pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahanmutasi, dan sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke bagian pembuatan daftar gaji
dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
b. Kartu Jam Hadir
Kartu ini berfungsi sebagai pencatat jam hadir setiap karyawan perusahaan yang dapat dipergunakan untuk mempermudah perhitungan gaji dan upah
karyawan. Catatan jam hadir karyawan ini berupa daftar hadir biasa dan kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
c. Kartu Jam Kerja
Kartu ini berfungsi sebagai pencatat waktu kerja yang dikonsumsi oleh karyawan selama jam kerja tertentu.
d. Daftar Gaji dan Upah
Daftar ini digunakan untuk mempermudah perhitungan gaji dan upah. Daftar ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi dengan
potongan gaji PPh 21, iuran, dll.
e. Rekap Daftar Gaji dan Upah
Rekap ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemenbagian yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
f. Surat Penyertaan Gaji dan Upah
Surat ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang
menjadi beban karyawan.
Universitas Sumatera Utara
g. Amplop Gaji dan Upah
Halaman muka amplop ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identitas karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam
jumlah tertentu.
h. Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat Accounting Chief ke Bagian Finance Chief, berdasarkan informasi dalam
daftar gaji dan upah yang diterima dari Fungsi pembuat daftar gaji Bagian Human Management Development HRD Manager.
Pencatatan gaji dan upah terdiri dari beberapa prosedur antara lain :
a. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, pencatatan ini diselenggarakan oleh bagian administrasi dengan menggunakan daftar hadir
pada pintu masuk kantor. Pencatatan waktu hadir ini dapat menggunakan daftar hadir biasa, dimana karyawan harus menandatanganinya setiap hadir
dan pulang atau dapat menggunakan daftar hadir berupa kartu jam kerja clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu
time recorder machine. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah
karyawan, bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau harus
dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk
Universitas Sumatera Utara
menentukan apakah karyawan di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur, dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat menerima
tunjangan lembur.
b. Prosedur pencatatan waktu kerja
