Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu Tahun 2015

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA SEKAYU KABUPATEN MUSI BANYUASIN PALEMBANG TAHUN 2015

SKRIPSI

Oleh:

Mahmud Badaruddin 1111101000135

PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN (MPK) PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1436 H / 2015 M

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAKARTA

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN Skripsi, Desember 2015

Mahmud Badaruddin, NIM : 1111101000135

Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu Tahun 2015

ABSTRAK

Pengelolaan obat merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, dan pengendalian guna mendukung upaya pencapaian tujuan organisasi. Tujuan pengelolaan persediaan adalah agar barang dapat tersedia dalam jumlah dan waktu yang tepat, serta berkualitas pada saat dibutuhkan dengan biaya yang minimal. Di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu pengelolaan persediaan obat belum efektif, ini terlihat dari data tahun 2015 ada 13 (1,6%) dari 800 jenis obat yang kadaluarsa dan rusak serta 45 (5,6%) dari 800 jenis obat mengalami kekosongan. Untuk itu perlu dilakukan pengelolaan persediaan yang efektif di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu.

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif untuk mengetahui gambaran pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu tahun 2015. Penelitian ini dilakukan mulai dari bulan september sampai november 2015 di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu. Jenis data yang digunakan dalam penelitian adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari hasil observasi langsung dan wawancara mendalam sedangkan data sekunder diperoleh dari telaah dokumen. Informan penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi farmasi, Kepala Gudang Farmasi, dan Petugas Pelaksana Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu tahun 2015.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu belum efektif. Hal ini terlihat dari beberapa komponenInput (SDM yang kurang, Sarana terutama gudang penyimpanan yang kurang memadai, serta anggaran yang kurang), Proses (perencanaan yang kurang tepat dan penyimpanan yang kurang memadai), danOutput(masih terdapat obat yang kadaluarsa dan rusak).

Diharapkan Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu lebih memperhatikan sistem pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi mulai dariInput(SDM dua orang, sarana (luas gudang 3,2 x 3), serta tidak adanya anggaran untuk pengadaan dan pemeliharaan), Proses (perencanaan hanya menggunakan satu metode dan penyimpanan pada rak-rak belum diberi kode), danOutput(masih terdapat obat yang kadaluarsa dan rusak).

Kata Kunci: Pengelolaan persediaan obat, Gudang Farmasi, Rumah Sakit. Daftar Bacaan: 44 (1990-2014)

STATE ISLAMIC UNIVERSITY OF JAKARTA

FACULTY OF MEDICINE AND HEALTH SCIENCES PUBLIC HEALTH PROGRAM STUDY

HEALTH CARE MANAGEMENT Skripsi, Desember 2015

Mahmud Badaruddin : 111110101000135

Description Of Drug Supply Management in Pharmacy's Warehouse General Hospital of Sekayu City 2015

ABSTRACT

Medication management is a series of planning, budgeting, procurement, storage, distribution, deletion, and control to support the achievement of organizational goals. Purpose of inventory management can be available in quantities and timing, as well as quality in times of need with minimal costs. In the City Hospital Pharmacy's Warehouse Sekayu yet effective in drug supply management, as seen from data in 2015, there were 13 (1,6%) from 800 types of drugs expired and damaged and approximately ± 45 (5,6%) from 800 drug items experienced a vacuum. It is necessary for effective inventory management in the pharmaceutical warehouse Sekayu City Hospital.

This research is qualitative descriptive. To find out description of drug supply management in pharmacy's warehouse at pharmacy Installation in general hospital of Sekayu City 2015. Data used in this study are primary data and secondary data. Primary data obtained from direct observation and in-depth interviews and secondary data obtained from the study documents. The informants consisted of pharmaceutical Installation Head, Head of Warehouse Pharmacy and Pharmaceutical Warehouse Executive Officer Sekayu City Hospital 2015

The results showed that drug supply management of medicine in the pharmaceutical warehouse Sekayu City Hospital has not been effective. This is evident from some of the components input (SDM less, Means mainly warehouse inadequate, and the budget is less), process (planning a less precise and storage inadequate), and output (there are some drugs still expired and damaged).

City Hospital Pharmacy expected Sekayu more attention to drug supply management system in the pharmaceutical warehouse ranging from input (SDM two people, facilities (warehouse 3,2 x 3 Meter), and the budget procurement and maintenance is nothing), process (planning to use only one method) and storage on the shelves not yet given a code), and output (there are some drugs still expired and damaged).

Keywords: drug inventory management, warehouse Pharmacy, Hospital. Reference : 44 (1990-2014)

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Segala puji bagi Allah SWT yang Maha Pengasih dan Maha Penyanyang atas rahmat dan karunia-Nya sehingga akhirnya penyusunan Skripsi di Rumah Sakit Umum Haji Medan Tahun 2015 dapat diselesaikan. Sholawat dan salam tidak lupa penulis sampaikan pada baginda Rasulullah Muhammad SAW yang membawa umatnya ke jalan yang diridhoi oleh Allah SWT.

Skripsi ini merupakan syarat mahasiswa semester VIII (delapan) Program Studi Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat. Dengan pengetahuan, pengarahan dan bimbingan yang diperoleh selama perkuliahan, penulis dapat menyusun skripsi yang berjudul “Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu Tahun 2015”

Penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Kedua orang tua tercinta yang telah memberi semangat, memotivasi serta doanya.

2. DR. Arif Sumantri. M.Kes sebagai Dekan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatukkah Jakarta.

3. Fajar Ariyanti, M.Kes, Ph. D sebagai Kepala Program Studi Kesehatan Masyarakat.

4. Riastuti Kusuma Wardani S.KM, M.KM dan DR. M. Farid Hamzens M.Si selaku pembimbing skripsi yang telah memberikan arahan dan bimbingannya.

5. Segenap bapak/ibu dosen Jurusan Kesehatan Masyarakat yang telah memberikan ilmu pengetahuan yang sangat berguna bagi penulis dan mahasiswa pada umumnya.

6. Direktur RSUD Kota Sekayu yang telah memberikan izin penelitian skripsi di RSUD Kota Sekayu

7. Kepada pak Dedi, bu Hanif, dan Angga terima kasih telah membantu dan memberikan informasi terkait dengan skripsi yang saya buat ini.

8. Untuk teman-teman kosan zona putsal terima kasih dukungannya.

9. Untuk keluarga Santri Jadi Dokter Musi Banyuasin terimah kasih juga atas dukungan dan semangat kalian selama penulis menyelesaikan skripsi ini.

10. Untuk sahabat-sahabat Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK) 2011 dan seluruh teman-teman Kesmas lainnya.

11. Segenap pihak yang belum disebutkan satu persatu atas bantuan, semangat dan doanya untuk penulis dalam menyelesaikan skripsi.

Dengan mengirimkan doa kepada Allah SWT penulis berharap semua kebaikan yang telah diberikan mendapat balasan dari Allah SWT. Amin. Terakhir, penulis berharap semoga karya ilmiah ini bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta mengharapkan kritik dan saran yang membangun.

Jakarta, Desember 2015

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PERNYATAAN ... i

ABSTRAK ... iii

ABSTRACT... iv

KATA PENGANTAR... v

DAFTAR ISI... vii

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR BAGAN ... xii

DAFTAR ISTILAH ... xiii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Rumusan Masalah ... 5

C. Pertanyaan Penelitian... 6

D. Tujuan Penelitian ... 6

a. Tujuan Umum ... 6

b. Tujuan Khusus ... 7

E. Manfaat Penelitian ... 7

a. Bagi Peneliti ... 7

b. Bagi Program Studi Kesehatan Masyarakat UIN Jakarta ... 7

c. Bagi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu ... 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Rumah Sakit... 9

B. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)... 11

C. Pengertian Sistem... 13

D. SDM ... 14

E. Anggaran ... 15

F. Prosedur ... 15

G. Manajemen Logistik Rumah Sakit... 16

1. Defenisi Manajemen Logistik... 16

2. Fungsi-fungsi Manajemen Logistik ... 20

a. Fungsi Perencanaan Kebutuhan ... 20

b. Fungsi Penganggaran... 28

c. Fungsi Pengadaan ... 29

d. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan... 30

e. Fungsi Pendistribusian... 32

f. Fungsi Penghapusan ... 35

g. Pengendalian/Pengawasan... 37

H. Kerangka Teori ... 38

BAB III KERANGKA BERPIKIR DAN DEFENISI ISTILAH A. Kerangka Konsep ... 40

B. Defenisi Istilah ... 42

BAB IV METODE PENELITIAN A. Desain Penelitian ... 49

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 49

C. Informan Penelitian Kualitatif ... 49

D. Instrumen Penelitian ... 50

E. Pengumpulan Data ... 51

G. Pengolahan Data ... 52

H. Analisis Data ... 52

I. Penyajian Data ... 52

BAB V HASIL A. Profil RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 ... 53

B. Pengelolaan Persediaan Obat di RSUD Kota Sekayu... 59

a. InputPengelolaan Persediaan Obat... 60

1) SDM ... 60

2) Anggaran ... 67

3) Sarana&Prasarana ... 68

4) Prosedur ... 71

b. Proses Pengelolaan Persediaan Obat... 74

1) Perencanaan... 74

2) Penganggaran ... 77

3) Pengadaan ... 80

4) Penyimpanan ... 83

5) Pendistribusian ... 86

6) Penghapusan... 89

7) Pengendalian ... 91

c. OutputPengelolaan Persediaan Obat ... 95

1) Ketersediaan Obat yang efektif dan efisien ... 95

BAB VI PEMBAHASAN A. Keterbatasan Penelitian... 98

B. Pengelolaan Persediaan Obat di RSUD Kota Sekayu... 98

a. InputPengelolaan Persediaan Obat... 99

1) SDM ... 100

2) Anggaran ... 103

4) Prosedur ... 106

b. Proses Pengelolaan Persediaan Obat... 108

1) Perencanaan... 108

2) Penganggaran ... 111

3) Pengadaan ... 113

4) Penyimpanan ... 117

5) Pendistribusian ... 121

6) Penghapusan... 123

7) Pengendalian ... 125

c. OutputPengelolaan Persediaan Obat ... 128

1) Ketersediaan Obat yang efektif dan efisien ... 128

BAB VII SIMPULAN DAN SARAN A. Simpulan ... 132

B. Saran ... 133

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

Nomor Tabel Halaman

Tabel 3.1 Defenisi Istilah ... 42

Tabel 5.1 Kelas Ranap dan Jumlah TT RSUD Kota Sekayu... 58

Tabel 5.2 Jumlah Tenaga di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 .... 58

Tabel 5.3 Indikator Kinerja Pelayanan RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 ... 59

Tabel 5.4 Jumlah SDM di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 ... 61

Tabel 5.5 Karakteristik Informan... 66

DAFTAR BAGAN

Nomor Tabel Halaman

Bagan 2.1 Siklus Manajemen Logistik ... 18

Bagan 2.2 Kerangka Teori Pengelolaan Persediaan Obat ... 39

Bagan 3.1 Kerangka Berfikir Pengelolaan Persediaan Obat... 41

DAFTAR ISTILAH

Cito = Pemesanan dilakukan insidental dan harus segera dikirim saat itu juga

Buffer Stock = Stok penyangga, stok pengaman/safety stock untuk menghindari kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stock out)

Formularium = Dokumen yang berisi daftar obat yang digunakan oleh profesional kesehatan di rumah sakit

Lead Time = Waktu tunggu pemesanan atau waktu yang diperlukan mulai pemesanan sampai obat diterima

Obat fast moving = Obat yang perputaran/pergerakannya cepat Obat moderate = Obat yang perputaran/pergerakannya sedang Obat slow moving = Obat yang perputaran/pergerakannya lambat Revenue center = Pusat biaya produksi atau sumber pendapatan

Stock opname = Kegiatan mencocokan kondisi fisik barang gudang dengan kartu stok

Stock out = Kekosongan stok

BAB 1 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam undang-undang No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit pasal 1 ayat 1 disebutkan bahwa yang dimaksud dengan Rumah Sakit adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.

Pelayanan rumah sakit pada saat ini merupakan bentuk pelayanan kesehatan yang bersifat sosio-ekonomi, yaitu suatu jenis usaha walau bersifat sosial namun diusahakan agar mendapatkan surplus keuangan dengan cara pengelolaan profesional dengan memperhatikan prinsip-prinsip ekonomi (Adikoesoemo, 1994). Oleh karena itu, rumah sakit sebagai suatu industri jasa yang mempunyai fungsi sosial dan fungsi ekonomi, kebijakan yang menyangkut efisiensi sangatlah bermanfaat untuk menjaga tetap berlangsungnya hidup rumah sakit. Tanpa usaha efisiensi, rumah sakit jelas akan cepat bangkrut dan akan tergusur dengan makin berkembangnya rumah sakit baru sekarang ini.

Berkembangnya rumah sakit-rumah sakit baru ini menimbulkan persaingan ketat antar rumah sakit, baik milik pemerintah maupun swasta sehingga manajemen harus berusaha keras untuk merebut pasar pelayanan kesehatan yang saat ini terbuka bebas (Djojodibroto, 1997). Oleh karena itu, rumah sakit sebagai penyedia jasa pelayanan kesehatan harus tetap

meningkatkan mutu pelayanan dan mampu memenuhi pelayanan kesehatan yang baik, tercepat, berkualitas, tepat dan dengan biaya yang relatif terjangkau sesuai dengan kemampuan masyarakat. Dalam rangka memenuhi tuntutan tersebut rumah sakit harus mampu meningkatkan efisiensi dan efektifitas di semua bidang pelayanannya, dan salah satu sistem yang mampu mengelola hal tersebut adalah dengan sistem manajemen logistik.

Manajemen logistik merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu sama lainnya. Kegiatan tersebut mencakup perencanaan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan, disribusi, pemeliharaan, dan penghapusan, serta pengendalian (Seto, 2004).

Salah satu bahan logistik yang dikelola oleh rumah sakit adalah persediaan farmasi. Persediaan farmasi ini mencakup obat-obatan dan alat kesehatan. Menurut Suciati dkk (2006) pelayanan kefarmasian merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama. Hal tersebut mengingat bahwa hampir 90 % pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medis), dan 50% dari pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan pembekalan farmasi. Aspek terpenting dari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan penggunaan obat, ini termasuk perencanaan untuk menjamin ketersediaan, keamanan dan keefektifan penggunaan obat. Untuk itu, jika masalah perbekalan farmasi tidak dikelola secara cermat dan penuh tanggung jawab maka dapat diprediksi bahwa pendapatan rumah sakit akan mengalami penurunan.

Salah satu faktor yang sangat berpengaruh dalam persediaan obat di rumah sakit adalah pengontrolan jumlah stok obat untuk memenuhi kebutuhan. Jika stok obat terlalu kecil maka permintaan untuk penggunaan sering kali tidak terpenuhi sehingga pasien/konsumen tidak puas, selain itu kesempatan untuk mendapatkan keuntungan hilang dan diperlukan tambahan biaya untuk mendapatkan bahan obat dengan waktu cepat guna memuaskan pasien/konsumen. Jika stok terlalu besar maka menyebabkan biaya penyimpanan yang terlalu tinggi, kemungkinan obat akan menjadi rusak/kadaluarsa dan ada resiko jika harga bahan/ obat turun (Seto, 2004).

Dengan banyaknya jumlah obat dan barang farmasi yang dikelola, modal yang digunakan dan biaya yang ditimbulkan dengan adanya persediaan meningkat. Oleh karena itu penting bagi rumah sakit untuk mengadakan pengelolaan persediaan karena kegiatan ini dapat membantu tercapainya suatu tingkat efisiensi penggunaan uang dalam persediaan (Seto, 2004).

Berdasarkan hasil penelitian Malinggas (2015) menyebutkan bahwa pengelolaan persediaan obat di Instalasi Farmasi RSUD DR Sam Ratulangi Tondano masih kurang efisien. Pengelolaan obat tidak menggunakan metode-metode yang tepat, sehingga terjadi kekosongan obat pada waktu-waktu tertentu. Hal ini dibuktikan dengan hasil observasi yang dilakukan oleh Malinggas yang mengungkapkan bahwa masih terdapat obat yang tidak tersedia di instalasi farmasi terutama pada obat fast moving. Hal ini mengakibatkan pasien harus membeli obat di luar instalasi farmasi rumah sakit.

Selain itu juga penelitian Mellen (2013) di RSU Haji Surabaya menyebutkan bahwa RSU Haji Surabaya juga mengalami stock out pada tahun 2012. Selama Januari-April 2012 terdapat 116 jenis obat yang mengalami stock out yang mengakibatkan terjadinya kerugian yang dialami oleh RSU Haji Surabaya yaitu sebesar Rp 244.023.752.

Penelitian Irene (2010) di RSUD Kota Bekasi, menyebutkan bahwa ada 10 jenis obat yang mengalami expired dan rumah sakit mengalami total kerugian sebesar Rp 5.108.552. Hal ini disebabkan karena pengelolaan penyimpanan persediaan obat kurang diperhatikan. Pernyataan tersebut dibuktikan dengan hasil observasi yang dilakukan oleh Irene pada gudang penyimpanan yakni kurangnya ventilasi udara, kapasitas gudang yang tidak memadai untuk persediaan, akibatnya banyak persediaan obat yang ada di dalam kardus ditumpuk. Selain itu juga ditemukannya vektor yang dapat merusak persediaan obat seperti banyaknya semut, rayap, dan lain-lain.

Hal serupa juga di alami oleh Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu yang merupakan salah satu Rumah Sakit di Kabupaten Musi Banyuasin. Berdasarkan studi pendahuluan dengan wawancara tidak terstruktur kepada informan yang dilakukan oleh peneliti di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu pada bulan juni 2015 didapatkan informasi bahwa di gudang farmasi sering mengalami kekosongan obat.

Menurut informan, pada tahun 2014 terdapat 76 (9,5%) dari 800 jenis obat mengalami kekosongan di waktu pertengahan atau akhir bulan. Pada tahun 2015 selama periode Januari-Juni 2015 terdapat sekitar 45 (5,6%) dari 800 jenis obat mengalami kekosongan pada waktu yang sama. Hal ini menyebabkan pasien harus membeli sendiri obat ke apotek luar, akibatnya

resep banyak yang keluar. Selain itu juga informan menyebutkan bahwa pemesanan dilakukan ketika stok obat hampir habis, dan tidak ada perhitungan khusus dalam pemesanan dan berapa banyak jumlah yang dipesan. Selain itu juga ditemukannya obat-obatan yang mengalami expired dari bulan Januari sampai Juli 2015 sebanyak 13 (1,6%) dari 800 jenis obat.

Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana gambaran pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan studi pendahuluan pada gudang farmasi RSUD Kota Sekayu pada bulan Juni 2015 sering mengalami kekosongan obat. Pada tahun 2014 terdapat sekitar 76 (9,5%) dari 800 jenis obat mengalami kekosongan di waktu pertengahan atau akhir bulan. Pada tahun 2015 selama periode Januari-Juni 2015 terdapat sekitar 45 (5,6%) dari 800 jenis obat mengalami kekosongan pada waktu yang sama. Hal ini menyebabkan pasien harus membeli sendiri obat ke apotek luar, akibatnya resep banyak yang keluar. Selain itu juga informan menyebutkan bahwa pemesanan dilakukan ketika stok obat hampir habis, dan tidak ada perhitungan khusus dalam pemesanan dan berapa banyak jumlah yang dipesan. Selain itu juga ditemukannya obat-obatan yang mengalami expired dari bulan Januari sampai Juli 2015 sebanyak 13 (1,6%) dari 800 jenis obat.

Dari permasalahan diatas menandakan bahwa obat tersebut belum dapat disediakan dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan sehingga menyebabkan pihak rumah sakit harus melakukan pembelian cito untuk

memenuhi kebutuhan pelayanan pasien, bahkan tidak jarang resep banyak yang keluar, akibatnya pasien harus membeli sendiri obat ke apotek luar.

Berdasarkan permasalahan yang ditemukan dalam pengelolaan obat, maka dalam hal ini peneliti ingin mengetahui gambaran pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015.

C. Pertanyaan Penelitian

Berdasarkan permasalahan di atas maka dalam penelitian ini dirumuskan pertanyaan sebagai berikut:

1. Bagaimana gambaran Input (SDM, anggaran, sarana dan prasarana, dan prosedur) pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015.

2. Bagaimana gambaran Proses perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, pengendalian persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015?

3. Bagaimana gambaran Output pengelolaan persediaan obat yaitu ketersediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015?

D. Tujuan Penelitian a. Tujuan Umum

Mengetahui gambaran pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu Tahun 2015.

b. Tujuan Khusus

1. Mengetahui gambaran Input (SDM, anggaran, sarana dan prasarana, dan prosedur) pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015.

2. Mengetahui gambaran proses perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, pengendalian persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015?

3. Mengetahui gambaran Output pengelolaan persediaan obat yaitu ketersediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015.

E. Manfaat Penelitian a. Bagi Penelitian

Meningkatkan pengetahuan, pengalaman dan keterampilan yang lebih aplikatif dan kemampuan manajerial di bidang manajemen pelayanan kesehatan khususnya dalam bidang logistik.

b. Bagi Institusi Pendidikan

Dapat dijadikan sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya. c. Bagi RSUD Kota Sekayu

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan yang positif bagi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu mengenai pentingnya pelaksanaan pengelolaan obat yang baik.

F. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian yang berjudul “Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu Tahun 2015” dilakukan di Gudang Obat RSUD Kota Sekayu. Penelitian ini akan dilakukan selama bulan September-November 2015 menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer didapat melalui wawancara mendalam kepada kepala Instalasi Farmasi, kepala gudng farmasi, dan staf pelaksana gudang, sedangkan data sekunder didapat melalui observasi dan telaah dokumen.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Rumah Sakit

Berdasarkan Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit pasal 1 menyatakan bahwa rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Pelayanan kesehatan paripurna adalah kesehatan yang meliputi peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif) yang dilaksanakan secara menyeluruh, terpadu, dan berkesinambungan.

Rumah sakit juga merupakan salah satu dari sarana kesehatan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan. Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, bertujuan menciptakan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat (Siregar, 2004).

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 983/Menkes/SK/1992 tugas rumah sakit umum adalah melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan pemeliharaan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakn rujukan.

Dalam Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit pasal 5 menjelaskan fungsi rumah sakit antara lain yaitu:

a. Menyelenggarakan pelayanan pengobatan dan pemulihan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit.

b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai dengan kebutuhan medis.

c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan. d. Penyelenggarakan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi

bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahun bidang kesehatan.

Peraturan Menkes Nomor 340/MENKES/PER/III/2010 tentang Klasifikasi Rumah Sakit Umum Pasal 6, 10, dan 14, berdasarkan bentuk layanan kesehatan dan kemampuan pelayanan adalah sebagai berikut:

a. Rumah Sakit kelas A harus mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik paling sedikit 4 pelayanan medik spesialis dasar, 5 pelayanan spesialis penunjang medik, 12 pelayanan medik spesialis lain dan 13 pelayanan medik sub spesialis. Mempunyai tempat tidur minimal 400 tempat tidur.

b. Rumah Sakit kelas B harus mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik paling sedikit 4 pelayanan medik spesialis dasar, 4 pelayanan spesialis penunjang medik, 8 pelayanan medik spesialis lain

dan 2 pelayanan medik sub spesialis. Mempunyai tempat tidur minimal 200 tempat tidur.

c. Rumah Sakit kelas C harus mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik paling sedikit 4 pelayanan medik spesialis dasar, 4 pelayanan spesialis penunjang medik. Mempunyai tempat tidur minimal 100 tempat tidur.

d. Rumah Sakit kelas D harus mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik paling sedikit 2 pelayanan medik spesialis dasar, Mempunyai tempat tidur minimal 50 tempat tidur.

B. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)

Instalasi Farmasi Rumah Sakit adalah suatu bagian/unit/divisi atau fasilitas di rumah sakit, tempat penyelenggaraan semua kegiatan pekerjaan kefarmasian yang ditujukan untuk keperluan rumah sakit itu sendiri. Seperti diketahui, pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan, termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan dan distribusi obat, pengelolaan obat pelayanan atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan dan obat tradisional. Tugas Utama IFRS adalah pengelolaan mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, penyiapan, peracikan, pelayanan langsung kepada penderita, sampai pada pengendalian semua perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan dalam rumah sakit baik untuk penderita rawat inap, rawat jalan, maupun untuk semua unit termasuk poliklinik rumah sakit (Siregar, 2004).

Pelayanan farmasi Rumah Sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan Rumah Sakit yang berorientasi kepada

pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat (Kemenkes, 2004). Tujuan tujuan pelayanan farmasi Rumah Sakit adalah pelayanan yang paripurna sehingga dapat memberikan obat tepat pasien, tepat dosis, tepat cara pemakaian, tepat kombinasi, tepat waktu dan tepat harga. Selain itu pasien diharapkan mendapat pelayanan yang dianggap perlu oleh farmasi sehingga pasien mendapat pengobatan efektif, efisien, aman, rasional dan terjangkau (Maimun, 2008). Pelaksanaan pelayanan farmasi terdiri dari 4 pelayanan yaitu (Purwanti, 2003):

1. Pelayanan Obat Non Resep

Merupakan pelayanan kepada pasien yang ingin melakukan pengobatan sendiri, dikenal dengan swamedikasi. Obat untuk semua medikasi meliputi obat-obat yang dapat digunakan tanpa resep yang meliputi obat wajib di apotik (OWA), obat bebas terbatas (OBT), dan obat bebas (OB).

2. Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE)

Apoteker hendaknya mampu menggalang komunikasi dengan tenaga kesehatan lain, termasuk kepada dokter, termasuk memberi informasi tentang obat baru atau obat yang sudah ditarik. Apoteker hendaknya aktif mencari masukan tentang keluahan pasien terhadap obat-obatan yang dikonsumsi.

3. Pelayanan Obat Resep

Pelayanan resep sepenuhnya tanggng jawab apoteker pengelola apotik. Apoteker tidak diizinkan mengganti obat yang tertulis dalam resep dengan obat lain.

Kompotensi penting yang harus dimiliki apoteker dalam bidang pengelolaan obat meliputi kemampuan merancang, membuat, melakukan pengelolaan obat yang efektif dan efisien.

C. Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan yang utuh dan terpadu dari berbagai elemen yang berhubungan serta saling mempengaruhi yang dengan sadar dipersiapkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem mempunyai tujuan atau sasaran yang ingin dicapai, pada dasarnya tercapainya tujuan atau sasaran ini adalah sebagai kerjasama dari berbagai subsistem yang terdapat dalam sistem (Azwar, 1996). Sistem terbentuk dari bagian atau elemen yang saling berhubungan dan mempengaruhi, diantaranya (Azwar, 1996) :

1. Masukan (Input) yaitu kumpulan berbagai elemen yang terdapat dalam sistem dan yang diperlukan untuk berfungsinya sistem tersebut.

2. Proses adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan yang berfungsi untuk mengubah masukan menjadi keluaran yang direncanakan.

3. Keluaran (Output) adalah kumpulan bagian atau elemen yang dihasilkan dari berlangsungnya proses dalam sistem.

4. Dampak yaitu akibat yang dihasilkan oleh keluaran suatu sistem.

5. Umpan Balik yaitu kumpulan bagian atau elemen yang merupakan keluaran dari sistem dan sekaligus sebagai masukan bagi sistem tersebut. 6. Lingkungan yaitu dunia diluar sistem yang tidak dikelola oleh sistem

D. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia menurut Sihotang (2007) adalah manusia mengandung pengertian usaha kerja yang dapat disumbangkan dalam proses produksi yaitu sumber daya manusia yang mampu bekerja untuk menghasilkan barang dan jasa yang dapat memenuhi kebutuhan masyarakat umum.

Sumber daya manusia di Instalasi Farmasi sesuai dengan PMK no.58 tahun 2014 yaitu apoteker, tenaga teknis kefarmasian dan petugas penunjang lain agar tercapai sasaran dan tujuan instalasi farmasi rumah sakit. Uraian tugas tertulis dari masing-masing staf Instalasi Farmasi harus ada dan sebaiknya dilakukan peninjauan kembali paling sedikit setiap tiga tahun sesuai kebijakan dan prosedur di Instalasi Farmasi Rumah Sakit.

Berdasarkan pekerjaan yang dilakukan, kualifikasi SDM Instalasi Farmasi diklasifikasikan sebagai berikut :

a. Untuk pekerjaan kefarmasian terdiri dari :

1) Apoteker. Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker.

2) Tenaga Teknis Kefarmasian. Tenaga Teknis Kefarmasian adalah tenaga yang membantu apoteker dalam menjalani Pekerjaan Kefarmasian, yang terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli Madya Farmasi, Analis Farmasi, dan Tenaga Menengah Farmasi/Asisten Apoteker.

b. Untuk pekerjaan penunjang terdiri dari:

1) Operator Komputer/Teknisi yang memahami kefarmasian 2) Tenaga Administrasi

Instalasi Farmasi Rumah Sakit harus dikepalai oleh seorang Apoteker yang merupakan Apoteker penanggung jawab seluruh Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit diutamakan telah memiliki pengalaman bekerja di Instalasi Farmasi Rumah Sakit minimal 3 (tiga) tahun.

E. Anggaran

Salah satu komponen penunjang yang sangat vital dalam pengelolaan obat adalah ketersediaan anggaran yang memadai dan sesuai dengan kebutuhan untuk penyediaan perbekalan farmasi dirumah sakit. Anggaran dalam pengelolaan perbekalan farmasi dirumah sakit bertujuan agar dapat memenuhi kebutuhan obat dirumah sakit. Kendala yang umum dijumpai dalam pengelolaan obat meliputi beberapa aspek antara lain sumber daya manusia (SDM), sumber anggaran yang terbatas, sarana dan prasarana (Depkes, 2008).

Sumber anggaran dapat bersumber dari pemerintah maupun pihak swasta, diantaranya (Depkes, 2008):

1. Sumber anggaran yang berasal dari pemerintah antara lain dari APBN, APBD dan Revolving funds (Walikota/Gubernur).

2. Sumber anggaran yang berasal dari swasta antara lain CSR (BUMN), donasi, dan asuransi.

F. Prosedur

SOP (Standard Operating Procedure) adalah suatu perangkat lunak pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu. Oleh karena prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan

tidak berubah-ubah, prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis yang disebut sebagai SOP (Budiharjo, 2014).

Menurut PMK No.58 tahun 2014 bahwa penyelenggaraan Pelayanan Kefarmasian di rumah sakit harus didukung oleh ketersediaan sumber daya kefarmasian, pengorganisasian yang berorientasi kepada keselamatan pasien, dan standar prosedur operasional.

G. Manajemen Logistik Obat di Rumah Sakit 1. Pengertian Manajemen Logistik

Menurut Siagian (2009) manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Istilah logistik bersumber dari ilmu kemiliteran yang mengandung 2 aspek yaitu perangkat lunak dan perangkat keras. Termasuk perangkat lunak adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi perencanaan dan pelaksanaan dalam lingkup kegiatan-kegiatan produksi, pengadaan, penyimpanan, distribusi, evaluasi termasuk konstruksi. Sedangkan yang termasuk perangkat keras adalah personil, persediaan dan peralatan.

Logistik berasal dari bahasa yunani yaitu logistikos yang artinya pandai memperkirakan. Logistik merupakan suatu ilmu pengetahun dan seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran serta penghapusan material atau alat-alat (Aditama, 2007). Dalam pelaksanaan pembangunan pengelolaan logistik merupakan salah satu unsur penunjang utama sistem administrasi yang berhubungan erat dengan unsur-unsur

administrasi lainnya. Sedangkan manajemen logistik menurut Bowersox (2006) merupakan proses pengelolaan secara strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang, dan barang jadi dari pemasok diantara fasilitas-fasilitas serta pendistribusiannya kepada pelanggan.

Menurut Aditama (2007), ada tiga tujuan logistik dalam sebuah organisasi/institusi yaitu:

a. Tujuan operasional adalah tersedianya barang material dalam jumlah yang tepat dan kualitas yang baik pada saat dibutuhkan.

b. Tujuan keuangan yaitu tercapainya tujuan operasional dengan biaya yang rendah.

c. Tujuan kebutuhan adalah tercepainya persediaan yang tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya. Serat nilai persediaan yang tercermin dalam sistem akuntansi.

Agar tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dapat dicapai, maka manajemen memerlukan unsur-unsur atau sarana sebagai penunjang terlaksananya proses manajemen logistik. Menurut Seto (2004) terdapat 5 unsur dalam manajemen yang perlu diketahui yaitu antara lain:

a. Man : Sumber Daya Manusia b. Money : Sumber Dana

c. Methods : Sistem atau cara yang digunakan untuk mencapai tujuan

d. Materials : Peralatan yang digunakan/sarana prasarana e. Machines : Mesin-mesin yang digunakan

Kegiatan logistik di rumah sakit dilakukan berdasarkan siklus yang berlangsung terus menerus secara berkesinambungan utukk kepentingan produksi jasa pelayanan kesehatan yang bermutu. Fungsi-fungsi tersebut tergambar dalam suatu siklus manajemen logistik yang satu sama lain saling berkaitan dan sangat menentukan keberhasilan kegiatan logistik dalam organisasi (Seto, 2004). Berikut fungsi-fungsi tersebut:

Bagan 2.1

Siklus Manajemen Logistik

Sumber: Seto (2004)

Sukses dan gagalnya pengelolaan logiatik ditentukan oleh kegiatan di dalam siklus tersebut yang paling lemah. Apabila lemah dalam perencanaan, misalnya dalam penentuan suatu item barang yang seharusnya kebutuhannya di dalam satu periode (misalnya 1 tahun)

Perencanaan & peramalan kebutuhan

Pengadaan Penganggaran

Pengendalian Persediaan Penghapusan

Pendistribusian Pemeliharaan dan

sebesar kurang lebih 1.000 unit, tetapi direncanakan sebesar 10.000 unit. Akibatnya akan mengacaukan suatu siklus manajemen logistik secara keseluruhan mulai dari pemborosan dalam penganggaran, membengkaknya biaya pengadaan dan penyimpanan, tidak tersalurkannya obat/barang tersebut sehingga barang bisa rusak, kadaluarsa yang bagaimanapun baiknya pemeliharaan di gudang, tidak akan membantu sehingga perlu dilakukan penghapusan yang berarti kerugian (Seto, 2004). Oleh sebab itu dilakukan pengendalian pada setiap fungsi fungsi tersebut.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengelolaan perbekalan farmasi berfungsi untuk:

a. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit.

b. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal.

c. Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai ketentuan yang berlaku.

d. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit

e. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku.

f. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian.

g. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumah sakit

2. Fungsi–Fungsi Pengendalian Persediaan Obat di Rumah Sakit a. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan

Perencanaan dan penentuan kebutuhan merupakan aktivitas dalam menerapkan sasaran, pedoman, pengukuran, penyelenggaraan bidang logistik. Penentuan kebutuhan menyangkut proses memilih jenis dan menetapkan dengan prediksi jumlah kebutuhan persediaan barang/obat perjenis di apotek ataupun di rumah sakit. Penentuan kebutuhan obat di rumah sakit harus berpedoman kepada daftar obat essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan jenis penyakit di rumah sakit, dengan mengutamakan obat-obat generik.

Adapun tujuan dari perencanaan kebutuhan obat adalah untuk mendapatkan:

a. Jenis dan jumlah yang tepat sesuai kebutuhan b. Menghindari terjadnya kekosongan obat.

c. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional. d. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.

Menurut Depkes (2002) perencanaan kebutuhan obat merupakan kegiatan utama sebelum melakukan proses pengadaan obat. Langkah-langkah yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan kebutuhan obat antara lain:

Fungsi dari pemilihan atau penyeleksian obat adalah untuk menentukan apakah obat bener-bener diperlukan dan disesuaikan dengan jumlah penduduk serta pola penyakit. Dasar-dasar seleksi kebutuhan obat meliputi:

a) Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medis dan statistik yang memberikan efek terapi jauh lebih baik dibandingkan dengan resiko efek samping yang ditimbulkan.

b) Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin untuk menghindari duplikasi dan kesamaan jenis. Apabila jenis obat dengan indikasi sama dalam jumlah banyak, maka memilih berdasarkan “drug of choise”dari penyakit yang prevalensinya tinggi. c) Jika ada obat baru, harus ada bukti yang spesifik untuk terapi

yang lebih baik.

d) Mudah dipilih dengan harga terjangkau.

e) Obat sedapat mungkin merupakan sediaan tunggal.

Pada tahap seleksi obat harus pula dipertimbangkan antara lain sepeti dampak administrasi, biaya yang ditimbulkan, kemudahan dalam mendapatkan obat, kemudahan dalam penyimpanan, kemudahan obat untuk di distribusikan, dosis obat sesuai dengan kebutuhan terapi, obat yang dipilih sesuai dengan standar yang terjamin. Sedangkan untuk menghindari resiko yang dapat terjadi harus pula mempertimbangkan kontra indikasi, peringatan dan perhatian juga juga efek samping obat.

Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui pemakaian bulanan tiap-tiap jenis obat selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok optimum. Informasi yang didapatkan dari kompilasi pemakaian obat adalah:

a) Jumlah pemakaian tia jenis obat pada tiap Unit Pelayanan Kesehatan.

b) Persentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian setahun seluruh Unit Pelayanan Kesehatan.

c) Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat kabupaten/kota.

Manfaat dari informasi-informasi yang di dapat yaitu sebagai sumber data dalam menghitung kebutuhan obat untuk pemakaian tahun mendatang dan sebagai sumber data dalam menghitung stok/persediaan pengaman dalam rangka mendukung penyusunan rencana distribusi.

3. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat

Menentukan kebutuhan obat merupakan tantangan berat bagi seorang apoteker dan tenaga farmasi yang bekerja di Unit Pelayanan Kesehatan maupun di Gudang Farmasi. Masalah kekosongan obat atau kelebihan jenis obat tertentu dapat terjadi apabila perhitungan hanya berdasarkan teoritis. Dengan koordinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan obat secara terpadu serta melalui tahapan, maka diharapkan obat yang direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah, serta tepat waktu. Menurut Depkes RI (2008),

pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metode, antara lain:

a) Metode konsumsi

Yaitu metode yang paling mudah bila terdapat data yang akurat. Tidak memerlukan data epidemiologi dan standar pengobatan. Dengan metode ini dapat menghitung perkiraan kebutuhan:

• Pemakaian nyata pertahun

yang merupakan hasil perhitungan dari stok awal ditambah dengan penerimaan dikurangi sisa stok dan dikurangi jumlah hilang atau rusak atau kadaluarsa.

• Pemakaian Pertahun

Merupakan jumlah obat yang dikeluarkan ditambah dengan perkiraan kebutuhan saat kosong selama setahun.

• Perkiraan Kebutuhan Tahun Depan

Dengan menghitung perkiraan kenaikan jumlah kunjungan • Kebutuhan SelamaLead Time

Pemakaian rata-rata perbulan dikalikan waktu tunggu (dalam bukan).

• KebutuhanBuffer Stock

Kebutuhan pelayanan kesehatan akan logistik obat dapat dihitung dengan pendekatan ini, berdasarkan persediaan barang yang masih tersedia pada akhir tahun, kebutuhan tahun lalu dan kecendrungan yang akan terjadi di masa yang akan datang.

b) Metode Epidemiologi

Dengan menggunakan metode ini perkiraan kebutuhan mendekati realisasi, karena menggunakan standar terapi dapat menunjang usaha perbaikan. Kebutuhan obat dianalisis dengan menggunakan pendekatan epidemiologi yang dilakukan dengan menghitung jumlah kunjungan dan jenis kebutuhan yang dilakukan dengan menghitung jumlah kunjungan dan jenis penyakit yang dilayani pada tahun-tahun sebelumnya. Dalam hal ini data tentang jenis penyakit, standar terapi BOR, ALOS, untuk masing-masing penyakit sangat menentukan. Perhitungan diperoleh dengan cara mengalikan antara standar terapi (dosis obat) dengan ALOS dan jumlah pasien yang menggunakan obat tersebut selama 1 tahun.

c) Metode Kombinasi

Yaitu menggunakan gabungan antara metode konsumsi dengan metode epidemiologi.

Beberapa cara untuk mengklasifikasikan persediaan yaitu:

a. Analisis ABC (Seto, 2004)

Menurut Seto (2004), sistem ABC, semua obat dalam persediaan digolongkan menjadi salah satu dari kategori:

1) Kelompok A, Persediaan yang memiliki nilai volume tahunan rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili sekitar 70% dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sedikit, bisa hanya 20% dari seluruh item. Persediaan yang

termasuk dalam kelas ini memerlukan perhatian yang tinggi dalam pengadaannya karena berdampak biaya yang tinggi serta pengawasan harus dilakukan secara intensif.

2) Kelompok B, Persediaan dengan nilai volume tahunan rupiah menengah. Kelompok ini mewakili sekitar 20% dari total nilai persediaan tahunan, dan sekitar 30% dari jumlah item. Disini diperlukan teknik pengendalian yang moderat. 3) Kelompok C, Barang yang nilai volume tahunan rupiahnya

rendah, yang hanya mewakili sekitar 10% dari total nilai persediaan, tetapi terdiri dari sekitar 50% dari jumlah item persediaan. Disini diperlukan teknik pengendalian yang sederhana, pengendalian hanya dilakukan sesekali saja.

Kelompok A merupakan obat yang cepat laku dan dalam beberapa kasus obat merupakan obat yang sangat mahal. Hanya ada sedikit kelompok A dalam persediaan apotik. Tetapi karena kelompok tersebut sangat tinggi permintaannya, merupakan obat yang berputar dengan cepat (atau karena obat itu sangat mahal), kelompok A merupakan mayoritas penjualan apotik. Kelompok A seharusnya dimonitor dengan hati-hati, angka pemesanan ulang dan EOQ-nya seharunya dihitung (Seto, 2004).

Kelompok B dan C merupakan agak lambat lakunya. Kelompok B mempunyai penjualan rata-rata dan perputaran inventaris. Kelompok C adalah obat yang paling lambat lakunya, obat produk yang paling kurang diminta. Karena kelompok B dan C merupakan jumlah yang

jauh lebih besar dan merupakan proporsi penjualan yang lebih kecil, tidak perlu dan tidak efisien untuk memonitor obat-obat tersebut seketat kelompok A. Kelompok B dan C biasanya dapat cukup dikendalikan dengan menggunakan kartu stok gudang dan kartu stok di ruang peracikan dan penjualan eceran (Seto, 2004).

Pengelola secara periodik seharusnya memonitor kelompok C untuk menentukan apakah obat tersebut semestinya disingkirkan dari persediaan. Menyingkirkan kelompok C yang lambat lakunya merupakan metode praktis mengurangi jumlah obat dan investasi dalam persediaan, tapi memberikan pengaruh yang kecil pada penjualan dan biaya kehabisan persediaan (Seto, 2004).

b. Sistem VEN ( Depkes RI, 2008)

Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana obat yang terbatas adalah dengan mengkelompokkan obat yang didasarkan kepada dampak tiap jenis obat pada kesehatan. Semua jenis obat yang tercantum dalam daftar obat dikelompokkan kedalam 3 (tiga) kelompok berikut:

1) Kelompok V

Adalah kelompok obat-obatan yang harus tersedia (Vital) karena dipakai untuk tindakan penyelamatan hidup manusia, atau untuk pengobatan penyakit yang menyebabkan kematian. Obat yang termasuk dalam kelompok ini antara lain, life saving drugs, obat untuk pelayanan kesehatan dasar dan obat

untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar.

2) Kelompok E

Adalah kelompok obat-obatan esensial yang banyak digunakan dalam tindakan atau dipakai diseluruh unit di Rumah Sakit, biasanya merupakan obat yang bekerja secara kausal atau obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit. 3) Kelompok N

Merupakan obat-obatan penunjang atau pelengkap yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa digunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau mengatasi keluhan ringan. 4. Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat

Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah:

a) Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang. Rancangan stok akhir diperkirakan sama dengan hasil perkalian antara waktu tunggu estimasi pemakaian rata-rata/bulan ditambah stok penyangga.

b) Menghitung rancangan pengadaan obat peiode tahun yang akan datang.

c) Perancangan pengadaan obat tahun yang akan datang dapat dirumuskan sebagai berikut, yaitu: a = b + c + d + e + f.

Keterangan:

a : Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang.

b: Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan (Januari-Desember).

c : Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang. d : Rncangan stok akhir.

e : Stok awal periode berjalan/stok per 31 Desember Gudang Obat

f : Rencana penerimaan obat pada periode berjalan.

d) Menhitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat dengan cara:

1) Melakukan analisis VEN

2) Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian

3) Menyusun prioritas kebutuhan dasar dan penyesuian kebutuhan berdasar data 10 penyakit terbesar.

b. Penganggaran

Penganggaran adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya, 1994). Terbatasnya anggaran dapat mempengaruhi penilaian atau pemeliharaan barang-barang yang ditawarkan sehingga memungkinkan pengorbanan mutu barang yang hendak kita beli. Menurut Seto (2004) fungsi penganggaran adalah menyangkut kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha merumuskan perincian penerimaan kebutuhan dalam satu skala standar yaitu dengan skala mata uang.

Dalam melakukan penganggaran, hal yang perlu diperhatikan adalah penentuan kebutuhan dari anggaran yang ada, satuan harga yang sesuai dengan harga pasar, dan peramalan terhadap inflasi. Semua

rencana dari fungsi-fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan untuk disesuaikan dengan besarnya pembiayaan dari dana-dana yang tersedia. Pengkajian mengenai hambatan-hambatan dan keterbatasan perlu dilakukan agar anggaran tersebut dapat diandalkan. Umpan balik diperlukan untuk penyesuaian atau perencanaan alternatif rencana-rencana. Anggaran yang terbatas dapat memperngaruhi penilaian atau pemeliharaan barang-barang yang ditawarkan (Subagya, 1994).

Anggaran yang dibutuhkan untuk menyempurnakan anggaran perlengkapan atau logistik yaitu anggaran pembelian, anggaran perbaikan dan pemeliharaan, anggaran penyimpanan dan penyaluran, anggaran penelitian dan pengembangan barang, anggaran penyempurnaan administrasi, anggaran pengawasan, dan anggaran pengawasan serta anggaran penyediaan dan peningkatan mutu. Penanganan anggaran merupakan proses dari perncanaan atau penyusunan anggaran sampai pertanggung jawaban anggaran (Subagya, 1994).

c. Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi, dan sumbangan. Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan (Depkes RI, 2008).

Pada proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus diperhatikan yaitu (Depkes RI, 2008) :

1) Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan “biaya tinggi”.

2) Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sama (harga kontrak = visible cost + hidden cost), sangat penting untuk menjaga untuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu (misalnya persyaratan masa kadaluarsa, sertifikat analisa/standar mutu, yaitu harus mempunyaiMaterial Sefety Data Sheet(MSDS), untuk bahan berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak, dan lain-lain.

3) Order pemesanan agar barang dapat sesuai macam, waktu dan tempat.

Beberapa jenis obat, bahan aktif yang mempunyai masa kadaaluarsa relatif pendek harus diperhatikan waktu pengadaanya. Untuk itu harus dihindari pengadaan dalam jumlah besar.

d. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dan menenmpatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan adalah untuk memelihara mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab, menjaga ketersediaan, dan memudahkan pencarian dan pengawasan (Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan dan alfabetis, dengan menerapkan prinsip FEFO dan FIFO dan disertai sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan. Adapun faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang adalah sebagai berikut (Depkes RI. 2008) :

1) Kemudahan bergerak

Untuk memudahkan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut : a) Gudang menggunakan sistem satu lantai, jangan menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruagan. Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudh gerakan.

b) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem arus garis lurus, arus U atau arus L.

2) Sirkulasi dara yang baik

Salah satu faktor penting dalam merancang bangunan gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup di dalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi sekaligus bermanfaar dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam gudang terdapat AC atau bisa dengan menggunakan kipas angin dan ventilasi yang cukup melalui atap. atau jendela.

Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan farmasi. Keuntungan penggunaan pallet adalah:

• Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir. • Peningkatan efisiensi penangan stok.

• Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak • Pallet lebih murah dari pada rak.

4) Kondisi Penyimpanan Khusus

• Vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

• Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkunci.

• Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus dismpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang induk.

5) Pencegahan kebakaran

Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus, karton dan lain-lain. lat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah ijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabung pemadam kebakaran agar diperiksa secara berkala, untuk memastikan masih berfungsi atau tidak.

e. Pendistribusian

Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasin

rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di uni-unit pelayanan kesehatan secara tepat waktu tepat jenis dan jumlah (Depkes RI, 2008).

Menurut Subagya (1994), hal-hal yang harus diperhatikan dalam pendistribusian barang yaitu:

1) Ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampaikan 2) ktepatan nilai logistik yang disampaikan

3) Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan 4) Ketepatan waktu penyampaian

5) Ketepatan tempat penyampaian

6) Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan.

Sistem pelayanan distribusi perbekalan farmasi menurut PerMenKes RI no 58 tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit adalah:

1) Sistem persediaan lengkap diruangan

• Pendistribusian Obat-obatan, alat ksehatan, dan bahan habis pakai untuk persediaan di ruang rawat disiapkan dan dikelola oleh Instalasi Farmasi.

• Obat-obatan, alat kesehatan, dan bahan habis pakai yang disimpan di ruang rawat harus dalam jenis dan jumlah yang sangat dibutuhkan.

• Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang mengelola maka pendistribusiannya didelegasikan kepada penanggung jawab ruangan.

• Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor stockkepada petugas farmasi dari penanggung jawab ruangan. • Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan

kemungkinan interaksi Obat pada setiap jenis Obat yang disediakan difloor stock.

2) Sistem resep perorangan

Pendistribusian Obat-obatan, alat kesehatan dan bahana habis pakai berdasarkan Resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui Instalasi Farmasi.

3) Sistem unit dosis

Pendistribusian Obat-obatan, alat kesehatan, bahan habis pakai berdasarkan resep perorangan yang disiapkan dalam unit dosis tunggal atau ganda, untuk penggunaan satu kali dosis/pasien. Sistem unit dosis ini digunakan untuk pasien rawat inap.

Menurut Depkes RI (2008) Selain tiga sistem tersebut terdapat satu metode distribusi lainnya yaitu sistem distribusi kombinasi. Sistem kombinasi merupakan sistem distribusi yang selain menerangkan distribusi resep atau order individual sentralisasi juga menerangkan distribusi persediaan di ruangan yang terbatas. Perbekalan farmasi yang disediakan di ruangan adalah perbekalan farmasi yang diperlukan oleh banyak penderita, setiap hari diperlukan, dan biasanya adalah perbekalan farmasi yang harganya murah mencakup perbekalan farmasi

berupa resep atau perbekalan farmasi bebas, Kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi adalah:

1) Pendistribusian perbekalan farmasi untuk pasien rawat inap merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawat inap di rumah sakit, yang diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan sistem persediaan lengkap di ruangan, sistem resep perorangan, sistem unit dosis dan sistem kombinasi oleh Instalasi Farmasi

2) Pendistribusian perbekalan farmasi untuk pasien rawat jalan merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawat jalan di rumah sakit, yang diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan sistem resep perorangan oleh Apotek Rumah Sakit.

3) Pendistribusian perbekalan farmasi di luar jam kerja merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien di luar jam kerja yang diselenggarakan oleh: • Apotek rumah sakit/satelit farmasi yang dibuka 24 jam • Ruang rawat menyediakan perbekalanfarmasi emergensi.

f. Penghapusan

Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang

berlaku. Tujuan pengahapusan adalah untuk mrnjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku. Adanya penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadi penggunaan obat yang sub standar (Depkes RI, 2008).

Dalam PerMenKes No 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit menyebutkan bahwa penghapusan dilakukan untuk Obat-obatan, Alat Kesehatan dan bahan habis pakai jika:

1) Produk tidak memenuhi persyaratan mutu. 2) Telah Kadaluarsa.

3) Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau kepentingan ilmu pengetahuan

4) Dicabut izin edarnya.

Dalam PerMenKes No 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit juga menyebutkan beberapa tahapan penghapusan obat terdiri dari:

1) Membuat daftar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan habis pakai yang akan dimusnahkan.

2) Menyiapkan berita acara penghapusan.

3) Mengoordinasikan jadwal, metode dan tempatpemusnahan kepada pihak terkait.

5) Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta peraturan yang berlaku.

g. Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di unit-unit pelayanan. Pengendalian persediaan bertujuan untuk menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan. Oleh karena itu, hasil stock opname harus seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan waktu tertentu, misalnya satu bulan atau dua bulan atau kurang dari satu tahun (Aditama, 2007). Rangkuti (2002) menyebutkan bahwa sistem persediaan bertujuan untuk menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat, dalam jumlah dan waktu yang tepat serta dapat meminimumkan biaya total melalui penentuan apa, berapa, dan kapan pesanan dilakukan secara optimal. Tujuan lain dari pengendalian persediaan adalah:

a. Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan b. Agar pembentukan persediaan stabil

c. Menghindari pembelian kecil-kecilan d. Pemesanan yang ekonomis

Kegiatan pengendalian persediaan mencakup (Depkes RI, 2008) :

2) Menentukan:

- Stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar tidak mengalami kekurangan/kekosongan.

- Stok pengaman adalah jumlahstok yang disediakan untuk mencegah terjadinya sesuatu hal yang tidak terduga, misalnya karena keterlambatan pengiriman.

- Menentukan waktu tunggu adalah waktu yang diperlukan dari mulai pemesanan sampai obat diterima.

Pengendalian persediaan sangat penting bagi semua perusahaan terutama bagi rumah sakit atau apotek. Persediaan obat merupakan harta paling besar bagi sebuah rumah sakit atau apotek. Karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan dalam persediaan, pengendalian persediaan obat yang tepat memiliki pengaruh yang kuat dan langsung terhadap perolehan kembali atas investasi rumah sakit atau apotek (Seto, 2004).

H. Kerangka Teori

Kerangka teori yang digunakan oleh peneliti adalah Depkes RI (2008). Teori ini cocok digunakan untuk melihat gambaran pengelolaan persediaan obat. Dalam teori ini, pengendalian persediaan di pengaruhi oleh fungsi-fungsi manajemen yang merupakan suatu siklus kegiatan yang saling berhubungan yaitu perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, dan penghapusan. Dari fungsi-fungsi tersebut, keseluruhannya saling berhubungan satu sama lain secara tidak langsung. Adapun Fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut:

Bagan 2.2

Pengelolaan Persediaan Obat

Sumber: Seto (2004) Perencanaan & peramalan kebutuhan

Pengadaan Penganggaran

Pengendalian Persediaan Penghapusan

Pendistribusian _{Pemeliharaan dan}

BAB III

KERANGKA KONSEP DAN DEFINISI ISTILAH

A. Kerangka Konsep

Berdasarkan teori yang dijabarkan pada pembahasan sebelumnya, pengelolaan obat-obatan menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan dalam pelayanan kefarmasian. Hal ini dikarenakan hampir 90% pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi terutama obat-obatan, dan 5% dari keseluruhan pemasukkan rumah sakit berasal dari pengelolaan obat-obatan (Suciati dkk, 2006). Tujuan dari pengelolaan persediaan obat adalah untuk memastikan tersedianya obat-obatan yang tepat guna, tepat sasaran dan jumlah agar tidak terjadi kekosongan atau kelebihan persediaan.

Berdasarkan kerangka teori tersebut, dapat disusun alur pikir penelitian. Penelitian ini akan melihat gambaran pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu. Penelitian ini menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari 3 bagian yaitu input, proses, dan output. Dalam pendekatan sistem, setiap bagian menjadi suatu rangkaian yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Input pengelolaan persediaan obat terdiri dari SDM, anggaran, sarana&prasarana, dan kebijakan. Proses dari pengelolaan persediaan terdiri dari perencanaan, pengganggaran, pengadaan, pendistribusiaan, dan penghapusan. Sedangkan output dari pengelolaan persediaan adalah tersedianya persediaan obat yang efektif dan efisien.

Dengan demikian, kerangka konsep yang dapat digambarkan adalah sebagai berikut:

Bagan 3.1 Kerangka Konsep Pengelolaan Persediaan Obat

Sumber: Seto (2004) INPUT

SDM Anggaran

Sarana dan Prasarana Prosedur

PROSES OUTPUT

Perencanaan Penganggaran Pengadaan Penyimpanan Pendistribusian Penghapusan Pengendalian

Tersedianya persediaan obat yang

B. Definisi Istilah

Tabel 3.1 Definisi Istilah

No. Substansi Pengertian Cara Ukur Alat Ukur Hasil Ukur 1 Sumber Daya

Manusia

Tenaga

kefarmasian yang bertugas dalam pengelolaan persediaan obat di RSUD Kota Sekayu Wawancara mendalam, observasi, telaah dokumen Pedoman wawancara, Check list, dokumen Informasi terkait: • Jumlah petugas

pengelola obat di gudang farmasi dengan

kesesuian Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan terdiri dari: 1 orang atasan kepala gudang (minimal S1 Farmasi), 1 orang kepala gudang (minimal S1 farmasi), 1 orang pengurus barang (minimal SMA/SMK Farmasi), 1 orang staf pelaksana (minimal SMA/SMK Farmasi) • Informasi mengenai

dan keterampilan dengan pendidikan yang

diperoleh.

2 Anggaran Dana yang

disediakan oleh pihak rumah sakit untuk menunjang kegiatan

pengelolaan obat di gudang farmasi

Wawancara mendalam, Telaah dokumen Pedoman wawancara, Dokumen Informasi mengenai sejumlah uang yang disediakan dan dipergunakan untuk

pengelolaan persediaan obat di RSUD Kota Sekayu Tahun 2015.

3 Sarana dan Prasarana Fasilitas yang digunakan untuk mendukung proses pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu. Wawancara mendalam dan observasi Pedoman wawancara danCheck list

Informasi mengenai fasilitas yang digunakan untuk mendukung proses

pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu.

4 Prosedur Pedoman yang

digunakan oleh gudang farmasi RSUD Kota Sekayu dalam Wawancara mendalam, observasi, Telaah dokumen Pedoman wawancara, Check list, Dokumen

Informasi mengenai prosedur kegiatan

pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu.

pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi seperti SOP dan Job des

5 Perencanaan Kegiatan yang dilakukan oleh gudang farmasi untuk menentukan jumlah obat-obatan yang dibutuhkan di RSUD Kota Sekayu. Wawancara mendalam, observasi, telaah dokumen Pedoman wawancara, dokumen, dokumen Informasi mengenai kegiatan perencanaan persediaan yang dilakukan di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu.

6 Penganggaran Kegiatan dilakukan oleh gudang farmasi RSUD Kota Sekayu untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam skala tertentu Wawancara mendalam, telaah dokumen Pedoman wawancara, dokumen Informasi mengenai kegiatan merumuskan jumlah anggaran yang dikeluarkan oleh RS untuk kebutuhan obat-obatan di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu.

yaitu skala mata uang dan jumlah biaya untuk pengadaan obat-obatan yang dibutuhkan berdasarkan harga satuan.

7 Pengadaan Kegiatan

pembelian yang dilakukan oleh gudang farmasi untuk persediaan obat-obatan sesuai dengan yang telah direncanakan. Wawancara mendalam, Telaah dokumen Pedoman wawancara, dokumen Informasi mengenai

kegiatan pengadaan sediaan obat-obatan oleh gudang farmasi RSUD Kota Sekayu.

8 Penyimpanan kegiatan yang dilakukan oleh gudang farmasi untuk menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan Wawancara mendalam, Telaah dokumen dan observasi Pedoman wawancara mendalam, Dokumen danCheck list Informasi mengenai kegiatan penyimpanan dan metode yang digunakan dalam proses penyimpanan di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu.

obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.

9 Pendistribusian kegiatan yang dilakukan oleh gudang farmasi untuk menyalurkan obat-obatan di unit-unit tertentu di rumah sakit untuk pelayanan individu. Wawancara mendalam, Telaah dokumen Pedoman wawancara mendalam, Dokumen

Informasi mengenai proses yang dilakukan oleh gudang farmasi untuk menyalurkan obat-obatan di unit-unit pelayanan RSUD Kota Sekayu.

10 Penghapusan Kegiatan menghilangkan yang dilakukan oleh gudang farmasi RSUD Wawancara mendalam, Telaah dokumen Pedoman wawancara mendalam, Dokumen Informasi mengenai kegiatan menghilangkan obat-obatan yang

kadaluarsa, rusak, yang dilakukan oleh gudang

Kota Sekayu terhadap obat-obatan yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, dan lain-lain.

farmasi RSUD Kota Sekayu. 11 Pengendalian persediaan Kegiatan dalam menjaga ketersediaan obat sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekos ongan obat di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu. Wawancara mendalam, observasi, Telaah dokumen Pedoman wawancara mendalam, Pdoman Observasi, dokumen Informasi mengenai kegiatan yang dilakukan oleh SDM gudang farmasi dalam menjaga ketersediaan obat sehingga tidak terjadi kelebihan dan

kekurangan/kekosongan obat di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu.

12 Keamanan dan ketersediaan obat

Kondisi dimana tersedianya obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu dengan kebutuhan meliputi tepat jumlah, waktu, dan tepat

Pedoman wawancara, telaah dokumen Wawancara mendalam dan dokumen

Hasil pengendaliaan obat sesuai dengan tujuan pengendalian obat yang ditetapkan Depkes, terdiri dari :

1) Tidak terjadi kekosongan obat di gudang farmasi, obat tersedia dengan tepat

jenis. jumlah, tepat jenis dan tepat waktu.

2) Obat kadaluarsa dan rusak 3) Stock Opname

BAB IV

METODOLOGI PENELITIAN

A. Desain Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan cara wawancara mendalam. Menurut Bogdan dan Taylor dalam Moloeng (2007), penelitian kualitatif merupakan prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati. Pada penelitian ini, peneliti menggunakan pendekatan kualitatif tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam tentang pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu.

B. Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian yaitu di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu Kota Sekayu dengan waktu penelitian mulai dari bulan September-November 2015.

C. Informan Penelitian

Informan penelitian adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar belakang penelitian (Moleong, 2007). Informan merupakan orang yang benar-benar mengetahui permasalahan yang akan diteliti. Informan dalam penelitian ini ditetapkan dengan prinsip kecukupan dan kesesuaian. Kesesuaian berarti sampel dipilih

berdasarkan pengetahuan yang dimiliki yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan obat seperti pendidikan, jabatan, lama kerja dan pengalaman. Kecukupan berarti data yang diperoleh harus dapat menggambarkan seluruh kejadian yang berhubungan dengan logistik.

Berdasarkan prinsip diatas, terdapat 3 informan yang terkait dengan pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu diantaranya:

1. Informan Kunci :

Informan kunci dalam penelitian ini yaitu Kepala Instalasi Farmasi yaitu orang yang dianggap sangat memahami permasalahan yang diteliti.

2. Informan Utama:

Informan utama dalam penelitian ini yaitu Kepala Gudang Farmasi yaitu orang yang dianggap memahami dan terlibat langsung dalam pengelolaan persediaan obat.

3. Informan Pendukung

Informan pendukung dalam penelitian ini yaitu Staf Pelaksana Gudang Farmasi yaitu orang yang dianggap dapat memberikan informasi meskipun tidak terlibat sepenuhnya dalam permasalahan yang diteliti.

D. Instrumen Penelitian

Pada penelitian ini peneliti yang melakukan wawancara secara langsung kepada informan, selain itu peneliti juga melakukanobservasi langsung pada kegiatan pengelolaan obat dan telaah dokumen. Instrumen

yang digunakan pada penelitian ini antara lain pedoman wawancara, telaah dokumen, lembar observasi, alat tulis, laptop, kamera dan alat perekam suara. Pedoman wawancara, lembar observasi dan telaah dokumen mengacu kepada pedoman pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan Departemen Kesehatan tahun 2010 dan beberapa referensi terkait dengan pengelolaan persediaan farmsi dan logistik obat di rumah sakit.

E. Pengumpulan Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu data primer yang diperoleh dari observasi dan wawancara mendalam, data sekunder diperoleh dari laporan bulanan dan dokumen yang mendukung.

F. Validitas Data

Pendekatan penelitian kualitatif memiliki sampel yang sedikit, sehingga untuk menjaga kabsahan data yang didapat dapat dilakukan dengan triangulasi, diantaranya:

1. Triangulasi Sumber

Dilakukan dengan cara cross check data dengan fakta dari sumber lainnya yang terkait untuk menggali topik yang sama.Seperti melakukan wawancara mendalam terhadap kepala instalasi farmasi, kepala gudang, dan staf pelaksana gudang.

2. Triangulasi Metode

Dilakukan dengan menggunakan metode pengumpulan data yang berbeda-beda untuk mendapatkan data, diantaranya wawancara

mendalam, observasi dan telaah data sekunder berupa SOP daan dokumen pendukung pengelolaan persediaan obat.

G. Pengolahan Data

Hasil wawancara mendalam dalam bentuk rekaman suara dipindahkan ke dalam bentuk transkrip wawancara lengkap untuk setiap informan. Transkrip dikelompokkan berdasarkan variabel-variabel yang diteliti. Kemudian data yang terdapat dalam transkrip tidak semuanya digunakan dalam penelitian, untuk itu dilakukan reduksi untuk menghilangkan data-data yang tidak berhubungan dengan variabel penelitian. Transkrip yang telah direduksi, dituangkan ke dalam matriks wawancara berdasarkan variabel penelitian, untuk kemudian ditriangulasi. Transkrip dan matriks wawancara merupakan pedoman untuk menyajikan hasil penelitian dan dengan menambahkan data-data hasil observasi dan telaah dokumen.

H. Analisis Data

Analisis data dilakukan dengan menelaah dan mengurutkan data hasil observasi, wawancara mendalam dan penelusuran dokumen yang dikatagorikan dalam kelompok input, proses, output. Kemudian hasil pengelompokan tersebut dibandingkan dengan kepustakaan.

I. Penyajian Data

Hasil penelitian disusun dan disajikan bentuk matriks dan bentuk narasi dari pengelolaan persediaan obat di RSUD Kota Sekayu dan dibandingkan dengan teori tentang pengelolaan persediaan obat.

BAB V

HASIL PENELITIAN

A. Profil RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

Seiring dengan upaya mewujudkan visi dan misi kabupaten Musi Banyuasin tersebut, pemerintah Republik Indonesia nomor 23 tahun 2005 tanggal 13 Juni 2005 tentang pengelolaan keuangan badan penyelenggara umum (BLU), Rumah Sakit pengalami perubahan status institusi dari unit pelaksana teknis daerah Musi Banyuasin berdasarkan surat keputusan Bupati Banyuasin nomor 451 tahun 2008 pada tanggal 31 maret tentang penerapan Rumah SakitUmum Daerah Sekayu sebagai satuan kerja perangkat daerah Kabupaten Musi Banyuasin yang menerapkan pola pengelolaan keuntungan badan pelayanan umum daerah (PKK BLUD) secara penuh. RSUD Kota Sekayu adalah rumah sakit negeri kelas C. Rumah sakit ini mampu memberikan pelayanan kedokteran spesialis terbatas. Rumah sakit ini juga menampung pelayanan rujukan dari puskesmas.

Tujuan pemerintah kabupaten Musi Banyuasin mengubah status kelembagaan Rumah Sakit Daerah Sekayu menjadi bahan layanan umum daerah (BLUD) adalah memberi kewenangan dalam pengelolaan keuangan Rumah Sakit Umum Daerah Sekayu dalam upaya menjadi pelayanan RUSD Sekayu sebagai Rumah Sakit yang berstandar internasional, merupakan Rumah Sakit rujukan dari 2 (dua) buah Rumah Sakit, RSUD Bayung Lincir dan RSUD Sungai Lilin, 25 Unit Puskesmas, 103 puskesmas pembantu, 142 poliklinik desa dan 22 puskesmas keliling serta sebagai lahan praktek bagi

Pertanyaan Variabel Penghapusan Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3) Bagaimana proses penghapusan yang dilakukan oleh

pihak gudang jika ada obat-obatan yang mengalami kadaluarsa atau rusak?

“Kalau ada obat-obatan yang kadaluarsa atau rusak

biasanya kami kembalikan lagi ke distributor....”

“obat-obatan yang dilakukan penghapusan biasanya obat yang sudah expired date ya, obat yang tidak bisa

dimanfaatkan lagi, nah prosesnya itu dibakar”

“...jika ada obat yang kadaluarsa kami catat dan kami panggil distributornya kesini, bilang bahwa ada beberapa obat yang jenis A sudah kadaluarsa atau rusak, nah biasanya distributornya datang dan membawah penggatinya”

“Disini baru 2 kali melakukan penghapusan ya, terakhir itu tahun 2013, obat-obat yang dihapuskan biasanya seperti obat yang expired date, rusak, dan tida bisa dimanfaatkan lagi, nah biasanya yang melakukan penghapusan ya petugas sini, nantikan dibentuk panitia penghapusan sesuai dengan surat edaran dari RS, penghapusannya biasanya di bakar..”

“kalo ada obat yang udh kadaluarsa, saya catet dan saya laporin sama kepala gudang, terus pak dedi ngubungi ditributornya”

Siapa saja yang terlibat dan bertanggung jawab dalam proses penghapusan tersebut?

“instalasi farmasi terutama

pihak gudang” “bertanggung jawab untuk pengahapusan obat kami disini, jadi seperti yang saya bilang tadi, obat yang

“yang bertanggung jawab kepala gudang kali ya, tapi kurang tahu juga sih, hhhhh”

kadaluarsa atau rusak kami lakukan pengembalian ke distributornya”

Apakah penghapusan sudah sesuai dengan prosedur yang ada?

“saya rasa sudah ya, mereka melakukannya sesuai

prosedur”

“sudah sesuai” “sudah sesuai”

Apakah ada kendala dalam proses penghapusan? Jika ada, bagaimana solusinya?

“Tidak ada, tidak ada

kendala” “selama ini tidak ada kendala dalam penghapusan, cuma distributornya datang agak lama aja. Kalo kita telpon hari ini, dua hari kedepan mereka baru datang”

“tidak ada kendala sama sekali”

Pertanyaan Variabel Pengendalian Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)

Bagaimana proses pengendalian persediaan yang dilakukan oleh gudang farmasi RSUD Kota Sekayu?

“iya dilakukan, proses pengendaliannya dengan menggunakan kartu stok dan stock opname, kalau stcok opname kami lakukan 3 bulan sekali ya, jadi setiap 3 bulan dilakukan stock opname”

“ pengendaliannya ya dengan kartu stok dan stock opname. kalo kegiatan stock opname disini dilakukan 3 bulan sekali sampai 4 bulan kami lakukan, kalo di SOP kan memang sebulan sekali tuh, nah karena stock opname ini harus ada surat edaran dulu ya dari atasan, kalo surat itu udah keluar, kami langsung stock opname, gituu”

“Kalau pengendalian

“pengendaliannya biasanya dengan kartu stok sama pencatatan rutin tiap 3 bulan sekali. biasanya stok opname 3 bulan atau 4 bulan sekali kami lakukan, kita hitung tuh jumlah stok obat, masing-masing obat sisa nya berapa, yang diapotik juga dihitung, kalau misalnya ada obat yang mendekati kadaluarsa, kami lancarkan dulu obat itu, mangkanya kami pake sistem

perharinya kita pakai kartu stok saja, biasanya dilihat di kartu stok, kita tandai obat yang keluar, terus sisanya berapa, biar tau pemakaiannya”

FIFO/FEFO”

“Kartu stok juga kami pake disini untuk pendataan obat, jadi kalo ada obat yang keluar masuk ya kami

catetnya di kartu stok, nah itu lakuin setiap hari, jadi

kelihatan mana obat yang mau habis atau belum” Siapa saja yang terlibat langsung dan bertanggung jawab

dalam proses pengendalian persediaan obat?

“...pengendalian persediaan obat dilakukan oleh petugas yang ada di gudang farmasi, saya hanya mengawasinya saja....”

“pengendalian obat kami yang lakukan, kami gunakan kartu stok saja dan enggak ada metode khusus, karena susah untuk diterapkan disini....”

“....ya saya, saya kan petugas pelaksananya, jadi apa-apa yang tugasnya nyimpan, nyusun-nyusun, nyatet ya saya yang ngelakuinnya, tugas saya disini hanya mencatat masa obat di kartu stok, mengecek obat tersebut apakah rusak atau kadaluarsa, kalo misalnya ada obat yang rusak atau kadaluarsa ya saya laporin ke kepala gudang....”

Metode apa yang digunakan dalam proses pengendalian persediaan obat? Apakah ada metode khusus dalam proses pengendalian tersebut?

“tidak ada metode khusus, hanya menggunakan kartu stok dan stock opname saja”

“kalau metode khusus yaa tidak ada ya, pengendalian lewat stock opname saja dan untuk setiap harinya pakai kartu stok”

“metode khusus enggak ada, cuma bikin pencatatan aja tiap hari dengan karu stok, terus dilakukan stock opname setiap per 3 bulan sekali..” Apakah ada kendala dalam melakukan pengendalian “tidak ada masalah” “kalau disini masih manual, “yang ngehambat itu

persediaan obat? Jika ada, bagaimana solusinya? belum menggunakan sistem teknologi, jadi bisa butuh 1 sampai 2 hari kalau melakuka stock opnamenya..”

biasanya jumlah obat yang banyak, sehingga sulit dan lama ngitungnya, apa lagi obatnya kepencar-pencar gitu, jadi susah, harus nyari dulu..”

“Masalahnya itu susah ngotrol obatnya, disini kan obatnya banyak, nah untuk stock opname aja butuh waktu sehari sampe dua hari baru selesai, obat-obat yang slow moving biasanya yang sering kadaluarsa, secara stok kan obatnya banyak tapi kita cek juga masa kadaluarsanya waktu stock opname ternyata udah kadaluarsa”

OUTPUT

No Pertanyaan Variabel Output Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)

Bagaimana ketersediaan dan keamanan obat yang disimpan di gudang obat RSUD Kota Sekayu?

“kalau untuk ketersediaan saya rasa sudah cukup baik,

“kalau ketersediaannya sudah cukup, memang itulah yang

“Kalo ketersediaanya sudah lumayan cukup, kalo misalnya

memang ada beberapa obat yang kadang kosong, namun dengan adanya dana BLUD, obat-obat yang cito dapat dipenuhi dengan cepat”

bisa direncanakan dan

diadakan oleh rumah sakit, ya sesuai dengan formularium, tapi memang ada beberapa obat yang tidak ada di dalam formularium rumah sakit, nah ini biasanya user yang sering seperti ini, yang ngasih resep tidak sesuai dengan obat yang ada digudang, ditambah lagi ada beberapa obat yang memang kosong, dikarenakan permintaan obat tersebut yang tinggi, tapi itu enggak terlalu lama kosongnya, karena kami melakukan pemesanan kembali”

obat kosong ya dipesan lagi, kalo memang enggak ada dari distributornya ya mau gimana lagi”. kalo keamanannya ya yang saya bilang tadi, kadang ada pihak-pihak yang enggak tanggung jawab, ngambil terus enggak di catet atau dilaporin kesaya, kalo faktor laen enggak ada ya”

Bagaimana output yang dihasilkan selama ini? apakah sesuai dengan yang diharapkan?

“output yang diinginkan dari pengelolaan obat adalah tersedianya obat sesuai dengan kebutuhan, terdatanya dengan baik jumlah obat dan jenis obat yang dapat

menggambarkan jumlah asset yang dimiliki setiap akhir tahunnya”

“yang diinginkan adalah tersedianya data yang akurat tentang jumlah dan jenis obat. yang bisa dijadikan sumber informasi bagi perencanaan kebutuhan dan stok opname setiap 6 bulan sekali, serta berkurangnya jumlah obat yang tidak terdata ketika diambil dari gudang...”

“kalau pengelolaan obat saya rasa berjalan baik ya,

penolakan resep karena kekosongan obat mungkin bisa dihindari, terkecuali misalnya untuk obat yang memang tidak tersedia, ya yang saya bilang tadi, dari distributornya kosong...”