Prosedur Penjualan Barang Jadi

3.1.2.2 Prosedur Penjualan Barang Jadi

Prosedur Penjualan Bahan Baku yaitu suatu proses yang menggambarkan aliran dokumen mengenai proses penjualan bahan baku oleh perusahaan kepada konsumen. Dalam tahap ini prosedur yang dilakukan : 1. Konsumen memesan barang melalui staff penjualan dengan memberikan daftar pesanan barang. Pemesanan barang disini juga dapat dilakukan melalui faximili atau telepon. 2. Staff gudang kemudian akan melakuakan pengecekan ketersediaan barang berdasarkan daftar pesanan barang dari konsumen, jika tersedia maka staff gudang akan membuat surat keluar barang, surat keluar barang tersebut kemudian akan di tandatangani oleh kepala gudang dan diberikan lagi kepada staff guadang untuk di arsipkan, jika tidak maka staff gudang akan membuat daftar persediaan tidak tersedia untuk diberikan kepada staff penjualan dan setaff penjualan akan memberitahukan kepda konsumen bahwa barang yang dipesan belum tersedia. 3. Staff gudang kemudian akan menyiapkan barang beserta daftar pesanan barang untuk di serahkan ke staff penjualan, daftar pesanan barang kemudian di arsipkan dan staff penjualan akan membuat surat penjualan dan dua rangkap surat penagihan barang, staff penjualan akan memberikan surat penjualan dan dua rangkap surat penagihan barang kepada kepala penjualan untuk di tandatangani, surat penjualan dan penagiahan barang kemudian diarsipkan oleh staff penjualan 4. Staff penjualan akan memberikan surat penagihan ke konsumen 5. Konsumen akan menyerahkan surat penagiahan disertai pembayaran kepada kas keuangan, kas keuangan akan membuat faktur penjualan, faktur penjualan tersebut kemudian diserahkan kepada kepala keuangan untuk di tandatangani, faktur penjualan yang telah ditandatangani kemudian diserahkan ke konsumen. Surat penjualan barang Daftar pesanan barang Daftar pesanan barang Daftar Pesanan Barang tidak tersedia Ya A11 Konsumen Staff Penjualan Staff Gudang Daftar pesanan barang tidak tersedia A8 Kepala Penjualan Kepala Gudang Penanda tanganan Daftar pesanan barang Pengecekan ketersediaan barang Tersedia Daftar Pesanan Barang tidak tersedia Pembuatan daftar pesanan tdk tersedia tidak Pembuatan surat keluar barang Surat keluar barang Penanda tanganan Pembuatan surat penjualan dan penagihan Daftar pesanan barang Surat keluar barang Daftar pesanan barang Surat keluar barang ditandatangani Daftar pesanan barang Surat keluar barang ditandatangani Daftar pesanan barang Daftar pesanan barang A9 Surat penagihan barang Surat penjualan barang Surat penjualan barang ditandatangani Surat penjualan barang ditandatangani Surat penagihan Surat penagihan ditandatangani Surat penagihan A10 Surat penagihan 1 2 1 2 1 1 2 2 B Keterangan A8 : Arsip Daftar Pesanan A9 : Arsip Surat keluar barang Ditandatangani A10 : Arsip Surat Penjualan barang ditandatangani A11 : Arsip Surat Penagihan Bagian Staff Penjualan Gambar 3.3 Flowmap prosedur Penjualan Barang Jadi pembayaran Keterangan A12 : Arsip Surat Penagihan disertai Pembayaran A13 : Arsip Faktur Pembayaran ditandatangani Bagian Kas Keuangan A14 : Arsip Faktur Pembayaran ditandatangan Bagian Staff Penjualan A15 : Arsip Faktur Pembayaran ditandatangan untuk konsumen 1,2 : Surat Penagihan Rangkap 2 1,2,3 : Faktur Pembayaran Ditandatangani Rangkap 3 Surat penagihan disertai pembayaran Surat penagihan disertai pembayaran Pembuatan faktur pembayaran 3 2 Faktur pembayaran A12 3 2 Faktur pembayaran Penanda tanganan 3 2 Faktur pembayaran ditandatangani 3 2 Faktur pembayaran ditandatangani A13 2 Faktur pembayaran ditandatangani Faktur pembayaran ditandatangani A14 1 1 1 1 1 1 A15 B Konsumen Staff Penjualan Kas Keuangan Kepala keuangan Gambar 3.4 Flowmap prosedur Penjualan Barang Jadi 3.1.2.3 Evaluasi system yang sedang berjalan Jika diamati terdapat kelemahan dalam mengelola database inventory antara lain : 1. Semua dokumen dilakukan secara manual sehingga membutuhkan ketelitian yang tinggi dan waktu yang lama sehingga sering terjadi keterlambatan laporan. 2. Ketidakcocokan data atau salah pencatatan dari masing – masing bagian karena pengisian dokumen dikerjakan secara manual dan terpisah – pisah. 3. Pengolahan data tidak teratur dan tidak terstruktur serta pengaksessan data yang terbatas.

3.1.3 Analisis Pengkodean