3.1.2.2 Prosedur Penjualan Barang Jadi
Prosedur Penjualan Bahan Baku yaitu suatu proses yang menggambarkan aliran dokumen mengenai proses penjualan bahan baku oleh perusahaan kepada
konsumen. Dalam tahap ini prosedur yang dilakukan :
1. Konsumen memesan barang melalui staff penjualan dengan memberikan daftar pesanan barang. Pemesanan barang disini juga dapat dilakukan
melalui faximili atau telepon. 2. Staff gudang kemudian akan melakuakan pengecekan ketersediaan barang
berdasarkan daftar pesanan barang dari konsumen, jika tersedia maka staff gudang akan membuat surat keluar barang, surat keluar barang tersebut
kemudian akan di tandatangani oleh kepala gudang dan diberikan lagi kepada staff guadang untuk di arsipkan, jika tidak maka staff gudang akan
membuat daftar persediaan tidak tersedia untuk diberikan kepada staff penjualan dan setaff penjualan akan memberitahukan kepda konsumen
bahwa barang yang dipesan belum tersedia. 3. Staff gudang kemudian akan menyiapkan barang beserta daftar pesanan
barang untuk di serahkan ke staff penjualan, daftar pesanan barang kemudian di arsipkan dan staff penjualan akan membuat surat penjualan
dan dua rangkap surat penagihan barang, staff penjualan akan memberikan surat penjualan dan dua rangkap surat penagihan barang kepada kepala
penjualan untuk di tandatangani, surat penjualan dan penagiahan barang kemudian diarsipkan oleh staff penjualan
4. Staff penjualan akan memberikan surat penagihan ke konsumen 5. Konsumen akan menyerahkan surat penagiahan disertai pembayaran
kepada kas keuangan, kas keuangan akan membuat faktur penjualan, faktur penjualan tersebut kemudian diserahkan kepada kepala keuangan
untuk di tandatangani, faktur penjualan yang telah ditandatangani kemudian diserahkan ke konsumen.
Surat penjualan barang
Daftar pesanan barang
Daftar pesanan barang
Daftar Pesanan Barang tidak
tersedia Ya
A11
Konsumen Staff Penjualan
Staff Gudang
Daftar pesanan barang tidak
tersedia A8
Kepala Penjualan Kepala Gudang
Penanda tanganan
Daftar pesanan barang
Pengecekan ketersediaan
barang Tersedia
Daftar Pesanan Barang tidak
tersedia
Pembuatan daftar
pesanan tdk tersedia
tidak
Pembuatan surat keluar
barang Surat keluar
barang Penanda
tanganan
Pembuatan surat penjualan
dan penagihan
Daftar pesanan barang
Surat keluar barang Daftar pesanan
barang
Surat keluar barang ditandatangani
Daftar pesanan barang
Surat keluar barang ditandatangani
Daftar pesanan barang
Daftar pesanan barang
A9 Surat penagihan
barang Surat penjualan
barang
Surat penjualan barang
ditandatangani
Surat penjualan barang
ditandatangani Surat penagihan
Surat penagihan ditandatangani
Surat penagihan
A10 Surat penagihan
1 2
1 2
1
1 2
2
B
Keterangan A8 : Arsip Daftar Pesanan
A9 : Arsip Surat keluar barang Ditandatangani A10 : Arsip Surat Penjualan barang ditandatangani
A11 : Arsip Surat Penagihan Bagian Staff Penjualan
Gambar 3.3 Flowmap prosedur Penjualan Barang Jadi
pembayaran
Keterangan A12 : Arsip Surat Penagihan disertai Pembayaran
A13 : Arsip Faktur Pembayaran ditandatangani Bagian Kas Keuangan
A14 : Arsip Faktur Pembayaran ditandatangan Bagian Staff Penjualan
A15 : Arsip Faktur Pembayaran ditandatangan untuk konsumen 1,2 : Surat Penagihan Rangkap 2
1,2,3 : Faktur Pembayaran Ditandatangani Rangkap 3 Surat penagihan
disertai pembayaran Surat penagihan
disertai pembayaran
Pembuatan faktur
pembayaran 3
2 Faktur pembayaran
A12 3
2 Faktur pembayaran
Penanda tanganan
3 2
Faktur pembayaran ditandatangani
3 2
Faktur pembayaran ditandatangani
A13 2
Faktur pembayaran ditandatangani
Faktur pembayaran ditandatangani
A14 1
1
1
1 1
1
A15
B
Konsumen Staff Penjualan
Kas Keuangan Kepala keuangan
Gambar 3.4 Flowmap prosedur Penjualan Barang Jadi 3.1.2.3
Evaluasi system yang sedang berjalan
Jika diamati terdapat kelemahan dalam mengelola database inventory antara lain : 1. Semua dokumen dilakukan secara manual sehingga membutuhkan
ketelitian yang tinggi dan waktu yang lama sehingga sering terjadi keterlambatan laporan.
2. Ketidakcocokan data atau salah pencatatan dari masing – masing bagian
karena pengisian dokumen dikerjakan secara manual dan terpisah – pisah.
3. Pengolahan data tidak teratur dan tidak terstruktur serta pengaksessan data yang terbatas.
3.1.3 Analisis Pengkodean