Sistem Informasi Pembelian Kredit Pada Distributor Semen.

Sistem Informasi Pembelian Kredit

Pada Distributor Semen

T eddy Marcus Zakaria

St af Pengaj ar Fakul t as Teknol ogi Inf or masi Uni ver si t as Kr i st en Mar anat ha

Emai l : t eddy. mz@maranat ha. edu

Abst ract

Pur chasi ng i s t he f i r st act i vi t y i n t r adi ng compani es. A company may not sal e t he pr oduct bef or e t hey have i t . The good cr edi t pur chase syst em can gi ve us i nf or mat i on about pr oduct s, suppl i er s, st ocks, pur chases, and expenses. The sof t war e has f eat ur es t hat wi l l enabl e your or gani zat i on t o ext end cont r ol over pur chasi ng and expenses, manage account payabl e, pr i nt cheque, manage cost .

Keyword : pur chasi ng, account payabl e

1. Pendahuluan

Sist em Pembel ian Kredit merupakan bagian dari sikl us pengel uaran

(expendi t ur e). Komponen l ain dari sist em pengel uaran adal ah sist em

penggaj ian dan pengel uaran kas l ainnya. Pada sist em pembel ian umumnya diperl ukan inf ormasi-inf ormasi sebagai berikut :

1. Juml ah barang yang harus dipesan, karena persediaan menipis 2. Juml ah order pembel ian yang dit erbit kan set iap periode 3. Barang yang di order yang bel um dit erima barangnya

4. Juml ah hut ang yang akan j at uh t empo (0-30, 31-60, 61-90, l ebih 90 hari)

5. Inf ormasi pembel ian berdasarkan barang, supl ier/ pemasok, maupun f akt ur at au urut an pembel ian

6. Inf ormasi hut ang berdasarkan supl ier, maupun urut an pembayaran hut ang.

2. Sist em informasi pembelian kredit

Sebuah sist em inf ormasi pembel ian pada suat u perusahaan umumnya memil iki akt ivit as-akt ivit as sebagai berikut :

1. Permint aan pembel ian dari bagian yang membut uhkan, misal nya Bagian Gudang

2. Pemesanan barang ke supl ier ol eh bagian pembel ian 3. Penerimaan barang dan dokumen dari supl ier

4. Pencat at an barang masuk

5. Pencat at an hut ang j ika pembel ian kredit 6. Pembayaran hut ang j ika pembel ian kredit

Al iran Dokumen (Fl ow Map) ant ara bagian yang t erkait (Suppl ier – Pembel ian – Gudang – Keuangan) dapat digambarkan secara umum sebagai berikut :

Berlaku : 1 Januari 2006 Revisi : 1

No.Dokumen : DAD-Deka-01 Salinan : Asli _{Halaman : 1 dari 1}

FLOWMAP PEMBELIAN KREDIT DAN PEMBAYARAN HUTANG

PEMBELIAN GUDANG KEUANGAN/HUTANG SUPPLIER Tagihan Hutang Permintaan pembelian Pesanan Barang Buat Faktur

Buat & Cetak Pelunasan Hutang Faktur Beli

Surat Jalan * Surat Jalan *

Keterangan :

Dokumen Arsip dijadikan bahan untuk membuat Rekapitulasi / Pelaporan

Tagihan Hutang Surat Jalan Pembayaran Hutang Tunai/ Cek/Giro/ Transfer (2) Pesanan Barang Surat Jalan

Faktur Beli Faktur Beli

Faktur Beli Surat Jalan *

Pembayaran Hutang Tunai/ Cek/Giro/ Transfer (1) Pembayaran Hutang Tunai/ Cek/Giro/ Transfer (1)

Surat Jalan * Buat

Pesanan

Gambar 1. Flow Map Sist em Inf ormasi Pembelian Kredit

Berdasarkan al iran dat a secara umum t ersebut , kit a dapat mengenal proses pencat at an apa saj a yang perl u dil akukan. Bagian int ernal (yang mengoperasikan sist em) adal ah bagian Pembel ian dan Keuangan/ Hut ang. Dari proses t ersebut dapat dirancang sist em berbasis komput er yang memanf aat kan t eknol ogi basisdat a (dat abase).

3. Jenis-j enis pembelian

Pada prakt eknya, pembel ian yang dil akukan ol eh perusahaan dapat dikat egorikan sebagai berikut :

1. Berdasarkan j angka wakt u pembayaran, t erdiri at as :

a. Pembelian tunai, yang j angka wakt u pembayarannya sangat

singkat at aupun bersamaan dengan t erj adinya penerimaan barang

2. Berdasarkan j uml ah barang yang dibel i, t erdiri at as :

a. Pembelian grosir, yait u pembel ian dal am j uml ah banyak.

Karena nil ai pembel iannya j uga cukup besar, maka pada umumnya pembel ian grosis bersif at kredit .

b. Pembelian eceran, yait u pembel ian dal am j uml ah sedikit .

Karena nil ai pembel iannya j uga rel at if kecil , maka pada umumnya pembel ian eceran bersif at t unai.

3. Berdasarkan hak at as barang yang dibel i, t erdiri at as :

a. Pembelian umum, yait u j ika t erj adi pengal ihan hak dari

pihak penj ual ke pihak pembel i. Pembel ian ini merupakan bent uk yang pal ing umum, karena penj ual t idak menanggung resiko apapun j ika barang sudah dibel i.

b. Pembelian konsinyasi, yait u barang yang dij ual sebenarnya

adal ah mil ik supl ier asal . Art inya j ika barang t idak l aku, dapat dikembal ikan kepada suppl i er nya. Misal nya sebuah

supermarket “ Y” membel i pakaian dari pabrik “ Z” . Pakaian yang dibel i ol eh “ Y” sepenuhnya mil ik pabrik “ Z” , sehingga j ika t idak l aku dapat dikembal ikan ke pabrik. Sedangkan at as pakaian yang l aku t erj ual , umumnya supermarket t ersebut memperol eh komisi dari pabrik “ Z” .

4. Perancangan basis data

Berdasarkan anal isis al iran dat a di at as, dapat disimpul kan bahwa pada umumnya sist em pembel ian kredit memil iki 2 t ransaksi pent ing yait u :

1. Transaksi pemesanan barang dan pembel ian ke suppl i er

2. Transaksi pembayaran hut ang j ika pembel ian dil akukan secara kredit

Kedua t ransaksi t ersebut dapat menj adi l ebih sederhana, misal pada sist em pembel ian eceran, dimana sebagian besar dil akukan secara t unai, maka proses-proses t ersebut menj adi sat u kesat uan. Dengan demikian sist em pembel ian eceran hanya memil iki sat u t ransaksi saj a.

Berikut ini adal ah sebuah cont oh rancangan basisdat a unt uk sist em pembel ian kredit , namun dapat digunakan unt uk sist em pembel ian t unai. Basisdat a t erdiri dari 4 t abel t ransaksi, yait u t abel Pembel ian dan t abel Det il Pembel ian, t abel Pembayaran dan t abel Det il Pembayaran. Basisdat a j uga t erdiri dari 3 t abel induk (mast er) yait u t abel supl ier, t abel barang dan t abel kel ompok barang. Rel asi ant ar t abel nya digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2. Relasi Ant ar T abel Sist em Pembelian Kredit

Ket erangan :

• 1---oo = rel asi sat u ke banyak

• Fiel d yang dicet ak t ebal misal NoFJ pada t abel FB, KodeBarang pada t abel Barang.

• Tabel t ransaksi pembel ian disimpan pada t abel FB (Mast er dat a dari Fakt ur Pembel ian) dan t abel FBDet (Det il dat a dari Fakt ur Pembel ian)

• Tabel t ransaksi pembayaran hut ang disimpan FBBayar (Mast er dat a Pembayaran Hut ang) dan t abel FBBayarDet (Det il dat a Pembayaran Hut ang)

• Tabel Suppl ier, Barang dan Tipe Barang merupakan t abel Mast er Dat a)

5. Menu dan Antarmuka Program

Set el ah perancangan dat abase sel esai dil akukan, barul ah kit a menent ukan susunan menu program apl ikasi dan ant armukanya. Berikut susunan menu ut ama dari sist em ini.

Gambar 3. Susunan Menu Sisem Pembelian Kredit

Menu Utama

File Pembelian Catatan Laporan

Supplier Barang Tipe Barang Exit Barang Masuk / Fakur Pembayaran Hutang Barang Masuk / Bantuan Biaya Operasional Pembayaran Hutang + Giro

Tentang Program

Total Hutang + Analisa

St rukt ur Tampil an pada sist em ini sebagai berikut :

Gambar 4. St rukt ur T ampilan Sist em Pembelian Kredit

Pada modul Fil e, Pembel ian dan Cat at an t erdapat icon-icon unt uk memasukkan dat a (New), mengedit dat a (Edit ), menghapus (Delet e),

memberi t anda dat a benar/ sudah diperiksa, set el ah di-post dat a t idak dapat diedit (Post ), mencari (Search), memperbaharui t ampil an

(Ref resh), mencet ak (Print ), menut up modul (Close) dan memf il t er dat a

(Filt er). Tombol f ilt er hanya ada pada t ransaksi pembelian dan

pembayaran hut ang. Berikut icon-icon yang digunakan :

Gambar 5. Icon unt uk proses dat a

Bent uk ant amuka saat masuk sist em, dan menu-menu yang t erdapat dal am sist em ini adal ah sebagai berikut :

Gambar 6. T ampilan log-in ke dalam sist em pembelian

Gambar 7. T ampilan Menu File

………..Menu Utama ………Toolbar/Icon

……….………..Bidang Kerja

Gambar 8. T ampilan Menu Pembelian

Gambar 9. T ampilan Menu Cat at an

Unt uk mel ihat l ebih rinci proses yang dapat dil akukan pada modul Fil e, yang t erdiri dari mast er dat a Suppl ier, Barang dan Tipe Barang dapat dil ihat pada gambar yang disusun dal am bent uk Ti l e berikut :

Gambar 11. Modul Mast er Dat a Supplier, Barang dan T ipe Barang

Gambar 12. T ampilan Modul Pembelian

Pada modul Fakt ur Pembel ian, user dapat menambahkan f akt ur pembel ian yang dit erima dari suppl ier, mengedit dsb. Dat a pembel ian ini dapat diurut kan secara ascending/ descending dengan cara mengkl ik pada j udul kol om yang dikehendaki, sepert i No. Fakt ur, Tgl . Fakt ur dan kol om-kol om l ainnya. Unt uk menyaring dat a t ert ent u dengan cara mengkl ik t ombol Fil t er, kemudian pil ih Fakt ur yang dif il t er berdasarkan Nomor Fakt ur, Tgl . Jat uh Tempo at au berdasarkan Suppl ier t ert ent u. Dat a hasil f il t er/ saringan dapat dicet ak menggunakan t ombol Print . Unt uk mengubah dat a (edit ), dapat dil akukan dengan t ombol Edit , misal kit a ingin memperbaiki j uml ah barang yang dit erima dari suppl ier. Tombol Post ing digunakan unt uk mengunci dat a ini agar t idak bisa diedit kembal i. Proses ini mel akukan pencat at an barang yang masuk ke dal am t abel Barang

sehingga j uml ah barang bert ambah dan pencat at an hut ang yang masuk ke dal am t abel Suppl ier sehingga hut ang bert ambah.

Transaksi Pembel ian yang akan dimasukkan, dapat dil ihat pada gambar berikut :

Gambar 13. T ampilan Masukan Fakt ur Pembelian

Gambar 14. T ampilan Modul Pembayaran Hut ang

…….…….…. Nomor Faktur diawali FB+nomor urut ………. Default pembayaran 30 hari dari tgl. Pembelian

………. Detil barang yang dibeli

………. Subtotal Faktur ………Discount ………..… Total Faktur ……….. Diisi jika ada uang muka

……. Harga barang diambil dari kontrak per suplier

Pada modul Pembayaran Hut ang, kit a dapat mel akukan proses pembayaran f akt ur j ika pembel ian dil akukan secara kredit . Det il f akt ur yang akan dibayar dapat dil ihat pada gambar berikut :

Gambar 15. T ampilan Masukan Pembayaran Hut ang

Ket erangan f iel d :

• Tot al Fakt ur : j uml ah pembel ian

• Uang Muka : pembayaran uang muka, j ika pembel ian t unai maka uang muka diisi sama dengan t ot al f akt ur.

• Hut ang : j uml ah hut ang yang harus dibayar

• Bayar : j uml ah pembayaran hut ang (hut ang dikurangi discount dan penghapusan)

• Discount : j uml ah pot ongan pembayaran

• Penghapusan : j uml ah penghapusan hut ang

Gambar 16. T ampilan Modul Biaya Operasional

Pada modul Biaya Operasional , kit a dapat memasukkan dat a biaya operasional sepert i t ransport , uang makan, biaya bongkar, biaya al at t ul is kant or, dsb. Berikut t ampil an masukan biaya operasional unt uk Transport pada t anggal 01/ 03/ 2005 sebesar Rp. 230, 500.

…….….No. Pembayaran diawali FBB +<nomor urut>

…………. Faktur yang akan dibayar, hutang per faktur, jumlah bayar, discount pembayaran, penghapusan hutang

...Cara pembayaran: Giro, Tunai, Transfer,

Gambar 17. T ampilan Masukan Biaya Operasional

Gambar 18. T ampilan Modul Laporan Pembelian

Pada modul Laporan Pembel ian, ada sej uml ah j enis l aporan yang dapat dihasil kan t ergant ung inf ormasi apa yang dikehendaki. Misal kit a ingin memil ih j enis l aporan Pembel ian per Fakt ur, kemudian isikan periode pembel iannya. Cont oh l aporan dapat dil ihat pada gambar berikut :

Pada modul Laporan Pembayaran Hut ang, ada sej uml ah j enis l aporan dapat dihasil kan. Cont oh modul dan hasil l aporan dapat dil ihat pada gambar berikut :

Gambar 20. T ampilan Modul Laporan Pembayaran Hut ang

Gambar 21. Preview Laporan Pelunasan

Pada modul Laporan Hut ang, ada dua j enis l aporan dapat dihasil kan. Cont oh modul dan l aporan dapat dil ihat pada gambar berikut :

Gambar 23. T ampilan Preview Laporan Umur Hut ang

Simpulan

Berdasarkan hasil anal isis, perancangan dan impl ement asi sist em, dapat disimpul kan :

1. Sist em Pembel ian Kredit berbasis komput er sangat membant u sekal i dal am proses pencat at an dan pembuat an l aporan.

2. Laporan Pembel ian, Pembayaran Hut ang dan Anal isis Hut ang dapat dihasil kan set iap saat , sehingga kual it as inf ormasi yang cepat , t epat dan akurat t erpenuhi.

DAFTAR PUSTAKA

Cushing, B. E. & Romney, M. B. (1999). Account i ng Inf or mat i on Syst em

8t hed. Addison-Wesl ey Publ ishing Company Inc.

Lapor an Keuangan, (n. d. ). Ret rieved f rom ht t p: / / www.

e-dukasi. net / modul _onl ine/ MO_42/ akt 206_08. ht m

Marcus, T. , Prij ono, A. & Widiadhi, J. (2004). Del phi Devel oper dan SQL Ser ver 2000. Bandung : CV. Inf ormat ika.

(Teddy Mar cus Zakar i a)

Unt uk mel ihat l ebih rinci proses yang dapat dil akukan pada modul Fil e, yang t erdiri dari mast er dat a Suppl ier, Barang dan Tipe Barang dapat dil ihat pada gambar yang disusun dal am bent uk Ti l e berikut :

Gambar 11. Modul Mast er Dat a Supplier, Barang dan T ipe Barang

Gambar 12. T ampilan Modul Pembelian

Pada modul Fakt ur Pembel ian, user dapat menambahkan f akt ur pembel ian yang dit erima dari suppl ier, mengedit dsb. Dat a pembel ian ini dapat diurut kan secara ascending/ descending dengan cara mengkl ik pada j udul

sehingga j uml ah barang bert ambah dan pencat at an hut ang yang masuk ke dal am t abel Suppl ier sehingga hut ang bert ambah.

Transaksi Pembel ian yang akan dimasukkan, dapat dil ihat pada gambar berikut :

Gambar 13. T ampilan Masukan Fakt ur Pembelian

Gambar 14. T ampilan Modul Pembayaran Hut ang …….…….…. Nomor Faktur

diawali FB+nomor urut ………. Default pembayaran 30 hari dari tgl. Pembelian

………. Detil barang yang dibeli

………. Subtotal Faktur ………Discount ………..… Total Faktur ……….. Diisi jika ada uang muka

……. Harga barang diambil dari kontrak per suplier

(Teddy Mar cus Zakar i a)

Pada modul Pembayaran Hut ang, kit a dapat mel akukan proses pembayaran f akt ur j ika pembel ian dil akukan secara kredit . Det il f akt ur yang akan dibayar dapat dil ihat pada gambar berikut :

Gambar 15. T ampilan Masukan Pembayaran Hut ang

Ket erangan f iel d :

• Tot al Fakt ur : j uml ah pembel ian

• Uang Muka : pembayaran uang muka, j ika pembel ian t unai maka uang muka diisi sama dengan t ot al f akt ur.

• Hut ang : j uml ah hut ang yang harus dibayar

• Bayar : j uml ah pembayaran hut ang (hut ang dikurangi

discount dan penghapusan)

• Discount : j uml ah pot ongan pembayaran

• Penghapusan : j uml ah penghapusan hut ang

…….….No. Pembayaran diawali FBB +<nomor urut>

…………. Faktur yang akan dibayar, hutang per faktur, jumlah bayar, discount pembayaran, penghapusan hutang

...Cara pembayaran: Giro, Tunai, Transfer,

Gambar 17. T ampilan Masukan Biaya Operasional

Gambar 18. T ampilan Modul Laporan Pembelian

Pada modul Laporan Pembel ian, ada sej uml ah j enis l aporan yang dapat dihasil kan t ergant ung inf ormasi apa yang dikehendaki. Misal kit a ingin memil ih j enis l aporan Pembel ian per Fakt ur, kemudian isikan periode pembel iannya. Cont oh l aporan dapat dil ihat pada gambar berikut :

(Teddy Mar cus Zakar i a)

Pada modul Laporan Pembayaran Hut ang, ada sej uml ah j enis l aporan dapat dihasil kan. Cont oh modul dan hasil l aporan dapat dil ihat pada gambar berikut :

Gambar 20. T ampilan Modul Laporan Pembayaran Hut ang

Gambar 21. Preview Laporan Pelunasan

Pada modul Laporan Hut ang, ada dua j enis l aporan dapat dihasil kan. Cont oh modul dan l aporan dapat dil ihat pada gambar berikut :

Gambar 23. T ampilan Preview Laporan Umur Hut ang

Simpulan

Berdasarkan hasil anal isis, perancangan dan impl ement asi sist em, dapat disimpul kan :

1. Sist em Pembel ian Kredit berbasis komput er sangat membant u sekal i dal am proses pencat at an dan pembuat an l aporan.

2. Laporan Pembel ian, Pembayaran Hut ang dan Anal isis Hut ang dapat dihasil kan set iap saat , sehingga kual it as inf ormasi yang cepat , t epat dan akurat t erpenuhi.

DAFTAR PUSTAKA

Cushing, B. E. & Romney, M. B. (1999). Account i ng Inf or mat i on Syst em 8t hed. Addison-Wesl ey Publ ishing Company Inc.

Lapor an Keuangan, (n. d. ). Ret rieved f rom ht t p: / / www.

e-dukasi. net / modul _onl ine/ MO_42/ akt 206_08. ht m

Marcus, T. , Prij ono, A. & Widiadhi, J. (2004). Del phi Devel oper dan SQL Ser ver 2000. Bandung : CV. Inf ormat ika.