Usulan Perancangan Sistem Sistem Informasi Daftar Hadir Pegawai Di Dinas Kelautan Dan Perikanan Kabupaten Bangka Tengah

L D K L D K R e k a m D a ta A b s e n s i A bs ens i P egaw ai H itu n g J a m K e rja d a n P e rs e n ta s i K e h a d ira n Jam K er ja C e ta k L D P ,L D A ,L P P L D A L D K P e g a w a i S ta ff K e p a la D in a s D at e O ff K a rtu A b s e n s i K a rtu A b s e n s i D ay O ff L D P L D P Gambar 4.4 Flow Dokumen Sistem Informasi Daftar Hadir Pegawai yang Diusulkan

4.2.2.2 Diagram Konteks

Eksternal entitas yang terlibat dalam sistem daftar hadir pegawai yang diusulkan melibatkan dua eksternal entitas yaitu : Pegawai dan Kepala Dinas. Gambar 4.5 Diagram Konteks Sistem Informasi Daftar Hadir Pegawai yang Diusulkan Pegawai Kepala Dinas Sistem Informasi Daftar Hadir Pegawai Kartu Absensi LDA,LDP,LPP

4.2.2.3 Data Flow Diagram

DFD berikut ini memperlihatkan secara rinci aliran data secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data mengalir. Pegawai 1.p Rekam Absensi Harian Absensi 2.p Hitung Jam Kerja dan Persentasi Kehadiran 3 Cetak Laporan Kepala Dinas Kartu Absensi Absensi Harian Detail Absensi Data Jam Kerja LDA,LDP,LPP Pegawai Detail Pegawai Day Off Jam Kerja Detail Jam Kerja Detail Pegawai Date Off Date Off Day Off Pegawai Detail Pegawai Gambar 4.6 DFD Sistem Informasi Daftar Hadir Pegawai yang Diusulkan

4.2.2.4 Kamus Data

Kamus data merupakan alat komunikasi analisis dengan pemakai sistem mengenai segala informasi tentang sistem. Kamus data bisa terdiri dari : 1. Kamus data untuk menjelaskan kesatuan luar atau entitas luar Nama Entitas Luar Alias Nama data masuk Arus data keluar : Pegawai : ­ : Data dan Absensi Pegawai : Form Identitas dan Kartu Absensi Pegawai Nama Entitas Luar Alias Nama data masuk Arus data keluar : Kepala Dinas : ­ : LDP,LDA dan LPP : AccApproval LDP,LDA dan LPP Tabel 4.1 Kamus data untuk entitas luar 2. Kamus data untuk menjelaskan simpanan Nama Simpanan Alias Sumber data Penjelasan Fungsi : Absensi : ­ : Kartu Absensi : Berisi simpanan data absensi pegawai : Untuk membantu menghitung jumlah jam kerja pegawai Nama Simpanan Alias Sumber data Penjelasan Fungsi : Pegawai : ­ : Data Pegawai : AccApproval LDP,LDA dan LPP : Untuk membantu mengisi absensi pegawai Nama Simpanan Alias : Day Off : ­ Sumber data Penjelasan Fungsi : ­ : Setting jam masuk, jam keluar, lama kerja dan libur kerja. : Untuk membantu menghitung jumlah jam kerja pegawai dan frekuensi jam lembur Nama Simpanan Alias Sumber data Penjelasan Fungsi : Date Off : ­ : ­ : Setting hari libur Nasional : Untuk mengetahui jumlah hari kerja dalam satu bulan dan frekuensi jam lembur Nama Simpanan Alias Sumber data Penjelasan Fungsi : Jam Kerja : ­ : Data Absensi, day off dan date off : Berisi simpanan data jumlah jam kerja, jam lembur, persentase kehadiran dan jumlah keterlambatan jam kerja : Untuk membantu menghitung jumlah jam kerja pegawai Tabel 4.2 Kamus data untuk simpanan 3. Kamus data untuk menjelaskan proses Nama Proses Alias Fungsi Asal Data Hasil Proses : Rekam Data Absensi : ­ : Untuk merekam data absensi pegawai per bulan : Kartu Absensi : Data Absensi Nama Proses Alias Fungsi Asal Data Hasil Proses : Hitung Jam Kerja dan Persentasi Kehadiran : Jam Kerja : Untuk menghitung dan memproses jam kerja, jam lembur dan persentasi kehadiran pegawai selama satu bulan : Data Absensi : Jam Kerja Pegawai Nama Proses Alias Fungsi Asal Data Hasil Proses : Cetak LDP,LDA dan LPP : ­ : Untuk mencetak LDP,LDA dan LPP : Data Absensi dan data Pegawai : Laporan Absensi Tabel 4.3 Kamus data untuk proses 4. Kamus data untuk menjelaskan aliran atau arus data Nama Arus Data Alias Sumber data Tujuan Data Bentuk Frekuensi Rangkap Penjelasan : Kartu Absensi : ­ : Pegawai : Staff kehadiran dan jumlah keterlambatan jam kerja : Kartu : Setiap Bulan : 1 satu : Berisi data kehadiran pegawai selama satu bulan Nama Arus Data Alias Sumber data Tujuan Data Bentuk Frekuensi Rangkap Penjelasan : Kartu Absensi : ­ : Pegawai : Staff kehadiran dan jumlah keterlambatan jam kerja : Kartu : Setiap Bulan : 1 satu : Berisi data kehadiran pegawai selama satu bulan Tabel 4.4 Kamus data untuk arus data

4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkandirancang

Perubahan dari sistem lama ke sistem baru memerlukan pendekatan sebagian staff terutama dari secara manual ke komputerisasi. Seta memerlukan waktu yang lumayan lama untuk penyesuaian system baru. 30 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Sistem informasi harus dapat diandalkan sebagai sarana untuk memudahkan setiap pelaksanaan aktivitas yang terjadi di dinas. Kegunaan dari sistem informasi yang dapat diandalkan diantaranya adalah : 1. Aktivitas kerja lebih berjalan dengan cepat dan lancar, 2. Meningkatkan pelayanan kepada pihak­pihak yang memerlukan informasi secepat mungkin, 3. Dapat dijadikan pedoman untuk pengambilan keputusan. Berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan di DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN terhadap Analisis Sistem Informasi Daftar Hadir Pegawai maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Penerapan sistem komputerisasi untuk menggantikan proses manual sangat menunjang terhadap terpenuhinya kebutuhan informasi yang relatif cepat, tepat dan up to date, 2. Pengolahan data dengan komputerisasi akan mengurangi kesalahan karena pencatatan ganda dengan adanya validasi data, 3. Proses pengolahan data dan absensi pegawai dengan menggunakan media komputer sangat praktis bila dibandingkan dengan cara manual, yaitu pengguna atau pengoperasi sistem hanya tinggal memasukkan data­data dari suatu dokumen berdasarkan hal­hal yang telah ditentukan.

5.2 Saran

Dari hasil penelitian yang penulis lakukan, penulis ingin sekali memberikan saran bagi Universitas Komputer Indonesia ataupun Pemerintah Kota, walaupun dengan segala keterbatasan pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki. Adapun saran­saran yang akan disampaikan antara lain : 1. InstansiDinas dapat segera mengoptimalkan perangkat keras dan perangkat lunak yang ada untuk mengikuti rencana atau langkah­langkah penerapan yang penulis ajukan, 2. Mengenai saran yang digunakan khususnya komputer, perlu diadakan spesifikasi sehingga pada unit personal komputer yang digunakan hanya untuk mengoperasikan sistem pendataan dan absensi saja dan tidak digunakan untuk mengoperasikan sistem­sistem yang lain. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari kerusakan yang mungkin timbul akibat penggunaan sistem lain pada komputer tersebut. Misalnya saja virus yang dibawa oleh sistem operasi lain sehingga merusak data dan sistem pendataan dan absensi tersebut, 3. Diharapkan agar hasil observasi yang ditugaskan kepada mahasiswa bisa dibahas dalam perkuliahan untuk menunjang bekal di dunia kerja, 4. Perpustakaan sebagai sarana informasi dibuka secara berkesinambungan sehingga mahasiswa dapat menambah bahan informasi untuk penelitian dan penulisan tugas akhir dan penulis berharap ditambahnya buku­buku bacaan yang lebih mengarah pada permasalahan yang erat kaitannya dengan dunia kerja sesuai dengan jurusan masing­masing mahasiswa.