Sub Bagian Kepegawaian DESKRIPSI LEMBAGA

commit to user Di dalam organisasi yang berada di RSUD Dr. Moewardi dapat dilihat pada gambar di atas bahwa susunan teratas adalah Direktur. Di bawah Direktur terdapat Wakil Direktur. Wakil Direktur dibagi menjadi 3 tiga bagian, yaitu Wakil Direktur Pelayanan, Wakil Direktur Keuangan, dan Wakil Direktur Umum. Penulis melakukan pengamatan pada Bagian Organisasi dan Kepegawaian di RSUD Dr. Moewardi yang berada di bawah naungan Wakil Direktur Umum. Di bawah susunan Wakil Direktur Umum terdapat beberapa bagian, salah satunya adalah Sub Bagian Kepegawaian. Setiap Sub Bagian dibantu oleh beberapa karyawan staff administrasi, masing-masing Sub Bagian dibantu oleh 2 karyawan yang bertugas membantu dalam jalannya kegiatan dan pengadministrasian.

H. Sub Bagian Kepegawaian

1. Pengertian Pengelolaan administrasi Kepegawaian yang tertib dan teratur sangat diperlukan untuk mendukung kelancaran penyelenggaraan pelayanan asministrasi Kepegawaian RSDM. Oleh karena itu Sub Bagian Kepegawaian yang merupakan salah satu unsur pelaksana pengelolaan administrasi kepegawaian senantiasa berusaha memberikan pelayanan dalam bidang administrasi Kepegawaian yang terencana dan terarah. 2. Falsafah dan Tujuan a. Falsafah Memanfaatkan sumber daya yang ada di lingkungan Bagian Organisasi dan Kepegawaian melalui pendekatan pribadi dan menciptakan suasana kerja yang harmonis serta memberikan commit to user pelayanan yang baik kepada PNS khususnya dan masyarakat pada umumya. b. Visi Memberikan pelayanan administrasi Kepegawaian secara efektif, efisien, dan optimaluntuk menunjang pelayanan Rumah sakit. c. Misi Bagian Organisasi dan Kepegawaian mempunyai misi : 1. memberikan pelayanan administrasi kepegawaian secara tertib, cermat dan tepat waktu. 2. mendukung berfungsinya Sistem Manajemen yang mantap melalui penyajian data yang lengkap dan benar. d. Tujuan 1. tercapainya penyelenggaraan administrasi kepegawaian dengan mutu, cakupan, dan efisiensi yang optimal. 2. berfungsinya organisasi kepegawaian yang didukung oleh tatalaksana dan kelengkapan yang matap. 3. terlaksananya proses manajemen di lingkungan bagian Organisasi dan Kepegawaian yang berhasil guna dan berdaya guna. 4. mantapnya system informasi untuk mendukung proses manajemen kepagawaian dengan data yang akurat, lengkap, relevan, dan tepat waktu. 5. tercukupinya tenaga di bagian Organisasi dan Kepegawaian yang didukug oleh pengetahuan, ketrampilan, dan sikap commit to user yang baik serta ditunjang oleh sarana dan prasaran yang memadai. 6. terselenggaranya administrasi kepegawaian yang baik. 3. Administrasi dan Pengelolaan a. Kedudukan Bagian Kepegawaian pada RSUD Dr. Moewardi adalah pejabat struktural yang bersifat administratif dan merupakan unsur pelaksana dalam penyelenggaraan administrasi kepegawaian, kedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Umum. b. Tugas Pokok Kepala Bagian Organisasi dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok mengatur penyelenggaraan administrasi kepegawaian dan pelaksanaan pengurusan kepegawaian serta kesejahteraan pegawai. c. Fungsi Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut kepada bagian Organisasi dan Kepegawaian mempunyai fungsi : 1. merencanakan tentang usulanformasi, pengadaan, pengembangan karier, kesejahteraan pegawai, dan pensiun. 2. melaksanakan administrasi kepegawaian, pengurursan kepegawaian. 3. melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi kepegawaian di bagian Organisasi dan Kepegawaian di RSUD Dr. Moewardi. commit to user 4. melaksanakan evaluasi terhadap penyelenggaraan administrasi kepegawaian. 5. membuat laporan pelaksanaan administrasi kepegawaian. d. Wewenang Dalam rangka melaksanakan tugas tersebut diatas, wewenang bagian Organisasi dan Kepegawaian sebagai berikut : 1. memimpin, mengarahkan, mengawasi, menilai, dan membina bawahan dlam rangka melaksanakan tugas. 2. meminta data berkas persyaratan kepada pegawai, sebagai lampiran-lampiran usulan mutasi, dan keperluan kepegawaian lainnya. 3. menyimpan dan memelihara data kepegawaian. 4. mempergunakan dan memakai alat tulis kantor serta perlengkapan kantor yang tersedia di Bagian Organisasi dan Kpegawaian untuk tugas kedinasan. 5. menandatangani, melegalisir surat-surat keputusan atau surat keterangan yang yang berkaitan dengan kepegawaian. 6. memproses dan membuat berita cara tentang permohonan ijin perkawinan, ijin perceraian dan pelanggaran disiplin pegawai sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 7. memberikan usul dan saran kepada atasan langsung tentang hal yang berkaitan dengan bidang tugasnya. commit to user 8. membuat telaah staf untuk dipergunakan sebagi bahan pertimbangan oleh atasan. e. Tanggung Jawab Kepala Bagian Organisasi dan Kepegawaian mempunyai tanggung jawab : 1. Kelayakan distribusi tugas kepada bawahan 2. Kebenaran dan kelancaran pelaksanaan pembagian tugas kepada bawahan. 3. Ketepatan waktu penyelesaian tugas di Bagian Organisasi dan Kepegawaian. 4. Kebenaran tentang prosedur dan pembagian tugas kepada bawahan. 5. Kelancaran proses penyelesaian urusan kepegawaian. 6. Keselamatan dan kerahasiaan dokumen data kepegawaian. 7. Keselamatan dan terpeliharanya sarana dan prasarana kantor yang tersedia. 8. Keserasian dan keharmonisan suasanalingkungan kerja serta hubungan kerja. 9. Kebenaran penyusunan program 10. Kesejahteraan dan pengembangan karier bawahan. f. Pengorganisasian commit to user Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Bagian Organisasi dan Kepegawaian dibantu oleh koordinator setingkat Kepala urusan, ialah : 1. Koordinator urusan Ketata Usahaan 2. Koordinator Urusan Perencanaan, Pengembangan, dan Pelaporan 3. Koordinator Urusan Kenaikan Pangkat da Penggajian 4. Koordinator Urusan Pembinaan disiplin pegawai pemindahan dan pensiun 5. Koordinator Urusan kesejahteraan pegawai g. Bagan Struktur Organisasi KA. BAG SEKRETARIAT KA. SUB. BAG. KEPEGAWAIAN Koordinator urusan ketatausahaan Koordinator urusan perencanaan, pengembangan , dan pelaporan Koordinator urusan kenaikan pangkat dan penggajian Koordinator urusan pembinaan, disiplin pegawai, pemindahan dan pensiun Koordinator urusan kesejahteraan pegawai Staf Pelaksana Staf Pelaksana Staf Pelaksana Staf Pelaksana Staf Pelaksana commit to user Gambar 3.2 Struktur Organisasi Kepegawaian h. Hubungan Kerja 1. Vertikal Bersifat Bersifat pembinaan dan penugasan kepada bawahan. 2. Horisontal Bersifat konsultatif dan koordinatif denga Kepala seksi, Kepala Sub Bagian yang lain. 3. Diagonal Bersifat koordinatif konsultatif dengan kepala bagian, Kepala Unit Instalasi. 4. Staf dan Pimpinan a. Analisa jabatan Kepala Bagian Organisasi dan Kepegawaian adalah jabatan struktural dan merupakan jabatan strategis khusunya dalam pengelolaan administrasi kepegawaian, yang tugas pokoknya mengatur penyelenggaraan serta pelaksanaan administrasi kepegawaian dan kesejahteraan kepegawaian. commit to user Oleh karena itu dalam penempatan pejabat yang dimaksud ditunjuk diupayakan dapat memenuhi persyaratan dan kriteria jabatan tersebut. b. Persyaratan Jabatan Untuk mendapatkan mutu jabatan struktural yang lebih baik, PNS yang akan diangkat dalam jabatan struktural harus memenuhi syarat sebagai berikut : 1. Memiliki kemampuan managerial. 2. Memiliki kemampuan teknis fungsional. 3. Memiliki kecakapan dan pengalaman yang diperlukan. 4. Memiliki integritas yang tinggi dalam melaksanakan tugas organisasi. 5. Telah memiliki sertifikat diklat penjenjangan dan jenis pendidikan sekolah sesuai dengan kwalifikasi jabatannya. 6. Memiliki pangkat sekurang-kurangnya satu tingkat dibawah pangkat terendah yang ditentukan untuk eselon yang bersangkutan. 7. Masih dapat dikembangkan kemampuannya. 8. Sehat jasmani dan rohani. 9. Usia setinggi-tingginya 2 tahun sebelum mencapai batas usia pada jabatan yang akan diduduki. 10. Memenuhi syarat lainnya. c. Kriteria jabatan commit to user 1. Jabatan : Kepala Sub. Bagian Kepegawaian 2. Pendidikan Formal : Minimal SLTA 3. Usia : Maximum 2 tahun sebelum pensiun 4. Kepangkatan : Minimal Penata Muda Gol. IIIa 5. Pendidikan Jabatan : Telah mengikuti mempunyai sertifikat Pendidikan Penjenjangan Adumla d. Uraian Tugas Jabatan Untuk menunjang keberhasilan kegiatan dan program rumah sakit, Kepla Sub Bagian Kepegawaian mempunyai tugas-tugas sebagai berikut : 1. Menyusun program kerja dan rencana sumberdaya di Sub Bag Kepegawaian agar tugas-tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. 2. Membagi tugas kebawahan dalam rangka pelaksanaan tugas di Sub Bag Kepegawaian. 3. Memimpin, menggerakkan dan mengarahkan sifatnya untuk melaksanakan pekerjaan secara berencana tertib dan teratur. 4. Memberikan motivasi, semangat dan dorongan kepada bawahan dalam rangka dedikasi, loyalitas dan disiplin kerja. 5. Menciptakan suasana kerja yang harmonis di lingkungan sub Bagian Kepegawaian sehingga para staf dapat bekerja dengan rasa aman dan tentram. commit to user 6. Menjabarkan dan memberitahukan kebijaksanaan pimpinan rumah sakit kepada staf sebagai dasar acuan dalam melaksanakan tugas. 7. Membimbing staf dalam rangka peningkatan kemampuan dan pengetahuan. 8. Menandatangani permohonan cuti staf Sub Bag Kepegawaian. 9. Menandatangani surat permintaan barang dan alat kantor sesuai kebutuhan di Sub Bagian Kepegawaian. 10. Menilai prestasi dan hasil kerja bawahan sebagai bahan pertimbangan penilain DP3. 11. Mengadakan koordinasi dengan bagian lain dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. 12. Menyusun laporan kerja Sub Bag Kepegawaian secara berkala untuk dipergunakan sebagai bahan evaluasi dan penyusunan rencana kegiata rumah sakit oleh atasan. 13. Memeriksa surat-surat atau naskah dinas dibidang kepegawaian sebelum keatasan supaya terhindar dari atasan. 14. Melegalisasi copy surat keputusan atau surat keterangan dibidang kepegawaian sebagai bukti pengesahan sesuai dengan aslinya. 15. Memproses usulan mutasi dan urusan mutasi kepegawaian lainnya sesuai dengan prosedur agar bisa selesai tepat waktu. 16. Memproses permintaan ijin perkawinan atau perceraian pegawai sesuai sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku. 17. Memproses dan pengusulan penjatuhan hukuman disiplin pegawai sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku. commit to user 18. Koordinasi dengan tim tehnis penilain angka kredit dalam rangka memproses usulan angka kredit bagi tenaga fungsional. 19. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan. 5. Fasilitas dan Peralatan a. Fasilitas Sebagai unsur pelaksanaan dalam penyelenggaraan administrasi kepegawaian yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada kepala bagian sekretariat telah didukung dengan fasilitas yang cukup memadai, misalnya ruang kerja yang memenui syarat, baik menyangkut luas, penerangan, sirkulasi udara yang baik dan sarana komunikasi serta fasilitas lain yang didukung kelancaran pelayanan administrasi kepegawaian. b. Peralatan Guna menunjang kinerja di Sub Bag Kepegawaian diperlukan peralatan yang memadai : 1 Perangkat kerja. a Perelengkapan peralatan kantor, tersedianya komputer lengkap dan mesin ketik. b Tersedianya peralatan pengganda naskah, stensill, fotocopy. c Tersedianya almari arsip yang memadai untuk menyimpan arsip. d Tersedianya gudang dengan luas yang cukup untuk menyimpan arsip kepegawaian. 2 Perangkat Lunak commit to user a Peraturan Perundangan, Juklat serta tata tertib lainnya yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian. b Tersedianya prosedur tetap administrasi kepegawaian. 6. Kebijaksanaan dan Prosedur kerja a. Kebijakan 1 Kebijakan Umum Bahwa dalam rangka upaya mendapatkan hasil kerja yang optimal sub bagian kepegawaian didukung dengan peraturan perundang- undangan yang berlaku :PP, Kepres, S E, Juklat, dan Protapnya ditetapkan direktur. 2 Kebijakan Khusus a Setiap CPNS dan PNS yang baru di RSDM menandatangani surat pernyataan yang telah disediakan oleh RSDM. b Setiap CPNS dan PNS yang baru harus mengisi riwayat hidup DRH dan daftar riwayat kepangkatan. c Semua CPNS dan PNS yang baru untuk segera melengkapi berkas –berkas kepegawaian guna kelengkapan file yang bersangkutan. d Semua pegawai CPNS dan PNS harus mempunyai file yang lengkap guna mendukung kelancaran pelayanan administrasi kepegawaian. b. Prosedur Kerja Untuk kelancaran di Sub Bagian Kepegawaian perlu disusun rencana kerja dan prosedur kerja tetap PROTAP yang dapat digunakan commit to user sebagai pedoman pelaksanaan dalam melaksanakan tugas sehari-hari adapun prosedur kerja tetap di Sub Bagian Kepegawaian : 1 Protap cuti sakit 2 Protap cuti tahunan 3 Protap cuti alasan penting 4 Protap cuti bersalin 5 Protap cuti besar 6 Protap cuti diluar tanggungan negara 7 Protap mengikuti latihan prajabatan 8 Protap kenaikan pangkat reguler 9 Protap kenaikan pangkat dengan angka kredit 10 Protap kenaikan pejabat struktural 11 Protap usulan kartu pegawai dengan kartu taspen 12 Protap pengusulan CPNS ke PNS 13 Protap penerimaan tenaga baru CPNS 14 Protap penerimaan pegawai kontrak harian 15 Protap sistem penggunaan file kepegawaian 16 Protap file kepegawaian 17 Protap penunjukan YMI 18 Protap pemberian pelayanan kesehatan kepada pegawai RSDM 19 Protap PNS CPNS meninggalkan kantor selama jam kerja commit to user 20 Protap kenaikan gaji berkala KGB 21 Protap orientasi pegawai baru 22 Protap ijin praktek tenaga medis para medis 23 Protap pembuatan daftar urut kepangkatanDUK 24 Protap daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan DP-3 25 Protap apel pagi dan apel siang 26 Protap pembuatan karsu dan karis 7. Pengembang Staf dan Program Pendidikan a. Pengembangan staf Sub Bagian Kepegawaian sebagai unsur pelaksana dalam menyelenggarakan administrasi kepegawaian pada bagian sekretariat RSUD Dr. Moewardi, perlu didukung sumber daya manusia yang memiliki dedikasi yang tinggi dan sikap moral yang baik, serta memiliki kemampuan dan ketrampilan yang memadai dibanding tugasnya. Oleh karena itu, pengembangan staf di Sub Bagian Kepegawaian lebih ditekankan untuk dapat tercapai misi dan tujuannya, baik untuk tujuan umum maupun tujuan khusu, sehingga dapatmendukung pencapaian misi dan tujuan RSUD Dr. Moewardi. Sehubungan dengan itu pengembangan staf di Sub Bagian Kepegawaian diupayakan sejalan dengan usaha peningkatan mutu commit to user pelayanan kesehatan sehingga staf Sub Bagian kepegawaian tidak ketinggalan dalam memberikan pelayanan khususnya dalam bidang administrasi kepegawaian. b. Program Pendidikan Program pendidikan dan pelatihan staf Sub Bagian Kepegawaian sebagai pendukung pengembangan staf di arahkan untuk lebih meningkatkan wawasan, kemampuan, ketrampilan, dan keahlian khususnya di bidang Administrasi Kepegawaian. Pendidikan dan pelatihan Sub Bagian Kepegawaian, dipertimbangkan dengan memperhatikan Skala prioritas dan tetap memperhatikan sumber dana yang ada, dalam hal ini senantiasa mengadakan koordinasi dengan bidang pendidikan dan pelatihan maupun dengan bidang keuangan. Dengan mengacu pada upay untuk meningkatkan wawasan, kemampuan, ketrampilan dankeahlian khususnya dibidang administrasi kepegawaian, program pendidikan dan pelatihan Sub Bagian Kepegawaian diarahkan melalui : 1 Memberi kesempatan staf untuk mengikuti pendidikan formal yang lebih tinggi dari pendidikan yang dimiliki 2 Mengikutsertakan diklat penjenjangan tingkat ADUM ADUMI.A 3 Mengikut sertakan peningkatan kemampuan ketrampilan sesuai dengan bidang tugasnya. 8. Evaluasi dan Pengendalian Mutu a. Evaluasi : Kepala Sub Bagian Kepegawaian berkewajiban untuk selalu mengevaluasi semua kegiatan yang ada di kepegawaian. Evaluasi commit to user dapat dilakukan setiap saat dan hasil dari evaluasi dilaporkan keatasan langsung. Biasanya hasil evaluasi, secara periodik setiap 6 enam bulan sekali atau setiap 1 satu tahun sekali laporan kepada atsan langsung untuk ditindak lanjuti. Beberapa cara evaluasi : 1 Membuat laporan secara rutin atau berkala. 2 Membuat standart pelayanan administrasi. Misalnya standart surat menyurat : a Dari segi kuantitas : Berapa jumlah surat yang bisa diselesaikan per jam. b Dari segi kualitas : bagaimana hasil outputnya. c Dari segi waktu : berapa menitjam dalam menyelesaikan d Dari segi efisien : efisien dalam arti waktu dan biaya e Dari segi tingkat kepuasan : apakah hasil output bisa memuaskan para pemakai dll. 3 Membandingkan antara rencana yang disusun, program kerja standart yang dibuat dengan hasil outputnya. b. Pengendalian Mutu Terlaksananya proses manajemen dengan baik akan memudahkan organisasi dalam mencapai tujuan hasil kerja yang optimal. Proses pengawasan atau pengendalian sebagai salah satu alat dari manajemen untuk pencapaian tujuan. Pengendalian mutu diperlukan untuk mengendalikan kemungkinan terjadinya kesalahn kekeliruan, sehingga dapat diantisipasi commit to user secepatnya, supaya tidak menimbulkan kerugian untuk menghambat pelaksanaan pelayanan di unit kerja atau unit kerja lain serta dapat secepatnya mengadakan perbaikan maupun perubahan yang diperlukan. Pengendalian dapat dilaksanakan sebagai berikut : 1 Menentukan batas waktu dalam mencapai tujuan 2 Menentukan sasaran yang jelas 3 Selalu mengawasi dan mengeevaluasi pelaksanaannya 4 Membuat laporan tertulis, lisan, langsung pribadi, secara rutin berkala 5 Selalu mengevaluasi untuk mengetahui penyebabnya dan untuk memberikan alternatif atau jalan keluarnya. 6 Rotasi atau mutasi dalam periode tertentu. Misal 3 th- 5 th 7 Membuat juklat, aturan, kebajikan atas nama direktur commit to user 49

BAB IV PEMBAHASAN