37
Sistem Informasi Pembelian Kredit Pada Distributor Semen
T eddy Marcus Zakaria
St af Pengaj ar Fakul t as Teknol ogi Inf or masi Uni ver si t as Kr i st en Mar anat ha
Emai l :
t eddy. mzmaranat ha. edu Abst ract
Pur chasi ng i s t he f i r st act i vi t y i n t r adi ng compani es. A company may not sal e t he pr oduct bef or e t hey have i t . The good cr edi t pur chase syst em
can gi ve us i nf or mat i on about pr oduct s, suppl i er s, st ocks, pur chases, and expenses. The sof t war e has f eat ur es t hat wi l l enabl e your
or gani zat i on t o ext end cont r ol over pur chasi ng and expenses, manage account payabl e, pr i nt cheque, manage cost .
Keyword : pur chasi ng, account payabl e 1.
Pendahuluan
Sist em Pembel ian Kredit merupakan bagian dari sikl us pengel uaran expendi t ur e. Komponen l ain dari sist em pengel uaran adal ah sist em
penggaj ian dan pengel uaran kas l ainnya. Pada sist em pembel ian umumnya diperl ukan inf ormasi-inf ormasi sebagai berikut :
1. Jumlah barang yang harus dipesan, karena persediaan menipis
2. Jumlah order pembelian yang dit erbit kan set iap periode
3. Barang yang di order yang belum dit erima barangnya
4. Jumlah hut ang yang akan j at uh t empo 0-30, 31-60, 61-90, lebih 90
hari 5.
Inf ormasi pembelian berdasarkan barang, suplier pemasok, maupun f akt ur at au urut an pembel ian
6. Inf ormasi hut ang berdasarkan suplier, maupun urut an pembayaran
hut ang.
2. Sistem informasi pembelian kredit
Sebuah sist em inf ormasi pembel ian pada suat u perusahaan umumnya memil iki akt ivit as-akt ivit as sebagai berikut :
1. Permint aan pembelian dari bagian yang membut uhkan, misalnya
Bagian Gudang 2.
Pemesanan barang ke suplier oleh bagian pembelian 3.
Penerimaan barang dan dokumen dari supl ier 4.
Pencat at an barang masuk 5.
Pencat at an hut ang j ika pembelian kredit 6.
Pembayaran hut ang j ika pembelian kredit
38 Al iran Dokumen Fl ow Map ant ara bagian yang t erkait Suppl ier –
Pembel ian – Gudang – Keuangan dapat digambarkan secara umum sebagai berikut :
Berlaku : 1 Januari 2006
Revisi : 1
No.Dokumen : DAD-Deka-01
Salinan : Asli Halaman : 1 dari 1
FLOWMAP PEMBELIAN KREDIT DAN PEMBAYARAN HUTANG
PEMBELIAN GUDANG
KEUANGANHUTANG SUPPLIER
Tagihan Hutang
Permintaan pembelian
Pesanan Barang
Buat Faktur
Buat Cetak Pelunasan Hutang
Faktur Beli Surat Jalan
Surat Jalan
Keterangan : Dokumen Arsip dijadikan bahan untuk
membuat Rekapitulasi Pelaporan Tagihan
Hutang Surat Jalan
Pembayaran Hutang Tunai
CekGiro Transfer 2
Pesanan Barang
Surat Jalan Faktur Beli
Faktur Beli
Faktur Beli Surat Jalan
Pembayaran Hutang Tunai
CekGiro Transfer 1
Pembayaran Hutang Tunai
CekGiro Transfer 1
Surat Jalan Buat
Pesanan
Gambar 1. Flow Map Sist em Inf ormasi Pembelian Kredit
Berdasarkan al iran dat a secara umum t ersebut , kit a dapat mengenal proses pencat at an apa saj a yang perl u dil akukan. Bagian int ernal yang
mengoperasikan sist em adal ah bagian Pembel ian dan Keuangan Hut ang. Dari proses t ersebut dapat dirancang sist em berbasis komput er yang
memanf aat kan t eknol ogi basisdat a
dat abase.
3. Jenis-j enis pembelian
Pada prakt eknya, pembel ian yang dil akukan ol eh perusahaan dapat dikat egorikan sebagai berikut :
1. Berdasarkan j angka wakt u pembayaran, t erdiri at as :
a. Pembelian tunai, yang j angka wakt u pembayarannya sangat
singkat at aupun bersamaan dengan t erj adinya penerimaan barang
b.
Pembelian kredit, yang j angka wakt u pembayarannya lebih
l ama misal nya 1 bul an, 2 bul an at au sesuai penj anj ian.
Teddy Mar cus Zakar i a
39 2.
Berdasarkan j umlah barang yang dibeli, t erdiri at as : a.
Pembelian grosir, yait u pembelian dalam j umlah banyak.
Karena nil ai pembel iannya j uga cukup besar, maka pada umumnya pembel ian grosis bersif at kredit .
b.
Pembelian eceran, yait u pembelian dalam j umlah sedikit .
Karena nil ai pembel iannya j uga rel at if kecil , maka pada umumnya pembel ian eceran bersif at t unai.
3. Berdasarkan hak at as barang yang dibeli, t erdiri at as :
a.
Pembelian umum, yait u j ika t erj adi pengalihan hak dari
pihak penj ual ke pihak pembel i. Pembel ian ini merupakan bent uk yang pal ing umum, karena penj ual t idak menanggung
resiko apapun j ika barang sudah dibel i. b.
Pembelian konsinyasi, yait u barang yang dij ual sebenarnya
adal ah mil ik supl ier asal . Art inya j ika barang t idak l aku, dapat dikembal ikan kepada
suppl i er nya. Misal nya sebuah supermarket “ Y” membel i pakaian dari pabrik “ Z” . Pakaian
yang dibel i ol eh “ Y” sepenuhnya mil ik pabrik “ Z” , sehingga j ika t idak l aku dapat dikembal ikan ke pabrik. Sedangkan
at as pakaian yang l aku t erj ual , umumnya supermarket t ersebut memperol eh komisi dari pabrik “ Z” .
4. Perancangan basis data
