Rencana Kegiatan Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU

kepada masyarkat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia SDM yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kinerja usaha terkini yang dijalankan oleh bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah mengerjakan perkerjaan secara rutin dan benar.

H. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genapganjil. 2. Perkuliahan semester genapganjil. 3. Ujian mid semesterujian semester genapganjil. 4. Wisuda mahasiswa. Universitas Sumatera Utara BAB III PEMBAHASAN A. Faktor – faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja pegawai bagian keuangan Fakultas Ekonomi USU. Menurut Sedarmayanti 2001:112 pengertian efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan tersebut sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal mutu maupun hasilnya yang meliputi pemakaian waktu yang optimal dan kualitas cara kerja yang maksimal. Didalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya asas-asas tertentu agar dapat dicapai perbandingan terbaik antara setiap kerja dengan hasilnya. Menurut Sedarmayanti 2001:114 asas- asas efisiensi pekerjaan kantor yaitu: 1.Asas perencanaan Menggambarkan mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan. 2.Asas penyederhanaan Membuat suatu sistem pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan. 3.Asas penghematan Mencegah pemakaian benda atau bahan secara berlebihan, sehingga biaya pekerjaan termaksud menjadi tidak mahal. Universitas Sumatera Utara 4.Asas penghapusan Meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. 5.Asas penggabungan Mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu. Menurut Yutta dalam Sedarmayanti 2001:124 faktor- faktor yang dapat mempengaruhi efisiensi kerja yaitu: 1.Physical Environment Lingkungan Fisik Lingkungan fisik berkenaan dengan kondisi tempat atau ruangan dan kelengkapan material atau peralatan yang diperlukan pegawai bagian keuangan fakultas ekonomi untuk bekerja. Lingkungan fisik meliputi peralatan kantor. Peralatan yang ada pada bagian keuangan fakultas ekonomi seperti komputer, printer, filling cabinet dan lemari besi. Pada bagian keuangan fakultas ekonomi, faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efisiensi kerja physical environment lingkungan fisik yaitu: 1.1.Fasilitas dan peralatan kerja Fakultas ekonomi meyediakan berbagai fasilitas dan peralatan kerja untuk memepermudah pelaksanaan kerja karyawan dalam rangka meningkatkan efektiftas dan efisieinsi fakultas ekonomi. Universitas Sumatera Utara Adapun fasilitas dan peralatan kerja yang digunakan pada bagian keuangan fakultas ekonomi sebagai berikut: A. Komputer Menurut file komputer http:www.filekomputer.com 3 Mei Pukul 10.00 komputer merupakan sekumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang saling bekerja sama dalam menjalankan perintah-perintah yang diinginkan oleh pengguna untuk mendapatkan informasi yang akurat. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor yang dapat menghasilkan pekerjaan yang efisien. Pada bagian keuangan fakultas ekonomi terdapat 4 unit Komputer yang digunakan untuk mengerjakan tugas kantor. Menurut Cyber komputer http:cyberkomputer.com 3 Mei Pukul 10.00 Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain: 1. Kecepatan akses lebih tinggi karena penyediaan fasilitas jaringan dan pengelolaannya dilakukan secara khusus oleh satu komputer server yang tidak dibebani dengan tugas lain sebagai workstation. 2. Sistem keamanan dan administrasi jaringan lebih baik, karena terdapat seorang pemakai yang bertugas sebagai administrator jaringan, yang mengelola administrasi dan sistem keamanan jaringan. Universitas Sumatera Utara 3. Sistem backup data lebih baik, karena pada jaringan client- server backup dilakukan terpusat di server, yang akan membackup seluruh data yang digunakan di dalam jaringan. B. Printer Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Pada kantor bagian keuangan fakultas ekonomi terdapat 3 buah printer yang terletak dimeja pegawai. C. Filling cabinet dan lemari besi. Filling cabinet biasanya mempunyai 4kotak kecil dari atas kebawah, yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan berkas- berkasarsip keuangan. Lemari besi juga berguna sebagai alat penyimpan uang dalam bentuk tunai dan surat-surat penting bagi kantor bagian keuangan fakultas ekonomi. 2.Non Physical Environment Lingkungan Non Fisik Lingkungan non fisik berkenaan dengan tata ruang kantor. Tata ruang kantor yang bersih dan nyaman dapat mempengaruhi efisiensi kerja pegawai bagian keuangan fakultas ekonomi, sehingga pegawai dapat bekerja dengan nyaman. Pada bagian keuangan fakultas ekonomi, faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efisiensi kerja non physical environment lingkungan non fisik yaitu: Universitas Sumatera Utara 2.1. Kebersihan, keamanan kenyamanan ruang kerja Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan kenyamanan ruangan kerja pada kantor bagian keuangan fakultas ekonomi. A.Kebersihan Untuk menjaga kebersihan ruangan dan arsip-arsip yang disimpan, ada petugas kebersihan yang membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan meja, kursi serta arsip dengan kain pembersih setiap harinya, agar para pegawai dapat melakukan pekerjaan dengan nyaman. B.Keamanan Keamanan yang peneliti maksudkan disini lebih berfokus kepada arsip- arsip yang bersifat rahasia. Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor bagian keuangan fakultas ekonomi melakukan usaha sebagai berikut: a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor. b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwenang. c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat. d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar tanpa izin. e. Menyimpan arsip rahasia di tempat khusus. Universitas Sumatera Utara f. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka. g.Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan penyimpanan arsip. h.Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya. C.Kenyamanan Kenyamanan ruang kerja merupakan penunjang efisiensi kerja, maka pada kantor bagian keuangan fakultas ekonomi dilengkapi dengan 3 buah pendingin udara AC, selain itu terdapat juga dispenser yang memudahkan pegawai untuk mengambil air minum sehingga tidak perlu keluar ruangan lagi. 3.Struktur Organisasi Menurut http:organisasi.org 10 Mei Pukul 13.00 struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional kerja untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi pada bagian keuangan fakultas ekonomi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan kerja pegawai bagian keuangan fakultas ekonomi yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan koordinasi. Selain daripada itu struktur organisasi juga Universitas Sumatera Utara menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan pegawai, saluran perintah dan penyampaian laporan yang diberikan pimpinan kepada pegawai. Pada bagian keuangan fakultas ekonomi struktur organisasi merupakan alat dari pimpinan untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Oleh sebab itu, pimpinan harus bijaksana dalam menciptakan dan memelihara organisasi yang sehat dan sempurna. Agar organisasi pada bagian keuangan fakultas ekonomi dapat mencapai tujuannya secara penuh, maka organisasi tersebut harus efisien. Organisasi yang efisien berarti organisasi itu memiliki susunan yang logis dari sumber pergesekkan sehingga segenap satuan kerja didalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara hasil kerja dengan masukkan, baik mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja. 4.Prosedur dan Tata kerja Prosedur dan tata kerja yang ada dibagian keuangan fakultas ekonomi harus dikoordinasi dengan baik agar pekerjaann yang diberikan pimpinan kepada pegawai bagian fakultas ekonomi dapat terlaksana sesuai dengan tujuan pimpinan. Prosedur dan tata kerja dilakukan pada bagian keuangan fakultas ekonomi sebagai pedoman kerja bagi para pegawai bagian keuangan fakultas ekonomi dan sebagai standarisasi kerja yang setepat-tepatnya. Pada bagian keuangan fakultas ekonomi, faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efisiensi kerja prosedur dan tata kerja yaitu: Universitas Sumatera Utara 4.1. Peraturan dan hukuman. Peraturan juga sangat memegang peranan penting dalam peningkatan efisiensi kerja. Para pegawai yang bekerja di bagian keuangan fakultas ekonomi sudah taat dengan peraturan yang ada. Peraturan yang ada di bagian keuangan fakultas ekonomi adalah: a. Hari Senin sd Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib b. Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00 – 11.00 c. Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00 – 13.00 Pimpinan dapat melihat secara langsung apakah peraturan yang ada sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai, apabila tidak dapat bekerja dengan efisien, yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan efisien. Absensi kehadiran para pegawai juga sangat memepengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah–langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa: kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama dan lain-lain. Pimpinan mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Sanksi atau hukuman diberikan atas pelanggaran terhadap peraturan kerja sehingga pegawai akan menjadi lebih disiplin lagi. Sanksi Universitas Sumatera Utara hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kerja pegawai, salah satu hukuman yang diberlakukan pada bagian keuangan fakultas ekonomi adalah sebagai berikut: a. Teguran Lisan b. Mendapat surat peringatan dari pimpinan c. Jika pegawai tidak datang maka absen kerja di coret oleh PD II d. Jika ada kesalahan yang fatal akan dilakukan mutasi.

B. Prestasi Kerja