Sistem Informasi Persediaan dan penjualan di PT. Bineatama Kayone Lestari

SISTEM INFORMASI

PERSEDIAAN DAN PENJUALAN

DI PT . BINEATAMA KAYONE LESTARI

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

DADAN ROHMAT

10104472

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

LEMBAR PENGESAHAN

SISTEM INFORMASI

PERSEDIAAN DAN PENJUALAN

DI PT . BINEATAMA KAYONE LESTARI

DADAN ROHMAT

10104472

Pembimbing

Ilham Perdana, S.T., M.T.

Menyetujui,

Ketua Jurusan Teknik Informatika

Mira Kania Sabariah, S.T., M.T. NIP. 41277006008

LEMBAR PENGESAHAN

SISTEM INFORMASI

PERSEDIAAN DAN PENJUALAN

DI PT . BINEATAMA KAYONE LESTARI

DADAN ROHMAT

10104472

MMmMMM Penguji I

Tati Harihayati M., S.T.M.T. NIP. 41277006006

Penguji II

Ilham Perdana, S.T., M.T.

Penguji III

Mira Kania Sabariah, S.T., M.T. NIP. 41277006008

Bandung, 12 Februari 2009

Perihal : Plagiat Tugas Akhir

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : Dadan Rohmat

Nim : 10104472

Judul Tugas Akhir : Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan Di PT . Bineatama Kayone Lestari

Menyatakan bahwa saya tidak melakukan tindakan meniru, mengkopi, atau menjiplak Tugas Akhir/Karya Ilmiah yang telah ada. Apabila saya terbukti melakukan kegiatan tersebut, maka saya bersedia untuk menerima sanksi yang diberikan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dan berlaku di jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.

Mengetahui, Yang memberi pernyataan

ABSTRAK

SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DAN PENJUALAN DI PT . BINEATAMA KAYONE LESTARI

Oleh

DADAN ROHMAT 10104472

Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan di PT . Bineatama Kayone Lestari adalah suatu sistem yang mengelola data pembelian, persediaan dan penjualan barang scara tunai. Sistem ini menggambarkan rangkaian kegiatan dari mulai transaksi pembelian dengan supplier, penjualan dengan pembeli atau konsumen, pembelian mengelola stock barang berdasarkan penjualan dan pembelian barang dari supplier dan membuat suatu laporan data barang, supplier, konsumen, pembelian dan penjualan barang.

Setelah melalui tahapan analisis dan implementasi, kemudian dilakukan tahapan selanjutnya yaitu tahap pengujian sistem yang terdiri dari pengujian alpha dimana pengujian ini menggunakan metode pengujian black box yang berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak dan pengujian beta yaitu pengujian lapangan dengan membuat kuisioner. Dari hasil pengujian, dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan barang yang dibangun dapat membantu dalam memepercepat kinerja perusahaan.

Kata Kunci : Sistem Informasi, Persediaan dan Penjualan, PT. Bineatama Kayone Lestari

ABSTRACT

INFORMATION SYSTEM INVENTORY AND SELLING IN PT . BINEATAMA KAYONE LESTARI

By

DADAN ROHMAT 10104472

Information system of selling and trading in PT.Bineatama Kayone Lestari is a system that processing trading inventory and selling data. This system configured activity from trading with supplies, transactions with trading or costumer, trading with supplies, processing stock trading from supplier and make report data, supplier, costumer and trading.

After past the analisist and implementation term, and come a new term that was system testing, that consist of alpha testing which is use black box esting method that focus in software functional condition and betha testing for system testing and make quisioner. From the result, the conclusion is the Information System Inventory and Selling that build can help user in company activity.

Key word : Information System, trading and selling, PT.Bineatama Kayone

v DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN

ABSTRAK ...i

ABSTRACT ...ii

KATA PENGANTAR ...iii

DAFTAR ISI ...v

DAFTAR GAMBAR ...ix

DAFTAR TABEL...xiii

DAFTAR SIMBOL ...xv

BAB I PENDAHULUAN 1.l. Latar Belakang Masalah ...1

1.2. Rumusan Masalah ...2

1.3. Maksud dan Tujuan ...2

1.4. Batasan Masalah ...3

1.5. Metodologi Penelitian ...4

1.6. Sistematika Penulisan ...7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Tinjauan Perusahaan ...9

2.1.1. Sejarah Perusahaan ...9

2.2. Struktur Organisasi Perusahaan ...10

vi

2.3.1. Pengertian Sistem ...12

2.3.2. Karakteristik Sistem ...13

2.3.3. Klasifikasi sistem ...14

2.4. Informasi ...16

2.5. Sistem Informasi ...19

2.6. Pengertian Data ...22

2.7. Konsep Dasar Basis Data ...24

2.7.1. Tools dan Analisis Perancangan Sistem ...26

2.7.2. Software Pendukung ...32

2.7.2.1. Borlan Delphi Versi 7.0 ...32

2.7.2.2. SQL 2000 Server ...34

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Analisis Sistem ...35

3.1.1. Analisis Masalah...35

3.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ...36

3.1.2.1. ProsedurPembelian Bahan Baku ...36

3.1.2.2. Prosedur Penjualan Barang Jadi ...40

3.1.2.3. Evaluasi system yang sedang berjalan ...43

3.1.3. Analisis Pengkodean...44

3.1.4. Analisis Kebutuhan Non Fungsional ...45

3.1.4.1. Analisis Perangkat Keras ...45

3,1.4.2. Analisis Jaringan...47

vii

3.1.4.4. Analisis User...48

3.1.5. Analisis Basis Data ...50

3.1.6. Analisis Kebutuhan Fungsional ...52

3.1.6.1. Diagram Konteks ...52

3.1.6.2. Data Flow Diagram (DFD) ...53

3.1.6.3. Spesifikasi Proses ...61

3.1.6.4. Kamus Data ...78

3.2. Perancangan Sistem ...84

3.2.1. Perancangan Pengkodean ...84

3.2.2. Perancangan Data ...88

3.2.2.1. Skema Relasi ...88

3.2.2.2. Struktur File ...89

3.2.3. Perancangan Antar Muka ...93

3.2.3.1. Perancangan Struktur Menu ...93

3.2.3.2. Spesifikasi Antar Muka ...93

3.2.3.2.1. Perancangan Tampilan Menu ...94

3.2.3.2.2. Perancangan Tampilan Pesan ...100

3.2.3.2.3. Perancangan Keluaran ...103

3.2.4. Perancangan Prosedural ...107

BAB VI. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 4.1. Implementasi Sistem ...112

4.1.1. Perangkat Lunak Pendukung ...112

4.1.2. Perangkat Keras Pendukung ...112

viii

4.1.3.2. Implementasi Antarmuka ...118

4.1.3.3. Implementasi Menu ...119

4.1.4 Tampilan Program ...121

4.2. Pengujian Alpha ...128

4.2.1. Metode Pengujian...128

4.2.2. Rencana Pengujian ...129

4.2.2.1. Pengujian Login ...131

4.2.2.2.Pengujian Data User ...133

4.2.2.3.Pengujian Data Barang ...137

4.2.2.4.Pengujian Data Konsumen ...141

4.2.2.5.Pengujian Data Supplier ...145

4.2.2.6.Pengujian Penjualan ...150

4.2.2.7.Pengujian Pembelian ...153

4.2.3. Analisis Hasil Pengujian Alpha ...155

4.3. Pengujian Beta ...156

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN ...161

5.1. Kesimpulan ...161

5.2. Saran ...161

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Model Sekuensial Linear (Waterfall) ... 5

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Perusahaan ... 10

Gambar 2.2. Siklus Informasi ... 18

Gambar 2.3. Siklus Pengolahan data... 22

Gambar 2.4. Bagan Konsep Database ... 33

Gambar 3.1. Flowmap Prosedur Pembelian Bahan Baku ... 38

Gambar 3.2. Flowmap Prosedur Pembelian Bahan Baku ... 39

Gambar 3.3. Flowmap Prosedur Penjualan Barang Jadi ... 42

Gambar 3.4. Flowmap Prosedur Penjualan Barang Jadi ... 43

Gambar 3.5. ER-Diagram Persediaan Dan Penjualan ... 51

Gambar 3.6. Diagram Konteks... 52

Gambar 3.7.DFD Level 0 ... 54

Gambar 3.8. DFD Level 2 proses 1 (verivikasi Login)... 55

Gambar 3.9.DFD Level 2 proses 2 (Pengolahan Data User) ... 55

Gambar 3.10. DFD Level 2 proses 3 (Pengolahan Data) ... 56

Gambar 3.11.DFD Level 2 proses 4 (Pengolahan Transaksi Pembelian) ... 57

Gambar 3.12.DFD Level 2 proses 5 (Pengolahan Transaksi Penjualan)……… 57

Gambar 3.13. DFD Level 2 proses 6 (Pengolahan Laporan)……….. 58

Gambar 3.14. DFD Level 2 proses 7 (Penyajian Grafik) ... 58

Gambar 3.15. DFD Level 3 proses 3.1 (Pengolahan Data Supplier). ... 58

Gambar 3.16. DFD Level 3 proses 3.2 (Pengolahan Data Bahan Baku) ... 59

x

Gambar 3.19. Relasi Tabel Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan di PT .

Bineatama Kayone Lestari………. 88

Gambar 3.20. Perancangan Struktur Menu Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan di PT . Bineatama Kayone Lestari………... 93

Gambar 3.21. Perancangan Menu Utama ... 94

Gambar 3.22. Perancangan Login ... 94

Gambar 3.23. Perancangan Form Lupa Password ... 95

Gambar 3.24. Perancangan Form Data User ... 95

Gambar 3.25. Perancangan Form Ganti Password... 96

Gambar 3.26. Perancangan Form Pengolahan Data Supplier ... 96

Gambar 3.27. Perancangan Form Pengolahan Data Bahan Baku ... 97

Gambar 3.28. Perancangan Form Pengolahan Data Barang Jadi... 97

Gambar 3.29. Perancangan Form Pengolahan Data Konsumen ... 98

Gambar 3.30. Perancangan Form Pengolahan Data Pembelian ... 98

Gambar 3.31. Perancangan Form Pengolahan Data Penjualan ... 99

Gambar 3.32. Perancangan Form Grafik pembelian ... 99

Gambar 3.33. Perancangan Form Grafik Penjualan... 100

Gambar 3.34. Pesan error Username atau Password salah ... 100

Gambar 3.35. Pesan Logout ... 100

Gambar 3.36. Pesan keluar Login ... 101

Gambar 3.37. Pesan Keluar Ganti Password ... 101

Gambar 3.38. Pesan Keluar dari form Data User... 101

xi

Gambar 3.40. Pesan Keluar dari Form Bahan Baku ... 101

Gambar 3.41. Pesan Keluar dari Form Penjualan ... 101

Gambar 3.42. Pesan Peringatan Ganti Password ... 101

Gambar 3.43. Pesan Pesan Konfirmasi Data Disimpan ... 101

Gambar 3.44 Pesan peringatan hapus data ... 102

Gambar 3.45 Pesan Keluar dari form Barang Jadi ... 102

Gambar 3.46 Pesan Keluar Aplikasi ... 102

Gambar 3.47 Pesan Keluar dari Form Konsumen ... 102

Gambar 3.48 Pesan Keluar dari Form Pembelian ... 102

Gambar 3.49 Perancangan Keluaran Pembelian Bahan Baku ... 103

Gambar 3.50 Perancangan Keluaran Pembelian Bahan Baku ... 104

Gambar 3.51 Jaringan Simantik Menu Admin ... 105

Gambar 3.52 Jaringan Simantik Menu Bagian Pembelian ... 105

Gambar 3.53 Jaringan Simantik Menu Bagian Gudang... 106

Gambar 3.54 Simantik Menu Bagian Penjualan ... 106

Gambar 3.55 Flowchart Prosedur Login User ... 107

Gambar 3.56 Flowchart Prosedur Tambah Data ... 108

Gambar 3. 57 Flowchart Prosedur Ubah Data ... 109

Gambar 3. 58 Flowchart Prosedur Cari Data... 110

Gambar 3. 59 Flowchart Prosedur Cetak Data ... 111

Gambar 4.1 Tampilan Login ... 121

Gambar 4.2 Tampilan Lupa Password ... 121

Gambar 4.3 Tampilan Ganti Password ... 122

xii

Gambar 4.6 Tampilan Menu Data Transaksi Purcese Order ... 123

Gambar 4.7 Tampilan Menu Data Transaksi Pembelian Bahan Baku... 124

Gambar 4.8 Tampilan Menu Data Bahan Baku ... 124

Gambar 4.9 Tampilan Menu Data Barang Jadi ... 125

Gambar 4.10 Tampilan Menu Data Konsumen ... 125

Gambar 4.11 Tampilan Transaksi Penjualan Barang Jadi ... 126

Gambar 4.12 Tampilan Grafik Pembelian ... 126

Gambar 4.13 Tampilan Grafik Penjualan ... 127

Gambar 4.14 Tampilan Laporan pembelian... 127

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Spesifikasi Proses Sistem Informasi Persediaan Dan Penjualan di PT.

Bineatama Kayone Lestari……… 61

Tabel 3.2. Kamus Data Sistem Informasi Persediaan Dan Penjualan di PT. Bineatama Kayone Lestar……… 78

Tabel 3.3. Struktur Data User ...89

Tabel 3.4. Struktur Data Supplier ...89

Tabel 3.5. Struktur Data Bahan Baku ...90

Tabel 3.6. Struktur Data Barang ...90

Tabel 3.7. Struktur Data Konsumen ...90

Tabel 3.8. Struktur Data Pembelian ...91

Tabel 3.9. Struktur Data Detail Pembelian ...91

Tabel 3.10. Struktur Data Penjualan ...91

Tabel 3.11. Struktur Detail Penjualan ...92

Tabel 4.1 Tabel kebutuhan perangkat keras pendukung ...113

Tabel 4.2 Nama tabel beserta file implentasinya ...113

Tabel 4.3 Impementasi Menu Utama ...119

Tabel 4.4 Implementasi Sub Menu File Menu Deskripsi Nama File ...119

Tabel 4.5 Implementasi Sub Menu Data Deskripsi ...119

Tabel 4.6 Implementasi Sub Menu Transaksi ...120

xiv

Tabel 4.9. Rencana Pengujian ...129

Tabel 4.10. Verifikasi username ...129

Tabel 4.11. Verifikasi Password ...131

Tabel 4.12. Pengujian Tambah Data User ...133

Table 4.13. Pengujian Ubah Data User ...135

Table 4.14. Pengujian Hapus Data User ...136

Table 4.15. Pengujian Tambah Data Barang ...137

Table 4.16. Pengujian Ubah Data Barang ...138

Table 4.17.Pengujian Hapus Data Barang ...140

Table 4.18. Pengujian Cari Data Barang ...140

Table 4.19 Pengujian Tambah Data Pelanggan ...141

Table 4.20 Pengujian Ubah Data Pelanggan ...142

Table 4.21 Pengujian Hapus Data Pelanggan ...144

Table 4.22 Pengujian Cari Data Pelanggan...145

Table 4.23 Pengujian Tambaha Data Supplier ...145

Table 4.24 Pengujian Ubah Data Supplier ...147

Table 4.25 Pengujian Hapus Data Supplier ...149

Table 4.26 Pengujian Cari Data Supplier ...149

Tabel 4.27 Tambah Transaksi Penjualan ...150

Tabel 4.28 Cari Data Penjualan ...152

Tabel 4.29 Tambah Transaksi Pembelian ...153

xv

DAFTAR SIMBOL

1. Diagram Alir (Flowmap)

No Simbol Keterangan

1

2

3

4

5

6

Dokumen

Menunjukan dokumen sebagai masukan/ keluaran baik secara manual/melaui kompuiter

Proses Manual

menunjukan proses yang dikerjakan secara manual

Operasi Komputerisasi

Menunjukan proses yang dikerjakan oleh komputer

Penyimpanan Dokumen

Digunakan untuk penyimpanan data sebagai arsip secara manual

Penghubung / Konektor

Digunakan sebagai penghubung ke dalam halaman berbeda

Aliran Data

xvi

No

1

2

3

Simbol Keterangan

Data Entitas

Segala sesuatu baik yang nyata maupun abstrak yang datanya akan

direkam

Relasi

Menunjukan adanya hubungan antar sejumlah entitas yang berasal dari

himpunan entitas berbeda

Aliran Data

Menyatakan penghubung antara relasi dengan data entitas dan data entitas

dengan atribut Data Entitas Lemah Entitas yang kemunculannya tergantung dari entitas lain yang lebih

kuat

4

5

Atribut

Menyatakan kumpulan elemen data yang membentuk suatu entitas

xvii

3. Data Flow Diagram (DFD)

Simbol Keterangan

Proses

Menunjukan transformasi dari masukan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah

masukan dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya

Terminator

Mewakilii entitas luar dimana sistem berkomunikasi

Penyimpanan

Untuk memodelkan kumpulan data/paket data

Aliran

Menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari suatu bagian lain dari

sistem dimana sistem penyimpanan mewakili lokasi penyimpanan data

No

1

2

3

xviii

Lampiran A Tampilan Antar Muka...164 Lampiran B Listing Program ...174 Lampiran C Hasil Kuesioner ...195

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Masalah

Pembelian dan penjualan merupakan kegiatan yang mempengaruhi jumlah persediaan. Pembelian akan menambah jumlah persediaan, sedangkan penjualan akan menguranginya. Ketiga hal tersebut saling berkaitan dan merupakan inti kegiatan perusahaan. Informasi yang dihasilkan akan membantu dalam memutuskan jumlah persediaan yang akan dibeli, maupun jumlah yang tersedia untuk dijual, serta mengontrol dan mengawasi jumlah aset persediaan perusahaan. Di samping sebagai salah satu fungsi pelayanan, pengolahan data hadir untuk memenuhi tuntutan manajemen. Sistem informasi yang baik senantiasa dapat mengatasi masalah-masalah yang terjadi serta dapat menghasilkan informasi secara cepat, tepat, dan akurat.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan, saat ini sistem yang ada pada PT.Bineatama Kayone Lestari masih sederhana. Pengolahan datanya masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel secara sederhana dan tidak adanya aplikasi pengolahan database yang berfungsi untuk menyimpan data barang yang cukup banyak, yang jika menggunakan aplikasi yang ada harus dibuat dengan banyak form dan folder-folder data.

Mengacu pada permasalahan di atas, maka pada PT. Bineatama Kayone Lestari dibutuhkan sistem informasi yang dapat membantu bagian pengolahan

persediaan dan pengolahan transaksi pembelian dan penjualan. Diharapkan dengan adanya sistem yang sedang di rancang ini dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan serta keakuratan data yang diolah.

Berdasarkan izin dari direktur perusahaan PT.Bineatama Kayone Lestari yang telah mengizinkan untuk melakukan penelitian mengenai persediaan dan penjualan, maka dengan adanya izin tersebut akan dibangun sistem dengan judul

”

SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DAN PENJUALAN DI PT. BINEATAMA KAYONE LESTARI ”

1.2 Rumusan Masalah

. Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan suatu masalah, yaitu bagaimana membangun sistem informasi persediaan dan penjualan di PT.Bineatama Kayone Lestari.

1.2

Maksud dan Tujuan

Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk membangun aplikasi/program yang nantinya akan menjadi alat pengolahan data di PT.Bineatama Kayone Lestari.

Tujuan yang akan dicapai dari pembutan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :

1. Membantu karyawan dalam pengolahan data persediaan dan penjualan sehingga lebih mudah dan lebih akurat,

3

2. Membantu karyawan bagian pembelian bahan baku, gudang dan penjualan hasil produksi dalam pengolahan data,

3. Mencegah hilangnya data karena hilangnya berkas-berkas atau rusak karena termakan usia,

4. Memberikan laporan secara periodik dan berkala dengan cepat dan akurat.

1.4 Batasan Masalah/Ruang Lingkup kajian

Dengan keterbatasan waktu dan agar pembahasan tidak menyimpang dari tujuan, maka Penulis melakukan pembatasan masalah sebagai berikut:

1. Program pengolahan data ini hanya digunakan di lingkungan PT.Bineatama Kayone Lestari.

2. Sistem yang akan dibangun merupakan sistem informasi berbasis client-server.

3. Penjualan hanya dilakukan pada barang hasil produksi.

4. Proses – proses yang ada yaitu : Pembelian bahan baku dan penjualan barang jadi

5. Data yang diolah yaitu : Data supplier, data bahan baku, data pembelian, data barang jadi, data penjualan dan data konsumen.

6. Sistem yang dibangun dapat menghasilkan informasi dalam hal ini laporan perhari, perbulan dan tahunan yang tercetak dan berbentuk grafik.

7. Database menggunakan SQL Server 2000 dan aplikasi pembangun menggunakan Borland Delphi 7.0.

8. Model proses dan data menggunakan DFD (Data Flow Diagram) dan ERD (Entity Relationship Diagram).

1.5 Metodologi Penelitian

Metode penelitian adalah suatu teknik atau cara untuk mencari, memperoleh, mengumpulkan, atau mencatat data, yang dapat digunakan untuk keperluan menyusun karya ilmiah atau penelitian yang berhubungan dengan pokok permasalahan sehingga akan didapat suatu kebenaran atas data yang diperoleh. Metodologi yang digunakan oleh penulis adalah :

1. Tahap Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data-data bagi penelitian dalam penulisan tugas akhir ini digunakan teknik-teknik sebagai berikut:

a. Studi Pustaka

Sebagai bahan dasar acuan maka penulis melakukan studi kepustakaan yaitu metode pengumpulan data dari berbagai buku referensi sebagai perbandingan yang saling berhubungan dengan permasalahan.

b. Studi Lapangan

Studi lapangan adalah merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara melakukan wawancara dan observasi

b.1 Observasi

Observasi yaitu pengumpulan data melalui pengamatan langsung di lapangan dan pencatatan data oleh pengumpul data terhadap peristiwa

5

System Enginering

Analisis

Desain

Coding

Testing

Maintenance yang diselidiki pada objek penyusunan. Dalam melakukan observasi penulis melakukan beberapa pengamatan terhadap sistem kerja, proses pengolahan data yang sedang berjalan

b.2 Wawancara

Wawancara yaitu pengumpulan datanya yang dilakukan dengan melalui tatap muka dan tanya jawab langsung. Penulis mengumpulkan data melalui tatap muka dan tanya jawab langsung dengan karyawan perusahaan terkait yang terlibat langsung dalam penelitian.

2. Tahap Pembuatan Perangkat Lunak

Metode yang digunakan untuk membangun sistem informasi persediaan dan penjualan yang terintegrasi yaitu model proses waterfall, adapun model proses waterfall adalah sebagai berikut.

a. System / Information Engineering

Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek, atau penelitian dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang diperlukan sistem dan mengalokasikannya kedalam pembentukan dan pengembangan sistem informasi.

b. Analysis

Merupakan tahap menganalisa hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembangunan sistem informasi pesediaan dan penjualan yang berbasis

client server.

c. Design

Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dan dimengerti dan diinginkan oleh user.

d. Coding

Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang kedalam bahasa pemrograman tertentu, dalam penelitian ini bahasa Delphi yang digunakannya

e. Testing

Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun.

f. Maintenance

Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai dapat mengalami perubahan – perubahan atau penambahan sesuai dengan permintaan user, atau tahap ini adalah tahap perawatan terhadap perangkat lunak yang telah dibangun dan nantinya dapat dikembangkan lagi.

7

1.6Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan proposal penelitian ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum laporan penelitian yaitu berupa latar belakang masalah, identifikasi masalah, maksud dan tujuan penelitian, batasan masalah, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan laporan penelitian.

BAB II. LANDASAN TEORI

Membahas berbagai konsep dasar dan teori-teori yang berkaitan dengan topik penelitian yang dilakukan dan hal-hal yang berguna dalam proses analisis permasalahan serta tinjauan terhadap penelitian-penelitian serupa yang telah pernah dilakukan sebelumnya termasuk sintesisnya.

BAB III. ANALISIS DAN PERANCANGAN

Bab ini berisi analisis masalah dari model penelitian untuk memperlihatkan keterkaitan antar variabel yang akan disimulasikan serta model matematik untuk analisisnya dan berisi perancangan dari sistem yang akan dibangun.

BAB IV. PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI

Merupakan tahapan yang dilakukan dalam penelitian secara garis besar sejak dari tahap persiapan sampai penarikan kesimpulan, metode dan kaidah yang diterapkan dalam penelitian. Termasuk menentukan variabel penelitian, identifikasi data yang diperlukan dan cara pengumpulannya, penentuan sampel

penelitian dan teknik pengambilannya, serta metode/teknik analisis yang akan dipergunakan dan perangkat lunak yang akan dibangun jika ada.

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN

9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Perusahaan 2.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Bineatama Kayone Lestari ( BKL ) merupakan salahsatu perusahaan industry yang bergerak dalam bidang pengolahan kayu, perdagangan umum dan pengembangan bibit yang didirikan pada tanggal 2 April 1993 dengn pendiri sekaligus presiden komisaris perusahaan adalah Bapak Deni Wijaya seorang pengusaha asal Bandung.

PT.Binea Kayone Lestari beralamat di jalan rajapolah KM 7 Indihiang Tasikmalaya 46156 – Jawa Barat, lokasi industry PT.Bineatama Kayone Lestari cukup strategis dipandang dari letaknya dekat dengan sumber bahan baku, dimana kayu Albasiah yang diolah menjadi Bare Core merupakan produk unggulan yang diperoleh dari hasil hutan rakyat sekitar tasikmalaya, Ciamis, Banjar, Majenang, yang didukung oleh 600 supplier kayu dan ribuan petani kayu yang tersebar diwilayah jawa Barat dan Jawa Tengah.

Pada tanggal 23 April 2006 ada kunjungan dari Mentri kehutanan RI dalam Rangka peninjauan program pembibitan kayu Albasiah PT.Bineatama Kayone Lestari ( BKL ) yang bekerja sama dengan PT.Perhutani dan masnyarakat di sekitar wilayah Tasikmalaya.

PT.Bineatama Kayone Lestari memiliki luas areal sebesar 47.650 m2, dengan panjang 230 m dan lebar 220 m. pada luas tersebut dipakai sebagai bangunan pabrik,

perkantoran, gudang, jalan, mess karyawan, sarana ibadah ( Mesjid ) dan peralatan penyimpanan bahan baku.

Perusahaan ini pada awalnya didirikan bertujuan untuk mengolah kayu sengon menjadi produk yang dapat di unggulkan dan berkualitas. Pada awalnya Perusahaan ini bergerak dalam bidang Sawmill, Produk Pintu Engineering, Papan Laminasi, Pinus Finger Joint, Bare Core, Plywood, Block Board dan yang masih berproduksi sampai saat ini adalah Bare Core. Pangsa pasar dari produk yang dihasilkan PT.Bineatama Kayone Lestari cukup besar meliputi Negara di Asia seperti : Taiwan, China, Jepang, Korea, Singapura, Malaysia, ekspor terbesar ke Negara Taiwan dan Korea.

Jaringan selama ini terbangun baik dengan pemerintah, masyarakat dan mitra perusahaan lainnya senantiasa terus terpelihara, sehingga memberikan kepercayaan dan keyakinan untuk terus melakukan pengembangan perusahaan.

2.2 Struktur Organisasi Perusahaan

DEPARTEMEN KEUANGAN

DEPARTEMEN MARKETING DEPARTEMEN

PRODUKSI

DEPARTEMEN LOGISTIK DEPARTEMEN

PERSONALIA DEPARTEMEN

TEKNIK

GENERAL MANAGER DIREKTUR

PRESIDEN KOMISARIS

11

2.2.1 Uraian Tugas

PT.Bineatama Kayone Lestari perusahaan milik Perorangan, dalam perusahaan ini kekuasaan tertinggi dalam pengambilan keputusan dipegang oleh Presiden Komisaris yang mempunyai wewenang tertinggi untuk setiap anggaran perusahaan. Untuk kegiatan oprasional perusahaan dipimpin oleh Direktur yaitu bertugas untuk memimpin terhadap kelancaran aktivitas perusahaan secara keseluruhan untuk mencapai tujuan perusahaan yang ditentukan oleh presiden komisaris serta untuk menentukan garis kebijaksanaan yang berkaitan dengan oprasional dan keuangan perusahaan. Direktur bertanggung jawab pada presiden komisaris. Direktur dibantu oleh General Manager yang bertugas untuk mengembangkan dan menjabarkan tujuan perusahaan kedalam rencana induk perusahaan ( Corporate Plan ) serta melakukan kajian strategis pengembangan produksi agardapat meningkattkan daya saing perusahaan. General Manager bertanggung jawab kepada direktur. Untuk kelancaran perusahaan General Manager dibantu oleh beberapa departemen yaitu :

1. Departemen Produksi, mempunyai beberapa staff bagian yaitu : Kepala Produksi, Kepala Regu, Kepala Unit, Administrasi serta Quality Control. 2. Departemen Teknik, membawahi bagia Maintenance, Preventif Maintenance,

DBT, Genset dan Elektrik.

3. Departemen Personalia dan Umum, membawahi bagian pembinaan & pengembangan SDM / HRD, Pelayanan dan Upah, Administrasi dan Absensi, KBS ( kebersihan), Armada dan Satpam.

4. Departemen keuangan, mempunyai beberapa staff yaitu Akunting, Kasir dan Operator Entry Data.

5. Departemen Marketing / Pemasaran, mempunyai beberapa staff yaitu PPC, Eksport dan Administrasi.

6. Departemen Logistik, mempunyai beberapa staff bagian yaitu Gudang Spare Part, Tally, Palet, Stok Basah dan pengadaan.

Setiap Departemen dipimpin oleh seorang Kepala Departemen yang bertanggung jawab kepada General Manager, serta mempunyai fungsi dan wewenang yang berbeda sesuai dengan tanggung jawabnya.

2.3 Tinjauan Teori 2.3.1 Pengertian Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini:

”Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. [8]

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi didalam sistem. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

”Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai

13

Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas dan lebih banyak diterima karena pada kenyataannya suatu sistem terdiri dari beberapa subsitem atau sistem-sistem bagian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri, semuanya saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga sasaran sistem dapat tercapai.

2.3.2 Karakteristik Sistem

Menurut Jogianto HM dalam bukunya ”Analisis dan Desain” sistem

mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkaran luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolahan ( process ), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen system atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.

5. Masukan (Input) Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. 6. Keluaran (Output) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

2.3.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran

15

atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, system akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan system buatan manusia (human made system) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan humachine system atau ada yang menyebut dengan

man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan

system tak tentu (probabilistic system) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program - program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan system terbuka (open system) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini

bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena system sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu system harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena system tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

2.4 Informasi

Informasi merupakan bagian yang terpenting di dalam sebuah organisasi. Tanpa adanya informasi suatu organisasi tidak mungkin bisa maju. Suatu sistem yang kurang mendapat informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy yang disebut negative entropy.

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

17

Informasi mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata, angka-angka, huruf-huruf atau simbol yang menunjukkan ide, objek, kondisi dan situasi.

Informasi juga merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan sekarang atau keputusan yang akan datang.

Sumber dari informasi adalah data sedangkan data merupakan bentuk Jamak dari bentuk tunggal data item.

Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan data adalah merupakan suatu objek nyata sebagai tempat, benda, dan orang, yang betul-betul ada dan terjadi.

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi

(information cycle) dan disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycle).

Secara ringkas siklus informasi dapat dilihat pada gambar 2.2 berikut : Proses

(Model)

Input (Data)

Data (Ditangkap)

Hasil Tindakan

Keputusan Tindakan

Penerima Output (Informasi) Dasar

Data

Gambar 2.2 Siklus Informasi

Tingkat kualitas informasi dipengaruhi oleh : 1. Akurat (Acurat)

Informasi yang disampaikan harus bebas dari kesalahan dan tidak boleh menyesatkan sehingga informasi dapat tersalurkan dan sampai pada pencerminan maksud informasi tersebut

2. Tepat Waktu (Timeliness)

Informasi yang dihasilkan tidak terlambat karena akan mempunyai nilai yang tidak baik, yang bisa berakibat fatal dalam pengambilan keputusan.

19

3. Relevan (Relevance)

Informasi tersebut harus dapat memberikan manfaat bagi pemakai. Relevan informasi untuk setiap orang selalu berbeda berdasarkan atas kebutuhan masing-masing orang.

2.5Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan atau untuk pengendalian organisasi.

Sistem informasi juga dapat diartikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia, komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan

Berdasarkan atas definisinya maka sistem informasi itu merupakan:

Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen -komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. a. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan

informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi. b. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan.

Subsistem dalam sistem informasi dapat terdiri dari subsistem akuntansi, subsistem pembelian, subsistem pemasaran, subsistem produksi, subsistem personalia, dan sebagainya. Masing-masing subsistem tersebut dapat terdiri dari subsistem yang lebih kecil. Pembagian subsistem tersebut bergantung pada masing-masing perusahaan.

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yaitu :

1. Blok Masukan (Input Block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi merupakan kotak alat dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,

21

menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

6. Blok Kendali (Controls Block)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan dari sistem itu sendiri, kesalahan, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya.

Kegiatan yang terdapat di dalam sistam informasi mencakup antara lain :

1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses. 2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan

suatu informasi yang bernilai tambah.

3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut. 4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

5. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

2.6 Pengertian Data

Data adalah suatu objek dari prilaku kejadian yang berupa keterangan atau file

yang menerangkan sesuatu. Dapat dibagi atas beberapa, sebagai berikut : a. Pengolahan Data.

Pengolahan data dapat diartikan sebagai suatu proses untuk menghasilkan bentuk yang lebih berguna dan berarti dari suatu kejadian berupa informasi yang diperlukan.

b. Siklus Pengolahan Data

Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 tahapan dasar, yang disebut dengan siklus pengolahan data (Data Processing Cycle). Yaitu input, Processing dan output.[3]

Gambar 2.3 Siklus pengolahan data

c. Sistem Pengolahan Data

Sistem pengolahan data adalah suatu kesatuan yang saling berhubungan yang terdiri dari peralatan, tenaga pelaksana, dan prosedur-prosedur yang akan menghasilkan suatu informasi.

23

Proses pengolahan data biasanya terdiri dari sejumlah oprasi pengolahan data yang dilaksanakan dalam beberapa langkah sebagai berikut :

1. Pencatatan

Prosedur pengolahan data dari suatu kejadian dituliskan kedalam bentuk formulir atau dokumen yang berguna untuk memasukkan dalam pengolahan data.

2. Pemeriksaan Data

Proses pemeriksaan terhadap data masukkan yang bertujuan agar data yang didalam dokumen dapat di pindahkan ke dalam komputer secara tepat.

3. Pengelompokan Data

Proses pengelompokan data berdasarkan kategori tertentu dan bertujuan untuk memudahkan atau memberi arti tertentu bagi pengolahan data.

4. Penyusunan atau pemilihan

Proses penyusunan data berdasarkan peringkat tertentu dengan memberikan item penyortirannya yang disebut key (kunci).

5. Merging

Dalam proses merging dilakukan pencampuran dua atau lebih kumpulan data, semua kumpulan tersebut diurutkan berdasarkan key yang sama, dan meletakkan kumpulan tersebut bersama-sama menjadi bentuk kumpulan data tunggal yang telah diurutkan.

6. Perhitungan

Dalam pengolahan data sering diperlukan perhitungan tertentu terhadap data, agar dapat diperoleh hasil akhir yang diperlukan sebagai laporan.

7. Penyimpanan Data

Proses ini dilakukan untuk menempatkan data kedalam suatu media penyimpanan, misalnya kertas, disk dan sebagainya. Penyimpanan data ini berguna untuk memudahkan dalam pencarian data yang sebelumnya apabila diperlukan.

2.7Konsep Dasar Basis Data

Basis Data (Database) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip yang ditempatkan secara berurutan untuk memudahkan dalam pengambilan kembali data tersebut. Basis Data menunjukkan suatu kumpulan data yang dipakai dalam suatu lingkungan perusahaan atau instansi-instansi. Penerapan basis data dalam sistem informasi disebut sistem basis data (database system).

1. Definisi Basis Data

Basis Data terdiri dari kata Basis dan Data. Basis dapat diartikan gudang atau tempat bersarang dan Data yang berarti representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

Jadi dapat disimpulkan bahwa Basis Data merupakan kumpulan data yang (arsip) yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Atau bisa diartikan sebagai kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

25

2. Database Management System (DBMS)

Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung, tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak atau sistem yang khusus atau spesifik. Sistem ini yang akan menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah dan diambil kembali. Disamping itu sistem ini juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian data secara bersama, pemaksaan keakuratan atau konsistensi data dan sebagainya.

Perangkat lunak yang termasuk DBMS misalnya dBase II+, dBase IV, FoxBase, RBase, MS-Access dan Borland-Paradox atau Borland-Interbase, MS-SQL Server, CA-Open Ingres, Oracle, Informix dan Sybase.

3. Pengguna Basis Data

Ada beberapa jenis/tipe pemakai terhadap suatu sistem basis data yang dibedakan berdasarkan cara mereka berinteraksi terhadap sistem :

a. Programmer Aplikasi (Application Programmer)

Pemakai yang berinteraksi dengan basis data dengan menggunakan Data

Manipulation Language (DML) untuk membuat aplikasi dengan menggunakan

bahasa pemrograman.

b. User Khusus (Specialized User)

Pemakai yang menulis aplikasi basis data non konvensional, tetapi untuk keperluan-keperluan khusus, seperti untuk aplikasi kecerdasan buatan., Sistem Pakar, Pengolahan Citra, dan lain-lain.

c. User Mahir (Casual User)

d. User Umum (Naïve User)

Pemakai berinteraksi dengan aplikasi basis data yang telah dibuat atau disediakan oleh sistem.

4. Tujuan Basis Data

Tujuan awal dan utama dalam pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat memperoleh atau menemukan kembali data (yang kita cari) dengan mudah dan cepat. Tujuan basis data lain adalah kecepatan dan kemudahan (Speed), efisiensi Ruang Penyimpanan (Space), keakuratan (Accuracy), ketersediaan (Availability), kelengkapan (Completeness), keamanan (Security), kebersamaan pemakaian (Sharability).

2.7.1 Tools dan Analisis Perancangan Sistem

Dalam tahap perancangan suatu sistem diperlukan adanya teknik-teknik penyusunan sistem untuk menganalisa dan mendokumentasikan data yang mengalir didalam sistem tersebut.

1. Bagan Alir Dokumen (Document Flowmap)

Bagan alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area

pertanggungjawaban didalam sebuah organisasi. Bagan alir ini menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya. Secara rinci bagan alir ini menunjukkan dari mana dokumen tersebut berasal, distribusinya, tujuan digunakannya dokumen tersebut dan lain-lain. Bagan alir ini bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah sistem. Bagan alir dokumen disebut juga bagan alir formulir

27

yang merupakan yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusannya.

2. Diagram Konteks

Merupakan diagram tingkat atas (level tertinggi dari DFD) yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Diagram konteks akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Entitas eksternal adalah entitas yang terletak di luar sistem yang mengirim data atau menerima data dari sistem tersebut.

Diagram konteks didefinisikan sebagai berikut :

“Diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup

suatu sistem“.

3. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan terterntu. Model analisis harus dapat mencapai tiga sasaran utama, yaitu menggambarkan apa yang dibutuhkan oleh pelanggan, membangun dasar bagi pembuatan disain perangkat lunak, membatasi serangkaian persyaratan yang dpat divalidasi begitu perangkat lunak dibangun. DFD Merupakan salah satu tools penting yang harus dikuasai oleh seorang analis sistem. DFD dipopulerkan oleh Tom DeMarco (1978) dan Gane & Sarson (1979), dengan menggunakan metoda analisis sistem terstruktur (Strustured System

Analysis Method). DFD dapat dipakai untuk mempresentasikan sistem secara otomatis maupun manual.

Diagram aliran data didefinisikan sebagai berikut :

“Model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil“.

Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan.

a. Penggambaran DFD

Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD, tapi dari berbagai referensi yang ada secara garis besar penggambaran DFD adalah sebagai berikut :

1. Buat diagram konteks

Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Dengan cara :

a. Tentukan nama sistemnya. b. Tentukan batasan sistemnya.

c. Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.

d. Tentukan apa yang diterima/diberikan terminator dari/pada sistem. e. Gambarkan diagram konteks.

2. Buat diagram level zero atau level nol, diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks. Dengan cara :

29

b. Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses pada/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).

c. Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

d. Gambarkan diagram level zeroatau level nol. e. Hindari perpotongan arus data.

f. Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses). 3. Buat diagram level satu, diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level

zero. Dengan cara :

a. Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.

b. Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing sub-proses pada/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.

c. Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

d. Gambarkan DFD level Satu 1. Hindari perpotongan arus data.

2. Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya. Contoh : 1.1, 1.2, 2.1

4. DFD level dua, tiga, ..

Diagram ini merupakan dekomposisi dari level sebelumnya. Proses dekomposisi dilakukan sampai dengan proses siap dituangkan ke dalam program. Aturan yang digunakan sama dengan level satu.

b. Elemen dasar dari data flow diagram

1. Entitas Luar (External Entity)

Sesuatu yang berada diluar sistem, tetapi memberikan data kedalam sistem atau memberikan data dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak notasi. External Entity

tidak termasuk bagian dari sistem. Bila sistem informasi dirancang untuk satu bagian maka bagian lain yang masih terkait menjadi external entity.

2. Arus Data (Data Flow)

Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukan dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir.

3. Proses (Process)

Proses merupakan apa yang dikerjakan oleh sistem. Proses dapat mengolah data atau aliran data masuk menjadi aliran data keluar. Setiap proses memiliki satu atau beberapa masukan serta menghasilkan satu atau beberapa data keluar.

4. Simpanan Data (Data Store)

Simpanan data merupakan tempat penyimpanan data yang ada dalam sistem. Data store dapat disimbolkan dengan dua garis sejajar atau dua garis dengan salah satu sisi samping terbuka. Proses dapat mengambil data dari atau memberikan data ke simpanan data (database).

31

4. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) didefinisikan sebagai berikut:

“Suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak”.

ERD berbeda dengan DFD yang merupakan suatu model jaringan fungsi yang akan dilaksanakan oleh sistem, sedangkan ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data. ERD memperlihatkan hubungan antar data store pada DFD. Hubungan ini tidak terlihat pada DFD, karena DFD hanya memusatkan perhatian pada fungsi-fungsi sistem bukan pada data yang dibutuhkan.

Diagram hubungan entitas atau yang lebih dikenal dengan sebutan E-R diagram, adalah notasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan (storage data) dalam sistem secara abstrak. Diagram hubungan entitas tidak menyatakan bagaimana memanfaatkan data, membuat data, mengubah data dan menghapus data.

Terdapat tiga macam kardinalitas relasi, yaitu : 1. Relasi satu-ke-satu (one-to-one )

2. Relasi satu-ke-banyak (one-to many) atau banyak-ke-satu (many-to-one) 3. Relasi banyak-ke-banyak (many-to-many)

5. Kamus Data (Data Dictionary)

Salah satu komponen kunci dalam sistem manajemen database adalah file khusus yang disebut kamus data (data dictionary). Kamus data didefinisikan sebagai berikut :

“Katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu

sistem informasi”.

Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir berisi informasi tentang struktur database. Untuk setiap elemen data yang disimpan dalam database seperti nomor pokok pegawai, diuraikan secara lengkap mulai dari nama, tempat penyimpanan, program komputer yang berhubungan dan lain-lain.

2.7.2 Software Pendukung 2.7.2.1 Borland Delphi Versi 7.0

Delphi adalah suatu program berbasis bahasa Pascal yang berjalan dalam lingkungan Windows. Delphi telah memanfaatkan suatu teknik pemrograman yang disebut RAD yang telah membuat pemrograman menjadi lebih mudah. Delphi adalah suatu bahasa pemrograman yang telah memanfaatkan metode pemrograman Object

Oriented Programming (OOP).

Borland Delphi atau yang biasa disebut Delphi saja, merupakan sarana aplikasi visual. Delphi merupakan generasi penerus dari Turbo Pascal, Turbo Pascal yang diluncurkan pada tahun 1983 dirancang untuk dijalankan pada sistem operasi DOS (yang merupakan sistem operasi yang paling banyak digunakan pada saat itu). Sedangkan Delphi yang diluncurkan pertama kali tahun 1995 dirancang untuk beroperasi dibawah sistem operasi Windows.

Kelebihan Borland Delphi 7.0 yaitu telah dilengkapi dengan sejumlah komponen yang tergolong sebagai dbExpress, yang memungkinkan koneksi ke

33

MySQL ataupun Oracle dilakukan dengan mudah, sehingga Delphi dapat digunakan sebagai aplikasi front-end yang berhubungan dengan database server.

Database dengan Delphi menggunakan konsep seperti gambar dibawah ini:

Gambar 2.4 Bagan Konsep Database

Keterangan :

1. File Database : File database dari sistem database lain seperti Dbase (*.dbf), Paradox (*.db), Microsoft Access (*.mdb), dan lain-lain.

2. Komponen Table : Komponen yang mewakili file database. Setiap melakukan proses dalam komponen tabel tersebut, maka isi file database yang terkoneksi ke komponen tersebut berubah juga.

3. Komponen DataSource : Komponen penghubung antara komponen tabel dengan komponen data control. Dalam datasource harus diisi tabel yang berelasi ke

datasource tersebut.

4. Komponen-Komponen Data Control : Komponen yang digunakan untuk menampilkan data-data yang berasal dari datasource (tabel). Data control ada yang berbentuk tabel, label, editbox, gambar, combobox, listbox dan lain-lain.

File

Database

Komponen Table

Komponen DataSource

Komponen Data Control

2.7.2.2 SQL Server

SQL Server merupakan suatu sistem basis data dimana berfungsi sebagai media penyimpanan dari data yang akan diolah kemudian menampilkannya ketika data tersebut diakses oleh program.[2]

Perintah-perintah query dalam SQL Server :

1. Create digunakan untuk membuat tabel baru.

2. Select digunakan untuk menampilkan data sesuai kriteria yang ditentukan.

3. Insert digunakan untuk menyisipkan atau menambahkan baris pada tabel.

4. Update digunakan untuk mengupdate atau merubah isi data dalam tabel. 5. Delete digunakan untuk menghapus baris/record data dalam tabel. 6. Drop digunakan untuk menghapus tabel.

35

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1. Analisis Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Sebagai analisis pada sistem yang sedang berjalan, akan dibahas bagaimana prosedur dan aliran dokumen yang sedang berjalan yang digambarkan dalam bentuk flow map, pengkodean dan analisis sistem non fungsional yang meliputi perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan, serta analisis user

yang terlibat.

3.1.1. Analisis Masalah

Sistem yang sedang berjalan di PT.Bineatama Kayone Lestari saat ini masih sangat sederhana, dimana pengelolaan barang yang keluar masuk masih dilakukan dengan aplikasi Microsoft Exel yang sangat sederhana. Untuk tiap bulanya harus di buat atau diketik ulang untuk melakukan pelaporan. Tentu saja

ini tidak akan terjadi bila menggunakan program aplikasi yang menggunakan

database client-server.

Penggunaan komputer di PT.Bineatama Kayone Lestari juga tidak maksimal karena semua komputer yang ada tidak terhubung melalui jaringan. Jika sudah ada koneksi jaringan ini akan memudahkan untuk mengelola database

persediaan dan penjualan barang, dimana data yang ada dapat cepat di akses bila sewaktu – waktu ingin digunakan

3.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil penelitian, terdapat beberapa prosedur yang dilakukan pada system inventory PT.Bineatama Kayone Lestari , diantarannya :

1. Prosedur Pembelian Bahan Baku. 2. Prosedur Penjualan Bahan Baku 3.1.2.1 Prosedur Pembelian Bahan Baku

Prosedur Pembelian Bahan Baku yaitu suatu proses yang menggambarkan aliran dokumen mengenai proses pembelian bahan baku oleh perusahaan kepada supplier.

Dalam tahap ini prosedur yang dilakukan:

1. Apabila persediaan bahan baku yang ada di dalam gudang yang merupakan stok bahan baku yang telah mencapai stok minimal maka Staff

37

gudang membuat daftar pesanan bahan baku, kemudian daftar pesanan bahan baku tersebut diserahkan kepada kepala gudang untuk disetujui, daftar pesanan bahan baku yang telah disetujui kemudian diserahkan kepada staff pembelian.

2. Staff Pembelian akan membuat PO ( Purchase Order ) untuk diberikan ke supplier dan bahan baku akan dikirim sesuai dengan perjanjian yang telah ditentukan.

3. Ketika bahan baku tersebut dikirim dan telah sampai diperusahaan maka diberikan faktur penjualan bahan baku dari supplier ke staff pembelian dan dilakukan pengecekan bahan baku oleh staff gudang berdasarkan daftar pesanan bahan baku.

4. Apabila terdapat bahan baku yang rusak atau tidak sesuai dengan daftar pesanan bahan baku akan dilakukan pengembalian oleh staff pembelian. 5. Apabila bahan baku tidak ada yang rusak atau kondisinya baik, maka

dilakukan transaksi oleh staff pembelian.

6. Pembayaran akan dilakukan oleh bagian keuangan berdasarkan faktur yang dibawa oleh supplier.

Daftar Pesanan bahan baku Daftar Pesanan bahan baku yang disetujui Surat PO yang disetujui A2

Supplier Staff Pembelian Kepala Pembelian Staff Gudang Kepala Gudang

Daftar Pesanan bahan baku Penyetujuan Daftar Pesanan Daftar Pesanan bahan baku yang disetujui Daftar Pesanan bahan baku yang di setujui penyetujuan PO Surat PO yang disetujui 1 2 Surat PO yang disetujui 1 2 A3 Surat PO 1 2 Surat PO 1 2 Surat_PO.xls Pencetakan PO

A2 : Arsip Surat PO yang di setujui pada staff pembelian A3 : Arsip Surat PO yang di setujui pada supplier Keterangan :

Input data PO A1

A1 : Arsip Daftar Pesanan Bahan Baku pada staff pembelian A Pengecekan Stok bahan baku terhadap stok minimal =/< Pembuatan Daftar pesanan bahan baku Buku Stok Bahan Baku ya Daftar Pesanan bahan baku tidak dibuat Tidak

39

Faktur Pembelian

Daftar pesanan bahan baku tidak

sesuai Pengambilan arsip Daftar Pesanan bahan baku Cek kelengkapan sesuai Daftar pesanan bahan baku yang sesuai Daftar pesanan bahan baku yang sesuai

Faktur yang telah di tanda tangani

Faktur yang telah di tanda tangani

Pembayaran

Faktur yang telah di tanda tangani

disetujui Faktur yang telah

di tanda tangani disetujui A7 Supplier 1 1 1 1 2 3 1 1 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 Ya Tidak Faktur Faktur A4 A5

Staff Pembelian Kepala Pembelian Staff Gudang Kas keuangan Kepala Keuangan

Daftar pesanan bahan baku tidak

sesuai 1 2

3 Faktur

Faktur yang telah di tanda tangani

1 2

3

penyetujuan

Faktur yang telah di tanda tangani

disetujui 12

3

Faktur yang telah di tanda tangani

disetujui 12

3

Faktur yang telah di tanda tangani

disetujui 2 1 A6 Daftar pesanan bahan baku sesuai 12 3 Faktur Daftar pesanan bahan baku tidak

sesuai 12 3 Faktur Tanda tangan Daftar pesanan bahan baku yang sesuai 1 23 Faktur Daftar pesanan bahan baku yang

sesuai 1 23 Faktur yang ditandatangani Daftar pesanan

bahan baku yang sesuai 1 23 Faktur yang ditandatangani Daftar Pesanan bahan baku 12 3 Faktur Keterangan :

A4 : Arsip daftar pesan bahan baku yang sesuai A5 : Arsip Faktur yang telah di tanda tangani disetujui A7 : Arsip Faktur yang telah di tanda tangani disetujui A6 : Arsip Faktur yang telah di tanda tangani disetujui

Kepala Gudang A Faktur Pembelian 1 2 3 Daftar Pesanan bahan baku 1 23 Faktur

3.1.2.2 Prosedur Penjualan Barang Jadi

Prosedur Penjualan Bahan Baku yaitu suatu proses yang menggambarkan aliran dokumen mengenai proses penjualan bahan baku oleh perusahaan kepada konsumen.

Dalam tahap ini prosedur yang dilakukan :

1. Konsumen memesan barang melalui staff penjualan dengan memberikan daftar pesanan barang. Pemesanan barang disini juga dapat dilakukan melalui faximili atau telepon.

2. Staff gudang kemudian akan melakuakan pengecekan ketersediaan barang berdasarkan daftar pesanan barang dari konsumen, jika tersedia maka staff gudang akan membuat surat keluar barang, surat keluar barang tersebut kemudian akan di tandatangani oleh kepala gudang dan diberikan lagi kepada staff guadang untuk di arsipkan, jika tidak maka staff gudang akan membuat daftar persediaan tidak tersedia untuk diberikan kepada staff penjualan dan setaff penjualan akan memberitahukan kepda konsumen bahwa barang yang dipesan belum tersedia.

3. Staff gudang kemudian akan menyiapkan barang beserta daftar pesanan barang untuk di serahkan ke staff penjualan, daftar pesanan barang kemudian di arsipkan dan staff penjualan akan membuat surat penjualan dan dua rangkap surat penagihan barang, staff penjualan akan memberikan surat penjualan dan dua rangkap surat penagihan barang kepada kepala

41

penjualan untuk di tandatangani, surat penjualan dan penagiahan barang kemudian diarsipkan oleh staff penjualan

4. Staff penjualan akan memberikan surat penagihan ke konsumen

5. Konsumen akan menyerahkan surat penagiahan disertai pembayaran kepada kas keuangan, kas keuangan akan membuat faktur penjualan, faktur penjualan tersebut kemudian diserahkan kepada kepala keuangan untuk di tandatangani, faktur penjualan yang telah ditandatangani kemudian diserahkan ke konsumen.

Surat penjualan barang Daftar pesanan barang Daftar pesanan barang Daftar Pesanan Barang tidak tersedia Ya A11

Konsumen Staff Penjualan Staff Gudang

Daftar pesanan barang tidak

tersedia A8

Kepala Penjualan Kepala Gudang

Penanda tanganan Daftar pesanan barang Pengecekan ketersediaan barang Tersedia Daftar Pesanan Barang tidak tersedia Pembuatan daftar pesanan tdk tersedia tidak Pembuatan surat keluar barang Surat keluar barang Penanda tanganan Pembuatan surat penjualan dan penagihan Daftar pesanan barang

Surat keluar barang

Daftar pesanan barang

Surat keluar barang ditandatangani

Daftar pesanan barang

Surat keluar barang ditandatangani Daftar pesanan barang Daftar pesanan barang A9 Surat penagihan barang Surat penjualan barang Surat penjualan barang ditandatangani Surat penjualan barang ditandatangani Surat penagihan Surat penagihan ditandatangani Surat penagihan A10 Surat penagihan 1 2 1 2 1 1 2 2 B Keterangan

A8 : Arsip Daftar Pesanan

A9 : Arsip Surat keluar barang Ditandatangani A10 : Arsip Surat Penjualan barang ditandatangani A11 : Arsip Surat Penagihan Bagian Staff Penjualan

43

pembayaran

Keterangan

A12 : Arsip Surat Penagihan disertai Pembayaran A13 : Arsip Faktur Pembayaran ditandatangani Bagian Kas Keuangan

A14 : Arsip Faktur Pembayaran ditandatangan Bagian Staff Penjualan

A15 : Arsip Faktur Pembayaran ditandatangan untuk konsumen 1,2 : Surat Penagihan Rangkap 2

1,2,3 : Faktur Pembayaran Ditandatangani Rangkap 3 Surat penagihan disertai pembayaran Surat penagihan disertai pembayaran Pembuatan faktur pembayaran 3 2 Faktur pembayaran A12 3 2 Faktur pembayaran Penanda tanganan 3 2 Faktur pembayaran ditandatangani 3 2 Faktur pembayaran ditandatangani A13 2 Faktur pembayaran ditandatangani Faktur pembayaran ditandatangani A14 1 1 1 1 1 1 A15 B

Konsumen Staff Penjualan Kas Keuangan Kepala keuangan

Gambar 3.4 Flowmap prosedur Penjualan Barang Jadi

3.1.2.3Evaluasi system yang sedang berjalan

Jika diamati terdapat kelemahan dalam mengelola database inventory antara lain : 1. Semua dokumen dilakukan secara manual sehingga membutuhkan

ketelitian yang tinggi dan waktu yang lama sehingga sering terjadi keterlambatan laporan.

2. Ketidakcocokan data atau salah pencatatan dari masing – masing bagian karena pengisian dokumen dikerjakan secara manual dan terpisah – pisah. 3. Pengolahan data tidak teratur dan tidak terstruktur serta pengaksessan data

yang terbatas.

3.1.3 Analisis Pengkodean

Kode yang digunakan pada sistem yang sedang berjalan sekarang hanya menggunakan nomor faktur untuk penjualan dan pembelian dan kode Purchase Order, sementara kode bahan baku, barang jadi, supplier, dan konsumen belum mempunyai kode. Semua pengolahan persediaan dan penjualan di PT.Bineatama Kayone Lestari masih menggunakan data barang secara langsung tanpa pengkodean karena pencatatan datanya masih menggunakan cara manual.

1. No faktur yang ada sekarang adalah sebagai berikut : Format : 9999

Menunjukkan nomor faktur Contoh: 0001

2. Kode Purchase Order.

Pengkodean Purchase Order terdiri dari 7 (tujuh) digit. Format penulisan

45

Menyatakan kode Purchase Order

Titik sebagai pemisah antara kode dgn no. urut

X X

Menyatakan No Urut

X X

PO

.

3.1.4 Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Analisa kebutuhan non fungsional menggambarkan keadaan sistem yang ada pada PT.Bineatama Kayone Lestari, diantaranya perangkat keras, Jaringan, perangkat lunak, serta user sebagai bahan analisis kekurangan dan kebutuhan yang harus dipenuhi dalam perancangan sistem yang akan diterapkan.

3.1.4.1Analisis Perangkat Keras

Perangkat komputer yang ada di perusahaan saat ini, yaitu terdapat 4 perangkat komputer dengan spesifikasi ada yang sama dan ada yang beda satu dengan lainya, tiga komputer masing-masing terdapat diruang kepala staff dan yang lainya terletak dibagian , staff pembelian, staff gudang dan staff Penjualan. Spesifikasi komputer yang ada pada system yang sedang berjalan saat ini yaitu : 1. Komputer Kepala staff, pembelian, gudang, penjualan memiliki

spesifikasi : a. Monitor

b. Processor kecepatan 2,4 Ghz c. Harddisk 80 GB

e. DVD – ROM f. Floppy Disk Drive g. Printer

h. Mouse dan keyboard

2. Komputer staff pembelian dan staff gudang memiliki spesifkasi : a. Monitor

b. Processor kecepatan 2,4 Ghz c. Harddisk 80 GB

d. RAM 512 e. DVD-ROM f. Floppy Disk Drive g. Mouse dan Keyboard h. Printer

3. Spesifikasi pada staff penjualan : a. Processor kecepatan 2800+ b. Kapasitas RAM 256 MB c. Kapasitas hardisk 80 GB d. Monitor 15‟

e. DVD-ROM f. Floppy Disk Drive

g. Printer, keyboard, dan mouse

Secara keseluruhan spesifikasi komputer yang ada di PT.Bineatama Kayone Lestari telah mecukupi untuk menjalankan sistem yang dibuat.

47

3.1.4.2Analisis Jaringan

Koneksi jaringan belum tersedia pada perusahaan ini. Namun perangkat keras yang ada sudah mendukung untuk dilakukan koneksi jaringan. Dengan adanya dua perangkat keras komputer yang sudah dilengkapi oleh kartu jaringan

onboard maka diusulkan untuk melakukan koneksi jaringan dengan menggunakan

koneksi dengan kabel. Komputer yang satu digunakan sebagai server sedangkan yang lain digunakan sebagai komputer client.

Untuk koneksi jaringan dengan menggunakan database, perangkat keras komputer yang tersedia saat ini sudah mencukupi untuk melakukan koneksi jaringan.

3.1.4.3Analisis Perangkat Lunak

Secara keseluruhan sistem operasi yang digunakan pada komputer di PT.Bineatama Kayone Lestari adalah Windows Xp dan perangkat kerja yang sering digunakan adalah Microsoft Office Word dan Excel. Sistem yang sudah ada tidak akan terpengaruh oleh perangkat lunak yang akan diaplikasikan.

Dan perangkat lunak yang digunakan dalam membangun Sistem Informasi Inventory pada PT.Bineatama Kayone Lestari adalah Borland Delphi 7.0 dan MySQL

Dari analisis perangkat lunak yang dilakukan, sistem operasi yang dijalankan di PT.Bineatama Kayone Lestari dapat mendukung perangkat lunak yang akan diaplikasikan.

3.1.4.4 Analisis User

User atau pengguna dari aplikasi sistem pengadaan dan penjualan ini terdiri dari lima pengguna, yaitu keterangannya sebagai berikut :

1. Pengguna : Administrator

Keterangan : Administrator adalah yang mengolah data user.

Klasifikasi : Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer Sistem operasi yang pernah/sering digunakan win 98, win XP, WinVista

2. Pengguna : Staff Pembelian

Keterangan : Staff Pembelian adalah yang mengolah data pembelian dan supplier

Klasifikasi : Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer Sistem operasi yang pernah/sering digunakan win 98, win XP, WinVista

3. Pengguna : Staff Gudang

Keterangan : Staff Gudang adalah yang mengolah data bahan baku dan barang jadi

49

Sistem operasi yang pernah/sering digunakan win 98, win XP, WinVista

4. Pengguna : Staff Penjualan

Keterangan : Staff Penjualan adalah yang mengolah data penjualan dan konsumen

Klasifikasi : Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer Sistem operasi yang pernah/sering digunakan win 98, win XP, WinVista

5. Pengguna : Kepala Staff

Keterangan : Kepala Staff menerima laporan pembelian dan penjualan

Klasifikasi : Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer Sistem operasi yang pernah/sering digunakan win 98, win XP, WinVista

Berdasarkan keterangan pengguna/user yang ada di PT.Bineatama Kayone Lestari pada umumnya sudah bisa mengoperasikan komputer, dari data keseluruhan dapat dilihat bahwa setiap user minimal dapat mengoperasikan

3.1.5 Analisis Basis Data (Database)

Database merupakan kumpulan data yang saling berkaitan satu dengan lainnya yang direalisasikan dengan relation key yang digambarkan dalam Entity

Relationship Diagram. Dalam memodelkan data dan menggambarkan hubungan

antara data yang ada pada sistem yang sedang berjalan di PT.Bineatama Kayone Lestari digunakan alat bantu yaitu Entity Relationship Diagram (ERD).

51

Supplier N Pembelian N Bahan Baku Konsumen N Penjualan N Bahan Jadi

Mengolah 1 User 1 Mengolah

1 Menghasilkan Menghasilkan 1 1 1 Detail Pembelian Detail Penjualan

N Menghasilkan N

Menghasilkan Menghasilkan 1 N 1 1 N 1 Password Pertanyaan Username Jawaban Nama_Petugas Hak_Akses Kode_Supplier No_Tlp Kode_PO Fax Nama_Supplier Alamat_Suplier Kota Harga_Satuan Stok Tanggal No_Faktur Username Total_Harga Nama_petugas Kode_Supplier Stok_Minimal Nama_Bahan _Baku

Kode Bahan Baku

Kode_Bahan_Baku Total_Harga Harga_Satuan Qty No_faktur Alamat No_Tlp Kota Kode_Konsumen Nama_Konsumen Fax Total_Harga No_Faktur Username Tanggal Nama_Petugas Kode_Konsumen Kode_Barang Nama_Barang Stok Harga_Satuan Kode_Produksi No_Faktur Kode_Barang Total_Harga Qty Harga_jual

161

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Setelah melewati pembangunan Sistem Persediaan dan penjualan di PT. Bineatama Kayone Lestari serta melakukan pengujian, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Mempermudah dan mempercepat dalam mendapatkan informasi tentang pembelian, persediaan barang, penjualan, supplier, dan konsumen.

2. Mempermudah dan mempercepat proses pembuatan laporan.

3. Mendukung kinerja PT.Bineatama Kayone Lestari dengan memberikan fasilitas aplikasi yang cukup legkap.

5.2 Saran

Sistem informasi Persediaan dan penjualan di PT. Bineatama Kayone Lestari ini masih dapat dikembangkan seiring dengan perkembangan spesifikasi kebutuhan pengguna sistem yang harus dipenuhi dalam mencapai tahap yang lebih tinggi dan kinerja sistem yang lebih baik. Berikut adalah beberapa saran untuk pengembangan lebih lanjut :

1. Perlu adanya Pembahasan mengenai system informasi dalam proses produksi.

162

2. Pada Data Master Supplier, supplier yang dihapus seharusnya masih ada di transaksi pemesanan tetapi di transaksi pemesanan terhapus juga jd perlu diperbaiki karena akan mengakibatkan transaksi gagal.

3. Pembuatan program ini masih dapat dikembangkan seiring dengan berkembangnya spesifikasi kebutuhan pengguna, terutama dalam hal tampilan serta laporannya, ada baiknya dibuat tampilan yang lebih menarik dan dikembangkan lebih lanjut.

4. Harus dibuatnya file backup data. Hal ini diperlukan untuk mengantisipasi jika terjadi kerusakan dan kehilangan data, atau sesuatu yang tidak diinginkan terjadi pada data sehingga filebackup bisa digunakan.

Masih banyak fasilitas lain yang dapat dikembangkan dalam perangkat lunak ini, pengembangan tersebut tentunya dapat meningkatkan mutu perangkat lunak yang lebih baik serta sesuai dengan kebutuhannya.

163

DAFTAR PUSTAKA

[ 1 ] Abdul Kadir, (2004), Dasar Aplikasi Database MySQL Delphi, Andi, Yogyakarta.

[ 2 ] Bunafit Nugroho, (2005), Database Relational dengan MySQL, Andi, Yogyakarta.

[ 3 ] Fathansyah,(2004), Basis Data, Informatika, Bandung.

[ 4 ] Handoko, T.Hani, (1984), Dasar-dasar Manajemen Produksi dan Operasi, BPFE, Yogyakarta.

[ 5 ] Jugiyanto Hartono,(1999), Analisis & Desain Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.

[ 6 ] Madcom, (2002), Pemrograman Borland Delphi 7, Andi, Yogyakarta [ 7 ] Roger, Presman S, (2002), Rekaya Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi.

Andi, Yogyakarta

[ 8 ] “Pemecahan Masalah Penjadwalan Kuliah dengan Menggunakan Teknik Intelegent Search”, http://robertsetiadi.net/articles/snkk.htm

RIWAYAT HIDUP

NIM : 10104472

Kelas : IF-9

Nama Lengkap : Dadan Rohmat

Tempat / Tanggal Lahir : Sumedang 2 Februari 1986 Agama : Islam

Jenis Kelamin : Laki - laki

Alamat : Dsn. Cinaglang RT 01 RW 04 Ds. Neglasari Kec. Darmaraja Kab. Sumedang 45372

No. Telp. : (0262) 422470

Email : Darmaking.genk@yahoo.com

PENDIDIKAN

1992 – 1998 : SD Negeri Pataruman

1998 – 2001 : SMP Negeri 2 Darmaraja 2001 – 2004 : SMA Negeri 1 Darmaraja

2004 – 2009 : Program S1, Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer,

Universitas Komputer Indonesia – Bandung

Bandung, 12 Februari 2009

Dadan Rohmat NIM : 10104472

iii

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wrwb

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, atas berkat-Nya yang telah dilimpahkan kepada penulis sehingga terbentuklah suatu Tugas

Akhir yang berjudul “ Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan di

PT.Bineatama Kayone Lestari ”, untuk memenuhi salah satu syarat Ujian Akhir Sarjana di Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.

Tugas Akhir ini dapat penulis selesaikan berkat kerja sama dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar–besarnya kepada :

1. Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya.

2. Kedua orang tua sayah yang telah memberikan dukungan moril maupun materil yang tak terhingga selama ini.

3. Mira Kania Sabariah, S.T., M.T. Selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer UNIKOM.

4. Ilham Perdana, S.T., M.T. selaku dosen pembimbing dan penguji II yang telah memberikan pengarahan dalam penulisan skripsi ini .

5. Bapak Ir. Taryana Suryana selaku dosen wali IF-9 angkatan 2004. 6. Tati Harihayati M., S.T.M.T. Selaku penguji I tugas akhir penulis.

iv

7. Mira Kania Sabariah, S.T., M.T. Selaku penguji III tugas akhir penulis. 8. Dosen – dosen Teknik Informatika UNIKOM atas bimbingan dan ilmunya. 9. Kepada Kakaku Ningning dan Aanya, Ida dan a ilhamnya makasih atas

bantuan dan dukungannya selama ini,

10. Oghe, makasih atas dukungan dan bantuanya dalam menyelesaikan tugas akhirku ini,

11. Agung, Iput, Deni, Rian, Onil, Syarif, Dayak, Ari, Aris, TB, OM Henki dan semua teman-teman maaf kalau tidak disebutkan satu persatu, makasih atas dukungan dan bantuannya slama menyusun tugas akhir ini,

12. Teman-teman di Teknik Informatika UNIKOM angkatan 2004 terutama kelas IF – 9.

Semoga kebaikan yang telah diberikan kepada penulis mendapatkan berkat yang melimpah dari Allah SWT.

Penulis menyadari bahwasanya dalam penulis Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan baik dari segi materi maupun dari segi penyusunannya mengingat terbatasnya pengetahuan dan kemampuan penulis. Untuk itu, dengan kerendahan hati penulis mohon maaf dan penulis sangat mengharapkan segala saran dan kritikan yang sekiranya dapat membantu penulis agar dalam penulisan selanjutnya bisa lebih baik lagi.

Bandung, Februari 2009