10 Permintaan Tindakan Perbaikan merge

PERMINTAAN TINDAKAN

PERBAIKAN / CORECTION

ACTION REQUEST (CAR)

NOMOR : 2.0.000.0.07.0.00

PERBAIKAN / CORECTION

ACTION REQUEST (CAR)

NOMOR : 1

.0.000.0.00.0.00

Revisi : 00

BAGIAN/PEJABAT YANG

BERWENANG TANDA TANGAN

DISUSUN OLEH Wakil Rektor III

………..

Dr. H. Sonny Pamuji Laksono.Mkes.AIFM

DIPERIKSA OLEH Ketua SPMI

……….. Dr H Insan Sosiawan T.PhD

DISAHKAN OLEH Rektor

……….. Susi Endrini,SSi,MSc.PhD

DAFTAR ISI

Halama n

LEMBAR PENGESAHAN DAN JUDUL DAFTAR ISI

RIWAYAT REVISI DOKUMEN DAFTAR DISTRIBUSI

1 2 3 1. Tujuan

2. Ruang Lingkup

3. Tanggung jawab dan wewenang 4. Prosedur Mutu

5. Diagram Alir

6. Dokumen dan Rekaman Terkait 7. Lampiran

4 4 4 4 - 6 7 - 8 8 9 -11

1/2/20 10

RIWAYAT REVISI DOKUMEN

No. Revisi Tanggal Terbit Penjelasan (singkat) Isi Perubahan 00 28 Desember 2009

01 1 Februari 2010 Penambahan daftar distribusi yaitu Audit Internal YARSI dan Direktur Pasca

1/2/20 10

DAFTAR DISTRIBUSI

No. JABATAN Nomor Salinan

1 Management Reperesentative 00 2 Ketua Pengurus Yayasan YARSI 01

3 Rektor Universitas YARSI 02

4 Wakil Rektor I Universitas YARSI 03 5 Wakil Rektor II Universitas YARSI 04 6 Wakil Rektor III Universitas YARSI 05 7 Kepala Registrar Universitas YARSI 06 8 Kepala UPT Perpustakaan Universitas YARSI 07 9 Dekan Fakultas Kedokteran Universitas YARSI 08 10 Dekan Fakultas Ekonomi Universitas YARSI 09 11 Dekan Fakultas Hukum Universitas YARSI 10 12 Dekan Fakultas Teknologi Informasi Universitas YARSI 11 13 Dekan Fakultas Psikologi Universitas YARSI 12

14 Audit Internal YARSI 13

15 Direktur Pascasarjana 14

Daftar Distribusi ini disalin berdasarkan “ Daftar Induk Distribusi Dokumen”

Dokumen nomor : 3.0.000.0.01.2.01 Rev.00

1. Tujuan

Prosedur ini digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan tindakan perbaikan. Untuk menjamin tindakan perbaikan diterapkan secara efektif dan dapat menghilangkan akar masalah pada sistem, lulusan, dan proses sehingga sesuai dengan persyaratan yang ditentukan.

2. Ruang lingkup,

Prosedur Permintaan Tindakan Perbaikan / Corrective Action Request (CAR) ini digunakan di seluruh unit di lingkungan Universitas YARSI.

3. Tanggung Jawab dan Wewenang

3.1 Wakil Rektor III bertanggung jawab :

1) Memastikan Prosedur Permintaan Tindakan Perbaikan diterapkan di seluruh Universitas YARSI

2) Memastikan semua permintaan tindakan perbaikan terdokumentasi dan ditulis di format Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR) (4.0.000.0.03.0.01 Rev.00) ditindak lanjuti oleh masing-masing Rektorat/ Dekanat / Program Studi/ Pusat/UPT atau Bagian yang terkait.

3) Memastikan semua tindakan perbaikan telah di selesaikan sesuai rencana.

4) Melakukan evaluasi terhadap langkah perbaikan yang dilakukan (verifikasi) dan memastikan masalah diselesaikan sesuai tujuan sistem prosedur ini.

5) Memastikan semua Permintaan Tindakan Perbaikan dicatat dalam Daftar Induk Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR) (4.0.000.0.03.0.02 Rev.00) beserta statusnya, yang akan dipergunakan sebagai salah satu bahan analisa untuk memperbaiki kinerja sistem mutu yang diterapkan.

3.2 Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat,UPT dan atau Bagian bertanggung jawab untuk :

1) Menganalisa permintaan tindakan perbaikan yang timbul di area kerjanya agar diperoleh rencana tindakan perbaikan yang dapat menghilangkan akar masalahnya sehingga tidak menimbulkan masalah baru atau kecenderungan masalah yang sama akan berulang.

2) Melakukan tindakan perbaikan yang direncanakan sesuai hasil analisa tersebut di atas dan dilakukan sesuai prosedur ini.

3) Wajib membantu suatu unit dalam menganalisa dan melakukan tindakan perbaikan yang direncanakan apabila ternyata pada saat analisa diketahui permintaan tindakan perbaikan tersebut berkaitan dengan Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat, UPT dan atau Bagian tertentu

A. Identifikasi Masalah dan Registrasi.

1) Masalah timbul berkaitan dengan sistem, lulusan / pelayanan, proses yang dapat berupa : hasil proses, pengamatan langsung di lapangan dan lain-lainnya yang relevan.

2) Masalah ini harus dilaporkan ke :

a) Rektor untuk permintaan tindakan perbaikan yang berasal dari tingkat rektorat dan luar lingkungan Universitas YARSI

b) Rektor, Dekan, Kepala Program Studi,Pusat,UPT dan atau Bagian untuk permintaan tindakan perbaikan yang berasal baik dari dalam area kerjanya atau hasil audit (internal / eksternal) , klaim pelanggan maupun hal lain yang relevan.

3) Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat dan atau Bagian yang bertanggung jawab harus segera mengambil tindakan perbaikan seperlunya untuk menghilangkan masalah yang timbul.

4) Hasil tindakan Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat ,UPT atau Bagian:

a) Jika pada saat itu juga dapat diselesaikan maka langkah-langkah perbaikan yang dilakukan harus dicatat dalam laporan harian yang sesuai di dalam unit tersebut dan disetujui oleh Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat,UPT atau Bagian setempat.

b) Jika tidak bisa diselesaikan pada saat itu juga, maka harus dikeluarkan Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR) (Form 4.0.000.0.03.0.01 Rev.00) oleh penemu masalah

5) Permintaan CAR ini harus diinformasikan ke Warek III untuk mendapatkan regristrasi dan memberi status “Open” di dalam Daftar Induk Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR) (Form 4.0.000.0.03.0.02 Rev.00) sebelum diserahkan ke Rektorat, Dekanat, Program Studi , Pusat,UPT atau Bagian penanggung jawab masalah.

B. Rencana dan Tindakan Perbaikan

1) Dalam merencanakan tindakan perbaikan :

a) Harus dilakukan analisa untuk mendapatkan rencana tindakan perbaikan dan pemecahan akar masalah. Dalam menganalisa ini Rektorat, Dekanat, Program Studi , Pusat atau Bagian dapat meminta bantuan kepada unit lain (misal: fakultas/Program Studi/ Pusat dll), maupun dibicarakan dalam rapat koordinasi dengan tujuan untuk dianalisa bersama sehingga didapatkan langkah perbaikan terbaik dan dapat menghilangkan akar masalah.

b) Analisa masalah sebaiknya memakai siklus PDCA ( Plan-Do - Check

– Action) dan metode 5 ”Why” dan 1 ”How”. Jika diperlukan untuk mencari akar masalahnya dapat mengulang pertanyaan ”why ?” sampai beberapa kali.

2) Berdasarkan hasil analisa di atas, Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat,UPT atau Bagian membuat rencana perbaikan dan menulisnya dalam format Permintaan Tindakan Perbaikan (Form 4.0.000.0.03.0.01 Rev.00). Jika format tidak mencukupi untuk menuliskannya maka data atau informasi penting lain yang terkait tersebut dapat dilampirkan.

3) Rencana perbaikan yang diterapkan di lapangan harus dapat memecahkan masalah yang timbul dan sekaligus menghilangkan akar masalahnya. Bilamana ini terkait dengan bagian lain maka dalam penerapan rencana perbaikan yang dilakukan harus pula melibatkan bagian yang terkait tersebut. Sesuai dengan jenis masalahnya, rencana tindakan perbaikan dapat berupa : penyempurnaan sistem (revisi), dokumen , pelatihan, penyempurnaan sarana operasi, penyempurnaan proses kerja, evaluasi terhadap sistem mutu yang ada dan lain-lain.

4) Selama perbaikan dilakukan, Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat, UPT atau Bagian yang bertanggung jawab terhadap tindakan perbaikan, jika dianggap perlu dapat menginformasikan ke Warek III serta meminta peran sertanya dalam memverifikasi proses perbaikan langkah demi langkah.

C. Evaluasi Terhadap Penyelesaian Masalah

1) Wakil rektor III melakukan verifikasi dengan tujuan antara lain :

a) Memastikan pelaksanaan perbaikan yang dilakukan sesuai dengan rencana perbaikan yang ditulis dalam format Permintaan Tindakan Perbaikan/CAR Memastikan masalah yang timbul sudah diperbaiki dan akar masalahnya sudah dapat diatasi sehingga Permintaan Tindakan Perbaikan/CAR itu dapat di-closed.

2) Hasil Verifikasi/ Evaluasi oleh Warek III: a) Masalah tidak terselesaikan.

1. Masalah yang timbul tidak selesai bila :

a. Yang ditulis dalam Permintaan Tindakan Perbaikan belum diselesaikan dan atau tidak sesuai.

b. Dalam prakteknya, masalah masih ada dan kemungkinan akan berulang (sesuai keputusan Warek III ).

2. Warek III mengembalikan format Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan / Preventive Action Request (PAR) kepada Rektor, Dekan, Kepala Program Studi, Pusat, UPT dan atau Bagian terkait untuk melakukan analisa ulang. Jika diperlukan Warek III dapat memberikan masukan.

3. Warek III harus memastikan tidak ada masalah baru yang timbul berkaitan dengan rencana perbaikan yang belum terselesaikan tersebut. Jika ada, lihat 3).

b) Masalah diselesaikan sesuai rencana dan akar dari masalah sudah dihilangkan.

3) Jika ada masalah baru maka Warek III bertanggung jawab untuk :

a) Mengeluarkan Permintaan Tindakan Perbaikan/CAR terbaru sesuai dengan masalah baru tersebut.

b) Memberi status “closed” pada format Daftar Induk Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR) dan pada Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR) yang sebelumnya.

c) Memastikan Rektor, Dekan, Kepala Program Studi, Pusat,UPT dan atau Bagian terkait mendapatkan informasi dengan baik dan bertanggung jawab terhadap Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR) baru untuk ditindaklanjuti sesuai sistem dan prosedur ini.

D. Pengontrolan Rekaman, Monitoring dan Standarisasi.

Jika masalah sudah diselesaikan semua maka Warek III bertanggung jawab untuk :

1) Memberi status “closed” pada format Daftar Induk Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR) dan format Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR) yang telah diselesaikan.

2) Menyimpan rekaman tindakan perbaikan yang sudah di-closed dan memantau masalah apakah berulang atau tidak.

3) Jika sampai Rapat Tinjauan Manajemen periode berikut masalah tersebut tidak berulang pada format Daftar Induk CAR diberi status “permanent closed”. Jika berulang ada kemungkinan ditindaklanjuti sesuai Prosedur Permintaan Tindakan Pencegahan / PAR.

4) Menyimpan file-file tersebut dan menjadikannya sebagai standar terbaru untuk penanganan kasus serupa.

5) Selesai.

1/2/20 10

5. Diagram Alir

Diagram Alir prosedur ini dapat dilihat pada bagan berikut ini :

Flow Aktifitas Penanggung

Jawab DokumenTerkait StandardForm

Ringan Berat  Masalah  Sistem  Produk (service/jasa)  Proses  Pemecah an masalah di internal satuan

 Terselesa ikan ?

 Mencatat hasil penyelesaian

Mengeluarkan CAR (status open), isi Daftar induk CAR

Mendistribusikan CAR ke satuan terkait

Rapat koordinasi jika diperlukan untuk membahas rencana tindakan perbaikan

Pelaksanaan rencana tindakan perbaikan

Penemu masalah

Rektor, Dekan, Kepala PS/ Pusat/ UPT /Bagian

Rektor, Dekan, Kepala PS/ Pusat/ UPT/ Bagian

Penemu masalah

MR

Penemu masalah

Penemu masalah & unit terkait

Standar kerja 2.0.000.0.03.0.00 2.0.000.0.03.0.00 2.0.000.0.03.0.00 2.0.000.0.03.0.00 2.0.000.0.03.0.00 2.0.000.0.03.0.00 Laporan harian yang sesuai verifikasi closed Keluar CAR Rencana tindakan CAR Penetapanmasalah Pemecahan masalah Selesai Mulai

Memverifikasi hasil tindakan perbaikan

Masalah terselesaikan?

Ada masalah baru ?

Status closed di daftar tindakan CAR itu sendiri.

Mencatat dan meminta tindakan CAR di daftar induk CAR

Diarsipkan

MR/WR3

MR/WR3

MR/WR3

MR/WR3

2.0.000.0.03.0.00

2.0.000.0.03.0.00

2.0.000.0.03.0.00

Langkah perbaikan

Terjadi masalah baru

Periksa

Verifikasi Faktor tindakan CAR

Verifikasi data

Masalah

closed ?

6.Dokumen dan Rekaman Terkait :

1) Prosedur “ Pengendalian Rekaman “ 2.0.000.0.04.0.00 2) Prosedur “ Permintaan Tindakan Pencegahan” 2.0.000.0.02.0.00

7. Lampiran

1) Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR) 4.0.000.0.03.0.01 Rev.00 2) Daftar Induk CAR 4.0.000.0.03.0.02 Rev.00 3) Daftar Tindakan Perbaikan 4.0.000.0.03.0.03 Rev.00

LAMPIRAN 1 :

Permintaan Tindakan Perbaikan CAR

UNIVERSITAS YARSI No. CAR :_{Tanggal terbit :}

PERMINTAAN TINDAKAN PERBAIKAN (CAR)

TINDAKAN PERBAIKAN UNTUK : PRODUK/ PROSES/ SISTEM*)

Kepada : Rektor/Dekan/ KPS / Ka. Pusat /Ka.UPT/ Ka. Bagian/ Lulusan *)

MASALAH :

………

……… ……..

……… ……..

Diajukan oleh : Diterima oleh : Diputuska n oleh :

………. ………. ……… ………. ANALISA :

- PENYEBAB LANGSUNG DAN AKAR

MASALAH : ...

... ...

... ...

... ...

- TINDAKAN SEGERA :

………. - TINDAKAN PERMANEN :

……… Tindakan perbaikan yang akan dilakukan :

……… ……… ………

Hasil Verifikasi :

Tanggal :

Hasil : Open / Closed *)

Tanggapan : ……….. ..……… ………..

Tidak/ Perlu*)

diterbitkan

CAR baru ..._... Warek

III

*)_{coret yang tidak perlu}

4.0.000.0.03.0.01 Rev.00

LAMPIRAN 2 :

UNIVERSITAS YARSI

No No. CAR _TerbitTgl. _/MasalahIsi Satuan yang_mengajukan Penanggung_{Jawab perbaikan}Tindakan Tanggal _TanganTanda Keterangan

4.0.000.0.03.0.02 Rev.00

LAMPIRAN 3 :

1/2/20 10

DAFTAR TINDAKAN PERBAIKAN

No.

Tindakan Perbaikan

No. CAR

4.0.000.0.03.0.03 Rev.00

Memverifikasi hasil tindakan perbaikan

Masalah terselesaikan?

Ada masalah baru ?

Status closed di daftar tindakan CAR itu sendiri.

Mencatat dan meminta tindakan CAR di daftar induk CAR

Diarsipkan MR/WR3 MR/WR3 MR/WR3 MR/WR3 2.0.000.0.03.0.00 2.0.000.0.03.0.00 2.0.000.0.03.0.00 Langkah perbaikan Terjadi masalah baru Periksa Verifikasi Faktor tindakan CAR Verifikasi data Masalah closed ? Selesai

6.Dokumen dan Rekaman Terkait :

1) Prosedur “ Pengendalian Rekaman “ 2.0.000.0.04.0.00 2) Prosedur “ Permintaan Tindakan Pencegahan” 2.0.000.0.02.0.00 7. Lampiran

1) Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR) 4.0.000.0.03.0.01 Rev.00

2) Daftar Induk CAR 4.0.000.0.03.0.02 Rev.00

LAMPIRAN 1 :

Permintaan Tindakan Perbaikan CAR

UNIVERSITAS YARSI No. CAR :_{Tanggal terbit :}

PERMINTAAN TINDAKAN PERBAIKAN (CAR)

TINDAKAN PERBAIKAN UNTUK : PRODUK/ PROSES/ SISTEM*)

Kepada : Rektor/Dekan/ KPS / Ka. Pusat /Ka.UPT/ Ka. Bagian/ Lulusan *)

MASALAH :

………

……… ……..

……… ……..

Diajukan oleh : Diterima oleh : Diputuska n oleh :

………. ………. ………

………. ANALISA :

- PENYEBAB LANGSUNG DAN AKAR

MASALAH : ...

... ... ... ... ... ...

- TINDAKAN SEGERA :

………. - TINDAKAN PERMANEN :

………

Tindakan perbaikan yang akan dilakukan :

……… ……… ………

Hasil Verifikasi : Tanggal :

Hasil : Open / Closed *)

Tanggapan : ……….. ..……… ………..

Tidak/ Perlu*)

diterbitkan

CAR baru ..._... Warek

III

*)_{coret yang tidak perlu} 4.0.000.0.03.0.01 Rev.00

LAMPIRAN 2 : Daftar Induk CAR

UNIVERSITAS YARSI

No No. CAR _TerbitTgl. _/MasalahIsi Satuan yang_mengajukan Penanggung_{Jawab perbaikan}Tindakan Tanggal _TanganTanda Keterangan

4.0.000.0.03.0.02 Rev.00

LAMPIRAN 3 :

1/2/20 10

DAFTAR TINDAKAN PERBAIKAN

No.

Tindakan Perbaikan

No. CAR

4.0.000.0.03.0.03 Rev.00