SEKOLAH TINGGI PARIWISATA BANDUNG

SEKOLAH TINGGI PARIWISATA BANDUNG

2009

Oleh : Faisal Kasim

MICE

SUBJECT PLAN : I. ICE BREAKING AND SUBJECT PLAN II. PERKEMBANGAN MICE GLOBAL, ASIA FASIFIK, ASEAN DAN INDONESIA III. KONSEP, POTENSI, RELEVANSI DAN DAMPAK BISNIS MICE IV. POSITIONING, SWOT DAN PENILAIAN, PENTING DAN KRITERIA BISNIS MICE V. DIREKTORAT KIP VI. PERBEDAAN, KARAKTERISTIK, TUJUAN, MANFAAT DAN PERANAN BISNIS MICE VII. STAKEHOLDER, FAKTOR DAN UKURAN BISNIS MICE VIII. MEETING PLANNER, INSENTIVE HOUSES, PCO, DAN PEO

IX. IMPRESARIAT DAN EO X. PERIJINAN, PERSYARATAN DAN ORGANIGRAM BISNIS MICE XI. MEMILIH SITE DAN VENUE SERTA PERLENGKAPAN BISNIS MICE XII. MENYUSUN LAYOUT BISNIS MICE XIII. MENYUSUN AGENDA MEETING, INSENTIVE, PCO, PEO

XIV. MENYUSUN ANGGARAN DAN KONTRAK BISNIS MICE XV. MENYUSUN ALAT EVALUASI DAN TUGAS BISNIS MICE UTS I. STRATEGIC DAN OPERASIONAL PLAN EVENT

II. TAHAPAN PERENCANAAN EVENT III. PROSES OPERASIONALISASI EVENT

IV. TAHAPAN PERENCANAAN MEETING V. TAHAPAN PERENCANAAN CONFRENCE DAN EXHIBITION VI. PERENCANAAN KEIKUTSERTAAN SUATU EVENT VII. PERENCANAAN TRAVEL MART VIII. BIDDING DAN NEGOSIASI PROPOSAL EVENT

IX. SPONSORSHIP EVENT X. TEKNIK MENCARI SPONSOR EVENT

XI. MARKETING DAN PROMOSI EVENT XII. EVALUASI DAN REPORTING EVENT XIII. RISK MANAGEMENT EVENT UAS TUGAS

Sangat Identik dengan negara yang tidak aman, sarang teroris dan masih banyak lagi

julukan yang kurang mengenakan sebagai sebuah bangsa.

Travel Warning diberlakukan oleh banyak negara.

Itulah salah satu keterpurukan Industri Pariwisata di Indonesia.

Hanya berkutat dengan mengeksploitasi Wisatawan dengan tujuan Leisure saja,

wisatawan jenis ini sangat rentan dengan isu-isu politik dan keamanan.

Sungguh sangat Ironis, Indonesia yang merupakan negara dengan beragam kekayaan

alam dan budaya tertinggal dengan negara tetangga seperti Malaysia dan Singapura.

Malaysia dinobatkan sebagai “The world‟s Best Destination” 2007 oleh majalah Global

Traveler.

Kita sudah seharusnya melirik kunjungan wisatawan non-leisure, yaitu wisatawan dengan

tujuan mengikuti kegiatan MICE (Meeting, Incentive Travel, Convention and Exhibition)

PERKEMBANGAN WISATA MICE

No Region 2003 2004 2005 2006 2007

1 Europe 234 2.191 2.309 2.227 1.660

2 Asia 605 651 675 564 530

3 North America 488 397 452 369 324 4 Latin America 270 266 198 231 189 5 Australia/Pacific 204 173 144 139 121

6 Africa 100 91 106 87 67

A. PERKEMBANGAN GLOBAL/INTERNATIONAL

No Region 2003 2004 2005 2006 2007

1 Latin America 1.169 831 742 1.034 895 2 North America 1.380 1.163 1.133 953 1.443

3 Australia 777 638 719 887 838

4 Africa 733 799 568 876 850

5 Asia 773 631 651 676 1.023

6 Europe 758 684 652 639 935

Jumlah Mice Berskala Internasional

Rata-rata Jumlah Peserta mice

RANK NEGARA 2003 2004 2005 2006 2007 TOTAL

1 AMERIKA SERIKAT 362 292 323 275 243 1.495

2 JERMAN 263 203 193 178 152 989

3 SPANYOL 186 180 216 230 157 969

4 INGGRIS 258 179 199 192 121 949

5 PERANCIS 226 183 168 138 141 856

6 ITALIA 171 188 173 165 130 827

7 JEPANG 141 175 175 116 123 730

8 AUSTRALIA 183 147 130 121 107 688

9 BELANDA 159 135 107 122 71 594

10 KANADA 126 103 127 94 81 531

PERKEMBANGAN NEGARA-NEGARA YANG MEMILIKI KUANTITAS

PENYELENGGARAAN

MICE

BERSKALA INTERNASIONAL

18 REPUBLIK KOREA 39 91 86 63 74 353

21 R. R. CINA 66 56 62 39 77 300

24 THAILAND 55 34 68 63 47 267

25 SINGAPURA 54 48 57 76 28 263

27 MALAYSIA 29 41 60 52 55 237

34 TAIWAN 33 38 39 27 13 150

36 INDIA 19 30 31 22 24 126

38 RUSIA 12 15 29 23 18 97

39 FILIPINA 30 23 13 17 8 91

45 INDONESIA 18 15 17 11 7 68

RANK NEGARA 2003 2004 2005 2006 2007 TOTAL

Pasar Wisata Utama Indonesia Pasar Wisata Potensial Indonesia

PERKEMBANGAN NEGARA-NEGARA YANG MEMILIKI KUANTITAS

PENYELENGGARAAN

MICE

BERSKALA INTERNASIONAL (lanjutan)

 CINA, AUSTRALIA, INDIA, DAN HONG KONG : DESTINASI PALING FAVORIT.

 CINA : INVESTASI BESAR-BESARAN TERFOKUS PADA INTERNATIONAL MARKETING MELALUI BADAN PENGEMBANGAN PARIWISATA DENGAN SASARAN PADA PENINGKATAN INCENTIVE TOURISM DAN INDUSTRI EVENT.

 POIN PENTING YANG MENJADIKAN CINA SEBAGAI DESTINASI FAVORIT ADALAH : • SAFETY,

• INFRASTRUCTURE,

• INTERNATIONAL QUALITY OF SERVICE,

• CULTURAL & HISTORICAL HERITAGE,

• TOURIST ATTRACTIONS.

B. PERKEMBANGAN DI WILAYAH ASIA TENGGARA

RANK 1

RANK 2

RANK 3

RANK 4

TREN PERKEMBANGAN WISATA MICE DI ASEAN

 ASIA TENGGARA : DESTINASI POTENSIAL DALAM WISATA INSENTIF (MALAYSIA, SINGAPURA, DAN THAILAND).

 BALI (INDONESIA) DAN PHUKET (THAILAND) TETAP MENJADI RESORT YANG SANGAT POTENSIAL DALAM PENYELENGGARAAN WISATA MICE, MESKIPUN KEDUANYA MENGALAMI TRAGEDI BOM DAN BENCANA TSUNAMI.

 NATURAL BRAND EQUITY SEBAGAI DESTINASI YANG MENGETENGAHKAN SPIRITUAL DAN BUDAYA MELATARBELAKANGI BALI SEBAGAI DESTINASI WISATA INSENTIF.

 KEKUATAN SINGAPURA SEBAGAI DESTINASI WISATA MICE FAVORIT DI ASIA TENGGARA ADALAH EKSISTENSI SINGAPORE AIRLINES MERUPAKAN MASKAPAI PENERBANGAN YANG MEMILIKI JALUR PENERBANGAN DI SELURUH DUNIA SERTA DUKUNGAN CHANGI AIRPORT SEBAGAI HUB WISATAWAN.  SINGAPORE TOURISM BOARD MENARGETKAN KENAIKAN WISATA MICE RATA-RATA SEBESAR 15% PADA

10 TAHUN KE DEPAN DAN MEMILIKI KONTRIBUSI SEBESAR 35% TERHADAP PARIWISATA DI TAHUN 2015. TARGET TERSEBUT SEJALAN DENGAN TARGET KUNJUNGAN WISATAWAN SEBESAR 17 JUTA DI TAHUN 2015.

 THAILAND CONVENTION AND EXHIBITION BUREAU (TCEB) MENGALOKASIKAN DANA SEBESAR LEBIH DARI US$7,5 JUTA UNTUK MENINGKATKAN WISATA MICE DI THAILAND.

 THAILAND SANGAT CONCERN PADA PENGEMBANGAN KEAHLIAN/ PROFESIONALISME DAN PELAYANAN STAFF.

JUMLAH KUNJUNGAN WISMAN KE INDONESIA BERDASARKAN MAKSUD KUNJUNGAN KEGIATANKONVENSI

ASAL WISMAN DAN LoS DALAM MELAKUKAN KEGIATAN MICE DI INDONESIA

JEPANG 20,43% 9.83 hari

SINGAPURA 19,29% 3.73 hari

KORSEL 15,62% 3.33 hari

USA 14,81% 4.09 hari

MALAYSIA 13,35% 4.81 hari

II. PERKEMBANGAN WISATA MICE DI INDONESIA

0,46% 0,29% 0,38% 0,42%

41,61%

0% 10% 20% 30% 40% 50%

Yogyakarta 14,6%

Jakarta 24,0% Bali

61,3%

Lainnya 0,1%

3 DESTINASI UTAMA YANG MENJADI TUJUAN WISATA MICE

1. BATAM 2. BANDUNG 3. SURABAYA 4. SEMARANG 5. MANADO

DESTINASI POTENSIAL SEBAGAI TUJUAN WISATA

MICE

TINGKAT PARTISIPASI TERHADAP KEGIATAN

Alasan Industri MICE sangat berkembang di era Global :

•

Pertama, Karakteristik Wisatawan MICE tidak terlalu terpengaruh pada keputusan

untuk bepergian, karena alasan tugas bukan pribadi. Ini sangat berbeda dengan

karakteristik wisatawan Leisure yang harus berpikiran ulang untuk pergi dengan

alasan keamanan atau lainnya.

•

Kedua, Wisatawan MICE adalah high level economy, lebih royal membelanjakan , 1 :

10 orang dengan wisatawan Leisure.

•

Ketiga, Length of stay wisatawan MICE relative lebih lama.

•

Keempat, Dapat menarik sejumlah wisatawan hanya dalam sekali penyelenggaraan

Event tertentu.

•

Dampak Publisitas bagi Event International sangat luas, karena coverage media

International, hal ini dapat digunakan untuk Pencitraan terhadap kepercayaan Dunia,

bahwa Indonesia aman.

PADA TAHUN-TAHUN SELANJUTNYA JUMLAH WISATA MICE MENGALAMI PENURUNAN YANG CUKUP SIGNIFIKAN SEBAGAI AKIBAT :

– TURUNNYA PEREKONOMIAN DUNIA SECARA GENERAL AKIBAT PENGARUH KRISIS EKONOMI DUNIA YANG BERKEPANJANGAN;

– LAMBATNYA REAKSI BEBERAPA SEKTOR DALAM MENANGKAP PELUANG; PENGEMBANGAN AKTIVITAS BISNIS;

– PERISTIWA 11 SEPTEMBER 2001 DAN ANCAMAN TERORISME;

– KEKHAWATIRAN AKAN ISU SARS/AVIAN FLU;

– PERANG IRAK;

– KETERBATASAN BUDGET YANG BANYAK DITERAPKAN PADA SEKTOR FARMASI YANG

MERUPAKAN SPONSOR BESAR PENYELENGGARAAN MICE (TERUTAMA UNTUK EVENT-EVENT DI BIDANG KEDOKTERAN).

– KRISIS FINANCIAL GLOBAL

– GLOBAL WARMING

–

DAMPAK PERKEMBANGAN WISATA MICE DI INDONESIA

 PENINGKATAN CITRA INDONESIA SEBAGAI NEGARA TUJUAN YANG AMAN

 PENGUATAN KERJASAMA ANTAR NEGARA DAN ANTAR DAERAH

 MEMACU INVESTASI DI BERBAGAI BIDANG KHUSUSNYA PARIWISATA DAN PERDAGANGAN

 PENGUATAN INFRASTRUKTUR DI MASING-MASING DESTINASI MICE

 PENINGKATAN FASILITAS PENUNJANG WISATA MICE, MISAL: HOTEL, VENUE, TRANSPORTASI, DLL.

 MEMBUKA PENDAPATAN, LAPANGAN KERJA, DAN KEAHLIAN BAGI MASYARAKAT

POTENSI BISNIS MICE DI INDONESIA :

POTENSI DESTINASI 1. TOPOGRAFI : TERLETAK DI GARIS KATULISTIWA DARI SABANG SAMPAI MERAUKE ANTARA BENUA ASIA DAN

AUSTRALIA. PULAU UTAMA : JAWA, SUMATERA, KALIMANTAN, SULAWESI, PAPUA, BALI DAN MALUKU 2. DEMOGRAFI : BERPENDUDUK 240 JUTA,18.110 PULAU, 370 SUKU DAN 67 BAHASA INDUK 3. MEMILIKI KEINDAHAN ALAM, KEANEKARAGAMAN BUDAYA DAN KARYA BUATAN MANUSIA 4. TERSEDIA FASILITAS FISIK DI DESTINASI PRIMER (JAKARTA, JOGJA DAN BALI) DAN SEKUNDER (BANDUNG,

SEMARANG, SURABAYA, BATAM, UJUNG PANDANG, MEDAN, MANADO DAN BUKIT TINGGI) 5. BERKEMBANGNYA INVESTASI DI BIDANG MICE (COMPANY/VENUE) POTENSI PASAR 1. TAHUN 2020 FORCAST WISATAWAN DUNIA 1, 6 MILYAR, WISATAWAN ASIA PASIFIK 438 JUTA. DEVISA WISATAWAN DUNIA U$ 475 MILYAR, WISATAWAN ASIA PASIFIK U$ 94,7 MILYAR. 2. MENURUT ICCA (International Congress and Convention Association Amsterdam)TAHUN 2007 : 75 JUTA

PESERTA CONGRESS MENGELUARKAN BIAYA SEBESAR 43 MILYAR U$ DAN MENINGKAT 25 – 30 % PER TAHUN 3. MENURUT DEPBUDPAR TAHUN 2007 RATA-RATA PERTUMBUHAN MICE ADALAH 20 % DAN PESERTA MICE 21% SEDANGKAN PENGELUARAN PER PESERTA PER HARI PER EVENT ADALAH U$ 1,700. DAN TAHUN 2005 U$ 2.500. 4. POTENSI PASAR ASIA UTARA DAN TIMUR BY AIRLINE : CHINA : 600.000 SEAT, JEPANG : 655.000 SEAT, KOREA : 247.416 SEAT, HONGKONG : 481.312 SEAT, INDIA : 31.356

 SEBAGAI DAERAH YANG STRATEGIS DARI SISI EKONOMI DI KAWASAN ASIA TENGGARA KARENA MEMILIKI POPULASI YANG TINGGI

 JUMLAH KUNJUNGAN WISATAWAN DENGAN TUJUAN MICE MENGALAMI PERKEMBANGAN YANG SANGAT SIGNIFIKAN DI TAHUN 2003

 INTENSITAS PEMBANGUNAN YANG TINGGI KHUSUSNYA PADA INFRASTRUKTUR DAN SARANA PENDUKUNG DI KOTA-KOTA BESAR SEPERTI JAKARTA, BALI, BATAM YANG SANGAT MENDUKUNG KEGIATAN MICE TERMASUK PEMBANGUNAN

CONVENTION MAUPUN EXHIBITION CENTER

 MEMILIKI JARINGAN INDUSTRI HOTEL INTERNASIONAL DI BERBAGAI DAERAH KHUSUSNYA JAKARTA, BALI, SURABAYA, YOGYAKARTA

 BERVARIASINYA PILIHAN DESTINASI UNTUK TUJUAN MICE YANG MAMPU DISESUAIKAN DENGAN BUDGET YANG TERSEDIA

 KECENDERUNGAN GAYA HIDUP MASYARAKAT YANG MENUNTUT BANYAKNYA HIBURAN, MISAL: KONSER MUSIK, PAMERAN DLL

 PERKEMBANGAN TEKNOLOGI, INFORMASI, DAN TRANSPORTASI YANG CUKUP PESAT

 TUMBUHNYA PERUSAHAAN PENGELOLA MICE, BAIK PCO, PEO MAUPUN EVENT ORGANIZERS

1. BANYAK PILIHAN LOKASI DENGAN BERBAGAI ATRAKSI/KEINDAHAN; 2. VARIASI MAKANAN & AKOMODASI;

4. TUMBUHNYA FASILITAS KONFERENSI & PAMERAN DI BEBERAPA DAERAH; 5. VARIASI VENUES & FASILITAS YANG DAPAT DISESUAIKAN DENGAN BUDGET.

6. BALI SEBAGAI ICON PARIWISATA INDONESIA SUDAH DIKENAL BAIK DI MANCANEGARA

KEKUATAN

 PELAYANAN KURANG MEMADAI : PENERBANGAN, IMIGRASI, BEA CUKAI, AIRPORT, DSB.;  TERBATASNYA JALUR PENERBANGAN INTERNASIONAL;

 MANAJEMEN DESTINASI;  FAKTOR KEAMANAN DALAM NEGERI & KESELAMATAN;  INFORMASI TERTINGGAL DIBANDING NEGARA TETANGGA;  BIRO KONVENSI BELUM BERFUNGSI OPTIMAL  SDM BELUM MEMADAI.

KELEMAHAN

PELUANG :

1. PERTUMBUHAN EKONOMI

2. PERTUMBUHAN KUNJUNGAN WISMAN KE ASIA PASIFIK (07 : 377 JUTA, 08 : 401 JUTA, PATA FORECAST)

KRITERIA SEBAGAI DESTINASI MICE

1.

KETERSEDIAAN FASILITAS

2.

REPUTASI LAYANAN YANG BERKUALITAS TINGGI

3.

JARAK WISATA BAGI PESERTA

4.

KUALITAS PROMOSI

5.

CITRA TEMPAT PENYELENGGARAAN

6.

HARGA

7.

NILAI MATA UANG

8.

CUACA

9.

KEGIATAN YANG DITAWARKAN

PASAR POTENSIAL INDUSTRI MEETING AND CONVENTIONS :

1.

PEMERINTAHAN

2.

AKADEMISI

3.

ASOSIASI/PROFESI

4.

NGO (NON GOVERNMENT ORGANIZATION) ATAU LSM (LEMBAGA

SWADAYA MASYARAKAT)

5.

PARTAI POLITIK

6.

PERUSAHAAN-PERUSAHAAN MULTINASIONAL

APA YANG DICARI PASAR :

1.

SECURITY

2.

PRICING

3.

ACCESSIBILITY

4.

FRESH/NEW DESTINATION

5.

INFRASTRUCTURE

6.

LEISURE/CULTURAL OPTION

PEMBENTUKAN

DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF & PAMERAN (KIP)

1. UNTUK MEMPERCEPAT PENCAPAIAN VISI DAN MISI DEPBUDPAR MEMBENTUK DIREKTORAT

KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN DENGAN PERATURAN MENTERI KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA NO. PM.30/OT.001/MKP-2006 TENTANG PERUBAHAN ATAS PERATURAN MENTERI BUDPAR NO.

PM.17/HK.001/MKP-2005 TENTANG ORG & TATA KERJA DEPBUDPAR

2. DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN MEMPUNYAI TUGAS MELAKSANAKAN PENYIAPAN RUMUSAN, KEBIJAKAN, STANDAR, NORMA, KRITERIA DAN PROSEDUR SERTA PEMBERIAN BIMBINGAN TEKNIS DAN EVALUASI DI BIDANG KONVENSI, PERJALANAN INSENTIF DAN PAMERAN (MICE)

BAGAN ORGANISASI

DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN

1. DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN 2. SUBBAG TU

3. SUBDIT ASOSIASI : SEKSI ASOSIASI DALAM NEGERI DAN SEKSI ASOSIASI LUAR NEGERI

4. SUBDIT KORPORASI : SEKSI KORPORASI DALAM NEGERI DAN SEKSI KORPORASI LUAR NEGERI 5. SUBDIT PEMERINATH DAN NON PEMERINTAH : SEKSI PEMERINTAH & NON PEMERINTAH DALAM

PROGRAM KERJA DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN (KIP) 2007

A. SUBDIT ASOSIASI : BERPARTISIPASI PADA KEGIATAN EVENT DI LUAR NEGERI l EBITM DAN IMEX,

PENYUSUNAN DATABASE ASOSIASI DALAM DAN LUAR NEGERI, SOSIALISASI PENYELENGGARAAN MICE BIDANG ASOSIASI DAN PEMBINAAN PCO/ORGANIZER DI INDONESIA

B. SUBDIT KORPORASI : PARTISIPASI PADA KEGIATAN EVENT DI LUAR NEGERI : IT & CMA, ITME DAN ICCA, PENYUSUNAN DATABASE KORPORASI DALAM & LUAR NEGERI, SOSIALISASI PENYELENGGARAAN MICE BIDANG KORPORASI DAN PEMBINAAN PCO/ORGANIZER

C. SUBDIT PEMERINTAH DAN NON PEMERINTAH : PARTISIPASI PADA KEGIATAN EVENT DI LUAR NEGERI UNTUK FASILITASI BIDDING INTERNASIONAL, MENGADAKAN FORUM KONSULTASI MICE DI LUAR NEGERI, PENYUSUNAN DATABASE PEMERINTAH & NON PEMERINTAH DALAM DAN LUAR NEGERI, DUKUNGAN PADA EVENT MICE DI INDONESIA DAN WORKSHOP MICE

TUPOKSI DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN (KIP)

1. DUKUNGAN EVENT 2. DUKUNGAN BIDDING 3. PEMBINAAN/PELATIHAN 4. SOSIALISASI 5. PILOT PROJECT 6. STUDI BANDING 7. PROMOSI MICE

UPAYA STRATEGIS PENGEMBANGAN MICE DI INDONESIA

1. AKTIF DAN MENINGKATKAN KEANGGOTAAN INDONESIA PADA ASOSIASI-ASOSIASI INTERNASIONAL SEBAGAI UPAYA NETWORKING DAN MENINGKATKAN KEPERCAYAAN INTERNASIONAL TERHADAP INDONESIA

2. USAHA LOBBYING DAN KEMUNGKINAN UNTUK BIDDING BERSAMA STAKEHOLDERS UNTUK MENJADIKAN INDONESIA SEBAGAI TEMPAT PELAKSANAAN EVENT MICE

3. MELAKUKAN UPAYA-UPAYA DALAM RANGKA PENINGKATAN SDM SERTA KEBUTUHAN-KEBUTUHAN DALAM NEGERI UNTUK PENYELENGGARAAN EVENT BERSKALA INTERNASIONAL (SDM PCO, EVENT EQUIPMENT DLL) 4. MENGEMBANGKAN LOKASI-LOKASI UNTUK PENYELENGGARAAN EVENT KE SEJUMLAH DESTINASI DI

INDONESIA

5. KEMUDAHAN UNTUK PENYELENGGARAAN EVENT INTERNASIONAL BAIK DALAM PERIJINAN DAN PELAKSANAAN EVENTS

6. PEMBERIAN INSENTIF INVESTASI DI BIDANG MICE (PEMBANGUNAN CONVENTION CENTER, EXHIBITION HALL) MENGACU RANCANGAN UU PENANAMAN MODAL DIHARAPKAN INVESTOR MENINGKATKAN MINATNYA

UNTUK BERINVESTASI

7. MENGUPAYAKAN SEMAKSIMAL MUNGKIN PENYELENGGARAAN EVENTS BERSKALA INTERNASIONAL DI INDONESIA, MAUPUN EVENT LOKAL DI DAERAH

8. MENGUNDANG PAKAR DI BIDANG MICE UNTUK MENGADAKAN SEMINAR/PELATIHAN DI INDONESIA 9. MENINGKTKAN PERAN SERTA INDUSTRI MICE DI INDONESIA

10. MELAKUKAN KOORDINASI DENGAN STAKEHOLDER BAIK DARI INSTANSI PEMERINTAH MAUPUN SWASTA 11. MELAKUKAN PROMOSI MELALUI 2 SISI : LANGSUNG KE PASAR (DALAM BENTUK LOBBY, PRESS CONFRENCE

& RELEASE, PENYEBARAN INFORMASI DLL) DAN ATAU MENGUNDANG ORGANIZER DAN PLANNERS UNTUK MELAKUKAN KUNJUNGAN EDUKASI DAN PENGENALAN KE LOKASI-LOKASI MICE DI INDONESIA

12. UPAYA INTENSIF DENGAN MELIBATKAN MULTINASIONAL CORPORATION MAUPUN ASOSIASI PROFESI YANG MEMPUNYAI CABANG DI INDONESIA UNTUK PENYELENGGARAAN PERTEMUAN TAHUNAN DI INDONESIA 13. PENGENALAN INDONESIA UNTUK PENYELENGGARAAN OUT OF COUNTRY MEETING

 REVIEW SISTEM REGULASI YANG MAMPU MENGGERAKKAN PENYELENGGARAAN EVENT;  PEMBERIAN INSENTIF GUNA KEMUDAHAN & PENINGKATAN PELAYANAN;

 SINERGI ANTAR SEKTOR PEMERINTAH DI DALAM PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN;  PENINGKATAN KAPASITAS SEBAGAI KATALISATOR PENGEMBANGAN WISATA MICE;

 JOINT PROMOTION DAN KOOPERASI ANTAR DAERAH MAUPUN LINTAS SEKTOR;

 MENGGERAKKAN BIRO DAN ASOSIASI PENGELOLA WISATA MICE MAUPUN PARA SUPPLIERS;  PENGUATAN PELAYANAN PUBLIK YANG TERKAIT DENGAN PENYELENGGARAAN MICE;

 ALOKASI PAD BAGI PEMERINTAH DAERAH UNTUK PEMBUATAN INFRASTRUKTUR DAN FASILITAS PENYELENGGARAAN EVENT

 KEIKUTSERTAAN DALAM KEGIATAN MICE DI NEGARA NEGARA YANG MENJADI PASAR WISATAWAN UTAMA, MISAL: SINGAPURA, AUSTRALIA, JEPANG YANG JUGA MEMILIKI KEDEKATAN DENGAN SEKTOR PERDAGANGAN DAN INVESTASI.

 KERJA SAMA YANG KUAT ANTARA PEMERINTAH DAN SEKTOR SWASTA: REGULASI, PEMBUATAN PROGRAM, IMPLEMENTASI;

 POSITIONING BALI DAN JAKARTA SEBAGAI DESTINASI WISATA MICE BERKELAS INTERNASIONAL SERTA DESTINASI WISATA SEKUNDER LAINNYA;

 PENGUATAN KAPASITAS ASOSIASI (KONFERENSI& PAMERAN) DAN BIRO KONVENSI

 PENCIPTAAN SISTEM/ PUSAT DATA DAN INFORMASI (PEMANFAATAN WEBSITE) SERTA MELAKUKAN PEMETAAN POTENSI WISATA MICE SEKUNDER;

 PENGUATAN INFRASTRUKTUR DAN FASILITAS MICE;

 FAM TOUR BAGI MEETING PLANNERS DAN DECISIONMAKERS/PENGAMBIL KEPUTUSAN DARI ORGANISASI-ORGANISASI DAN ASOSIASI INTERNASIONAL/REGIONAL, MISAL : BOARD OF DIRECTORS;

 PENGUATAN & PENINGKATAN PELAYANAN DI TITIK-TITIK SENTRAL: AIRLINES, AIRPORT, BEA-CUKAI, IMIGRASI, VENUE, DSB;

 PERLUNYA KOORDINASI &INTEGRASI ANTARA AIRLINES,PEMERINTAH DAN PARA PELAKU INDUSTRI MICE;  PENINGKATAN PEMASARAN: PRO AKTIF KE ORGANISASI/ASOSIASI INT’L DAN PASAR-PASAR POTENSIAL, BAIK

DILAKUKAN OLEH SWASTA,BIRO KONVENSI MAUPUN PEMERINTAH;

 PROMOSI YANG TERFOKUS &SELEKTIF SESUAI SEGMEN PASAR DAN MELALUI EVENT/MEDIA YANG TEPAT (PERTEMUAN & KONFERENSI, PERJALANAN INSENTIF, PAMERAN/EVENT LAIN).

KONSEP BISNIS MICE

1. MEETING ADALAH PERTEMUAN UMUM YANG DILAKUKAN OLEH 2 ORANG ATAU LEBIH UNTUK

MEMBAHAS, MENGKAJI, SUATU TOPIK, ISSUE, DAN MASALAH UNTUK MENGHASILKAN SUATU

KESEPAKANAN.

2.

INCENTIF TRAVEL ADALAH PERJALANAN YANG DIBERIKAN KEPADA KARYAWAN

SEBAGAI STIMULUS/RANGSANGAN DALAM RANGKA MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA.

3.

CONFRENCE ADALAH PERTEMUAN ILMIAH YANG DILAKUKAN OLEH SEKELOMPOK

ORANG DALAM FORUM RESMI DIMANA MELIBATKAN TIDAK KURANG 40 ORANG UNTUK

MEMBAHAS SUATU MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN FASILITAS KOMERSIAL.

4.

EXHIBITION ADALAH KEGIATAN

PAMERAN/PAGELARAN/PEMENTASAN/PEMAJANGAN KARYA KEPADA PUBLIK SEHINGGA DAPAT

MENGAKSES KARYA TERSEBUT.

MENURUT SK MENTERI PARPOSTEL No.KM.108/HM.703/MMPT-91 PASAL 1 :

1. KONVENSI ADALAH SUATU KEGIATAN BERUPA PERTEMUAN SEKELOMPOK ORANG NEGARAWAN, USAHAWAN, CENDEKIAWAN UNTUK MEMBAHAS MASALAH YANG BERKAITAN DENGAN KEPENTINGAN BERSAMA 2. PERJALANAN INSENTIF ADALAH SUATU KEGIATAN PERJALANAN YANG DISELENGGARAKAN OLEH SUATU PERUSAHAAN UNTUK PARA KARYAWAN DAN MITRA USAHA SEBAGAI IMBALAN PENGHARGAAN ATAS PERHATIAN MEREKA DALAM KEGIATAN PENYELENGGARAAN KONVENSI YANG MEMBAHAS PERKEMBANGAN KEGIATAN PERUSAHAAN YANG BERSANGKUTAN 3. PAMERAN ADALAH SUATU KEGIATAN UNTUK MENYEBARLUASKAN INFORMASI DAN PROMOSI YANG ADA HUBUNGANNYA DENGAN PENYELENGGARAAN KONVENSI ATAU YANG ADA KAITANNYA DENGAN PARIWISATA

MENURUT : PERDA KOTA BANDUNG NO. 10 THN 2004 :

BAHWA JASA KONGRES, KONVENSI DAN EKSEBISI/MEETING INCENTIVE (MICE) ADALAH SATU USAHA JASA YANG SECARA KHUSUS MENYELENGGARAKAN DAN MEMPROMOSIKAN PENGELOLAAN KONGRES, KONVENSI DAN EKSEBISI.

PENGERTIAN MICE MENURUT ICCA

1. MEETING/KONVENSI : KEGIATAN DARI SEKELOMPOK ORANG/PROFESIONAL YANG DITUNJUK OLEH ORGANISASI/PERUSAHAAN UNTUK PENINGKATAN KUALITAS SDM, MENDUKUNG BISNIS YANG DIWAKILINYA

MEETING : PERTEMUAN YANG DIHADIRI OLEH PESERTA DENGAN JUMLAH YANG LEBIH KECIL, LEBIH KURANG 20 – 30/40 ORANG

MEETING (MENURUT UNION INT‟L ASSOCIATION) : PERTEMUAN YANG DIHADIRI OLEH 300 ORANG

ATAU LEBIH, 40 % DIANTARANYA DARI LUAR NEGERI, SEKURANG-KURANGNYA DARI 5 NEGARA YANG BERBEDA

2. KONVENSI/KONGRES : PERTEMUAN REGULER YANG DIHADIRI OLEH SEKURANG-KURANGNYA 50 ORANG SAMPAI 100 ORANG LEBIH DAN DILAKSANAKAN SEKURANG-KURANGNYA DI 3 NEGARA YANG BERBEDA

3. INCENTIVE (TRIP) : BENTUK DARI SUATU REWARDS YANG DIBERIKAN OLEH PERUSAHAAN KEPADA KARYAWAN

4. EXHIBITION/PAMERAN : SALAH SATU KEGIATAN UNTUK MENYEBARLUASKAN INFORMASI DAN PROMOSI PRODUK DAN ATAU JASA DARI SUATU BISNIS KEPADA KONSUMEN DAN CALON KONSUMEN

FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM BISNIS MICE :

1. Acess and Location : Kemudahan dan Lokasi tempat event MICE 2. Expertise and Experience : keahlian dan Pengalaman Asosiasi/Penyelenggara bisnis MICE

3. Infrastructure : Inprastruktur yang ada di tempat pelaksanaan bisnis MICE 4. Industry and Government Support : Dukungan stakeholder dan pemerintah dalam bidang MICE 5. Safety and Stability : Kemanan dan stabilitas wilayah atau negara tempat pelaksanaan bisnis MICE 6. Destination Appeal : Daya taik dan keunikan dari destinasi pelaksanaan bisnis MICE 7. Competitive Pricing : Harga dan kondisi yang ditawarkan kepada peserta bisnis MICE 8. Multi Cultural Facilities : Fasilitas pendukung dalam penyelenggaran bisnis MICE 9. Climate : Kondisi cuaca atau iklim saat pelaksanaan bisnis MICE

FAKTOR YANG DIPERHATIKAN SEBAGAI HOST COUNTRY DALAM BISNIS MICE

1.Faktor Politik : 2. Faktor Ekonomi dan Sosial : 3. Faktor Fasilitas dan Kemudahan :

4. Faktor Aksesibilitas : 5. Faktor Financial : 6. Faktor Masyarakat : 7. Faktor Keamanan : 8. Faktor Partnership :

KARAKTERISTIK BISNIS MICE :

1. JUMLAH PESERTA MICE YANG MENGHADIRINYA UMUMNYA CUKUP BESAR 2. STATUS TINGKATAN GOLONGAN DARI PESERTA BIASANYA MENENGAH KE ATAS (BUSINESSMAN)

3. BIAYA UYANG DIKELUARKAN OLEH PESERTA DAN PENYELENGGARA JAUH LEBIH BESAR. 4. MENCIPTAKAN LAPANGAN KERJA YANG BANYAK SEHINGGA MENYERAP SUMBER DAYA MANUSIA YANG BESAR 5. SEBAGAI SALAH SATU MEDIA PROMOSI YANG EFEKTIF BAGI PARIWISATA, DAERAH, DAN NEGARA 6. UMUMNYA BANYAK DILAKSANAKAN PADA SAAT LOW SEASON 7. MEMBUKA DAN MENCIPTAKAN TUJUAN WISATA MENJADI PUSAT BISNIS 8. PESERTA HAMPIR DIPASTIKAN MEMBAWA SPONSOR

TUJUAN BISNIS MICE :

TUKAR MENUKAR INFORMASI, SALING BELAJAR, MEMECAHKAN MASALAH, MEMPERLUAS WAWASAN, MENANGGULANGI KONFLIK, MENDISKUSIKAN MASA DEPAN, ALASAN BISNIS KOMERSIAL DAN EKONOMI, ALASAN SENI BUDAYA, SOSIAL DAN AGAMA DAN MAKSUD KEPENTINGAN BERSAMA

MANFAAT BISNIS MICE :

1. Rata-rata lama menginap lebih tinggi dari wisatawan biasa

2. Expenditure lebih besar

3. Peserta tidak terpengaruh oleh kondsi ekonomi dunia

4. Dibiayai perusahaan sehingga uang pribadi untuk shopping

5. Meningkatnya aktivitas ekonomi lain sepert : Perdagangan, perindustrian, ilmu pegetahuan dsb.

6. Pengaruh peserta dalam mengambil keputusan kurang lebih 30 % dari peserta membawa keluarga.

7. Kegiatan eksibition, sebagian besar diselenggarakan pada saat low season.

8. Negara yang secara berkala menyelenggarakan eksibition jangka panjang dapat menjadi centre of

business activity.

PERANAN BISNIS MICE DI HOTEL :

1. 40 % dari total jumlah penjualan di hotel adalah berasal dari bisnis MICE (

Meeting, Incentive, Convention

and Exhibition

)

2. Menciptakan kebutuhan fasilitas lain di hotel selain fasilitas MICE

3. Bisnis MICE dapat mengisi saat low season di hotel

4. Melalui kegiatan bisnis MICE Hotel dapat menciptakan pasar baru

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI JUMLAH PESERTA DALAM BISNIS MICE :

1. Siapa penyelenggara dan pelaksana MICE ? 2. Apakah kegiatan MICE diserta dengan kegiatan yang lain ?

3. Di mana lokasi nya ? 4. Apakah ada undangan resmi ? 5. Musim apa ? 6. Faktor Penghalang ? 7. Apakah masuk dalam Calender of events ?

UKURAN BISNIS MICE BERDASARKAN JUMLAH PESERTA :

1. UKURAN KECIL : 20 – 25 ORANG 2. UKURAN SEDANG : 25 – 200 ORANG 3. UKURAN BESAR : 200 – 20.000

SKALA BISNIS MICE BERDASARKAN LOKASI :

1. MICE LOKAL 2. MICE DAERAH 3. MICE NASIONAL

STAKEHOLDER BISNIS MICE :

1. ASSOCIATION : HIPAKINDO, SIPKO, INCCA, ASPERAPI, ICB, JCB. ETC

2. MICE FACILITIES : MEETING/CONVENTION FACILITIES, EXHIBITION FACILITIES. ETC

3. SHOW AND EXPO ORGANIZER : PCO, PEO, MP, IH.

4. ACCOMMODATION : HOTEL, WISMA, APARTEMENT, ETC

5. CONVENTION AND VISITORS BUREAUS : BPW, APW, TOUR OPERATOR/WHOLESALER, ETC

6. TRANSPORTATION : AIRLINE, TRAIN, BUS, CAR RENTAL, CRUISE, ETC

7. EXPO SERVICE CONTRACTORS : CLEANING SERVICE, SECURITY, INTERPRETER, TOUR GUIDE,

EQUIPMENT PROVIDER, AUDIOVISUAL SERVICE. ETC

8. DESTINATION MANAGEMENT COMPANIES : ODTW, HANDICRAFT SHOP, ENTERTAINMENT, ETC

9. FOOD AND BAVERAGE : RESTAURANT, CAFÉ, PUB, CATERING ETC

10. GOVERNMENT : DISBUDPAR, DISPERINDAG, POLICE ETC

11. EDUCATION : TOURISM/MICE INSTITUTION

12. VENUE PROVIDER : JCC, PRJ, JOGJA EXPO, SABUGA, ETC

PERBEDAAN MICE DAN IMPRESARIAT :

MICE ADALAH SUATU KEGIATAN KEPARIWISATAAN YANG AKTIVITASNYA MERUPAKAN PERPADUAN ANTARA LEISURE DAN BISNIS YANG MELIBATKAN SEKELOMPOK ORANG SECARA BERSAMA-SAMA. IMPRESARIAT ADALAH SUATU KEGIATAN PENYELENGGARAAN HIBURAN BAIK YANG MERUPAKAN MENDATANGKAN, MENGIRIMKAN MAUPUN MENGEMBALIKANNYA SERTA MENENTUKAN TEMPAT, WAKTU DAN JENIS HIBURAN DAN OLAHRAGA. CORE : MICE (MEETING, INCENTIVE, CONFRENCE, EXHIBITION) – IMPRESARIAT (SPORT AND ENTERTAINMENT) PESERTA : MICE (BUSINESSMAN, SCIENTIFIC, OFFICIAL) – IMPRESARIAT (ARTIS, ATHLETIK DAN ENTERTAINER) PENGELOLA : MICE (MEETING PLANNER, INCENTIVE HOUSES, PCO, PEO) – IMPRESARIAT (EVENT ORGANIZER)

PERBEDAAN LEISURE DAN BUSINESS TRAVEL :

BISNIS TRAVEL ADALAH KEGIATAN PERJALANAN BISNIS YANG DILAKUKAN OLEH PESERTA KE SUATU TEMPAT PERTEMUAN DENGAN TUJUAN UNTUK MEMBAHAS SESUATU SELAMA DALAM WAKTU TERTENTU. LEISURE TRAVEL ADALAH KEGIATAN PERJALANAN WISATA YANG DILAKUKAN OLEH PESERTA KE SUATU TEMPAT ATRAKSI/DESTINASI DENGAN TUJUAN UNTUK BERWISATA SELAMA DALAM WAKTU TERTENTU

MATRIKS PERBEDAAN LEISURE DAN BUSINESS :

ASPECTS LEISURE BUSINESS

WHO PAY THE TORUSIT _{The Travellers employer or}

association WHO DECIDES ON THE DESTINATION THE TOURIST _{The organizer of the}

meeting/incentive trip/confrence exhibition

WHEN DO TRIP TAKE PLACE DURING CLASSIC HOLIDAY PERIOD

AND AT THE WEEKEND All year round Monday to Friday LEAD TIME _{Holidays usually booked a few}

months in advance, short breaks a few days

Some business trip must be made at very short notice

WHO TRAVELS _{Anyone with the necessary spare} time and money

Those whose work require them to travel or members of assosiation WHAT KINDS OF DESTINATION ARE

USED

All kinds : coastal, city, mountain and country side location

center of cities in Industries

PENGERTIAN MEETING PLANNER :

IS AN INDIVIDUAL WHO DOES MORE MAN JUST PLAN A CLEARLY DEFINED LINEAR ACTIVITY CALLED A MEETING.

MEETING PLANNERS MANAGE ALL DETAILS, ACTIVITIES AND INTERACTION OF MEETINGS FROM THE MEETINGS CONCEPTION THROUGH THE CATEGORIES OF ACTIVITIES

PENGELOMPOKAN MEETING PLANNER :

1. CORPORATE MEETING PLANNER, 2. ASSOCIATION MEETING PLANNER, 3. GOVERNMENT MEETING PLANNER

FUNGSI MEETING PLANNER :

1. MEMBENTUK DAN MENCIPTAKAN RENCANA PERTEMUAN DAN MATERI YANG DIBUTUHKAN 2. MEMILIH VENUE/RUANG PERTEMUAN 3. NEGOSIASI FASILITAS YANG DIBUTUHKAN 4. MERENCANAKAN HARGA JUAL DAN BIAYA PERMODALAN 5. MELAKUKAN RESERVASI AKOMODASI JIKA DIPERLUKAN 6. MEMASTIKAN TRANSPORTASI 7. MENYIAPKAN ACARA PERTEMUAN 8. MENYIAPKAN BUKU PANDUAN PERTEMUAN DAN FASILITAS PANGGUNG 9. MENYIAPKAN PROSEDUR PENDAFTARAN

11 MENGKOORDINASIKAN DENGAN STAF RUANG PERTEMUAN 12. MENGKOORDINASIKAN DENGAN MANAJER RUANG PERTEMUAN 13. MENYIAPKAN RUANG STAF UNTUK KOORDINASI ACARA SEBELUM DAN SESUDAH EVENT 14. PENANGANAN BARANG PESERTA AGAR TIDAK BERMASALAH DI BEA CUKAI ATAU INSTANSI TERKAIT 15. MERENCANAKAN RUANG SERBA GUNA 16. MENGATUR PAMERAN 17. MENGATUR MAKANAN DAN MINUMAN 18. MENYIAPKAN PERLENGKAPAN AUDIOVISUAL 19. MEMILIH DAN MENETAPKAN PEMBICARA PERTEMUAN

20. MENIAPKAN HIBURAN UNTUK PESERTA/PANITIA 21. MENJADWALKAN PUBLIKASI DAN PROMOSI 22. MENCIPTAKAN ACARA KHUSUS UNTUK TAMU DAN KELUARGA 23. MEMPRODUKSI DAN MENCETAK MATERI EVENT 24. MENYEBARKAN UCAPAN TERIMA KASIH 25. MENGADAKAN EVALUASI/PERTANGGUNGJAWABAN

PENGERTIAN INCENTIVE HOUSES :

Incentive House

adalah tenaga profesional yang menyediakan Pelayanan perjalanan insentif bagi

pelanggan yang bekerja dalam suatu perusahaan/asosiasi/lembaga/pemerintah

JENIS INCENTIVE HOUSES :

1. Full Service Incentive House :

2. Travel Fulfillment Company :

MANFAAT INCENTIVE BAGI KARYAWAN :

1. Mendorng semangat

2. Menurunkan pemborsan

3. Mencapai target penjualan

4. meningkatkan pembelian

PENGERTIAN PCO :

adalah perantara dalam suatu sistem distribusi perjalanan yang menghubungkan para

pelaku perjalanan bisnis dengan jasa perjalanan yang dibutuhkannya dan

mengkoordinasikan secara detail keterkatannya untuk menghasilkan kegiatan pertemuan

dan konvensi secara sukses. (Bitner and Booms, 1989).

JENIS PCO :

Independent PCO yaitu wiraswasta mempunyai perusahaan sendiri/freelance dan

mementingkan keuntungan

In House PCO yaitu pegawai/staff bagian dari suatu organisasi/institusi, terkadang tidak

mendapat keuntungan atau merugi.

PERANAN PCO :

1. Sebagai promotor

2. Sebagai komunikator ketika memberikan tanggapan atau masukan kepada klien.

3. Sebagai pemimpin sewaktu menyarankan tempat penyelenggaraan conftrence

4. Sebagai ahli/pakar dalam menyarankan para pembicara dan progam-progam.

PENGERTIAN PEO :

adalah tenaga professional atau organisasi yang secara spesials menghususkan diri dalam kegiatan

pengelolaan kegiatan suatu pameran. (Bitner and Booms, 1989)

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEO :

1. Pembuatan konsep dan pegembangan pameran

2. Pemasaran, promosi dan penjualan pameran

3. Bekerjasama dengan pemilik fasilitas

4. Bekerjasama dengan serikat pekerja

5. Berkordinasi dan menyewa kontraktor jasa pameran

6. Mengelola kegiatan pameran

7. Kegiatan setelah pameran berakhir

1. Pengertian Usaha jasa impresariat adalah merupakan kegiatan pengurusan penyelenggaraan hiburan, baik yang berupa mendatangkan, mengirim maupun mengembalikannya, serta menentukan tempat, waktu, dan jenis hiburan.

Sumber : UU No 9 Tahun 1990 Kepariwisataan

2. Usaha jasa impresariat adalah usaha mendatangkan dan mengembalikan artis, musisi, olahragawan serta pelaku seni hiburan lainnya yang berkewarga negaraan asing

Sumber : KEP.228/MEN/2008

3. Kegiatan Impresariat meliputi bidang seni dan olahraga.

PENGERTIAN IMPRESARIAT

Kegiatan usaha jasa impresariat meliputi :

a. Pengurusan dan penyelenggaraan pertunjukan hiburan oleh artis,

seniman dan olahragawan Indonesia yang melakukan pertunjukan di dalam dan atau di luar negeri;

b. Pengurusan dan penyelenggaraan pertunjukan hiburan oleh artis, seniman dan olahragawan asing yang melakukan pertunjukan di Indonesia;

c. Pengurusan dokumen perjalanan, akomodasi, transportasi bagi artis, seniman dan olahragawan yang akan mengadakan pertun-jukan hiburan; dan

Kewajiban Badan usaha jasa impresariat :

a. Melestarikan seni budaya Indonesia;

b. Memperhatikan nilai-nilai agama, adat istiadat, pandangan dan nilai-

nilai yang hidup dalam masyarakat, serta mencegah pelanggaran

kesusilaan dan ketertiban umum; dan

c. Mengurus perizinan yang diperlukan bagi penyelenggaraan pertunjukan hiburan

sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Badan usaha jasa impresariat bertanggung jawab atas :

Keutuhan pertunjukan dan kepentingan artis, seniman dan atau olahragawan yang

melakukan pertunjukan hiburan yang diselenggarakan badan usaha tersebut

Event Organizer (EO) Menurut : KRMT Indro „Klmpling” susen, adalah

usaha yang menyelenggarakan suatu kegiatan

Acara yang ditangani EO :

1. Acara Ulang Tahun

2. Pameran

3. Perlombaan

4. Wedding Party

5. Seminar, Talk Show dan Diskusi

6. Festival Band

7. Outound Training

8. Promo Perusahaan

9. Konser Musik Internasional

EO Bermula dari unsur Needs and Wants.

Tim Work.

PERIJINAN BISNIS MICE : ACARA (Kepala Kepolisian Republik Indonesia Up. Kepala Dinas Intelijen dan Pengamanan Kepolisian, Direktur Jendral Pariwisata, Direktur Jenderal HUBSOSBUDPEN Depatemen Luar Negeri, Kepala BAKIN, Kepala B.I.A, KAPOLDA Metro Jaya)

PESERTA (Departemen Pertahanan dan Keamanan c.q. Asisten Intelijen dan Badan Koordinasi Intelijen Negara, Depatemen Luar Negeri c.q. Direktorat Pengamanan Hubungan Luar negeri)

BARANG (Kejaksaan Agung Republik Indonesia untuk : Barang cetakan, Film, dan Bahan Audio Visual Lainnya, Departemen keuangan c.q. Direktorat Jenderal Bea dan Cukai : Alat-alat peraga dan perlengkapan lainnya yang akan di re export serta bahan-bahan promsi yang dibagi-bagikan dan Badan Penerangan di bawah kementerian Informasi untuk Film keperluan promosi selama keegiatan MICE.)

DAN LAINNYA (Departemen Perdagangan Republik Indonesia : Penyelenggaraan Pameran Internasional, Pemerintah Daerah Setempat Pemasangan poster spanduk, alat komunikasi, dan Badan Penerangan Republik Indonesia untuk Kegiatan Pers).

PERSYARATAN IZIN USAHA MICE :

MENURUT : PERDA KOTA BANDUNG NO. 10 TAHUN 2004 SBB PHOTO COPY KTP PIMPINAN ATAU IDENTITAS LAINNYA, PHOTO COPY PBB TERAKHIR, PHOTO COPY

HO, AKTA PENDIRIAN PERUSAHAAN DAN NPWP TATA CARA MEMPEROLEH SIUK : PERMINTAAN DIAJUKAN KE WALIKOTA ATAU PEJABAT YANG

1. Akta notaris perusahaan yang berlaku 2. TDP yang berlaku

3. SIUP yang berlaku 4. NPWP yang berlaku

5. KTP Penanggungjawab pameran

6. Surat Keterangan Hall yang digunakan 7. Daftar peserta pameran & Jenis barang / jasa yang akan di pamerkan

8. Profil Perusahaan

9. Profil Pameran ( lampirkan bahan-bahan promosi, contoh: brosur, flyer, dll )

1. Laporan pameran terdahulu (jika pernah berpameran)

2. Sertifikat Asperapi

3. Pengurusan Ijin di ajukan minimal 45 hari kerja

4. Invoice akan dikirim pada saat surat - surat perijinan yang akan diurus sampai di Set. ASPERAPI

5. Surat Perijinan yang sudah jadi akan diserahkan ke organiser bila dana perijinan sudah diterima oleh Set. Asperapi.

Yang perlu dilampirkan pada surat masing

–

masing instansi adalah

ORGANISASI BISNIS MICE :

A. STEERING COMMITTEE :

Panitia Pengarah (SC) adalah suatu komite yang diberi wewenang oleh instansi pemerintah,organisasi,

asosiasi, atau korporasi yang berniat menyelenggarakan bisnis MICE yang diberi wewenang untuk

memberikan pengarahan, nasihat atau petunjuk bagi panitia yang disebut Panitia Pelaksana (OC).

TUGAS STEERING COMMITTEE :

1. Menerima/mendapatkan saran dan asistensi dari berbagai sunber seperti : Perusahaan penerbangan,

Pejabat pariwisata Biro-Biro Konvensi dan Professional Consultants.

2. Menentukan maksud dan tujuan (Objective) MICE

3. Memperkirakan jumlah peserta

4. Susunan acara keseluruhan

5. Penentuan lokasi

6. Penentuan Jadwal

7. Penyusunan Anggaran Sementara

8. Pembentukan Komite Pelaksana (Organizing Committee)

B. ORGANIZING COMMITTEE :

Panitia Pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugas untuk melaksanakan seluruh konsep atau blue print kegiatan bisnis MICE

TUGAS OGANIZING COMMITTEE :

1. Ketua : Mempersiapkan, mengkordinir, menyelenggarakan dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan bisnis MICE 2. Sekertaris : Membantu ketua dalam mempersiapkan dan memperlancar kegiatan administrasi, komunikasi dan informasi bisnis MICE 3. Bendahara : Membantu ketua dalam penanganan Keuangan seperti : sistem keuangan, penerimaan pengeluaran dan

pengawasan serta membuat laporan pertanggung jawaban dalam bisnis MICE 4. Bidang Penyelenggara : penjemputan dan pengantaran, penanganan bagasi, Akomodasi, Program. Acara, Transportasi,

Tour. 5. Bidang Promosi dan Publisitas : Memproduksi dan mendistribusikan informasi. Promsi yang terkait dengan buletin, iklan, wawancara, poster, spandukm dsbnya 6. Bidang Protokol dan Visa : CIQ, Pasport Ticket, Visa, Dokumen lainnya 7. Bidang Keamanan : Mengatur lalu lintas penyelenggaraan, menjaga keamanan peserta, barang bawaan dan venue tempat pelaksanaan bisnis MICE 8. Bidang Program Sosial : Mengatir kegiatan sosial di luar acara inti bagi para peserta. 9. Bidang Program Teknis : Mempersiapkan ruang/tempat penyelenggaraan MICE dengan segala sarana dan fasilitasnya mengatur lay out ruangan dan meja kursi dll. 10. Bidang Transportasi dan Telekomunikasi : Mempersiapkan sarana transportasi dan telekmunikasi yang digunakan selama kegiatan bisnis MICE

STRUKTUR ORGANISASI EVENT SEDERHANA

OPERATIONS : Support Services OPERATIONS :

Visitor Services

MARKETING DEPARTEMENT

FINANCE DEPARTMENT EVENT

ORGANIZATION

ADMINISTRATION DEPARTEMENT

PERLENGKAPAN DAN FASILITAS BISNIS MICE : Prasarana dan sarana dalam bisnis MICE adalah segala sesuatu yang mendukung kemudahan peserta untuk megikuti kegiatan MICE yang mulai dari beranjak sampai dengan selesainya penyelenggaraan MICE tersebut. FASILITAS STANDAR DALAM PENYELENGGARAAN MICE : 1. Fasilitas Hotel : Kolam Renang,Health Center,Sport center,Parking area,TV Satelit, F and B Service, Bank, Telekomunikasi, Hairdresser, Mail and Post Facilities, Courier Service, Play Center, Shopping Area 2. Fasilitas Ruang Convention Room : Peralatan telekmunikasi, Peralatan Presentasi, Podium, Meja dan Kursi 3. Fasilitas Exhibition Hall : Loading Docks, Freight Receiving Area, Storage, Utilities (Gas Water Electricity Drainage), Food Outlets, Rest Room, Telecommunication dan Other Area 4. Typical Specific Room for Convention Purpose : : Secretarial Room, Administration Room, Translation Room, Registration Area, Smoking and no Smoking Room, Lobby, Press Room, VIP Room, Speaker Room dan Medical Emergencies Room 5. Other Facilities : Barber shop, Drug store, Laundry, Beauty salon, Shipping arcade, Book store, Parking area dan Operator room FAKTOR YANG DIPERHATIKAN DALAM MEMPERSIAPKAN PERLENGKAPAN BISNIS MICE :

1. Ruang Konvensi : Harus flexible baik ukuran maupun kapasitas 2. Ruang sekretariat harus berdekatan 3. Kemudahan fasilitas lain seperti Fax, telex, post office telephone (lokal, interlokal direct line dll) 4. Pengisi waktu break : Toko di Hotel, Barbershop, beauty salon dll 5. Penterjemah dan Ruang Operator 6. Fasilitas Ruang seperti : AC (Suhu diatur) Kedap suara dan audio visual. 7. Hotel Rules : Penyelenggaraan MICE haus memperhatikan dan mengindahkan peraturan Hotel.

1. Partisi standar dan special design

2. Tenda (Biasa,

Plafond

, Dekor)

3. Panggung (

Ridging

)

4. Lighting

5. Sound System (Kapasitas Watt)

6. Meja (standard system), meja dealing

7. Kursi Lipat/Kursi Tamu

8. Karpet

9. Lampu Neon, Spot Light, Halogen, Metal

Highlite)

10. Back Drop (by System, Multiplex)

11. Lockable

Lemari atau Meja

12. Dan lain-lain (Dispenser air minum, standing AC, FAN )

1. Fasilitas utama sudah tersedia.

2. Fasilitas krusial sudah dapat diselesaikan (misal: listrik, keamanan). 3. Biaya lebih tinggi (umumnya).

4. Man power lebih efisien.

5. Waktu persiapan harus berkoordinasi dengan petugas di tempat (satpam, Bagian engeneering

untuk listrik, lift)

6. Keterbatasan dan keterikatan waktu dalam persiapan dan pembongkaran.

Teknis lapangan Event Indoor

1. Penyediaan Fasilitas Utama Venue (Tenda, instalasi Listrik, Penerangan dll). 2. Lebih beresiko (cuaca, keamanan). 3. Kesulitan dalam mengontrol audience.

4. Mudah terjadi kekacauan dan kerusuhan.

MEMILIH SITE DAN VENUE BISNIS MICE : Lokasi adalah letak tempat yang strategis untuk dipilih dalam pelaksanaan suatu kegiatan MICE/Konvensi. (Menurut Kamus Bahasa Indonesia Edisi Ketiga).

FAKTOR PERTIMBANGAN DALAM MEMILIH LOKASI : 1. Apakah lokasi/daerah tersebut dapat menjamin kesuksesan event 2. Apakah daerah tersebut favourable terhadap peserta, dilihat dari aspek kenyamanan dan keamanan peserta (iklim, jarak, kemudahan menuju lokasi, biaya transportasi, citra, fasilitas rekreasi, pusat perbelanjaan dll ) 3. Apakah cukup tersedia fasilitas wisata konevsni (Hotel, Restaurant dll) 4. Apakah cukup tersedia perusahaan convention supplier (Audi visual rental, decorators, transportation service dll) 5. Apakah cukup tersedia tenaga terlatih untuk menangani kegiatan konvensi

1. Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada.

2. Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building, convention center, dsb.)

3. Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan. 4. Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan penuhi semua syarat administrasi secepatnya.

FAKTOR PERTIMBANGAN DALAM MEMILIH VENUE :

1. Jumlah, ukuran dan klasifikasi ruang pertemuan

2. Kualitas pelayanan makan dan minum 3. Jumlah, ukuran dan klasifikasi kamar tamu 4. Efisiensi prosedur pembayaran 5. Efisiensi prosedur check in dan check out 6. Ketersediaan staff yang ditunjuk menangani kegiatan konfrensi 7. Ketersediaan pelayanan pendukung konvensi 8. Fasilitas rekreasi yang tersedia 9. Kenyamanan untuk memperoleh pelayanan transportasi 10. Jarak ke Bandara dan ke Pelabuhan 11. Kesiapan pelayanan tambahan (Special Request) 12. Ketersediaan lahan untuk pameran 13. Jarak ke fasilitas rekreasi dan pertokoan

1. Usahakan tidak bersamaan dengan event lain. 2. Weekend (untuk event dengan audiens keluarga)

3. Jumat malam biasanya digunakan untuk event bagi orang muda 4. Week days (untuk event serius)

LAYOUT BISNIS MICE : Lay out adalah penataan tata letak suatu ruang atau tempat sehingga memudahakan peserta dari segala arah untuk melihat, mendengar dan beraktivitas selama kegiatan bisnis MICE berlangsung. BENTUK LAYOUT MICE :

1. U – Shape 2. Class Room 3. Theater Style 4. Hollow Oval 5. Tiared U – Shape 6. Hollow Square 7. Board of Directors 8. Round Table and Banquite Style 9. Audittorium Conventional 10. Auditorium Semi Circular With Centre Aistle 11. Board of Directors Oval 12. Auditorium V Shape 13. Schoolroom, Perpendicular Table with Springs TATA CEREMONY SEATING LAYOUT MICE : Ceremony berarti tata cara, aturan atau adat istiadat, kebiasaan. Kata ceremony sama dengan protokoler dan etiket. Pertama kali digunakan pada zaman julius II tahun 1504 di Jerman. Intinya ceremony adalah mengetahui penempatan deretan kursi kehormatan (VVIP dan VIP) yang patut duduk di depan menurut tingkat/jabatan/posisi/kasta/pangkat/status sosial. Angka dan Huruf bisa digunakan. Angka yang ganjil berada pada sisi Kiri dan genap di sisi kanan. Sedangkan angka nol pada posisi tengan. 7

Floor Plan

Seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik di dalam maupun di luar ruangan Is a system of rules about the correct way to act on important formal occasions

Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan bagi seseorang karena Jabatan/Kedudukan dalam Negara, Pemerintahan atau Masyarakat.

Teknik Penyusunan Acara

Istilah Protokol

Pembawa acara, adalah orang atau petugas yang mengumumkan jalannya suatu acara. Acara sejak di buka hingga penutupan.

Announcer

Pimpinan Pelaksana Upacara/Acara dengan tugasnya mengatur sejak persiapan hingga jalannya acara berikut hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan acara. Dalam suatu kegiatan MC dapat dibantu dengan Pembawa Acara (Announcer), atau seringkali MC merangkap Pembawa Acara.

Master of Ceremony

Pejabat/petugas yang merencanakan dan mengatur jalannya acara sesuai dengan ketentuan kedinasan. Ketentuan kedinasan ini bermakna resmi sehingga disebut dengan istilah tata cara

If you give someone a run-down of a group of things or a run-down on something, you give them details about it. (INFORMAL)

Rangkaian acara yang tersusun secara detil (waktu ke waktu) meliputi bagian-bagian yang turut berperan bagi berlangsungnya acara.

Rundown (Susunan Acara

1. Semua pihak dihormati dan disenangkan

2. Kesesuaian acara dengan promosi atau informasi 3. Keteraturan: sesuai urutan, waktu, tanpa jeda 4. Mengikuti ketentuan Protokol

5. Memperhatikan dinamika audiens, pengisi acara serta lingkungan (tempat-waktu) 6. Komitmen melayani semua pihak

7. Kreatif, inovatif dan berkesan

8. Efektif, efisien, dan menyenangkan 9. Lentur (feksibel, ada rencana B)

Acara Penuh (buka, proses, tutup) Acara Pembukaan

Kelanjutan Acara (Acara Pokok) Acara Penutup

Struktur Acara

Formal dan Informal

Dalam ruang atau luar ruang Protokol atau non protol

Format Acara: Upacara, Seminar, Diskusi Meeting, Gathering, Birthday, Anniversary. dll

Macam Acara

Nomor

Waktu

Acara

PIC

Susunan Acara Sederhana

Nomor Acara Aktivitas Acara Waktu Tempat

Program/Acara Yang Menarik

1. Berorientasi kepada publik/audiens (needs & wants)

2. Mudah dilaksanakan dan menyenangkan

3. Panitia/pelaksana yang sesuai dengan bidang, komit dan antusias

4. Biaya ringan hasil menakjubkan (profit, kepuasan, kebanggaan, monumental)

5. Tujuan dan target yang jelas

6. Program/acara dapat divisualisasikan (rundown)

7. Program/acara dapat diprediksi

8. Perbandingan dengan yang sejenis (trend)

9. Menarik banyak pihak (sponsor)

10. Kesesuaian yang ditawarkan dengan yang diterima

11. Dapat dievaluasi (angket)

MENYUSUN AGENDA/JADWAL MEETING : Agenda adalah rencana kegiatan mengenai pertemuan yang akan dijalankan secara sistematis, jelas dan terencana. Jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan

pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci. KOMPONEN DALAM MENYUSUN AGENDA/JADWAL MEETING :

1. Tujuan Pertemuan 2. Peserta Pertemuan 3. Penyelenggara Pertemuan 4. Tanggal dan Waktu Pertemuan 5. Tempat Pertemuan 6. Butir Agenda Pertemuan 7. Pembicara Pertemuan (Moderator, Notulen dan Pembicara) 8. Food and baverage service : Terbagi menjadi 3 yaitu : Coffe Breaks, Meals (Breakfast, Lunch and Dinner) dan Receptions (Cocktail Buffer) 9. Free Time Agenda 10. Promosi dan Koresponden 11. Anggaran Pertemuan HAL-HAL YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM PERTEMUAN : 1. Kondisi Ipoleksosbudhankam 2. Week Day or Week End : Pada saat hari kerja : Senin s/d Jumat dan saat akhir pekan yaitu : Sabtu dan Minggu 3. Holiday : Pada saat musim liburan sesuai kalender nasional seperti : Musim Liburan Sekolah, Akhir Tahun dll 4. Seasson or climate : Pada saat musim cuaca : Musim Hujan dan Musim Panas dll 5. Mega event : Pada saat adanya agenda kegiatan Internasional, Nasional Daerah dan Lokal seperti : APEC, PON, PORDA, dan Sunatan dll.

MENYUSUN PROGRAM INCENTIVE : Program Perjalanan adalah kumpulan daftar informasi yang berisi tentang segala sesuatu kegiatan suatu perjalanan yang tersusun

secara sistematis, jelas dan terencana. FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN : 1. Visi dan Misi Perusahaan 2. Tujuan Program Incentive

3. Bidang Kerja Karyawan 4. Kondisi Rute Perjalanan 5. Kondisi Destination Appeal 6. Kondisi Climate 7. Time 8. Kebijakan Perusahaan KOMPONEN PROGRAM INCENTIVE : 1. Peserta Pelatihan 2. Incentive Houses 3. Program Perjalanan Incentive 4. Destination Appeal 5. Transportation 6. Restaurant 7. Hotel 8. Perlengkapan 9. Metode Pelatihan 10. Fasilitator : Instructure/Guide/Driver/dll

Rundown Program : Building the Employee Commitment (BEC) Company : PT. INTI (Persero)

Time : 29 Desember 2006

FULLDAY

Golden Role

•Ice Breaking Big Group : -Halo Apa Kabar -People to people -Tupai dan Pemburu

Instant Grouping :

• Animal Games

• Rumble Bee

Objectives:

- Peserta diharapkan nantinya dalam melaksanakan kegiatan akan cepat akrab, gembira, terfokus dengan kegiatan,

- Cepat beradaptasi dengan lokasi.

Objectives:

Mengelompokkan peserta ke dalam kelompok kecil dengan design seolah-olah peserta membuat kelompok sendiri, padahal sudah di design sebelumnya, sehingga secara emosional lebih memiliki ikatan dengan

kelompoknya. Coffee Break 08.30-10.00 10.00-10.10 10.25-11.00 10.10-10.25

11.00-13.30 Istirahat

15.10-16.00 GAMES 2 - Trust Games : • Pass the Person • Willow in the Wind • Sherpa Walk / Trust Fall

Objectives: Self Confident, Leadership, Listening, Trust to the others

14.10-15.10 GAMES 1 : Group Problem Solving

• Data Processing

• Traffic Jam

Objectives: Planning, Team work, Komunikasi, Inisiatif, Respect, Problem solving

16.30-17.30

Games 3 : Competition Games • Chocolate River

• Touch a Glass • Line Making

Objectives:

- Semangat untuk berkompetisi - Strategi

- Rela berkorban untuk mencapai tujuan kelompok.

16.00-16.30

Coffee Break

Objectives:

- Lebih mengakrabkan fasilitator dan semua anggota kelompok dengan berusaha mengenal dan mengingat nama masing-masing,

- Mulai membangun komunikasi sehingga semua anggota kelompok lebih terikat secara emosional satu dengan lainnya.

Ice Breaking Small Group ; • Toss a Name

• Toss an Idol name • Group Juggling 13.30-14.10

17.30-19.30 _{Dinner, Shower & Prepare} For Performance Group

19.30-20.30 General Review & Komitmen

Objectives:

• Mereview seluruh proses yang telah dilalui untuk mematangkan hasil pembelajaran yang didapatkan • Sharing dengan seluruh karyawan tentang ide-ide, kesulitan dan hal-hal lain yang ditemukan di pekerjaan demi kemajuan perusahaan

• Membuat commitment bersama yang disepakati dan ditandatangani seluruh peserta, sehingga memberikan satu motivasi untuk lebih maju dan berusaha

mewujudkan hal-hal yang disepakati dalam commitment.

20.30-22.00

22.00-22.30

Entertainment & Performance Group

MENYUSUN PROGRAM CONFRENCE : Program confrence adalah kumpulan daftar informasi yang berisi tentang segala sesuatu yang akan diikuti oleh peserta secara sistematis, jelas dan terencana. FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN PROGRAM CONFRENCE : 1. Kondisi Ipoleksosbudhankam

2. Tujuan Confrence 3. Musim/Climate 4. Time confrence 5. Peraturan nasional dan Internasional KOMPONEN PROGRAM CONFRENCE : 1. Peserta Confrence 2. PCO Penyelenggara Confrence 3. Program Confrence 4. Venue Confrence 5. Destination Appeal 6. Transportation 7. Restaurant 8. Hotel 9. Perlengkapan 10. Pembicara : Speaker, Moderator dan MC

MENYUSUN PRORAM EXHIBITION :

Program adalah rencana kegiatan mengenai suatu bisnis yang akan dijalankan secara sistematis, jelas dan terencana. Jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan

dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci.

FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN PROGRAM EXHIBITION :

1. Kondisi Ipoleksosbudhankam 2. Tujuan Pameran

3. Musim/Climate 4. Time Pameran 5. Peraturan nasional dan Internasional

KOMPONEN PROGRAM EXHIBITION :

1. Profil Pameran 2. Penyelenggara Pameran 3. Pelaksana Pameran 4. Pendukung Pameran 5. Pendaftaran Pameran 6. MC dan Pembicara 7. Produk Yang Dipamerkan 8. Peserta dan Pengunjung Pameran 9. Kegiatan Selama Pameran

Program of Event

Tuesday, 1 July 2008

08:00–09:30 09:30-09:55 09:55-10:10 10:10-10:15 10:15-11:00 10:30-17:30 11:00-12:00 10:15-17:00 18:30-21:00

Arrival of Guests / Registration SDT Launching Program

Opening Ceremony Closing

VVIP & VIP Exhibition Tour Seminar Business Explorer

Food, Feed and Fuel, which is more essential for us?

By Trouw Nutrition & Trobos Press Conference

Exhibition & Technical

Presentation open for trade professional Cocktail Party Cendrawasih 3 Cendrawasih 3 Cendrawasih 3 Cendrawasih 3 Cendrawasih 3 Merak Room 1

Summit Room Lobby & Assembly Hall and Lower Lobby

Program of Event

Wednesday, 2 July 2008

08:30-12:15

09:00-13:00

10:00-15:00

10:00-18:00

Dialog Publik: Rumah Potong Ayam Sesuai Standar dan

Menguntungkan, Seperti Apa? By Trobos, Civas, Pemda DKI, GOPAN & FAPP

Peluncuran & Bedah Buku “Guru Berjuta Ayam”

By Poultry Indonesia

Launching Buku “40th _Perjalanan ISPI”, Seminar Nasional ISPI

“Bioteknologi Peternakan” & Rapat Koordinasi ISPI

Exhibition & Technical Presentation open for trade professional

Merak Room 1

Merak Room 2

Merak Room 3

Lobby & Assembly Hall and Lower

Program of Event

Thursday, 3 July 2008

10:00-17:30 Exhibition & Technical Presentation open for trade professional

Lobby & Assembly Hall and Lower Lobby

MENYUSUN ANGGARAN MICE :

Anggaran adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja, uang tunai, tagihan, pendapatan dan pengeluaran, baik yang telah ditetapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variabel. MATA ANGGARAN MICE : Pola penyusunan anggaran merujuk pada International Association of Professional Congress Organizers (IAPCO) sbb :

ANGGARAN PENDAPATAN

1. Registrasi delegasi 2. Pendaftaran yang menyertai 3. Pameran 4. Bantuan Pemerintah 5. Dana Sponsr 6. Pariwara Buku Acara 7. Lain-lain ANGGARAN BIAYA :

A. Anggaran Biaya Pasti

1. Sewa ruangan : Pajangan (Poster, Spanduk, Boga, Pameran), Asministrasi (Registrasi, Kantor, Press) dan Acara (Ruang) 2. Cetakan : Pameran (Manual teknis dan katalog), Konprensi (Promosi : Pengumuman 1 , 2, 3, dan Poster. Di tempat : Tiket, Undangan, Label, Tanda Dada/Badge), Stationery ( lembar catatan, Amplop umum, Kop surat dan Foto Kopi) dan Program ( program Final, tentatif, Buku Catatan, Pedoman) 3. Promosi : Pariwara/Iklan (Majalah dan Surat Kabar), Pers/Press (Press release, Confrence dan TV/Radio), Bingkisan (Hadiah, Kartu Pos) dan

Events terkait (Paket/Kit, Stand Pameran, Darmawisata/Atraksi) 4. Komunikasi : Pos (umum, Delegasi, Partisipan Pameran, Penghubung/Kurir), Telepon (Pembicaraan, Faximile,dan Hubungan langsung) dan

(Continued) 5. Peralatan : Audio Visual (Peralatan : Projector, Slides, Film, Video, Mikrofon, Layar, Lectern dan Podium. Teknisi Penata Suara) Umum (Mesin Tik/Komputer, Mesin fotokopi, Pesawat telepon/Fax dan Tanda/Marka) dan Terjemahan (Peralatan penterjemah dan Mesin Komunikasi Terjemahan). 6. Dekorasi : Audio Visual (Panggung, Bunga, Layar dan Grafik), Furniture (Unit Registrasi, Papan Poster dan Platform/Podium) dan Tanda/Lambang (Pos informasi, Bendera, Umbul-umbul, Spanduk, Dekor kendaraan dan Label dan Stiker). 7. Personalia : Staf (Siswa/Mahasiswa, Pramusaji, Karyawan, Boga/Catering dan Biro Perjalanan), Komite (Hotel/Restoran, Persidangan dan Keuangan), Pembicara (Biro perjalanan, Akomodasi, Honorarium dan Biaya Variabel) dan Registrasi (Biaya Variabel). 8. Personalia : Asuransi (Pengeluaran Pasti dan Variabel), Kartu Kredit Komisi (Biaya registrasi, Program Sosial dan Hotel), Biaya Bank dan Tenaga Ahli (Biaya Izin dan Biaya Audit). 9. Pameran : Sekuriti (Kontrol Lalu lintas, Gerbang Masuk, Anjing, dan Patroli), Kebersihan (Stan, taman dan Koridor), Stan-stan bebas (Pelanggan, Sponsor Utama dan Usaha Sosial), Pemadam kebakaran dan Denah pameran (Pemeriksaan lingkungan, Arena dan Panel Pajangan). 10. Program Sosial : Gala (Hiburan, Dekorasi, Transportasi dan Staf), resepsi (Staf, Kembang dan Transportasi), teater (Sewa Ruangan), banquet (Dekorasi, Transportasi dan Staf), ½ hari tours (Transportasi dan Guide), 1 hari tours (Transportasi dan Guide) and ladies progam (Fashion Show dan Perusahaan Fashion). 11. Administrasi : Komisi hotel, darmawisata, komisi beraneka ragam, variabel persidangan/pameran dan biaya persidangan/pameran 12. Biaya tak terduga

B. Anggaran Biaya Variabel

1. Delegasi : Boga/Catering (Santap siang dan Kopi), Program (Resepsi, Gala, Teater, Bangquet), Kunjungan resmi (Boga dan Kopi/The), registrasi (Tanda dada, Tas konfrence dan Bingkisan), administrasi (Hadiah) dan lain-lain (Biaya tak terduga) 2. Yang Menyertai (Spouce) : Boga/Catering (Taman rekreasi, Santap Siang dan Kopi/The), sosial (Resepsi, Gala, Teater, Bangquet), darmawisata (1/2 hari dan Sehari penuh), registrasi (Tanda dada, Tas konfrence dan Bingkisan) dan lain-lain (Biaya tak terduga) 3. Peserta Pameran : Registrasi (tanda dada/Bridge), stan-stan (Dinding, Karpet, Listrik Papan Panel), darmawisata (Santap siang dan Kopi/The), sosial (Resepsi) dan lain-lain (Biaya tak terduga).

MENYUSUN KONTRAK BISNIS MICE :

Kontrak adalah suatu persetujuan baik tertulis maupun lisan yang dibuat oleh dua pihak atau lebih dimana masing-masing pihak berjanji untuk mentaati apa yang tersebut di dalamnya. (Kamus besar bahasa Indonesia, P & K)

BAGIAN KONTRAK : 1. Bagian I : Clausula 1 : Definisi. Bagian ini biasanya berisi : harus ada Judul Kontrak (Specifik), Harus mempunyai tanggal, Harus ada para pihak (Pihak pertama dan Pihak Kedua) dan Definisi : Agar tidak ada pengulangan kata-kata dan tidak ada salah tafsir bagi para pihak. 2. Bagian II : Clausula 2 s/d 10 : Hak dan Kewajiban masing-masing pihak. Bagian ini merupakan isi kontrak yang berisi : Asas kebebasan

berkontrak, Asas itikad baik dalam pembuatan kontrak dan Asas kepatutan 3.. Bagian III : Clausula 11 : Penutup. Bagian clausul penutup biasanya berisi : Clausul keadaan darurat, keadaan memaksa dan force

majeure, Clausul amandemen : Semua kontrak yang panjang dimungkinkan situasi dan kondisi yang sudah berubah, Clausul Confidence : Kerahasiaan, Clausul pilihan Hukum : Hukum mana yang berlaku, kalau terjadi sengketa biasanya kembali ke bahasa inggris (Bahasa ada 2 bahasa) Clausul Dispute Settelment : Kalau terjadi sengketa, apakah diselesaikan melalui pengadilan atau melalui arbitrase

MEMBUAT EVALUATION :

Evaluasi adalah penilaian secara komprehensip atau menyeluruh terhadap seluruh rangkaian aktivitas bisnis MICE mulai saat pra perintisan, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi guna memastikan ketercapaian tujuan suatu event.

TEKNIK EVALUASI MICE :

1. Meyebarkan alat evaluasi berupa instrumen evaluasi kepada seluruh peserta atau sample dari peserta bisnis MICE 2. Meminta tanggapan/masukan/saran langsung para peserta secara lisan pada saat event bisnis MICE akan berakhir. 3. Mengumpulkan dan Mecatat seluruh data – data yang tersedia selama bisnis MICE berlangsung, kemudian dilakukan analisis. Data bis berupa : Data Transaksi, Data Jumlah Peserta, Data supplier, Data Administrasi dll. 4. Mengolah data untuk ditampilkan dalam tabel, grafik, chart dan pie 5. Menterjemahkan/menafsirkan data menjadi informasi

ASPEK YANG DIEVALUASI :

Pelayanan, Progam/Acara, Peserta, Adminstrasi, Organisasi/SC/OC/Staff/SDM, Pemasaran/Promosi, Fasilitas, Event Organizer, Venue, Food and Baverage, Akomodasi, Mutiflier Effect, Tourist Destinasi/Atraksi Wisata/Object Wisata

ALAT EVALUASI MICE :

1. Check List (Contoh Terlampir) 2. Kuesioner (Contoh Terlampir) 3. Pedoman Wawancara (Contoh Terlampir) 4. Surat 5. Lembar Saran atau masukan

PLANNING FOR EVENTS :

STRATEGIC ADALAH POLA ATAU RENCANA YANG MENGINTEGRASIKAN TUJUAN POKOK,

KEBIJAKAN DAN RANGKAIAN TINDAKAN SEBUAH ORGANISASI KE DALAM SATU KESATUAN

YANG KOHESIF (BRIAN, 1992)

PLANNING IS A PROCESS THAT MUST CONTINUOUSLY ACCUR … UNTIL THE END OF THE

EVENT. IT IS CRUCIAL TO HAVE AS A FOUNDATION FOR THIS ONGOING PLANNING A VISION,

A STATEMENT OR CONCEPT THAT CAN BE EASILY ARTICULATED AND UNDERSTOOD

PARADIGMA PLAN : COMPREHENSIVE, INTEGRAL DAN HOLISTIC AND FLEXIBLE.

AN EVENT MANAGER THE PLAN : AN IMPORTANT GUIDE WHICH BE ABLE TO ACCOMMODATE

THE WIDE VARIETY OF CONDITION : METEOROLOGICAL, CULTURE, ECONOMIC, POLITICAL,

COMPETITIVE , DEMOGRAPHIC AND IMPACT ON AN EVENT

TYPES OF PLANS :

1. STRATEGIC PLAN : LONG TERM, DIRECTIONAL AND SINGLE USE

STRATEGIC PLAN

1. ESTABLISH THE VISION AND MISSION FOR THE EVENT VISI : GAMBARAN FUTURE OF BUSINESS. CONTOH : ALL PEOPLE WORKING IN MICE INDUSTRIES WILL WORK TO INTERNATIONAL COMPETENCY STANDART MISI : GAMBARAN MENGAPA ORGANISASI EKSIS DAN APA YANG AKAN DILAKUKAN (LONG TERM). CONTOH : THIS ORGANIZATION WILL IMPROVE THE QUALITY OF KNOWLEDGE, SKILL AND ATTITUTE OF PEOPLE THROUGHT EXCELLENCE COURSES WITH A CREATIVE AND FRIENDLY WORKING ENVIRONMENT 2. FORMULATE SMART OBJECTIVE FOR THE EVENT FORMULA SMART (SPECIFIC, MEASURABLE, ACHIEVABLE, RELEVANT, TIME SPECIFIC). CONTOH : SALES TARGET $50.000 AND GET PROFIT 25 % FROM BREAK EVENT POINT. 3. SCAN INTERNAL AND EXTERNAL ENVIRONMENT (SWOT ANALYSIS) 4. DEVELOP EVENT STRATEGIES GROWTH STRATEGY (PERTUMBUHAN), STABILITY STRATEGY (STABILITAS), RETRENCHMENT STRATEGY (PENGURANGAN TAPI MENAMBAHKAN NILAI PADA BEBERAPA ITEM), COMBINATION STRATEGY (KOMBINASI DARI SEMUA STRATEGY) AND EVALUATION AND SELECTION STRATEGY (PENILAIAN DENGAN PARAMETER)

OPERATIONAL PLAN :

5. REFINE STANDING PLAN IT USED FOR NON RECURRING ACTIVITIES AND DESIGNED TO ACHIEVE A REGULER OBJECTIVE EVENTS LIKES : POLICIES, RULES AND STANDARD PROCEDURES AND METHODS 6. REFINE SINGLE USE PLAN IT USED FOR RECURRING ACTIVITIES AND DESIGNED TO ACHIEVE A PARTICULAR OBJECTIVES. LIKES : PROGRAMS, BUDGETS AND PROJECTS 7. DECIDE ORGANISATIONAL STRUCTURE THREE TYPES OF ORGANISATIONAL STRUCTURE ARE : a. SIMPLE STRUCTURE : SATU LEVEL (EVENT MANAGER – (JOHN, JENNY, JOCKI ETC) b. FUNCTIONAL STRUCTURE (EVENT MANAGER – MARKETING MANAGER, FOOD AND BAVERAGE MANAGER, ACCOUNTANT, OPERATION MANAGER, PROGRAM MANAGER) c. NETWORK STRUCTURE (EVENT MANAGER – VENUE MANAGEMENT – CATERING COMPANY – ACCOUNTING CONSULTANT – SECURITY ORGANISATION – MARKETING CONSULTANCY – LEGAL

CONSULTANT) LARGE ORGANISATION USE OF FURTHER ORGANISATIONAL MODES ARE : a. TASK FORCE : SATUAN KERJA YANG DIBENTUK OLEH ORGANISASI BESAR DALAM MENGHASILKAN SUATU EVENT YANG DIREKRUT DARI BERBAGAI DEPARTEMEN, UNIT DAN BAGIAN b. COMMITTEES : PANITIA KERJA YANG DIBENTUK ORGANISASI BESAR DALAM MENGHASILKAN ANNUAL EVENT YANG DIREKRUT DARI PROFESSIONAL

TAHAPAN PERENCANAAN EVENT : 1. PRE FEASIBILITY PHASE

TUJUAN : MEMASTIKAN APAKAH GAGASAN BERUPA IDE MEMLIKI POTENSI DAN UNIQUE SELLING POINT UNTUK DILAKSANAKAN CARANYA : MELAKUKAN ASESSMENT TERHADAP GAGASAN BERUPA IDE DENGAN MENENTUKAN PARAMETER PENILAIAN : JENIS EVENT, UNIQUE SELLING POINT, WAKTU, BENEFIT, KONDISI SOSIAL DLL BEBERAPA PERTANYAAN HARUS DIJAWAB : a. MENGAPA EVENT TERSEBUT DIPILIH b. APAKAH EVENT SESUAI VISI, MISI DAN OBJECTIVE PERUSAHAAN c. KAPAN DAN DIMANA EVENT DILAKSANAKAN d. APAKAH LOKASINYA COCOK e. APAKAH PEGAWAI TERSEDIA f. APAKAH EVENT DIDUKUNG OLEH MANAJEMEN

g. APAKAH DANA TERSEDIA h. APAKAH ORGANISASI MEYAKINI EVENT DAPAT DIJUAL

2. FEASIBILITY PHASE

TUJUAN : MENGEVALUASI GAGASAN BERUPA IDE YANG DAPAT DIWUJUDKAN SECARA

OPERASIONAL MAUPUN FINANCIAL

CARANYA : MELAKUKAN ASESSMENT TERHADAP SELURUH ASPEK YANG TERKAIT IDE

TERSEBUT SECARA OPERASIONAL SEPERTI : MARKETING, SDM, FINANCIAL, LEGAL, VENUE,

LOKASI,

BEBERAPA PERTANYAAN YANG HARUS DIJAWAB :

1. MAKSUD DAN TUJUAN EVENT

2. DETAIL OF THE NATURE OF THE EVENT

3. KEUNTUNGAN ORGANIZER (PROFIT/CITRA)

4. BAGAIMANA MENYELERASKAN EVENT DENGAN MISI ORGANISASI

5. RESOURCE IMPLICATION

6. THE TRACK RECORD OF EVENT

7. POSSIBLE PROBLEM AND SOLUTION

8. TIME SCALE FOR PLANNING

3. PLANNING PHASE

TUJUAN : MEMBUAT DETAIL PLANNING UNTUK DIJADIKAN GUIDE LINE DALAM MENSUKSESKAN EVENT TAHAPAN PROSES PERENCANAAN SBB : 1. MAKE THE DICISION WIDELY KNOWN (INFO ABOUT WHEN AND WHERE YOUR EVENT WILL TAKE PLACE ANF DATE)

2. SET BUDGETS : THE SOURCES OF BUDGET (DONATION, GRANT, LOW INTEREST LOAN, SPONSORSHIP, SALE OF ADVERTISING SPACE, TICKET SALES,

OTHER COMPETITION, CAR PARKING FEE, INCOME FROM CONCESSIONS, INCOME FROM TV AND RADIO, SALE OF MERCHANDISE AND SALE OF FOOD AND DRINK) 3. APPOINT A COORDINATOR. BASIC SKILL AND QUALITIES THAT ANY GOOD CO ORDINATOR : (EXCELLENT LEADERSHIP QUALITY, AN EXCELLENT COMMUNICATOR, A GOOD ORGANISER, THE ABILITY TO DELEGATE, SOMEBODY NOT AFRAID OF HARD WORK, A MOTIVATOR, SOMEBODY WITH CREATIVITY AND A PERSUASIVE NEGOTIATOR) 4. ASEMBLE A COMMITTEE OR STEERING GROUP THE COMMITTEE HAVE FUNCTIONS : TO OVERSEE THE SMOOTH PLANNING, TO DIVIDE THE WORK, TO FREE THE COORDINATOR FROM ROUTINE TASKS, TO TAKE EXECUTIVE DECISIONS, TO AGREE AN ORGANISATIONAL STRUCTURE, TO ENSURE THAT FINANCES, TO ENSURE THAT THE NECESSARY PERMISSION TO STAGE AND TO DEVELOP A PROMOTIONAL PLAN.

5. CREATE AN ORGANIZATIONAL STRUCTURE. EVENT COMMITTEE WILL NEED A CHAIRPERSON, TREASURER AND SECRETARY PLUS OTHER DEPARTEMENT LIKES : PROMOTION AND MARKETING, FUND RAISING AND SPONSORSHIP, STAFFING AND STAFF TRAINING, ENTERTAINMENT, CATERING, EQUIPMENT AND HEALTH AND SAFETY. CONTOH : UNIT AREA AND TASK: AREA 1 : SITE PREPARATION AND MANAGEMENT TASK : PUBLIC AND VEHICLE ACCESS, CAR PARKING, SIGNPOSTING, INTERPRETIVE MATERIALS, EQUIPMENT, AND ADMISSION AREA 2 : UNIT EVENT PROMOTION TASK : PRODUCTION OF PROMOTIONAL LITERATURE, ADVERTISING, MEDIA LIAISON, VIP GUESTS AND TICKET SALES AREA 3 : STAFFING TASK : RECRUITMENT, TRAINING, PAYMENT AND FACILITIES FOR STAFF AREA 4 : FINANCE AND LEGAL TASK : BUDGETARY CONTROL, FUND RAISING AND SPONSORSHIP, BANKING, PRODUCTION OF ACCOUNT, LEGAL PERMISSION, AND HEALTH, SAFETY AND SECURITY AREA 5 : SUPPORT SERVICES TASK : CATERING, FIRST AID, TOILETS, LIGHTING AND PUBLIC ADDRESS, STAFF COMMUNICATION SYSTEM, CLOAKROOM, FACILITIES FOR DISABLE VISITORS AND ENTERTAINMENT. 6. CLARIFY OBJECTIVES 7. SET TIME SCALE TARGETS AND DEADLINES 8. DEVICE CONTIGENCY PLAN OTHER ACCURRANCES THAT NEED CONTINGENCY PLANS : FAILURE OF POWER SUPPLIES, NON ARRIVAL OF

4. IMPLEMENTATION PHASE : TUJUAN : MELAKSANAKAN SECARA OPERASIONAL SELURUH TAHAPAN PERENCANAAN SESUAI DENGAN TIME SCALE OF EVENT TAHAPAN DIBAGI 2 YAITU : 1. PERSIAPAN AKHIR (PROGRESS REPORT/RECONFIRMASI/RECHECK) 2. PENGELOLAAN DILAPANGAN (GLADI/BREAFING/KOORDINASI) CATATAN : MEMPERSIAPKAN CHECK LIST SELURUH KOMPONEN EVENT

5. EVALUATION PHASE

TUJUAN : MELAKUKAN CONTROLLING DAN EVALUASI EVENT SUMBER BAHAN EVALUASI : FORMULIR PESERTA, DATA SPONSOR, ALAT INSTRUMEN, OBSERVASI LANGSUNG, DLL

1. Modal utama : keberanian memulai dan Relasi

2. Mulailah dari konsep

3. Konsep yang dapat diejawantahkan

4. Mencari dan membentuk Team Work

5. Pembagian kerja dan Pembagian waktu

6. Menyusun proposal dan Anggaran

7. Melakukan publikasi dan promosi

8. Memasarkan Event (Visitor, Exhibitor, sponsor)

9. Menyiapkan kontrak kerja

Before Event

1. Protokoler dan Penyajian acara selama event berlangsung

2. Tanggung jawab dan wewenang

3. Koordinasi dengan semua pihak pada event tersebut

4. Mampu mengatasi masalah di lapangan

5. Publikasi dan promosi selama event berlangsung untuk menarik pengunjung

During Event

1. Evaluasi tertulis dan lisan dari peserta dan panitia.

2. Ucapan terima kasih (tertulis) kepada semua pendukung event

3. Memberi laporan kepada para sponsor

4. Menganalisa kekurangan dan kelebihan event

5. Keep contact with para sponsor, suplier, dan semua pendukung event

6. Mengarsipkan dokumentasi dan laporan event.

7. Lakukan evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit), termasuk audit kelancaran acara,

audit penyelenggaraan dan sebagainya.

8. Simak apa saja hasil yang diperoleh (financial profit, portfolio/references, database, network,

pengakuan/endorsement, dsb)

9. Rapikan dokumentasi (foto, video, dokumen) dengan cermat

10. Siapkan laporan tertulis yang terperinci dan sistematis

11. Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa mendatang.

After Event

1. Tahap Riset

Mengumpulkan dan menganalisa sejarah event dan membandingkan dengan event lainnya.

2. Tahap Desain

Mengumpulkan ide-ide dari event sejenis, bertukar pikiran dengan para vendor.

3. Tahap Perencanaan

Pertemuan untuk pembuatan perencanaan, jadwal, fasilitas kerja, dan waktu kerja.

4. Tahap Koordinasi

Mengidentifikasi prospek vendor, kontrak, jadwal produksi akhir dan pelaksanaan jadwal.

5. Tahap Evaluasi

Persiapan dan distribusi survey, pengumpulan data, analisa data, persiapan laporan dan

rekomendasi serta laporan final.

PROSES RENCANA PENYELENGGARAAN EVENTS

OBJECTIVES

SISTEMATIC DETAILED PLANNING WHAT DO WE WANT ?

Ideas and Proposals : Screening Criteria for Screening Event Objective and detailed items

DRAFT OUTLINE PLAN ENVIRONMENTAL SEARCH :

Competition, Problems, Precedents/Similarities,

Stakeholder

INFORMATION GATHERING : Dates, Cost and Revenue,

Venue, Staffing

FINANCIAL PLAN : Budget, Charge/Income, Sponsorship, Investment,

Cash flow

OPERATIONAL PLAN : Operational resources, Staff/Team,

Location/Site/Venue, Logistics, Equipment, Production Schedule,

Health, safety & security

MARKETING PLAN : Research, Marketing Activities,

Promotion and Public relation and Marketing Schedule

REFLECTION : DISCUSSION OF PLAN

ORGANIZING & PREPARING THE EVENT Development activities, preparation and deadlines

IMPLEMENTING THE EVENT Operations, control and action

TAHAPAN PENYELENGGARAAN MEETING

BEFORE THE MEETING : LEADER : DEFINE THE OBJECTIVE, SELECT PARTICIPANTS, MAKE PREELIMENERY CONTACT WITH PARTICIPANTS TO CONFORM AVAILABILITY, SCHEDULE MEETING ROOM AND AVERAGE FOR EQUIPMENT AND REFRESHMENT, PREPARE AGENDA, INVITE PARTICIPANTS AND DISTRIBUTE AGENDA, MAKE FINAL CHECK OF MEETING ROOM. PARTICIPANTS : BLOCK TIME OF SCHEDULE, CONFIRM ATTENDANCE, DEFINE YOUR ROLE, DETERMINE

LEADER’S NEED FROM YOU, SUGGEST OTHER PARTICIPANTS, KNOW THE OBJECTIVE, KNOW WHEN AND

WHERE TO MEET AND DO ANY REQUIRED HOMEWORK DURING THE MEETING : LEADER : START PROMPTLY, FOLLOW THE AGENDA, MANAGE THE USE OF TIME, LIMIT/CONTROL THE DISCUSSION, HELP RESOLVE CONFLICT, CLARIFY ACTION TO BE TAKEN AND SUMMERIZE RESULTS PARTICIPANTS : LISTEN AND PARTICPATE, BE OPEN MINDED, STAY ON THE AGENDA AND SUBJECTS, LIMIT OR AVOID SIDE CONVERSATIONS AND DISTRACTION, ASK QUESTIONS TO ASSURE UNDERSTANDING, TAKE NOTES AND YOUR ACTION ITEMS AFTER THE MEETING : LEADER : RESTORE ROOM AND RETURN EQUIPMENT, EVALUATE EFFECTIVENESS AS MEETING LEADER, SEND OUT MEETING EVALUATIONS, DISTRIBUTE MEMORANDUM OF DISCUSSION, TAKE ANY ACTION YOU AGREED

Why

Alasan apa yang membuat event itu ada?

Mengapa Event itu harus dilaksanakan

Who

Siapa akan mendapat manfaat dari event itu?

Siapa yang mereka akan hadirkan?

When

Kapan event dilaksanakan?

Apakah tanggal dan waktu fleksibel untuk dirubah?

Where

Hal yang terbaik dalam menentukan lokasi dan tempat penyelenggaraan?

What

Elemen dan sumber daya apa yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan diatas?

TAHAPAN PENYELENGGARAAN CONFRENCE

PERINTISAN : 5W + 1 H, MERUMUSKAN OBJECTIVES/STRATEGI/KEBIJAKAN/SASARAN, TEMA/TOPIK, PEMBENTUKAN STEERING/ORGANIZING COMMITTEE PRA PENYELEGGARAAN : PEMILIHAN LOKASI, PENYUSUNAN PROPOSAL, ANGGARAN, PROGRAM, PEMILIHAN PROPERTY, PIHAK KETIGA, PEMASARAN/PROMOSI, SPONSORSHIP, MATERIAL, IMIGRATION PROCEDURE, RSVN, REGISTRATION, PARTICIPANT SERVICE, FOOD AND BAVERAGE SERVICE, TRANSPORTATION SERVICE, FREE TIME ACTIVITIES, PENAMPILAN PENYELENGGARAAN : PENGECEKAN BAHAN, PERLENGKAPAN, PETUGAS, PEMATERI, PARTICIPANTS, PELAYANAN DAN KEPANITIAAN, KOORDINASI, BREAFING, INTERPRETER, NOTULENSI, SOCIAL PROGRAM

EVALUASI : PENYELENGGARAAN : SITE, CONFRENCE AND PARTICIPANTS DAMPAK PENYELENGGARAAN : ECONOMIC, SOCIAL DAN ECO

TAHAPAN PENYELENGGARAAN EXHIBITION

PERENCANAAN : 5 W + 1 H, MERUMUSKAN RENCANA STRATEGIS (TUJUAN, NILAI, STRATEGI, KEBIJAKAN, TEMA), MERENCANAKAN BERBAGAI ASPEK (LEGALITAS, PEMASARAN/PROMOSI, SDM, KEUANGAN, TEKNIS, ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN), MEMILIH SITE DAN VENUE, MENENTUKAN LUASAN/LETAK BOOTH/STAN, MERENCANAKAN DISPLAY PELAKSANAAN : PENGECEKAN BOOTH/STAN, PERSIAPAN (SIMULASI/BREAFING DAN PENGECEKAN AKHIR), MEMAHAMI KEBUTUHAN PENGUNJUNG, MENARIK PERHATIAN PENGUNJUNG, MELAYANI PENGUNJUNG, BERKOMUNIKAS DENGAN PENGUNJUNG, MEMPRESENTASIKAN PRODUK, MENGUMPULKAN INFORMASI, MENGAKHIRI PEMBICARAAN

EVALUASI : TINDAK LANJUT, MENGUKUR KINERJA PELAKSANAAN EVENT, MENGEVALUASI PENYELENGGARAAN DAN DAMPAK

PERENCANAAN KEIKUTSERTAAN PAMERAN A. PERENCANAAN TAHAP PERTAMA : MENJAWAB APAKAH EVENT YANG DIIKUTI SESUAI DENGAN STRATEGI PEMASARAN, MENGAPA PERUSAHAAN MELAKUKAN PAMERAN, APA YANG INGIN DIPAMERKAN, SIAPA SASARAN PENGUNJUNG YANG DITUJU DAN BERAPA BESAR ANGGARAN PAMERAN

TAHAP KEDUA : MENENTUKAN LULUSAN BOOTH/STAN DAN MENENTUKAN LETAK POSISI BOOTH/STAN. TIPS MEMLIH BOOTH : HINDARI LOKASI BERDEKATAN DENGAN WC, TEMPAT MAKAN MINUM, KOLOM BANGUNAN LANGIT YANG RENDAH, WARUNG STAN MAKANAN, GANG/JALAN BUNTU, PINTU MASUK UNTUK ANGKUTAN BARANG, RUANG YANG GELAP, PINTU KELUAR BELAKANG LOKASI, BOOTH PESAING, STAND YANG MENJUAL PRODUK YANG BISING. TERDAPAT 2 SISTEM BOOTH : SISTEM PORTABLE DAN SISTEM TERPASANG. PANDUAN MEMBUAT DISPLAY : ANGGARAN, CITRA, FREKUENSI DAN FLEKSIBILITAS DAN SERBA GUNA

Publications

B. PELAKSANAAN

PENGECEKAN BOOTH/STAN, MEMAHAMI KEBUTUHAN PENGUNJUNG, MENARIK PERHATIAN PENGUNJUNG, MELAYANI PENGUNJUNG, BERKOMUNIKASI DENGAN PENGUNJUNG DAN MEMPRESENTASIKAN PRODUK/JASA KEPADA PENGUNJUNG. 4 JENIS KEPRIBADIAN PENGUNJUNG : BERKUASA, ENERJIK, TERGANTUNG DAN RAGU-RAGU. TIGA PRINSIP YANG PERLU DIPEGANG DALAM MEMPRESENTASIKAN PRODUK/JASA : WUJUD/BENTUK, MANFAAT DAN KECENDERUNGAN OPINI PENGUNJUNG.

C. EVALUASI / TINDAK LANJUT TINDAK LANJUT : MENGIRIM SURAT KEPADA PENGUNJUNG MELALUI FORMULIR INVENTARISASI, MENGEVALUASI DATA-DATA FORMULIR INVENTARISASI PENGUNJUNG, MENELEPON MEREKA DENGAN PANDUAN KUESIONER.

MENGUKUR KINERJA : BAGAIMANA KINERJA DIKAITKAN DENGAN TUJUAN, APA YANG PERLU DILAKUKAN AGAR BERBEDA EVENT YANG DIIKUTI SEKARANG BERBEDA UNTUK MENDATANG, APA TANTANGAN KITA, HAL APA YANG TERJADI DILUAR RENCANA, SEBERAPA EFEKTIF BOOTH KITA, PRODUK APA YANG BANYAK MENGUNDANG PERHATIAN PENGUNJUNG, SEBERAPA EFEKTIF JADWAL PENGENDALIAN, BAGAIMANA KUALITAS PENGUNJUNG, SIAPA SAJA PESAING KITA DAN APA KITA AKAN MENGIKUTI EVENT LAGI DI MASA MENDATANG

TAHAPAN PENYELENGGARAAN TRAVEL MART

PERINTISAN : PENETAPAN TUJUAN DAN SASARAN, KOORDINASI ANTARA PEMERINTAH/SWASTA/MASYARAKAT, PEMBENTUKAN SC DAN OC, PENETAPAN TEMA PRA PENYELENGGARAAN : PEMILIHAN LOKASI DAN VENUE, PENYUSUNAN PROGRAM, PROPOSAL, ANGGARAN, SELEKSI DAN PEMILIHAN PCO/PEO, PENGGALIAN SPONSORSHIP, PENYIAPAN DAN PEMBENAHAN FASILITAS, SARANA DAN PRASARANA, PENGAJUAN PROPOSAL DAN PENAWARAN, REKRUITMEN PESERTA, PROMOSI PENYELENGGARAAN : PENGORGANISASIAN KEGIATAN PENDUKUNG (SOCIAL PROGRAM), OFFICIAL MEETING, PRE AND POST CONFRENCE TOURS, PELAYANAN AKOMODASI/TRANSPORT DAN TELEKOMUNIKASI, AKTIVITAS DI DALAM AREA TRAVEL MART EVALUASI : EVALUASI PENYELENGGARAAN DAN EVALUASI DAMPAK PENYELENGGARAAN

TRAVEL MART

ADALAH SALAH SATU AKTIFITAS PROMOSI PARIWISATA YANG DIKEMAS DALAM BENTUK PASAR WISATA,

DIMANA PARA PEMASOK PRODUK-PRODUK PARIWISATA ATAU BIASA DISEBUT SELLER (HOTEL, RESTAURANT, INSTANSI PEMERINTAH, MASYARAKAT, ASOSIASI, SWASTA) BERTEMU DAN MELAKUKAN TRANSAKSI DENGAN PARA PEMBELI ATAU DISEBUT BUYERS (BPW/APW/TO/WHOLESALER)

KOMPONEN TRAVEL MART : 1. TEMA 2. ORGANISASI PENYELENGGARA (SC DAN OC) 3. LOKASI PENYELENGGARAAN (VENUE) 4. PROMOSI KEGIATAN 5. PROMOSI PENYELENGGARAAN 6. EVENT-EVENT PENDUKUNG 7. FASILITAS SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG 8. ANGGARAN PENYELENGGARAAN

REPORTING EVENT KEGIATAN AKHIR YANG DILAKUKAN OLEH PENYELENGGARA EVENT ADALAH MENYUSUN LAPORAN AKHIR

(RECORD AND REPORT). LAPORAN DIBAGI 2 YAITU : 1. LAPORAN PENYELENGGARAAN : PENDAHULUAN, ACARA/PROGRAM, ANGGARAN, KENDALA/HAMBATAN,

REKOMENDASI 2. LAPORAN STAKEHOLDER : PENDAHULUAN, PARTISIPASI / PESERTA, MULTIFLIER EFFECT, ANGGARAN, SPONSORSHIP, KENDALA/HAMBATAN, PENUTUP, UCAPAN TERIMA KASIH DISTRIBUTION OF REPORT : OWNERS, GOVERNMENT, EVENT ORGANIZER, SPONSOR, PIHAL KETIGA LAINNYA

RISK MANAGEMENT EVENT RISIKO BERASAL DARI LATIN YAITU RESECARE ARTINYA MEMBELAH DAN YUNANI THIZA ARTINYA BATU KARANG RISIKO ADALAH KEMUNGKINAN (KETIDAKPASTIAN) TERJADINYA PERISTIWA YANG MEMBAWA AKIBAT NEGATIF (YANG TIDAK DIINGINKAN) ATAS TUJUAN/STRATEGI/SASARAN/TARGET (NILAI YANG INGIN DIRAIH) TINGGI RENDAHNYA RISIKO DAPAT DIUKUR BERDASARKAN 2 FAKTOR YAITU : AKIBAT NEGATIF DAN KEMUNGKINAN TERJADI RISK MANAGEMENT IS THE PROCESS OF IDENTIFYING SUCH RISKS, ASSESSING THESE RISKS AND MANAGING THESE RISKS. THE FOLLOWING RISKS : 1. NATURAL DISASTERS : HEAVY RAIN 2. FINANCIAL RISK : HIGH EXCHANGE RATES 3. LEGAL RISKS : DISPUTES OVER CONTRACTS BETWEEN EO AND CLIENTS OR EO AND SUB CONTRACTOR 4. TECHNOLOGY RELATED RISKS : TECHNOLOGICAL FAILURES SUCH AS SYSTEM, NETWORKS 5. MISMANAGEMENT RISKS : DISPUTES AT THE TOP MANAGEMENT LEVELS 6. SAFETY AND SECURITY RISKS : ACCIDENTS, TERRORISM, SABOTAGE 7. SUPPORTING EVENTS RISK : THE PARTICIPANTS, THE AUDIENCE MANFAAT MENGETAHUI RISIKO : MEMUDAHKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN, MENINGKATKAN JAMINAN PENCAPAIAN SASARAN DAN MEMUDAHKAN PENYUSUNAN PRIORITAS ANGGARAN

PROCESS OF RISK MANAGEMENT : 1. IDENTIFY RISKS AND HAZARDS : WHEN AND HOW A PROBLEM MIGHT ACCUR, TO ANALYZE THE LIKELIHOOD OF PROBLEMS ARISING 2. ASSESS THE RISKS AND HAZARDS : TO EVALUATED AND TO PRIORITIZE THE ISSUES FOR ATTENTION 3. MANAGE THE RISKS AND HAZARDS : TO LOOK AT THE MOST EFFECTIVE WAYS OF MANAGING THEM CONTROL MEASURES THE RISKS : 1. ELIMINATION PLAN 2. SUBSTITUTION PLAN 3. ISOLATION PLANS 4. ENGINEERING CONTROLS 5. ADMINISTRATIVE CONTROLS 6. CONTIGENCY PLANS MANAGEMENT RISIKO SBB : A. PROSES : 1. PROSES AWAL : MEMBANGUN LINGKUNGAN INTERNAL DAN MENETAPKAN KONTEKS 2. PROSES INTI : MELAKUKAN ASESMEN RISIKO DAN MEMBERI TINDAK LANJUT (TANGGAPAN DAN PERLAKUAN) ATAS RISIKO 3. PROSES PENUNJANG : MEMANTAU, MENGKAJI ULANG, KOMUNIKASI, KONSULTASI DAN DOKUMENTASI B. STRUKTUR : UNIT KERJA BERTANGGUNGJAWAB MENJALANKAN PROSES INTI MANAJEMEN RISIKO C. KULTUR : MEMBIASAKAN ORANG DI SEMUA JENJANG MEMIKIRKAN RISIKO SERTA MEMATHUI KEBIJAKAN TOLERANSI RISIKO YANG BERLAKU DI UNIT KERJA

TUGAS :

1. CARI ARTIKEL MENGENAI AKTIVITAS BISNIS MICE DI KORAN

2. CARI 10 BUAH REFRENSI/BUKU MENGENAI BISNIS MICE

3. CARI 1 COMPANY PROFIL BISNIS MICE

4. BUATLAH PROPOSAL EVENT

5. BUATLAH RESUME 1 BUAH BUKU MENGENAI BISNIS MICE