66
1. Sistem Pemrosesan Pejualan
Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan dalam bentuk penjualan. Departemen bagian pesanan penjualan yang
bertanggung jawab pada wakil direktur utama pemasaran dngan melakukan proses entri pesanan penjualan.
Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum proses. Pengambil pesanan memiliki otorisasi umum untuk menyetujui pesanan dari pelanggan yang baik,
artinya mereka yang tidak memiliki saldo yang tidak lewat jatuh tempo. Hal ini biasanya dicapai dengan membuat batas kredit saldo maksimum yang diizinkan
untuk setiap pelanggan berdasarkan pada catatan kredit pelanggan dan kemampuannya untuk membayar. Untuk menyetujui kredit bagi pelanggan
pemeriksaan file induk pelanggan untuk mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo
rekening yang ada tidak melebihi batas kredit. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit
lainnya selama proses entri pesanan yaitu pemeriksaan batas. •
Pemeriksaan batas dapat membandingkan jumlah pesanan saldo rekening pelanggan yang ada dengan batas kredit pelanggan tersebut. Apabila
pesanan baru tersebut tidak menyebabkan saldo rekening pelanggan
melebihi batas kredit, maka pesanan tersebut diterima.
• Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan
baru ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut atau
67 ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum
dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.
Gambar 4.2 Diagram Arus Data Entry Pesanan Penjualan
Sumber : PT. Bank Sumut Cabang Pembantu USU Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan
untuk memenuhi persediaan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Akurasi proses ini adalah hal yang
penting karena apabila catatan persediaan tidak akurat dan sesuai dengan kondisi terakhir, pelanggan bisa saja kecewa ketika terjadi penundaan tidak terduga dalam
pemenuhan pesanan mereka tersebut. Selain memproses pesanan pelanggan dengan melakukan persetujuan
kredit. Pada gambar 4.2 menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjualan meliputi pemberian jawaban atas permintaan pelanggan yaitu meupakan suatu
cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan dengan tujuan untuk mengubah
68 pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam
hubungan tersebut. Untuk aktivitas pengiriman terdiri dari dua tahap mengambil dan
mengepak pesanan kemudian mengirim pesanan tersebut. Departemen bagian pergudangann dan pengiriman melakukan aktivitas ini. Departemen pengiriman
membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam
salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. Setelah staf administrasi bagian pengiriman
menghitung barang yang dikirim dari gudang, jumlah pesanan penjualan, nomor barang dan jumlah barang yang akan dimasukkan dengan menggunakan terminal
on-line.Proses ini memperbaharui field jumlah yang dimiliki dalam file induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan slip pengepakan dan beberapa rangkap
dokumen pengiriman. Sebuah salinan dokumen pengiriman dan slip pengepakan akan menyertai pengiriman tersebut. Departemen pengiriman menyimpan salinan
kedua dokumen pengiriman untuk melacak mengkonfirmasikan pengiriman barang.
Untuk sistem pemrosesan penjualan kredit komersil pada PT. Bank SUMUT Cabang Pembantu USU melakukan sistem pemrosesan penjualan
sebagai contoh dengan memberikan pemberian kredit kepada nasabah, dimana prosedur permohonan kredit adalah sebagai berikut:
69
BERKAS ASLI FOTOCOPY
BERKAS ASLI DISPOSISI DISPOSISI PARAF PARA
TANDATANGAN
Gambar 4.3 DFD Prosedur Pemberian Kredit
Sumber : PT. Bank SUMUT Cabang Pembantu USU
Calon Debitur Analis
Kredit Pemimpin Seksi
Pemasaran Pemimpin
Seksi Pemasaran
IINFORMASI KREDIT
o JENIS KREDIT
o PERSYARATAN KREDIT
o PERIKSA KREDIT
o PERIKSA FASILITAS KREDIT YANG
SEDANG DINIKMATI o
PERIKSA DATA BLACK LIST
DOKUMEN KREDIT
DOKUMEN KREDIT
DOKUMEN KREDIT
DOKUMEN KREDIT
DOKUMEN KREDIT
o SURAT PERMOHONAN KREDIT
o IDENTITAS PEMOHON
o LEGALITAS PERUSAHAANUSAHA
o BIODATA USAHA
o LAP.KEUANGAN 2 THN TERAKHIR
o LEGALITAS AGUNAN
o IDENTITAS AGUNAN
o PEUSAHAAN DAN PEMILIK
JAMINAN DOKUMEN
KREDIT
o COCOKKAN DENGAN ASLINYA
STEMPEL DAN PARAF o
PERIKSA KELENGKAPAN DAFTAR CHECK LIST
o CHECK DATA NASABAH
o BALCK LIST
o REGISTRASI
o BUAT TANDA TERIMA
o EVALUASI AWAL
TANDA TERIMA
TANDA TERIMA
70 Langkah berikutnya adalah sebagai berikut:
Prosedur Pengumpulan Data dan Verifikasi
PARAF PARAF PARAF
Gambar.4.4 DFD Prosedur Pengumpulan Data dan VErifikasi
Sumber : PT. Bank SUMUT Cabang Pembantu USU
CALON DEBITUR
ANALIS KREDIT
Pimpinan Divisi
Pemsaran Kredit
Pemimpin Pemasara
Kredit Pimp.Cab
Waka. Cab
DOKUMEN KREDIT
SURAT TUGAS
SURAT TUGAS
SURAT TUGAS
SURAT TUGAS
SURAT TUGAS
1.
Kunjungan kecalon debitur dilakukan minimal 2 orang petugas yang dilengkapi dengan kamera untuk pemotretan usaha agunan
2.
Verifikasi data dan informasi
a.
pemeriksaan fisik
b.
pemeriksaan jenis usaha
c.
konfirmasi kepada pihak ketiga, antara lain:
o
perbankan, instansi terikat, supplier, konsumen, dan pesaing 3. Wawancara dengan calon debitur, antara lain:
a.
pengalaman usaha
b.
kondisi keuangan
c.
tujuan kredit 4. Peninjauan jaminan agunan dan periksa bukti-bukti kepemilikan
5. Dokumentasi kinjungan laporan keuangan dan taksasi agunan
Dokumentasi
Kunjung
Dokumentasi
Kunjung
71 Setelah pengumpulan data dan verifikasi, maka langkah berikutnya adalah
menganalisis kredit, dimana prosedurnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
MEMORANDUM PEMBAHASAN KREDIT
CATATAN CATATAN CATATAN KOMENTAR KOMENTAR KOMENTAR
FORMULIR MEMORANDUM PENGUSULAN KREDIT
PARAF PARAF TANDATANGAN CALON
DEBITUR ANALIS
KREDIT
Pimpinan Divisi
Kredit Pemimpin
Pemasaran Kredit
Pimp. Cabang
Waka Cabang
DOKUMEN KREDIT
Kelompok Pemutus Kredit
1. Dokumen Kredit 2. Dokumen Kunjungan
1. ANALISA UMUM o
ASPEK HUKUM o
ASPEK MANAJEMEN o
ASPEK KEUANGAN o
ASPEK TEKNIS o
ASPEK PEMASARAN o
ASPEK JAMINAN o
ASPEK SOSIAL EKONOMI DAN LINGKUNGAN 2. ANALISIS PROYEKSISIMULASI
MEMORANDUM
MERUMUSKAN KESIMPULAN SARAN, MELIPUTI:
o PLAFOND,JANGKA WAKTU
o SUKU BUNGA DAN BY KREDIT
o PENINGKATAN JAMINAN
o ASURANSI JAMINAN
o SYARAT LAINNYA
FMPK FMPK
FMPK FMPK
SPPK MPK
MPK SPPK
MPK SPPK
MPK SPPK
72
MEMO PENOLAKAN KREDIT SURAT PENOLAKAN
PROMOHONAN KREDIT
Gambar 4.5 DFD Prosedur Analis Kredit
Sumber :PT. Bank SUMUT Cabang Pembantu USU
Setelah melakukan analisis kredit langkah selanjutnya yang akan ditempuh yaitu persetujuan kredit yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Keputusan kredit terdiri dari dua bagian yaitu: a.
Keputusan yang ditolak
PARAF PARAF TANDATANGAN
MEMO PENOLAKAN KREDIT SURAT PENOLAKAN
PERMOHONAN CALON
DEBITUR ANALIS
KREDIT PIMPINAN
DIREKSI PEMASARAN
KREDIT PIMPINAN
DIREKSI PEMASARAN
PIMP.CAB WAKA CAB
KELOMPOK PEMUTUS KREDIT
SPPK MPK
SPPK MPK
SPPK MPK
SPPK MPK
SPPK MPK HARUS MENJELASKAN
PERTIMBANGAN ALASAN PENOLAKAN KREDIT
MPK HARUS MENJELASKAN PERTIMBANGAN ALASAN PENOLAKAN
KREDIT
73 b. Keputusan kredit yang diterima dengan perubahan kondisi
CATATAN CATATAN CATATAN Formulir Memorandum Pengusulan Kredit
KOMENTAR KOMENTAR KOMENTAR CATATAN MEMORANDUM
PENGUSULAN KREDIT
PARAF PARAF TANDATANGAN MEMORANDUM
PERMOHONAN EXCEPTION
PARAF PARAF TANDATANGAN SURAT KEPUTUSAN KREDIT
Gambar 4.6 DFD Prosedur Persetujuan Kredit
Sumber : PT. Bank SUMUT Cabang Pembantu USU
NEGOSIASI NEGOSIASI
1. NEGOSIASI DENGAN CALON DEBITUR DAPAT DIDAMPINGI KASIRKABAG
PEMASARAN 2.
DALAM NEGOSIASI ANALIS KREDIT DIHARAPKAN TIDAK MEMBERIKAN KOMITMEN APAPUN SELAIN YANG TELAH DIPUTUSKAN DALAM FPMK
3. UNTUK PERSETUJUAN PENGECUALIAN ANALIS KREDIT MEMBUAT MEMO
PERMOHONAN EXCEPTION MPE 4.
PERSETUJUAN PENGECUALIAN DALAM HAL TERJADI PENYIMPANGAN TERHADAP KEBIJAKAN DAN PROSEDUR KREDIT MISALNYA
PENYIMPANGAN KETENTUAN JAMINAN MINIMUM 5.
PENGAJUAN PENGECUALIAN DAPAT DILAKUKAN BERSAMAAN DENGAN FMPK
MPE MPE
MPE
DIREKSI FMPK
FMPK FMPK
FMPK
MPE
SKK SKK
SKK SKK
ADMINISTRASI KREDIT
74
2. Sistem Penerimaan Kas
Kategori