Media Monitoring ( News Kliping)

a. Media Monitoring ( News Kliping)

Media monitoring adalah kegiatan yang rutin dilakukan setiap pagi mulai pukul 08.00 hingga 10.00 WIB, pada hari kerja yakni Senin hingga Jumat. Namun untuk hari Senin akan lebih banyak berita dari media cetak yang dikliping, sebab mencakup pula berita-berita pada dua hari sebelumnya saat libur kerja, yakni Hari Sabtu dan Minggu.

Kegiatan ini dimulai dengan melakukan pemilihan berita di media cetak berupa Koran nasional. Beberapa di antara koran nasional tersebut yang dimonitoring oleh Humas Setneg antara lain Kompas, Media Indonesia, Republika, Koran Tempo dan Rakyat Merdeka.

Beberapa Koran tersebut dipilih karena dirasa paling banyak melakukan pemberitaan terkait beberapa tema besar yang menjadi perhatian utama pemerintah, terutama Sekretariat Negara. Selain itu, pemilihan berita yang akan dikliping hanya yang berkaitan dengan tema berikut ini:

1. Berita Presiden dan Wakil Presiden

2. Seputar Kementerian Sekretariat Negara

3. Kebijakan Publik Aktual

4. Headline Media Pengategorian tema berita tersebut dituliskan pada bagian pojok berita dengan diberi tanda silang. Setelah ditandai berdasarkan kategori, berita difotokopi, digunting dan ditempel pada selembar template kertas khusus yang sudah dibuat sebelumnya. Di kertas tersebut, bagian bawahnya tertulis nama media cetak yang memuat berita, berikut bulan dan tahun terbitnya koran.

Gambar 1. Template Khusus untuk Kliping Media Cetak Sumber: Arsip Humas Sekneg

Proses kliping selanjutnya setelah berita ditempel, kemudian Staf Ahli Humas dan Kepala Sub Bagian dari Sub Bagian Perencanaan dan Pengolahan Informasi, Mas Rangga dan Mbak Dinda melakukan pemilahan terhadap berita yang sudah dikliping ke dalam kategorinya masing-masing.

Proses media monitoring tidak berhenti sampai pada pembuatan kliping saja, sebab masih ada tugas selanjutnya. Kali ini penulis didampingi oleh Mas Rangga pada bagian rekap berita. Kami melakukan scanning Proses media monitoring tidak berhenti sampai pada pembuatan kliping saja, sebab masih ada tugas selanjutnya. Kali ini penulis didampingi oleh Mas Rangga pada bagian rekap berita. Kami melakukan scanning

Scanning adalah memasukkan berita ke dalam mesin scan sehingga klipingan berita menjadi soft file yang nantinya akan dikelompokkan dalam sebuah folder di komputer sebagai arsip Humas. Resuming adalah merangkum berita yang paling baru dan menarik, untuk selanjutnya diketik dan dicetak. Hasil resume tersebut akan dijadikan sampul depan dari arsip klipingan berita setiap harinya. Proses yang memiliki beberapa tahapan dalam kegiatan rekap berita adalah resuming . Pertama-tama penulis harus memilih beberapa saja dari sekian banyak berita yang dimuat media cetak dalam satu hari, lalu menuliskan paragraf awal sebuah berita yang merupakan main idea dari berita-berita tersebut. Selanjutnya, semua judul berita selama satu bulan juga akan ditulis pada table Microsoft Excel yang dibagi menjadi empat kolom, yaitu Isu, Sumber, Ringkasan Berita, dan Respon yang Perlu Diberikan.

Selanjutnya, hasil analisis dan resume berita tadi dikategorikan berdasarkan beberapa kategori. Pengategorian ini masih memiliki tujuan yang sama dengan sebelumnya sebagaimana saat kliping, yakni untuk membedakan pembahasan dalam berita. Lebih lanjut, berbagai kategori tersebut akan dijumlahkan nantinya, sehingga dapat diketahui manakah kategori yang jumlahnya tertinggi dalam satu bulan dan media cetak manakah yang dominan memiliki pemberitaan seputar empat kategori utama tersebut.

Tujuan dari kegiatan media monitoring ini adalah untuk keperluan arsip dan bahan pertimbangan dalam membuat keputusan. Diharapkan, dengan mengetahui berita yang tengah berkembang di masyarakat, Pemerintah dapat mengambil keputusan yang terbaik dalam menentukan kebijakan dan mengatasi permasalahan. Serangkaian proses media monitoring yang penulis jelaskan di atas, dapat dirangkum dalam bagan berikut ini:

Fotokopi berita dan

Pemilihan berita

Pengategorian berdasarkan 4

menempel hasilnya

ulang hasil kliping kategori utama

pada template

guntingan pers

Analisis berita dan

diketik menjadi

Scanning dan

media printed

resume berita

Gambar 2. Proses Media Monitoring Sumber: Data diolah oleh Penulis

Agar hasil kliping tetap tersimpan dengan baik, Humas Sekneg akan mengumpulkannya menjadi sebuah buku yang diberi sampul berjudul Guntingan Pers. Ukuran kumpulan kliping sebesar kertas F2 ini dibukukan setiap hari. Arsip tersebut kemudian disimpan di perpustakaan, dengan harapan agar dapat bermanfaat bagi orang lain dan bisa ditunjukkan kembali sewaktu-waktu bila dibutuhkan.

Gambar 3. Halaman Sampul Guntingan Pers Harian Sumber: Arsip Humas Sekneg

b. Membuat Rancangan Kegiatan Humas

Rancangan kegiatan humas dibuat selama satu periode selama setahun atau juga selama enam bulanan. Tujuannya adalah agar humas dapat menyusun agenda jadwal kegiatan humas bagi Menteri Sekretariat Negara. Rancangan kegiatan ini tentunya harus melalui beberapa tahapan sampai benar-benar dapat direalisasikan. Tahapannya antara lain humas membuat rancangan kegiatan dengan rincian Nama Kegiatan, Deskripsi Kegiatan, Calon Narasumber, Target Audience , Usulan Waktu Pelaksanaan, Ketersediaan Anggaran, Keterangan, dan Keuntungan bagi pihak

Setelah itu, rancangan program tersebut diajukan kepada Kepala Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat untuk mendapat persetujuan sebelum diajukan kepada Menteri Sekretaris Negara. Selanjutnya setelah mendapat persetujuan dari pihak Kepala Biro, rancangan kegiatan tersebut disesuaikan dengan ketersediaan anggaran oleh Bagian Keuangan. Kemudian, rancangan kegiatan yang telah disesuaikan dengan anggaran tersebut diajukan kepada Menteri Sekretaris Negara untuk mendapat persetujuan dan direalisasikan sesuai jadwal yang sudah dijadwalkan.

Gambar 4. Rencana Program yang Dibuat oleh Penulis dan Rekan Magang Sumber: Arsip Penulis