peramlan bagian tab

44

Peramalan

Data Penj ualan Perhitungan Peramalan Hasil Perencanaan

Cari Obat

Kode Obat Nama Obat Hasil Uj i Pola Data

Periode Jumlah Detail Penj ualan Obat Per Periode Detail Penj ualan Obat Per Periode

Grafik Penj ualan Obat

Mulai Peram alan Simpan Hasil

Gambar 3.19 Desain Form Peramlan bagian tab data penjualan

Bagian tab perhitungan peramalan berfungsi menampilkan hasil perhitungan peramalan dengan metode winter untuk setiap item obat. Desain Form Peramlan bagian tab perhitungan peramalan dapat dilihat pada gambar 3.20.

Peramalan

Data Penj ualan Perhitungan Peramalan Hasil Perencanaan Kode Obat :

Grafik Hasil Peramalan Terbaik

Mulai Peram alan Simpan Hasil Nama Obat :

Kode Obat Nama Obat

Grafik Hasil Perhitungan Peramalan Tiap Kemungkinan

Parameter

Parm a Parm b Parm u Konst ant a Pemul usan :

Ni l ai Est i masi Trend : Ni l ai Est i masi Musi man : Ni l ai Error (MSE) :

0, 0 0, 0 0, 0 0, 0

P1 P2 P3 P4 0 0 0 0

Gambar 3.20 Desain Form Peramlan bagian tab perhitungan peramalan Bagian tab hasil perencanaan berfungsi menampilkan hasil akhir dari proses peramalan kemudian serta hasil dari EOQ dan ROP. Desain form peramlan bagian tab hasil perencanaan dapat dilihat pada gambar 3.21.

46

Peramalan

Data Penj ualan Perhitungan Peramalan Hasil Perencanaan

Mulai Peram alan Simpan Hasil

Kode Obat Nama Obat Perki raan

Permi nt aan EOQ ROP

Grafik Penj ualan dan Peramalan

Peri ode 1 (dd/ mm/ yy) - (dd/ mm/ yy) Peri ode 2 (dd/ mm/ yy) - (dd/ mm/ yy) Peri ode 3 (dd/ mm/ yy) - (dd/ mm/ yy) Peri ode 4 (dd/ mm/ yy) - (dd/ mm/ yy)

Kode Obat : Nama Obat :

Kode Obat Nama Obat

: 0 : 0 : 0 : 0

Tot al (dd/ mm/ yy) - (dd/ mm/ yy) : 0

Juml ah Opt i mum dal am pemesanan (EOQ) : Ti t i k Pemesanan kembal i (ROP) :

0 0

Gambar 3.21 Desain Form Peramlan bagian tab hasil perencanaan 3.3.6 Desain Form Setting Obat Untuk Pembuatan Resep

Form setting obat untuk pembuatan resep berfungsi untuk mengatur obat –

obat apa saja yang dapat diresepkan dokter kepada pasien pada periode tertentu. Desain formsetting obat untuk pembuatan resep dapat dilihat pada gambar 3.22.

Set t ing Obat Unt uk Pembuat an Resep

Tambah Simpan Bat al Kor eksi Hapus Keluar Keterangan :

Tanggal Mulai Aktif :

Kata Kunci Kata Kunci

Kode Transaksi : Kode Transaksi

>

>>

<

<<

Car i Transaksi

Kode Obat NamaObat Kode Obat NamaObat

Gambar 3.22 Desain Form Setting Obat Untuk Pembuatan Resep 3.3.7 Desain Informasi Stok

Form informasi stok berfungsi untuk menampikan obat – obat yang dapat

diresepkan dokter kepada pasien dengan mencantumkan informasi stoknya masing-masing. Desain form informasi stok dapat dilihat pada gambar 3.23.

48

Informasi St ok

Keluar Ref r esh

Kode Obat NamaObat Stok Askes Stok Non Askes

Gambar 3.23 Desain Form Informasi stok 3.3.8 Desain Laporan Hasil Peramalan

Laporan Hasil Peramalan berisi informasi hasil perhitungan peramalan serta hasil akhir untuk setiap item obat periode tertentu. Desain Laporan Hasil Peramalan dapat dilihat pada gambar 3.24.

Rumah Sakit Mojosari

Jl. Hayam Wuruk 25 , Mojokerto

Laporan Hasil Peramalan Periode XXX Sampai XXX Nama Obat

Periode Jumlah Aktual Jumlah Peramalan

1 Xxx Xxx

2 Xxx Xxx

3 Xxx Xxx

Total Jumlah Perkiraan Permintaan Obat : xxx

Gambar 3.24 Desain Laporan Hasil Peramalan 3.3.9 Desain Laporan Perencanaan Persediaan

Laporan perencanaan persediaan berisi informasi hasil perkiraan jumlah kebutuhan obat, EOQ dan ROP untuk periode tertentu. Desain Laporan perencanaan persediaan dapat dilihat pada gambar 3.25.

Rumah Sakit Mojosari

Jl. Hayam Wuruk 25 , Mojokerto

Laporan Perencanaan Persediaan Periode XXX Sampai XXX

Kode Obat Nama Obat Perkiraan Permintaan EOQ ROP

xxxxx Xxxxx Xx

xxxxx Xxxxx

xxxxx Xxxxx

Xx Xx

Xx Xx Xx

Xx Xx Xx

50

3.3.10 Desain Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep

Laporan obat untuk pembuatan resep berisi informasi obat yang dapat diresepkan dokter kepada pasien pada periode tertentu. Desain laporan obat untuk pembuatan resep dapat dilihat pada gambar 3.26.

Rumah Sakit Mojosari

Jl. Hayam Wuruk 25 , Mojokerto

Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep Periode XXX Sampai XXX

Kode Obat Nama Obat

xxxxx Xxxxx

xxxxx Xxxxx

xxxxx Xxxxx

Keterangan :

-Gambar 3.26 Desain laporan obat untuk pembuatan resep 3.4 Desain Uji Sistem

Untuk mengukur kesesuaian sistem yang telah dirancang dengan tujuan perancangan sistem maka dilakukan sebuah pengujian. Pengujian tersebut akan menilai setiap bagian sistem apakah telah sesuai dengan fungsi yang diharapkan. Untuk melakukan pengujian dibuat sebuah model pengujian dimana nantinya penilaian sistem dilakukan berdasarkan hasil dari perilaku-perilaku yang telah diujicobakan. Model pengujian perancangan sistem dapat dilihat pada tabel 3.9.

Tabel 3.9 Model pengujian

No. Form Nama Pengujian Cara pengujian Hasil yang diharapkan

Modul : Login

1 Form Login. Pengujian fungsi

login aplikasi.

1.Memasukkan username dan

password pengguna.

1.Sistem harus mampu menggagalkan proses

login apabila data username dan password

tidak sesuai.

2.Sistem harus dapat membuka form utama aplikasi sesuai dengan hak akses apabila proses login berhasil.

Modul : Data Obat

2 Form Data Obat. Pengujian fungsi

transfer Data Obat.

1 Menekan tombol transfer data

1. Sistem harus mampu mengambil dan menampilkan data obat baru dari database sistem informasi penjualan.

2. Sistem harus dapat mengupdate data nama, harga jual ,.biaya pesan , biaya simpan dan leadtime terbaru dari database sistem informasi penjualan

Modul : Peramalan

3 Form Peramalan. Pengujian fungsi

pengambilan data penjualan dan informasi uji pola data.

1. Memasukan nama obat dalam

textbox cari obat lalu pilih nama obat.

1. Sistem harus mampu menampilkan data penjualan tiap periode dalam bentuk data pada listview dan bentuk grafik

52

No. Form Nama Pengujian Cara pengujian Hasil yang diharapkan

4 Form Peramalan. Pengujian fungsi

Proses Peramalan

1 Menekan tombol Mulai Peramalan

1. Sistem harus mampu melakukan proses peramalan dengan metode winter dengan benaruntuk seluruh obat yang ada dalam

listview

2. Sistem harus mampu menampilkan informasi hasil peramalan pada tab

perhitungan Peramalan

3. Sistem harus mampu menampilkan

informasi hasil perencanaan pada tab hasil perencanaan yang meliputi perkiraan kebutuhan obat, EOQ dan ROP. Modul : Obat Untuk Pembuatan Resep

5 Form Obat untuk

pembuatan resep.

Pengujian fungsi pengecekan periode belum diaktifkan

1 Menekan tombol tambah 1. Sistem harus mampu menggagalkan proses tambah apabila ada periode obat peresepan yang belum disahkan.

6 Form Obat untuk

pembuatan resep.

Pengujian fungsi Setting obat peresepan

1 Memasukkan periode aktif dan keterangan

2 Memilih obat dari listview

sebelah kanan dipindah ke

listview sebelah kiri dengan tombol yang tersedia 3 Menekan Tombol simpan

apabila sudah selesai

1. Obat yang masuk ke listview sebelah kanan harus sesuai dengan yang dipilih oleh user

2. Apabila transaksi disimpan, sistem harus memberi pilihan data akan langsung disahkan atau tidak.

BAB IV

IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

4.1 Kebutuhan Sistem

Agar sistem berjalan, dalam kegiatan implementasi sistem membutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak.

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras

Kebutuhan minimal perangkat keras yang harus dipenuhi agar sistem dapat berjalan dengan baik adalah sebagai berikut:

1. Kapasitas Random Access Memory (RAM) 2024 MB. 2. Processor minimal Intel Core 2 Duo.

3. Harddisk minimal berkapasitas 80 Gb. 4. VGA Card 512 MB On Board.

5. Printer untuk mencetak data yang diperlukan.

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan agar sistem dapat berjalan dengan baik adalah sebagai berikut:

1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP. 2. Microsoft SQL Server 2000.

3. Microsoft .NET Framework 4.0. 4.2 Implementasi Sistem

Pada bagian implementasi sistem dijelaskan tentang fungsi-fungsi bagian aplikasi, cara penggunaan aplikasi, serta tampilan dan fungsi konrol aplikasi.

54

4.2.1 Form Login

Form login berfungsi untuk membatasi pengguna yang akan mengakses

sistem. Jika nama pengguna dan kata kunci tidak sesuai dengan yang tersimpan di

database, maka pengguna tersebut tidak bisa mengakses sistem. Pengguna

memasukkan username pada textbox username dan password pada textbox

password, setelah itu tekan Login untuk masuk ke sistem. Tampilan Form login

dapat dilihat pada gambar 4.1.

Gambar 4.1 Form Login

4.2.2 Form Utama

Form utama merupakan form yang ditampilkan jika pengguna telah melakukan proses login dengan benar. Menu yang muncul pada form utama disesuaikan dengan group pengguna.. Form utama dapat dilihat pada gambar 4.2.

Gambar 4.2 Form Utama 4.2.3 Form User

Form user berfungsi untuk mengolah data pengguna yang menggunakan aplikasi. Pengolahan data yang dilakukan pada form ini antara lain menambah , mengubah dan menghapus data pengguna yang tersimpan didalam database. Form user dapat dilihat pada gambar 4.3.

56

4.2.4 Form Obat

Form obat berfungsi untuk mentransfer data obat dari database sistem informasi penjualan ke database sistem informasi pengendalian persediaan obat. Dalam proses transfer data, sistem juga akan menghitung biaya pesan, biaya penyimpanan, leadtime, safety Stock, dan stok obat. Selain mentransfer data obat, form ini berfungsi untuk merubah data biaya pesan, biaya penyimpanan atau

leadtime secara manual. Form Obat dapat dilihat pada gambar 4.4.

Gambar 4.4 Form Obat 4.2.5 Form Peramalan

Form peramalan berfungsi untuk melakukan proses peramalan data penjualan obat. Dalam form ini terbagi menjadi tiga bagian yaitu tab data penjualan, tab perhitungan peramalan, tab hasil perencanaan.

Bagian tab data penjualan berfungsi untuk memilih obat yang akan diramalkan dan mengambil data penjualannya. Pada form ini terdapat tombol mulai peramalan untuk melakukan proses peramalan obat yang ada pada listview. Setelah dilakukan peruses peramalan, hasilnya dapat disimpan dengan menekan tombol simpan hasil. Form peramlan bagian tab data penjualan dapat dilihat pada gambar 4.5

Gambar 4.5 Form Peramalan bagian tab data penjualan

Bagian tab perhitungan peramalan berfungsi menampilkan hasil perhitungan peramalan dengan metode winter untuk setiap item obat. Form Peramalan bagian tab perhitungan peramalan dapat dilihat pada gambar 4.6.

58

Gambar 4.6 Form Peramalan bagian tab perhitungan peramalan

Bagian tab hasil perencanaan berfungsi menampilkan hasil akhir dari proses peramalan kemudian serta hasil dari EOQ dan ROP. Form Peramlan bagian tab hasil perencanaan dapat dilihat pada gambar 4.7.

4.2.6 Form Setting Obat Untuk Pembuatan Resep

Form Setting obat untuk pembuatan resep berfungsi untuk mengatur obat -

obat apa saja yang dapat diresepkan dokter kepada pasien pada periode tertentu.

Form Setting obat untuk pembuatan resep dapat dilihat pada gambar 4.8.

Gambar 4.8 Form Setting obat untuk pembuatan resep 4.2.7 Form Informasi Stok

Form Informasi stok berfungsi untuk menampikan obat – obat yang dapat

diresepkan dokter kepada pasien dengan mencantumkan informasi stoknya masing-masing. Form Informasi stok dapat dilihat pada gambar 4.9.

60

Gambar 4.9 Form Informasi Stok 4.2.8 Form Laporan Perencanaan Stok

Dalam Form Laporan Perencanaan stok ini terdapat dua laporan yang dapat ditampilkan yaitu laporan hasil peramalan (gambar 4.10) dan laporan perencanaan persediaan (Gambar 4.11).

Gambar 4.10 Laporan hasil peramalan

Gambar 4.11 Laporan perencanaan persediaan 4.2.9 Form Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep

Dalam Form Laporan obat untuk pembuatan resep berfungsi untuk menampilkan laporan obat untuk pembuatan resep. Form Laporan obat untuk pembuatan resep dapat dilihat pada gambar 4.12.

62

Gambar 4.12 Form Laporan obat untuk pembuatan resep 4.2.10 Form Informasi Obat Yang Harus Dipesan

Dalam Form ini meberikan informasi daftar obat apa saja yang stoknya dibawah titik pemesanan kembali dan juga memberikan informasi berapa jumlah obat yang harus dipesan. Form Informasi Obat yang Harus Dipesan dapat dilihat pada gambar 4.13.

Gambar 4.13 Form Informasi Obat yang Harus Dipesan 4.3 Uji Coba dan Evaluasi

Evaluasi dalam hal ini dilakukan untuk menguji apakah sistem yang telah dibuat sudah sesuai dengan tujuan yang diharapkan atau tidak. Berikut ini merupakan tahap-tahap yang dikerjakan dalam evaluasi, dimulai dari uji coba hingga hasil evaluasi.

4.3.1 Uji Coba

Pada uji coba ini, akan disajikan perbandingan untuk membuktikan apakah aplikasi yang telah dirancang sesuai dengan apa yang diharapkan atau tidak. Uji coba itu sendiri merupakan suatu tes yang dilakukan berdasarkan pada masukan, kondisi atau hasil yang telah ditentukan sebelumnya. Pengujian dari masing-masing fitur akan dijelaskan sebagai berikut

64

A. Uji Coba Fitur Dasar Sistem

Uji coba fitur dasar sistem ini bertujuan untuk mengecek apakah semua fitur yang ada dalam aplikasi telah berjalan sesuai dengan fungsinya. Uji coba fitur dasar sistem yang dijelaskan pada subbab ini meliputi : Uji Coba Fitur Login, dan Uji Coba Fitur Data Obat. Berikut ini adalah uji coba fitur dasar sistem yang telah dilakukan:

1. Uji Coba Fitur Login

Proses login dilakukan pada form login dengan cara memasukkan username dan kata sandi. Dari username dan kata sandi ini akan diketahui grup usernya sesuai dengan yang telah dimasukkan ke database.

Tabel 4.1 Test case login

Test

Case ID Tujuan Input Output Status

1 Menguji coba

login untuk hak akses Administrator dengan data yang benar.

Memasukkan data

login username=

“YONDI” dan

password

“qweasd”

Masuk ke menu utama pada dengan hak akses administrator sehingga semua menu aplikasi akan muncul. Sukses (gambar 4.14 dan gambar 3.15).

2 Menguji coba

login untuk hak akses Administrator dengan data yang salah.

Memasukkan data

login username=

“YONDI” dan

password “12345”

Muncul pesan “LOGIN GAGAL”. Sukses (gambar 4.16).

Gambar 4.14 Tampilan Form Login

Gambar 4.15 Tampilan Menu Utama Login Sukses

66

2. Uji Coba Fitur Data Obat

Uji coba dilakukan pada form data dengan cara menekan tombol transfer. Dalam proses transfer data, data-data obat yang dibutuhkan akan diambil dari database sistem informasi inventori ke dalam database sistem informasi pengendalian psersediaan obat.

Tabel 4.2 Test case Data Obat Test

Case ID

Tujuan Input Output Status

3 Menguji proses transfer data obat dari sistem informasi penjualan Menekan tombol “Transfer Data” Muncul pesan “proses transfer data berhasil” Sukses (gambar 4.17).

4 Menguji proses update data nama, harga Beli ,.biaya pesan , biaya simpan, leadtime, safety stok dan stok terbaru dari database sistem informasi inventori Menekan tombol “Transfer Data” Data muncul dalam listview

Sukses (gambar 4.18).

Gambar 4.18 Form Obat B. Uji Coba Aplikasi

Uji coba aplikasi dilakukan pada proses perhitungan peramalan dengan metode winter, output perhitungan economic order quantity (EOQ) dan reorder

point (ROP), dan proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep. Berikut

adalah uji coba aplikasi pada sistem informasi pengendalian persediaan obat : 1. Uji coba Perhitungan Peramalan

Sebelum melakukan perhitungan proses peramalan, terlebih dahulu memilih obat-obat yang akan diramalkan dengan cara mengetikan nama obat pada

form peramalan tab data penjualan. Setelah dipilih sistem akan mengambil data penjualan obat dari sistem informasi inventori dan disajikan berupa data runtut waktu mingguan.

68

Tabel 4.3 Test case Peramalan (1) Test

Case ID

Tujuan Input Output Status

5 Menguji proses input obat dan pengambilan data penjualan

Memasukan nama obat “Cefotaxim” dalam textbox cari obat lalu pilih obat

Obat “Cefotaxim” yang dipilih masuk kedalam listview, data penjualan tampil dalam listview penjualan dan data penjualan

disajikan dalam grafik.

Sukses (gambar 4.19).

Gambar 4.19 Form Peramalan bagian tab data penjualan

Setelah memilih obat yang akan diramalkan selanjutnya dilakukan proses peramalan terhadap data tersebut. Proses dimulai dengan menekan tombol mulai peramalan.

Tabel 4.4 Test case Peramalan (2) Test

Case ID

Tujuan Input Output Status

6 Menguji Proses Peramalan.

Menekan Tombol “Mulai

Peramalan”

Muncul Pesan “Proses Peramalan Selesai”

Sukses (gambar 4.20).

Gambar 4.20 Pesan Selesai Proses Peramalan

Selanjutnya adalah menguji output hasil perhitungan dari proses peramalan pada form peramalan tab perhitungan peramalan. Output yang dihasilkan adalah peramalan untuk 4 minggu yang akan datang dengan nilai kesalahan paling kecil. Dari contoh proses perhitungan peramalan dengan metode winter dalam tabel pada lampiran 1 dihasilkan jumlah perkiraan kebutuhan obat untuk empat minggu yang akan datang :

Minggu ke 53 = 103 Minggu ke 54 = 104 Minggu ke 55 = 95 Minggu ke 56 = 88

70

Tabel 4.5 Test case Peramalan (3) Test

Case ID

Tujuan Input Output Status

7 Menguji output Hasil Proses Perhitungan Peramalan

Memilih Obat pada listview dan menekan tab Perhitungan Peramalan

Menampilkan listview hasil perhitungan peramalan dan perhitungan peramalan terbaik

Sukses (gambar 4.21).

Gambar 4.21 Form Peramalan bagian tab perhitungan peramalan 2. Uji coba Output Perhitungan EOQ dan ROP

Uji coba dilakukan pada form peramalan tab hasil perencanaan. Hasil dari perhitungan peramalan selanjutnya digunakan untuk menghitung EOQ dan ROP. Perhitungan EOQ dengan contoh total jumlah perkiraan kebutuhan obat

Cefotaxime injc 1gr untuk empat minggu yang akan datang yang didapat dari

proses peramalan sebesar 390 dengan nilai biaya penyimpanan untuk setiap periode 4 minggu Rp. 54 dan biaya pesan Rp. 1000 sebagai berikut:

D = 390 S = 1000 H = 54

EOQ = √ (2) (1000) (390) / (54) = 120

Sedangkan Contoh perhitungan metode reorder point dengan total jumlah perkiraan kebutuhan obat Cefotaxime injc 1gr untuk empat minggu yang akan datang sebesar 390 dengan nilai safety stock 99 dan nilai leadtime 2 sebagai berikut:

Reorder point (ROP) = (LT x AU) + SS LT = 2

SS = 99

AU = 390 / 28 = 14

ROP = (2 x 14) + 99 = 127

Tabel 4.6 Test case Peramalan (4) Test

Case ID

Tujuan Input Output Status

10 Menguji output

hasil perencanaan yang meliputi perkiraan kebutuhan obat, EOQ dan ROP.

Menekan tab

Perhitungan Peramalan

Menampilkan data hasil perencanaan yang meliputi perkiraan kebutuhan obat, EOQ dan ROP

Sukses (gambar 4.22).

72

Gambar 4.22 Form Peramalan bagian tab hasil perencanaan 3. Uji coba Proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep

Uji coba dilakukan pada form setting obat untuk pembuatan resep. Pada proses ini akan diuji cobakan input periode pengelompokan baru beserta obat apa saja yang dapat diresepkan pada periode tersebut.

Tabel 4.7 Test case Obat Untuk Pembuatan Resep Test

Case ID

Tujuan Input Output Status

11 Menguji fungsi pengecekan periode belum diaktifkan

Menekan tombol tambah

Jika ada transaksi yang belum diaktifkan akan muncul pesan “Maaf anda tidak dapat menambah transaksi karena ada data yang belum di sahkan”

Sukses (gambar 4.23).

12 Menguji fungsi Setting obat peresepan

Memilih obat yang ada di

listview sebelah kiri lalu tekan tombol “>”

Obat yang dipilih akan masuk ke

listview ke sebelah kanan

Sukses (gambar 4.24).

Test Case ID

Tujuan Input Output Status

13 Menguji Proses Penyimpanan.

Menekan Tombol “Simpan”

Muncul Pesan Pilihan “Apakah Data Ingin Disahkan

Sekarang Juga ?” , Jika dipilih “Yes” maka transaksi akan disimpan.

Sukses (gambar 4.25).

Gambar 4.23 Pesan Transaksi Belum Disahkan

Test Case ID

Tujuan Input Output Status

13 Menguji Proses Penyimpanan.

Menekan Tombol “Simpan”

Muncul Pesan Pilihan “Apakah Data Ingin Disahkan

Sekarang Juga ?” , Jika dipilih “Yes” maka transaksi akan disimpan.

Sukses (gambar 4.25).

Gambar 4.23 Pesan Transaksi Belum Disahkan

Gambar 4.25 Pesan Penyimpanan Obat Untuk Pembuatan Resep

4.3.2 Evaluasi

Pada bagian sub bab ini, akan dijelaskan tentang evaluasi pada rancang bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari, apakah sesuai dengan tujuan awal atau belum. Tujuan awal merancang bangun sistem informasi pengendalian persediaan obat dan menghasilkan keluaran berupa informasi perkiraan kebutuhan obat dengan menggunakan metode Winter’s Exponential Smoothing, informasi jumlah obat dalam pemesanan dengan menggunakan metode Economic Order Quantity, informasi waktu dilakukan pemesanan dengan menggunakan metode Reorder Point, dan menghasilkan informasi obat yang dapat digunakan untuk pembuatan resep beserta informasi stoknya. Hal ini sangat diharapkan untuk membantu Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari dalam mengendalikan persediaan obat.

Setelah dilakukan uji coba pada pembahasan sebelumnya, sistem dapat menghasilkan informasi perkiraan kebutuhan obat menggunakan metode Winter’s Exponential Smoothing dengan hasil yang sesuai dengan perhitungan manual pada lampiran 1 dan hal tersebut dapat dilihat pada tabel 4.5 sampai tabel 4.6 serta gambar 4.21. Sistem juga dapat menghasilkan informasi jumlah obat dalam pemesanan menggunakan metode Economic Order Quantity dan informasi waktu

dilakukan pemesanan menggunakan metode Reorder Point dengan hasil perhitungan yang sesuai dengan perhitungan manual, hal tersebut dapat dilihat pada tabel 4.5 serta gambar 4.13 dan gambar 4.22. Sistem juga mampu melakukan proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep yang dapat dilihat pada tabel 4.6 dan gambar 4.23 sampai gambar 4.25, serta menghasilkan informasi obat yang dapat digunakan untuk pembuatan resep yang dapat dilihat pada gambar 4.9.

Dari evaluasi yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa sistem informasi pengendalian persediaan obat tersebut telah memenuhi kebutuhan yang diinginkan antara lain menghasilkan informasi perkiraan kebutuhan obat, informasi jumlah obat dalam pemesanan, informasi waktu dilakukan pemesanan, dan menghasilkan informasi obat yang dapat digunakan untuk pembuatan resep, sehingga sistem informasi tersebut layak untuk dipakai pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari untuk saat ini. Akan tetapi, apabila akan dilakukan pengembangan aplikasi alangkah baiknya dapat ditambahkan metode peramalan lain untuk meramalkan perkiraan kebutuhan obat yang lebih baik.

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah dilakukan uji coba dan evaluasi terhadap aplikasi sistem informasi pengendalian persediaan obat pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari, maka dapat disimpulkan:

1. Hasil penelitian berupa sebuah aplikasi sistem informasi pengendalian persediaan obat yang mampu memberikan suatu output berupa informasi perkiraan kebutuhan obat, informasi jumlah obat yang dipesan setiap dilakukan pemesanan, dan waktu dilakukan pemesanan kembali untuk periode empat minggu yang akan datang.

2. Aplikasi sistem informasi pengendalian persediaan obat mampu melakukan pengelompokan obat untuk pembuatan resep oleh dokter kepada pasien. Output yang dihasilkan dari pengendalian obat untuk pembuatan resep berupa informasi daftar obat yang dapat diresepkan beserta informasi stok.

5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya apabila ingin mengembangkan sistem informasi pengendalian persediaan obat yang telah dibuat agar menjadi lebih baik adalah sebagai berikut:

1. Aplikasi ini dapat dikembangkan dengan menambahkan metode peramalan lainnya yang memiliki kemampuan untuk meramalkan data dengan lebih baik. 2. Dalam aplikasi ini dapat ditambahkan metode untuk menghitung safety stock

yang dilakukan pada saat setiap dilakukan proses perencanaan stok obat

periode tertentu sehingga hasil perhitungan titik pemesanan kembali menggunakan metode reorder point yang telah dilakukan biasa lebih akurat.

Hartono, Jogianto, 2005, Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Jogyakarta. Kadir, Abdul, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, Jogyakarta.

Arsyad, Lincolin, 2001, Peramalan Bisnis Edisi Pertama, Universitas Gajah Mada, Jogyakarta.

Makridakis, Wheelwright and Mcgee, 1991, Metode dan Aplikasi Peramalan Edisi Kedua, Erlangga, Jakarta.

Fahmi, Irham, 2012, Manajemen Produksi dan Operasi, Alfabeta, Bandung. Herjanto, Eddy, 2008, Manajemen Operasi Edisi Ketiga, Grasindo, Jakarta.