Rencana dan Tindakan Perbaikan

No. Revisi : 01 Tgl. Terbit : 1 Februari 2010 No. Halaman : 5 dari 18 halaman PERMINTAAN TINDAKAN PERBAIKAN CAR A. Identifikasi Masalah dan Registrasi. 1 Masalah timbul berkaitan dengan sistem, lulusan pelayanan, proses yang dapat berupa : hasil proses, pengamatan langsung di lapangan dan lain-lainnya yang relevan. 2 Masalah ini harus dilaporkan ke : a Rektor untuk permintaan tindakan perbaikan yang berasal dari tingkat rektorat dan luar lingkungan Universitas YARSI b Rektor, Dekan, Kepala Program Studi,Pusat,UPT dan atau Bagian untuk permintaan tindakan perbaikan yang berasal baik dari dalam area kerjanya atau hasil audit internal eksternal , klaim pelanggan maupun hal lain yang relevan. 3 Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat dan atau Bagian yang bertanggung jawab harus segera mengambil tindakan perbaikan seperlunya untuk menghilangkan masalah yang timbul. 4 Hasil tindakan Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat ,UPT atau Bagian: a Jika pada saat itu juga dapat diselesaikan maka langkah-langkah perbaikan yang dilakukan harus dicatat dalam laporan harian yang sesuai di dalam unit tersebut dan disetujui oleh Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat,UPT atau Bagian setempat. b Jika tidak bisa diselesaikan pada saat itu juga, maka harus dikeluarkan Permintaan Tindakan Perbaikan CAR Form 4.0.000.0.03.0.01 Rev.00 oleh penemu masalah 5 Permintaan CAR ini harus diinformasikan ke Warek III untuk mendapatkan regristrasi dan memberi status “Open” di dalam Daftar Induk Permintaan Tindakan Perbaikan CAR Form 4.0.000.0.03.0.02 Rev.00 sebelum diserahkan ke Rektorat, Dekanat, Program Studi , Pusat,UPT atau Bagian penanggung jawab masalah.

B. Rencana dan Tindakan Perbaikan

1 Dalam merencanakan tindakan perbaikan : a Harus dilakukan analisa untuk mendapatkan rencana tindakan perbaikan dan pemecahan akar masalah. Dalam menganalisa ini Rektorat, Dekanat, Program Studi , Pusat atau Bagian dapat meminta bantuan kepada unit lain misal: fakultasProgram Studi Pusat dll, maupun dibicarakan dalam rapat koordinasi dengan tujuan untuk dianalisa bersama sehingga didapatkan langkah perbaikan terbaik dan dapat menghilangkan akar masalah. b Analisa masalah sebaiknya memakai siklus PDCA Plan-Do - Check – Action dan metode 5 ”Why” dan 1 ”How”. Jika diperlukan untuk mencari akar masalahnya dapat mengulang pertanyaan ”why ?” sampai beberapa kali. 2 Berdasarkan hasil analisa di atas, Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat,UPT atau Bagian membuat rencana perbaikan dan menulisnya dalam format Permintaan Tindakan Perbaikan Form 4.0.000.0.03.0.01 Rev.00. Jika format tidak mencukupi untuk menuliskannya maka data atau informasi penting lain yang terkait tersebut dapat dilampirkan. 4.0.000.0.01.0.02 Rev 00 No. Revisi : 01 Tgl. Terbit : 1 Februari 2010 No. Halaman : 6 dari 18 halaman PERMINTAAN TINDAKAN PERBAIKAN CAR 3 Rencana perbaikan yang diterapkan di lapangan harus dapat memecahkan masalah yang timbul dan sekaligus menghilangkan akar masalahnya. Bilamana ini terkait dengan bagian lain maka dalam penerapan rencana perbaikan yang dilakukan harus pula melibatkan bagian yang terkait tersebut. Sesuai dengan jenis masalahnya, rencana tindakan perbaikan dapat berupa : penyempurnaan sistem revisi, dokumen , pelatihan, penyempurnaan sarana operasi, penyempurnaan proses kerja, evaluasi terhadap sistem mutu yang ada dan lain-lain. 4 Selama perbaikan dilakukan, Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat, UPT atau Bagian yang bertanggung jawab terhadap tindakan perbaikan, jika dianggap perlu dapat menginformasikan ke Warek III serta meminta peran sertanya dalam memverifikasi proses perbaikan langkah demi langkah.

C. Evaluasi Terhadap Penyelesaian Masalah