Sistem Informasi Perpustakaan Di SMP Mutiara 5 Lembang

ii

Mutiara Junior High School Library at 5 Lembang, founded upon the initiative of teachers who have a very important role, because the existence of a library in SMP Mutiara 5 Lembang This means schools are already providing services to the teachers and students in teaching and learning that will provide a new knowledge. These problems often faced by start of the process of borrowing books is still seeing record perkelas book that caused the data recording process takes more time and preparation of reports taken from the record book loaning perkelas, it takes a long time.

The system development method which writer use is the waterfall model (Linear Sequential Model), and the approach used in research is a structured approach, while research methods such as direct observation, interviews and collect documents necessary for the making of this application program, using the tools modeling such as flowcharts document, context diagram and data flow diagram (DFD). Meanwhile, database application development tools using Visual Basic 6.0.

With the existence of library information systems at the junior Mutiara 5 Lembang will accelerate the process of data processing loaning and book return. But the authors recognize that this system is very simple, yet includes all the access and easy - I hope someday they can be developed again by the Junior Library to the shape of Pearls 5 Lembang Client Server network that covers all data processing in all parts of the library.

i

ABSTRAK

Perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang, didirikan atas dasar inisiatif guru-guru yang mempunyai peran sangat penting, karena dengan adanya sebuah perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang ini berarti sekolah telah memberikan layanan bagi guru-guru maupun siswa-siswi dalam proses belajar mengajar yang akan memberikan sebuah pengetahuan baru. Masalah-masalah yang sering dihadapi mulai dari proses pengembalian buku masih melihat catatan peminjaman buku perkelas yang menyebabkan proses pencatatan data menjadi lebih lama serta pembuatan laporan diambil dari catatan peminjaman buku perkelas, hal ini membutuhkan waktu yang cukup lama.

Adapun metode pengembangan sistem yang penulis gunakan adalah model waterfall (Linear Sequential Model), dan pendekatan yang digunakan dalam penelitian adalah pendekatan terstruktur, sedangkan metode penelitian berupa observasi langsung, wawancara dan mengumpulkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pembuatan program aplikasi ini, dengan menggunakan alat pemodelan diantaranya diagram alir dokumen, diagram konteks serta data flow diagram (DFD). Sedangkan alat pengembangan aplikasi database menggunakan bahasa Visual Basic 6.0.

Dengan adanya sistem informasi perpustakaan di SMP mutiara 5 Lembang akan mempercepat proses pengolahan data peminjaman dan pengembalian buku. Akan tetapi penulis menyadari bahwa sistem ini sangat sederhana, belum mencakup semua akses dan mudah – mudahan suatu saat nanti dapat dikembangkan lagi oleh pihak Perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang dengan bentuk jaringan Client Server yang mencakup seluruh proses pengolahan data pada semua bagian perpustakaan. Kata Kunci : Perpustakaan, Waterfall, VB 6.0, SQL Server 2000

1 1.1. Latar Belakang Penelitian

Perkembangan teknologi informasi telah mengubah dunia menjadi serba mudah dan membawa dampak perkembangan serta kemajuan disegala bidang. Salah satu teknologi yang berkembang pesat adalah dibidang teknologi khussnya komputer. Komputer memegang peranan penting di berbagai bidang usaha dan pendidikan yang telah menjadikan komputer sebagai sarana yang wajib dimiliki oleh semua instansi-instansi pemerintah dan swasta, kerana komputer dapat menunjang kelancaran aktivitas pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Di Indonesia sendiri pengelolaan informasi dan data mulai menjadi perhatian, walaupun masih relatife kecil dibandingkan negara-negara tetangga. Dengan adanya perkembangan teknologi komputer, maka informasi yang disediakan harus dapat digunakan oleh perpustakaan untuk mengumpulkan, merawat, dan melestarikan bahan-bahan perpustakaan berupa rekaman hasil pemikiran.

SMP Mutiara 5 Lembang merupakan salah satu sekolah swasta yang cukup baik di Lembang, banyak lulusannya yang melanjutkan pendidikan di sekolah menengah atas baik negeri maupun swasta, dan lulusanya mampu bersaing dengan lulusan sekolah lainnya. Pada SMP Mutiara 5 Lembang terdapat sebuah perpustakaan, perpustakaan yang didirikan atas dasar inisiatif guru-guru yang mempunyai peran sangat penting, karena dengan adanya sebuah perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang ini berarti sekolah telah memberikan

2

layanan bagi guru-guru maupun siswa-siswi dalam proses belajar mengajar yang akan memberikan sebuah pengetahuan baru.

Pada perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang, masalah-masalah yang selalu dihadapi yaitu proses pengembalian buku masih melihat catatan peminjaman buku perkelas, terjadi keterlambatan dalam proses pembuatan laporan buku karena masih melihat catatan peminjaman buku perpustakaan perkelas. Maka dari itu diperlukan sistem informasi pengolahan data agar mempermudah dan mempercepat dalam peningkatan kualitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku. Komputer mempunyai kemampuan yang tinggi sebagai alat bantu pengelolaan data, kapasitas penyimpanan yang besar, dan kecepatan dalam proses yang tinggi. Oleh karena itu, penulis mencoba merancang suatu sistem yang dapat mempermudah dan mempercepat dalam pelayanan proses peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis mengambil judul “Sistem Informasi Perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang ”.

1.2. Identifikasi Dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah

Dengan adanya masalah yang dihadapi selama penelitian di perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang, maka dibutuhkan suatu jalan keluar untuk menyelesaikan masalah tersebut yaitu sebagai berikut :

1. Proses pengembalian buku masih melihat catatan peminjaman buku perkelas yang menyebabkan proses pencatatan data menjadi lebih lama. 2. Pembuatan laporan diambil dari catatan peminjaman buku perkelas, hal

ini membutuhkan waktu yana cukup lama.

Dari uraian diatas maka semakin jelas bahwa perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang seharusnya sudah diadakan sistem informasi pengolahan data peminjaman dan pengembalian buku agar dapat memberikan keringanan cara kerja petugas perpustakaan.

b. Rumusan Masalah

Seperti yang terdapat pada identifikasi masalah yang ada maka rumusan masalahnya adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem informasi perpustakaan buku yang sedang berjalan di perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang.

2. Bagaimana perancangan sistem informasi pada perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang.

3. Bagaimana pengujian sistem informasi perpustakaan di perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang.

4

4. Bagaimana implementasi sistem informasi pada perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang.

1.3. Maksud Dan Tujuan Penelitian

Dalam melakukan penelitian,hendaknya kita mengetahui maksud dan tujuannya agar penelitian yang dilakukan dapat terarah dan terorganisasi dengan baik. Adapun maksud dan tujuan adalah sebagai berikut :

a. Maksud Penelitian

Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi perpustakaan yang baru di perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang dalam memperbaiki permasalahan-permasalahan yang ada.

b. Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan di perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang

2. Untuk membuat perancangan sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang.

3. Untuk menguji sistem informasi perpustakaan di perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang.

4. Untuk mengetahui implementasi sistem informasi peminjaman dan pengembalian di perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang.

1.4. Kegunaan Penelitian 1.4.1. Kegunaan Akademis

a. Bagi Pengembangan Ilmu

Hasil penelitian ini diharapkan menjadi perbandingan antara ilmu manajemen keadaan yang terjadi dilapangan. Sehingga dengan adanya perbaikan tersebut akan lebih memajukan ilmu manajemen informatika yamg sudah ada ditahapkan pada dunia nyata dan dapat menguntungkan berbagai pihak.

b. Bagi Peneliti Lain

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada penerus atau para akademis yang akan mengambil tugas akhir dalam kajian yang sekaligus referensi dalam penulisan. c. Bagi Penulis

Berguna dalam menambah atau memperkaya wawasan pengetahuan baik teori dan praktek, belajar menganalisa dan melatih daya pikir dalam mengambil kesimpulan permasalahan yang ada didalam perusahaan, khususnya perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang.

1.4.2. Kegunaan Praktis

a. Bagi sekolah di SMP Mutiara 5 Lembang

Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam upaya perbaikan masalah yang akan terkait dengan Sistem Informasi Perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang.

6

b. Bagi pelajar SMP Mutiara 5 Lembang

Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai informasi tentang Sistem Informasi Perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang, agar para pelajar menyadari pentingnya pemahaman Sistem Informasi Perpustakaan dalam rangkameningkatkan kualitas belajar mengajar serta menambah ilmu pengetahuan.

1.5. Batasan Masalah

Untuk mengkaji suatu permasalahan diperlukan pembatasan agar penyajiannya lebih terarah dan mencapai sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Untuk itu penulis membatasi permasalahan pengolahan data di perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang yaitu:

1. Pembahasan implementasi berupa rancangan rencana ketika akan di implementasikan di perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang.

2. Buku-buku yang hilang tidak dibahas dalam tugas akhir ini.

3. Buku yang terdapat diperpustakaan diasumsikan berasal dari berbagai suplier buku namun permasalahan tersebut tidak dibahas dalam tugas akhir ini.

1.6. Lokasi Dan Waktu Penelitian

Kegiatan penelitian ini berlokasi di SMP Mutiara 5 Lembang Jl. Tangkuban Perahu No. 78 Telp. 2785521 Cikole Lembang - Kab. Bandung Barat.

Table 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian

No Tahap

Bulan

Maret April Mei Juni

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

1

Survei objek Penelitian 2 Analisis 3 Design

4

Pembuatan Sistem

5

Penerapan Sistem

8 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Dalam menderfinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan yaitu menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut :

Sistem adalah kumpulan atau bagian-bagian yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Jogiyanto, sistem dapat didefinisikan kedalam 2 pendekatan yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang menekankan pada elemennya.

Pendekatan yang lebih menekankan pada prosedurnya sistem dapat didefinisikan yaitu sebagai berikut :

Menurut Jogiyanto (2002 : 1) Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang Saling berhubungan, berkumpul bersama-sama melakukan kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Pendekatan yang lebih menekankan pada elemennya sistem dapat didefinisikan yaitu sebagai berikut:

Jogiyanto (2001 : 2) Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”.

2.1.1. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu sebagai berikut :

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya salaing bekerja sama untuk satu kesatuan.

2. Batasan Sistem

Batasan sistem merupakan daera yang antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan yang lainnya.

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan sistem adalah apapun di luar sistem yang memepengaruki sistem.

4. Penghubung Sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem yang lainnya.

5. Masukan Sistem

Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem yang dimasukan dapat berupa masukan perawatan.

6. Keluaran Sistem

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi kekuatan yang berguna dan sisa pembuangan.

10

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan atau sistem itu sendiri sebagai pengolah.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem mempunyai (goal) atau sasaran (objective). Sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi tidak ada gunnya.

Gambar 2.1 Karakteristik Sistem [Sumber : [JOG05]]

2.1.2. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diataranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem Abstrak

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tanpak secara fisik.

Sistem alamiah adalah system yang terjadi karena proses alam tidak dibuat oleh manusia, sedangkan sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.

3. Sistem Tertentu

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudahdapat diprediksi. 4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya, sedangkan sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.1.3 Bentuk Umum Sistem

Bentuk umum dari sistem terdiri dari atas masukan (input), proses, dan keluaran (output). Dalam bentuk umum sistem ini biasa melakukan satu atau lebih masukan yang akan diproses dan menghasilkan keluaran sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya.

Gambaran umum mengenai sistem ditunjukan pada gambar berikut ini :

Gambar 2.2 Bentuk Umum Sistem

12

2.2. Konsep Dasar Informasi

Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah.

Informasi dapat dikelompokan menjadi tiga bagian, yaitu : a. Informasi Stategis

Informasi ini digunakan untuk menganbil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya.

b. Informasi Taktis

Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka mengenah, seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan.

c. Informasi Teknis

Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi persediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

2.2.1 Definisi Informasi

Definisi informasi menurut Tata Sutabri (2004 : 18) adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan

bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.

2.2.2. Siklus Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna. Data yang diolah melalui suatu model informasi. Penerima akan menerima informasi tersebut dan membuat keputusan serta diwujudkan dengan suatu tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditanggap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnnya sehingga membentuk suatu siklus.

Untuk lebih jelasnya siklus informasi dapat dijelaskan dengan gambar sebagai berikut. Adapun gambar siklus informasi tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini: PROSES (MODEL) INPUT (data) DATA (ditangkap) PROSES (tindakan) DASAR DATA OUTPUT (information) PENERIMA Keputusan Tindakan

Gambar 2.3 Siklus Informasi

14

2.2.3. Syarat – syarat Informasi

Informasi berhubungan dengan keputusan dan yang tepat di ambil akan berhasil sesuai dengan tujuan bila informasi ini berkualitas.

Adapun syarat-syarat agar tujuan bila informasi ini berkualitas yaitu : 1. Lengkap, yaitu memenuhi semua kebutuhan pengambil keputusan. 2. Akurat, yaitu informasi harus benar dan jauh dari kesalahan. 3. Relevan, yaitu sesuai dengan kebutuhan yang menerima sehingga

informasi tersebut memiliki manfaat bagi pemakai.

4. Tepat waktu, yaitu informasi tidak boleh terlambat sebab mempengaruhi terhadap nilai informasi itu sendiri.

2.3. Sistem Informasi

Definisi sistem informasi menurut Tata Sutabri ( 2004 : 36 )

Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategis dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi merupakan komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, dan untuk memberikan gambaran aktivitas didalam perusahaan.

Dari beberapa definisi, dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah:

1. Kumpulan interaksi sistem-sistem informasi.

2. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen

2.3.1. Komponen Sistem Informasi

Komponen sistem informasi terdiri dari beberapa hal sebagai berikut :

a. Hardware, terdiri dari komputer, printer, dan jaringan.

b. Software, merupakan kumpulan dari perintah yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer dalam melaksanakan tugas tertentu.

c. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan sebuah informasi.

d. Manusia (human), yang terlibat dalam komponen seperti manusia, operator dan sebagainya.

e. Prosedur, terdiri atas dokumen prosedur, buku panduan operasional tertentu dan sebagainya.

2.3.2 Kegiatan Sistem Informasi

Kegiatan yang terdapat dalam sistem informasi adalah sebagai berikut :

1. Input (input), menggambarkan bagaimana suatu kegiatan menyediakan data untuk diproses.

16

2. Proses (process), menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas. 4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data . 5. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi

tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

2.4. Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan menurut Rohanda (2000 : 15) “Pengertian perpustakaan yang mutakhir ini telah mengarahkan kepada tiga hal yang mendasar sekaligus, yaitu hakikat perpustakaan sebagai salah satu sarana pelestarian bahan pustakan; fungsi perpustakaan sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan; serta tujuan perpustakaan sebagai sarana untuk mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pembangunan nasional”.

“Adapun pengertian perpustakaan sekolah menurut Jogiyanto (2000 : 15) adalah perpustakaan yang berada dalam suatu sekolah yang kedudukan dan tanggunng jawabnya kepada kepala sekolah; yang melayani sivitas akademka sekolah yang bersangkutan”.

2.4.1. Jenis - Jenis Perpustakaan

Jenis-jenis perpustakaan yang ada dan berkembang di Indonesia menurut penyelenggaraan dan tujuannya dibedakan menjadi :

1. Perpustakaan Digital adalah Perpustakaan yang berbasis teknologi digital atau mendapat bantuan komputer dalam seluruh aktifitas di perpustakaannya

secara menyeluruh. Contohnya : Buku atau informasi dalam format electiric book, piringan, pita magnetik, CD atau DVD rom.

2. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, selanjutnya disebut Perpustakaan Nasional, adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND) yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang berkedudukan di Ibukota Negara.

3. Perpustakaan Provinsi adalah Lembaga Teknis Daerah Bidang Perpustakaan yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah Provinsi yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah provinsi serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat.

4. Perpustakaan Kabupaten/Kota adalah Lembaga Teknis Daerah Bidang Perpustakaan yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota, yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah Kabupaten/Kota serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum.

5. Perpustakaan Umum : Perpustakaan yang ada di bawah lembaga yang mengawasinya. Perpustakaan umum terbagi atas :

18

a. Perpustakaan Umum Kecamatan, adalah Perpustakaan yang berada di Kecamatan sebagai cabang layanan Perpustakaan Kabupaten/Kota yang layanannya diperuntukkan bagi masyarakat di wilayah masing-masing. b. Perpustakaan Umum Desa/Kelurahan adalah perpustakaan yang berada

di Desa/Kelurahan sebagai cabang layanan Perpustakaan

Kabupaten/Kota yang layanannya diperuntukkan bagi masyarakat di desa/kelurahan masing-masing.

6. Perpustakaan Khusus : Perpustakaan yang diperuntukkan untuk koleksi-koleksi tokoh terkenal. Contohnya : Perpustakaan Bung Hatta.

7. Perpustakaan lembaga Pendidikan : Perpustakaan yang berada di lingkungan lembaga pendidikan (SD, SMP, SMA, PT, dan LSM). Contohnya : perpustakaan Universitas. Pada perpustakaan tingkat PT, perpustakaan dapat dibagi kembali menjadi dua, yaitu : perpustakaan pusat dan perpustakaan tingkat fakultas.

8. Perpustakaan Lembaga Keagamaan : Perpustakaan yang berada di lingkungan lembaga keagamaan. Contohnya : Perpustakaan Masjid, perpustakaan Gereja, dll.

9. Perpustakaan Pribadi : Perpustakaan yang diperuntukkan untuk koleksi sendiri dan dipergunakan dalam ruang lingkup yang kecil. Contohnya : Perpustakaan keluarga.

2.4.2. Fungsi Perpustakaan

1. Fungsi Perpustakaan Daerah

a. Mempersiapkan bahan perumusan kebijaksanaan pembinaan dan pengembangan perustakaan di daerah.

b. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan pada semua jenis

perpustakaan di daerah.

c. Melaksanakan pengeumpulan, penyimpanan, dan pengolahan bahan pustaka.

d. Melaksanakan jasa perpustakaan, perawatan dan pelestarian bahan pustaka.

2. Fungsi Perpustakaan Umum dan Keliling

a. Menghimpun dan mengolah bahan pustaka dan informasi. b. Memelihara danmelestarikan bahan pustaka dan informasi.

c. Mengatur dan mendayagunakan bahan pustaka dan informsi, sebagai pusat kegiatan belajar, pelayanan informasi, penelitian dan menumbuhkan minat dan kebiasaan membaca bagi seluruh lapisan masyarakat.

Perpustakaan Keliling berfungsi sebagai perpustakaan umum yang melayani kebutuhan informasi masyarakat yang tidak terjangkau oleh pelayanan perpustakaan umum. Pada hakikatnya fungsi Perpustakaan Keliling sama dengan Perpustakaan Umum . Perpustakaan Keliling merupakan kepanjangan layanan Peprustakaan Umum.

20

a. Pusat kegiatan belajar-mengajar untuk mencapai tujuan pendidikan seperti tercantum dalam kurikulum sekolah.

b. Pusat Penelitian sederhana yang memungkinkan para siswa

mengembangkan kreativitas dan imajinasinya.

c. Pusat membaca buku-buku yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu luang (buku-buku hiburan) Semua fungsi tersebut akan tergambar dalam koleksi pepustakaan bersangkutan.

2.4.3. Sistem Informasi Perpustakaan

Sistem Informasi Perpustakaan adalah proses komputerisasi untuk mengolah data suatu perpustakaan. Mulai dari katalogisasi koleksi, pengolahan data anggota, sampai proses peminjaman dan pengembalian koleksi beserta aturan-aturannya seperti lamanya peminjaman dan penghitungan denda keterlambatan.

2.5. Visual Basic

Salah satu bahasa pemograman untuk windows yang populer adalah microsoft visual basic. Karena melalui visual basic pembuatan aplikasi untuk menjadi lebih mudah dan menyenangkan. Program visual basic adalah salah satu bahas pemograman standar untuk PC, karena pemakaian yang luas dan juga memiliki fitur yang canggih seperti internet, database, network, dan pembuatan aplikasi clien -server .

Microsoft Visual Basic adalah salah satu pemograman yang di gunakan untuk membuat aplikasi windows yang berbasis grafis (Graphical User Interface). Selain itu visual basic merupakan pemograman yang terkendali, artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa event atau kejadian tertentu (tombol di klik, menu di pilih, dll). Ketika event terdeteksi kode yang berhubungan dengan event akan berjalan atau berfungsi.

2.5.1. Menu Visual Basic 6.0

Dalam visual basic terdapat menu – menu seperti dalam program aplikasi di windows yang akan memudahkan user untuk berinteraksi dengan program visual basic.

2.5.2 Menu Bar (menu Built-In)

Menu bar terdiri dari menu file, edit view, project, format, debug, run, query, diagram, tools, add – ins, windows dan menu – help.

2.5.3 Menu Tool Bar

Menu tool bar merupakan menu berbentuk icon yang berisi perintah. Setiap menu tool bar terdapat dalam menu utama visual basic. Umumnya menu tool bar berisi icon perintah seperti berikut ini :

22

Keterangan :

Tabel 2.1 Tabel Keterangan Menu Tool Bar

No Keterangan No Keterangan No Keterangan

1 Project 8 Paste 15 Project Explorer

2 Add Form 9 Find 16 Properties Windows

3 Menu Editor 10 Can’t Undo 17 Form Layout

4 Open 11 Can’t Redo 18 Object Browser

5 Save Project 12 Strat Project 19 Tool Box

6 Cut 13 Break 20 Data View Windows

7 Copy 14 End 21 Component Manager

2.5.4 Menu Tool Box

Tool Box akan menampilkan standar kontrol visual basic plus kontrol activex dan dapat menyisipkan objeknya yang akan di tambahkan ke proyek. Untuk lebih jelasnya ada pada gambar di bawah ini

Menu Bar Tool Bar

Tool Box Form Project Explorer

Properties Form Layout

2.6 Database SQL Server

SQL server merupakan program aplikasi database, program ini dapat beroperasi pada berbagai sistem operasi, mulai dari windows 9x, windows 2000 dengan berbagai macam versinya dan juga windows NT. Selama beroperasi, dimana SQL server ini mengolah database, SQL server dalam berhubungan dengan user akan dikelola oleh database administrator. Sistem SQL server dapat diimplementasikan sebagai sistem clent-server ataupun web browser.

SQL server merupakan sebuah program RDBMS(Relational Database Management System) yang menyediakan dukungan untuk mengorganisasi data dengan cara menyimpannya ke dalam tabel database. Hubungan antar data dapat dikelompokan kedalam tabel dan keterhubungan dapat didefinisikan antar tabel-tabel yang disebut dengan relational database. SQL server sebagai database server dapat diakses oleh user yang dapat berhubungan dengan database yang ada pada melalui

24

sebuah aplikasi, sedangkan administrator dapat mengakses data secara langsung untuk mengelolanya.

2.6.1. Database Default

Database default ialah database yang sudah tersedia dalam Microsoft SQL Server 2000. Database itu antara lain:

a. Master, fasilitas untuk gabungan dari tabel – tabel sistem yang mencatat instalasi server secara keseluruhan di mana seluruh database dibuat secara konsekuen.

b. Model, template untuk setiap proses pembuatan database. c. Pups, database contoh.

d. Nortwind, database contoh.

e. Msdb, database yang berisi penjadwalan dan pesan.

f. Tempdb, database yang digunakan untuk menyimpan tabel temporer yang dibuat oleh SQL Server.

2.6.2. Layanan Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL Server 2000 mempunyai layanan sebagai berikut :

a. Web Assisten Wizard, membentuk file html dari hasil query untuk dipublikasikan ke Internet.

b. SQL Server Profiler, memonitor dan merekam seluruh aktivitas database.

c. SQL Server Manager, mengatur seluruh objek SQL Server, SQL Server Agent dan MS DTC.

d. SQL Server Interprise Manager, alat bantu administrative. e. SQL Query Analyzer, menjalankan perintah query yang dapat

memproses database, mulai dari menampilkan data, mengedit, menghapus dan lain.

26 BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Objek penelitian merupakan suatu permasalahan yang dijadikan sebagai topik penulisan dalam rangka menyusun suatu laporan penelitian ini dilakukan untuk mendapatkan data-data yang berkaitan dengan objek penelitian tersebut.

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Dengan berjalan dunia pendidikan pada sebuah lingkungan masyarakat maka dari suatu lembaga pendidikan mendidrikan sebuah lembaga pendidikan yang baru yang bertujuan untuk meningkatkan proses pelaksanaan dlam belajar mengajar.

SMP Mutiara 5 Lembang pertama kali didirikan pada tahun 1985, dengan tempat belajar masih ikut ke SDN Cibogo II Lembang, pada saat itu jumlah seluruh siswa 30 orang. Dengan kepala sekolah pertama bernama Dra. Ati Suharyati. Kemudian pada tahun 1986 SMP Mutiara 5 Lembang mendirikan gedung sekolah sendiri di bawah naungan Yayasan Pembinaan Pengembangan Pendidkan Islam (YP3I) Husnul Chotimah, yang berlokasi di Kp. Lapang Desa. Cikole Kec. Lembang dengan luas tanah 1580 m2, dengan jumlah ruangan 3 kelas yaitu 2 ruangan buat proses belajar mengajar dan 1 ruangan buat kantor guru dan kepala sekolah.

Pada tahun 1988 kepala sekolah diganti oleh Drs. Lili Ardiansyah, dan adapun guru-guru dan staf-staf yang mengajar dan membantu di SMP Mutiara 5 Lembang pada tahun pertama didirikan yaitu sebagai berikut :

1. Tati Murdiati, BA 2. Drs. Lili Ardiansyah 3. Drs. Cecep

4. Dra. Ema 5. Tenti, S.Pd 6. Dahlan 7. Dodi S.Pd 8. Beni

Pada saat ini SMP Mutiara 5 Lembang mempunyai 14 ruangan kelas dan 1 ruangan lab Komputer, 1 ruangan lab laboratorium, 1 ruangan kesenian dan mushola. Dengan kepala Sekolah Dra. Yeti Resmiati dan jumlah guru dan staf kurang lebih berjumlah 35 orang.

3.1.2. Visi Dan Misi Perusahaan a. Visi Perusahaan

SMP Mutiara 5 Lembang merupakan sub sistem pendidikan nasional yang memiliki cirri khas kemandirian, dalam upaya menghasilkan siswa bermutu yang dilandasi keimanan dan ketakwaan terhadap Allah SWT.

28

b. Misi Perusahaan

Misi SMP Mutiara 5 Lembang adalah sebagai berikut :

1. Menambahkan komitmen untuk mengembangkan dari setiap personal dalam melaksanakan tugas.

2. Meningkatkan mutu pendidikan lenih baik dari output tahun yang lalu dan mampu berdaya saing

3. Melakukan standar koperasional prima (layanan kepada masyarakat) lebih baik.

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam organisasi formal haruslah terdapat beberapa hal yang di perhatikan yaitu tujuan bersama yang searah, factor manusia dan struktur pembagian tugas dan wewenang, hubungan jaringan kerja serta koodinasi diantara sekelompok manusia tersebut.

Tujuan merupakan suatu dasar atau motifasi dari arah kegiatan organisasi tanpa adanya suatu tujuan, organisasi akan berjalan tanpa arah, untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan kerjasama antar individu-individu organisasi.

Struktur organisasi yaitu suatu bentuk, kerangka atau susunan yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan diantara bidang-bidang maupun orang-orang tertentu dengan dasar ideologi yang sama dalam suatu kedaulatan kerja sama untuk mencapai tujuan organisasi semaksimal mungkin. Setiap bagian dalam

suatu struktur organisasi mempunyai peranan dan kedudukan masing-masing, dimana peranan dan kedudukan suatu dalam organisasi dapat dilihat.

STRUKTUR ORGANISASI SMP MUTIARA 5 LEMBANG TAHUN PELAJARAN 2009/2010

---Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMP Mutiara 5 Lembang

YP3I HUSNUL CHOTIMAH

KANWIL DEPDIKPORA

KEPALA SEKOLAH DRA. YETI RESMIATI

Ka. TATA USAHA TEGUH KUSUMO

STAF TATA USAHA TIKA NURAENI ANDRE MARIO PKS.SARANA DRS.ASEP KOMAR PKS.SARANA DRS.ASEP KOMAR PKS.KURIKULUM DRA.RIFA H.R S.Pd PKS.KESISWAAN SETIA, ST LABORAN TANTI SUGIHARTI, BA PERPUSTAKAAN

SOFYATI, S.Pd

KOOR. BP/BK TATI MURDIATI, BA

WALI

30

3.1.4. Deskripsi Tugas

Deskripsi tugas merupakan suatu rincian yang menunjukan posisi, tanggung jawab, wewenang fungsi tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh personel di dalam suatu organisasi.

Adapun uraian tugas bagian-bagian di SMP Mutiara 5 Lembang yaitu sebagai berikut :

1. Kepala Sekolah

Berfungsi dan bertugas sebagai edukator, manager, administrasi, supervisor, pemimpin/leader, dan inovator.

A. Wakil Kepala Sekolah

Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1. Menyusun perencanaan, membantu program kegiatan dan pelaksaan program

2. Pengorganisasian 3. Pengarahan 4. Ketenagaan 5. Pengkoordinasian 6. Pengawasan 7. Penilaian

9. Data penyusunan laporan. B. Kurikulum

Kurikulum mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut : 1. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan 2. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran

3. Mengatur penyusunan program pengajar (program semester), program satuan belajar dan persiapan mengajar penjabaran dan penyesuaian kurikulum

4. Mengatur pelaksaan kegiatan kulikuler dan ekstrakulikuler

5. Mengatur pelaksanaan program penilaian kriteria kenaikan kelas, kreteria kelulusan, dan laporan kemajuan belajar siswa, serta pembagian lapor dan STTB.

C. Kesiswaan

1. Mengatur program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling

2. Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K (keamanan, kebersihan, ketertiban, keindahan, kekeluargaan, kesehatan dan kerindangan)

3. Mengatur dan membina program kegiatan OSIS meliputi : kepramukaan, PMR, kelompok Ilmiah Remaja (KIR), patroli keamanan sekolah (PKS), PASKIBRA

32

5. Menyusun dan mengatur pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah. D. PKS (pembantu kepala sekolah) Sarana Prasarana

1. Merencanakan kebutuhan prasarana untuk menunjang proses belajar dan mengajar

2. Menrencanakan program pengadaannya 3. Mengatur pemanfaatan sarana dan prasarana 4. Mengelola perawatan, perbaikan dan pengisian 5. Mengatur pembukuannya.

2. Guru

Guru bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan proses belajar mengajar secara efektif dan efesien. Tugas dan tanggung jawab seorang guru meliputi :

1. Membuat perangkat pengajaran a. AMP

b. Program tahunan/semester c. Program satuan pelajaran d. Program rencana pengajaran e. Program mingguan guru f. LKS

3. Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan harian, ulangan umum, dan ujian akhir

4. Melaksanakan analisis hasil ulangan harian

5. Menysun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan\ 6. Mengisi daftar nilai siswa

3. Wali Kelas

Wali kelas membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1. Pengelolaan kelas

2. Penyelengaraan administrasi kelas meliputi : a. Denah tempat duduk siswa

b. Papan absensi siswa c. Daftar pelajar kelas

d. Daftar kebersihan (piket) kelas e. Buku ansensi siswa

f. Buku pembelajaran/buku kelas g. Tata tertib siswa

3. Penyusunan pembuatan statistik bulanan siswa 4. Pengisian daftar kumpulan nilai siswa (lengger) 5. Pembuatan catatan khusus tentang siswa. 4. Guru bimbingan dan konseling

34

Guru bimbingan dan konseling membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1. Penyusunan program dan pelaksanaan BK

2. Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah yang dihadapi oleh siswa tentang kesulitan belajar

3. Memberikan layanan dan bimbingan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam kegiatan belajar

4. Mengadakan penilaian pelaksanaan bimbingan konseling 5. Menyusun statistik hasil penilaian bimbingan konseling. 5. Pustakawan Sekolah

Petugas perpustakaan sekolah membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1. Perencanaan dan pengadaan buku-buku / bahan pustaka / media elektonik 2. Mengurus pelaksaan perpustakaan

3. Perencanaan pengembangan perpustakaan

4. Pemeliharaan dan perbaikan buku-buku / bahan putaka / media elektonik 5. Investarisasi dan pengadministrasian buku-buku / bahan pustaka / bahan

elektonik.

6. Pengelola Laboratorium

Pengelola Laboratorium membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1. Perencanaan pengadaan alat dan bahan laboratorium 2. Menyusun jadwal / tata tertib penggunaan laboratorium 3. Mengatur penyimpanan dan daftar alat-alat laboratorium 4. Memelihara dan perbaikan alat-alat laboratorium

5. Investarisasi dan pengadministrasian peminjamana alat-alat laboratorium. 7. Kepala Tata Usaha

Kepala tata usaha sekolah mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan sekolah dan bertanggung jawab dalam kegiatan-kegiatan sebagain berikut : 1. Penyusunan program kerja tata usaha sekolah

2. Pengelolaan keuangan sekolah

3. Penyusunan administrasi ketenagaan dan siswa

4. Pembianaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah 5. Peyusunan administrasi perlengkapan sekolah.

3.2. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan cara penelitian yang digunakan untuk mendapatkan data untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Sugiyono (2009:3) Metode Penelitian adalah :

Metode penelitian diartikan sebagai cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu.

36

3.2.1. Desain Penelitian

Dalam penelitian ini desain penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan pendekatan kasus pada bagian perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang.

Metode Deskriptif menurut Sugiyono (2005 : 21)

‘’Metode Deskriptif adalah metode yang digunakan untuk menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas’’.

Metode deskriptif ini merupakan metode yang bertujuan untuk mengetahui sifat serta hubungan yang lebih mendalam antara dua variabel dengan cara mengamati aspek-aspek tertentu secara lebih spesifik untuk memperoleh data yang sesuai dengan masalah yang ada dengan tujuan penelitian, dimana data tersebut diolah, dianalisis, dan diproses lebih lanjut dengan dasar teori-teori yang telah dipelajari sehingga data tersebut dapat ditarik sebuah kesimpulan.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Didalam penelitian yang dilakukan oleh penulis, maka suatu metode yang digunakan sebagai alat atau sarana pengambilan data – data. Metode yang dimaksud adalah sebagai berikut.

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Sumber data primer yang penulis dapat dalam penelitian tugas akhir ini yaitu berdasarkan wawancara dan observasi langsung ke Perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang yaitu sebagai berikut :

a. Observasi

Metode ini merupakan pengamatan langsung dilapangan yang dapat mempermudah dalam proses pengumpulan data, sehingga data–data yang didapat terjamin keaslian dan keakuratannya, melakukan pengamatan langsung pada perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang dengan mengadakan pencatatan terhadap dokumen-dokumen yang ada serta cara kerja berdasarkan sistem yang sedang berjalan.

b. Wawancara

Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan megajukan pertanyaan tentang sistem yang sedang berjalan dengan segala kekurangannya sebagai kajian dalam pembuatan program aplikasi yang kemudian akan diajukan sebagai sistem yang baru, tanya jawab dengan petugas perpustakaan bagaimana proses peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang, sejarah terbentuknya perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang ,susunan organisasi, serta tata cara petugas perpustakaan bekerja serta bagaimana melayani para anggota perpustakaan.

38

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Sumber data sekunder yang penulis mengumpulkan data tertulis yaitu kegiatan memperoleh data dengan menganalisis dan mempelajari dokumen atau catatan yang ada. Melakukan penelitian dimana didalam pengambilan datanya penulis melakukan pengambilan contoh catatan kunjungan siswa di perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang, dan catatan peminjaman buku perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang.

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem Definisi Metode menurut (Wijaya, 2009)

Metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan, dan argumentasiargumentasi yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin yang lainnya.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang penulis gunakan pada penelitian ini adalah menggunakan metode terstruktur yaitu suatu proses untuk mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan suatu masalah dalam bentuk program.

Pemrograman terstruktur adalah suatu proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan suatu masalah dalam bentuk program. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang

dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem sangat di butuhkan dalam perancangan sebuah sistem, karena sebelum memulai dalam pembuatan koding – koding hendaknya merancang terlebih dahulu metode pemodelan seperti apa yang harus di gunakan dengan memprioritaskan ketepaan waktu selesai dan efektifitas dalam perancangan sebuah sistem.

Metode pengembangan sistem yang di gunakan dalam penyelesain tugas akhir ini adalah “Linear Sequential Model”. Model ini sering disebut dengan “classic life cycle” atau model waterfall. Model ini adalah model yang muncul pertama kali yaitu sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai didalam Software Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing / verification, dan maintenance. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Sebagai contoh tahap desain harus menunggu selesainya tahap sebelumnya yaitu tahap requirement. Secara umum tahapan pada model waterfall dapat dilihat pada gambar berikut :

40

Gambar 3.2 Paradigma Waterfall (Classic Life Cycle)

(Sumber : http://fachrizalll.files.wordpress.com/2009/07/) Keterangan :

1. Sistem Engineering and Analisis

Karena software merupakan bagian terbesar dari sistem, maka pekerjaan dimulai dengan cara menerapkan kebutuhan semua elemen sistem dan mengalokasikan sebagian kebutuhan tersebut ke software.

2. Analisis kebutuhan software

Suatu proses pengumpulan kebutuhan software untuk mengerti sifat-sifat program yang dibentuk software engineering, atau analis harus mengerti fungsi software yang diinginkan, performance dan interface terhadap elemen lainnya. Hasil dari analisis ini didokumentasikan dan direview / dibahas / ditinjau bersama-sama customer.

3. Design

Desain software sesungguhnya adalah proses multi step (proses yang terdiri dari banyak langkah) yang memfokuskan pada 3 atribut program yang berbeda, yaitu:

a. Struktur data b. Arsitektur software c. Rincian prosedur 4. Coding

Desain harus diterjemahkan ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin 5. Testing

Segera sesudah objek program dihasilkan, pengetesan program dimulai. Proses testing difokuskan pada logika internal software. Jaminan bahwa semua pernyataan atau statements sudah dites dan lingkungan external menjamin bahwa definisi input akan menghasilkan output yang diinginkan.

F. Maintenance

Software yang sudah dikirim ke customer data berubah karena a. Software mengalami error

b. Software harus diadaptasi untuk menyesuaikan dengan lingkungan external,misalnya adanya sistem operasi baru atau peripheral baru.

42

3.2.3.3. Alat bantu Analisis dan Perancangan

Alat bantu analisis dan perancangan yang dipakai adalah sebagai berikut : 1) Flow Map

Flow Map mempunyai fungsi sebagai mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan).

2) Diagram Konteks

Diagram konteks adalah DFD tingkat paling atas dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan sistem dalam satu lingkaran yang merepresentasikan keseluruh proses dalam suatu sistem.

3) Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.

Ada beberapa simbol yang dipakai untuk menggambarkan data beseta transformasi data, antara lain :

a. Kesatuan Luar (External Entity) atau batas sistem

Sebuah sistem mempunyai sistem yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya, kesatuan luar merupakan kesatuan (Entity) lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem

lainnya yang berada di lingkungan luarnyayang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak sebagai berikut :

b. Arus Data (Data Flow)

Arus data di DFD diberi simbol suatu panah.

Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

c. Proses (Process)

Proses atau fungsi yang mentransformasikan data secara umum. Suatu proses dapat disimbolkan dengan notasi lingkaran.

44

Simpanan data merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file. Simpanan data di DFDdapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel.

4) Kamus Data

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data strore.

5) Perancangan Basis Data a. Normalisasi

Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logical design sebuah basis data, teknik pengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redundansi).

Adapun bentuk yang umum digunakan dalam proses normalisasi adalah sebagai berikut:

Bentuk normalisasi pertama ini dapat terpenuhi apabila tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama

2. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)

Bentuk normalisasi kesua dapat terpenuhi apabila berada dalam bentuk normal pertama, dan setiap atribut bukan kunci primer yang memiliki ketergantungan fungsional penuh terhadap kunci primer.

3. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third normal Form)

Bentuk normalisasi ketiga dapat terpenuhi apabila berada dalam bentuk normal kedua, dan setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif penuh terhadap kunci primer. Perancangan basis data diperlukan agar kita bisa memiliki basis data yang kompak dan efisien dalam ruang penyimpanan, cepat dalam mengakses dan mudah dalam pemanipulasian (ubah, tambah, hapus) data.

b. Tabel Relasi

Model data ini menggunakan sekumpulan tabel bedimensi dua, dengan masing-masing tabel tersusun atas sejumlah baris dan kolom. Kolom didefinisikan sebagai satu satuan data terkecil dalam sebuah table yang mempunyai makna.

46

3.2.4. Pengujian Sofware

Metode pengujian adalah cara atau teknik untuk menguji perangkat lunak, mempunyai mekanisme untuk menentukan data uji yang dapat menguji perangkat lunak secara lengkap dan mempunyai kemungkinan tinggi untuk menemukan kesalahan.

Metode pengujiaan perangkat lunak yang penyusun pakai dalam pengujiaan perangkat lunak yang penyusun pakai adalah Metode Black Box Testing, Black Box Testing adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian black box merupakan metode peracangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.

Pengujian black box berfokus pada pengujian persyaratan fungsional perangkat lunak, untuk mendapatkan serangkaian kondisi input yang sesuai dengan persyaratan fungsional suatu program.

Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori : 1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang.

2. Kesalahan interface.

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal. 4. Kesalahan kinerja.

5. Inisialisasi dan kesalahan terminasi. Pengujian black box harus dapat menjawab pertanyaan sebagai berikut :

a. Bagaimana validitas fungsional diuji

b. Kelas input apa yang akan membuat kasus pengujian menjadi lebih baik

c. Apakah sistem akan sangat sensitive terhadap harga input tertentu d. Bagaimana batasan dari suatu data diisolasi

e. Kecepatan data apa dan volume data apa yang akan ditoleransi oleh sistem.

f. Apa pengaruh kombinasi tertentu dari data terhadap sistem operasi. Pada pengujian software penulis menggunakan pengujian dengan black box

48 BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1. Analisis Sistem yang Berjalan

Sistem informasi perpustakaan merupakan suatu yang sangat penting di suatu perpustakaan. Karena kegiatan tersebut yang dilakukan oleh bagian pelayanan di suatu perpustakaan atau organisasi sangat berpengaruh pada kinerja perpustakaan atau suatu organisasi itu sendiri.

Sistem informasi di SMP Mutiara 5 Lembang perlu ditingkatkan karena masih terdapat masalah-masalah yang sering di hadapi mulai dari proses pendaftaran anggota baru, peminjaman buku, pengembalian buku, serta input data buku pengerjaannya masih kurang efektif dan kurang efesien dalam mendukung kelancaran proses pembuatan laporan anggota baru yang mendaftar, laporan peminjaman buku, dan laporan pengembalian buku kepada petugas perpustakaan.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen mempunyai tujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dalam sistem informasi perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang serta hal-hal apa saja yang berkaitan dengan dokumen tersebut, hal ini perlu dilakukan untuk memberikan informasi sebagai masukan pada pengembang sistem yang diusulkan, yaitu :

Fungsi : Form isian untuk calon anggota yang akan mendaftar Sumber : Asal Dokumen

Bentuk : Formulir

Distribusi : Dari anggota ke bagian petugas Rangkap : 1

Deskripsi : Formulir yang berisi identitas anggota 2. Nama Dokumen : Kartu Anggota

Fungsi :Untuk bukti keanggotaan pada saat melakukan peminjamn dan pengembalian buku

Sumber : Petugas Perpustakaan Bentuk : Kartu

Distribusi : Dari anggota ke petugas perpustakaan Rangkap : 1

Deskriptif : Kartu yang berisi identitas anggota sebagi bukti keanggotaan

3. Nama Dokumen : Data Anggota

Fungsi :Berisi data-data anggota perpustakaan Sumber : Petugas Perpustakaan

Bentuk : Dokumen

50

Rangkap : 1

Deskriptif : Data identitas anggota perpustakaan 4. Nama Dokumen : Buku Catatan Anggota

Fungsi : Untuk menyimpan nama anggota yang terdaftar Sumber : Petugas Perpustakaan

Bentuk : Buku

Distribusi : Petugas perpustakaan Rangkap : 1

Deskriptif : Buku yang berisi data anggota perpustakaan yang telah terdaftar.

5. Nama Dokumen : Buku Catatan Peminjaman

Fungsi :Untuk menyimpan nama anggota yang meminjam buku

Sumber : Petugas Perpustakaan Bentuk : Buku

Distribusi : Petugas perpustakaan Rangkap : 1

Deskriptif : Data yang digunakan untuk menyimpan, mencari anggota perpustakaan yang meminjam buku

Fungsi :Untuk menginformasikan mengenai pengembalian Sumber : Petugas Perpustakaan

Bentuk : Buku

Distribusi : Petugas perpustakaan Rangkap : 1

Deskriptif :Berisi nama anggota perpustakaan yang mengembalikan buku

7. Nama Dokumen : Laporan Data Anggota

Fungsi : Laporan untuk pemberitahuan kepada kepala sekolah mengenai data anggota

Sumber : Petugas Perpustakaan Bentuk : Dokumen

Distribusi : Dari petugas perpustakaan ke kepala sekolah Rangkap : 2

Deskriptif :Pemberitahuan mengenai anggota yang telah terdaftar 8. Nama Dokumen : Laporan Data Peminjaman

Fungsi : Laporan untuk pemberitahuan kepada kepala sekolah Sumber : Petugas Perpustakaan

Bentuk : Dokumen

52

Rangkap : 2

Deskriptif : Pemberitahuan mengenai anngota yang meminjam buku

9. Nama Dokumen : Laporan Data Pengembalian

Fungsi : Laporan untuk pemberitahuan kepada kepala sekolah Sumber : Petugas Perpustakaan

Bentuk : Dokumen

Distribusi : Dari petugas perpustakaan ke kepala sekolah Rangkap : 2

Deskriptif :Pemberitahuan mengenai anggota yang mengembalikan buku

4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur ini bertujuan untuk memahami prosedur atau langkah-langkah yang menerapkan tentang apa yang dikerjakan dan bagaimana proses yang berlangsung.

4.1.2.1. Flow Map yang sedang berjalan

Flow Map mempunyai fungsi sebagai mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan).

a. Flow Map Pendaftaran Anggota yang Sedang Berjalan

Berikut ini prosedur pendaftaran anggota yang sedang berjalan dari sistem informasi perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang adalah :

1. Anggota menyerahkan form data anggota kepada petugas perpustakaan

2. Petugas mencatat data anggota pada buku catatan anggota yang datanya dilihat dari arsip buku catatan anggota, kemudian dicatat kedalam data kartu anggota

3. Petugas membuat kartu anggota yang kemudian diserahkan kepada anggota sebagai bukti keanggotaan

4. Petugas membuat laporan anggota sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama untuk diarsipkan dan rangkap kedua diserahkan kepada kepala sekolah

54

Flow map pendaftaran anggota merupakan bagan alur yang menunjukkan arus data atau dokumen yang digunakan pada saat pendaftaran anggota.

Gambar 4.1 Flow Map Pendaftaran Anggota yang Sedang Berjalan

Keterangan :

BCA : Buku Catatan Anggota

b. Flow Map Peminjaman Buku yang Sedang Berjalan

Berikut ini peminjaman buku yang sedang berjalan dari sistem informasi perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang adalah :

1. Pada saat peminjaman anggota menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan

2. Anggota hanya bisa meminjam buku sebanyak 3 buku, dengan masa peminjaman adalah 7 hari

3. Petugas akan memeriksa status peminjaman yang dilihat dari arsip buku catatan peminjaman, jika status anggota masih dalam masa peminjaman, maka anggota tidak dapat meminjam buku, kartu anggota akan diserahkan kembali oleh petugas kepada anggota. Tapi jika status anggota tidak dalam masa peminjaman, maka anggota dapat meminjam buku

4. Petugas mencatat data peminjaman pada buku catatan peminjaman

5. Dari arsip buku catatan peminjaman dibuat laporan data peminjaman buku sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama diarsipkan, rangkap kedua diserahkan kepada kepala sekolah

6. Kartu anggota beserta buku yang dipinjam diserahkan kembali oleh petugas perpustakaan kepada anggota.

56

Flow map peminjaman buku merupakan bagan alur yang menunjukkan arus data atau dokumen yang digunakan pada saat input data anggota.

Gambar 4.2 Flow Map Peminjaman Buku yang Sedang Berjalan

Keterangan :

BCP : Buku Catatan Peminjaman LPB : Laporan Peminjaman Buku

c. Flow Map Pengembalian Buku yang Sedang Berjalan

Berikut ini pengembalian buku yang sedang berjalan dari sistem informasi perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang adalah :

1. Pada saat pengembalian buku, anggota menyerahkan kartu anggota beserta buku yang dipinjamnya kepada petugas perpustakaan

2. Petugas mengecek data peminjaman yang dilihat dari buku peminjaman buku dan pengembalian buku, jika status pinjam masih dalam keadaan pinjam maka tidak dapat meminjam dan apabila sudah tidak dalam keadaan pinjam maka dapat meminjam buku

3. Dari catatan data pengembalian buku dilihat status denda, jika tidak ada denda kartu diserahkan oleh petugas kepada anggota dan jika ada denda, petugas perpustakaan menghitung denda tersebut

4. Petugas perpustakaan membuat laporan data pengembalian buku sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama diarsipkan, rangkap kedua diserahkan kepada kepala sekolah.

58

Flow map pengembalian buku merupakan bagan alur yang menunjukkan arus data atau dokumen yang digunakan pada saat input data anggota.

Gambar 4.3 Flow Map Pengembalian Buku yang Sedang Berjalan

Keterangan :

BCP: Buku Catatan Peminjaman BCPG: Buku Catatan Pengembalian LPGB : Laporan Pengembalian Buku

4.1.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah DFD tingkat paling atas dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan sistem dalam satu lingkaran yang merepresentasikan keseluruh proses dalam suatu sistem.

Gambar 4.4 Diagram Konteks yang Sedang Berjalan

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan

60

dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. a. Dfd Level 0 yang sedang berjalan

Gambar 4.5 DFD Level 0 yang Sedang Berjalan

b. Dfd Level 1 proses 1.0 pendaftaran anggota yang sedang berjalan

c. Dfd Level 1 proses 2.0 peminjaman buku yang sedang berjalan

Gambar 4.7 DFD Level 1Peminjaman Buku yang Sedang Berjalan

d. Dfd Level 1 proses 3.0 pengembalian buku yang sedang berjalan

62

4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan

Dilihat dari segi keamanan data pada sistem lama yang ada di perpustakaan pada saat ini data yang diarsipkan dalam bentuk kertas, sehingga akan mudah hilang dan rusak, sedangkan pada rancangan sistem yang diusulkan dengan mengupdate komputer setiap minggu sekali akan mencegah masuknya virus kedalam komputer, kemungkinan data yang hilang dan rusak dapat diatasi. Dilihat dari segi sarana dan prasarana pada sistem lama dokumen yang tetulis akan memerlukan tempat yang cukup besar dan biaya untuk membeli tempat dokumen tersebut, sedangkan pada sistem yang akan diusulkan data yang ada disimpan di dalam database dan juga di copy ke dalam CD agar data tersebut tidak lagi memakan ruang dan biaya yang cukup banyak.

Dilihat dari segi waktu, pada sistem lama yang ada data harus dicari dari setiap kertas yang diarsipkan sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. Sedangkan pada rancangan sistem yang diusulkan data tersimpan dalam file yangh dapat dibuka kapan saja sekaligus dicetak sesuai kebutuhan. Jadi dengan adanya perancangan sistem yang terkomputerisasi keamanan data akan lebih terjamin, dan dapat meningkatkan kinerja sistem yang ada di suatu perpustakaan.

4.2. Perancangan Sistem

Setelah dilakukan tahap analisis sistem, tahap selanjutnya adalah perancangan sistem yang dilanjutkan berdasarkan kebutuhan manajemen dan memperbaiki kelemahan yang ada.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan baru perancangan sistem secara global adalah membentuk kerangka sistem pengolahan data dengan bantuan komputer. Rancangan sistem yang baru akan diterapkan suatu kegiatan untuk menemukan dan mengembangkan metode-metode prosedur dan proses suatu data agar suatu tujuan dari organisasi dapat tercapai. Sedangkan tujuan utama dari perancangan sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada (user) mengenai sistem yang baru.

Adapun suatu rencana perancangan sistem baru mempunyai tujuan utama yaitu sebagai berikut :

1. Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem

2. Agar sistem komputerisasi dapat lebih meningkatkan efektif dan efisiensi kerja pada bagian pelayanan perpustakaan.

3. Memperkecil kesalahan dan permasalahan yang timbul di dalam proses pendaftaran, peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan.

4. Hasil program pengolahan datanya akan lebih efktif dan efesien dan mudah digunakan.

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Gambaran umum sistem yang diusulkan tidak mengalami banyak perubahan dari sistem yang berjalan, hanya merubah sistem informasi perpustakaan yang belum terkomputerisasi menjadi sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga dapat mengatasi permasalahan yang sering terjadi pada sistem informasi perpustakaan yang

64

lama dengan melakukan perubahan prosedur, yaitu pada sistem yang lama data-data perpustakaan hanya disimpan dalam bentuk arsip yang disusun pada sebuah lemari, sehingga memerlukan waktu yang lama untuk mencari data-data perpustakaan dan dalam melakukan proses lainnya.

Adapun gambaran umum sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. Perancangan prosedur (Flow Map, Diagram Konteks, DFD, Kamus

Data).

2. Perancangan basis data (Normalisasi, Relasi Tabel, ERD, Struktur File, Kodifikasi).

3. Perancangan antar muka (Struktur Menu, Perancangan Input dan Output

4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan proses ini akan memberikan gambaran mengenai dokumen-dokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam sistem yang akan diusulkan.

4.2.3.1. Flow Map yang Diusulkan

a. Flow Map Pendaftaran Anggota yang Diusulkan

Berikut ini prosedur pendaftaran anggota yang diusulkan dari sistem informasi perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang adalah :

1. Anggota menyerahkan form data anggota kepada petugas perpustakaan 2. Petugas menginput data anggota ke file baru

3. Petugas mencetak kartu anggota yang kemudian diserahkan kepada anggota sebagai bukti keanggotaan

4. Petugas membuat laporan anggota berdasarkan file anggota yang kemudian diserahkan kepada kepala sekolah

66

Flow map pendaftaran anggota yang diusulkan adalah sebagai berikut :

Gambar 4.9 Flow Map Pendaftaran Anggota yang Diusulkan

Keterangan :

b. Flow Map Peminjaman Buku yang Diusulkan

Berikut ini prosedur peminjaman buku yang diusulkan dari sistem informasi perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang adalah :

1. Pada saat peminjaman anggota menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan

2. Anggota hanya bisa meminjam buku sebanyak 3 buku, dengan masa peminjaman adalah 7 hari

3. Petugas akan memeriksa status peminjaman, jika status anggota masih dalam masa peminjaman, maka anggota tidak dapat meminjam buku, kartu anggota akan diserahkan kembali oleh petugas kepada anggota. Tapi jika status anggota tidak dalam masa peminjaman, maka anggota dapat meminjam buku

4. Petugas menginput data peminjaman ke file peminjaman, dan dibuat laporan peminjaman untuk diserahkan kepada kepala sekolah

5. Kartu anggota dan buku yang dipinjam diserahkan kembali oleh petugas perpustakaan kepada anggota

68

Flow map peminjaman buku yang diusulkan adalah sebagai berikut :

Gambar 4.10 Flow Map Peminjaman Buku yang Diusulkan

Keterangan :

c. Flow Map Pengembalian Buku yang Diusulkan

Berikut ini prosedur pengembalian buku yang diusulkan dari sistem informasi perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang adalah :

1. Pada saat pengembalian buku, anggota menyerahkan kartu anggota, buku beserta pinjam kepada petugas perpustakaan

2. Petugas perpustakaan mengecek data peminjaman

3. Petugas perpustakaan cek denda, jika tidak ada denda petugas lengsung menginput data pengembalian, tetapi jika ada denda petugas melakukan perhitungan denda baru setelah itu petugas menginput data pengembalian 4. Petugas perpustakaan membuat laporan pengembalian buku dan laporan

denda yang akan diserahkan kepada kepala sekolah. Setelah diketahui berapa jumlah denda petugas perpustakaan mencetak kwitansi pembayaran denda.

5. Petugas perpustakaan menyerahkan kembali kartu anggota serta kwitansi pembayaran denda kepada anggota.

70

Flow map pengembalian buku yang diusulkan adalah sebagai berikut :

Keterangan :

LD : Arsip Laporan Denda

LPG : Arsip Laporan Pengembalian

4.2.3.2. Diagram Konteks

Gambar 4.12 Diagram Konteks yang Diusulkan

4.2.3.3. Data Flow Diagram

a. DFD Level 0

72

b. Data Flow Diagram Level 1 Proses 1.0 Pendaftaran Anggota yang Diusulkan

Gambar 4.14 DFD Level 1 Pendaftaran Anggota yang Diusulkan

c. Data Flow Diagram Level 1 Proses 2.0 Peminjaman Buku yang Diusulkan

d. Data Flow Diagram Level 1 Proses 3.0 Pengembalian Buku yang Diusulkan Anggota Kepala Sekolah 3.1 Mengecek Data Peminjaman 3.4 Cetak Laporam Pengembalian 3.2 Menginput data Pengembalian Pengembalian Laporan Pengembalian buku 3.3 Cetak Laporan Denda Laporan Denda KA, Buku KA 3.5 Cetak kwitansi Pembayaran denda Kwitansi Denda

Gambar 4.16 DFD Level 1 Pengembalian Buku yang Diusulkan

4.2.3.4. Kamus Data

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data strore.

Kamus data dari sistem informasi Perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang adalah sebagai berikut :

1. Nama Arus Data : Formulir Pendaftaran

Alias :

74

Arus_data : Anggota – Proses 1.1

Struktur Data :No_Anggota, Nama_Anggota, NIS, Alamat, No_Telp, Jenis_Kelamin, Kelas

2. Nama Arus Data : Kartu Anggota

Alias : Kartu identitas anggota perpustakaan Bentuk : Dokumen

Arus_data : Proses 1.2 – Anggota Anggota – Proses 2.2

Proses 2.1 – Proses 2.2 Anggota – Proses 3.1 Proses 3.2 – Anggota

Struktur Data : No_Anggota, Nama_Anggota, NIS, Kelas, No_Telp, Alamat, Jenis_Kelamin, Masa_Berlaku

3. Nama Arus Data : Data Anggota

Alias : Data anggota perpustakaan Bentuk : Dokumen

Arus_Data : Proses 1.1 – File Anggota Proses 1.1 – Proses 1.2 File Anggota – Proses 1.3

File Anggota – Proses 2.1 File Anggota – Proses 2.2

Struktur Data :No_Anggota, Nama_Anggota, Tempat_Lahir, Tgl_lahir, No_Telp, NIS, Jenis_Kelamin, Kelas, Alamat, Status_Pinjam

4. Nama Arus Data : Buku Alias : Data Buku Bentuk : Dokumen

Arus_Data : File Buku – Proses 2.2 Anggota – Proses 3.1

Struktur Data :Kode_Buku, Judul_Buku, Nama_Pengarang, Nama_Penerbit, Tempat_Terbit, Jilid, Edisi , Jenis_Buku, Kode_Penerbit, Thn_Terbit, Status_Buku, Letak_Penyimpanan,Stok.

5. Nama Arus Data : Data Peminjaman

Alias :

-Bentuk : Dokumen

Arus_Data : Proses 2.2 – Peminjaman Peminjaman – Proses 2.4 Peminjaman – Proses 2.3 Peminjaman – Proses 3.1

76

Struktur Data :No_Pinjam, NIS, No_Anggota, Kode_Buku, Judul_Buku, Tgl_Peminjaman, Tgl_Kembali 6. Nama Arus Data : Data Pengembalian

Alias :

-Bentuk : Dokumen

Arus_Data : Pengembalian – 3.1 Pengembalian – 3.3 Pengembalian – 3.4 Pengembalian – 3.5 3.2 - Pengembalian

Struktur Data :No_Kembali, No_Pinjam, No_Anggota, NIS, Kode_Buku, Tgl_Pengembalian, Keterlambatan, Jumlah_Denda

7. Nama Arus Data : Laporan Anggota

Alias :

-Arus_Data : Proses 1.3 – Kepala Sekolah

Struktur Data : No_Anggota, Nama_Anggota, Tempat_Lahir, Tgl_Lahir, NIS, Kelas, Alamat

8. Nama Arus Data : Laporan Peminjaman Alias : Laporan Peminjaman Buku Arus_Data : Proses 2.3 – Kepala Sekolah

Struktur Data :No_Pinjam, No_Anggota, Nama_Anggota, NIS, Kode_Buku, Judul_Buku, Tgl_Peminjaman, Tgl_Kembali

9. Nama Arus Data : Laporan Pengembalian Alias : Laporan Pengembalian Buku Arus_Data : Proses 3.4 – Kepala Sekolah

Struktur Data :No_Kembali, No_Pinjam, No_Anggota, NIS, Kode_Buku, Tgl_Pengembalian, Keterlambatan, Jumlah_Denda

10. Nama Arus Data : Kwitansi Denda

Alias :

Arus_Data : Proses 3.5 – Anggota

Struktur Data :No_Pinjam, No_Anggota, Tgl_Pembayaran, Keterlambatan, Jumlah_Denda

11. Nama Arus Data : Laporan Denda Alias : Laporan Uang Denda Arus_Data : Proses 3.4 – Kepala Sekolah

Struktur Data :No_Pinjam, Kode_Buku, Tgl_Pengembalian, Status_Pengembalian.

78

4.2.4. Perancangan Basis Data

Perancangan basis data merupakan langkah-langkah untuk menentukan basis data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna. Penyusunan basis data ini berlandaskan kamus aliran data yang telah dibuat sebelumnya.

4.2.4.1 Normalisasi

Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logical design sebuah basis data, teknik pengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redundansi).

Unnormal :

{No_Anggota, Nama_Anggota, NIS, Alamat, No_Telp, Jenis_Kelamin, Kelas, No_Anggota, Nama_Anggota, NIS, Kelas, No_Telp, Alamat, Jenis_Kelamin, Masa_Berlaku, No_Anggota, Nama_Anggota, Tempat_Lahir, Tgl_lahir, No_Telp, NIS, Jenis_Kelamin, Kelas, Alamat, Status_Pinjam, Kode_Buku, Kode_Penerbit, Judul_Buku, Nama_Pengarang, Nama_Penerbit, Jilid, Edisi, Jenis_Buku, Tempat_Terbit, Thn_Terbit, Status_Buku, Letak_Penyimpanan, Stok, No_Pinjam, NIS, No_Anggota, Kode_Buku, Judul_Buku, Tgl_Peminjaman, Tgl_Kembali, No_Kembali, No_pinjam, No_Anggota, NIS, Kode_Buku, Tgl_Pengembalian, Keterlambatan, Jumlah_Denda, No_Anggota, Nama_Anggota, Tempat_Lahir, Tgl_Lahir, NIS, Kelas, Alamat, No_Pinjam, No_Anggota, Nama_Anggota, NIS, Kode_Buku, Judul_Buku, Tgl_Peminjaman, Tgl_Kembali, No_Kembali, No_Pinjam, No_Anggota, NIS, Kode_Buku, Tgl_Pengembalian, Keterlambatan, Jumlah_Denda, No_Pinjam, No_Anggota, Tgl_Pembayaran, Keterlambatan, Jumlah_Denda, No_Pinjam, Kode_Buku, Tgl_Pengembalian, Status_Pengembalian}

Bentuk Normal Pertama :

{NIS, No_Anggota, Nama_Anggota, Tempat_Lahir, Tgl_Lahir, Kelas, Alamat, No_Telp, Jenis_Kelamin, Masa_Berlaku, Status_Buku, Kode_Buku, Kode_Penerbit , Stok, Judul_Buku, Nama_Pengarang, Nama_Penerbit, Thn_Terbit, Tempat_Terbit, Jilid, Edisi, Jenis_Buku, Status_Pengembalian, No_Pinjam, No_Kembali, Tgl_Peminjaman, Tgl_Kembali, Tgl_Pengembalian, Tgl_Pembayaran, Letak_Penyimpanan, Keterlambatan, Jumlah_Denda }

Bentuk Normal Kedua :

Anggota ={*No_Anggota, NIS, Nama_Anggota, Tempat_Lahir, Tgl_Lahir, Kelas, Alamat, No_Telp, Jenis_Kelamin, Masa_Berlaku, Status_Pinjam}

Buku ={*Kode_Buku, Judul_Buku, Nama_Pengarang, Nama_Penerbit, Kode_Penerbit, Thn_Terbit, Jilid, Edisi, Jenis_Buku, Tempat_Terbit, Status_Buku, Letak_Penyimpanan, Stok}

Pinjaman ={*No_Pinjam, **No_Anggota, **Kode_Buku, Tgl_Peminjaman, Tgl_Kembali}

Kembali ={*No_Kembali, **No_Pinjam, **Kode_Buku, Tgl_Pengembalian, Status_Pengembalian, **No_Anggota, Tgl_Pembayaran, Keterlambatan, Jumlah_Denda }

80

Bentuk Normal Ketiga :

Anggota ={*No_Anggota, NIS, Nama_Anggota, Tempat_Lahir, Tgl_Lahir, Kelas, Alamat, No_Telp, Jenis_Kelamin, Masa_Berlaku, Status_Pinjam}

Buku ={*Kode_Buku, Judul_Buku, Nama_Pengarang, Nama_Penerbit, Thn_Terbit, Jilid, Edisi, Jenis_Buku, Tempat_Terbit, Status_Buku, Letak_Penyimpanan, Stok} Peminjaman ={*No_Pinjam, **No_Anggota, Tgl_Peminjaman,

Tgl_Kembali}

Pengembalian ={*No_Kembali, **No_Pinjam, Tgl_Pengembalian, Status_Pengembalian, Tgl_Pembayaran, Keterlambatan, Jumlah_Denda }

Detail Pinjam ={**No_Pinjam , **Kode_Buku} Detail Kembali ={**No_Kembali, **Kode_Buku} Penerbit ={*Kode_Penerbit, Nama_Penerbit}

Ket : * = Primary key ** = Foreign key

4.2.4.2 Relasi Tabel

Model data ini menggunakan sekumpulan tabel bedimensi dua, dengan masing-masing tabel tersusun atas sejumlah baris dan kolom. Kolom didefinisikan sebagai satu satuan data terkecil dalam sebuah table yang mempunyai makna.

Tabel relasi merupakan blok data untuk mengorganisasikan kelompok data yang digunakan dalam sistem basis data. Dibawah ini rancangan table didalam sistem informasi perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang.

82

4.2.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD adalah suatu pemodelan dari basisdata relasional yang didasarkan atas persepsi di dalam dunia nyata, dunia ini senantiasa terdiri dari sekumpulan objek yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Suatu objek disebut entity dan hubungan yang dimilikinya disebut relationship.

4.2.4.4 Struktur File

Struktur file berfungsi sebgai rancangan dalam database sistem informasi yang akan dibuat. Struktur file yang ada dalam perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Di SMP Mutiara 5 Lembang adalah sebagai berikut :

1. File Anggota

a. Nama File : Tabel Anggota b. Media Penyimpanan : Harddisk c. Primary Key : No_Anggota d. Jumlah field : 11

Tabel 4.2 Tabel Anggota

No Nama Field Type Size Keterangan

1. *No_Anggota Varchar 20 Primary key 2. NIS Varchar 20 No induk siswa 3. Nama_Anggota Varchar 20 Nama anggota 4. Jenis_Kelamin Char 8 Jenis_kelamin 5. Tempat_Lahir Varchar 10 Tempat lahir anggota 6. Tgl_Lahir Date 8 Tanggal lahir anggota 7. Alamat Varchar 40 Alamat anggota 8. No_Telp Varchar 12 Telepon anggota 9. Kelas Varchar 10 Kelas anggota

10 Masa_Berlaku Varchar 10 Masa berlaku anggota 11. Status_Pinjam Varchar 20

Status Jumlah buku yang dipinjam

84

2. File Buku

a. Nama File : Tabel Buku b. Media Penyimpanan : Harddisk c. Primary key : Kode_Buku d. Jumlah_field : 12

Tabel 4.3 Tabel Buku

No Nama Field Type Size Keterangan

1 *Kode_Buku Varchar 10 Primary key

2. **Kode_Penerbit Varchar 10 Kode penerbit buku 3. Jenis_Buku Varchar 10 Jenis buku

3. Judul_Buku Varchar 20 Judul buku

4. Nama_Pengarang Varchar 20 Nama pengarang buku 5. Nama_Penerbit Varchar 20 Nama penerbit buku 6. Jilid Varchar 8 Jilid buku

7. Edisi Varchar 8 Edisi Buku

8. Tempat_Terbit Varchar 15 Tempat terbit buku 9. Tahun_Terbit Varchar 4 Tahun terbit buku 10. Status_Buku Varchar 10 Kondisi fisik buku 11. Letak_penyimpanan Varchar 6

Rak tempat penyimpanan buku

12. Stok Varchar 8 Stok buku

3. File Peminjaman

a. Nama file : Tabel Peminjaman b. Media Penyimpanan : Harddisk

c. Primary key : No_Pinjam d. Jumlah field : 4

Tabel 4.4 Tabel Peminjaman

No Nama Field Type Size Keterangan

1. *No_Pinjam Varchar 5 Primary key 2. **No_Anggota Varchar 7

No Anggota yang meminjam Buku 3. Tgl_Peminjaman Date

Tanggal Buku yangdipinjam 4. Tgl_Kembali Date

Tanggal Buku yang harus dikembalikan

4. File Pengembalian

a. Nama file : Tabel Pengembalian b. Media Penyimpanan : Harddisk

c. Primary key : No_Kembali d. Jumlah_field : 8

Tabel 4.5 Tabel Pengembalian

No Nama Field Type Size Keterangan

1. *No_Kembali Varchar 20 Primary key 2. **No_Pinjam Varchar 20 No pinjam buku 3. Tgl_Pengembalian Date 8 Tanggal kembali buku 4. Tgl_Pembayaran Date 8

Tanggal pembayaran denda

5. **No_Anggota Varchar 10 Foreign key 6. Status_Pengembalian Varchar 5

Status pengembalain buku

7. Keterlambatan Integer 8 Waktu keterlambatan 8. Jumlah_Denda Currency 10

Jumlah denda yang harus dibayar

86

5. File Detail Pinjam

a. Nama file : Tabel Detail Pinjam b. Media Penyimpanan : Harddisk

c. Primary key : -d. Jumlah_field : 2

Tabel 4.6 Tabel Detail Pinjaman

No Nama Field Type Size Keterangan

1. **No_Pinjam Varchar 10 Foreign key 2. **Kode_Buku Varchar 10 Kode buku

6. File Detail Kembali

e. Nama file : Tabel Detail Kembali f. Media Penyimpanan : Harddisk

g. Primary key : -h. Jumlah_field : 2

Tabel 4.7 Tabel Detail Kembali

No Nama Field Type Size Keterangan

1. **No_Kembali Varchar 10 Foreign key 2. **Kode_Buku Varchar 10 Kode buku

7. File Penerbit

a. Nama file : Tabel Penerbit b. Media Penyimpanan : Harddisk c. Primary key : Kode_Penerbit d. Jumlah_field : 2

Tabel 4.8 Tabel Penerbit

No Nama Field Type Size Keterangan

1. *Kode_Penerbit Varchar 10 Primary key

2. Nama_Penerbit Varchar 25 Nama penerbit buku

4.2.4.5 Kodifikasi

Kodifikasi diperlukan dalam perancangan sistem informasi yaitu untuk mempermudah dalam pencarian suatu objek.

Adapun pengkodean dalam sistem informasi perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang adalah sebagai berikut :

1. Pengkodean No. Anggota

Pengkodean No. Anggota dilakukan untuk membedakan antara anggota yang satu dengan anggota yang lainnya. Pengkodean No.Anggota adalah sebagai berikut

88

No. Anggota : .XXXX - XXX

Menunjukan tahun ajaran

Menunjukan nomor urut anggota Contoh: 0910001

0910 = Menunjukan tahun ajaran

001 = Menunjukan nomor urut anggota 2. Pengkodean Kode Buku

Pengkodean Kode Buku dilakukan untuk mengklasifikasikan jenis buku. Kode Buku : XXX - XXX

Menunjukan Kode Buku Nomor Urut Buku Contoh : 100001

100 = menunjukkan inisial kode buku 001 = menunjukkan nomor urut buku Berikut ini inisial kode buku :

000 = Karya umum 500 = Pengetahuan eksakta

200 = Pengetahuan agama 700 = Pengetahuan kesenian

300 = Pengetahuan ilmu sosial 800 = Pengetahuan kesusastraan

400 = Pengetahuan bahasa 900 = Pengetahuan sejarah, ilmu bumi, biografi

3. Pengkodean No.Pinjam

Pengkodean No.Pinjam dilakukan untuk membedakan setiap peminjaman. Pengkodean No. Pinjam adalah sebagai berikut :

No. Pinjam : XX XXX

Menunjukan No urut peminjam Menunjukan tahun pinjam

Contoh : 10001

10 = Menunjukkan tahun pinjam

001= Menunjukkan no urut peminjaman ke 1

4. Pengkodean No.Kembali

Pengkodean No.Pinjam dilakukan untuk membedakan setiap peminjaman. Pengkodean No. Pinjam adalah sebagai berikut :

No. Kembali : XX XXX

Menunjukan No urut pengembalian Menunjukan tahun kembali

90

Contoh : 10001

10 = Menunjukkan tahun kembali

001 = Menunjukkan no urut pengembalian ke 1

5. Pengkodean Kode Penerbit

Pengkodean Kode Penerbit dilakukan untuk membedakan kode penerbit. Pengkodean Kode Penerbit adalah sebagai berikut :

Kode Penerbit : XXX

Menunjukan kode penerbit Contoh : 100

100 = menunjukkan kode buku penerbit

4.2.5.Perancangan Antar Muka

Program dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari intruksi-intruksi atau perintah-perintah terperinci yang sudah disiapkan oleh komputer sehingga dapat melakukan fungsi sesuai dengan yang telah ditentukan. Tujuan dari pembuatan program ini adalah untuk mempermudah dan mempercepat aktivitas yang berhubungan dengan pengolahan data dan untuk membentuk suatu sistem yang lebih baik.

4.2.5.1 Struktur Menu

Struktur menu merupakan bentuk umum dari suatu rancangan program untuk mempermudah pemakai dalam menjalankan program, sehingga pada saat menjalankan program, user dengan mudah dapat memiliki sub menu yang digunakan

Gambar 4.17 Struktur Menu Sistem Informasi Perpustakaan

4.2.5.2. Perancangan Input

Perancangan input diperlukan untuk menghasilkan informasi, dimana perancangan input menghasilkan perancangan bentuk dokumen dasar yang akan digunakan untuk mendapatkan data dalam perancangan sistem.

92

1. Form Login

Form login digunakan pada saat software runnig. User harus menginputkan nama user, password. Jika username dan password salah maka muncul peringatan “user name dan password salah !!”.

Gambar 4.18 Form Login

2. Data Anggota

Gambar 4.20 Tambah dan Ubah Data Anggota

3. Data Buku

94

Gambar 4.22 Tambah dan Ubah Data Buku

4. Data Penerbit

Gambar 4.23 Form Data Penerbit

5. Form Data Peminjaman

Gambar 4.25 Form Data Peminjaman Buku

96

6. Form Data Pengembalian

Gambar 4.27 Form Data Pengembalian

7. Form Data Denda

xvi

DAFTAR SIMBOL

Daftar Simbol Untuk Diagram Alir Dokumen ( Flowmap )

Simbol Keterangan

Dokumen

Menunjukkan dokumen sebagai masukan atau keluaran baik secara manual atau secara komputerisasi.

Operasi Manual

Menunjukkan proses yang dikerjakan secara manual.

Operasi Komputer

Menunjukkan proses yang dikerjakan komputer

Offline Storage

Digunakan untuk menyimpan data sebagai arsip secara manual.

File Hardisk

Menunjukkan kegiatan input output menggunakan hardisk

Arus / Alir

Menunjukkan aliran antar proses.

Penginputan Data

Menunjukkan proses penginputan data / informasi dari dokumen pada proses manual.

Daftar Simbol Untuk Data Flow Diagram ( DFD )

Simbol Keterangan

Proses

Menunjukkan pemrosesan data / informasi yang terjadi didalam sistem.

Ex.ternal Enity

Menunjukkan bagian diluir sistem yang mempunyai hubungan langsung dengan sistem. Arah Aliran

Menunjukkan arus data antar simbol / proses.

Data Store

Menunjukkan simpanan data.

Daftar Simbol Untuk Entity Relationship Diagram ( ERD )

Simbol Keterangan

Ex.ternal Enity

Menunjukkan bagian diluir sistem yang mempunyai hubungan langsung dengan sistem.

Relasi

Hubungan diantara sejumlah entitas yang beasal dari himpunan entitas yang berbeda.

Garis

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Alhamdulillah, akhirnya berkat Rahmat dan Izin – Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini. Shalawat serta salam semoga tercurah untuk pimpinan umat, Nabi Besar Muhammad SAW, yang selalu memberikan teladan, yang menerangi langkah menuju kebenaran, meninggalkan kebodohan, serta bagi para sahabat, keluarga, dan para mujahid yang selalu membantu perjuangan Beliau.10

Penyusunan Laporan Tugas Akhir ini pada hakiktanya menguraikan judul laporan yang penulis susun, yaitu “Sistem Informasi Perpustakaan di SMP Mutiara 5 Lembang” dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 sebagai akhir dari hasil penelitian di Perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang.

Penulis menyadari pada Laporan Tugas Akhir ini masih terdapat banyak kekurangan, namun penulis mencoba untuk menyelesaikan laporan ini dengan sebaik – baiknya. Harapan penulis, laporan ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkan.

Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini, penulis tidak lepas dari bimbingan serta bantuan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh karena itu, pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih terutama kepada Bapak Syahrul Mauludin S.Kom yang telah memberikan bantuan serta saran dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. Tak lupa juga penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Dr.Ir.Eddy Soeryanto Soegoto M.MC, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastraprawira, M.Sc selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer.

3. Dadang Munandar, SE.,M.Si., selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika.

4. Wartika, MT , selaku Dosen Wali MI-20 2007 yang telah membantu kelancaran dari berbagai permasalahan mengenai perkuliahan.

5. Syahrul Mauluddin. S.Kom, selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, bantuan, dukungan serta kesabarannya membimbing penulis dalam penyusunan tugas akhir ini dari awal sampai akhir.

6. Staf Tata Usaha Fakultas Teknik dan Ilmu Informatika, Universitas Komputer Indonesia, Terima kasih atas bantuannya.

7. Sofyati, S.Pd sebagai petugas perpustakaan SMP Mutiara 5 Lembang, terima kasih atas izinnya dalam melakukan penelitian.

8. Kepada keluarga, terutama bapakku terima kasih banyak atas dukungan dan do’anya serta nenekku yang selalu kasih semangat dan nasehat

9. Kepada seseorang yang selalu kasih semangat, dukungan dan do’anya terima kasih atas semuanya.

Penyusun menyadari, bahwa dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan dan jauh dari sempurna. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan pengetahuan dan kemampuan penulis. Oleh sebab itu, penulis harapkan kritik dan saran dari semua pembaca akan senantiasa diterima penulis sebagai masukkan yang berarti.

Akhir kata penulis berharap semoga laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkan. Mohon maaf atas segala kekurangan. Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan segala Rahmat – Nya kepada kita semua.

Penulis doakan semoga segala bantuan yang diberikan kepada penulis hingga laporan Tugas Akhir ini selesai di balas oleh Allah SWT.Amiin.

Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Bandung, Juli 2010

Neni Marlina 10907134

LEMBAR PENGESAHAAN

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DI SMP MUTIARA 5 LEMBANG

NENI MARLINA NIM. 1.09.07.134

Telah disetujui dan disahkan di Bandung sebagaiTugas Akhirpada tanggal ______________________

Menyetujui, Pembimbing

Syahrul Mauluddin S.Kom NIP.4127.7026.021

Dekan Fakultas Ketua Jurusan

Teknik dan Ilmu Komputer Manajemen Informatika,