diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan.
Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat
sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok komponen yang teratur yang
saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai tujuan. Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan
tujuan organisasi proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan Ibnu Syamsi, 1994:8.
Apabila arsip
yang dimiliki
oleh sebuah
kantor kurang
baik pengelolaannya,dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah
disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan
sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar. Mengingat pentingnya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada suatu
orgnisasi, penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui bagaimana pengelolahan arsip di Kantor Dinas Pendapatan Kota Medan. Berdasarkan uraian di
atas, penulis memilih judul “ PEMELIHARAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PADA DINAS PENDAPATAN KOTA MEDAN “
1.2. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian penulis yang ingin dicapai penulis dalam penulisan kertas karya ini adalah:
1 untuk mengetahui pemeliharaan arsip pada dinas pendapatan kota medan 2 untuk mengetahui pemeliharaan dokumentasi pada dinas pendapatan kota
medan
1.3. Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penulisan pada kertas karya ini, maka penulis memberikan batasan dalam memberikan pengerjaan kertas karya ini, yaitu
meliputi: pemeliharaan arsip dan dokumentasi.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah: 1. Bagi instansi
A. Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan instansi khusus di
bidang kearsipan. B. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan dinas
pendapatan dengan hasil analisa serta bahan untuk kepentingan Tugas Akhir ini.
2. Bagi penulis Menambah dan memperluas wawasan pengetahuan penulis di bidang
kearsipan dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan praktek.
1.5. Metode Pengumpulan Data
Metode penulisan kertas karya merupakan cara untuk memperoleh data maupun informasi yang dibutuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas
karya ini menggunakan dua metode yaitu: 1.
Penelitian Kepustakaan
Data diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitannya dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis.
Misalnya melalui buku-buku, literatur dan sumber-sumber lain yang berhubungan dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman untuk
penyusunan kertas karya ini. 2.
Penelitian lapangan Yaitu usaha mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke
kantor Dinas Pendapatan kota Medan sesuai dengan topik yang akan dibahas.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani Greek, yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang
menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan peroseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang “KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada Bab I Pasal I:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau
perorangan dalam bantuk sorak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang
mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi informasi, yang terekam pada kertas kartu, formulir, kertas film slide, film-strip, mikro film, media
komputer pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photo copy dan lain-lain.
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Menimbang : a. Bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan
mencapai citacita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang- Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan
jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan
oleh negara; b. Bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin
pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai
dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal;
c. Bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta
peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu system penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu;
d. Bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-
undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri;
5
e. Bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman
dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara;
f. Bahwa Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi; g. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a sampai
dengan huruf f perlu membentuk Undang-Undang Republik Indonesia tentang Kearsipan;
Mengingat : Pasal 5 ayat 1, Pasal 20, dan Pasal 28F Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
2.1.1.Fungsi Arsip
a. Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara. Fungsi ini memiliki 2 macam, yaitu fungsi dinamis aktif pemakaian masih tinggi dan dinamis inaktif.
b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Fungsi ini terdiri atas fungsi
permanen dan mati. Contoh: ijazah SMA bagi mahasiswa.
2.1.2. Jenis-jenis Arsip
1. Berdasarkan Fungsi
a Arsip dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
b Arsip statis Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna
kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung
oleh Arsip Nasional R.I atau Lembaga Kearsipan. UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
2. Berdasarkan Nilai Guna a Nilai guna primer meliputi: Nilai guna administrasi ,Nilai guna hukum,
Nilai guna keuangan, Nilai guna ilmiah dan teknologi. b Nilai guna sekunder meliputi: Nilai guna pembuktian, Nilai guna
informasi
3. Berdasarkan sifat Arsip tertutup, Arsip terbuka, Arsip sentral, Arsip pemerintah, Arsip unit
4. Berdasarkan Keasliannya Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip
salinan, dan arsip petikan.
5. Berdasarkan Subyeknya Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam,
misalnya: Arsip keuangan, Arsip kepegawaian, Arsip pendidikan, Arsip pemasaran, Arsip penjualan, dan sebagainya.
6. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya
surat arsip korespondensi yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi
penyelenggaraan kehidupan organisasi.
7. Berdasarkan Sifat Kepentingannya a.Arsip penting
b.Arsip vital
2.1.3. Peranan Arsip
1. Alat utama ingatan organisasi. 2. Bahan atau alat pembuktian bukti otentik.
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya
menghasilkan arsip. 5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
6. Aktifitas kantororganisasi akan berjalan dengan lancar. 7. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
8. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis. 9. Dapat dijadikan bahan dokumentasi.
10. Sebagai alat penyimpanan warkat.
11. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan. 12. Bantuan bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi.
2.1.4. Nilai Guna Arsip
1. Arsip bernilai informasi contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
2. Arsip bernilai administrasi contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja,
dan uraian tugas pegawai. 3. Arsip bernilai hukum
contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
4. Arsip bernilai sejarah contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
5. Arsip bernilai ilmiah contoh: hasil penelitian
6. Arsip bernilai keuangan contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
7. Arsip bernilai pendidikan contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program
pelajaran. 8. Dokumentasi
Contoh : foto dijadikan sebagai video
2.2. Pengolahan Arsip
Pengelolaan arsip adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Tujuan Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
2.2.1. Tahap Penciptaan Arsip
Kegiatan arsip pada dasarnya tidak hanya saat penyimpanan saja. Akan tetapi, sudah dimulai sejak arsip tersebut diciptakan, diproses, disimpan, sampai akhirnya
arsip tersebut dimusnahkan. Termasuk dalam hal ini adalah pemeliharaan atau perawatan arsip
1. Secara intern berarti bahwa arsip itu dibuat sendiri dalam ruang lingkup suatu
perusahaan, yang meliputi surat, bentuk surat, formulir, naskah, dan sebagainya. Arsip intern dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri, sehingga
dapat diatur baik isi maupun fisiknya, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan. Contoh : Surat dari departemen keuangan ke departemen pemasaran
2. Secara ekstern berarti sebuah arsip diterima dari pihak lain, baik dari
perorangan maupun dari perusahaan. Pembuatan surat eksternal tidak dapat dikontrol dan dikendalikan oleh perusahaan tertentu, hal itu menyebabkan
surat yang diterima suatu perusahaan akan berbeda satu dengan yang lainnya, terutama pada susunan ataupun standarisasi surat.
2.2.2. Tahap Pengurusan dan Pengendalian Arsip
Setelah arsip tercipta, baik dalam bentuk tertulis, tercetak, terekam, dan lain- lain, maka selanjutnya arsip-arsip tersebut harus mendapat penanganan dan
pengendalian yang baik. Tujuannya adalah agar arsip-arsip tersebut dapat digunakan sebagai bahan informasi yang sangat bermanfaat bagi banyak pihak.
Selain itu, arsip tersebut dapat terpelihara, baik isi maupun bentuk fisiknya. Adapun tahapan yang termasuk dalam pengurusanpengendalian surat adalah sebagai
berikut :
1. Tahap Penerimaan Surat Dalam tahap ini, surat-surat dari perusahaan lain diterima oleh petugas
penerima surat, kemudian petugas memeriksa ketepatan alamat. Tahap ini sangat penting karena tahap ini merupakan awal dari adanya arsip ekstern. Jika dalam tahap
ini orang yang menerima surat tidak jujur, dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Karena bisa saja surat dari luar langsung dibuka dan dibaca tetapi tidak
diteruskan kepada petugas pencatat surat. Dengan demikian, perusahaan sudah kehilangan selembar arsip penting.
Asas pengurusan juga harus diperhatikan, apakah sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan. Apabila yang digunakan adalah asas sentralisasi, maka semua surat
yang diterima harus melalui satu pintu yaitu unit kearsipan, tetapi jika asas desentralisasi langsung kepada unit kerja, sedangkan gabungan melalui sentralisasi
terlebih dahulu baru kemudian desentralisasi. Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan penerimaan surat adalah sebagai berikut :
a. Menandatangani bukti pengiriman jika diminta oleh petugas pengirim surat.
b. Memeriksa ketepatan alamat yang dituju jika surat salah alamat harus segera
dikembalikan kepada petugas pengirim surat. c.
Menyampaikan surat kepada petugas pencatat surat
2. Tahap Penyortiran
Penyortiran adalah mengelompokkan surat, apakah surat yang diterima merupakan surat dinas atau pribadi. jika surat tersebut merupakan surat dinas, berarti
surat tersebut memerlukan pemprosesan atau pengendalian lebih lanjut. Surat pribadi dapat diserahkan langsung kepada yang dituju. Perbedaan antara surat pribadi dengan
surat dinas antara lain sebagai berikut:
a. Sampul surat
Sampul surat pribadi tidak ada kepala surat, tidak ada stempelcap perusahaan, tidak ada nomor surat, sedangkan surat dinas adalah salah satunya.
b. Alamat luar
Alamat luar surat pribadi ditujukan kepada nama karyawan, bukan jabatan, terkadang menggunakan bahasa pergaulan, sedangkan surat dinas menggunakan bahasa resmi,
ditujukan kepada nama orang yang disertai jabatan dan nama perusahaan.
c. Alamat pengirim
Alamat pengirim surat pribadi tertulis hanya nama orang, atau sebutan kekeluargaan seperti ayahanda, ibunda, kakanda, ananda, kakek, nenek dan sebagainya, sedangkan
surat dinas dari nama perusahaan atau organisasi, nama orang yang disertai jabatan.
3. Tahap PencatatanRegistrasi
Surat dinas selanjutnya diproses lebih lanjut dengan dilakukan pencatatan atau registrasi. Surat dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali,
tergantung dari sistem yang digunakan oleh perusahaan. Adapun tujuan pencatatan surat adalah sebagai berikut:
a. Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari.
b. Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima setiap hari,
setiap bulan,dan setiap tahun. c.
Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan lain maupun yang dibuat oleh perusahaan.
d. Agar tertib administrasi.
4. Tahap Distribusi Tahap distribusi adalah tahap penyampaian surat kepada orang sesuai dengan
tujuan surat. Misalnya untuk pimpinan, unit kerja, atau yang mewakili. Tahap distribusi ini juga memegang peranan yang sangat penting. Jangan sampai surat yang
seharusnya sudah disampaikan kepada orang yang dimaksud tetapi belum juga diterima. Penyampaian surat harus dilakukan secepatnya, tidak ditunda-tunda. Hal ini
untuk mencegah terjadinya keterlambatan terhadap proses surat yang harus dilakukan oleh orang yang bersangkutan.
Pendistribusian surat juga sebaiknya juga sebaiknya dilakukan pencatatan, orang yang menerima surat membubuhkan tanda tangannya sebagai bukti bahwa
surat sudah diterima. Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku ekspedisi. Selain surat dari pihak luar, surat dari dalam perusahaan sendiri terkadang harus di
distribusikan, misalnya surat edaran tentang kegiatan olahraga hari jumat yang dibuat oleh pimpinan dan harus diketahui oleh seluruh karyawan. Pendistribusian yang baik,
cepat dan tepat memberikan sumbangan yang besar terhadap keberhasilan perusahaan.
2.2.3. Sistem Penyimpanan Arsip
Pada dasarnya, penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan cara tertentu secara sistematis yang dimaksudkan untuk membantu dan mempermudah
kita dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut. Meteode penyimpanan tersebut sering disebut sistem penyimpanan arsip filling system.
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas lima sistem yaitu sistem abjad, sistem pokok masalah, sistem nomor, sistem tanggal, dan sistem
wilayah.
1. Sistem Abjad Alphabetical Filling System Sistem abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali auratwarkat dengan menggunakan petunjuk abjad. Suratwarkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan
nama orang atau organisasi yang disimpan abjad.
2. Sistem MasalahPerihalPokok Soal Subject Filling System Sistem masalah adalah salah satu sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan kepada isi dari dokumen itu. Isi dokumen sering disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek.
3. Sistem Nomor Numerical Filling System Sistem nomor adalah salah satu sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang disusun dengan menggunakan kodenomor. Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terdiri dari:
a. Sistem penyimpanan, berdasarkan nomor Dewey. b. Sistem penyimpanan, berdasarkan nomor seri urut.
c. Sistem penyimpanan, berdasarkan nomor terminal digit.
4. Sistem TanggalUrutan Waktu Chronological Filling Sytem Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan tanggal, bulan, tahun.Dalam sistem ini yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah tanggal, bulan atau tahun pemuatan
yang tercantum dalam arsip itu sendiri.
5. Sistem WilayahRegionalDaerah Geographical Filling System Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas, atau arsip yang
dijadikan pedoman dalam menemukan arsip secara cepat dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dkirim surat.
2.3. Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip dapat dilakukan baik secara manual ataupun secara mekanik. Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan
melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin. Sedangkan penemuan kembali dengan mekanik lebih banyak untuk menunjukkan lokasi
penyimpanan arsip melalui sarana elektronik komputer. Arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan
menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat pada waktu dibutuhkan.
Agar penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan baik, maka beberapa syarat yang harus dilakukan adalah:
1. Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.
2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah indeks sebagai tanda pengenal.
3. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat. 4. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan.
5. Selanjutnya sistem penemuan harus didukung oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja,
senang bekerja secara detail tentang informasi.
Beberapa faktor penunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan arsip adalah sebagai berikut:
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memlihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat
kedinasan ataupun arsip pribadi pimpinan. 2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya
diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain: a. Kesederhanan. Sistem penyimpanan yang dipilih harus mudah, supaya
bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain.
b. Ketepatan menyimpan arsip. Berdasarkan sistem ynag digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
c. Memenuhi persyaratan ekonomis. Harus dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta biaya yang tersedia.
d. Menjamin keamanan. Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian kemusnahan dan harus dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab
dan lain-lain. Sehingga penyimpanan harus di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.
e. Penemapatan arsip. Hendaknya harus diusahakan pada tempat yang strategis, mudah dicapai oleh semua unit.
f. Sistem yang digunakan harus fleksibel. Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan pada
efisiensi kerja. g. Memahami pengetahuan di bidang kearsipan.
3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.
4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk
menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.
5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan
penyusutan serta pemusnahan bila perlu.
2.4. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
