Penyelarasan akhir

11. Penyelarasan akhir

11.1. Pendahuluan

Pada bab-bab terdahulu telah dipelajari konsep kerja utama dalam pengelolaan sebuah proyek dengan titik berat pada proyek IT, terutama dalam pengembangan perangkat lunak. Sebagai penyelarasan akhir akan dibahas kapan sebenarnya dapat diambil kesimpulan bahwa sebuah proyek itu dinilai selesai.

Sebuah proyek merupakan gabungan berbagai macam aktivitas yang terbagi dalam fase- fase dengan pelaksanaan oleh sumberdaya manusia yang dipercaya beserta bantuan sumberdaya non-manusia yang diperlukan dan harus selesai dalam batasan suatu waktu serta biaya.

Setiap fase dalam proyek menghasilkan satu atau lebih deliverables, sebagaimana direncanakan melalui WBS dan AON. Pada akhir dari jalannya proyek, keseluruhan deliverables tersebut harus dilengkapi dan dievaluasi apakah telah sesuai dengan permintaan (requirements) dari pemberi order. Setiap aktivitas beserta sumberdaya manusia pelaksananya harus dievaluasi kinerjanya, untuk menentukan apakah semua yang telah dihasilkan sesuai dengan permintaan. Setelah evaluasi ini selesai harus diadakan suatu pertemuan khusus dengan si pemberi order guna menjelaskan dan menyerahakn hasil pekerjaan.

Bisa saja terjadi bahwa si pemberi order masih merasa belum puas, padahal semua pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan scope dan requirements awal. Bila hal ini terjadi, seorang manajer proyek harus bisa mencari jalan keluar dan penjelasan yang logis sehingga si pemberi order mengerti bahwa semuanya telah dilakukan dalam batasan yang diberikan. Apabila pemberi order masih belum mau menerima juga, perlu dilakukan suatu post-project fase, guna melengkapi requirements yang “tertinggal” ini. Sekali lagi semuanya harus tetap dilakukan dalam batasan waktu dan biaya, sehingga proyek nantinya dapat dikatakan berhasil (tahap client acceptation).

11.2. Mengevaluasi deliverables

Hasil dari proyek dapat dilihat pada deliverables yang telah disetujui oleh pihak pemberi order dan pihak pelaksana. Dalam mengevaluasi deliverables ini perlu dilakukan evaluasi terhadap jalur kritis yang digambarkan dalam jaringan kerja. Apabila semua jalur kritis telah dilewati dan menghasilkan produk yang sesuai dengan persetujuan, maka kemungkinan proyek dapat dinilai berhasil akan menjadi semakin besar.

Dalam melakukan evaluasi deliverables dalam critical path-nya ini perlu dilakukan:

Diktat Manajemen Proyek IT Diktat Manajemen Proyek IT

o Review deliverables setiap fase dalam jaringan kerja;

o Menggabungkan produk dari awal hingga akhir (masa-masa kritis), disini peran serta manajer proyek sanagat penting;

o Adanya suatu Management reverse: perekayasaan waktu kerja pada akhir proyek untuk kompensasi delay/lagging, biasanya antara 10% - 15% dari total durasi proyek.

Dalam evaluasi jalur kritis, proyek sebenarnya memasuki masa kritis berikutnya, namun tidak tercantum dalam jaringan kerja, yaitu usaha untuk menggabungkan semua hasil kerja guna membentuk satu produk yang utuh dan lengkap sesuai requirements dari pemberi order.

Sebagai contoh dalam suatu proyek pembuatan perangkat lunak, pada babak akhir proyek tim kerja harus menggabungkan semua fungsionalitas (dalam hal ini berbagai jenis GUI, fungsi, prosedur, ataupun sub-routine) sebagai satu executable untuk aplikasi tertentu. Proses penggabungan ini tidak mudah dan melelahkan, bahkan biasanya banyak perbaikan (error correction and modification) yang harus dilakukan dalam tahap ini.

11.3. Evaluasi tim kerja

Bersamaan dengan (atau setelah) evaluasi deliverables di atas, harus dilakukan juga suatu evaluasi terhadap tim kerja proyek. Evaluasi sangat berguna untuk menilai kinerja tim dan menjadi landasan dalam pelaksanaan proyek-proyek berikutnya.

Secara umum evaluasi tim kerja akan menghasilkan hal-hal berikut ini:

o Performance review (penilaian kinerja), hal ini terdiri atas:. o Penilaian kontribusi terhadap proyek dari masing-masing anggota tim. o Penilaian kemampuan bekerja sama antara anggota. o Penilaian komitmen terhadap kualitas proyek.

o Pengalaman untuk proyek berikutnya. o Pelajaran, usul, saran dan data-data proyek dapat didokumentasikan dan dapat berfungsi sebagai acuan dalam proyek-proyek selanjutnya.

o Pengaruh terhadap posisi, gaji, status, dsb dalam organisasi atau lingkungan. o Dalam suatu instansi atau perusahaan yang besar, keberhasilan pelaksanaan suatu proyek dapat membawa dampak terhadap gaji, jabatan ataupun status bagi pegawai tetapnya.

o Pengaruh-pengaruh ini dapat menjadi suatu motivasi bagi anggota tim untuk berprestasi lebih baik lagi dalam proyek-proyek selanjutnya.

Diktat Manajemen Proyek IT Diktat Manajemen Proyek IT

o Pendapat yang subyektif dalam proyek akan sangat berbahaya pada saat proyek berada pada tahap akhir, karena dengan pendapat yang tidak baik mengenai

seseorang mungkin akan menyebabkan penyelarasan akhir proyek tidak akan pernah tercapai, dan proyek dinilai gagal.

11.4. Client Acceptation

Jika hasil deliverables selesai digabungkan dan membentuk suatu produk utuh yang sesuai dengan keinginan pemberi order, maka proyek dapat dianggap telah selesai. Tinggal sekarang bagaimana proses penyerahan produk kepada si pemberi order.

Ada dua macam penyerahan produk kepada pemberi order:

1. Penerimaan informal, biasanya dilakukan pada proyek-proyek kecil dan sederhana. Penilaian dilakukan terhadap:

o Dead-line dan tujuan proyek. o Produk tidak butuh evaluasi lebih jauh, karena dapat langsung diaplikasikan

kepada pengguna dan telah sesuai dengan requirements.

2. Penerimaan formal Dalam suatu acara penerimaan formal akan dilakukan:

o Final Sign-off: presentasi dan penjelasan kepada pemberi order / client, tim kerja, ataupun pihak manajerial atas.

o Project acceptance agreement (konfirmasi deliverables yang diharapkan).  Sebagai catatan: bisa saja terjadi bahwa semua telah sesuai dengan requirement, namun pemberi order masih ingin sesuatu yang lebih, maka mungkin saja dibutuhkan ekstra pekerjaan di dalam proyek. Hal ini dikenal juga dengan istilah post project activities.

11.5. Laporan akhir dan pendokumentasian

Dalam suatu proyek besar dan formal, tim kerja di bawah koordinator seorang manajer proyek, perlu memberi suatu laporan akhir yang lengkap sebagai salah bukti pelaksanaan proyek, dan dapat digunakan sebagai historis data dalam proyek-proyek sejenis selanjutnya di masa depan.

Diktat Manajemen Proyek IT

Dalam laporan akhir harus tercantum:

o Tercantum dengan jelas visi dan misi dari proyek.

o Proposal proyek awal dan ide-ide teknis implementasi.

o Baseline proyek (rencana awal biaya dan jadwal).

o WBS, OBS dan jaringan kerja.

o Kumulatif laporan berkala pada tiap fase.

o Perubahan yang terjadi dan penanggulangan risiko.

o Laporan informal yang berkaitan (memo, email, dsb).

o Biaya total proyek (dalam realitasnya).

o Perjanjian penerimaan deliverables dari pemberi tugas (client acceptance agreement).

o Post-project activities and audit (maintenance, succes story, extra business value). o Suatu nilai tambah bagi proyek, yang mengiringi kesuksesan proyek.

11.6. Indikator keberhasilan suatu proyek IT

Dalam pelaksanaannya, sebuah proyek IT memiliki indikator-indikator yang menjadi tolak ukur penilaian kesuksesan. Indikator-indikator tersebut adalah:

o Visi yang jelas dari proyek dan deliverables-nya.

o Ketrampilan serta profesionalisme (komitmen kerja) yang memadai dari manajer proyek dan tim kerja.

o Sumberdaya keuangan yang memadai untuk melengkapi implementasi.

o Estimasi waktu yang tepat.

o Manajemen risiko dan kualitas yang memadai.

Diktat Manajemen Proyek IT

11.7. Kegagalan proyek IT

Meskipun segala sesuatunya sudah direncanakan secara matang, tentu saja ada faktor- faktor yang dapat melemahkan rencana tersebut. Dalam suatu proyek IT faktor-faktor pelemah tersebut dapat digolongkan ke dalam hal-hal berikut ini:

o Adanya teknologi alternatif baru yang lebih murah dan kualitasnya tidak berdeda.

o Adanya solusi yang lebih baik dari tim kerja lain.

o Pemberi order tidak menindaklanjuti deliverables yang disepakati. Dalam hal ini proyek selesai, namun hasilnya tidak digunakan sesuai dengan rencana semula.

o Organisasi (perusahaan) berganti haluan.

o Organisasi (perusahaan / sponsor) mengalami kesulitan dana.

o Organisasi (perusahaan) mengalami restrukturisasi, reorganisasi, misalnya: merger (penggabungan) dengan organisasi lain.

11.8. Kata akhir

Di dalam diktat ini aktivitas-aktivitas utama dalam manajemen proyek telah disinggung, dan dianalisa penggunaannya, terutama untuk pengelolaan suatu proyek dalam lingkungan IT.

Secara lengkap dalam manajemen proyek, aktivitas-aktivitasnya digambarkan sebagaimana tercantum pada halaman selanjutnya (bandingkan juga dengan rangkaian konsep kerja manajemen proyek yang dibahas pada bab 2). Aktivitas yang tergambar ini merupakan pemilahan dari konsep kerja pada bab 2.

Untuk menjamin keberhasilan suatu proyek, tidak harus semua aktivitas dalam manajemen proyek dilakukan. Yang terpenting adalah bahwa harus terdapat aktivitas berikut ini (bandingkan juga dengan fase pada manajemen kualitas di bab yang lalu):

 Proyek genesis, yaitu proses kelahiran proyek yang dilanjutkan dengan riset untuk membentuk suatu feasibility plan.

 Perencanaan global (Planning on cost and schedule) o Pembuatan rencana / estimasi jadwal dan biaya.

 Eksekusi proyek o Organisasi kerja (CPM, AON, alokasi matriks)

 Kontrol proyek

Diktat Manajemen Proyek IT Diktat Manajemen Proyek IT

 Laporan akhir (Closure) sebagaimana tertulis pada sub-bab sebelum ini.

Dengan penguasaan teori dan konsep kerja yang ditawarkan dalam manajemen proyek, maka tingkat keberhasilan suatu proyek akan semakin tinggi dan hasilnya akan dapat sesuai dengan rencana atau permintaan dari sang pemberi order.

Diktat Manajemen Proyek IT