PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Layanan Service Berkala Pada PT. Astra International Tbk.

International. Tbk

PROYEK SISTEM INFORMASI

Oleh :

Nama : Nur Damar Pramastha NIM : 05390100050

Program : DIII(Diploma III) Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

KATA PENGANTAR ……….... DAFTAR ISI ………... DAFTAR TABEL ………... DAFTAR GAMBAR ……….. DAFTAR LAMPIRAN ………... BAB I PENDAHULUAN ...

1.1 Latar Belakang Masalah ……….. 1.2 Perumusan Masalah ……… 1.3 Pembatasan Masalah ………... 1.4 Tujuan ………. 1.5 Manfaat ………... 1.6 Sistematika Penulisan ………. BAB II HASIL SURVEY ...

2.1 Gambaran Umum PT. Toyota Astra Motor... 2.2 Struktur Organisasi .……… 2.3 Deskripsi Tugas ... 2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 2.4.1 Aliran dokumen ... 2.5 Dokumen Input/Output ... BAB III LANDASAN TEORI ...

3.1 Sistem ... 3.2 Sistem Informasi ……….………

vii ix xii xiii xvii 1 1 3 3 4 5 6 9 9 10 11 12 12 17 20 20 27

3.5 Sistem Informasi Layanan Service Berkala... 3.6 Bagan Alir Dokumen ... 3.7 Data Flow Diagram ... 3.8 Entity Relationship Diagram ... 3.9 Database Management System ………... BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ...

4.1 Analisis Sistem ... 4.2 Desain Sistem ...

4.2.1 System Flow Menentukan Service

Berkala... 4.2.2 System Flow Membuat Perintah Kerja Bengkel...

4.2.3 Diagram Berjenjang... 4.2.4 Data Flow Diagram ………... 4.2.5 Entity Relationship Diagram... 4.2.6 Struktur Tabel……... ... 4.2.7 Desain Input/Output... BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 5.1 Sistem yang Digunakan ... 5.2 Cara Setup Program ... 5.3 Penjelasan Pemakaian Program ... BAB VI PENUTUP ...

31 32 33 34 35 36 36 37 37 39 41 42 53 55 61 80 80 80 83 100

6.2 Saran ... DAFTAR PUSTAKA ... LAMPIRAN ...

100 101 102

1 1.1 Latar Belakang Masalah

Teknologi informasi bukanlah penghambat laju perkembangan sebuah perusahaan tetapi lebih ke arah solusi. Kenyataan demikian lebih didasarkan pada investasi besar yang dilakukan oleh pihak perusahaan, perusahaan skala kecil maupun perusahaan skala besar yang mau menerapkannya dalam lingkungan kerja demi mengikuti perkembangan jaman. Jaman yang dimaksud di sini adalah saat ini dan masa yang akan datang, yaitu dengan mengubah sistem yang berbasis manual dengan sistem yang berbasis komputer.

PT. Astra International.Tbk merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan mobil dan menerima permintaan service dari konsumen. Hampir semua sistem yang ada sudah berbasis komputer. Namun, di dalam implementasinya pengerjaan masih kurang efisien. Dalam melakukan pencatatan service dan jenis laporan yang dapat dihasilkan masih sangat terbatas dan masih kurang memenuhi kebutuhan manajemen yang berupa laporan transaksi service kendaraan yang dalam kenyataannya masih rancu dengan keadaan yang ada. Pada kondisi kenyataan di lapangan pemakaian teknologi informasi masih perlu ditingkatkan lagi.

Dalam menghadapi persoalan di atas, maka dibuatkan suatu sistem informasi layanan service pada PT. Astra International.Tbk. Sistem tersebut mampu untuk meminimalisir waktu, mengolah data transaksi menjadi informasi yang bermanfaat dengan cepat dan tepat, serta dapat membantu dalam melakukan

pembukuan. Sehingga diharapkan dengan adanya sistem ini dapat memberikan konstribusi yang memadai untuk kelancaran kinerja PT. Astra International.Tbk.

Jasa layanan service pada PT.Astra International.Tbk. Kegiatan proses transaksinya seringkali berbelit atau proses yang diperlukan membutuhkan waktu agak lama dikarenakan data yang akan diproses melewati beberapa tahap yang seharusnya dapat diringkas pada pengerjaannya.

Service Berkala adalah pekerjaan paket service gratis yang disediakan oleh PT. Astra International.Tbk. Sebagai wujud terima kasih kepada pelanggan atas pembelian mobil merk Toyota. Paket service berkala secara gratis dilakukan berdasarkan kilometer (jarak tempuh kendaraan) yang telah menempuh 1000. Jarak tempuh selanjutnya adalah kelipatan 10.000 KM. Service kendaraanya setelah service gratis akan dimulai dari kelipatan 10.000, 20.000, 30.000, 40.000, 50.000, 60.000, 70.000, 80.000, 90.000, dan 100.000 km.

Jenis service yang dilakukan pada layanan service berkala adalah jasa pengecekkan keadaan kondisi mobil sesuai prosedur berdasarkan jarak tempuh. Apabila ada bagian yang perlu dikalibrasi ulang maka mekanik akan melakukan kalibrasi ulang sesuai standar dari pabrik terhadap instrumen tersebut dengan biaya secara gratis.

Jenis layanan service Umum adalah paket program yang ada pada PT.Astra International.Tbk. Service umum adalah layanan yang dihadirkan kepada pelanggan yang mempunyai kendaraan merek Toyota. Pada masa periode paket service gratis telah habis dimanfaatkan maka pengguna kendaraan Toyota masih tetap dapat merawat kendaraannya di bengkel resmi Toyota dengan menggunakan paket service umum. Jenis paket service umum adalah biaya atas jasa perbaikan

kendaraan konsumen langsung dibebankan kepada konsumen yang bersangkutan dan pembayarannya harus dilakukan secara tunai.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:

a. Bagaimana Merancang dan membangun sebuah sistem informasi yang lebih baik untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan?

b. Bagaimana Merancang dan membangun sebuah sistem informasi layanan service yang terkomputerisasi?

c. Bagaimana Merancang dan membangun sistem informasi yang menampilkan data kendaraan yang melakukan service secara lengkap?

1.3 Pembatasan Masalah

Pembatasan dalam perancangan dan pembuatan sistem informasi layanan service berkala pada PT. Astra International.Tbk Auto 2000 Madiun ini adalah sebagai berikut:

a. Proses pengelolaan data master

Proses pengelolaan data master adalah bagian pada sistem ini yang berfungsi untuk mengolah data master sehingga dapat mempermudah dalam pengolahan data transaksi dan juga dalam pembuatan laporan. Proses pengelolaan data master meliputi:

1. Input data pelanggan oleh bagian service advisor. 2 .Input data mobil oleh bagian service advisor.

4. Input data jasa oleh bagian service advisor. 5. Input data suku cadang oleh bagian spareparts.

b. Proses pengelolaan data transaksi perusahaan yang teroganisir.

Pengelolaan data transaksi dari bukti transaksi perusahaan dilakukan untuk mengurangi resiko kehilangan data dan untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless). Selama ini, kertas banyak dibutuhkan untuk mencatat data transaksi dan menulis bukti transaksi yang masuk. Dengan sistem informasi administrasi service ini, kertas dapat digunakan secara efisien sehingga biaya administrasi perusahaan untuk kertas dapat diminimalisasi. Proses pengelolaan data transaksi meliputi:

1. Pendataan data pelanggan oleh service advisor

2. Pendataan data mobil yang akan dilakukan service oleh service advisor. c. Pada Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Layanan Service pada

PT. Astra international Auto2000 Madiun hanya membatasi sistem ini pada Proses Sistem Service berkala berupa prosedur sesuai jarak tempuh dari kendaraan yang melekukan proses servis di PT. Astra International Tbk.

1.4 Tujuan

Tujuan dari proyek sistem informasi ini adalah membuat sistem informasi layanan service berkala yang dapat mengolah data transaksi menjadi informasi yang bermanfaat dengan cepat dan tepat. Selain itu, sistem ini juga dapat meringankan tugas pemilik dan pegawai perusahaan dalam menyimpan data transaksi serta melakukan pembuatan laporan.

1.5 Manfaat

Keuntungan sistem yang baru bagi pengguna yaitu divisi after sales service atau divisi pemeliharaan kendaraan pelanggan dalam melakukan pelayanan terhadap pelanggan adalah sebagai berikut:

a. Service Advisor

Service advisor merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan dalam melakukan proses pencatatan data transaksi khususnya pada transaksi layanan mobil. Adapun keuntungan sistem informasi layanan service berkala yang dikembangkan bagi service advisor adalah sebagai berikut:

1. Dapat mempermudah dalam menyimpan data pelanggan dan data jasa layanan yang akan melakukan layanan mobil.

2. Dapat mempermudah dalam melakukan proses layanan mobil pelanggan secara cepat dan efektif.

b. Bagian Sparepart

Bagian sparepart merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan dalam melakukan proses pencatatan data transaksi khususnya pada transaksi pembelian. Adapun keuntungan sistem informasi layanan service yang dikembangkan bagi bagian sparepart adalah sebagai berikut:

Dapat mempermudah dalam menyimpan data sparepart dan data penjualan sparepart yang telah terjual.

c. Bagian Administrasi

Bagian administrasi merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan dalam melakukan proses mengelola dan mengatur proses administrasi. Adapun keuntungan sistem informasi layanan service berkala yang dikembangkan bagi bagian administrasi adalah sebagai berikut:

1. Mempermudah dalam melakukan proses pencatatan transaksi. 2. Mempermudah dalam melakukan proses pembuatan laporan.

d. Bagian Kasir

Bagian kasir merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan dalam melakukan proses mengelola dan mengatur proses administrasi keuangan dalam pembayaran pelunasan tagihan.

Adapun keuntungan sistem informasi layanan service berkala yang dikembangkan bagi bagian kasir adalah sebagai berikut:

1. Mempermudah dalam proses input pembayaran oleh konsumen. 2. Mempermudah dalam membuat laporan jenis transaksi service.

1.6 Sistematika Penulisan

Laporan Proyek Sistem Informasi ini terdiri dari enam bab yaitu pendahuluan, hasil survey, landasan teori, analisis dan desain sistem, implementasi dan pembahasan serta penutup. Masing-masing bab terdiri atas beberapa sub bahasan .

Bab pertama pendahuluan membahas tentang latar belakang masalah pada PT. Toyota Astra Motor, perumusan masalah yang akan dibuat dalam sistem ini, pembatasan masalah dalam pembutan dalam sistem ini, tujuan pembuatan

sistem, manfaat dari sistem yang dibuat bagi pengguna, dan sistematika penulisan laporan.

Bab kedua hasil survey membahas gambaran umum PT. Toyota Astra Motor Madiun, struktur organisasi, deskripsi tugas, analisis sistem yang sedang berjalan, dan dokumen Input/Output. Sub-sub bab gambaran umum PT. Toyota Astra Motor Madiun membahas tentang sejarah perusahaan, visi, misi, dan motto perusahaan. Sub-sub bab analisis sistem yang sedang berjalan menjelaskan alur proses perusahaan dalam bentuk aliran dokumen yang meliputi proses service berkala, pembuatan perintah kerja bengkel, dan pembuatan tagihan.

Bab ketiga landasan teori membahas tentang berbagai macam teori yang mendukung dalam pembuatan sistem ini. Landasan teori ini dikelompokkan menjadi dua yaitu landasan teori tentang ilmu yang terkait dan landasan teori tentang permasalahan. Landasan teori tentang ilmu yang terkait meliputi pengertian sistem, sistem informasi, teknologi informasi dan sistem informasi service berkala. Landasan teori tentang permasalahan meliputi konsep dasar sistem informasi, analisis dan perancangan sistem, bagan alir dokumen, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, dan Database Management System.

Bab keempat analisis dan desain sistem membahas analisis dan desain sistem baru, meliputi aliran dokumen baru, diagram alir data, Entity Relationship Diagram, struktur tabel, dan desain Input/Output. Sub-sub bab Aliran Dokumen Baru menggambarkan proses yang dikembangkan, yang meliputi proses menentukan service berkala, pembuatan perintah kerja bengkel, pembuatan tagihan, dan pemeliharaan data master. Data master yaitu data yang digunakan untuk transaksi perusahaan, yang meliputi master pelanggan, mobil, dealer, suku

cadang, service, ketentuan service, periode harga suku cadang, periode harga service.

Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang cara implementasi dari sistem baru, yaitu spesifikasi minimum yang dibutuhkan personal komputer yang akan diinstal program sistem, cara instalasi program, dan penjelasan pemakaian program pada saat login hingga pembahasan cara kerja sistem dan hasil output dari sistem yang digunakan.

Bab keenam penutup membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan sistem ini dipaparkan manfaat dan keuntungan yang diperoleh dari sistem ini. Serta saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem ini selanjutnya. .

9 BAB II HASIL SURVEY

2.1 Gambaran Umum PT. Toyota-Astra Motor

PT. Toyota-Astra Motor yang didirikan pada tahun 1971 merupakan perusahaan joint venture antara PT. Astra International Tbk (saham 51%) dengan Toyota Motor Corporation (saham 49%), Jepang. Selama 30 tahun, PT. Toyota-Astra Motor telah memainkan peranan penting dalam pengembangan industri otomotif di Indonesia serta membuka lapangan pekerjaan termasuk dalam industri pendukungnya. Saat ini, PT. Toyota-Astra Motor telah memiliki pabrik produksi seperti Stamping, Casting, Engine dan Assembly di area industri Sunter Jakarta.

Auto2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang manajemennya ditangani penuh oleh PT Astra International Tbk. Saat ini Auto2000 adalah main dealer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai antara 70-80 % dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, Auto2000 berhubungan dengan PT Toyota Astra Motor yang menjadi Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) Toyota.

Setiap perusahaan pasti memiliki visi dan misi. Pada konteks visi dan misi tersebut terdapat suatu harapan masa depan, bahwa perusahaan akan dapat terus berkembang seiring dengan majunya jaman dan perkembangan teknologi. Sehingga nantinya diharapkan dapat membentuk sumber daya manusia yang bermutu tinggi. Dengan komitmen untuk selalu mengutamakan kepuasan pelanggan, PT Toyota-Astra Motor (TAM), sebagai perusahaan pelopor industri otomotif Indonesia, senantiasa terus menerus menciptakan inovasi terbaiknya. Hal

ini selaras dengan visi TAM untuk menjadi perusahaan industri otomotif berkelas international.

2.1.1 Visi

Menjadi main dealer terbaik di Indonesia dengan praktek proses dan pelayanan berkelas dunia

2.1.2 Misi

Memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan, mencapai pangsa pasar nomer satu, menyediakan lingkungan kerja aman dan nyaman bagi karyawan, menciptakan nilai tambah kepada pelanggan yaitu dengan kemudahan, kehandalan, dan menciptakan nilai tambah ekonomis bagi pemegang saham.

2.2 Struktur Organisasi PT. Toyota-Astra Motor

Dari hasil survey yang telah dilakukan terdapat struktur organisasi beserta deskripsi tugas yang dapat dijelaskan sebagai berikut:

Kepala Cabang

Kepala Bagian Administrasi

Public General

Affairs Kasir

Kepala Bagian Bengkel

Service

Advisor Foreman

Kepala Bagian Penjualan

Sales Counter CRC

2.3 Deskripsi Tugas

Berdasarkan struktur organisasi ada Gambar 2.1 dapat dideskripsikan masing-masing tugas yang dimiliki oleh tiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut:

1. Kepala Cabang

Berwenang untuk mengelola dan mengkoordinir masing – masing bagian yang ada di bawahnya dalam setiap pengambilan kebijakan yang strategis.

2. Wakil Kepala Cabang

Berwenang untuk mengelola dan mengkoordinir masing – masing bagian yang ada di bawahnya dalam setiap pengambilan kebijakan.

3. Kabag. Administrasi

Bertugas mengelola dan mengatur proses administrasi. 4. Kabag. Bengkel

Bertugas mengelola dan mengatur proses layanan mobil pelangan. 5. Kabag. Penjualan

Bertugas mengelola dan mengatur proses penjualan mobil. 6. Kasir

Bertugas melakukan transaksi keuangan. 7. Service Advisor

Bertugas sebagai penasehat terhadap layanan mobil pelanggan. 8. Personalia

Bertugas mengelola dan mengatur karyawan. 9. Foreman (Mekanik)

10.Salesman (wiraniaga)

Bertugas melakukan penjualan mobil. 11.Counter Sales

Bertugas melakukan penjualan mobil. 12.CRC

Bertugas melakukan hubungan dengan pelanggan.

2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan meliputi pembahasan tentang aliran dokumen yang ada pada perusahaan dan hasil analisis terhadap aliran dokumen tersebut. Secara detail, analisis sistem yang sedang berjalan berikut ini akan dijelaskan secara detail.

2.4.1 Document Flow

Aliran dokumen yang saat ini digunakan yaitu aliran dokumen yang berhubungan dengan transaksi layanan menentukan service berkala, membuat perintah kerja bengkel (PKB), dan membuat tagihan pelanggan atas jasa perbaikan kendaraannya.

A. Document Flow Proses Menentukan Service Berkala

Proses layanan menentukan service berkala yang dilakukan pada PT. TOYOTA-ASTRA MOTOR pada saat ini masih kurang efektif dan efisien. Kegiatan ini berawal dari konsumen datang dengan membawa buku garansi service atau tidak tapi membawa permasalahan dengan mobil pelanggan tersebut. Pelanggan datang dengan membawa STNK mobil, lalu bagian SA menerima dengan memasukkan data pelanggan dan mobil pelanggan apabila mobil dan data

pelanggan belum tercantum dalam record pada divisi SA maka SA akan menginputkan dan menyimpan pada record yang ada pada divisi SA.

Setelah itu, bagian SA akan melakukan cek keadaan fisik dari kendaraan konsumen yang akan dilakukan perbaikan ditujukan agar pada saat kendaraan keluar/selesai dilakukan perbaikan sesuai pada saat awal kendaraan belum dilakukan perbaikan oleh mekanik .

B. Document FlowProses Pembuatan Perintah Kerja Bengkel (PKB) Proses pembuatan PKB yang dilakukan pada PT. TOYOTA-ASTRA MOTOR pada saat ini masih kurang efektif dan efisien. Terlihat pada dokumen flow lama di bawah. Dengan kata lain, belum memberikan informasi yang efektif dan efisien. Proses pembuatan PKB adalah proses SA akan melakukan

Gambar 2.3 Document FlowProses Pembuatan Perintah Kerja Bengkel .

Cek histori kendaraan pelanggan kemudian SA akan menginputkan jenis service yang dipilih pelanggan berdasarkan jarak tempuh kendaraan pelanggan dan menginputkan informasi keluhan kendaraan pelanggan.

SA kemudian akan melanjutkan proses pembuatan PKB dan akan mencetaknya menjadi 3 rangkap dan akan didistribusikan pada pelanggan pada rangkap 1, rangkap 2 dan rangkap 3 akan diserahkan kepada Adm.Service untuk dilakukan proses lebih lanjut.

C. Dokument Flow Proses Pembuatan Tagihan

Proses Pembuatan Tagihan yang dilakukan pada PT. TOYOTA-ASTRA MOTOR pada saat ini masih kurang efektif dan efisien. Terlihat pada dokumen flow lama di bawah. Dengan kata lain, belum memberikan informasi yang efektif . Adm.Service menerima salinan PKB dua rangkap dari SA. Kemudian Adm.Service akan melakukan proses menginputkan No.PKB yang tertera pada PKB dan menginputkan data pelanggan dan data kendaraan apakah telah sesuai.

Adm.Service selanjutnya akan melakukan proses cetak Estimasi biaya dan kuitansi. Estimasi Biaya dan Kuitansi akan dicetak rangkap 3. Adapun Estimasi Biaya dan Kuitansi akan didistribusikan rangkap 1 kepada pelanggan, rangkap 2 akan diarsip oleh Adm.service dan rangkap 3 akan diberikan kepada kasir.

Kasir dalam tugasnya akan menginputkan jumlah pembayaran yang diberikan konsumen kepada pihak kasir. Kasir akan memeriksa apakah telah sesuai dan kemudian kasir akan membuatkan SIKK (Surat Izin Kendaraan Keluar) kemudian SIKK tersebut akan diberikan ke konsumen berikut dengan buku Service dan surat kendaraannya dan proses alur pembuatan tagihan konsumen berakhir di proses ini.

Document flow proses pembuatan tagihan dapat digambarkan pada gambar 2.4.

2.5 Document Input/Output

Document Input/Output yang digunakan dalam melakukan transaksi disimpan perusahaan sebagai bukti transaksi. Bukti transaksi tersebut digunakan untuk melakukan proses pembukuan setiap akhir bulan. Document IO yang digunakan untuk lembar cetak bukti kepada pelanggan yaitu sebagai berikut.

2.5.1 Surat Perintah Kerja Bengkel

Surat perintah kerja bengkel (PKB) digunakan untuk memberikan informasi tentang layanan mobil pelanggan. Kolom terdiri atas nama pelanggan, mobil yang akan melakukan layanan mobil, jasa apa saja yang akan dilakukan, suku cadang apa saja yang akan diganti, dan nama pegawai bengkel. Surat perintah kerja bengkel dapat dilihat pada gambar 2.5.

2.5.2 Nota Jasa

Nota Jasa sebagai bukti dari jasa yang dilakukan pada mobil pelanggan pada saat layanan mobil pelanggan. Kolom terdiri atas kode PKB, identitas mobil pelanggan, data jasa yang dilakukan. Nota jasa dapat dilihat pada gambar 2.6.

Gambar 2.6 Nota Jasa

2.5.3 Nota Barang

Nota Barang sebagai bukti dari suku cadang yang dilakukan oleh mobil pelanggan saat layanan mobil pelanggan. Kolom terdiri atas kode PKB, identitas mobil pelanggan, data suku cadang yang dilakukan. Nota Barang dapat digunakan sebagai bukti bahwa pada saat kegiatan perbaikan mobil pelanggan suku cadang yang diganti pada saat perbaikan akan tercantum pada form nota barang tersebut secara detil dan terperinci. Nota barang dapat dilihat pada gambar 2.7

20

LANDASAN TEORI

Landasan teori atau kajian pustaka yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi terbagi dalam dua kelompok, yaitu landasan teori tentang permasalahan dan landasan teori tentang ilmu yang terkait. Landasan teori tentang permasalahan terdiri dari pemahaman sistem, sistem informasi, dan sistem informasi service berkala. Landasan teori tentang ilmu yang terkait terdiri dari konsep dasar sistem informasi, analisis dan perancangan sistem, bagan alir dokumen, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, dan Database Management System.

3.1 Sistem

Dalam proyek sistem informasi ini menggunakan landasan teori yang berkaitan dengan permasalahan dan yang digunakan untuk menyelesaikan masalah. Pembahasan pada bagian dimulai dengan landasan teori yang berkaitan dengan permasalahan lalu dilanjutkan dengan uraian teori yang digunakan dalam menyelesaikan permasalahan.

3.1.1 Pengertian Sistem

Menurut Kendall dan Kendall (2003) sistem adalah himpunan bagian yang satu sama lain saling berinteraksi dan bersama-sama beroperasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam suatu lingkungan. Sistem ini terdiri dari sub sistem kecil, yang dalam fungsinya sub sistem tersebut mempunyai fungsi yang berbeda.

Dari segi Etimologi, kata sistem sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani yaitu “Systema”, yang dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “SYSTEM”, yang mempunyai satu pengertian yaitu sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan.

Menurut filsuf Stoa, bahwa sistem adalah gabungan dari keseluruhan langit dan bumi yang bekerja bersama-sama, sehingga dapat dilihat bahwa sistem terdiri dari unsur yang bekerja sama membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi disebut suatu sistem. Berikut ini adalah definisi kata sistem menurut beberapa para ahli:

a. Buckley

Sistem adalah suatu kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh, disebabkan adanya saling ketergantungan diantara bagian-bagiannya.

b. H. Kerzner

Sistem adalah sekelompok komponen yang terdiri dari manusia dan/atau bukan manusia (non-human) yang diorganisir dan diatur sedemikian rupa sehingga komponen tersebut dapat bertindak sebagai satu kesatuan dalam mencapai tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir. Pengertian ini, mengandung arti pentingnya aspek pengaturan dan pengorganisasian komponen dari suatu sistem untuk mencapai sasaran bersama, karena bila tidak ada sinkronisasi dan koordinasi yang tepat, maka kegiatan masing komponen, sub-sistem, atau bidang dalam suatu organisasi akan kurang saling mendukung.

c. B. S. Blanchard

Engineering System adalah aplikasi yang efektif dari usaha ilmu pengetahuan dan engineering dalam rangka mewujudkan kebutuhan operasional menjadi suatu sistem konfigurasi tertentu, melalui proses yang saling terkait berupa definisi keperluan analisis fungsional, sintesis, optimasi, desain, tes, dan evaluasi.

3.1.2 Karakteristik Sistem

Adapun karakteristik dari sistem adalah sebagai berikut: a. Komponen Sistem.

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen atau sub sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

b. Batas Sistem.

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem.

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

d. Penghubung Sistem.

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukkan Sistem.

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran Sistem.

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g. Pengolah Sistem.

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h. Sasaran atau Tujuan.

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari

sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

3.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang adalah sebagai berikut:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi, sistem pertanian, sistem perikanan, dan lain sebagainya. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem

buatan manusia (human made system).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

3.2 Sistem Informasi

Menurut Kendall dan Kendall (2003) Sistem informasi adalah merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, yang digunakan untuk mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan informasi yang dibutuhkan. Informasi yang dihasilkan dari suatu sistem informasi diharapkan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja sehingga suatu orgaisasi dapat lebih meningkatkan mutu yang telah dicapainya.

Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System atau CBIS).

Ada beragam definisi sistem informasi yaitu:

a. Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.

b. Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk yang lebih berguna. c. Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data

dikelompokan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai.

d. Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

e. Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran perusahaan.

Dari berbagai definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen manusia, komputer, teknologi informasi dan prosedur kerja, ada sesuatu yang diproses data menjadi informasi, dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen seperti:

a. Perangkat keras (hardware): mencakup piranti fisik seperti komputer dan printer.

b. Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.

c. Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

d. Orang: semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.

e. Basis data (database): sekumpulan table , hubungan dan lain yang berkaitan dengan penyimpan data.

f. Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sesumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

3.3 Teknologi Informasi

Menurut Hornby (1995) teknologi informasi adalah studi atau penggunaan peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan, menganalisa dan mendistribusikan apa saja termasuk kata-kata, bilangan dan gambar. Menurut Alter, teknologi informasi mencakup perangkat keras, perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil dan memanipulasi atau menampilkan data.

Menurut Martin, mendefinisikan teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi. Luccas (2000) menyatakan bahwa teknologi informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis.

3.3.1 Lingkup Teknologi Informasi

Secara garis besar teknologi informasi dapat dikelompokan menjadi 2 bagian: Perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras menyangkut pada peralatan yang bersifat fisik, seperti memori, printer dan keyboard. Adapun perangkat lunak terkait dengan instruksi untuk mengatur perangkat keras agar bekerja sesuai dengan tujuan instruksi tersebut. Haag, dkk membagi teknologi informasi menjadi 6 kelompok yaitu:

1. Teknologi masukan (input technology). 2. Teknologi keluaran (output technology).

4. Teknologi penyimpan (strorage technology).

5. Teknologi telekomunikasi (telecommunication technology).

6. Mesin pemroses (processing machine) atau lebih dikenal dengan istilah CPU. Teknologi masukan adalah segala perangkat yang digunakan untuk memasukan data / informasi dari sumber asalnya. Contoh teknologi ini antara lain barcode scanner dan keyboard. Barcode scanner merupakan contoh teknologi masukan yang biasa digunakan pada pasar swalayan untuk memasukan data penjualan.

3.4 Layanan

Menurut Tunggal (2000) Layanan adalah suatu akitivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan melakukan penyediaan sesuatu jasa yang memudahkan kepada penerima atau pengguna jasa agar lebih nyaman dengan aktivitas tersebut.

3.4.1 Konsep Dasar Layanan

Berdasarkan pengertian di atas istilah layanan digunakan untuk menyatakan pelayanan yang berwujud yaitu:

a. Memberikan Jasa.

b. Memberikan Jasa Pelayanan (memberikan kegiatan yang memudahkan urusan pelanggan).

c. Membuat urusan pelanggan menjadi lebih mudah dan cepat dalam penyelesaian masalah (memberikan solusi) dalam rangka kegiatan normal perusahaan.

3.4.2 Prosedur Layanan

Menurut Tunggal (2000) Prosedur adalah suatu urutan kegiatan yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam tranaksi perusahaan yang terjadi secara berulang ulang. Dari definisi tersebut dapat mengambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan. Kegiatan prosedur terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi kinerja pelayanan:

a. Menulis.

b. Menggandakan. c. Menghitung. d. Memberi kode. e. Mendaftar. f. Memilih. g. Memindah. h. Membandingkan.

3.5 Sistem Informasi Layanan Service Berkala

Menurut Tunggal (2000) Sistem informasi layanan service berkala adalah sistem infromasi yang menangani masalah layanan pelanggan, perbaikan kendaraan, dan pelunasan tagihan yang timbul dari biaya jasa perbaikan .

3.6 Bagan Alir Dokumen

Menurut Jogiyanto (1999) Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen digambar dengan menggunakan simbol sebagaimana terdaftar pada tabel 3.1.

Tabel 3.1 Simbol Bagan Alir Dokumen

No Simbol Nama

Simbol

Keterangan 1. Dokumen Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.

2. Kegiatan

manual

Simbol ini berfungsi untuk

menunjukkan pekerjaan yang masih dilakukan secara manual.

3. Simpanan

offline

Simbol ini digunakan untuk menunjukkan file non komputer. x = N, bila diurutkan berdasarkan angka (numerical), x = D, bila diurutkan berdasarkan tanggal, dan x = A, bila diurutkan berdasarkan huruf.

4. Proses

komputerisasi

Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan kegiatan dari operasi program komputer.

5. Database Simbol ini digunakan untuk menunjukkan input/output menggunakan database.

6. Penghubung

dalam halaman

Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan hubungan di halaman yang sama.

7. Penghubung

antar halaman

Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan hubungan di halaman yang berbeda.

3.7 Data Flow Diagram

Menurut Kendall dan Kendall (2003) Data Flow Diagram atau yang selanjutnya disebut DFD, adalah sebuah alat dokumentasi grafis yang menggunakan beberapa simbol, sebagaimana terdaftar pada tabel 3.2, untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui proses–proses yang terhubung.

Tabel 3.2 Simbol Data Flow Diagram

No Simbol Nama

Simbol

Keterangan

1. External

Entity atau Boundary

Simbol ini menunjukkan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan pengaruh berupa input atau menerima output dari sistem.

2. Data Flow/

Aliran Data

Aliran data digambarkan dengan tanda panah dan garis yang diberi nama dari aliran data tersebut.

3. Process Dalam simbol tersebut dituliskan nama proses yang akan dikerjakan oleh sistem dari transformasi aliran data yang masuk menjadi aliran data yang keluar. Suatu proses mempunyai satu atau lebih input data dan menghasilkan satu atau lebih output data.

4. Data Store Data store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau database di sistem komputer, arsip atau catatan manual, dan suatu agenda atau buku. Data store digunakan untuk menyimpan data sebelum dan sesudah proses lebih lanjut.

3.8 Entity Relationship Diagram

Menurut Elmasri dan Navathe (2000) Entity Relationship Diagram atau yang selanjutnya disebut ERD, adalah suatu pemodelan file yang membentuk basis data. Pada model data relasional, hubungan antara file direlasikan dengan kunci relasi yang merupakan kunci utama tiap file. Relasi antar file dikategorikan menjadi tiga macam yaitu sebagai berikut:

a. Relasi One to One (1:1)

Hubungan file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu. b. Relasi One to Many (1:N)

Hubungan file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat juga berbanding terbalik, yaitu banyak berbanding satu.

c. Relasi Many to Many (N:M)

Hubungan file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding banyak. Struktur logika secara keseluruhan dari sebuah database dapat dinyatakan secara grafis yang terdiri dari komponen atau simbol sebagaimana terdaftar pada tabel 3.3

Tabel 3.3 Simbol Entity Relationship Diagram

No Simbol Nama Simbol Keterangan

1. Entity Persegi panjang yang

melambangkan himpunan entity. 2. Atribut Elips yang melambangkan atribut

No Simbol Nama Simbol Keterangan 3. Hubungan entity Belah ketupat yang

menghubungkan entity pada himpunan relasi / hubungan. 4. Garis Hubung Garis yang menghubungkan

atribut pada himpunan entity dan himpunan entity pada himpunan hubungan.

3.9 Database Management System

Menurut Elmasri dan Navathe (2000) Database Management System adalah sekumpulan program yang memperbolehkan pengguna untuk membuat (create) dan memelihara database atau bisa juga disebut sebagai sistem general purpose software yang memfasilitasi proses defining, constructing, manipulating database untuk beraneka ragam aplikasi.

36 BAB IV

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

4.1 Analisis Sistem

Analisis sistem pada PT. Toyota Astra Motor merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan mobil dan menerima permintaan service dari konsumen. Hampir semua sistem yang ada sudah berbasis komputer. Namun, di dalam implementasinya pengerjaan masih kurang efektif dan efisien. Seperti dalam melakukan transaksi menentukan service berkala, membuat perintah kerja bengkel (PKB), membuat tagihan dan jenis laporan yang dapat dihasilkan masih sangat terbatas dan masih kurang memenuhi kebutuhan manajemen yang berupa laporan data pelanggan beserta mobil,data transaksi service,data persediaan suku cadang, data pendapatan. Sehingga pemakaian teknologi informasi masih perlu ditingkatkan lagi. Selain itu, kertas menjadi hal yang penting karena memuat bukti transaksi, dan tidak menutup kemungkinan data pada bukti transaksi tersebut tercatat lebih dari satu kali sehingga terjadi redundancy of data.

Dalam menghadapi persoalan di atas, maka dibuatkan suatu sistem informasi service berkala pada PT. Toyota Astra Motor. Sistem tersebut mampu untuk meminimalisir waktu, mengolah data transaksi menjadi informasi yang bermanfaat dengan cepat dan tepat, serta dapat membantu dalam melakukan menyajikan laporan yang dibutuhkan secara efektif dan efisiensi kerja. Sehingga diharapkan sistem ini dapat memberikan konstribusi yang memadai dan bermanfaat untuk kelancaran kinerja PT. Toyota Astra Motor.

4.2Desain Sistem

Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Dalam desain sistem ini meliputi pembuatan dokumen flow komputerisasi, diagram berjenjang, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur tabel dan desain Input/Output.

4.2.1 System flow Menentukan Service Berkala

System flow merupakan gambaran dari sistem yang telah dikembangkan. Dalam system flow, beberapa proses yang dilakukan secara komputerisasi dan menggunakan database terpusat. Dengan adanya database yang terpusat, seluruh data yang ada dapat terintegrasi dengan baik.

Proses menentukan service berkala yang dilakukan pada PT. Toyota Astra Motor. Berawal dari. Pelanggan datang dengan membawa STNK mobil. Lalu bagian SA menerima dengan memasukkan data no.mesin kendaraan pelanggan dan SA akan melihat apakah no.mesin kendaraan terdaftar . Jika belum terdaftar maka SA akan memasukkan data kendaraan dan data pelanggan ke dalam tabel pelanggan. Demikian pula pada saat kendaraan pelanggan telah terdaftar maka proses selanjutnya adalah menginputkan jarak tempuh dalam satuan Km yang telah ditempuh kendaraan pelanggan. SA selanjutnya melihat data ketentuan service dan data service dari tabel sesuai dengan model kendaraannya dan uraian kerja berdasarkan jarak tempuh kendaraan pelanggan.

Kemudian SA menampilkan histori data kendaraan pelanggan Periode service sebelumnya ditampilkan agar SA dapat menentukan langkah yang tepat. Proses tersebut berlanjut kedalam proses membuat yang dilakukan oleh SA. System flow menentukan service berkala dapat dilihat pada gambar 4.1.

4.2.2 System flow Membuat Perintah Kerja Bengkel (PKB)

Proses membuat perintah kerja bengkel (PKB) yang dilakukan pada PT. Toyota Astra Motor pada saat ini masih kurang efektif dan efisien. Terlihat pada system flow baru di bawah. Dengan kata lain, belum memberikan informasi yang efektif dan efisien. Proses membuat perintah kerja bengkel adalah proses dimana SA akan membuatkan dokumen perjanjian kontrak kerja service terhadap kendaraan pelanggan dan memperbaiki berdasarkan kontrak kerja tersebut.

Proses bermula dari pelanggan menyampaikan keluhan mobil pelanggan kemudian SA akan menentukan suku cadang jenis apa yang harus diganti. SA akan melakukan proses meminta suku cadang kepada partman atau petugas suku cadang untuk melihat apakah suku cadang tersebut ada, setelah itu partman akan memberikan konfirmasi kepada SA terhadap suku cadang yang diminta.

Setelah SA akan menentukan langkah selanjutnya adalah pengantian suku cadang langsung dilakukan atau harus menunnggu karena persediaan suku cadang kosong. Ketika suku cadang kosong maka SA akan menginputkan lama mobil tinggal dan apabila suku cadang tersedia SA akan memasukkan data dalam data service. Setelah itu akan disimpan kedalam database service dan PKB. Proses selanjutnya adalah membuat PKB dan menghitung perkiraan biaya service yang mengacu kepada database mobil, pelanggan, service, sparepart dan ketentuan service.

Kemudian SA akan melakukan proses cetak dari uraian proses tersebut. SA akan mencetak dokumen PKB rangkap tiga dimana distribusi rangkap tiga akan diperuntukan rangkap 1 diserahkan kepada konsumen, rangkap 2 dan

rangkap 3 akan diserahkan kepada Adm.service untuk diproses ke uraian selanjutnya. System flow membuat PKB dapat digambarkan pada gambar 4.2.

4.2.3 Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang menggambarkan level proses yang ada dalam Data Flow Diagram (DFD). Tingkat atas menunjukkan sistem yang dikembangkan, tingkat kedua merupakan level 0, tingkat ketiga merupakan level 1 dan tingkat keempat merupakan level 2 dari DFD. Diagram berjenjang Sistem Informasi Layanan Service Berkala pada PT. Toyota Astra Motor dapat dilihat pada gambar 4.3, gambar 4.4, dan gambar 4.5.

0 Sistem Informasi Layanan Service Berkala 1 Mengelola Data 2 Melakukan Transaksi 3 Membuat Laporan 1.3.2 Mengubah Data Dealer 1.1 Mengelola Data Mobil 1.2 Mengelola Data Pelanggan 1.3 Mengelola Data Dealer 1.4 Mengelola Data Service 1.5 Mengelola Data Sparepart 1.5.1 Input Data Sparepart 1.1.1 Input Data Mobil 1.1.2 Mengubah Data Mobil Input Data Service 1.4.1 1.4.2 Mengubah Data Service 1.5.2 Mengubah Data Sparepart 1.2.1 Input Data Pelanggan 1.2.2 Mengubah Data Pelanggan 1.3.1 Input Data Dealer 1.7 Mengelola Data Periode Harga Sparepart 1.6 Mengelola Data Periode Biaya Service 1.7.1 Input Data Periode Harga Sparepart 1.7.2 Mengubah Data Periode Harga Sparepart 1.6.1 Input Data Periode Biaya Service 1.6.2 Mengubah Data Periode Biaya Service 1.8 Mengelola Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service 1.8.1 Input Data Uraian Kerja dan Ketetntuan Service 1.8.2 Mengubah Data Uraian Kerja dan Ketetntuan

Service

0 Sistem Informasi Layanan Service Berkala 1 Mengelola Data 3 Membuat Laporan 2 Membuat PKB 2.1 Cek No.Mesin 2.4 Menampilkan Uraian Kerja 2.5 Menentukan Parts Yang Diganti 2.6 Menghitung Harga Sparepart 2.7 Menghitung Biaya Total 2.8 Mencetak PKB 2.2 Menampilkan Data Kendaraan dan Pelanggan 2.3 Menentukan Jarak Tempuh

Gambar 4.4 Diagram Berjenjang Proses Membuat PKB

0 Sistem Informasi Layanan Service Berkala 1 Mengelola Data 2 Melakukan Transaksi 3 Membuat Laporan 3.1 Memilih Jenis Laporan 3.2 Menentukan Periode Laporan 3.3 Mencetak Laporan

Gambar 4.5 Diagram Berjenjang Proses Membuat Laporan

4.2.4 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram menggambarkan aliran data yang terjadi dalam sistem, sehingga dengan dirancangnya DFD ini akan terlihat dengan jelas arus data yang mengalir dalam sistem baik dari eksternal entity ke proses, proses ke

data store, proses ke proses, dan sebaliknya. Dalam pembuatan DFD ini akan dibuat mulai dari context diagram dan DFD level di bawahnya.

A. Context Diagram

Pada Context Diagram Sistem Informasi layanan service berkala ini terdiri dari 5 entitas (bagian), yaitu pelanggan, partman, service advisor, kasir , Administrasi service. Kelima entitas tadi memberikan input data dan menerima output data yang diperlukan sebagai hasil dari proses yang ada.

Data master yang berasal dari pemilik berupa data master mobil, master pelanggan, master dealer, master service, master suku cadang, master ketentuan service,master periode harga.

Pemilik menginputkan data master tersebut sebelum perusahaan menggunakan sistem yang sedang dikembangkan ini. Sebagai output sistem, pemilik perusahaan memperoleh laporan layanan service berkala, yaitu laporan service, laporan suku cadang, laporan pelanggan, laporan jasa, laporan transaksi service, laporan biaya service dan pemilik perusahaan juga mendapatkan laporan mobil pelanggan yang telah melakukan service di bengkel tersebut.

Pemilik mendapatkan laporan yang secara lengkap tepat akurat laporan suku cadang yang tersisa sebagai acuan stok persediaan di gudang sparepart. Laporan pendapatan per hari dapat dilihat pada program ini kemudian dapat digunakan sebagai acuan pendapatan yang diperoleh pihak bengkel atas perbaikan jasa dari mobil pelanggan yang melakukan perbaikan di bengkel tersebut. Context Diagram Sistem Informasi Layanan Service Berkala pada PT. Toyota Astra Motor dapat dilihat pada gambar 4.6.

Data Laporan Data Periode

PKB ADM Service Laporan

Laporan Pembayaran Service NON TAM Laporan Transaksi Service

Daftar Harga Sparepart Daftar Uraian Kerja dan Ketentuan Service

Transaksi Service

Daftar Biaya Service Daftar Dealer

PKB Customer

STNK

STNK

KTP

Daftar Stok Spareparts

0

SISTEM INFORMASI LAYANAN SERVICE BERKALA + Pelanggan Partman ADM Service SA Kasir

Gambar 4.6 Context Diagram Sistem Informasi Layanan Service Berkala pada PT. Toyota Astra Motor

B. Data Flow Diagram Level 0

Dalam perancangan sistem informasi, penggunaan DFD adalah suatu cara untuk memahami sistem yang ada dalam suatu perusahaan. Sebagai gambaran data flow diagram ini dibuat setelah melakukan decompose atau penurunan proses. Dari context diagram di atas dapat dibuat DFD Level 0 yang terdiri dari 3 proses, yaitu mengelola data, melakukan transaksi, dan membuat laporan.

Pada proses mengelola data, pemilik memberikan data master dealer, pelanggan, mobil, sparepart, service, ketentuan service. Setiap proses

pemeliharaan data tersebut dijelaskan pada level 1. dan setiap proses pemeliharaan data pada level 1 meliputi proses validasi data baru, insert, update, dan delete data. Masing-masing proses ini dapat dilihat pada gambar 4.7.

Data Cek Service

Data Cek Sparepart Data Cek Mobil

Data Cek Dealer Data Cek Pelanggan

Data Transaksi PKB [Laporan Pembayaran Service NON TAM]

[Laporan Transaksi Service]

[Data Laporan] [Data Periode]

[Laporan] Data Cek Periode Biaya Service

Data Cek Periode Harga Sparepart

Data Cek Uraian Kerja

Data Cek Uraian Kerja Data Simpan PKB Data Cek Pelanggan Data Simpan Pelanggan

Data Cek Mobil Data Simpan Mobil

[PKB ADM Service] [PKB Customer]

[STNK]

Data Periode Harga Sparepart Data Cek Periode Harga Sparepart

Data Periode Biaya Service Data Cek Periode Biaya Service

Data Cek Uraian Kerja dan Ketentuan Service

Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service Data Cek Dealer Data Dealer

Data Service

Data Cek Service Data Cek Sparepart Data Sparepart

Data Cek Pelanggan Data Pelanggan

Data Cek Mobil Data Mobil

[STNK] [KTP] [Daftar Harga Sparepart]

[Transaksi Service]

[Daftar Stok Spareparts] [Daftar Uraian Kerja dan Ketentuan Service]

[Daftar Biaya Service] [Daftar Dealer] Partman Pelanggan SA Kasir ADM Service 1 Mobil 1 Mengelola Data + 2 Membuat PKB + 3 Membuat Laporan + 2 Pelanggan 3 Sparepart 4 Service 5 Dealer

6 Uraian Kerja dan Ketentuan Service 7 Periode Biaya Service

8 Periode Harga Sparepart

7 Periode Biaya Service

8 Periode Harga Sparepart 2 Pelanggan 1 Mobil

6 _{Ketentuan Service}Uraian Kerja dan

9 PKB 9 PKB 2 Pelanggan 1 Mobil 5 Dealer 4 Service 3 Sparepart

Gambar 4.7 DFD Level 0 Sistem Informasi Layanan Service Berkala pada PT. Toyota Astra Motor

C. Data Flow Diagram Level 1 Mengelola Data

Proses mengelola data merupakan proses pengelolaan terhadap tabel master di dalam database. Proses yang ada meliputi proses simpan, dan proses ubah DFD level 1 proses mengelola data dapat dilihat pada gambar 4.8.

[Data Pelanggan] [Data Cek Pelanggan]

[Data Cek Mobil] [Data Mobil]

[Data Dealer] [Data Cek Dealer]

[Data Cek Service] [Data Service]

[Data Sparepart] [Data Cek Sparepart]

[Data Cek Uraian Kerja dan Ketentuan Service] [Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service]

[Data Cek Periode Biaya Service]

[Data Periode Biaya Service]

[Data Cek Periode Harga Sparepart]

[Data Periode Harga Sparepart] [Daftar Biaya Service]

[Daftar Harga Sparepart] [Daftar Uraian Kerja dan Ketentuan Service]

[Transaksi Service]

[Daftar Stok Spareparts] [Daftar Dealer] [STNK] [KTP] SA Partman Pelanggan 1 Mobil 2 Pelanggan 3 Sparepart 4 Service 5 Dealer

6 Uraian Kerja dan Ketentuan Service

7 Periode Biaya Service

8 Periode Harga Sparepart 1.1 Mengelola Data Pelanggan + 1.2 Mengelola Data Mobil + 1.3 Mengelola Data Dealer + 1.4 Mengelola Data Service + 1.5 Mengelola Data Sparepart + 1.6 Mengelola Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service

+

1.7 Mengelola Data Periode Biaya Service₊

1.8 Mengelola Data

Periode Harga Sparepart

+

D. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Pelanggan

Proses mengelola data pelanggan adalah menggambarkan proses mengelola data pelanggan pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data pelanggan dapat dilihat pada gambar 4.9.

Data Pelanggan Data Pelanggan Baru

[Data Pelanggan]

[Data Cek Pelanggan] Data Pelanggan Diubah

Data Pelanggan Baru [KTP] Pelanggan 2 Pelanggan 1.1.1 Memasukkan Data Pelanggan 1.1.2 Mengubah Data Pelanggan

Gambar 4.9 DFD Level 2 Mengelola Data Pelanggan

E. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Mobil

Proses mengelola data mobil adalah menggambarkan proses mengelola data mobil pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data mobil dapat dilihat pada gambar 4.10.

[Data Cek Mobil]

[Data Mobil]

Data Mobil Diubah

Data Mobil Baru Data Mobil Baru

Data Mobil [STNK] Pelanggan 1 Mobil 1.2.1 Memasukkan Data Mobil 1.2.2 Mengubah Data Mobil

F. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Dealer

Proses mengelola data dealer adalah menggambarkan proses mengelola data dealer pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data dealer dapat dilihat pada gambar 4.11.

[Data Cek Dealer]

[Data Dealer]

Data Dealer Data Dealer Baru

Data Dealer Diubah Data Dealer Baru [Daftar Dealer]

SA

5 Dealer 1.3.1

Memasukkan Data Dealer

1.3.2 Mengubah Data Dealer

Gambar 4.11 DFD Level 2 Mengelola Data Dealer

G. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Service

Proses mengelola data service adalah menggambarkan proses mengelola data service pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data service dapat dilihat pada gambar 4.12.

H. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Sparepart

Proses mengelola data sparepart adalah menggambarkan proses mengelola data sparepart pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data sparepart dapat dilihat pada gambar 4.13.

[Data Service] [Data Cek Service]

Data Service Data Service Baru

Data Service Diubah Data Service Baru [Transaksi Service]

SA

4 Service

1.4.1

Memasukkan Data Service

1.4.2

Mengubah Data Service

Gambar 4.12 DFD Level 2 Mengelola Data Service

[Data Sparepart] [Data Cek Sparepart]

Data Sparepart Baru

Data Sparepart Data Sparepart Diubah

Data Sparepart Baru [Daftar Stok Spareparts]

Partman

3 Sparepart

1.5.1

Memasukkan Data Sparepart

1.5.2

Mengubah Data Sparepart

I. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service

Proses mengelola data uraian kerja dan ketentuan service adalah menggambarkan proses mengelola data uraian kerja dan ketentuan service pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data uraian kerja dan ketentuan service dapat dilihat pada gambar 4.14.

[Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service] [Data Cek Uraian Kerja dan Ketentuan Service]

Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service Baru

Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service Diubah

Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service Baru [Daftar Uraian Kerja dan Ketentuan Service]

SA

6 Uraian Kerja dan Ketentuan Service 1.6.1

Memasukkan Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service

1.6.2 Mengubah Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service

Gambar 4.14 DFD Level 2 Mengelola Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service

J. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Periode Biaya Service

Proses mengelola data periode biaya service adalah menggambarkan proses mengelola data periode biaya service pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data periode biaya service dapat dilihat pada gambar 4.15.

[Data Cek Periode Biaya Service]

[Data Periode Biaya Service] Data Periode Biaya Service Diubah

Data Periode Biaya Service Data Periode Biaya Service Baru

Data Periode Biaya Service Baru [Daftar Biaya Service]

SA

7 Periode Biaya Service 1.7.1 Memasukkan Data Periode Biaya Service 1.7.2 Mengubah Data Periode Biaya Service

Gambar 4.15 DFD Level 2 Mengelola Data Periode Biaya Service K. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Periode Harga Sparepart

Proses mengelola data periode harga sparepart adalah menggambarkan proses mengelola data periode harga sparepart pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data periode harga sparepart dapat dilihat pada gambar 4.16.

[Data Periode Harga Sparepart] [Data Cek Periode Harga Sparepart]

Data Periode Harga Sparepart Baru

Data Periode Harga Sparepart Data Periode Harga Sparepart Diubah

Data Periode Harga Sparepart Baru [Daftar Harga Sparepart]

SA

8 Periode Harga Sparepart 1.8.1 Memasukkan Data Periode Harga Sparepart 1.8.2 Megubah Data Periode Harga Sparepart

L. Data Flow Diagram Level 1 Membuat PKB

Proses membuat PKB adalah menggambarkan proses penjualan mobil kepada pelanggan pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 1 subproses membuat PKB dapat dilihat pada gambar 4.17.

[PKB Customer]

[Data Simpan PKB] [Data Cek Periode Harga Sparepart]

[Data Cek Uraian Kerja]

[Data Cek Periode Biaya Service]

Biaya T otal T elah Dihitung Harga Sparepart T elah Dihitung Daftar Parts Yang Akan Diganti

[PKB ADM Service] Uraian Kerja Yang T elah Ditampilkan

[Data Cek Uraian Kerja]

Jarak T empuh Yang Sudah Dinilai

Data Mobil dan Pelanggan T elah Disimpan

[Data Simpan Pelanggan] [Data Cek Pelanggan]

T idak T erdaftar T erdaftar

No Mesin Yang Sudah Dicek

[Data Simpan Mobil] [Data Cek Mobil] [ST NK] Pelanggan ADM Service 1 Mobil 2 Pelanggan 9 PKB

6 Uraian Kerja dan Ketentuan Service

8 Periode Harga Sparepart

7 Periode Biaya Service 2.1

Cek No Mesin

2.2 Menentukan Jarak T empuh

2.3 Menyimpan Data Mobil dan

Pelanggan 2.4 Menampilkan Uraian Kerja 2.5 Menentukan Parts Yang Diganti 2.6 Menghitung Harga Sparepart 2.7 Menghitung

Biaya T otal

2.8 Mencetak PKB

M.Data Flow Diagram Level 1 Membuat Laporan

Proses membuat laporan adalah merupakan gambaran proses membuat laporan dalam memberikan informasi kepada manager. DFD level 1 membuat laporan dapat dilihat pada gambar 4.18.

Data Pembuatan Laporan Yang Dibutuhkan Jenis Laporan Yang Dipilih

[Laporan Pembayaran Service NON TAM] [Laporan Transaksi Service]

[Laporan] [Data Periode]

[Data Laporan] [Data Cek Dealer]

[Data Cek Mobil] [Data Cek Sparepart]

[Data Cek Pelanggan]

[Data Cek Service]

[Data Transaksi PKB]

Kasir ADM Service 9 PKB 2 Pelanggan 5 Dealer 1 Mobil 3 Sparepart 4 Service 3.1 Memilih Laporan 3.2 Memilih Periode 3.3 Mencetak Laporan

Gambar 4.18 DFD Level 1 Membuat Laporan

4.2.5 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan gambaran struktur database dari Sistem Informasi Layanan Service Berkala yang telah dikembangkan. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model (CDM) atau secara logik dan Physical Data Model (PDM) atau secara fisik.

a. Conceptual Data Model

Terdapat 10 buah tabel yang saling terintegrasi secara logik. Berikut gambar 4.18 merupakan tabel-tabel yang terdapat pada Conceptual Data Model.

Mengacu Harga Sparepart

Mengacu Biaya Service

Mengacu Uraian Kerja Mengacu Nomer Mesin

Mengacu Jenis Service Mengacu Jarak Tempuh Menjual Dipakai Service Mempunyai Mobil Mobil No_Mesin No_Rangka No_Polisi Warna Tahun_Pembuatan Jenis CC_Mesin Bahan_Bakar Pelanggan ID_Pelanggan Nama Alamat No_Telp Tgl_Lahir Jenis_Kelamin Dealer ID_Dealer Nama_Dealer Alamat_Dealer Provinsi Telp_Dealer Ketentuan Service Jarak_Tempuh Sparepart ID_Sparepart Nama_Sparepart Jumlah_Sparepart Service ID_Service Jenis_Service Jenis_Mobil

Periode Harga Sparepart Tgl_Berlaku

Model

Harga _{Periode Biaya Service}

Tgl_Berlaku Model_Mobil Biaya PKB_BERKALA NO_PKB TGL_TRANSAKSI TOTAL_HARGA URAIAN_KERJA

Gambar 4.19 Conceptual Data Model

b. Physical Data Model

Pada Physical Data Modal yang tertera pada Gambar 4.20 telah menunjukkan adanya relasi antar tabel. Berikut Pyhsical Data Model pada Sistem Informasi Layanan Service Berkala:

ID_SPAREPART = ID_SPAREPART

JARAK_TEMPUH = JARAK_TEMPUH

ID_SERVICE = ID_SERVICE JARAK_TEMPUH = JARAK_TEMPUH NO_MESIN = NO_MESIN

ID_SERVICE = ID_SERVICE

JARAK_TEMPUH = JARAK_TEMPUH ID_DEALER = ID_DEALER

ID_SERVICE = ID_SERVICE ID_SPAREPART = ID_SPAREPART

NO_MESIN = NO_MESIN

ID_PELANGGAN = ID_PELANGGAN

MOBIL

NO_MESIN v arc har(20) ID_DEA LER v arc har(10) NO_RA NGKA v arc har(25) NO_POLISI v arc har(20)

WA RNA v arc har(30)

TAHUN_PEMBUA TA N v arc har(4)

JENIS v arc har(20)

CC_MESIN v arc har(5) BAHAN_BA KAR v arc har(10)

PELA NGGA N ID_PELA NGGAN v arc har(15) NAMA v arc har(50) A LA MA T v arc har(50) NO_TELP v arc har(20) TGL_LA HIR v arc har(10) JENIS_KELA MIN v arc har(10)

DEA LER

ID_DEA LER v arc har(10) NAMA_DEA LER v arc har(50) A LA MA T_DEALER v arc har(50) PROVINSI v arc har(20) TELP_DEALER v arc har(10)

KETENTUAN_SERV ICE JARAK_TEMPUH v arc har(10) SPA REPART

ID_SPA REPA RT v arc har(12) NAMA_SPA REPART v arc har(50) JUMLAH_SPAREPA RT v arc har(4)

SERVICE ID_SERV ICE v arc har(10) JENIS_SERV ICE v arc har(50) JENIS_MOBIL v arc har(20)

PERIODE_HA RGA_SPA REPART ID_SPA REPA RT v arc har(12) TGL_BERLA KU v arc har(10)

MODEL v arc har(20)

HARGA v arc har(10)

PERIODE_BIA YA _SERV ICE JARAK_TEMPUH v arc har(10) TGL_BERLA KU v arc har(10) MODEL_MOBIL v arc har(20) BIAY A v arc har(15) PKB_BERKA LA

ID_SERV ICE v arc har(10) JARAK_TEMPUH v arc har(10) NO_MESIN v arc har(20) NO_PKB v arc har(20) TGL_TRANSAKSI v arc har(20) TOTAL_HA RGA v arc har(8)

URA IAN_KERJA ID_SERV ICE v arc har(10) JARAK_TEMPUH v arc har(10) MEMPUNYA I_MOBIL

ID_PELA NGGAN v arc har(15) NO_MESIN v arc har(20) STA TUS v arc har(20)

DIPA KA I_SERV ICE ID_SPA REPA RT v arc har(12) ID_SERV ICE v arc har(10)

Gambar 4.20 Physical Data Model

4.2.6 Struktur Tabel

Program Sistem Informasi Layanan Service Berkala ini, memiliki database yang terdiri dari 13 tabel, yaitu:

1. Tabel Login

Nama Tabel : Login Primary Key : Nama Foreign Key : -

Tabel 4.1 Tabel Login

No Field Data Type Length Description

1 Username Varchar 15 Nama pemakai 2 Password Varhar 10 Password Pegawai

3 Role Char 15 Otorisasi Login

2. Tabel Pelanggan

Nama Tabel : Pelanggan Primary Key : ID_Pelanggan Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data pelanggan

Tabel 4.2 Tabel Pelanggan

No Field Data Type Length Description

1 ID_Pelanggan Varchar 15 Kode Pelanggan

2 Nama Varchar 50 Nama Pelanggan

3 Alamat Varchar 50 Alamat Pelanggan 4 No_Telp Varchar 20 Telpon Pelanggan 5 Tgl_Lahir varchar 10 Tanggal Lahir

6 Jenis_Kelamin Varchar 10 Jenis Kelamin

3. Tabel Mobil

Nama Tabel : Mobil Primary Key : No_Mesin Foreign Key : ID_DEALER Fungsi : Menyimpan data Mobil

Tabel 4.3 Tabel Mobil

No Field Data Type Length Description

1 No_Mesin Varchar 20 Kode Mesin

2 ID_Dealer Varchar 10 Kode Dealer 3 No_Rangka Varchar 25 Kode Rangka 4 No_Polisi Varchar 20 Nomor Polisi

No Field Data Type Length Description

5 Warna Varchar 30 Warna Kendaraan

6 Tahun_Pembuatan Varchar 4 Tahun Pembuatan Kendaraan

7 Jenis Varchar 20 Warna Kendaraan

8 CC_Mesin Varchar 5 Kapasitas Mesin 9 Bahan_Bakar Varchar 10 Jenis Bahan Bakar

4. Tabel Sparepart

Nama Tabel : Sparepart Primary Key : ID_Sparepart Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data Sparepart

Tabel 4.4 Tabel Sparepart

No Field Data Type Length Description

1 ID_Sparepart Varchar 12 Kode Sparepart 2 Nama_Sparepart Varchar 50 Nama Sparepart 3 Jumlah_Sparepart Varchar 4 Jumlah Sparepart

5. Tabel Dealer

Nama Tabel : Dealer Primary Key : ID_Dealer Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data dealer

Tabel 4.5 Tabel Dealer

No Field Data Type Length Description

1 ID_Dealer Varchar 10 Kode Dealer 2 Nama_Dealer Varchar 50 Nama Dealer 3 Alamat_Dealer Varchar 50 Alamat Dealer 4 Provinsi Varchar 20 Wilayah Propinsi

Dealer

6. Tabel Service

Nama Tabel : Service Primary Key : ID_Service Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data Service

Tabel 4.6 Tabel Service

7. Tabel Periode Harga Sparepart

Nama Tabel : Periode Harga Sparepart Primary Key : ID_Sparepart,Tgl_Berlaku Foreign Key : ID_Sparepart

Fungsi : Menyimpan data Periode Harga Sparepart

Tabel 4.7 Tabel Periode Harga Sparepart

No Field Data Type Length Description

1 ID_Sparepart Varchar 12 Kode Sparepart 2 Tgl_Berlaku Varchar 10 Tanggal Berlaku 3 Model Varchar 20 Model Jenis Mobil

4 Harga Varchar 10 Harga

8. Tabel Periode Biaya Service

Nama Tabel : Periode Biaya Service

Primary Key : Jarak_Tempuh,Tgl_Berlaku,Model_Mobil Foreign Key : Jarak_Tempuh

No Field Data Type Length Description

1 ID_Service Varchar 10 Kode Service 2 Jenis_Service Varchar 50 Jenis Service 3 Jenis_Mobil Varchar 20 Jenis Mobil

Fungsi : Menyimpan data periode harga service

Tabel 4.8 Tabel Periode Biaya Service

No Field Data Type Length Description

1 Jarak_Tempuh Varchar 10 Jarak Tempuh Kendaraan 2 Tgl_Berlaku Varchar 10 Periode Berlaku 3 Model_Mobil Varchar 20 Model Kendaraan

4 Biaya Varchar 15 Biaya

9. Tabel Ketentuan Service

Nama Tabel : Ketentuan Service Primary Key : Jarak_Tempuh Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data Ketentuan Service

Tabel 4.9 Tabel Ketentuan Service

No Field Data Type Length Description

1 Jarak_Tempuh Varchar 10 Jarak Tempuh Kendaraan

10.Tabel PKB Berkala

Nama Tabel : PKB Berkala

Primary Key : ID_Service,Jarak_Tempuh,No_Mesin,No_PKB Foreign Key : ID_Service,Jarak_Tempuh,No_Mesin

Fungsi : Menyimpan data PKB

Tabel 4.10 Tabel PKB Berkala

No Field Data Type Length Description

1 ID_Service Varchar 10 Kode Service 2 Jarak_Tempuh Varchar 10 Jarak Tempuh

No Field Data Type Length Description

3 No_Mesin Varchar 20 Kode Mesin

4 No_PKB Varchar 20 Kode PKB

5 Tgl_Transaksi Varchar 20 Tanggal Transaksi 6. Total _Harga Varchar 8 Total Biaya

11.Tabel Dipakai Service

Nama Tabel : Dipakai Service

Primary Key : ID_Service, ID_Sparepart Foreign Key : ID_Service, ID_Sparepart Fungsi : Menyimpan data Service

Tabel 4.11 Tabel Dipakai Service

No Field Data Type Length Description

1 ID_Sparepart Varchar 12 Kode Sparepart 2 ID_Service Varchar 10 Kode_Service

12.Tabel Mempunyai Mobil

Nama Tabel : Mempunyai Mobil

Primary Key : ID_Pelanggan, No_Mesin Foreign Key : ID_Pelanggan, No_Mesin Fungsi : Menyimpan data Service

Tabel 4.12 Tabel Mempunyai Mobil

No Field Data Type Length Description

1 ID_Pelanggan Varchar 15 Kode Pelanggan

2 No_Mesin Varchar 20 Kode Mesin

13.Tabel Uraian Kerja

Nama Tabel : Uraian Kerja

Primary Key : ID_Service,Jarak_Tempuh Foreign Key :ID_Service,Jarak_Tempuh Fungsi : Menyimpan Uraian Kerja

Tabel 4.13 Tabel Uraian Kerja

No Field Data Type Length Description

1 ID_Service Varchar 10 Kode Service 2 Jarak_Tempuh Varchar 10 Jarak Tempuh

Kendaraan

4.2.7 Desain Input/Ouput

Desain input/output Sistem Informasi Layanan Service Berkala Pada PT. Toyota Astra Motor adalah sebagai berikut:

a. Desain Form Utama

Desain form utama dapat dilihat pada gambar 4.21.

b. Desain Form Log In

Form login adalah form yang muncul setelah mimilih menu login pada menu file form utama. Pada form ini, pengguna diminta untuk memilih username dan password dengan benar pada field yang tersedia. Pilih Combobox yang ada akan Login sebagai Manajer atau sebagai operator Tekan tombol LOGIN untuk memulai aplikasi atau tekan tombol keluar untuk membatalkan proses login. Desain form login dapat dilihat pada gambar 4.22.

Gambar 4.22 Desain Form Log In

c. Desain Form Data Pelanggan Baru

Desain Form Data Pelanggan merupakan form yang didesain untuk melakukan proses penyimpanan data pelanggan. Desain form data pelanggan dapat dilihat pada gambar 4.23.

Gambar 4.23 Desain Form Pelanggan Baru

d. Desain Form Ubah Pelanggan

Desain Form Ubah Data Pelanggan merupakan form yang didesain untuk melakukan Ubah Data Pelanggan. Desain form Ubah Data Pelanggan dapat dilihat pada gambar 4.24.

Gambar 4.24 Desain Form Ubah Pelanggan

e. Desain Form Mobil Pelanggan

Desain Form Mobil Pelanggan merupakan form yang didesain untuk melakukan proses penyimpanan data mobil pelanggan. Desain form mobil pelanggan dapat dilihat pada gambar 4.25.

Gambar 4.25 Desain Form Mobil Pelanggan

f. Desain Form Ubah Mobil Pelanggan

Desain Form Ubah Data Mobil Pelanggan merupakan form yang didesain untuk melakukan proses mengubah data mobil pelanggan. Desain form jasa dapat dilihat pada gambar 4.26.

g. Desain Form Data Dealer

Desain Form Data Dealer merupakan form yang didesain untuk melakukan proses penyimpanan data dealer yang digunakan dalam melakukan layanan mobil. Desain form dealer dapat dilihat pada gambar 4.27.

Gambar 4.27 Desain Form Data Dealer

h. Desain Form Ubah Data Dealer

Desain Form ubah data dealer merupakan form yang didesain untuk melakukan proses mengubah data dealer. Desain form ubah data dealer dapat dilihat pada gambar 4.28.

Gambar 4.28 Desain Form Ubah Data Dealer

i. Desain Form Data Sparepart

Desain Form Data Sparepart merupakan form yang didesain untuk melakukan proses penyimpanan data sparepart. Desain form data sparepart dapat dilihat pada gambar 4.29.

j. Desain Form Ubah Data Sparepart

Desain Form ubah data sparepart merupakan form yang didesain untuk melakukan proses mengubah data harga sparepart yang akan dijual. Desain form ubah data sparepart dapat dilihat pada gambar 4.30.

Gambar 4.30 Desain Form Ubah Data Sparepart

k. Desain Form Data Ketentuan Service

Desain Form data ketentuan service merupakan form yang didesain untuk melakukan proses penyimpanan data ketentuan service. Desain form data ketentuan service dapat dilihat pada gambar 4.31.

Gambar 4.31 Desain Data Ketentuan Service

l. Desain Form Ubah Data Service

Desain Form Ubah Data Ketentuan Service merupakan form yang didesain untuk melakukan proses ubah data ketentuan service. Desain form ubah data ketentuan service dapat dilihat pada gambar 4.32.

m. Desain Form Uraian Kerja

Desain Form Ubah Data Service merupakan form yang didesain untuk melakukan proses penyimpanan data kendaraan yang akan di service . Desain form data service dapat dilihat pada gambar 4.33.

Gambar 4.33 Desain Form Uraian Kerja

n. Desain Form Ubah Data Service

Desain Form Ubah Data Service merupakan form yang didesain untuk melakukan proses ubah data mobil yang di service digunakan dalam layanan mobil pelanggan. Desain form ubah data service dapat dilihat pada gambar 4.34.

Gambar 4.34 Desain Form Ubah Data Service

o. Desain Form Periode Harga Sparepart

Desain Form harga sparepart merupakan form yang didesain untuk melakukan proses penyimpanan data harga sparepart yang digunakan dalam layanan mobil pelanggan. Desain form periode harga sparepart dapat dilihat pada gambar 4.35.

Gambar 4.35 Desain Form Periode Harga Sparepart

p. Desain Form Ubah Data Periode Harga Sparepart

Desain Form Ubah Data Periode Harga Sparepart merupakan form yang didesain untuk melakukan proses mengubah periode harga sparepart yang digunakan untuk layanan mobil pelanggan. Desain form ubah data periode harga sparepart dapat dilihat pada gambar 4.36.

q. Desain Laporan Form Data Periode Harga Service

Desain Form Data Periode Harga Service merupakan form yang didesain untuk melakukan proses mengubah harga service sesuai periode. Desain form data periode harga service dapat dilihat pada gambar 4.37.

Gambar 4.37 Desain Form Data Periode Harga Service

r. Desain Form Ubah Data Periode Harga Service

Desain form merupakan form yang didesain untuk mengubah data harga periode service.Untuk layanan mobil pelanggan. Desain form ubah data periode harga service dapat dilihat pada gambar 4.38.

Gambar 4.38 Desain Form Ubah Data Periode Harga Service

s. Desain Form PKB

Desain Form Perintah Kerja Bengkel merupakan form yang didesain untuk menginputkan data transaksi service mobil pelanggan dan detail pekerjaan servicenya . Desain form Perintah Kerja Bengkel dapat dilihat pada gambar 4.39.

Gambar 4.39 Desain Form PKB

t. Desain Laporan Perintah Kerja Bengkel (PKB)

Desain laporan PKB merupakan form yang didesain untuk mencetak laporan data transaksi yang terjadi dalam satu periode. Desain laporan data transaksi dapat dilihat pada gambar 4.40.

u. Desain Form Laporan Data Mobil Pelanggan

Desain Form Laporan Data stok Sparepart merupakan form yang didesain untuk mencetak laporan stok sparepart yang tersedia dalam counter sparepart. Desain form laporan Stok Sparepart dapat dilihat pada gambar 4.41.

Gambar 4.41 Desain Laporan Data Mobil Pelanggan

v. Desain Laporan Sparepart Per Jenis Mobil

Desain laporan Biaya Service merupakan form yang didesain untuk mencetak laporan biaya service berdasarkan jarak tempuh kendaran dan jenis model kendaraan yang akan di service. Sebagai layanan terhadap mobil pelanggan. Desain form laporan Biaya Service dapat dilihat pada gambar 4.42.

w. Desain Laporan Transaksi

Desain laporan Transaksi merupakan form yang didesain untuk mencetak laporan Transaksi berdasarkan tanggal dan jenis model kendaraan yang telah selesai di service. Sebagai layanan terhadap mobil pelanggan. Desain form laporan Transaksi dapat dilihat pada gambar 4.43.

Gambar 4.43 Desain Laporan Transaksi

x. Desain Laporan Jumlah Mobil Terbanyak Service Berkala

Desain laporan Jumlah Mobil terbanyak Service Berkala merupakan form yang didesain untuk mencetak laporan biaya service berdasarkan jarak tempuh kendaran dan jenis model kendaraan yang akan di service. Sebagai layanan terhadap mobil pelanggan. Desain form laporan Jumlah Mobil terbanyak Service Berkala dapat dilihat pada gambar 4.44.

Gambar 4.44 Desain Laporan Transaksi

y. Desain Laporan Pendapatan

Desain laporan Pendapatan merupakan form yang didesain untuk mencetak laporan biaya service berdasarkan jarak tempuh kendaran dan jenis model kendaraan yang akan di service. Dalam pelayanannya dapat dilihat jumlah pendapatan bengkel berdasarkan bulan dan diurutkan berdasarkan bulan pendapatan yang diterima bengkel. Sebagai layanan terhadap mobil pelanggan. Desain form laporan Pendapatan dapat dilihat pada gambar 4.45.

80

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1 Sistem yang Digunakan

Sistem yang digunakan dalam implementasi program ini, terbagi menjadi dua perangkat. Perangkat tersebut, yaitu perangkat lunak dan perangkat keras. Berikut penjelasan secara rinci perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan.

5.1.1Perangkat Keras

Untuk perangkat keras, minimal pengguna harus mempersiapkan spesifikasi sebagai berikut:

1. Processor Pentium III 1.8 Ghz. 2. Memory 128 MB.

3. Hardisk 40 GB.

5.1.2Perangkat Lunak

Adapun perangkat lunak yang digunakan, yaitu: 1. Power Designer 6 32 bit.

2. Microsoft Visual Basic .NET vesion 2005 beserta Crystal Report. 3. SQL Server 2000.

4. Sistem operasi Windows® 2000 SP4 atau Windows XP Professional.

5.2 Cara Setup Program

Aplikasi sistem informasi layanan service berkala ini terdapat dalam satu file yang berisi paket aplikasi. File setup program aplikasi tersebut bernama

Setup_SI_Service_Berkala.msi seperti yang terlihat pada gambar 5.1. Setelah mengaktifkan pelayanan_pelanggan.msi, form Instalasi tampil. Form Instalasi yang pertama tampil berisi keterangan bahwa form tersebut dapat memandu pengguna dalam menginstal aplikasi. Form Instalasi juga menampilkan file Readme, sebagaimana terlihat pada gambar 5.2, yaitu file yang berisi tentang fungsi aplikasi, kebutuhan minimal aplikasi, dan developer yang membuat aplikasi tersebut.

Gambar 5.1 File Instaler

Gambar 5.2 File Readme pada Form Instalasi

Kemudian form Instalasi menampilkan file Lisensi, sebagaimana terlihat pada gambar 5.3. File ini berisi tentang perjanjian pengguna dalam menggunakan aplikasi ini. Pada tampilan form Instalasi berikutnya, pengguna dapat memilih letak file aplikasi, sebagaimana terlihat pada gambar 5.4. Pengguna disarankan

untuk memilih letak yang aman pada komputer karena file database aplikasi yang dipakai juga terdapat pada folder yang sama.

Gambar 5.3 File Lisensi pada Form Instalasi

Gambar 5.4 Form Instalasi Bagian Konfirmasi Letak File

Setelah pengguna memenuhi semua kebutuhan, sebagaimana diminta oleh form Instalasi, pengguna dapat mulai menggunakan aplikasi tersebut. Kesuksesan penginstalan aplikasi dapat dilihat pada keterangan yang terdapat

96

proses simpan dan akan tersimpan dalam form laporan data transaksi. Form Transaksi PKB dapat dilihat pada gambar 5.28.

Gambar 5.28 Form Transaksi PKB

18. Form Cetak Laporan Mobil Pelanggan

Form Cetak Laporan Mobil Pelanggan merupakan form yang berguna untuk mencetak laporan data transaksi mobil pelanggan PT. Toyota Astra Motor. Form Cetak Laporan mobil pelanggan dapat dilihat pada gambar 5.29.

97

Gambar 5.29 Form Cetak Laporan Mobil Pelanggan

19. Form Cetak Laporan Transaksi

Form Cetak Laporan Transaksi merupakan form yang berguna untuk

mencetak laporan data transaksi mobil pelanggan PT. Toyota Astra Motor. Form Cetak Laporan mobil pelanggan dapat dilihat pada gambar 5.30.

98

20. Form Cetak Laporan Sparepart

Form Cetak Laporan Data Jasa merupakan form yang berguna untuk mencetak laporan Sparepart yang tersisa. Form Cetak Laporan Sparepart dapat dilihat pada gambar 5.31.

Gambar 5.31 Form Cetak Laporan Sparepart

21. Form Cetak Laporan Jumlah Mobil Terbanyak Service

Form Cetak Laporan Mobil Terbanyak Service merupakan form yang berguna untuk mencetak laporan jenis mobil terbanyak yang melakukan service di bengkel tersebut dan jenis mobil. Form Cetak Laporan Jumlah Mobil Terbanyak Service dapat dilihat pada gambar 5.32.

99

Gambar 5.32 Form Cetak Laporan Biaya Service

22. Form Cetak Laporan Pendapatan

Form Cetak Laporan Pendapatan merupakan form yang berguna untuk mencetak laporan jenis Pendapatan yang di peroleh dari bengkel tersebut atas biaya jasa perbaikan kendaraan pelanggan. Form Cetak Laporan Pendapatan dapat dilihat pada gambar 5.33.

100 BAB VI PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil setelah diadakan pengujian pada aplikasi ini adalah sebagai berikut:

1. Dapat mengelola data Master maupun data transaksi di dalam sistem secara efektif dan efisien.

2. Mampu memberikan informasi yang akurat dan dapat dipahami oleh pelaku di dalam sistem.

3. Dapat membantu dalam mengambil keputusan, khususnya bagi Direktur Utama.

6.2 Saran

Saran bagi pengembangan aplikasi Sistem Informasi Layanan Service Berkala ini adalah sebagai berikut:

1. Diupayakan pengembang sistem lebih fokus pada struktur database yang ada. Struktur tersebut menjadi elemen penting dalam menggerakkan sistem dan penyediaan informasi.

2. Diupayakan pengembang sistem mampu membuat aplikasi yang lebih fleksibel dalam pengaksesan data dan user friendly.

3. Diupayakan pengembang sistem mampu membuat laporan akhir yang terperinci dan mudah dipahami.

DAFTAR PUSTAKA

Elmasri,Ramez. 1997. dan Navathe Shamkant B . Fundamentals Of Database System Third Edition. Sawada Publisher. Vancouver. Canada

Hornby, A.S ,1995. Oxford Advanced Learner’s Dictionary of current English. Oxford University.Press. New York USA.

Jogianto ,Hartono. 1999 .Pengenalan Komputer. ANDI.Yogyakarta.

Jogiyanto, Hartono. 1999. Analisis & Disain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Penerbit ANDI Yogyakarta. Yogyakarta

Kendall, Kenneth E. dan Kendall, E. 2003, Analisis dan Perancangan Sistem,.Pearson Education Asia Ptc. Ltd. dan PT. Prenhallindo. Jakarta.

Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media. Yogyakarta.

Rickyanto, Isak, 2003. Membuat Aplikasi Windows dengan Visual Basic.NET. Elek Media Komputindo. Jakarta.

Yuswanto, Subari, 2005. Mengolah Database dengan SQL Server 2000. Prestasi Pustaka Publisher. Surabaya.

Yuswanto, Subari, 2007. Pemrograman Database Visual Basic .NET. Prestasi Pustaka Publisher. Surabaya.

Tunggal, A.W. 2000. Konsep Dasar Customer Relationship Manajemen. Harvarindo. Jakarta.