Penyusutan Pada Arsip Pemeliharaan Arsip Pada Dinas Pendapatan Kota Medan

c. Penghancuran Pemusnahan arsip dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini cukup berbahaya karena bahan kimia yang digunakan dapat melukai pericikannya badan. Sedangkan prosedur pemusnahan arsip pada umumnya terdiri dari seleksi, pembuatan berita acara pemusnahan dan pelaksanaan pemusnahan arsip dengan saksi-saksi.

2.5. Penyusutan Pada Arsip

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1975 kegiatan pengurangan arsip dilakukan dengan cara : 1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah atau kerja ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi masing – masing. 2. Memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku 3. Menyerahkan arsip dari unit Kearsipan Instansi kepada Arsip Nasional RI Sedangkan menurut Undang – undang no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan bahwa tersirat adanya suatu kewenangan bagi perusahaan untuk memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip menurut Undang – Undang tersebut maupun yang ditetapkan oleh perusahaan yang bersangkutan. Menurut pendapat dari Patricia E Wallace dkk penyusutan arsip adalah tahap akhir dari daur hidup arsip dengan retensi arsip tertentu, arsip dimusnahkan atau dipertahankan secara permanen sebagai arsip vital. Kesimpulan definisi penyusutan arsip yaitu kegiatan pengurangan arsip atau dasar nilai guna dan retensi arsip dengan melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip. Tujuan Penyusutan Arsip Mark Robek, dkk, 1987:105 1. Memusnahkan arsip lama tidak berguna. 2. Mempertahankan arsip legal, bisnis dan bernilai historis. 3. Meminimalisasi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan. 4. Mengamankan disks dan tape magnetic computer untuk penggunaan kembali secepat mungkin. BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1. Sejarah Pembentukan Dinas Pendapatan Kota Medan

Pada mulanya urusan Pengelolaan Pendapatan Daerah berada dalam koordinasi Biro Keuangan Sekretariat sebagai Bagian Pajak dan Pendapatan . Berdasarkan Surat Keputusan Gubernur Sumatera Utara Nomor 102IIGSU tanggal 6 Maret 1973 tentang Susunan Organisasi Tata Kerja Setwilda Tingkat I Sumatera Utara, sejak 16 Mei 1973 Biro Keuangan berubah nomenklatur menjadi Direktorat Keuangan . Sebagai konsekuensi perubahan tersebut maka Bagian Pajak dan Pendapatan mengalami perubahan menjadi Sub Direktorat Pendapatan Daerah pada Direktorat Keuangan. Perubahan terus dilakukan dengan diterbitkannya SK Gubernur Sumatera Utara tanggal 21 Maret 1975 Nomor 137IIGSU sebagai tindaklanjut Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri R.I. tanggal 7 Nopember 1974 Nomor Finmat 715374, sehingga sejak tanggal 1 April 1975 , Sub Direktorat Pendapatan Daerah ditingkatkan statusnya menjadi Direktorat Pendapatan Daerah. Selanjutnya, melalui SK Mendagri No. KUPD 31243 tertanggal 1 September 1975 tentang Pembentukan Dinas Pendapatan Daerah Tingkat II seluruh Indonesia, Direktorat Pendapatan Daerah berubah menjadi Dinas Pendapatan Daerah . Semula pembentukannya dilakukan berdasarkan SK Gubernur Sumatera Utara Nomor 143IIGSU, yang lebih lanjut keberadaannya diperkuat dengan Perda Propinsi Sumatera Utara Nomor 4 Tahun 1976 mulai berlaku tanggal 31 Maret 1976. Sebagai tindak lanjut dari UU RI Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah jo. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia PP R.I Nomor 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah, Pemerintah Propinsi Sumatera Utara mengeluarkan Peraturan Daerah Perda Nomor 3 tanggal 31 Juli 23 2001 tentang Dinas-Dinas sebagai Institusi teknis, yang membantu Pemerintah Provinsi Gubernur dalam melaksanakan tugas desentralisasi, dekonsentrasi dan tugas pembantuan medebewind. Salah satu Dinas tersebut adalah DINAS PENDAPATAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA DIPENDASU . Mengingat luasnya wilayah kerja dari Dinas Pendapatan yang meliputi seluruh wilayah Sumatera Utara maka untuk efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tupoksinya maka dibentuklah UPTDUnit Pelaksana Teknis Dinas sebelumnya disebut cabang dinas. Peranan Dipendasu Berdasarkan pasal 18 Undang-Undang Dasar 1945 dan sesuai dengan otonomi yang diberikan, maka daerah diberikan hak untuk mengurus rumah tangganya sendiri dan sebagai konsekuensinya daerah diberikan sumber-sumber keuangan yang cukup. Untuk mengelola sumber-sumber tersebut maka dibentuklah dinas-dinas dimana salah satunya adalah Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara. Sesuai dengan tupoksinya sebagai penyelenggara sebagian kewenangan pemerintahan maupun tugas dekonsentrasi di bidang pendapatan daerah, Dipendasu memiliki peranan yang sangat strategis yakni : sebagai pengelola utama sumber Pendapatan Asli Daerah PAD yang digunakan mendanai belanja Provinsi Sumatera Utara, dengan berpedoman pada prinsip akuntabilitas, transparansi, efisien dan efektif . Dengan peran yang strategis ini, Dispenda dituntut untuk : 1. Mampu meningkatkan PAD secara terus menerus khususnya penerimaan dari Pajak Daerah dan Retribusi Jasa Ketatausahaan. 2. Mampu mewujudkan Pelayanan Prima exelent servive dalam pelaksanakan administrasi Pajak Daerah dan Retribusi. 3. Mampu mengoptimalkan kewenangan di bidang Pajak Daerah dan Retribusi Daerah yang telah diberikan. 4. Mampu meningkatkan kualitas sumber daya manusia pengelola pajak.

3.1.1. Tugas Pokok Pada Dinas Pendapatan Kota Medan

Dinas Pendapatan adalah unsur Pelaksana Pemerintah Propinsi yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas, berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah. Dinas Pendapatan mempunyai tugas menyelenggarakan sebagian Kewenangan Pemerintah Propinsi dan Tugas Dekonsentrasi dibidang pendapatan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 2 pasal ini, Dinas Pendapatan menyelenggarakan fungsi : 1. Menyiapkan bahan perumusan perencanaanprogram dan kebijaksanaan teknis dibidang pendapatan. 2. Menyelenggarakan pembinaan, program, pajak kendaraan bermotor dan kendaraan diatas air, pajak pengambilan dan pemanfaatan air bawah tanah dan pajak bea balik nama kendaraan bermotor, retribusi dan pendapatan lain-lain, pengendalian dan pembinaan. 3. Melaksanakan tugas-tugas yang terkait dengan Pendapatan sesuai ketetapan Kepala Daerah. Selain melakukan tugas pokok juga berfungsi sebagai koordinator di bidang pendapatan daerah, dimana dari pemungutan PAD tersebut yang secara langsung dikelola oleh Dipendasu antara lain pemungutan yangt bersumber dari Pajak Daerah sedangkan pungutan lainnya dikelola secara teknis oleh instansiunit kerja di Provinsi Sumatera Utara.

3.3.2. Visi dan Misi Pada Kantor Dinas Pendapatan Kota Medan

VISI Terjadinya pergeseran paradigma penyelenggaraan pemerintahan dari paradigma sentralistis kearah desentralistik yang ditandai dengan pemberian otonomi yang luas dan bertanggung jawab pada daerah, yang juga membawa perubahan kebijakan pemerintah diberbagai bidang. Penyelenggaraan otonomi daerah yang berkaitan dengan pengelolaan sumber-sumber pendapatan daerah dan peraturan perpajakan , Pemerintah Provinsi Sumatera Utara telah menetapkan langkah-langkah dalam rangka pengelolaan sumber-sumber pendapatan yang potensial dan rasional agar dikelola dengan baik; maka Visi Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara dirumuskan sebagai berikut : MENJADIKAN DINAS PENDAPATAN DAERAH YANG PROFESIONAL DAN BERKUALITAS DALAM PEMBERDAYAAN POTENSI DAERAH MENUJU OTONOMI DAERAH YANG MAJU DAN MANDIRI MISI Untuk merealisasi visi, guna memberikan arah dan tujuan yang fokus terhadap program kegiatan pengelolaan sumber-sumber pendapatan daerah maka ditetapkan misi sebagai berikut : 1. Meningkatkan kemandirian daerah dalam pembiayaan penyelenggaraan Pemerintahan Umum dan Pembangunan

2. Meningkatkan kualitas pelayanan yang profesional

Dalam rangka memberhasilkan pengelolahan pendapatan daerah, maka menjadi budaya organisasi Dispendasu,yaitu : “ PRIMA PELAYANANNYA,LANCAR PEMASUKANNYA, DAN AMAN UANGNYA” Susunan Personalia 1. Peraturan Daerah Nomer 8 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas-dinas Daerah Provinsi Sumatera Utara. 2. Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 20 Tahun 2010 tentang Organisasi, Tugas, Fungsi dan uraian tugas Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara.

3.3.3. Struktur Organisasi Pada Dinas Pendapatan Kota Medan

Berpedoman kepada SK MENDAGRI Nomor KUPD. 7739-26 tanggal 31 Maret 1978 dan SK GUBSU Nomor 830IIGSU tanggal 7 Oktober 1978 ditetapkan Struktur Organisasi dan Tata Kerja Dispendasu sebagai berikut : 1. Dalam menyikapi pelaksanaan otonomi Daerah sesuai Undang-undang No. 22 Tahun 1999 dan PP No. 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah , maka dengan Perda No. 3 Tahun 2001 tentang Dinas- Dinas Daerah Povinsi yang lebih lanjut ditetapkan Keputusan Gubsu No. 060.254.KTahun 2002 dengan komposisi sebagai berikut : a. Unsur Pimpinan Kepala Dinas . b. Unsur Pembantu Pimpinan Wakil Kepala Dinas . c. Unsur Pelaksana Bagian Tata Usaha dan Sub Dinas terdiri : 1. Bagian Tata Usaha. 2. Sub Dinas Bina Program. 3. Sub Dinas Pajak Kendaraan Bermotor dn Kendaraan di Atas Air. 4. Sub Dinas Pajak ABTAPU dan PBB-KB. 5. Sub Dinas Retribusi dan Pendapatan lain-lain. 6. Sub Dinas Pengendalian dan Pembinaan. d. Unit Pelaksana Teknis 2. Wilayah Kerja Dispendasu : 1. UPTD SAMSAT MEDAN UTARA 2. UPTD SAMSAT MEDAN SELATAN 3. UPTD SAMSAT BINJAI 4. UPTD SAMSAT STABAT 5. UPTD SAMSAT LUBUK PAKAM 6. UPTD SAMSAT TEBING TINGGI 7. UPTD SAMSAT KABANJAHE 8. UPTD SAMSAT SIDIKALANG 9. UPTD SAMSAT KISARAN 10. UPTD SAMSAT RANTAU PARAPAT 11. UPTD SAMSAT PEMATANG SIANTAR 12. UPTD SAMSAT PEMATANG SIANTAR 13. UPTD SAMSAT NIAS 14. UPTD SAMSAT SIBOLGA 15. UPTD SAMSAT PADANG SIDEMPUAN 16. UPTD SAMSAT PANYABUNGAN 17.UPTD SAMSAT TARUTUNG 18. UPTD SAMSAT TANJUNG BALAI 19. UPTD SAMSAT PANGKALAN BRANDAN 20. UPTD SAMSAT KOTA PINANG 21. UPTD SAMSAT SIBUHUAN 22. UPTD SAMSAT SERDANG BEDAGAI 23. UPTD SAMSAT AEK KANOPAN 24. UPTD SAMSAT BARUS 25. UPTD SAMSAT NATAL 26. UPTD SAMSAT GUNUNG TUA 27. UPTD SAMSAT PERDAGANGAN 28. UPTD SAMSAT PANGURURAN 29. UPTD SAMSAT SALAK 30. UPTD SAMSAT TELUK DALAM 31. UPT PENYULUHAN 32. UPTD SAMSAT DOLOK SANGGUL 33. UPTD SAMSAT LIMA PULUH 34. UPT PUSAT INFORMASI PENDAPATAN DAERAH SAMSAT CORNER : 1. SUN PLAZA 2. MEDAN FAIR PLAZA SAMSAT GERAI : 1. SAMSAT GERAI MARELAN 2. SAMSAT GERAI INDRAPURA 3. SAMSAT GERAI PERBAUNGAN 4. SAMSAT GERAI PINANG SORI 5. SAMSAT GERAI KAMPUNG PAJAK 6. SAMSAT GERAI TEMBUNG 7. SAMSAT GERAI TANJUNG MORAWA 8. SAMSAT GERAI AJAMU 9. SAMSAT GERAI DELITUA

3.3.4. Undang-Undang Dinas Pendapatan Kota Medan

Undang-Undang Meliputi : 1. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonom Propinsi Aceh dan Peraturan Pembentukan Propinsi Sumatera Utara Jo. Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah Propinsi. 2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah. 3. Pasal 5 Ayat 9 dan Pasal 11 Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2009 tentang Pajak Daerah dan Retribusi Daerah, mengamanatkan kepada Menteri Dalam Negeri untuk mengatur perhitungan Dasar Pengenaan Pajak Kendaraan Bermotor dan Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor dengan pertimbangan Menteri Keuangan. 4. Pergub Nomor 11 Tahun 2014 Tentang Nilai Jual Kendaraan Bermotor. Dengan jumlah personil sebanyak 438 orang, antara lain : Golongan IV : 22 Orang Golongan III : 320 Orang Golongan II : 92 Orang Golongan I : 4 Orang

3.2. Pemeliharaan Arsip Pada Dinas Pendapatan Kota Medan

Pemeliharaan arsip bukan hanya sekedar memelihara fisik arsip, tapi sekaligus memelihara dan menjaga informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Pemeliharaan arsip juga dapat berarti memeiharan, merawat, menjaga arsip dari kerusakan sehingga arsip dapat bertahan lama dan masih dapat digunakan untuk generasi masa datang. Arsip memiliki nilai yang sangat berharga dan sangat penting bagi kehidupan berorganisasi atupun bernegara, maka dari itu pemeliharaan arsip mutlak dilakukan. Jika tidak terjadi pemeliharaan arsip bisa saja akan kehilangan informasi yang sangat berharga. Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, maka arsip- arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap arsip, seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan, bahkan dari ancaman spionase. Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu Pemeliharaan dan pengamanan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip tersebut. Juga Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip. Pemeliharaan Arsip Dari Faktor Perusak Kebanyakan atau dapat dikatakan seluruh fisik arsip terbuat dari kertas. Seperti yang kita ketahui bahwa bahan utama kertas adalah bubur kayu yang rentan dimakan oleh rayap, sehingga mengakibatkan arsip rusak dan penuh dengan lubang. Selain itu kertas juga merupakan benda yang mudah terbakar, mudah basah jika terkena air, dan mudah lapuk dan sobek jika disimpan dalam udara yang lembab. Oleh karena itu pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip harus dilakukan mengingat kertas sangat rentan terhadap berbagai macam faktor kerusakan. Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh hal-hal berikut ini: 1. Faktor biologis Faktor biologis adalah faktor perusak arsip yang dilakukan oleh jamur atau serangga. Berikut ini hal yang sering menjadi penyebab rusaknya arsip pada kantor Dinas Pendapatan Kota Medan oleh jamur dan serangga. - Jamur • Penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri • Jamur tumbuh di tempat yang lembab dan gelap • Kertas menjadi cokelat, kuning dan berbintik • Perekat kertas menjadi rusak • Kertas menjadi lengket antara satu dengan lainnya - Serangga • Serangga sering ditemukan pada tempat yang gelap • Membuat sarang pada tumpukan arsip • Merusak jilid dan buku • Merusak kertas, foto dan label • Jenis serangga seperti rayap, ngengat 2. Faktor Fisik • Cahaya • Panas • Air 3. Faktor Kimiawi • Zat kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip dan arsip itu sendiri juga dapat menyebabkan rusaknya arsip. Contohnya CO2 karbon dioksida dan CO karbon monoksida. • Kertas yang baik adalah kertas yang memiliki keasaman ph 7, semakin rendah ph semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak. 4. Faktor Bencana Bencana alam yang sering terjadi seperti gempa bumi, banjir bandang, gunung meletus, dan tsunami. Namun ada pula bencana yang diakibatkan ulah manusia yaitu, kebakaran, kerusuhan, peledakan, perang dan lain sebagainya. Pemeliharaan Lingkungan Penyimpanan Arsip Lingkungan penyimpanan arsip meliputi ruangan arsip, kantor, gedung, atau lokasi dimana saja arsip disimpan. Kantor-kantor baik pemerintah maupun swasta, perlu mendapat pengamanan dari berbagai macam bahaya. Seperti kebakaran, kebanjiran, pencurian, sabotase. Perlu diingat kehilangan arsip adalah kehilangan informasi yang sangat berharga oleh karena itu, hendaknya selalu menjaga arsip dengan baik. Untuk menjaga arsip dari kedua faktor diatas, berikut ini terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan dalam melakukan kegiatan perlindunganpemeliharaanpengamanan terhadap arsip, yakni sebagai berikut: 1. Memencarkan salinan arsip, kegunaanya adalah jika salah satu tempat penyimpanan terkena musibah, maka arsip yang disimpan ditempat lain cendrung aman. Contohnya adalah surat-surat yang mempunyai tembusan berarti disimpan dibeberapat tempat, Contoh lainnya adalah dengan menggandakan warkatarsip minimal 2. 2. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan, untuk surat masuk yang diterima bersifat penting, maka membuat duplikasi adalah salah satu cara melindungi arsip. 3. Menyimpan pada ruangan khusus, arsip-arsip yang sangat berharga merupakan arsip yang rentan terhadap pencurian. Oleh karena itu, arsip ini perlu disimpan di tempat khusus, yang mempersulit pencurian. Misalnya dengan menyimpan di brankas dengan menggunakan kode tertentu untuk membuka pintunya. 4. Membangun ruanggedung, dalam membangun ruangangedung arsip hendaknya memperhatikan aspek-aspek yang menyebabkan rusaknya arsip. Misalnya kelembaban udara, menyiapkan alat pemadam kebakaran, menyimpan arsip ditempat yang lebih tinggi untuk menghindari dari banjir. 5. Melakukan fumigasi, fumigasi adalah usaha yang dilakukan untuk memelihara arsip dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan biologis, dengan menyemprotkan obat pembasmi hama. 6. Melakukan deasidifikasi, deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak kertas dengan memberi bahan penahan buffer untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar. 7. Memberikan pengetahuan kepada petugas arsip 8. Memasang detektor 9. Pengecekan arsip secara priodik 10. Menjaga keamanan sepanjang waktu. Pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah upaya yang dilakukan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip. Adapun tujuan pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah sebagai berikut: 1. Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien 2. Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas 3. Memperkecil gangguan terhadap organisasi 4. Mencegah terjadinya bencana 5. Mencegah kerugian bagi karyawan dan masyarakat 6. Melindungi hak milik organisasimasyarakat JENIS-JENIS PERALATAN ARSIP PADA KANTOR DINAS PENDAPATAN KOTA MEDAN Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya. Fungsi peralatan arsip adalah sebagai berikut: 1. sebagai sarana penyimpan arsip 2. alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan 3. alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama Peralatan arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip secara maksima. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral. 1. Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsipdokumenmap dilakukan secara mendatar horizontal, dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam. 2. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsipdokumenmap dilakukan secara tegak lurus vertikal dimana arsip disusun berderet kebelakang. 3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsipdokumenmap dilakukan secara berdiri lateral dimana arsip disusun berderet menyamping

1. Filing Cabinet

Peralatan ini merupakan idola dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung hanging folder. Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam. 2. Lemari Arsip Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar. 3. Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan labeljudul arsip yang ada di dalamnya. 4. Map Arsip Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsipsurat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. 5. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsipsurat.

3.3. Pemeliharaan Dokumentasi Pada Dinas Pendapatan Kota Medan