Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam Pengambilan Keputusan pada Perusahaan PT. Astra International, Tbk. Toyota Cabang Sisingamangaraja

DAFTAR PUSTAKA

Atmoesoeprapto, Kisdarto. 2002. Menuju Sumber Daya Manusia berdaya dengan

kepemimpinan efektif dan manajemen efisiensi. jakarta : Elex media

komputindo

Burhan Bungin, 2001. Metodologi penelitian kualitatif dan kuantitatif. Yogyakarta : Gajah Mada Press

Edhy Susanta, 2003. Sistem informasi manajemen. Yogyakarta : PT Graha Ilmu. Fakhri Husein Muhammad & Wibowo Amin, 2002. Sistem Informasi Manajemen,

Edisi Revisi, Yogyakarta: UPP AMP YKPN

Grifin, Ricky. 2002. Manajement. Sevent Edition.Houston Miffin Company: Boston

M.Scott.George Prinsip – Prinsip Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: PT Raja Grafindo Persada

Moekijat.2005. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Bandung : Mandar Maju Siagian, Sondang P. 2000. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT Bumi

Aksara

Siagian, Sondang P. 1981, Sistem Informasi Untuk pengambilan keputusan. jakarta : Gunung Agung

Sutabri, Tata. 2005. Sistem informasi manajemen. Yogyakarta : Andi Yogyakarta Sutedjo, Budi. 2002 Perencanaan dan pembangunan sistem informasi.

Referensi Lain :

http://infojakarta.net/2013angka penjualan mobil diindonesia naik (http://www.scribd.com/sofyan_desta/d/58444205-Chapter-II-2

BAB III

DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

A. Sejarah Perusahaan

PT. Astra International Incorporation (All) pertama kali didirikan pada tanggal 20 Februari 1957 Drs. Tjia Kian Tie (Alm), William Soerjadja (Tjia Kiang Liong), dan E. Hariaman (Liem Peng Hong), yang bergerak dalam bidang usaha ekspor-impor hasil bumi, inventaris alat-alat kereta api untuk PKA (sekarang PJKA), serta bahan-bahan untuk proyek pengembangan PLTA Jatiluhur.

Kemudian pada tahun 1965 PT. Astra International mendirikan bangunan baru di Jakarta dan kantor yang berada di Bandung dijadikan sebagai kantor cabang. Pada masa itu PT. Astra International bergerak dalam bidang impor alat-alat berat dan kendaraan bermotor. Berkat usaha patungan antara pemerintah Indonesia dengan yang bergerak dalam bidang perakitan kendaraan beroda empat, maka pada tanggal 25 Februari 1969 berdirilah PT. Gaya Motor. Pada tanggal 1 Juli 1969 PT. Astra International Incorporation (AII) mendapatkan pengakuan resmi dari pemerintah Republik Indonesia sebagai agen tunggal kendaraan bermotor merek “Toyota” untuk seluruh wilayah Indonesia.

Sebagai kelanjutan dari pengakuan tersebut pada pertengahan tahun 1970 PT. Astra International Incorporation (AII) membentuk divisi baru dalam perusahaan yang khusus menangani distribusi dan pemasaran kendaraan bermerk Toyota dengan nama “Toyota Division”. Melihat perkembangan pemasaran kendaraan merk Toyota maju pesat di Indonesia, maka Toyota Motor Sales Co. Ltd Jepang berminat menangani distribusi dan pemasaran kendaraan bermerk

Toyota guna meningkatkan pelayanan kepada para peminat kendaraan merk Toyota dengan jalan pembinaan industri Toyota. Maka pada akhir tahun 1971 didirikan perusahaan baru dengan nama PT. Toyota Astra Motor (TAM) yang merupakan patungan antara Toyota Motor Sales Co. Ltd Jepang dengan PT. Astra International Incorporated dan PT. Gaya Motor dari pihak Indonesia. Saat itu PT. Gaya Motor adalah perusahaan yang bergerak dibidang perakitan (assembling) kendaraan bermotor dari berbagai jenis dan merk. Setelah PT. Toyota Astra Motor berdiri maka status agen tunggal kendaraan merk Toyota untuk seluruh wilayah Indonesia dialihkan dari PT. Astra International Incorporated kepada PT. Toyota Astra Motor.

Dengan semakin berkembangnya pemasarannya mobil merk Toyota, dan agar pengelola pemasaran mobil Toyota di Indonesia dapat lebih efisien dan efektif, maka pada tanggal 1 Januari 1976 didirikan PT. Astra Motor Sales (AMS) berdasarkan Akta Notaris Kartini Mulyadi, SH. No. 195 tanggal 30 Juli 1975 dan No. 52 tanggal 10 Oktober 1975. Sebelumnya untuk penjualan mobil Toyota dilakukan oleh satu divisi dari PT. Astra International yaitu Motor Vehicle

Division. Pada tahun 1989, PT. Astra Motor Sales bergabung dan menjadi divisi

penjualan dari PT. Astra International. Kegiatan utama PT. Astra International adalah menjual mobil merek Toyota, menjual sahamnya pada masyarakat (go

public) dengan nilai nominal yang tidak terlalu tinggi.

Pada saat go public, nama PT. Astra International diubah menjadi PT. Astra International Toyota Division. Pada tanggal 8 Agustus 1995 menurut Akte Notaris Ny. Rukmasanti Hardjasatya, SH No.2, PT. Astra International Toyota Division berubah menjadi PT. Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation

yang bertempat di Jl. Dr. Djunjunan 192 Bandung. Maka pada tanggal 4 Maret 1996 diresmikan PT. Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation cabang Pasteur Bandung oleh Chief Executive AUTO 2000 Yap Tjay Soen.

Dalam upaya memenuhi kebutuhan pelanggan akan kendaraan bermotor merek Toyota, PT. Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation juga melakukan bantuan pengelolaan atas PT. Serasi Autoraya (Toyota Rent AUTO

2000 Car/Trac) yang menangani jasa penyewaan mobil merk Toyota dan PT.

Arya Kharisma (Mobil 88) yang melayani penjualan mobil bekas merek Toyota. Kedua perusahaan ini termasuk dalam AUTO 2000 Group.

Sebagai dealer utama wilayah perusahaan PT. Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation mencakup Sumatera (kecuali Jambi, Riau, dan Bengkulu), Jawa (kecuali Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta), Bali, NTB, dan NTT. Kantor cabang Pasteur merupakan cabang ketiga untuk wilayah Bandung dan sekitarnya. Masing-masing cabang berdiri sendiri dan dalam kegiatan operasionalnya bertanggung jawab langsung ke kantor pusat PT. Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation yang beralamat di Jl. Gaya Motor III No. 3 Sunter II Jakarta Utara.

1. Sejarah AUTO 2000 Cabang Sisingamangaraja

Saat ini AUTO 2000 adalah main dealer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai antara 70-80% dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, AUTO 2000 berhubungan dengan PT. Toyota Astra Motor yang menjadi agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) Toyota. AUTO 2000 adalah

AUTO 2000 berkembang pesat karena memberikan berbagai layanan yang sangat memudahkan bagi calon pembeli maupun pengguna Toyota. Dengan slogan “Urusan Toyota jadi mudah!”AUTO 2000 selalu mencoba menjadi yang terdepan dalam pelayanan. Produk-produk AUTO 2000 yang inovatif seperti THS (Toyota Home Service), Express Maintenance (service berkala hanya dalam satu jam) dan Express Body Paint (perbaikan body 3 panel dalam 8 jam saja) Booking

Service mencerminkan perhatian AUTO 2000 yang tinggi kepada pelanggannya.

AUTO 2000 memiliki cabang yang terbesar di seluruh Indonesia (kecuali Sulawesi, Maluku, Irian, Jambi, Riau, Bengkulu, Jawa Tengah dan D.I.Y). Selain cabang-cabang AUTO 2000 yang berjumlah 91 outlet cabang, AUTO 2000 juga memiliki dealer yang terbesar di seluruh Indonesia (disebut indirect), yang totalnya berjumlah 87 outlet dealer. Dengan demikian, terdapat 178 cabang yang mewakili penjualan AUTO 2000 di seluruh Indonesia. 77 bengkel milik AUTO 2000 merupakan yang terbesar dan terlengkap di Asia Tenggara. Di samping itu AUTO 2000 juga memilki 596 Partshop yang menjamin keaslian suku cadang produk Toyota. AUTO 2000 berdiri pada tahun 1975 dengan nama Astra Motor Sales, dan baru pada tahun 1989 berubah menjadi AUTO 2000.

B. Visi, Misi, dan Makna Logo Perusahaan 1. Visi

“ Menjadi Dealer Toyota terbaik dan paling handal di Indonesia melalui proses kerja berkelas dunia”

2. Misi

Toyota Sales Operation adalah menjadi mitra usaha yang terpercaya bagi

seluruh stakeholder (Pelanggan Toyota, Karyawan, Supplier, Pemegang saham, Pemerintah, dan Masyarakat). Toyota Sales Operation akan mampu menjadi mitra terpercaya dengan adanya kemampuan untuk:

1. Memberikan pengalaman terbaik dalam membeli dan memilki kendaraan Toyota kepada pelanggan.

2. Mencapai dan mempertahankan posisi Market Share no.1 di seluruh segmen dan wilayah.

3. Menciptakan lingkungan kerja terbaik.

4. Menciptakan pertumbuhan bisnis yang berkesinambungan.

3. Makna Logo Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki suatu identitas ataupun ciri khas tertentu. Logo merupakan suatu lambang yang mencerminkan suatu identitas bagi suatu lambang yang mencerminkan suatu identitas bagi suatu perusahaan sehingga membedakan dengan perusahaan lainnya. Meski akrab dengan logo toyota, namun tidak bnyak yang tahu makna serta filosofi logo toyota yang didominasi bentuk elips atau lonjong. Ternyata logo toyota ini memiliki makna dan filosofi yang sederhana. Jika diamati lebih jauh, logo Toyota merupakan kombinasi dari tiga buah lingkaran lonjong. Tiga lingkaran lonjong tersebut ternyata dapat mempresentasikan setiap huruf T,O,Y,O,T dan A.

Sementara itu tiga buah elips atau lingkaran lonjong dalam logo Toyota masing-masing memiliki makna tersendiri. Dilansir dari situs resmi Toyota,

lingkaran pertama mewakili makna tersendiri. Kemudian, lingkaran kedua melambangkan komitmen Toyota untuk memberi yang terbaik dan memuaskan pelanggannya. Sedangkan lingkaran ketiga menggambarkan kemungkinan yang terbentang tanpa batas bagi tekhnologi dan Inovasi.

C. Struktur Organisasi Perusahaan

Setiap organisasi perusahaan mempunyai cita - cita dan berorientasi pada tujuannya. Hal ini tertuang kedalam struktur organisasi dimana dengan adanya struktur organisasi tercipta pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas dan tegas antara suatu bagian dengan bagian lainnya sehingga setiap anggota mengetahui kedudukan. tugas dan tanggung jawabnya serta batas- batas wewenang masing-masing didalma pelaksanaan tugas sistem organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi.

PT. Astra International - TSO cabang Sisingamangaraja Medan menggunakan struktur organisasi garis yang sesuai dengan kondisi perusahaan tersebul yaitu:

1. Pembagian tugas dapat dibedakan secara tegas dan jelas.

2. Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan pada bawahannya dalam bidang pekerjaan yang sudah ditentukan berdasarkan spesialisasi tugas dimana spesialisasi tidak membuat personil hanya memikirkan tugasnya saja namun saling bekerjasama untuk mencapai tujuan dan target yang telah ditetapkan.

3. Jenjang manajemen mempunyai wewenang mengemukakan pendapat dan bertanggung jawab kepada jenjang manajemen yang membawahinya.

D. Tugas dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi

Berikut ini akan penulis uraikan tugas dan tanggung jawab, serta wewenang bagian-bagian penting dalam struktur organisasi PT. Astra International, Tbk – Toyota cabang Medan SM. Raja.

a. Kepala Cabang (Branch Head) Tugas dan Tanggung jawab :

1. Menentukan kebijaksanaan cabang sesuai dengan pedoman yang telah digariskan perusahaan.

2. Mengkoordinasi mengawasi dan bertanggung jawab atas pembinaan, pengembangan serta kegiatan yang dilakukan cabang.

3. Bertanggung jawab bersama dengan Kepala Departemen Administrasi (Administration Department Head) terhadap penghapusan piutang untuk diajukan ke kantor pusat.

4. Membuat kontrak atau perjanjian dengan perusahaan lain, 5. Mengadakan rapat kerja antar seluruh kepala departemen. 6. Merangkap sebagai Kepala Bagian Penjualan.

7. Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan kendaraan, market share dan profit cabang.

b. Customer Relation

Tugas dari Customer Relation adalah sebagai pusat informasi perusahaan dan menangani hubungan perusahaan dengan pelanggan dimana customer relation ini berdiri sendiri dan mempunyai tanggung jawab ini kepada Kepala Cabang.

c. Departemen Penjualan

Departemen ini dipimpin oleh Sales Department Head atau sering disebut dengan Sales Manager (Manager Penjualan). Pada saat ini Kepala Bagian Penjualan PT AI - TSO cabang Sisingamangaraja dirangkap oleh Kepala Cabang dengan membawahi Sales Supervisor, yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Cabang. Sales Department ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu :

1. Kepala Bagian Penjualan (Sales Department Head)

Tugas dari Sales Department Head adalah sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab terhadap penjualan kendaraan, bagaimana mengusahakan tercapainya target yang telah ditetapkan.

b. Menganalisa pasar dan membuat ramalan penjualan. c. Meningkatkan pemasaran di daerah penjualan. 2. Sales Supervisor

Tugas daripada Sales Supervisor adalah :

a. Meningkatkan jumlah unit kendaraan yang dijual. b. Menganalisa segmen pasar / kemungkinan pangsa pasar. c. Memberikan arahan dan memotivasi para wiraniaga.

d. Membina hubungan baik dengan perusahaan pengangkutan (ekspedisi). 3. Wiraniaga

Wiraniaga (salesman) adalah tenaga penjual yang melayani pelanggan diluar perusahaan untuk mendapatkan pelanggan, Adapun tugas dari seorang wiraniaga adalah :

a. Menjual kendaraan kepada pelanggan diluar lingkup counter PT. AI TSO (AUTO 2000) cabang Sisingamangaraja Medan sesuai dengan target yang telah ditetapkan oleh Kepala Cabang.

b. Membina hubungan baik dengan pelanggan. c. Mempromosikan kendaraan kepada pelanggan. d. Menjaga nama baik perusahaan kepada pelanggan. 4. Wiraniaga (Sales Counter)

Wiraniaga (Counter Sales) merupakan tenaga penjual yang bertanggung jawab untuk melayani pelanggan yang datang ke AUTO 2000. Tugas daripada

Counter Sales adalah :

a. Menjual kendaraan kepada pelanggan di lingkungan PT. AI - ISO (AUTO 2000) cabang Sisingamangaraja Medan sesuai dengan target yang telah ditetapkan oleh Kepala Cabang.

b. Membina hubungan baik dengan pelanggan. d. Departemen Administrasi

Departemen Administrasi ini dipimpin oleh seorang Administration Head yang juga disebut Financial and Administration Manager (Manager Administrasi dan Keuangan). Didalam Departemen Administrasi terdiri atas beberapa unsur antara lain :

1. Kepala Administrasi (Administration Head)

Memimpin dan bertanggung jawab atas pelaksanaan yang menyangkut hal-hal administrasi perusahaan, khususnya dibidang jasa seperti keuangan, investasi kantor dan personalia yang bertugas dan bertanggung jawab atas aparat dan kelancaran pelaksanaan kegiatan personalia yang rneliputi:

a. Bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan cabang, pemasukan dan pengeluaran, inventory dan administrasi cabang.

b. Mengawasi administrasi bengkel. c. Mengawasi administrasi spare part. d. Mengawasi stock kendaraan.

e. Membina bawahannya khususnya karyawan administrasi. f. Mengelola personalia cabang (kepegawaian).

2. Koordinator Administrasi

Tugas dari koordinator administrasi adalah :

a. Memantau dan mengkoordinir segala kegiatan yang ada di administrasi dan merupakan tenaga operasional untuk seluruh bidang dalam administrasi.

b. Membantu setiap masalah yang terjadi di tiap bagian administrasi. Didalam tubuh Koordinator Administrasi terdapat 4 bagian antara lain: 3. Penata Administrasi Unit

Penata Administrasi Unit Penata Administrasi terdiri dari beberapa bagian, yaitu :

1. Administrasi Unit / Penjualan

Tugas dari Administrasi Unit / Penjualan adalah :

a. Membuat laporan penjualan, laporan stock, laporan penerimaan barang. b. Membuat faktur penjualan dan faktur pajak.

c. Mengevaluasi persyaratan kredit.

d. Bertanggung jawab terhadap kelancaran administrasi kredit dan piutang. e. Memantau piutang perusahaan.

f. Memberikan laporan ke pusat dan antar cabang menyangkut penjualan dan pembatalan stock dari pelanggan.

2. Register Police

Tugas dari Register Police adalah bertanggung jawab atas pembuatan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK), BPKB kendaraan baru yang telah terjual dari AUTO 2000.

3. Administrasi Gudang Unit

Tugas dari Administrasi Gudang Unit adalah :

a. Bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran dan pemakaian barang / unit.

b. Bertanggung jawab atas stock fisik kendaraan. 4. Administrasi Indirect

Adapun tugas dari Administrasi Indirect adalah mengkoordinasi penjuaian unit kendaraan baru ke sub dealer untuk daerah Sumatera Utara dan Aceh.

4. Penata Administrasi Service

Bagian - bagian yang ada pada Penata Administrasi Service yaitu :

1. Billing Service

Kegiatan Billing Service adalah pembuatan fakrur bengkel yang tugas - tugasnya sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab melaksanakan perhitungan biaya kerja ke pelanggan berdasarkan pekerjaan yang dilakukan dalam rangka perbaikan dan pemeliharaan serta penawaran kendaraan di bengkel dan perhitungan suku cadang yang meliputi bahan (material) yang digunakan untuk perbaikan dan perawatan yang dilakukan menurut ketentuan yang berlaku.

b. Menandatangani kuitansi atau nota perhitungan atas dasar cara perhitungan yang telah ditentukan.

c. Kecermatan dalam pembuatan surat - surat tagihan atau isian pelengkap tagihan ke instansi pemerintah.

d. Melaksanakan administrasi unit pembelian bahan (material) atau administrasi utang sebagai administrasi piutang bengkel secara keseluruhan dan bertanggung jawab kepada kepala administrasi.

2. Administrasi Service

Administrasi Service bertanggung jawab secara penuh kepada Kepala Administrasi dimana tugasnya adalah sebagai berikut:

a. Melaksanakan kegiatan bengkel sesuai dengan pedoman dari Service Divisi Pusat.

b. Bertanggung jawab atas kegiatan bengkel dan spare part.

c. Bertanggung jawab atas pencapaian target bengkel dan profit bengkel. 3. Collector

Adapun tugas dari collector adalah menagih kepada pelanggan yang melakukan service kendaraan dengan kredit.

4. Administrasi Gudang Bahan

Adapun tugas dari administrasi gudang bahan adalah mencatat seluruh pembukuan spare part yang ada di gudang bahan.

5. Penata Administrasi Part

Administrasi Part ini melaksanakan kegiatan administrasi untuk suku cadang yang meliputi penerimaan order dari pembeli, pencatatan suku cadang yang keluar / masuk baik dari luar maupun ke dalam gudang, dan kegiatan yang

berhubungan dengan pemesanan suku cadang yang dibutuhkan oleh perusahaan, serta pengurusan persediaan bahan -bahan setiap bulannya.

6. Penata Administrasi Umum

Terdiri dari beberapa bagian yang memiliki tanggung jawab dan fungsi masing - masing.

a. Kasir

Melaksanakan dan bertanggung jawab atas kelancaran pemasukan dan pengeluaran serta penyimpanan uang perusahaan secara terkendali meliputi:

1. Membuat dan mengesahkan bukti kas masuk dan kas keluar.

2. Melaksanakan setoran ke bank (tunai maupun giro/cek) berikut pembuatan dokumen - dokumen yang diperlukan.

3. Membuat giro/cek untuk pembayaran/pengeluaran melalui bank. 4. Membuat laporan harian kas dan laporan saldo kas bulanan.

5. Mengatur jumlah uang yang ditransfer ke pusat, dengan mengatur kebutuhan cabang.

6. Mengkoordinasi collector dan aistribusi serta kontrcl syarat tagihan. b. Personalia

Adapun tugas personalia terdiri dari: 1. Memperhatikan kesejahteraan karyawan.

2. Membuat biaya transportasi, makan dan pajak karyawan. 3. Membuat laporan lembur karyawan.

c. Satpam

1. Mengawasi dan memeriksa kendaraan dan karyawan yang keluar/masuk perusahaan.

2. Bertugas menjaga keamanan, ketertiban dan kendaraan parkir di lingkungan perusahaan.

d. Cleaning Service

Cleaning Service mempunyai tugas antara lain :

1. Merawat semua peralatan perusahaan.

2. Bertanggung jawab atas kebersihan lingkungan perusahaan.

e. Service Department

Department Service ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu : 1. Service Department Head (Kepala Bengkel)

Kepala bengkel ini mempunyai tugas memimpin dan bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan dalam hal menyangkut pencapaian target untuk mendapatkan keuntungan dari kegiatan kerja bengkel. Kepala bengkel bertanggung jawab secara penuh kepada Kepala Cabang.

2. . Asisten Kepala Bengkel

Asisten Kepala Bengkel adalah pengawas lapangan dan bengkel yang bertugas untuk melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan bengkel baik yang dilakukan di workshop maupun yang dilapangan. Asisten kepala bengkel bertanggung jawab secara lini kepada Kepala Bengkel. Asisten Kepala Bengkel membawahi beberapa bagian yaitu:

a. . Foreman (Pengontrol Tugas Bengkel)

Foreman melakukan pengontrolan di Workshop atas perintah Supervisor Workshop, bertanggung jawab secara ini kepada asisten kepala bengkel.

b. Service Advisor

Bertugas menerima pelanggan yang datang ke bengkel untuk melaporkan keadaan kendaraannya dan memberikan penjelasan yang memuaskan atas pertanyaan pelanggan yang akan memperbaiki untuk meiakukan perawatan.

Service Advisor bertanggung jawab kepada Supervisor Bengkel.

c. Koordinator THS (Toyota Home Service)

Koordinator THS mempunyai tugas yaitu mengontrol mekanik dalam melakukan perbaikan kendaraan yang dilakukan langsung ke rurnah pelanggan. Koordinator THS mempunyai bawahan yaitu mekanik THS yang bertanggung jawab atas perbaikan kendaraan pelanggan dan perbaikan itu dilakukan langsung ke rumah pelanggan.

d. PDI (Pre Delivery Inspection) Tugasnya terdiri dari :

1. Bertanggung jawab terhadap stock kendaraan.

2. Memeriksa dan menyiapkan kendaraan yang akan disiapkan kepada pelanggan.

e. Lubbing

Lubbing bertugas untuk bertanggung jawab tehadap persediaan bahan - bahan

keperluan seperti : OH, BBM, dan lain - lain serta peralatan bengkel seperti: kunci, dongkrak, Angel Driver.

f. . Washing

Adapun tugas daripada bagian ini adalah bertanggung jawab terhadap kebersihan kendaraan, baik untuk kendaraan bengkel maupun kendaraan baru. g. Valet Service

h. Service Plus

Adapun tugas dan Service Plus adalah berhubungan dengan salon mobil, yang mana mobil setelah di service harus dibersihkan agar kondisi mobil tersebut nyaman.

i. Instruktur

Instruktur bertugas membimbing dan melatih mekanik. f. Partman

Partman bertugas untuk:

1. Bertanggung jawab terhadap administrasi spare part. 2. Bertanggung jawab terhadap stock spare part.

e. Jaringan Kegiatan Perusahaan

Auto 2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang manajemennya ditangani penuh oleh PT Astra International Tbk. Saat ini Auto 2000 adalah main dealer Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, Auto 2000 berhubungan dengan PT Toyota Astra Motor yang menjadi agen tunggal pemegang merek (ATPM) Toyota. Auto 2000 adalah dealer resmi Toyota bersama 4 dealer resmi Toyota yang lain.

Auto 2000 berkembang pesat karena memberikan berbagai layanan yang sangat memudahkan bagi calon pembeli maupun pengguna Toyota. Dengan slogan “ Urusan Toyota jadi mudah!” Auto 2000 selalu mencoba menjadi yang terdepan dalam pelayanan. Produk-produk Auto 2000 yang inovatif seperti THS (

toyota Home Service), Express Maintenannce ( service berkala hanya satu jam)

dan Express Body Paint ( Perbaikan body 3 planel dalam 8 jam saja) Booking

f. Kinerja Kegiatan Terkini

Kinerja penjualan di awal-awal 2014 menunjukkan tren pertumbuhan yang signifikan. Toyota Indonesia terus menghadirkan jajaran produk yang lengkap dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan, memperluas jaringan penjualan secara nasional, serta memberikan pelayanan after sales terbaik, sebagai wujud apresiasi atas kepercayaan dan kesetiaan para pelanggan selama ini.

g. Rencana Kegiatan Perusahaan

Sebagai salah satu distributor utama TAM ( Toyota Astra Motor ). Auto 2000 juga mempersiapkan jaringan mengahadapi mobil murah dan ramah lingkungan. Apalagi, segmen yang dibidik adalah middle low yang terbesar di daerah-daerah. Untuk jaringan, sampai akhir tahun bakal mencapai 10 yang ditargetkan dengan capital expenditure (capex) atau belanja modal Rp.850 miliar. Tahun depan, anak usaha Astra International itu bakal membuka 10 sampai 12 cabang baru.

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam pengambilan keputusan di sebuah perusahaan PT Astra International, Tbk – Toyota cabang SM Raja Medan

Pengambilan keputusan adalah aspek paling penting dari kegiatan manajemen. Pada sub bab ini menjelaskan pengambilan keputusan merupakan kegiatan sentral dari manajemen, yang merupakan kunci kepemimpinan atau inti kepemimpinan. Bahkan pengambilan keputusan adalah kegiatan yang paling penting dari semua kegiatan karena di dalamnya manajer terlibat, dan itu merupakan pertanggungjawaban utama dari semua administrator melalui suatu proses tempat keputusan-keputusan dibuat dan dilaksanakan.

Dari hasil wawancara beberapa informan pada perusahaan, yang dibagi ke dalam beberapa kelompok diantaranya, karyawan, manager hingga direktur utama. Hasil wawancara dengan informan yaitu bagian HRD bapak Rizki (4 April 2016) ketika ditanya mengenai proses pengambilan keputusan di perusahaan berpendapat bahwa;

Di perusahaan ini, kekuasaan tertinggi dalam pengambilan keputusan berada di rapat umum pemegang saham yang pelaksanaanya dipertanggungjawabkan oleh direktur utama. Namun terkadang keputusan juga bisa secara tiba – tiba sesuai kebutuhan perusahaan. Hal itu dibuat sebagai respons terhadap masalah-masalah unik, yang jarang dijumpai, dan yang tidak

dapat didefenisikan secara tepat dan cakupannya meliputi keputusan stratejik, Butuh keputusan segera.

Hal itu juga dibenarkan oleh karyawan bidang teknisi Afifuddin dalam wawancara (4 April 2016) mengatakan bawah;

Dalam pengambilan keputusan diperusahaan tidak harus serta merta dirapatkan dahulu apalagi bersifat hal teknis, karena kami semua karyawan sudah memiliki berbagai aturan dan masing- masing pekerjaan yang sudah terspesialisasi untuk bekerja, namun ketika menyangkut perusahaan dan kepentingan perusahaan apalagi karyawan, biasanya perusahaan melakukan rapat umum melalui arahan Manager. Dan biasanya Manager meminta masukan dari karyawan atau HRD terlebih dahulu baru diambil keputusan bersama. Kedekatan antara manager dan karyawan juga sangat baik, sehingga kami percaya saja apa yang diperintahkan untuk menjalankan pekerjaan itu tanpa harus melalui proses rapat segala dalam mengambil keputusan.

Informasi mengenai kaitan peran SIM dalam proses pengambilan keputusan pada perusahaan ini juga dijelaskan oleh Manager administrasi unit bapak Adril (dalam wawancara pada 4 April 2016) perusahaan yang menjelaskan bahwa;

Secara singkat bahwa pada dasarnya ada dua jenis keputusan diperusahaan ini yaitu, pertama, keputusan terprogram, dibuat sebagai respon terhadap masalah-masalah organisasi yang repetitive atau yang sudah baku. Banyak masalah-masalah dalam organisasi yang terjadi berulang-ulang, yang sudah biasa, tempat para manajer biasa memberi informasi yang jelas, Keputusan ini sifatnya rutin misalnya keputusan operasional, taktis jenis ini lebih sering disebut sebagai keputusan

rutin.Cakupannya meliputi keputusan operasional dan keputusan taktis. Semua keputusan yang saya keluarkan sudah baku, dan itu hanya tinggal dijalankan oleh karyawan saja. Terkait Sistem Iinformasi Manajemen, hanya sebatas memberi informasi bukan bagi saya untuk menjadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Karena biasanya para manajer saya yang akan memberikan kejelasan persoalan yang ada melalui analisis fisik walaupun analisis sistem komputer juga sangat membantu bagi saya dalam pengambilan keputusan. Yang Kedua, keputusan tak terprogram dibuat sebagai respons terhadap masalah-masalah unik, yang jarang dijumpai, dan yang tidak dapat didefenisikan secara tepat.

Mengenai bentuk keputusan yang diambil dari perusahaan ini juga dijelaskan oleh manager yitu bapak adril (dalam wawancara pada 4 April 2016) perusahaan yang menjelaskan bahwa;

Saya paham kalau berbicara proses pengambilan, penyimpanan, pengolahan dan penyajian data merupakan proses yang dengan sangat mudah dilakukan teknologi informasi dengan mudah dan cepat melalui Sistem Informasi Manajemen. Dengan demikian dapat dibayangkan apabila data perusahaan disimpan hanya dalam bentuk fisik, namun di perusahaan ini dalam pengambilan keputusan tidak sepenuhnya tergantung pada informasi yang tersedia di komputer juga dari bentuk fisik bagaimanapun perlu dibuktikan dilapangan juga.

1. Implementasi Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen pada perusahaan merupakan suatu keputusan yang mana merupakan kewenangan seorang pemimpin untuk selalu berkoordinasi dan mengkomunikasikan dengan para karyawan khususnya staff sehingga bisa mencapai tujuan yang diinginkan. Komunikasi anatar karyawan sangatlah penting

karena dengan komunikasi pemahaman terhadap prosedur pelaksana Sistem Informasi Manajemen tersebut bisa berjalan dengan tujuan organisasi.

Berbagai literatur menyebutkan beberapa aspek atau faktor yang menunjang sebuah sistem informasi diantara aspek perencanaan, aspek kelengkapan fasilitas, aspek implementasi, aspek efektifitas pemanfaatan. Dari beberapa aspek tersebut akan dijabarkan melalui petikan wawancar berikut:

a. Aspek Perencanaan

Hasil wawancara dengan informan yaitu bagian ketika ditanya mengenai perencanaan awal ketika dibuatnya sistem informasi dan manajemen perusahaan berpendapat.

Oleh Bapak Taufik mengatakan diawal, perusahaan sudah memberikan intruksi pemakaian sesuai dengan standard operasional perusahaan kepada seluruh karyawan. Namun, Pendesain (perancang) sistem; Mendesain sistem pengolahan berlandaskan komputer untuk menyajikan informasi yang diperincikan analis informasi perusahaan tidak terlalu memikirkannya, perusahaan juga terlihat begitu memerlukan kemampuan teknis yang lebih tinggi dibandingkan analis informasi seperti bisa mengkhususkan diri dalam bidang seperti komunikasi data. Padahal di awal sudah ada SDM sebagai Pembuat program pemeliharaan dalam penyediaan informasi itu sepertinya sekarang sudah sangat berjalan Sistem dan sangat diperlukan juga dengan aadanya kemampuan komputer kerja lebih terbantu. Bagi saya juga sama (Bapak Danzo )sehingga dalam menyelenggarakan pemeliharaan (perubahan dan perbaikan) atas program yang ada sudah sepenuhnya berjalan dengan baik. Apalagi soal Administrator pangkalan data yang mencatat dan mengawasi pangkalan data

perusahaan. Ditambah Operator computer, Mengoperasikan peralatan computer, Pengawas (Control clerk) dimana Mencatat pengawasan informasi dan meneliti (review) pelaksanaan prosedur pengawasan juga kesemuanya di awal perencanaan sudah disiapkan SDM nya, namun hingga sekarang sistem itu termanfaatkan dengan baik, dan mungkin begitu ada manfaatnya bagi saya pribadi. (Hasil Wawancara, 4 April 2016).

b. Aspek Kelengkapan Fasilitas

Hasil wawancara dengan informan yaitu Bapak Ronald ketika ditanya mengenai Software dan kelengkapan fasilitas maupun data yang merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi berpendapat :

“Dengan adanya Sistem informasi manajemen pada perusahaan ini, hal itu sangat mendukung kinerja dan kelengkapan untuk membuat sistem itu bukanlah hal yang sulit bagi perusahaan seperti komputernya, sumber daya manusianya, namun, Sistem Informasi Manajemen bagi perusahaan apalagi bidang kami begitu besar andilnya bagi kami karena hampir semua pekerjaan kami perlu ketelitian dan keseriusan kami sendiri, dan dibantu dengan menggunakan alat lain, walaupun perusahan bukan perusahaan yang menggunakan mesin robot. Tapi, Sistem Informasi Manajemen itu sendiri lebih diutamakan oleh Manajer dalam upaya menunjang informasi terkait kondisi perkembangan pasokan maupun penjualan produk saja, selain itu personalia para karyawan juga tercantum” (Hasil Wawancara pada 4 April 2016).

Jika dilihat dari sisi sumber manusia dalam pengelolaan informasi, yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem informasi dan sebagainya dalam wawancara dengan salah seorang karyawan yakni Manager administrasi dan keuangan Taufik mengatakan bahwa;

“Dalam menjalankan operasional sistem informasi perusahaan sudah terstruktur dengan baik, karyawan yang ditugaskan memiliki kecakapan yang baik untuk mengoperasionalkannya. Perusahaan juga selalu membuat sistem informasi manajemen yang lebih maju, tidak hanya berisi tentang perusahaan saja, namun juga seputar perusahaan lain kami bekerja berdasarkan standar operasional yang sudah ditetapkan perusahaan, pimpinan juga dalam mengambil keputusan jarang melihat sebuah data base yang terhimpun dalam komputer itu, dan sepertinya data dalam komputer itu harus selalu update. (hasil wawancara pada 4 April 2016.)

c. Aspek Efektifitas Pemanfaatan

Hasil wawancara dengan informan yaitu karyawan bidang unit yakni bapak Afifuddin (4 April 2016), ketika ditanya mengenai sejauh apa efektifitas pemanfaatan SIM perusahaan berpendapat :

Pasti kalau ditanya beberapa orang saja bagi kami, para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi, SIM itu dalam tingkat penggunaannya relatif tinggi apalagi kepuasan para pengguna terhadap system. Selain itu pada tingkat seberapa sistem dapat memenuhi tujuan-tujuan yang spesifik, sebagaimana dicerminkan oleh peningkatan kinerja organisasi dan pengambilan keputusan dari penggunaan system hal ini tidak berjalan dengan semestinya, kami bekerja juga dengan kemampuan sendiri dan bantuan dengan

komputer, apalagi ketika kerja kami berkaitan dengan hal paling spesifik. Efektifitas informasi ini sangat memberikan informasi perusahaan kami, data karyawan dan lain –lain, bukan soal informasi apa yang terjadi dengan perusahaan kami. Semua keputusan juga berada di dalam rapat umum bukan masing – masing manager atau karyawan.

Pendapat di atas sejalan apa yang diungkapkan juga oleh karyawan bagian Administrasi bapak Eko Setiawan

“Kalau dilihat dari SDM, perusahaan sangat cukup mampu untuk mengelola sistem informasi manajemen itu, tapi bagi saya khususnya Sistem Informasi Manajemen itu sangat ada gunanya, makanya SDM yang ditempatkan pada bagian informasi tersebut lumayan terlalu banyak, dan dimana kerja mereka mengelola data base dalam komputer, informasi karyawan, data keluar masuk barang, dan hasil penjualan, barang keluar juga sehingga selebihnya sangat dimanfaatkan lagi. SIM terhubung dengan proses monitoring surat, arus keluar masuk surat maupun distribusi surat. Meskipun dalam SIM terdapat satu menu yaitu Persuratan, namun persuratan yang masuk tetap melalui Bagian Umum Administrasi saja, dan kemudian di input ke dalam SIM kami. Tapi Sim tentu bagi pimpinan kami, mungkin saja sangat berguna” (hasil wawancara pada 4 April 2016)

Hasil wawancara dengan informan yaitu bagian karyawan (Yodi 4 April 2016) ketika ditanya mengenai pemahaman dan efektifitas informasi tentang sistem informasi dan manajemen perusahaan berpendapat :

“Pemahaman dan informasi tentang kebijakan sistem informasi dan manajemen pada perusahaan saya kira, pemahaman tentang informasi tersebut pasti

memahaminya. Persoalannya adalah hampir seluruh bidang pekerjaan apabila didiskripsikan job deskripsi masing-masing karyawan, pembagian tugas secara spesifik sebetulnya SIM penting karena tingkat kepatuhan meraka sebetulnya ada alur dan tahapan yang runtut yang harus dikerjakan oleh manusia sehingga mampu dipermudah alat mesin apalagi komputer. Sistem Informasi Manajemen itu tidak hanya penting bagi pimpinan kami, seperti jumlah pemasokan barang maupun hasil penjualan produk dalam setiap tahunnya (Hasil Wawancara pada 4 April 2016).

Hal ini menunjukkan bahwa keseluruhan fitur dalam SIM perusahaan tersebut bisa termanfaatkan dengan baik. Berbagai kendala menjadi biasanya dikarenakan kurang sempurnanya pemanfaatan SIM sesuai yang diharapkan. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan manager (Adril , 4 April 2016), diperoleh informasi bahwa kendala utamanya adalah;

”Yang pertama, kami memang sangat memanfaatkan fitur Sistem Informasi Manajemen dalam komputer itu, kami lebih banyak menggunakan dan mempelajari dari hal yang bentuknya fisik untuk kemudian diinput kedalam komputer. Sebab kami bekerja sesuai prosedur yang sudah baku dan itu bisa dikerjakan oleh manusia dan dibantu atas ketelitian komputer. Yang kedua, Sistem informasi yang kami gunakan mengenai fitur data sejarah perusahaan kami, nama–nama karyawan kami, peraturan kami, kalau lebih spesifik mengenai perusahaan juga kami cantumkan. Artinya semuanya berpengaruh akan keberadaan dan penggunaan SIM terhadap penataan arsip yang berbentuk fisik, sebelum dan setelah digunakannya SIM media penyimpanan arsip fisik juga dimasing-masing Bagian/Unit tetap seperti semula. Bagaimanapun kami tetap

menggunakan arsip fisik sebagai barang nyata. Berbicara efisiensi waktu, memang prinsip SIM merupakan kunci utama dalam optimalisasi pemanfaatan database elektronik. Selain itu SIM membuat Kualitas data dapat diandalkan karena pemberian nomor-nomor daftar isian dilakukan oleh sistem secara otomatis. Apalagi kami juga kalau rapat pengambilan keputusan kami mengalami kemajuan, musyawarah maupun terkadang keputusan tidak hanya berada ditangan saya.”

Tabel 4.1

Daftar Sarana dan Prasarana

NO JENIS SARANA DAN PRASARANA JUMLAH

1. Tanah 1 lokasi

2. Gedung kantor 1 unit

3. Kendaraan roda empat 8 unit

4. Kendaraan roda dua 1 unit

5. Laptop (Komputer) 100 unit

6. Lemari Kayu 4 unit

7. Rak Besi 40 unit

8. Lemari Besi 20 unit

9. Kursi putar 80 unit

10. Kursi staf 80 unit

11. Kursi tamu/sofa Panjang 40 unit

12. Meja kasir 2 unit

13. Meja pajang 100 unit

14 Meja komputer 100 unit

15. Berangkas 5 unit

16. Whiteboard 6 unit

17. Printer 100 unit

18. TV 29” 12 unit

19. Mesin Faximile 2 unit

BAB V PEMBAHASAN

A. Deskripsi Sistem Informasi Manajemen PT Astra International,Tbk-Toyota

Berdasarkan misi perusahan yakni; Menjadi Dealer Toyota terbaik dan paling handal di Indonesia melalui proses kerja berkelas dunia”, Untuk mendukung kegiatan operasionalnya PT Astra Internasional memerlukan personalia yang cakap, terampil dan terlatih. Oleh karena itu salah satu wujud pengembangan kegiatan operasional tersebut terlihat dalam pengolahan data dan informasi Pt Astra internasional,Tbk-toyota pembangunan Sistem informasi dan manajemen yang mencakup berbagai kegiatan, yang salah satunya adalah penyusunan basis data sebagai bahan perencanaan untuk meningkatkan pola pemasaran dan komitmen pengembangan pemasaran.

Menurut Edhy Sutanta mengatakan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen dikembangkan untuk melayani kebutuhan – kebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen. Isi informasi yang dibutuhkan tergantung pada fungsi masing – masing unit fungsional yang ada. Sedangkan ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan yang mempunyai perbedaan tergantung pada tingkatan kegiatan manajemen. Dengan demikian suatu Sistem Informasi Manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses – proses berikut:

1. Proses perencanaan

Suatu rencana merupakan suatu arah tindakan yang telah ditetapkan lebih dahulu. Rencana menggabungkan antara tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan – kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana pada suatu organisasi adalah tergantung pada individu – individu yang menjadikan organisasi tersebut. Sehingga tujuan tersebut dapat berubah akibat perubahan individu – individu dalam organisasi, atau karena pengaruh – pengaruh dari luar (misal adanya hambatan-hambatan atau tantangan persaingan).

Dalam suatu organisasi setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan – kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. Sistem informasi manajemen yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Perkembangan teknologi informasi dan komputer yang pesat saat ini, telah memberikan dukungan yang besar pada pemenuhan kebutuhan – kebutuhan informasi bagi para pengambil keputusan dan pemakai lainnya. Dalam tingkat perencanaan dan pengendalian operasional, komputer mampu melaksanakan hampir semua kegiatan yang ada. Hal ini dikarenakan sebagian kegiatannya dapat distrukturkan dengan jelas dan rinci. Sistem pengolahan data transaksi (

transaction processing system/TPS) merupakan contoh aplikasi yang banyak

dijumpai hampir pada setiap organisasi. Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanan, data masukan, dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana.

Sistem Informasi Manajemen yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data – data. Data – data disajikan untuk pengembangan model – model dan sebagai masukannya. Sebagai contoh, data

historis penjualan dapat dianalisis untuk pengembangan model yang menunjukkan pola musiman dalam model. Pola tersebut juga dapat digunakan untuk peramalan penjualan untuk memperkirakan jumlah penjualan masa mendatang.

Kemampuan manipulasi model merupakan hal penting, hal ini akan memungkinkan penggunaan model dalam suatu simulasi. Dengan simulasi dapat dikemukakan jawaban – jawaban untuk berbagai kemungkinan penggunaan model kondisi variabel masukan yang berubah – ubah. Selanjutnya hasil yang diperoleh dapat diteliti tingkat keakuratannya. Untuk itu sejumlah kombinasi nilai untuk variabel masukan dapat dipakai dalam perncanaan berdasar uji coba dan penilaian – penilaian.

Kutipan wawancara dari bapak Taufik (selaku karyawan di bagian Administrsi Unit PT. Astra) mengatakan :

perusahaan sudah memberikan intruksi pemakaian sesuai dengan standard operasional perusahaan kepada seluruh karyawan. Namun, Pendesain (perancang) sistem; Mendesain sistem pengolahan berlandaskan komputer untuk menyajikan informasi yang diperincikan analis informasi perusahaan tidak terlalu memikirkannya, perusahaan juga terlihat begitu memerlukan kemampuan teknis yang lebih tinggi dibandingkan analis informasi seperti bisa mengkhususkan diri dalam bidang seperti komunikasi data. Padahal di awal sudah ada SDM sebagai Pembuat program pemeliharaan dalam penyediaan informasi itu sepertinya sekarang sudah sangat berjalan dan mempermudah pekerjaan.

2. Proses pengendalian

Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-kegiatan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Masing- masing fungsi organisatoris memerlukan pengendalian untuk menilai prestasi yang dihasilkan dalam pengendalian. Diperlukan suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman manusia. Prestasi dapat dinyatakan menurut ukuran sebagai Unit masukan, kegiatan, dan keluaran yang dihasilkan. dengan kutipan wawancara terhadap Bapak Danzo (selaku karyawan di Departemen Administrasi Unit) mengatakan :

“Bagi saya dalam menyelenggarakan pemeliharaan (perubahan dan perbaikan) atas program yang ada tidak sepenuhnya berjalan dengan baik. Apalagi soal Administrator pangkalan data yang mencatat dan mengawasi pangkalan data perusahaan yang sangat membantu pekerjaan. Ditambah Operator computer, Mengoperasikan peralatan computer, Pengawas (Control clerk) dimana Mencatat pengawasan informasi dan meneliti (review) pelaksanaan prosedur pengawasan juga kesemuanya di awal perencanaan sudah disiapkan SDM nya, sehingga sekarang sistem itu sangat termanfaatkan dengan baik, dan mungkin begitu ada manfaatnya bagi saya pribadi” (Hasil Wawancara, 4 April 2016).

Laporan evaluasi atau prestasi yang diberikan kepada pimpinan pada tahap evaluasi menggambarkan suatu perbandingan antara prestasi nyata dengan prestasi yang direncanakan laporan evaluasi atau prestasi disusun dari kegiatan – kegiatan lampau yang telah dikerjakan. Dan jika laporan tersebut digunakan sebagai dasar tindakan dimasa mendatang, maka disebut sebagai laporan

pengendalian. Berikut kutipan wawancara dari ibu Dara Yani selaku karyawan di bidang administrasi unit:

“untuk lebih memperhatikan kualitas pengendalian Sistem Informasi Manajemen disini suatu informasi keputusan yang diambil itu harus efektif. Karena Kualitas dam pengendalian informasi itu kan saling mempengaruhi. Biasanya hal yang menentukan itu ada 3 yaitu relevan, akurat dan tepat waktu” (Hasil Wawancara 4 april 2016).

3. Proses pengambilan keputusan

Dukungan Sistem Informasi Manajemen pada proses pengambilan keputusan ada tiga tahapan yaitu:

1. Penelusuran untuk pemahamn masalah, terdiri atas a. Usaha penyelidikan lingkungan yang

b. Pengakuan adanya masalah

2. Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha: a. Penemuan alternatif – alternatif pemecahan masalah

b. Pengembangan alternatif – alternatif pemecahan masalah analisis arah tindakan yang mungkin

3. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah a. Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaanya

Dalam beberapa tulisan pada majalah populer ada yang menyatakan bahwa komputer akan membuat keputusan, namun sebenarnya keputusan hanya akan dibuat oleh manusia, komputer akan hanya membantu memberikan dukungan dengan memberikan data – data/ informasi – informasi yang diperlukan oleh pembuat keputusan. Kontroversial ini dapat dipahami, yaitu karena ada

sebagian keputusan yang dapat diprogramkan dan ada sebagian lain yang tidak dapat diprogramkan.

Pembuatan keputusan yang terprogram dapat sepenuhnya dilakukan oleh komputer karena aturan – aturannya dapat dikodekan dengan terinci dan jelas. Sedangkan keputusan tidak terprogram hanya dapat dilakukan oleh manusia. Ciri – ciri keputusan yang dapat diprogramkan dan yang tidak dapat diprogramkan pada hakekatnya terdapat 3 unsur dalam pembuatan keputusan yaitu :

1. Data

2. Model atau prosedur keputusan 3. Pembuat keputusan

Pembuat keputusan dapat diperbaiki dengan dukungan data yang lebih baik, Model keputusan yang lebih baik, dan pembuat keputusan yang lebih terampil dan berpengalaman.

Wawancara karyawan bidang teknisi Afifuddin dalam wawancara (4 April 2016) mengatakan bahwa;

“Dalam pengambilan keputusan diperusahaan tidak harus serta merta dirapatkan dahulu apalagi bersifat hal teknis, karena kami semua karyawan sudah memiliki berbagai aturan dan masing- masing pekerjaan yang sudah terspesialisasi untuk bekerja, namun ketika menyangkut perusahaan dan kepentingan perusahaan apalagi karyawan, biasanya perusahaan melakukan rapat umum melalui arahan direktur utama. Dan biasanya direktur utama meminta masukan dari karyawan atau manager terlebih dahulu baru diambil keputusan bersama. Kedekatan antara direktur utama dan karyawan juga sangat baik, sehingga kami percaya saja apa yang diperintahkan untuk menjalankan pekerjaan itu tanpa harus

melalui proses rapat segala dalam mengambil keputusan”(hasil wawancara 4 april 2016)

B. Penerapan Sistem Komputerisasi Data PT Astra International, Tbk- Toyota Cabang Sisingamangaraja

Data yang tersimpan di perusahaan merupakan data yang diperoleh dan diolah melalui proses yang rumit dan panjang mengikuti aturan yang tertuang pada Standar Prosedur Opersional Perusahaan. Pembaruan data selalu dilakukan apabila terjadi perubahan. Karena yang sifatnya yang sangat dinamis,maka data perusahaan mempunyai tingkat pengambilan ( retrievel ) danpembaruan ( up dated ) yang cukup tinggi. Di satu sisi membutuhkan kecepatandengan standar yang sudah ditetapkan dalam menarik/mengambil data, di sisilain akan membutuhkan persyaratan dalam penyimpanan data (storage) yangdapat mendukung proses pengambilan data tersebut.

Proses pengambilan, penyimpanan, pengolahan dan penyajian data merupakan proses yang dengan sangat mudah dilakukan teknologi informasi dengan mudah dan cepat. Dengan demikian dapat dibayangkan apabila data perusahaan disimpan dalam suatu penyimpanan yang berbasis teknologi informasi/database, sedangkan pengolahan dilakukan dengan kecanggihan aplikasi perangkat lunak, semua proses pelayanan data pertanahan dapat dilakukan secara cepat dan tepat.

Kemajuan teknologi merupakan salah satu cara untuk mengakses basis data embentuk terwujudnya perusahaan yang berbasis elektronik. Salah satu usaha untuk mengotimalkan tugas-tugas perusahaan dengan memanfaatkan kemajuan

teknologi informasi adalah pengembangan komputerisasi data pemasokan barang, inventarisir maupun pemasaran produk. Beberapa keuntungan dalam pelaksanaan komputerisasi data antara lain :

1. Transparansi, karena pegawai dapat memperoleh informasi secara langsung.

2. Efisiensi waktu, prinsip one captured multi used merupakan kunci utama dalam optimalisasi pemanfaatan database elektronik.

3. Kualitas data dapat diandalkan karena pemberian nomor-nomor Daftar Isian dilakukan oleh sistem secara otomatis.

4. Sistem Informasi yang memungkinkan para pengambil keputusanuntuk dapat memperoleh dan menganalisa data sehingga menghasilkaninformasi yang terintegrasi.

Menurut hasil wawancara dari Ibu Darayani ( Hasil Wawancara 4 April 2016 )

“Penerapan Sistem Komputerisasi Data disini menggunakan TDMS yang artinya Toyota Dealer Sistem Management dan tidak ada pemgerjaan data yang dilakukan secara manual. Semua sudah dilakukan secara komputerisas, Prosedur tahap pengerjaan datanya juga sesuai dengan ketentuan sistem komputerisasi yang sudah ditetapkan perusahaan”

BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan

a. Bahwa perencanaan terhadap SIM telah dilakukan. Namun kebutuhan perlengkapan, fasilitas, hingga manfaat yang ingin diperoleh dari pemanfaatan SIM perusahaan telah terlaksana dengan baik. Hal tersebut tentunya sangat berpengaruh terhadap perencanaan jangka panjang dan kebutuhan pertimbangan-pertimbangan untuk menetapkan keputusan dan pengembangan sistem perusahaan.

b. Dalam hal pengendalian terdiri atas kegiatan – kegiatan yang dapat dilaksanakan sesuai rencana yang telah ditetapkan. Secara umum fasilitas yang dipersiapkan telah memenuhi standar, dengan kata lain fasilitas yang telah ada sudah layak untuk memanfaatkan SIM dengan segala fitur didalamnya. Ketersediaan perangkat keras yang telah terdistribusi merata disetiap manajer dan dukungan perangkat LAN sedianya menjadikan SIM seharusnya lebih mudah dijangkau. Dengan begitu pelaksanaan dalam proses pengendalian di PT. Astra International tbk Toyota cabang sisingamangaraja telah tercapai.

c. Dari sisi peran SIM terhadap pengambilan keputusan penelitian ini mendapatkan hasil sebagai berikut bahwa:

Pertama, penelitian ini menyatakan bahwa penggunaan sistem informasi manajemen berpengaruh terhadap kecepatan identifikasi masalah. Kedua, penelitian ini menyatakan bahwa penggunaan sistem informasi manajemen

berpengaruh terhadap kecepatan pengambilan keputusan. Ketiga penelitian ini menyatakan bahwa penggunaan sistem informasi manajemen berpengaruh terhadap kecukupan analisis.

B. Saran

Guna mendukung pemanfaatan peran Sistem Informasi Manajemen pada PT. Astra International, Tbk – Toyota Cabang Sisingamangaraja Medan yang lebih optimal, maka penulis dapat memberikan saran, antara lain:

a. Guna mendukung proses perencanaan agar kegiatan dapat berjalan lebih baik lagi perlunya diberikan Pelatihan pendidikan bagi teknisi / programmer secara berkesinambungan mengikuti perkembangan teknologi yang semakin canggih dan aplikasi, karena itu penyempurnaan aplikasi harus terus dilaksanakan. b. Dalam proses pengendalian perangkat LAN tersebut harus dimanfaatkan

dengan lebih baik lagi sehingga distribusi arsip bersifat personal dan dikelola oleh setiap manajer dapat berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan .

c. Agar tercapainya Pengambilan Keputusan yang efektif dalam Sistem Informasi Manajemen Perusahaan sebaiknya lebih memperhatikan kemungkinan masalah – masalah yang akan terjadi pada perusahaan untuk mempercepat identifikasi masalah dan mempermudah menganalisis suatu masalah.

d. Merubah mindset perusahaan agar lebih profesional, mempunyai wawasan dan merasa sebagai kebutuhan informasi bagi perusahaan.

e. Kepada peneliti selanjutnya, hendaknya menambah sampel penelitian agar hasil penelitian dapat terlihat lebih baik. Diharapkan untuk menambah indikator maupun variabel dalam penelitian yang sejenis.

BAB II

METODE PENELITIAN

A. Bentuk Penelitian

Penelitian ini akan menggunakan metode kualitatif, yaitu suatu penelitian kontekstual yang menjadikan manusia sebagai instrumen, dan disesuaikan dengan situasi yang wajar dalam kaitannya dengan pengumpulan data yang pada umumnya bersifat kualitatif. Menurut Bogdan dan Tylor (dalam Moleong, 2000 : 3) merupakan prosedur meneliti yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati.

B. Lokasi Penelitian

Lokasi Penelitian ini adalah di perusahaan PT Astra International Tbk-Toyota Auto 2000 Kantor Cabang Dijalan Sisingamangaraja di Kota Medan Provinsi Sumatera Utara.

C. Informan penelitian

Penelitian kualitatif tidak dimaskudkan untuk membuat generalisasi dari hasil penelitiannya. Oleh karena itu, pada penelitian kualitatif tidak dikenal adanya populasi (Suyanto, 2005:171). Subjek penelitian yang telah tercermin dalam fokus ini penelitian ditentukan secara sengaja. Subjek penelitian menjadi informan yang akan memberikan berbagai informasi yang diperlukan selama proses penelitian. Informan adalah seorang yang benar-benar mengetahui suatu persoalan atau permasalahan tertentu yang darinya dapat diperoleh informasi yang

jelas, akurat, dan terpecaya baik berupa pernyataan, keterangan atau data-data yang dapat membantu dalam memenuhi persoalan/permasalahan. Menurut Suyanto (2005:172) informan penelitian meliputi beberapa macam, yaitu :

1) Informan kunci (Key Informan) merupakan mereka yang mengetahui dan memiliki berbagai informasi pokok yang diperlukan dalam penelitian;

2) Informan tambahan merupakan mereka yang dapat memberikan informasi walaupun tidak langsung terlibat dalam interaksi sosial yang diteliti. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan informan kunci dan informan utama yaitu sebagai berikut:

1. Yang menjadi informan kunci (Key informan) meliputi: a. Kepala Administrasi Toyota Auto 2000

b. Departemen Administrasi

2. Informan Tambahan, yaitu Pegawai Administrasi auto 2000 dan masyarakat yang menggunakan pelayanan jasa Toyota Auto 2000.

D. Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan teknik pengumpulan data dengan dua cara yaitu:

1. Teknik Pengumpulan Data Primer Teknik pengumpulan data primer adalah pengumpulan data yang diperoleh melalui kegiatan penelitian secara langsung ke lokasi penelitian untuk mencari data-data yang lengkap dan berkaitan dengan masalah yang diteliti. Teknik pengumpulan data primer ini dilakukan dengan cara:

a. Metode Observasi, yaitu dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap objek penelitian, dan selanjutnya mengadakan pencacatan terhadap gejala-gejala yang ditemukan dilapangan.

b. Kuestioner (angket), yaitu digunakan sebagai pendamping dalam mengumpulkan data. Daftar pertanyaan dibuat secara semi terbuka kepada informanutama atau responden yang memberikan pilihan jawaban dan memberikan penjelasan-penjelasan yang diperlukan oleh peneliti. c. Metode Wawancara, yaitu kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh

data yang lengkap dan mendalam dari para informan. Pengumpulan data dilakukan melalui pertayaan secara lisan kepada informan yang dilakukan oleh peneliti sehubungan dengan peranan pemerintah desa untuk meningkatkan partisipasi masyarakat dalam pembangunan.

2. Teknik pengumpulan data sekunder teknik pengumpulan data sekunder adalah pengumpulan data yang dilakukan melalui studi pustaka yang diperlukan untuk mendukung data primer. Adapun bentuk pengumpulan data sekunder yang dilakukan adalah:

a. Penelitian kepustakaan, yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan berbagai literatur seperti buku, karangan ilmiah, dan sebagainya.

b. Studi dokumentasi, yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan catatan-catatan atau dokumen yang ada di lokasi penelitian serta sumber-sumber lain yang dianggap relevan dengan objek penelitian.

E. Teknik Analisa Data

Dalam pendekatan kualitatif, analisis data dilakukan sejak awal penelitian dan selama proses penelitian dilaksanakan. Data diperoleh, kemudian dikumpulkan untuk diolah secara sistematis. Menurut Moleong (2006 : 276), teknis analisis data kualitatif dilakukan dengan menyajikan data yang dimulai dengan menelaah seluruh data yang terkumpul, mempelajari data, menelaah, dan menyusunnya dalam satu-satuan, yang kemudian dikategorikan pada tahap berikutnya, dan memeriksa keabsahan dan serta menafsirkannya dengan analisis sesuai dengan kemampuan daya nalar peneliti untuk membuat kesimpulan penelitiaan.

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin maju dari masa ke masa, membuat persaingan dalam dunia pekerjaan meningkat. Hal ini dikarenakan adanya globalisasi dan modernisasi. Jika suatu organisasi atau perusahaan tidak bisa menyikapi hal tersebut, maka kelangsungan kegiatan atau pekerjaan di dalam organisasi atau instansi akan terhambat. Untuk itu, diperlukan adanya Sistem yang baik yang harus dimiliki oleh setiap organisasi. Sebuah perusahaan harus didukung sistem informasi yang baik karena sistem informasi sangat berperan dalam menjalankan usaha atau kegiatan di perusahaan tersebut.

Sistem Informasi Manajemen adalah sistem manusia / mesin yang terpadu guna menyajikan informasi untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi. Kemudian menurut Stoner dalam Budi Sutedjo (2002 : 169). Sistem Informasi Manajemen merupakan metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif dan pengendalian.

Fungsi sistem informasi manajemen adalah mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan, memproses data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen, memanajemen data-data yang ada ke dalam kelompok-kelompok yang sudah ditetapkan oleh perusahaan,

mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi atau perusahaan terjaga.

Manfaat Sistem Informasi Manajemen adalah SIM memberikan dukungan dalam mengumpulkan informasi atau perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untuk memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan, sistem informasi manajemen dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tingkatan pada proses pengambilan keputusan dan dapat digunakan juga untuk memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah standar dan situasi sekarang. Sistem informasi juga dapat memberikan cara yang sulit atau kompleks namun dapat menghasilkan dengan cepat dan akurat informasi yang diperoleh.

Pemanfaatan SIM sangat berkaitan erat dengan proses pengambilan keputusan, paling sedikit dalam arti pemanfaatan teknologi informasi yang dewasa ini semakin banyak jenisnya dan semakin beraneka ragam pula aplikasinya. Kecenderungan yang jelas terlihat ialah desentralisasi pengambilan keputusan karena melalui jaringan informasi yang dimungkinkan oleh teknologi informasi, penanganan informasi tidak lagi menjadi “domain” para spesialis informasi yang terkumpul dalam satuan kerja yang dikenal sebagai “satuan kerja pemrosesan data” melainkan sudah meliputi seluruh lapisan organisasi, misalnya berkat makin meluasnya penggunaan “personal computer” dan “Notebook”, bahkan telah terciptanya “jalan raya informasi” dengan jaringan “internet”, pemanfaatan teknologi tidak lagi terbatas hanya pada tingkat mikro yaitu disuatu perusahaan, melainkan sudah menjangkau jaringan nasional, regional, dan bahkan global.

Pengaruh informasi terhadap kepemimpinan adalah bahwa kepemimpinan mempunyai pengaruh yang kuat terhadap sistem informasi yang diciptakan, pada bagian berikut ini akan ditunjukkan pula bahwa informasi mempunyai pengaruh terhadap corak dan gaya kepemimpinan dalam organisasi. Dengan perkataan lain ke-23 ciri-ciri masyarakat informasional mempunyai tekanan pengaruh (impact) terhadap kepemimpinan karena pimpinan dihadapkan kepada perobahan-perobahan tertentu.

Pengambilan keputusan adalah seperti kehidupan seorang eksekutif, manajer, kepala, ketua, direktur, rektor, bupati, gubernur, menteri, presiden, atau pejabat apapun, sesungguhnya adalah kehidupan yang selalu bergumul dengan keputusan. Sebagian besar dari waktunya harus dicurahkan pada penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan. Tidak menjadi soal apakah keputusan itu benar atau mengandung kelemahan. Oleh sebab itu banyak manajer yang berpendapat bahwa lebih baik membuat enam kesalahan dari sepuluh keputusan yang ia buat dari pada sama sekali tidak membuat keputusan. Bagi manajer tersebut yang penting timbul rasa kepuasan karena dapat mengambil keputusan hari itu. Ilustrasi itu menggambarkan bahwa mengambil keputusan adalah aspek paling penting dari kegiatan manajemen, pengambilan keputusan adalah kegiatan yang paling penting dari semua kegiatan karena didalamnya manajer terlibat, itu merupakan pertanggungjawaban utama dari semua administrator melalui suatu proses tempat keputusan – keputusan dibuat dan dilaksanakan.

Penelitian ini membahas peran sistem informasi manajemen (SIM) dalam pengambilan keputusan di PT.Astra International Tbk-Toyota cabang SM Raja Medan, khususmnya Departemen Administrasi Unit. Studi penelitian ini secara

spesifik menjelaskan peran maupun hubungan Sistem Informasi Manajemen (SIM) terhadap pengambilan keputusan sebuah perusahaan.

Persaingan dimasa era globalisasi yang semakin ketat dan perubahan tentu pemimpin harus cepat dalam pengambilan keputusan, oleh karena itu diperlukan informasi yang handal dan cepat. Untuk mencari data dan informasi yang baik dapat dipercaya dan akurat disinilah perlunya sistem informasi manajemen dalam pengambilan keputusan oleh manajer di perusahaan tersebut, seperti pengambilan keputusan tentang beban kerja diperusahaan, penambahan karyawan agar tercapai tujuan perusahaan, disiplin kerja karyawan, mengetahui kondisi pasar penjualan yang terbaru, dan naik turunnya harga atau kualitas barang yang dijual. Dimana keseluruhan pengambilan keputusan tersebut itu di pengaruhi oleh sistem informasi manajemen. Perusahaan ini terdiri dari 3 (tiga) departemen, yaitu departemen penjualan yang dipimpin oleh kepala cabang, departemen bengkel yang dipimpin oleh kepala bengkel dan departemen administrasi unit yang dipimpin oleh kepala administrasi unit dan keuangan. PT Astra International, Tbk – Toyota Cabang SM.Raja Medan memproses penjualan secara tunai, kredit dan Goverment Sales Operation (GSO) Adapun jumlah penjualan mobil pada masing-masing perusahaan pada tahun 2013 dan 2014 adalah sebagai berikut:

Tabel 1.1 Jumlah Penjualan Mobil pada masing-masing Perusahaan tahun 2013 dan 2014

No Merek Jumlah Unit tahun 2013 Jumlah Unit tahun 2014

1 Toyota 399.414 405.414

2 Daihatsu 171.195 162.742

3 Suzuki 148.967 126.577

4 Mitsubisi 145.371 148.918

5 Honda 86.817 69.32

6 Nissan 56.341 67.143

7 Hino 31.104 34.472

8 Isuzu 29.016 33.165

9 Chevrolet 14.299 5.643

10 Kia 11.046 13.652

Sumber: http://infojakarta.net/2013angka penjualan mobil di Indonesia naik Dari Tabel 1.1 terlihat bahwa penjualan mobil pada tahun 2013 dan 2014 Toyota menduduki posisi pertama perusahaan mobil di Indonesia yang penjualannya paling tinggi di bandingkan dengan perusahaan-perusahaan lainya. Akan tetapi, pada tahun 2013 penjualan Toyota mengalami penurunan unit penjualan sebesar 1,48% dibandingkan tahun 2014, sedangkan perusahaan pesaingnya Daihatsu pada tahun 2013 mengalami kenaikan unit penjualan sebesar 5%. Hal ini disebabkan oleh penerapan Sistem Informasi Manajemen kurang maksimal didalam bidang pemasaran. Tanpa adanya Sistem Informasi maka bidang pemasaran akan kesulitan untuk menetukan segmenting yang berarti tindakan yang membagi suatu pasar menjadi kelompok – kelompok pembeli yang berbeda – beda yang mungkin membtuhkan produk – produk dan atau kombinasi pemasaran yang terpisah, targeting atau penetuan pasar sasaran yang merupakan suatu tindakan yang mengevaluasi keaktifan daya tarik setiap segmen pasar dan memilih salah satu atau lebih dari segmen pasar tersebut untuk dimasuki, posisioning atau penempatan produk yang merupakan tindakan untuk

menempatkan posisi bersaing produk dan bauran pemasaran yang tepat pada setiap sasaran pasar. Manajemen perusahaan yaitu manajer harus bijak dalam menetukan pengambilan keputusan untuk meningkatkan penjualan produk tersebut.

Kegiatan utama PT Astra International Tbk-Toyota Cabang SM raja, adalah penjualan mobil, penjualan suku cadang mobil dan jasa servis mobil, penjualan dan penyewaan alat berat, pertambangan dan jasa terkait, pengembangan perkebunan, jasa keuangan, infra struktur dan teknologi informasi. PT Astra International Tbk-Toyota auto 2000 adalah salah satu perusahaan terbesar distributor kendaraan produk toyota, saat ini mempunyai cabang terbesar diseluruh indonesia khususnya daerah kota medan, PT astra toyota mempunyai Departemen Administrasi yang dipimpin oleh seorang Administration Head yang juga disebut Financial and Administration Manager (Manager Administrasi dan keuangan). Didalam Departemen Administrasi terdiri atas beberapa unsur antara lain Kepala administrasi (Administration head) memimpin dan bertanggung jawab atas pelaksanaan yang menyangkut hal – hal administrasi perusahaan, khususnya dibidang jasa seperti keuangan, investasi, kantor dan personalia yang bertugas dan bertanggung jawab atas aparat dan kelancaran pelaksanaan kegiatan personalia, dan dibawahi Penata administrasi unit, untuk kelancaran administrasi unit yang dibawahnya administrasi indirect, administrasi unit, administrasi STNK dan BPKB dan administrasi gudang unit, mengingat jumlah karyawan yang banyak dan keperluan akses data yang berbeda-beda, dan laporan untuk pencarian data dan pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama, dimana sebelumnya perusahaan PT. Astra Internasional,Tbk-Toyota menggunakan aplikasi

spreadsheet, dimana aplikasi ini kurang efektif dalam perhitungan dan pencarian data yang kemungkinan akan bertambah dan akan selalu di-update.

Oleh karena itu, PT Astra international tbk-toyota membutuhkan sistem informasi yang membantu perusahaan melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan proses pengolahan informasi, pencarian, dan pelaporan menjadi lebih baik sehingga operasionalnya menjadi lebih efektif dan efisien. Untuk itu inilah alasan dan ketertarikan penulis untuk mengambil judul penelitian “PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PADA PERUSAHAAN PT ASTRA INTERNATIONAL, TBK – TOYOTA CABANG SM.RAJA MEDAN.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan pada latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan dari penelitian ini adalah “Bagaimana Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam pengambilan keputusan di sebuah perusahaan PT Astra International, Tbk – Toyota cabang SM Raja Medan?

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Sistem Informasi Manajemen dalam pengambilan keputusan yang digunakan Oleh PT Astra International,Tbk-Toyota Cabang Sisingamangaraja Medan.

D. Manfaat Penelitian

Adapun Manfaat Penelitian ini adalah :

a. Bagi perusahaan penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat yang berarti bagi peneliti, pengembangan ilmu pengetahuan, masyarakat dan perusahaan dan sebagai masukan untuk perbaikan – perbaikan Sistem Informasi Manajemen Dalam pengambilan Keputusan. Dan diharapkan dapat meningkatkan partisipasi dan peran serta dalam melakukan kontrol terhadap penyelenggaraan organisasi perusahaan, serta diharapkan hasil penelitian ini dapat memberikan kontribusi pemikiran secara konseptual, khususnya kepada Perusahaan yang berorientasi kepada peningkatan mutu sumber daya yang ada di perusahaan tersebut.

b. Bagi Peneliti, untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan khususnya dalam penelitian, sehingga mampu mengungkapkan permasalahan yang dihadapi, Dan Menambah pengetahuan secara teoritis maupun aplikasi. Bagi Pengembangan Ilmu Pengetahuan, hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan, diantaranya mengenai berbagai aspek dari Sistem Informasi Manajemen disektor publik, khususnya dalam menjalankan tugas dan fungsinya di sebuah organisasi.

E. Kerangka Teori

Teori merupakan seperangkat proposisi yang menggambarkan suatu gejala terjadi seperti ini. Untuk memudahkan peneletian diperlukan pedoman berfikir

yaitu kerangka teori. Sebelum melakukan penelitian yang lebih lanjut seseorang peneliti perlu menyusun suatu kerangka teori sebagai landasan berpikir untuk menggambarkan dari sudut mana peneliti menyoroti masalah yang dipilih. Kerangka teori ini diharapkan memberikan pemahaman yang jelas dan tepat bagi peneliti dalam memahami masalah yang diteliti.

1. Sistem Informasi Manajemen

Menurut (Edhy Sutanta,2003:03) istilah Sistem Informasi Manajemen/Sistem Informasi Manajemen telah banyak didefenisikan oleh para ahli manajemen dan komputer dengan cara pandang yang berbeda – beda, istilah tersebut telah dikenal sejak tahun 1960-an. Konsep sistem informasi manajemen saat itu berkembang seiring pekembangan fokus penggunaan teknologi komputer.perkembangan teknologi komputer saat itu telah memberikan kesadaran baru bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen.

Menurut (Andri Kristanto,2003:26) Sistem Informasi manajemen atau lebih dikenal dengan nama SIM merupakan suatu sistem yang biasanya diterapkan dalam suatu organisasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan informasi yang dihasilkan dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen atau dengan kata lain teknik pengelolaan informasi dalam suatu organisasi. Sim ini Mempunyai peranan yang sangat penting didalam suatu organisasi karena sangat mempengaruhi terhadap maju mundurnya sebuah organisasi.

Menurut Kronke (dalam Sutedjo, 2002:168) mengemukakan bahwa “Sistem Informasi Manajemen adalah pengembangan dan penggunaan system-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi”. McLeod (dalam

Sutedjo, 2002:168) juga mengemukakan bahwa “Sistem Informasi Manajemen didefinisikan sebagai suatu system berbasis computer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan serupa”. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi sekarang dan apa yang telah terjadi di masa lalu, informasi tersebut tersedia dalam laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Selain itu Stoner (dalam Sutedjo, 2002:168) mengemukakan bahwa “Sistem Informasi Manajemen merupkan metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah dam memproses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan,operasi secara efektif dan pengendalian. Scoot (1996:69) menjelaskan bahwa "Sistem Informasi Manajemen adalah sekumpulan sistem informasi yang saling berinteraksi, yang memberikan informasi baik untuk kepentingan operasi atau kegiatan manajerial". Menurut Gordon . B . Davis dalam Tata Sutabri (2005 : 91) Sistem Informasi Manajemen adalah sistem manusia / mesin yang terpadu guna menyajikan informasi untukmendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi. Kemudian menurut Stoner dalam Budi Sutedjo (2002 : 169). Sistem Informasi Manajemen merupakan metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif dan pengendalian. Jadi Sistem Informasi Manajemen dalam suatu pemahaman yang

sederhana dapat didefenisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa dan dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen, perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, dan pengendalian. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu organisasi seperti lembaga pemerintah dan perusahaan milik pemerintah maupun swasta. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfaatan data disini dapat berarti penunjangan pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi organisasi, atau pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut Para pemimpin yang yang betugas di bidang perencanaan ataupun yang menangani bidang pengawasan dalam rangkaian usaha mengambil keputusan y ang baik dan cepat, dan selalu membutuhkan informasi untuk mendukung kelancaran tugas- tugasnya. Oleh sebab itu informasi baru dapat dikatakanberguna apabila mampu berfungsi membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan , terlebih dalam bidang perencanaan dan pengawasan dalam penentuan kerja (http://www.scribd.com/sofyan_desta/d/58444205-Chapter-II-2 diakses pada 9 Januari 2016 pukul 21.45). Manfaat sistem informasi manajemen tersebut dapat diuraikan dibawah ini :

a. Sistem informasi sebagai pembantu dalam pengambilan keputusan . Sebuah Sistem Informasi Manajemen adalah pembantu sebuah Sistem Informasi yang melakukan semua pengolahan transaksi yang dibutuhkan serta memberikan

dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi- fungsi manajemen dan pengambilan keputusan.

b. Sistem Informasi Manajemen sebagai pendukung fungsi perencanaan dan pengendalian . Usaha mencapai tujuan bagi organisasi perusahaan adalah tercapainya tujuan perusahaan yang sesuai dengan perencanaan semua. Sistem Informasi Manajemen sangat relevan bagi fungsi perencanaan dan pengendalian yang dibantu dengan komputer sehingga memperlebar kemampuan manajemen untuk menyelenggarakan ini.

c. Sistem Informasi Manajemen sebagai penentuan program kerja Perencanaan dalam program kerja selalu didasarkan kepada mana yang harus didahulukan dan program mana yang dapat ditunda untuk sementara.Untuk mendukung skala priorotas kerja dengan tepat dibutuhkan data informasi tentang faktor tenaga kerja yang tersedia juga diperlukan informasi tentang sumber pembiayaan, lokasi yang hendak dilaksanakan.

a. Sistem

Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi guna mencapai suatu tujuan. Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu Filippo (dalam Paulus, 2005:23). Komponen-komponen atau subsistem dalam suatu system dapat berdiri sendiri-sendiri, komponen-komponen atau subsistem tersebut dapat saling berintekrasi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan

sehingga tujuan atau sasaran system tersebut dapat tercapai. Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan, dan dipelihara.

Menurut Sutanta (2003:4) Sistem umum dapat didefenisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara – cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut :

1. Mempunyai komponen, komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusunan sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem disebut sebagai subsistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat didalam sistem.

2. Mempunyai batas, batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.

3. Mempunyai lingkungan, lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. 4. Mempunyai penghubung/antar muka danantar komponen, penghubung/antar

muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling

berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing – masing komponen.

5. Mempunyai masukan, masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.

6. Mempunyai pengolahan, pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya.

7. Mempunyai keluaran, keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.

8. Mempunyai sasaran dan tujuan, setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran dan sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu relatif pendek.

9. Mempunyai kendali, setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing – masing.

10. Mempunyai umpan balik, umpan balik diperlukan oleh bagian kendali sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya kedalam kondisi normal.

b. Informasi

Menurut Sutanta (2003 : 9) Data dan informasi dapat didefenisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian – kejadian atau fakta – fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang

menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal. Data dapat berupa catatan – catatan dalam kertas, buku atau tersimpan sebagai file dalam basis data. Data akan menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan data. Oleh karenanya, suatu data belum dapat berbicara banyak sebelum di olah lebih lanjut. Contoh data adalah catatan identitas pegawai, catatan transaksi pembelian, catatan transasksi penjualan dan lain – lain.

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi benyuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Berdasarkan pendapat Giffin (2002:227-228), bentuk informasi yang bermanfaat adalah sebagai berikut :

1. Akurasi, informasi masih menyediakan refleksi realita yang valid dan dapat dipercaya.

2. Tepat waktu, informasi tersedia tepat pada saat pemimpin membutuhkannya untuk membuat keputusan

3. Kelengkapan, informasi harus lengkap dan jika kurang lengkap maka cenderung akan mendapatkan gambaran realita yang tidak akurat.

Relevansi, informasi harus relevan agar berguna bagi organisasi. Relevansi seperti halnya ketepatan waktu, ditentukan oleh kebutuhan Dan situasi organisasi. Adapun menurut Sutanta (2003 : 11) Fungsi informasi terdiri dari:

1. Menambah pengetahuan

Informasi akan menmbah pengetahuan bagi penerimanya yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan.

2. Mengurangi ketidakpastian

Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga kemungkinan keraguan pada saat pengambilan keputusan.

3. Mengurangi resiko kegagalan

Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dpat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.

4. Mengurangi keanekaragaman

Informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil telah terarah.

5. Memberi standar, aturan- aturan, ukuran – ukuran, dan keputusan – keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.

Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasar informasi yang diperoleh.

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menetukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut:

1. Kemudahan dalam memperoleh

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah.

2. Sifat luas dan kelengkapannya

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap.

3. Ketelitian

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat.

4. Kecocokan dengan pengguna

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya.

5. Ketepatan waktu

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat.

6. Kejelasan

Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.

7. Fleksibilitas

Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. 8. Dapat dibuktikan

Akhir kata terima kasih penulis ucapkan kepada seluruh pihak yang terkait dalam penyusunan skripsi ini yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu. Bantuan yang kalian berikan sekecil apapun sangat berarti bagi saya untuk menyelesaikan skripsi. Terima kasih.

Medan, Mei 2016 Penulis

vi

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR TABEL ... x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Rumusan masalah ... 7

C. Tujuan Penelitian ... 7

D. Manfaat Penelitian ... 8

E. Kerangka Teori ... 8

1. Sistem Informasi Manajemen ... 9

a. Sistem ... 12

b. Informasi . ... 14

c. Manajemen. ... 18

d. Manfaat Sistem Informasi Manajemen ... 19

2. Pengertian Pengambilan Keputusan. ... 21

a. Jenis Keputusan. ... 23

b. Prosedur Pengambilan Keputusan . ... 24

c. Model-Model Pengambilan Keputusan. ... 24

e. Sistem Pengambilan Keputusan . ... 27

3. Pengambilan Keputusan Dalam Sistem Informasi Manajemen ... 28

a. Defenisi Pengambilan Keputusan Dalam Sistem Informasi Manajemen ... 28

b. Proses Pembuatan keputusan dalam Sistem Informasi Manajemen ... 29

4. Peranan Sistem Informasi Manajemen dalam pengambilan keputusan ... 30

F. Defenisi Konsep ... 33

G. Sistematika Penulisan ... 34

BAB II METODE PENELITIAN ... 36

A. Bentuk Penelitian ... 36

B. Lokasi Penelitian ... 36

C. Informan Penelitian ... 36

D. Teknik Pengumpulan Data ... 37

E. Teknik Analisis Data ... 39

BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN ... 40

A. Sejarah Perusahaan ... 40

1. Sejarah Auto 2000 ... 42

B. Visi, Misi, dan Makna Logo Perusahaan ... 43

1. Visi ... 43

2. Misi ... 44

viii

D. Tugas Dan Tanggung jawab Struktur Organisasi ... 45

BAB IV HASIL PENELITIAN ... 55

A. Peranan SIM Dalam Pengambilan Keputusan ... 55

1. Implementasi Sistem Informasi Manajemen ... 58

a. Aspek Perencanaan ... 59

b. Aspek kelengkapan Fasilitas ... 60

c. Aspek Efektifitas Pemanfaatan ... 61

BAB V PEMBAHSAN ... 68

A. Deskripsi Sistem Informasi Manajemen PT Astra International, Tbk-Toyota Cabang Sisingamangaraja ... 68

1. Proses Perencanaan ... 69

2. Proses Pengendalian ... 71

3. Proses Pengambilan Keputusan ... 72

B. Penerapan Sistem Komputerisasi Data PT Astra International, Tbk- Toyota Cabang Sisingamangaraja ... 74

Bab VI PENUTUP ... 76

A. Kesimpulan……. ... 76

B. Saran ... 77

DAFTAR GAMBAR

x

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Jumlah Penjualan Mobil Pada Masing-masing Perusahaan 2013- 2014 ... 5 Tabel 4.1 Daftar Sarana Prasarana... 64