Sistem Informasi Daftar Hadir Pegawai Di Dinas Kelautan Dan Perikanan Kabupaten Bangka Tengah
1 1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat cepat dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan bisnis. Untuk memajukan usaha bisnis diperlukan dukungan manajemen yang tepat dan dalam mengelolanya diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Demikianlah kecenderungan bisnis di abad informasi dewasa ini, berkembang pesat dan penuh likuliku persaingan serta maju mundurnya sangat tergantung kepada informasi yang ditangani dengan baik.
Kebutuhan akan data dan informasi semakin meningkat, karena data dan informasi dapat digunakan sebagai landasan baik dalam kegiatan pengendalian maupun perencanaan operasional di masa yang akan datang. Dengan adanya kebutuhan data dan informasi yang mampu menunjang kegiatan perusahaan/Instansi yang efektif dan efisien.
Penanganan informasi data kepangkatan, Daftar Urut Pegawai serta absensi kepegawaian pada setiap Instansi / Dinas merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Dengan adanya kegiatan tersebut tentunya akan mempermudah penanganan informasi yang diperlukan dalam menjalankan usaha pemerintahan.
Semakin meningkatnya usaha maka informasi yang diperlukan pun semakin meningkat. Mengingat terbatasnya tempat, tenaga dan waktu dalam melakukan
(2)
2
pendataan data absensi pegawai diperlukan suatu alat bantu berupa komputer untuk mengatasi masalah tersebut.
Komputer merupakan alat bantu dalam pendataan data absensi kepegawaian memiliki peranan cukup penting dalam suatu instansi/Dinas atau perusahaan untuk memudahkan penemuan kembali sumber informasi yang diperlukan, yang pada akhirnya akan memperlancar kehidupan dan perkembangan perusahaan khususnya pemerintah/Instansi .
Begitu besarnya peranan komputer sebagai alat bantu dalam pendataan data kepangkatan dan absensi kepegawaian ini dan berdasarkan latar belakang di atas maka diperlukan penelitian dengan judul “ SISTEM INFORMASI DAFTAR HADIR PEGAWAI DI DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN KAB. BANGKA TENGAH”.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
Adapun ruang lingkup permasalahan dalam penanganan daftar hadir (Absensi) pegawai di DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN KAB. BANGKA TENGAH antara lain :
1. Prosedur kegiatan dalam penanganan data absensi pegawai dengan menggunakan media komputer di DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN KAB. BANGKA TENGAH belum sepenuhnya terorganisir dengan baik, 2. Kurang terjaminnya keakuratan data yang berhubungan dengan sistem
(3)
3. Kurangnya pengontrolan dan pengendalian manajemen pada sistem data absensi pegawai.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penelitian ini yaitu membuat prosedur dalam pendataan data absensi pegawai di DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN KAB. BANGKA TENGAH dan diajukan untuk memenuhi persyaratan mata kuliah kerja praktek pada Jurusan Manajemen Informatika, Universitas Komputer Indonesia.
Tujuan dari penelitian ini antara lain :
1. Untuk mengetahui gambaran umum Dinas dan sejauh mana peranan komputer dalam hal pendataan absensi pegawai di DINAS KELAUATAN DAN PERIKANAN KAB. BANGKA TENGAH,
2. Menambah dan mengembangkan pemahaman dalam penelitian mengenai data absensi pegawai dengan menggunakan media komputer baik secara teori maupun praktek.
1.4 Batasan Masalah
Dengan luasnya permasalahan dalam data absensi pegawai di DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN KAB. BANGKA TENGAH yang dilakukan di berbagai bagian atau unit kerja ( Staff ) dan dengan berbagai cara, yaitu cara manual, komputerisasi dan media elektronik, maka penulis membatasi masalah hanya pada penanganan data absensi pegawai melalui media komputer di DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN KAB. BANGKA TENGAH
(4)
4
1.5 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek
Objek penelitian yang dilakukan yaitu mengenai data absenis pegawai di DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN KAB. BANGKA TENGAH. yang beralamat di Jl. Bypasskoba Komplek Perkantoran Pemerintah Kab. Bangka Tengah. Penelitian dilakukan dari Juli 2009 sampai dengan Agustus 2009.
Tabel 1.1.
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
No.
Waktu Kegiatan
2009
Juli Agustus September Oktober November 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Pengajuan
Surat KP 2. Observasi
Langsung 2. Studi
Literatur 3. Pengumpulan
Data 4. Analisis
Sistem 5. Penyusunan
(5)
5 2.1. Pengertian Sistem
Pengertian sistem sangatlah luas dan mempengaruhi semua aspek kehidupan. Sistem sangat diperlukan dalam melakukan kinerja yang baik dan terstruktur terhadap manajemen. Keterpaduan sistem ini memungkinkan terciptanya kerjasama untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
“Sistem adalah kumpulan dari elemenelemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu“.
2.1.1. Elemen Sistem
Semua sistem meliputi tiga elemen utama yaitu input, transformasi dan output. Sebagian sistem dapat mengendalikan operasi mereka sendiri yang disebut sebagai sistem lingkaran tertutup (closedloop system). Sistem lingkaran tertutup mencakup suatu mekanisme kontrol, tujuan dan lingkaran umpan balik (feedback loop) disamping tiga elemen utama. Sistem yang tidak memiliki kemampuan pengendalian disebut sistem lingkaran terbuka (openloop system), dalam arti mereka berhubungan dengan lingkungan mereka. Perusahaan adalah suatu contoh sistem terbuka dan sistem lingkaran tertutup.
(6)
6
2.1.2. Karakteristik Sistem
Adapun karakteristik ataupun sifatsifat dari sistem tertentu yaitu : 1. Komponen Sistem (Components)
Komponenkomponen ini saling berhubungan dan bekerja sama sehingga tercipta satu kesatuan fungsi dari sistem. Sehingga sistem dapat mencapai tujuannya.
2. Batas Sistem (Bundary)
Daerah pemisah anatara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan sistem lingkungan luarnya. Batasan sistem, maka kita dapat memisahkan dan membedakan satu sistem dengan sistem yang lainnya maupun sistem dengan lingkungan luar.
3. Lingkungan Luar (Environment)
Segala sesuatu yang berada diluar batas sistem, namun jika terdapat ketidak serasian antara lingkungan luar sistem dengan sistem maka dapat menyebabkan terganggunya fungsi sistem tersebut. Oleh karena itu haruslah senantiasa tercipta keharmonisan antara sistem dengan lingkungan luarnya 4. Penghubung Sistem (System Interface)
Media perantara antara subsistem yang satu dengan subsistem yang lain. Melalui penghubung sistem ini, maka dapat saling memberi dan menerima sumber daya sehingga terjalin kerja sama dan dapat membentuk satu kesatuan fungsi dari sistem.
(7)
5. Masukan Sistem (Input)
Bahan atau energi yang dimasukan kedalam sistem. Energi ini dimasukan kedalam sistem untuk diproses oleh sistem sesuai dengan fungsi dari sistem agar dapat menghasilkan proses keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari proses pengolahan input. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada subpra sistem.
7. Pengolahan Sistem (Proces)
Mesin yang digunakan secara mekanisme ataupun manual untuk mengubah masukan menjadi keluaran/ data menjadi informasi.
8. Sasaran dan Tujuan
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran, yang harus dicapai oleh sistem. Suatu sistem dapat diakatakan berhasil menjalankan fungsinya jika berhasil mencapai sasaran dan tujuan sistem tersebut.
2.1.3. Klasifikasi Sistem Sistem terbagi menjadi : 1. Sistem terbuka dan tertutup
Suatu sistem dikatakan terbuka menurut Ludwig Von Bertalanffy bila aktivitas didalam sistem tersebut dipengaruhi oleh lingkungannya, sedangkan suatu sistem dikatakan tertutup bila aktivitasaktivitas didalam sistem tersebut tidak dipengaruhi oleh perubahan yang terjadi dilingkungannya.
(8)
8
2. Sistem buatan manusia dan Tuhan
Suatu sistem bila diklasifikasikan berdasarkan asalnya, sistem tersebut bisa diklasifikasikan sebagai sistem yang ada secara alamiah (buatan Tuhan) atau buatan manusia. Sebagai contoh sistem tata surya, adalah sistem yang secara alamiah, sedangkan organisasi perusahaan adalah sistem buatan manusia. 3. Sistem barjalan dan konseptual
Suatu sistem yang belum diterapkan disebut sistem konseptual. Suatu sistem konseptual yang dapat diterima oleh pemakai sistem sehingga pemakai sistem tersebut menggunakannya untuk menunjang operasi seharihari maka sistem tersebut berubah menjadi sistem berjalan.
4. Sistem sederhana dan Kompleks
Sebuah sistem yang sederhana merupakan sebuah sistem yang terbentuk dari sedikit tingkatan dan komponen atau subsistem serta hubungan antara mereka sangat sederhana, misalnya sistem yang digunakan oleh pengantar koran. Sebuah sistem yang kompleks jelas terdiri dari banyak komponen atau tingkatan yang dihubungkan dalam berbagai cara yang berbeda, seperti perusahaan.
5. Kinerja bisa yang dapat dan tidak dapat dipastikan
Sebuah sistem yang dapat dipastikan kinerjanya artinya ditentukan pada saat sistem akan dan sedang dibuat. Sedangkan sistem yang tidak dapat dipastikan kinerjanya artinya tidak dapat ditentukan dari awal tergantung kepada situasi yang dihadapi.
(9)
6. Sistem sementara dan selamanya
Suatu sustem yang mungkin digunakan untuk selamanya mungkin juga digunakan untuk periode waktu tertentu.
7. Sistem secara pisik dan abstrak
Sistem dapat dilihat dari wujudnya misalnya kendaraan bermotor, sedangkan yang abstrak seperti organisasi.
8. Sistem, subsistem dan super sistem
Subsistem adalah sistem yang lebih kecil dalam sebuah sistem, sedangkan super sistem adalah sistem yang lebih besar.
9. Sistem yang bisa beradaptasi dan tidak bisa beradaptasi
Berdasarkan fleksibilitasnya, karakteristik suatu sistem dapat dibedakan apakah sistem tersebut dapat beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi dilingkungannya atau tidak.
2.2. Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusankeputusan sekarang atau keputusankeputusan yang akan datang. Informasi sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu organisasi sangatlah penting karena informasi merupakan landasan untuk mengambil suatu keputusan dan data merupakan sumber dari informasi.
(10)
10
Kenyataan yang menggambarkan suatu kesatuan dan kejadian nyata, kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
Terdapat perbedaan antara data dan informasi. Data mencakup faktafakta dan angkaangka yang relatif tidak berarti, yang diubah menjadi informasi oleh suatu pengolah informasi. Informasi memiliki arti bagi pemakainya. Suatu pengolah informasi menyediakan informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis. Informasi berasal dari sumbersumber internal maupun lingkungan dan digunakan dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.
Rangkaian tata cara, pola kerja dan tata tertib yang menangani suatu kegiatan yang lengkap keteranganketerangan sejak pengumpulan mengenai penggunaan dan penyimpanan sampai penyingkirannya untuk membantu tercapainya suatu tujuan organisasi.
2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur
Metode yang digunakan untuk merancang suatu pengembangan sistem diantaranya :
(11)
2.4.1. Flow Map
Merupakan aliran informasi yang digunakan untuk menggambarkan suatu prosedur. Penggambaran ini lebih menekankan pada aliran dokumen atau data data
2.4.2. Diagram Konteks
Diagram arus data yang menampilkan batasan dari sistem informasi dan merupakan gambaran dari sistem informasi top level manajemen.
2.4.3. Data Flow Diagram
Merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan secara fisik atau logic arus dalam suatu sistem yang telah ada atau sistem baru dengan terstruktur dan jelas.
(12)
12
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum Instansi / Dinas
Kabupaten Bangka Tengah memiliki luas wilayah daratan 2.155,57 Km 2 dikeilingi 11 buah pulaupulau kecil dengan panjang pantai hampir mencapai 195,68 Km, dan dari 70 desa dan 7 Kelurahan ada 30 desa diantaranya merupakan desa pesisir. Jumlah penduduk Kabupaten Bangka Tengah pada Tahun 2008 sebanyak 139.621 jiwa yang sebagian besar bermata pencaharian sebagai petani khususnya petani lada dan karet, nelayan dan pembudidaya ikan serta pertambangan timah.Tingkat konsumsi ikan oleh masyarakat Bangka Tengah mencapai 32,26 kg/kapita/tahun. Hal ini menunjukkan bahwa setiap satu orang penduduk di Kabupaten Bangka Tengah mengkonsumsi 32,26 kg ikan selama satu tahun. Angka ini sangat baik, karena di atas standar FAO yang menetapkan 30 kg/kapita/tahun. Salah satu faktor pendukungnya adalah kebiasaan masyarakat yang gemar dan menyukai makan ikan.
Untuk dapat mewujudkan pembangunan pada sektor kelautan dan perikanan di Kabupaten Bangka Tengah, salah satu upaya yang dilakukan adalah melalui pengembangan kawasankawasan sentra produksi kelautan dan perikanan. Diharapkan dengan upaya ini potensi sumber daya perikanan dan kelautan yang ada dapat dimanfaatkan secara terarah dan optimal serta dengan mempertimbangkan kelestarian sumber (Maximum Sustainable Yield).
(13)
3.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi khusus menggambarkan struktur yang kompleks dan sistem organisasi yang ada di suatu dinas. khususnya di DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN KAB. BANGKA TENGAH ini dimulai dari kepala dinas sampai stafstaf yang berada pada seluruh bagian atau sub sistem organisasi.
DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN dipimpin dan dikelola oleh
seorang pimpinan Kepala Dinas dan dibantu oleh seorang Sekretaris Dinas beserta Staff – staff yang sesuai bidangnya masingmasing dan bertanggung jawab kepada pimpinan tentang kebijaksanaan umum untuk menjalankan tugastugas pokok Dinas.
Adapun yang menjadi tempat observasi penulis adalah pada bagian Personalia (Staff), bidang Administrasi. Struktur organisasi DINAS KELAUTAN
(14)
(15)
3.3 Deskripsi Kerja
1. Tugas dan wewenang Kepala Dinas, antara lain:
a. Pengolahan pengembangan sumber daya manusia termasuk perencanaan dan informasi tenaga kerja , pengembangan organisasi dan tata laksana dinas, administrasi kepegawaian dan kesejahteraan,
b. Mengarahkan dan mengontrol bawahan agar semua pekerjaan terkoordinasi demi mencapai suatu tujuan instansi/dinas,
c. Mengangkat dan memberhentikan pegawai sesuai dengan peraturan kepegawaian yang berlaku bagi instansi dinas,
d. Menetapkan gaji/upah dan penghasilan bagi para pegawai serta mengatur semua hal kepegawaian lainnya,
2. Tugas dan wewenang Sekretaris Dinas, antara lain ;
a. Membuat laporan dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas, b. Menyiapkan susunan organisasi perusahaan lengkap dengan
perincian tugasnya,
c. Mengadakan pertemuan serta administrasi kepegawaian sesuai dengan kelaziman yang berlaku bagi suatu Instansi/Dinas,
d. Membuat anggaran tenaga kerja yang dibutuhkan,
e. Mengurus masalah pemindahan dan promosi serta keluar masuknya pegawai di perusahaan,
f. Mewawancarai dan memberikan tes lisan maupun tertulis kepada pegawai baru,
(16)
16
g. Mengurus halhal lain yang menyangkut kesejahteraan pegawai.
3. Tugas dari Administrasi itu sendiri diantaranya :
a. Melakukan tabulasi dan memasukkan data ke dalam laporan, b. Melakukan update atas perubahan data pegawai ke dalam sistem
komputer,
c. Memasukkan jadwal kerja seluruh pegawai, membuat penyesuaian waktu kerja untuk kehadiran pegawai dan mencatat informasi yang berhubungan seperti data pribadi, tanggal berhenti kerja dan alasannya,
d. Memasukkan data cuti, over time ke dalam sistem komputer dan mengupdate file pegawai.
e. Membuat laporan mengenai penggunaan dan pengelolaan peralatan Alat Tulis Kantor ( ATK )
f. Membuat Laporan data pegawai mengenai Absensi, Bezeeting Kepangkatan dan Daftar Urut Kepangkatan.
g. Memberikan pelayanan yang terbaik untuk pegawai dan pihak lain yang membutuhkan, seperti permintaan laporan yang dibutuhan diberikan kepada kepala dinas atau Skretaris Dinas untuk di tanda tangani.
h. Memberikan laporan dan melakukan tugastugas khusus yang diminta oleh atasan.
(17)
No NAMA/NIP JABATAN PANGKAT/GOL PENDIDIKAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. IR. HERU IRIANTO POTRO, MM NIP.080070876 USENG KOMARA, SP NIP. 195908191981031008 SUPANDI SUPARHAN NIP. 195407111983011001 KARSONO, A.MD NIP. 196306231988031006 MISDI, ST NIP. 197426052005011004 MARDI, SH NIP. 196205031989091001 IMAM SUHADI, S.PI NIP. P10003077 DEDY MUCHDIYAT, SP NIP. 195911221982031008 SAREH NIP. 196806011994031010 DODY DARMAWAN,SP NIP. 080118840 TEGUH FERDINAND, S.ST.PI NIP. 198402072008041001 ATIKA ANGGRAENI, S.PI NIP. 198501062008042001 M. ADNAN NIP. 440027369 MIMIN SUPARMIN NIP. 080134154 BAMBANG EFENDI ADI NIP. P10000899 AGUS RAHARJO NIP. 19730831200641004 MULAWARMAN NIP. 198107282006041019 SITI SRIANAH NIP. 198110202006042019 USMAN RAMLI NIP. P10006904 BELLY YERRY YATMOKO, SE NIP. 197511302009031001 WIDHIATY SETYANINGRUM, ST NIP. 198008092009032003 HERMANTO, S. ST. PI NIP. 198412032009031001 AHMAD A.YULISTYANTO, S. ST. PI NIP. 198407082009031001 PURNAMA GIRI, S.PI NIP. 198302272009031002 ANGGA PANATAATMAJA, A.MD NIP. 198304102009031001 kepala dinas sekretaris kabid tangkap plt. kabid kelautan plt. kasubbag per & pel plt. kasubbag um & kep plt. kasi sda, prod dan usaha staff staff staff staff staff staff staff staff staff staff staff staff staff staff staff staff staff staff Pembina Tk.I / IV.b Pembina Tk.I / IV.b Penata Tk.I / III.d Penata / III.c Penata Muda Tk.I / III.b Penata Muda / III.a Penata Muda / III.a Penata Tk.I / III.d Penata Muda / III.a Penata Muda / III.a Penata Muda / III.a Penata Muda / III.a Pengatur.Tk.I / II.d Pengatur Muda / II.a Pengatur Muda Tk.I / II.b Pengatur Muda / II.a Pengatur Muda / II.a Pengatur Muda / II.a Juru Muda / I.a Penata Muda / III.a Penata Muda / III.a Penata Muda / III.a Penata Muda / III.a Penata Muda / III.a Pengatur / II.c S.2 S.1 SNAKMA D.3 S.1 S.1 S.1 S.1 SPMA S.1 D.IV S.1 SMA SPMA SMK SMA SMA SMA MI S.1 S.1 D.IV D.IV S.1 D.3
Gambar 3.2 Daftar Pegawai DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN KABUPATEN BANGKA TENGAH
(18)
18
BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem dilakukan setelah tahap penyelidikan awal yang merupakan rangkaian penyelidikan secara umum terhadap suatu sistem yang dijalankan. Fungsi dari analisis sistem adalah untuk mempelajari secara seksama suatu sistem yang sedang dijalankan oleh Instansi/Dinas, memperkirakan dan merincikan seluruh dokumen yang terlibat dan membuat rekomendasi untuk manajemen dengan memperhitungkan segi penyelesaian yang akan dicapai.
Analisis sistem berjalan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai sistem yang saat ini sedang berjalan. Dari hasil analisis sistem berjalan kemudian dirancanglah sebuah sistem yang berbasis komputer. Rancangan yang dibuat tidak merubah peraturan yang telah digariskan dan dibuat oleh instansi/dinas tetapi hanya mengganti sistem dari sistem yang saat ini dipakai ( manual ) ke suatu sistem yang berbasis komputer.
Tahap analisis sistem merupakan tahap yang sangat kritis dan penting karena semua kesalahan pada tahap berikutnya bersumber pada kesalahan tahap analisis sistem. Oleh karena itu seorang analisis sistem harus cermat memperhitungkan segala kemungkinan yang akan terjadi sedini mungkin. Langkah dasar tahap analisis sistem adalah :
1. Mengidentikasi permasalahan yang terjadi ( identify ), 2. Memahami permasalahan( understand ),
(19)
3. Menganalisis sistem( analyze )dan
4. Membuat laporan hasil analisis sistem ( report ).
4.1.1 Analisis Dokumen
Setiap prosedur dalam proses pendataan aftar hadir pegawai tidak lepas dari adanya dokumen yang digunakan baik sebagai alat yang fungsinya untuk mengambil keputusan, untuk memproses data dan sebagai arsip. Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan, dokumen yang digunakan oleh DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN dalam melakukan sistem pendataan daftar hadir pegawai khususnya Dinas Kelautan dan Perikanan adalah :
a. Formulir Identitas Pegawai
Formulir identitas Pegawai yaitu lembar formulir yang digunakan dalam pengisian identitas masingmasing Pegawai sebagai kelengkapan dari proses administrasi.
b. Kartu Absensi ( Daftar Hadir )
Kartu absensi yaitu kartu yang berisi absensi kehadiran, meliputi jam kerja harian dan keterangan lainnya yang berhubungann dengan aktivitas kerja Pegawai.
c. Time Checker
Time checker yaitu suatu alat untuk mendeteksi/memberikan tanda pada kartu absensi Pegawai.
d. Laporan Data Pegwai (LDP) dan Laporan Data Absensi (LDA) Yaitu bentuk laporan yang berisi data Pegawai dan data absensi
(20)
20
4.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan 4.1.2.1 Flow Map
Flow dokumen adalah suatu kegiatan yang menunjukkan arus dokumen dari suatu sistem. Pada bagian ini akan diketahui dimana kelemahankelemahan dari sistem yang berjalan, simpanan dokumen dan data yang akan diolah beserta keluarannya.
(21)
Gambar 4.1 Flow Dokumen Sistem Informasi Daftar Hadir Pegawai yang Berjalan
(22)
22
4.1.2.2 Diagram Konteks
Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Daftar Hadir Pegawai yang Berjalan
4.1.2.3 Data Flow Diagram
Gambar 4.3 Data Flow Diagram Sistem Informasi Daftar Hadir Pegawai yang Berjalan
(23)
4.2 Usulan Perancangan Sistem
Perancangan ini mencakup flowmap, diagram konteks, diagram arus data (DFD), kamus data yang menghasilkan sistem lebih baik. Proses yang dirancang diuraikan menjadi beberapa bagian yang dapat membentuk sistem tersebut menjadi satu kesatuan komponen.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Berdasarkan hasil evaluasi terhadap sistem yang berjalan dilihat dari tahapantahapan analisis diatas, maka akan dibuat suatu rancangan pengembangan sistem berjalan mengenai sistem daftar hadir pegawai yang akan diterapkan di DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN. Adapun indikator kebutuhan pengembangan sistem adalah kurangnya kontribusi manajamen dalam pengendalian informasi ataupun fasilitas yang ada.
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan 4.2.2.1 Flow Map
Flow map yang nampak pada Gambar 4.4 adalah flow map dari sistem informasi pendataan dan absensi pegawai yang diusulkan. Flow map tersebut merupakan hasil dari pengembangan dari sistem yang berjalan tanpa mengurangi fungsi dari sistem tersebut.
(24)
24
L D K L D K
R e k a m D a ta A b s e n s i
A
bs
ens
i Pegaw
ai
H itu n g J a m K e rja d a n P e rs e n ta s i
K e h a d ira n
Jam
K
er
ja
C e ta k L D P ,L D A ,L P P
L D A L D K
P e g a w a i S ta ff K e p a la D in a s
D
at
e
O
ff
K a rtu
A b s e n s i A b s e n s i K a rtu
D
ay
O
ff
L D P L D P
Gambar 4.4 Flow Dokumen Sistem Informasi Daftar Hadir Pegawai yang Diusulkan
(25)
4.2.2.2 Diagram Konteks
Eksternal entitas yang terlibat dalam sistem daftar hadir pegawai yang diusulkan melibatkan dua eksternal entitas yaitu : Pegawai dan Kepala Dinas.
Gambar 4.5 Diagram Konteks Sistem Informasi Daftar Hadir Pegawai yang Diusulkan
(26)
26
4.2.2.3 Data Flow Diagram
DFD berikut ini memperlihatkan secara rinci aliran data secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data mengalir. Pegawai 1.p Rekam Absensi Harian Absensi 2.p Hitung Jam Kerja dan Persentasi Kehadiran 3 Cetak Laporan Kepala Dinas Kartu Absensi Absensi Harian Detail Absensi Data Jam Kerja LDA,LDP,LPP Pegawai Detail Pegawai Day Off Jam Kerja Detail Jam Kerja Detail Pegawai Date Off Date Off Day Off Pegawai Detail Pegawai Gambar 4.6 DFD Sistem Informasi Daftar Hadir Pegawai yang Diusulkan
(27)
4.2.2.4 Kamus Data Kamus data merupakan alat komunikasi analisis dengan pemakai sistem mengenai segala informasi tentang sistem. Kamus data bisa terdiri dari : 1. Kamus data untuk menjelaskan kesatuan luar atau entitas luar Nama Entitas Luar Alias Nama data masuk Arus data keluar : Pegawai : : Data dan Absensi Pegawai : Form Identitas dan Kartu Absensi Pegawai Nama Entitas Luar Alias Nama data masuk Arus data keluar : Kepala Dinas : : LDP,LDA dan LPP : Acc/Approval LDP,LDA dan LPP Tabel 4.1 Kamus data untuk entitas luar 2. Kamus data untuk menjelaskan simpanan Nama Simpanan Alias Sumber data Penjelasan Fungsi : Absensi : : Kartu Absensi : Berisi simpanan data absensi pegawai : Untuk membantu menghitung jumlah jam kerja pegawai Nama Simpanan Alias Sumber data Penjelasan Fungsi : Pegawai : : Data Pegawai : Acc/Approval LDP,LDA dan LPP : Untuk membantu mengisi absensi pegawai Nama Simpanan Alias : Day Off :
(28)
28 Sumber data Penjelasan Fungsi : : Setting jam masuk, jam keluar, lama kerja dan libur kerja. : Untuk membantu menghitung jumlah jam kerja pegawai dan frekuensi jam lembur Nama Simpanan Alias Sumber data Penjelasan Fungsi : Date Off : : : Setting hari libur Nasional : Untuk mengetahui jumlah hari kerja dalam satu bulan dan frekuensi jam lembur Nama Simpanan Alias Sumber data Penjelasan Fungsi : Jam Kerja : : Data Absensi, day off dan date off : Berisi simpanan data jumlah jam kerja, jam lembur, persentase kehadiran dan jumlah keterlambatan jam kerja : Untuk membantu menghitung jumlah jam kerja pegawai Tabel 4.2 Kamus data untuk simpanan 3. Kamus data untuk menjelaskan proses Nama Proses Alias Fungsi Asal Data Hasil Proses : Rekam Data Absensi : : Untuk merekam data absensi pegawai per bulan : Kartu Absensi : Data Absensi Nama Proses Alias Fungsi Asal Data Hasil Proses : Hitung Jam Kerja dan Persentasi Kehadiran : Jam Kerja : Untuk menghitung dan memproses jam kerja, jam lembur dan persentasi kehadiran pegawai selama satu bulan : Data Absensi : Jam Kerja Pegawai
(29)
Nama Proses Alias Fungsi Asal Data Hasil Proses : Cetak LDP,LDA dan LPP : : Untuk mencetak LDP,LDA dan LPP : Data Absensi dan data Pegawai : Laporan Absensi Tabel 4.3 Kamus data untuk proses 4. Kamus data untuk menjelaskan aliran atau arus data Nama Arus Data Alias Sumber data Tujuan Data Bentuk Frekuensi Rangkap Penjelasan : Kartu Absensi : : Pegawai : Staff kehadiran dan jumlah keterlambatan jam kerja : Kartu : Setiap Bulan : 1 (satu)
: Berisi data kehadiran pegawai selama satu bulan Nama Arus Data Alias Sumber data Tujuan Data Bentuk Frekuensi Rangkap Penjelasan : Kartu Absensi : : Pegawai : Staff kehadiran dan jumlah keterlambatan jam kerja : Kartu : Setiap Bulan : 1 (satu)
: Berisi data kehadiran pegawai selama satu bulan Tabel 4.4 Kamus data untuk arus data
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan/dirancang
Perubahan dari sistem lama ke sistem baru memerlukan pendekatan sebagian staff terutama dari secara manual ke komputerisasi. Seta memerlukan waktu yang lumayan lama untuk penyesuaian system baru.
(30)
30 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Sistem informasi harus dapat diandalkan sebagai sarana untuk memudahkan setiap pelaksanaan aktivitas yang terjadi di dinas. Kegunaan dari sistem informasi yang dapat diandalkan diantaranya adalah :
1. Aktivitas kerja lebih berjalan dengan cepat dan lancar,
2. Meningkatkan pelayanan kepada pihakpihak yang memerlukan informasi secepat mungkin,
3. Dapat dijadikan pedoman untuk pengambilan keputusan.
Berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan di DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN terhadap Analisis Sistem Informasi Daftar Hadir Pegawai maka dapat disimpulkan bahwa :
1. Penerapan sistem komputerisasi untuk menggantikan proses manual sangat menunjang terhadap terpenuhinya kebutuhan informasi yang relatif cepat, tepat danup to date,
2. Pengolahan data dengan komputerisasi akan mengurangi kesalahan karena pencatatan ganda dengan adanya validasi data,
3. Proses pengolahan data dan absensi pegawai dengan menggunakan media komputer sangat praktis bila dibandingkan dengan cara manual, yaitu pengguna atau pengoperasi sistem hanya tinggal memasukkan datadata dari suatu dokumen berdasarkan halhal yang telah ditentukan.
(31)
5.2 Saran
Dari hasil penelitian yang penulis lakukan, penulis ingin sekali memberikan saran bagi Universitas Komputer Indonesia ataupun Pemerintah Kota, walaupun dengan segala keterbatasan pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki. Adapun saransaran yang akan disampaikan antara lain :
1. Instansi/Dinas dapat segera mengoptimalkan perangkat keras dan perangkat lunak yang ada untuk mengikuti rencana atau langkahlangkah penerapan yang penulis ajukan,
2. Mengenai saran yang digunakan khususnya komputer, perlu diadakan spesifikasi sehingga pada unit personal komputer yang digunakan hanya untuk mengoperasikan sistem pendataan dan absensi saja dan tidak digunakan untuk mengoperasikan sistemsistem yang lain. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari kerusakan yang mungkin timbul akibat penggunaan sistem lain pada komputer tersebut. Misalnya saja virus yang dibawa oleh sistem operasi lain sehingga merusak data dan sistem pendataan dan absensi tersebut,
3. Diharapkan agar hasil observasi yang ditugaskan kepada mahasiswa bisa dibahas dalam perkuliahan untuk menunjang bekal di dunia kerja,
4. Perpustakaan sebagai sarana informasi dibuka secara berkesinambungan sehingga mahasiswa dapat menambah bahan informasi untuk penelitian dan penulisan tugas akhir dan penulis berharap ditambahnya bukubuku bacaan yang lebih mengarah pada permasalahan yang erat kaitannya dengan dunia kerja sesuai dengan jurusan masingmasing mahasiswa.
(32)
BIODATA PENULIS
Nama Lengkap : Jaka Martadipura Panggilan : Jack
Nim : 10.506.255
Tempat Tanggal Lahir : Bangka, 11 Januari 1988 Agama : Islam
Alamat : Jl. Cisaranten Kulon No.121 Kec. Arcamanik Bandung 40293
Hobby : Dengerin Musik, Mencari Teman, Mencari HalHal Baru, Makan, Nonton, Jalanjalan Sore, Bergaul, etc...
Motto :
· Hidup Adalah Perjuangan
· Bersakitsakit dahulu berenang renang kemudian · Carilah ilmu setinggi mungkin
· Hargailah orang lain kalau kita mau dihargai orang
Riwayat Pendidikan
No. Sekolah Tahun
1. SD Negeri 15 , Parit Padang 1994 2000 2. SLTP Negeri 2, SungailiatBangka 2000 2003 3. SMU Negeri 1, SungailiatBangka 2003 2006 4. Universitas Komputer Indonesia Program S1
Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
2006 2009 ( Sekarang )
(33)
· Anggota Drum Band Gita Wahana Pemuda Tahun 20032006 · Anggota Marching Band Prop. Bangka Belitung Tahun 2005 · Anggota Paskibraka Tahun 20002001
· Anggota Institute KarateDo Indonesia (INKAI) Tahun 2000 · Panitia/Ketua Festival Seni Musik Tahun 2005
· Juara I Festival Band SeBangka Belitung Tahun 2004
Bangka Tengah, Agustus 2009 Penulis
Jaka Martadipura 10506255
(34)
SISTEM INFORMASI DAFTAR HADIR PEGAWAI DI DINAS
KELAUTAN DAN PERIKANAN
KABUPATEN BANGKA TENGAH
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Jaka Martadipura NIM. 10506255
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
(35)
(36)
iii DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... ..i
DAFTAR ISI ...iii
DAFTAR GAMBAR ... ..vi
DAFTAR SIMBOL ... ..vii
DAFTAR TABEL ...viii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ... 3
1.4 Batasan Masalah ... 3
1.5 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek ... 4
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem ... 5
2.1.1 Elemen Sistem ... 5
2.1.2 Karakteristik Sistem ... 6
2.1.3 Klasifikasi Sistem ... 7
2.2 Pengertian Informasi ... 9
2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 10
(37)
iv
BAB III PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum Instansi/Dinas ... 12
3.2 Struktur Organisasi ... 13
3.3 Deskripsi Kerja ... 15
BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1 Analisis Sistem ... 18
4.1.1 Analisis Dokumen ... 19
4.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ... 20
4.1.2.1 Flow Map ... 20
4.1.2.2 Diagram konteks ... 22
4.1.2.3 Data Flow Diagram ... 22
4.2 Usulan Perancangan Sistem ... 23
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 23
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 23
4.2.2.1 Flow Map ... 23
4.2.2.2 Diagram konteks ... 25
(38)
v
4.2.2.4 Kamus Data ... 27 4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan/dirancang ... 29
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ... 30 5.2 Saran ... 31
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
(39)
1989.
(40)
SISTEM INFORMASI DAFTAR HADIR PEGAWAI DI DINAS
KELAUTAN DAN PERIKANAN
KABUPATEN BANGKA TENGAH
Laporan Kerja PraktekDiajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Jaka Martadipura NIM. 10506255
Bangka Tengah, Agustus 2009
Pembimbing Jurusan,
Sintya Sukarta, S.T, M.T NIP. 4127. 70. 26.015
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
Dadang Munandar, S.E., M.Si. NIP. 4127. 70. 26. 019
(41)
i
Segala puji bagi Allah SWT, yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, Dzat yang Maha Sempurna, Maha Baik dan Maha Bijaksana dan atas limpahan rahmat dan karuniaNya penulis dapat menyelesaikan laporan Kerja Praktek ini.
Penulisan laporan ini dimaksudkan untuk melengkapi program perkuliahan strata satu Program Studi Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia.
Adapun Laporan ini berjudul “SISTEM INFORMASI DAFTAR HADIR
PEGAWAI DI DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN”.
Penulis sangat menyadari bahwa dalam penulisan dan penyusunan laporan ini jauh dari sempurna, baik dalam segi materi yang disajikan maupun dari penulisan kalimat. Untuk menyelesaikan laporan ini, sebelumnya tidak terlepas dari peranan dan dorongan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan banyak terima kasih yang sebesarbesarnya kepada :
1. Dr.Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Prof. Dr.Ir. Ukun Sastraprawira, M.sc., selaku Dekan Fakultas Teknik Universitas Komputer Indonesia.
(42)
ii
3. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si., selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika.
4. Ibu Sintya Sukarta selaku pembimbing Kuliah Kerja Praktek dan Dosen
Wali MI6, serta seluruh Dosen Manajemen Informatika UNIKOM.
5. Bapak Ir.Heru Irianto Putro, MM Selaku Kepala Dinas Kelautan dan Perikanan yang telah memberikan izin untuk melaksanakan Kerja Praktek 6. Bapak Useng Komara, Sp., selaku Sekretaris Dinas yang telah
membimbing untuk melaksanakan Kerja Praktek kepada penulis di
DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN KABUPATEN BANGKA
TENGAH
7. Kedua orang tuaku tercinta beserta seluruh keluarga besar, dengan kesabaran dan kedisiplinannya telah mendidik, membimbing, memberikan motivasi, limpahan kasih sayang, materi serta do’a yang tulus kepada penulis.
8. Semua pihak yang telah membatu dalam proses pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek.
Akhir kata semoga Allah SWT, membalas semua kebaikan dan jasa yang telah
penulis terima, semoga tulisan ini bermanfaat bagi pembaca.
Wasallamualaikum wr wb.
Bangka Tengah, Agustus 2009
(1)
iv
2.4.1 Flow Map ... 11
2.4.2 Diagram Konteks ... 11
2.4.3 Data Flow Diagram ... 11
BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1 Tinjauan Umum Instansi/Dinas ... 12
3.2 Struktur Organisasi ... 13
3.3 Deskripsi Kerja ... 15
BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1 Analisis Sistem ... 18
4.1.1 Analisis Dokumen ... 19
4.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ... 20
4.1.2.1 Flow Map ... 20
4.1.2.2 Diagram konteks ... 22
4.1.2.3 Data Flow Diagram ... 22
4.2 Usulan Perancangan Sistem ... 23
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 23
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 23
4.2.2.1 Flow Map ... 23
4.2.2.2 Diagram konteks ... 25
(2)
v
4.2.2.4 Kamus Data ... 27 4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan/dirancang ... 29
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ... 30 5.2 Saran ... 31
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
(3)
DAFTAR PUSTAKA
[Jog89] Jogiyanto H. M. Pengenalan Komputer. Andi Offset, Yogyakarta. 1989.
(4)
SISTEM INFORMASI DAFTAR HADIR PEGAWAI DI DINAS
KELAUTAN DAN PERIKANAN
KABUPATEN BANGKA TENGAH
Laporan Kerja PraktekDiajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Jaka Martadipura NIM. 10506255
Bangka Tengah, Agustus 2009
Pembimbing Jurusan,
Sintya Sukarta, S.T, M.T NIP. 4127. 70. 26.015
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
Dadang Munandar, S.E., M.Si. NIP. 4127. 70. 26. 019
(5)
i
KATA PENGANTAR
Assallammualaikum wr wb,
Segala puji bagi Allah SWT, yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, Dzat yang Maha Sempurna, Maha Baik dan Maha Bijaksana dan atas limpahan rahmat dan karuniaNya penulis dapat menyelesaikan laporan Kerja Praktek ini.
Penulisan laporan ini dimaksudkan untuk melengkapi program perkuliahan strata satu Program Studi Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia.
Adapun Laporan ini berjudul “SISTEM INFORMASI DAFTAR HADIR
PEGAWAI DI DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN”.
Penulis sangat menyadari bahwa dalam penulisan dan penyusunan laporan ini jauh dari sempurna, baik dalam segi materi yang disajikan maupun dari penulisan kalimat. Untuk menyelesaikan laporan ini, sebelumnya tidak terlepas dari peranan dan dorongan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan banyak terima kasih yang sebesarbesarnya kepada :
1. Dr.Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Prof. Dr.Ir. Ukun Sastraprawira, M.sc., selaku Dekan Fakultas Teknik Universitas Komputer Indonesia.
(6)
ii
3. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si., selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika.
4. Ibu Sintya Sukarta selaku pembimbing Kuliah Kerja Praktek dan Dosen Wali MI6, serta seluruh Dosen Manajemen Informatika UNIKOM. 5. Bapak Ir.Heru Irianto Putro, MM Selaku Kepala Dinas Kelautan dan
Perikanan yang telah memberikan izin untuk melaksanakan Kerja Praktek 6. Bapak Useng Komara, Sp., selaku Sekretaris Dinas yang telah
membimbing untuk melaksanakan Kerja Praktek kepada penulis di DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN KABUPATEN BANGKA TENGAH
7. Kedua orang tuaku tercinta beserta seluruh keluarga besar, dengan kesabaran dan kedisiplinannya telah mendidik, membimbing, memberikan motivasi, limpahan kasih sayang, materi serta do’a yang tulus kepada penulis.
8. Semua pihak yang telah membatu dalam proses pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek.
Akhir kata semoga Allah SWT, membalas semua kebaikan dan jasa yang telah penulis terima, semoga tulisan ini bermanfaat bagi pembaca.
Wasallamualaikum wr wb.
Bangka Tengah, Agustus 2009