LKP : Rancang Bangun Aplikasi Surat Pertanggungjawaban Dinas Luar Kota Pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya.

RANCANG BANGUN APLIKASI SURAT

PERTANGGUNGJAWABAN DINAS LUAR KOTA

PADA BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN SURABAYA

KERJA PRAKTIK

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

DEWI CITROWATI 12410100014

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2015

x

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xv

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 3

1.3. Batasan Masalah ... 3

1.4. Tujuan ... 3

1.5. Manfaat ... 3

1.6. Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1. Identitas Perusahaan ... 6

2.2. Tentang Kantor Pusat Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya ... 6

2.3. Visi Misi, dan Tujuan Perusahaan ... 7

2.4. Struktur Organisasi ... 8

2.5. Deskripsi Tugas Divisi ... 9

BAB III LANDASAN TEORI ... 12

3.1. Pengertian Sistem ... 12

xi

3.5. Arsip ... 15

3.6. Laporan ... 17

3.7. Pertanggungjawaban... 18

3.8. Realisasi ... 19

3.9. Perjalanan Dinas ... 20

3.10. Database ... 20

3.11. Microsoft Visual Studio 2010 ... 22

3.12. Microsoft Visual Basic ... 22

3.13. Microsoft SQL Server ... 23

3.14. Crystal Report ... 25

3.15. Power Designer ... 25

3.16. Microsoft Office ... 25

3.17. Microsoft Visio ... 26

3.18. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi ... 26

3.19. System Development Life Cycle ... 28

3.20. System Flow ... 29

3.21. Data Flow Diagram ... 29

3.22. Entity Relationship Diagram ... 31

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 33

4.1 Analisis Sistem ... 33

4.2 Block Diagram... 34

xii

4.6 Perancangan Database ... 59

4.7 Rancangan Desain Input/Output ... 68

4.8 Implementasi DesainInput/Output ... 76

BAB V PENUTUP ... 92

5.1. Kesimpulan ... 92

5.2. Saran ... 92

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Teknologi informasi mempunyai peran penting dihampir semua aspek kehidupan, mulai dari sektor pendidikan hingga sektor bisnis.Berkembangnya teknologi informasi dengan cepat dapat menekan nilai sumber daya manusia untuk menjadi sumber daya yang berkompeten dan mampu mengikuti perkembangan teknologi.

Pada era teknologi ini, tentunya peran sistem informasi dan internet banyak digunakan untuk menunjang kebutuhan - kebutuhan perusahaan agar dapat bersaing.Tetapi Sistem Informasi itu sendiri tentunya butuh bantuan fasilitas dan sumber daya manusia yang baik untuk dapat berjalan dengan lancar.

Balai Besar Karantina Pertanian (BBKP) Surabaya adalah salah satu Unit Pelaksana Teknis (UPT) lingkup Badan Karantina Pertanian - Kementerian Pertanian sebagai hasil penggabungan antara UPT Balai Besar Karantina Hewan Tanjung Perak dan UPT Balai Besar Karantina Tumbuhan Tanjung Perak. UPT ini dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor: 22/Permentan/Ot.140/4/2008 tanggal 3 April 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Karantina Pertanian. Tugas operasionalnya adalah melaksanakan kegiatan mengkarantina hewan dan tumbuhan, serta pengawasan keamanan hayati, hewani dan nabati.

Setiap bulannya ada beberapa karyawan yang ditugaskan untuk perjalanan dinas luar kota yang dimaksutkan untuk memantau kondisi hewan yang

2

akan dikarantina yang letaknya di luar Surabaya dan sekitarnya. Untuk sekarang ini pembuatan surat perjalanan dinas diberikan dari pejabat komitmen (pejabat yang menugaskan) ke pegawai yang ditugaskan ke luar kota. Dan untukpelaporan setelah dinas perjalanan luar kota, pegawai yang bersangkutan membuat surat pertanggungjawaban perjalanan dinas dengan menggunakan sebuah aplikasi yang masih menggunakan Microsoft Access. Karena saat ini aplikasi yang digunakan di dalam instansi tersebut masih menggunakan Microsoft Access dan belum dibuatkan sebuah aplikasi yang dapat efektif mencetak surat pertanggungjawaban perjalanan dinas.

Berdasarkan masalah tersebut, maka solusi untuk mempermudah pembuatan surat pertanggungjawaban perjalanan dinas dengan dibuatkan sebuah aplikasi pembuatan surat pertanggungjawaban perjalanan dinas dengan berbasis desktop menggunakan bahasa pemograman Visual Basic.

Cara kerja aplikasi ini yaitu dengan menginputkan nama pegawai, nama instansi pengguna jasa, kota tujuan, pejabat komitmen dan pejabat pengesah yang dimasukan dari aplikasi lain yang sudah menyimpan data-data tersebut yang akan digunakan sebagai surat pertanggungjawaban dinas ke luar kota. Aplikasi pembuatan surat pertanggungjawaban perjalanan dinas ini akan digunakan jika karyawan sudah selesei melakukan tugasnya yaitu dinas di luar kota, dan aplikasi ini digunakan oleh karyawan bagian fungsional yang mengikuti perjalanan dinas luar kota.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah yaitu bagaimana cara merancang dan membangun aplikasi pengarsipan dokumen pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya.

1.3. Batasan Masalah

Berdasarkan pada rumusan masalah yang telah dijelaskan di atas, maka batasan masalah dalam kerja praktik ini adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi ini membahas tentang surat pertanggungjawaban dinas saat perjalanan dinas ke luar kota.

2. Aplikasi ini membahas tentang biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas di luar kota.

3. Aplikasi ini menggunakan bahasa pemograman Visual Basic. 4. Database dari aplikasi ini menggunakan SQL Server.

1.4. Tujuan

Sesuai dengan permasalahan yang ada maka tujuan dari pembuatan solusi yaitu merancang dan membangun sebuah aplikasi surat pertanggungjawaban perjalanan dinas luar kota pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya.

1.5. Manfaat

Manfaat dari pembuatan solusi yang diberikan pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya yaitu :

- Bagi Kabag Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya mendapatkan laporan mengenai surat perintah dinas yang sudah dijalankan.

1.6. Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran menyeluruh terhadap masalah yang dibahas, maka sistematikan penulisan dibagi kedalam beberapa bab yaitu:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini menjelaskan tentang latar belakang dari hal-hal yang berhubungan dengan perusahaan, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai, manfaat yang diperoleh dengan adanya aplikasi yang telah dibuat, serta sistematika dari penulisan laporan.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini menjelaskan tentang Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, mulai dari sejarah, visi & misi perusahaan, struktur organisasi.

BAB III LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas tentang teori-teori yang dianggap berhubungan dengan Kerja Praktik yang dilakukan, dimana teori-teori tersebut akan menjadi acuan untuk penyelesaian masalah. BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Bab ini menguraikan tentang langkah-langkah yang digunakan untuk pembuatan sistem yang digunakan untuk penyelesaian masalah yang membahas keseluruhan desain input, proses, dan output dari sistem, dan impelementasi dari perancangan yang telah dilakukan dalam pembuatan aplikasi surat pertanggungjawaban

perjalanan dinas luar kota pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya.

BAB VI PENUTUP

Pada bab ini dibahas tentang kesimpulan dari pembuatan aplikasi surat pertanggungjawaban pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya terkait dengan tujuan dan permasalahan, beserta dengan saran - saran yang bermanfaat untuk pengembangan aplikasi.

6 BAB II

GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1. Identitas Perusahaan

Nama Perusahaan : Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya Alamat : Jl. Ir. H. Juanda, Sidoarjo (61253)

No Telp : (031) 8673997

Email : info@karantinapertaniansby.com Contact Person : Suparmin, S.E. MM.

Jabatan : Kabag Umum

Bisnis Utama : Karantina Hewan dan Tumbuhan

2.2. Tentang Kantor Pusat Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya Karantina pertanian merupakan garda depan pertanian untuk melindungi kelangsungan sumber daya hayati hewani dan nabati. Keberadaan karantina yang strategis mutlak diperlukan karena negara Indonesia merupakan negara agraris dan kepulauan.

Balai Besar Karantina Pertanian (BBKP) Surabaya adalah salah satu Unit Pelaksana Teknis (UPT) lingkup Badan Karantina Pertanian - Kementerian Pertanian sebagai hasil penggabungan antara UPT Balai Besar Karantina Hewan Tanjung Perak dan UPT Balai Besar Karantina Tumbuhan Tanjung Perak. UPT ini dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor: 22/Permentan/Ot.140/4/2008 tanggal 3 April 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Karantina Pertanian.

sedangkan Balai Besar Karantina Tumbuhan Tanjung Perak dibentuk pada tahun 1980 dengan nama Karantina Tumbuhan Cabang Pelabuhan Tanjung Perak sampai dengan sekarang. UPT Balai Besar Karantina Hewan Tanjung Perak dan Karantina Tumbuhan Cabang Pelabuhan Tanjung Perak membentuk sebuah instansi yang berdiri menjadi satu, dari kedua instansi tersebut menjadi Balai Besar Karantina Pertanian (BBKP) Surabaya yang menjalankan kegiatan operasional dalam pengelolaan hewan dan pertanian.

2.3. Visi Misi, dan Tujuan Perusahaan 2.2.1. Visi Perusahaan

Menjadi Garda Terdepan Pelayanan Karantina yang Tangguh, Profesional, Modern dan Terpercaya di Jawa Timur pada tahun 2019.

2.2.2. Misi Perusahaan

 Melindungi kelestarian sumber daya hayati hewani dan nabati dari ancaman serangan Hama dan Penyakit Hewan Karantina (HPHK) dan Organisme Pengganggu Tumbuhan Karantina (OPTK) serta pengawasan lalu lintas komoditi pertanian segar yang memenuhi standard keamanan pangan

 Meningkatkan manajemen operasional perkarantinaan hewan dan tumbuhan

 Mewujudkan Sistem manajemen Mutu Pelayanan dengan mengimplementasikan secara konsisten SNI ISO 9001:2008

 Mewujudkan kompetensi sebagai Laboratorium Penguji (Testing Laboratory) dengan mengimplementasikan secara konsisten SNI ISO/IEC 17025:2008 serta Laboratorium Biosafety Level 2 (BSL-2) yang terakreditasi

 Mendorong terwujudnya peran perkarantinaan nasional dalam akselerasi ekspor komoditas pertanian yang akseptabel dan mampu bersaing di pasar internasional

 Mendukung keberhasilan program agribisnis dan ketahanan pangan nasional

 Membangun masyarakat cinta karantina pertanian Indonesia

2.4. Struktur Organisasi

2.5. Deskripsi Tugas Divisi

Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya memiliki banyak divisi, seperti Bagian Umum, Bidang Karantina Hewan, Bidang Karantina Tumbuhan, Bidang Pengawasan dan Penindakan. Tentunya setiap bagian memiliki peran yang berbeda bagi Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya. Berikut merupakan deskripsi dari tugas masing – masing bagian:

2.5.1. Bagian Umum

Divisi bagian umum mempunyai beberapa tugas antara lain, menyusun rencana kegiatan dan anggaran Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, menyusun rencana kegiatan dan anggaran Bagian Umum pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana, program, evaluasi dan pelaporan Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, melakukan urusan kepegawaian dan tata usaha Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, melakukan urusan keuangan, rumah tangga dan perlengkapan Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Bagian Umum Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, dan mengkoordinasikan penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya.

A. Subbagian Program dan Evaluasi.

B. Subbagian Kepegawaian dan Tata Usaha. C. Subbagian Keuangan dan Perlengkapan.

2.5.2. Bidang Karantina Hewan

Divisi ini berfokus pada beberapa tugas antara lain, menyusun rencana kegiatan, program dan anggran bidang hewan (penyusunan RENJA, RAB dan

TOR), pemberian pelayanan operasional bidang karantina hewan, pemberian pelayanan operasional pengawasan keamanan hayati hewani, pemberian pelayanan informasi dan sarana teknik karantina hewan, pelaksanaan pengelolaan sistem informasi dan dokumentasi karantina hewan, penyusun laporan kegiatan bidang karantina hewan.

- Seksi Pelayanan Operasional Karantina Hewan. - Seksi Informasi dan Sarana Teknik Karantina Hewan.

2.5.3. Bidang Karantina Tumbuhan

Divisi ini melakukan beberapa tugas diantaranya, menyusun rencana kegiatan, program dan anggran bidang tumbuhan (penyusunan RENJA, RAB dan TOR), pemberian pelayanan operasional bidang karantina tumbuhan, pemberian pelayanan operasional pengawasan keamanan hayati nabati, pemberian pelayanan informasi dan sarana teknik karantina tumbuhan, pelaksanaan pengelolaan sistem informasi dan dokumentasi karantina tumbuhan, dan menyusun laporan kegiatan bidang karantina tumbuhan

- Seksi Pelayanan Operasional Karantina Hewan - Seksi Informasi dan Sarana Teknik Karantina Hewan

2.5.4. Bidang Pengawasan dan Penindakan

Divisi pengawasan dan penindakan mempunyai beberapa tugas diantaranya : menyusun rencana kegiatan dan anggaran bidang pengawasan dan penindakan, melakukan pengawasan dan penindakan pelanggaran karantina tumbuhan, melakukan pengawasan dan penindakan pelanggaran karantina hewan, melakukan pengawasan dan penindakan pelanggaran keamanan hayati hewani,

melakukan pengawasan dan penindakan pelanggaran keamanan hayati nabati, menyusun laporan pelaksanaan kegiatan bidang pengawasan dan penindakan, dan melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan maupun tertulis.

- Seksi Pengawasan dan Penindakan Karantina Tumbuhan. - Seksi Pengawasan dan Penindakan Karantina Hewan.

12

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1. Pengertian Sistem

Menurut Herlambang & Tanuwijaya (2005:116), Definisi dari sistem dapat dilakukan dengan 2 pendekatan, yaitu pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Definisi sistem dengan pendekatan prosedur yaitu sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.Sedangkan dengan pendekatan komponen, sistem didefinisikan sebagai kumplan dari komponen – komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

Sistem terdiri dari beberapa elemen yaitu tujuan, masukan, keluaran, proses, mekanisme pengendali, dan umpan balik. Selain itu, sebuah sistem juga berinteraksi dengan lingkungan dan sistem yang lain. Dalam perkembangan yang ada, sistem dibagi menjadi 2 yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup .Sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak memiliki elemen pengendali.Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.

Menurut Sukoco (2007), sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang menjelaskannya. Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem adalah:

2. Salah satu alat pengendali biaya

3. Untuk mengefisiensikan aktivitas yang dilakukan dalam kantor 4. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi

5. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya. Adapun kerugiannya adalah sebagai beikut:

1. Pengoperasian yang kurang fleksibel dan menjadikan sistem tidak berfungsi optimal

2. Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau prosedur akan menyebabkan perubahan pada metode atau prosedur bagian atau departemen yang lain.

3. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur, atau sistem baru yang diterapkan perusahaan.

4. Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi.

3.2. Pengertian Informasi

Pengertian Informasi Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Pengertian Informasi Menurut Jogiyanto HM., (1999: 692), “Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan”.

penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”.

Abdul Kadir (2002: 31) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.

3.3. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Ferdinandus, Wowor, & Lumenta (2011), Sistem informasi (SI) adalah kombinasi dan teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi anatar orang, proses algoritmik, data dan teknologi.

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan.Sistem ini meyimpan, mengambil, mengubah, mengolah, dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistej informasi atau peralatan lainnya.

Sistem informasi juga berfungsi sebagai alat bantu kompetisi bagi organisasi dalam mengupayakan pencapaian tujuan. Sistem Informasi dituntut

tidak hanya mengolah data dari dalam organisasi saja, tetapi juga dapat menyajikan data dari pihak luar yang mampu menambah nilai kampetisi bagi dalam organisasi.Dengan demikian sistem informasi harus memiliki data yang telah terpolakan dan memiliki integritas dalam hal waktu dan tempat.Hal ini dimaksudkan supaya sistem informasi tersebut dapat menyajikan informasi yang tepat bagi pengguna.

3.4. Dokumen

Menurut (Hariyanto, 2009), dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan.Dokumen sangat penting, baik dalam kehidupan sehari-hari, organisasi, maupun bisnis.

3.5. Arsip

a. Pengertian Arsip

Menurut (Wursanto, 2001) arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

b. Manajemen Arsip

Dalam manajemen kearsipan atau Record Management terdapat 4 tahap daur hidup arsip, yaitu :

1. Tahap Penciptaan (Record Creation)

Yaitu suatu tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau

perorangan dalam melaksanakan fungsinya.Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergantung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita, film, rekaman suara, dan sebagainya.

2. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan (Used and Maintenance)

Pada tahap ini arsip digunakan untuk berbagi keperluan informasi yang ada, pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan, penetapan, kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan lainnya. Untuk dapat berfungsi dengan baik, arsip pada tahap ini perlu ditata secara logis dan sistematis.Pada tahap ini pemeliharaan arsip perlu dilakukan sebagai langkah pengamanan baik terhadap fisik arsip maupun terhadap informasi yang terkandung di dalamnya. Penataan arsip pada tahap ini akan sangat berpengaruh terhadap proses penyusutannya.

3. Tahap Penyusutan

Pada tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena umumnya telah selesai. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses penyusutannya agar terjadi efisiensi.

Proses penyusutan arsip meliputi:

- Pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan - Pemusnahan arsip

- Penyerahan arsip ke Arsip Nasional RI 4. Tahap Penyimpanan

Tahap ini khusus diperuntukkan bagi arsip statis (permanen) yaitu arsip yang memiliki nilai guna tinggi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional.

3.6. Laporan

Menurut Rama dan Jones (2008) berpendapat, laporan adalah presentasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik.Dapat disimpulkan bahwa laporan adalah dokumen yang terbentuk dari data yang ada pada database yangtelah terformat dan terorganisir dengan baik sehingga dapat digunakan untuk mendapatkan informasi.

Menurut Rama dan Jones (2008), tipe – tipe laporan:

1. Simple event list adalah laporan yang menyediakan daftar kejadian sederhana selama satu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa mengelompokkan atau sub total.

2. Simple list adalah satu daftar kejadian atau daftar acuan sedeherhana.

3. Single entity report adalah laporan yang hanya menyediakan perincian mengenai satu entitas seperti barang, jasa, agen atau kejadian.

4. Status report adalah laporan yang menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen.

5. Summary report adalah laporan yang meringkas data kejadian untuk sekelompok record terkait selama periode tertentu.

6. Summary status report adalah laporan yang medaftar data acuan dan data ringkasan mengenai barang dan jasa atau agent.

1. Report footer adalah bagian diakhir laporan sering digunakan untuk menampilkan seluruh angka-angka ringkasan, seperti total semuanya, untuk seluruh data dilaporan.

2. Report header adalah bagian laporan yang digunakan untuk mendapatkan informasi, seperti judul tanggal diawal laporan.

3. Group footer adalah bagian dari laporan yang mengikuti rincian kelompok, contoh, menghitung sub total.

4. Group header adalah bagian dari laporan yang mengikuti rincian kelompok dan biasanya digunakan untuk menentukan nama kelompok.

5. Group detail adalah laporan status perincian berkelompok.

6. Group detail status report adalah laporan yang menampilkan data ringkasan dan data saldo mengenai barang, jasa atau agent.

7. Group event detail repot adalah laporan yang memiliki perincian kelompok dan yang menampilkan daftar kejadian selama satu periode biasanya disusun menurut barang, jasa, atau agent.

3.7. Pertanggungjawaban

Menurut Sugeng Istanto (1998), pertanggungjawaban berarti kewajiban memberikan jawaban yang merupakan perhitungan atas semua hal yang terjadi dan kewajiban untuk memberikan pemulihan atas kerugian yang mungkin ditimbulkannya. Menurut hukum internasional pertanggungjawaban negara timbul dalam hal negara itu merugikan negara lain.

Pertanggungjawaban negara dibatasi pada pertanggungjawaban atas perbuatan yang melanggar hukum internasional saja. Perbuatan suatu negara yang merugikan negara lain tetapi tidak melanggar hukum internasional tidak

menimbulkan pertanggungjawaban. Misalnya perbuatan negara menolak seorang warga negara asing yang masuk ke dalam wilayah negaranya.

3.8. Realisasi

Menurut M.Dahlan Y.B (2003:978) ”Realisasi adalah Pelaksanaan Sesuatu sehingga menjadi nyata”.

Menurut Ali hasan (2008:239) ”Realisasi adalah tindakan yang nyata atau adanya pergerakan/perubahan dari rencana yang sudah dibuat atau dikerjakan”.

Menurut Diklat BP3IP (2006:113) realisasi dalam kontek pembahasan bongkar / muat berati hasil yang dicapai dalam periode waktu tertentu dengan menggunakan sumber daya perusahaan:

a) Sumber daya manusia ialah kemampuan dari crew kapal dalam melaksanakan prosedur bongkar / muat hingga kegiatan bongkar / muat berlangsung dengan cepat dan aman.

b) Aspek manajerial atau system manajemen ialah kemampuan sebuah perusahaan dan kapal dalam melaksanakan sistem manajemen bongkar / muat hingga kapal dalam melaksanakan bongkar / muat dengan aman dan cepat sehingga kapal dapat beroperasi dengan lancar.

c) Peralatan penunjang kegiatan bongkar / muat ialah semua peralatan yang menunjang kegiatan bongkar / muat seperti, Mobile crane, Sling, forklift dan lain – lain yang menunjang kelancaran kegiatan bongkar / muat.

3.9. Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas adalah sebuah keharusan, dan sering melekat pada pelaksanaan tugas dan fungsi satuan kerja.

Perjalanan dinas dalam negeri bagi pejabat negara, pegawai negeri, dan pegawai tidak tetap (selanjutnya dalam tulisan ini disebut perjalanan dinas saja) dalam pelaksanaan dan pertanggungjawabannya melibatkan setidaknya:

1. Penerbit Surat Tugas

2. Pejabat Pembuat Komitmen 3. Pelaksana Perjalanan Dinas 3.10. Database

Database adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan computer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data 13 operasional lengkap dengan sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan (Linda,2004:1). Database dapat dinyatakan sebagai suatu sistem yang memiliki karakteristik seperti berikut:

a. Merupakan suatu kumpulan interaksi data yang disimpan bersama dan tanpa mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikat data.

b. Kumpulan data di dalam database dapat digunakan oleh sebuah program secara optimal.

c. Penambahan data baru, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat dilakukan dengan mudah dan terorganisasi.

Dalam arsitektur database terdapat tiga tingkatan yang saling mendukung. Di bawah ini adalah penjelasan yaitu:

a. Internal level yaitu tingkatan yang basis datanya secara fisik ditulis atau disimpan di media storage dan level yang berkaitan.

b. External level disebut juga indivisual user view, yaitu tingkat yang basis datanya dapat didasarkan kebutuhan masing-masing aplikasi di user atau level yang berkaitan dengan pemakai.

c. Conceptual level disebut juga community user view, yaitu tingkat user view dari aplikasi yang berbeda digabungkan sehingga menggunakan basis data secara keseluruhan dengan menyembunyikan penyimpanan data secara fisik yang merupakan penghubung dari internal level dan external level.

Seluruh operasi yang dilakukan pada database didasarkan atas table-tabel dan hubungannya. Dalam model relasional dekenal antara lain table, record, field, indeks, query penjelasnnya seperti dibawah ini:

a. Table atau entity dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar muka komunikasi antara pemakai dengan professional computer. b. Record atau baris atau dalam istilah model relational yang formal disebut

tuple adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih.

c. Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut dengan attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan fakta yang sama atau sejenis untuk setiap baris pada tabel.

d. Indeks merupakan tipe dari suatu table tertentu yang berisi nilai-nilain field kunci atau field.

e. Query merupakan sekumpulan perintah Structure Query Language (SQL) yang dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu tabel atau lebih untuk melakukan opersi pada tabel.

3.11. Microsoft Visual Studio 2010

Menurut Jogiyanto (1990), Microsoft Visual Studio 2010 merupakan sebuah IDE (Integrated Development Environment) yang dikembangkan oleh Microsoft. IDE ini mencakup semua bahasa pemrograman berbasis .NET framework yang dikembangkan oleh Microsoft. Keunggulan Microsoft Visual Studio 2010 ini antara lain adalah support untuk Windows 8, editor baru dengan WPF (Windows Presentation Foundation), dan banyak peningkatan fitur lainnya. 3.12. Microsoft Visual Basic

Microsoft Visual Basic merupakan bahasa pemograman yang cukup popular dan mudah untuk dipelajari.Visual Basic menyediakan fasilitas untuk menyusun sebuah program dengan memasang objek-objek grafis dalam sebuah form.

Microsoft Visual Basic berawal dari bahasa pemograman BASIC (Beginner All-Purpose Symbolic Instruction Code).Karena bahasa BASIC cukup mudah dipelajari dan popular maka hampir setiap programmer menguasai bahasa ini.

Tahun 1980-an sistem operasi DOS cukup popular di kalangan pemakai PC karena di dalamnya disertakan bahasa BASIC yang dikenal dengan QBASIC (Quick Basic). Sistem tersebut sekarang sudah jarang digunakan. Di era Windows, Microsoft menciptakan Visual Basic yang terus mengalami penyempurnaan hingga saat ini (LPKBM MADCOMS Madiun,2002:3).

3.13. Microsoft SQL Server

Bunafit Nugroho dan Indah Indriyana (2007:2), SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS (Database Management System) yang dibuat oleh Microsoft. SQL Server 2000 menawarkan beberapa fitur di dalam pengelolaan database, ada 2 fitur yang biasa digunakan untuk mengelola database di dalam SQL Server 2000, yaitu:

1. Menggunakan Enterprise Manager

Fitur ini relatif mudah digunakan karena mode pengelolaannya berbasis GUI (Graphical User Interface), oleh karena itu cukup dengan metode click dan drag. Membuat database dan tabel serta manajemen yang lain sangat mudah.

2. Menggunakan SQL Query Analyzer

Fitur ini menggunakan Transact SQL (perintah-perintah SQL) untuk mengelola database di dalam SQL Server 2000.

Perintah-perintah Transact SQL merupakan pengembangan dari perintah-perintah SQL standard yang disesuaikan dengan manajemen database pada SQL Server. Transact SQL memungkinkan untuk dapat membuat database, membuat tabel, mengubah struktur tabel, menghapus database, menghapus tabel, menyisipkan data, mengubah data dan lain-lain.

Bunafit Nugroho dan Indah Indriyana (2007:8), perintah-perintah SQL dikelompokkan menjadi 5 macam yaitu:

1. Data Definitions Language (DDL)

Adalah perintah SQL yang digunakan untuk mendifinisikan kerangka basis data, perintah-perintahnya adalah:

a. Create untuk membuat atau menciptakan objek basis data b. Alter untuk memodifikasi atau mengubah objek basis data c. Drop untuk menghapus objek basisdata

d. Objek database yang dimaksud adalah basis data, tabel, index 2. Data Manipulations Language (DML)

Adalah perintah yang digunakan untuk mengoperasikan atau memanipulasi isi basis data, SQL menyediakan 4 perintah DML yaitu:

a. Select digunakan untuk mengambil data dari basis data b. Delete digunakan untuk menghapus data pada basis data c. Insert digunakan untuk menambahkan data kedalam table d. Update digunakan untuk memodifikasi data pada basis data 3. Security

Adalah perintah-perintah yang digunakan untuk menjamin keamanan data, perintahnya antara lain:

a. Grant digunakan untuk memberikan akses kepada user tertentu ke basis data

b. Revoke digunakan untuk mencabut hak akses dari user 4. Integrity

Adalah perintah-perintah yang digunakan untuk menjaga kesatuan data, seperti: recover table digunakan untuk memperbaiki tabel pada basis data. 5. Auxilliary

Adalah perintah-perintah pelengkap atau tambahan, seperti: unload dan rename.

3.14. Crystal Report

Crystal Report merupakan salah satu software yang handal dari Seagate dalam hal pembuatan laporan. Dengan memanfaatkan tools yang dimiliki Crystal Report dapat dihasilkan laporan yang bervariasi hasilnya (Imam, 2005:219). 3.15. Power Designer

Power Designer adalah salah satu Tools yang dapat dipergunakan untuk membangun/merancang sebuah Basic data melalui ER-DIAGRAM (CDM), merancang sistem melalui Data Flow Diagram (DFD) serta mampu membuat Program Aplikasi. (Andri Kristanto: 2008).

Ada beberapa Tools yang disiapkan oleh Power Designer, diantaranya adalah:

a. Data Architec

Yaitu sebuah Tools yang dipergunakan untuk merancang Basis Data melalui Conceptual Data Model (CDM) yang dapat di generate ke bentuk Physical Data Model (PDM) dan selanjutnya dapat di generate ke Basis Data (MS-Access, My SQL, SQL Server, Foxpro, dan lain-lain).

b. Proses Analyst

Yaitu sebuah Tools yang dipergunakan untuk merancang sistem melalui Data Flow Diagram (DFD), yaitu sebuah rancangan aliran data yang terjadi pada proses-proses yang dirancang pada sebuah sistem informasi. 3.16. Microsoft Office

Microsoft Offixe adalah software atau perangkat lunak yang berisi paket aplikasi perkantoran, program Microsoft Office ini dibuat oleh perusahaan yang

sangat terkenal yaitu Microsoft, program Microsoft Office ini dirancang untuk berjalan dibawah sistem operasi Windows dan Mac Os X.

Paket Aplikasi yang terdapat dalam program Microsoft Office antara lain yaitu Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, Microsoft Visio, Microsoft Access, Microsoft Outlook, Microsoft Publisher, Microsoft Info Path, diantara semua paket aplikasi Microsoft Office, yang paling digemari dan sangat terkenal adalah Microsoft Excel, Microsoft Word, dan Microsoft PowerPoint (Nico, 2015).

3.17. Microsoft Visio

Microsoft Visio 2010 (Leo, 2013) adalah aplikasi untuk menggambarkan diagram yang dapat membantu pekerja IT dan staf profesional untuk memvisualisasikan informasi yang kompleks. Berawal dari teks yang rumit dan tabel yang kompleks yang sulit dipahami, Microsoft Visio berusaha untuk membantu kondisi tersebut.

Microsoft Visio 2010 adalah tools untuk membuat pelbagai jenis diagram, mulai dari diagram jaringan sampai ke kelender dan mulai dari tampilan teks biasa, sampai ke bentuk flowchart. Visio 2010 membuat dokument visual secara profesional untuk membantu analisa dan komunikasi informasi, sistem dan proses yang kompleks.

3.18. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Menurut Kristanto (2004:27), Analisa Sistem Informasi adalah penggunaan dari Sistem Informasi ke dalam bagian sub sistem untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan, kesempatan yang terjadi serta kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap perancangan sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini akan sangat berpengaruh pada tahap selanjutnya. Langkah-langkah untuk menganalisis sistem tersebut adalah:

1. Mengidentifikasi masalah

2. Memahami kerja sistem yang ada 3. Menganalisis sistem

4. Membuat laporan hasil analisis

Pada tahap awal, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisis yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan. Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya laporan-laporan, dokumen,observasi maupun dari sumber-sumber eksternal seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisis. Setelah semua permasalahan diidentifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja sistem yang ada.

Setelah mempelajari dan memahami sistem yang ada, dilanjutkan dengan menganalisis dan membandingkan sistem yang terbentuk dengan sistem yang digunakan. Dengan adanya perubahan tersebut dilakukan pembuatan laporan-laporan hasil analisis sistem yang ada dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang telah ada atau baru. Dalam tahap ini harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi agar terpenuhi (Hartono, 1999).Perancangan sistem harus mampu memberikan gambaran-gambaran yang

jelas dan yang berguna serta lengkap kepada programmer serta ahli-ahli teknik yang terlibat. Hal lain yang perlu diperhatikan yaitu bahwa sistem yang disusun harus dapat berkembang lagi.

Dalam perencanaan dan perancangan suatu sistem, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah:

1. Pembuatan bagan alur sistem 2. Pembuatan bagan berjenjang 3. Data Flow Diagram

4. Entity Relationship Diagram

3.19. System Development Life Cycle

Menurut Kendall (2003:11), System Development life Cycle (SDLC) adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik. Langkah-langkah dalam SDLC dijalankan secara bertahap, tidak pernah tercapai sebagai satu langkah terpisah.Beberapa aktivitas muncul secara simultan, dan aktivitas tersebut dilakukan berulang-ulang. Ada 7 tahap di dalam SDLC, tahap-tahap tersebut adalah:

1. Identifikasi masalah,peluang, dan tujuan. 2. Menentukan syarat-syarat.

3. Menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem 4. Merancang sistem yang direkomendasikan

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak 6. Menguji dan mempertahankan sistem

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem 3.20. System Flow

Menurut Basuki (2003), Sistem flow adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem dan dalam pembuatannya sistem flow sebaiknya ditentukan pada fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem.

3.21. Data Flow Diagram

Menurut Kendall (2003:241), Data Flow Diagram menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, dan keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem yang dibahas. Serangkaian diagram aliran data berlapis juga bisa digunakan untuk merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem. Prosedur-prosedur tersebut yaitu konseptualisasi bagaimana data-data berpindah di dalam organisasi, proses-proses atau transformasi dimana data-data melalui, dan apa keluarannya. Jadi, melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut Data Flow Diagram, penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di dalam organisasi. Menurut Kendall (2003:265), dalam memetakan Data Flow Diagram, terdapat beberapa simbol yang digunakan antara lain:

1. External Entity

External Entity atau entitas eksternal merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan data atau informasi ke dalam sistem yang dibuat. External Entity disimbolkan dalam bentuk kotak.

2. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan data tanda panah. Aliran data menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses.

3. Process

Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompokan tindakan dijalankan.

4. Data Store

Datastore adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses penyimpanan data.

Data Flow Diagram disusun berdasarkan tingkatan dari atas ke bawah agar dapat lebih mudah dibaca, semakin ke bawah maka alur data yang ditampilkan semakin detail.Tingkatan Data Flow Diagram adalah sebagai berikut. 1. Context Diagram

Menurut Jogiyanto (2005) Context Diagram adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Context Diagram merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruan sistem.

2. Data Flow Diagram Level 0

Data Flow Diagram level 0 adalah tahap selanjutnya setelah pembuatan Context Diagram, pada langkah pembuatan Data Flow Diagram level 0, dilakukan penggambaran proses-proses yang terjadi dalam sistem informasi.

3. Data Flow Diagram Level 1

Data Flow Diagram level 1 merupakan penjelasan dari Data Flow Diagram level 0. Pada tahap ini, dilakukan penggambaran secara detail proses yang terjadi pada Data Flow Diagram Level 0.

3.22. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu gambaran database secara konsep yang akan diterapkan pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity dengan relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata.Entity mempunyai attribute yang merupakan ciri-ciri dari entity. Attribute merupakan uraian dari entitas dimana mereka dihubungkan dan dapat dikatakan sebagai identifier atau descriptors dari entitas.

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entitas dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entitas dan relasi antar entitas, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perandang database. Untuk itu, Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

1. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual. Model ini tidak bersifat universal dan tidak bergantung dari software atau pertimbangan struktur data storage.Sebuah CDM langsung diubah menjadi PDM.

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara fisikal. PDM mengacu pada pemilihan software DBMS yang spesifik. PDM dapat berbeda beda dikarenakan oleh struktur database yang bervariasi, mulai dari model schema, tipe data penyimpanan dan lainnya.

33 BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Berdasarkan hasil wawancara dari pihak Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, dapat ditemukan sebuah solusi untuk aplikasi yang akan dibuat.

Permasalahan yang timbul pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya yaitu pembuatan surat pertanggungjawaban untuk perjalanan dinas keluar kota yang ada masih menggunakan Microsoft Access. Untuk mengatasi permasalahan yang ada, diperlukan langkah-langkah yang dilakukan antara lain yaitu:

1. Menganalisis Sistem 2. Mendesain Sistem 3. Merancang Sistem

Langkah-langkah di atas bertujuan untuk mencari solusi dari permasalahan yang ada. Untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab di bawah ini. 4.1 Analisis Sistem

Dalam pengembangan teknologi dibutuhkan analisa dan keakuratan data, karena dengan analisa dan keakuratan data dapat membantu pegawai dari Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya yang melakukan perjalanan dinas untuk membuat surat pertanggungjawaban dinas luar kota.

Rancangan yang dibuat akan mengacu pada alur di atas, sehingga solusi yang ditawarkan untuk membantu Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya dalam melakukan pembuatan surat pertanggungjawaban dinas luar kota adalah

dengan membuatu suatu aplikasi surat pertanggungjawaban berbasis desktop pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya.

4.2 Block Diagram

IPO Chart pada gambar dibawah ini memiliki beberapa inputan antara lain data pegawai, data pejabat komitmen, data pejabat struktural, data instansi pengguna jasa, data uang harian dan data lama perjalanan.

Data pegawai adalah identitas pegawai yang akan mengikuti perjalanan dinas luar kota, sedangkan data pejabat komitmen adalah data pejabat yang memberi perintah untuk dilakukannya perjalanan dinas luar kota. Data pejabat struktural adalah data pejabat yang mengesahkan perjalanan dinas tersebut.

Data instansi pengguna jasa adalah data instansi yang akan dituju saat perjalanan dinas, sedangkan data uang hari adalah data pesangon yang sudah ditetapkan oleh kantor pusat berdasarkan kota dan provinsi tujuan perjalanan dinas. Lalu data lama perjalanan adalah data berapa lama akan diadakannya perjalanan dinas luar kota. Dan yang terakhir yaitu data kuitansi dimana data tersebut adalah jumlah uang yang digunakan selama perjalanan dinas luar kota

Seluruh data-data tersebut nantinya akan digunakan saat pembuatan surat perjalanan dinas dan pembuatan bukti pengeluaran (kuitansi). Kedua proses tersebut nantinya akan memiliki output berupa beberapa laporan antara lain laporan sppd a, laporan sppd b, laporan kuitansi, laporan perincian biaya dan laporan bulanan SPPD

Gambar 4.1 Block Diagram Pembuatan Surat Pertanggungjawaban Dinas

4.3 Document Flow

Documentflow yaitu bagan yang memiliki arus dokumen secara menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sistem.

4.3.1. Document Flow Proses Pembuatan Surat Pertanggungjawaban Dinas (SPPD) dan Pembuatan Bukti Pengeluaran

Proses kegiatan pembuatan surat pertanggungjawaban dinas terjadi ketika seorang pegawai sudah melakukan perjalanan dinas luar di luar kota. Alur dapat dilihat pada Gambar 4.2

Document Flow Surat Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas

Kabag Pejalan Dinas

P h as e Mulai Membuat Surat Perjalanan Dinas (SPD) Surat Perjalanan Dinas (SPD) Membuat Surat Pertanggungjawaba

n Perjalanan Dinas (SPPD)

SPPD dan Bukti Pengeluaran SPPD dan Bukti

Pengeluaran

Selesai

Mencetak SPPD dan Bukti

Pengeluaran Membuat Bukti Pengeluaran Surat Perjalanan Dinas (SPD)

Gambar 4. 2Document Flow Surat Pertanggungjawaban Dinas dan Bukti Pengeluaran

4.4. System Flow

System Flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey pada Balai Besar Pertanian Surabaya.System Flow menggambarkan alur sistem yang berhubungan dengan surat pertanggungjawaban yang dilakukan secara terkomputerisasi. Berikut ini akan digambarkan System Flow dari aplikasi yang akan dibuat pada Balai Besar Pertanian Surabaya.

System Flow yang dibuat terdiri atas beberapa phase yaitu phase maintenance master meliputi input dan update data, phase transaksi meliputi transaksi pada form surat pertanggungjawaban (SPPD) dan transaksi pada form kuitansi, dan phase pembuatan laporan surat pertanggungjawaban a, surat pertanggungjawaban b, laporan kuitansi, laporan pengeluaran riil, laporan perincian biaya, dan laporan hasil rekapitulasi bulanan SPPD pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya. System Flow surat pertanggungjawaban dinas luar kota digambarkan pada Gambar 4.3, Gambar 4.4, Gambar 4.5 dan seterusnya sampai pada Gambar 4.11.

4.4.1. SystemFlowMaintenance Data Master

A. SystemFlowMaintenance Data Master Pegawai

Di dalamSystem Flow berikut ini akan menjelaskan tentang penambahan data dan perbaharuan data dari pegawai, yang nantinya akan digunakan oleh aplikasi.

System Flow Master Pegawai (Insert & Update) Admin Ph as e Mulai Input Data Pegawai Data ada atau tidak ? Simpan Data

Pegawai Y

Selesai

Ubah Data ? Y N N Input Username dan Password Login sukses

atau tidak ? Pengguna Form Login N Menu Utama Y Pilih Menu Data Master Pilih Menu Data Master Pegawai Data Pegawai Pegawai A

Gambar 4. 3 System Flow Maintenance Data Master Pegawai

Gambar 4.3 menjelaskan tentang proses penambahan data pegawai dan pembaharuan data pegawai yang dimulai dari user yang menginputkan data pegawai. Kemudian data yang sudah diinputkan akan diproses untuk disimpan ke dalam database. Setelah itu akan ada pemberitahuan bahwa data berhasil disimpan. Jika akan memperbarui data akan muncul pemberitahuan bahwa data berhasil di perbarui.

B. System Flow MaintenanceMaster Pejabat Komitmen

Di dalamSystem Flow berikut ini akan menjelaskan tentang penambahan data dan perbaharuan data dari pejabat komitmen, yang nantinya akan digunakan oleh aplikasi.

System Flow Master Pejabat Komitmen (Insert & Update)

Admin

Ph

as

e

Mulai

Input Data Pejabat Komitmen

Data ada atau tidak ? Simpan Data Pejabat Komitmen Y Selesai Ubah Data ? Y N N Input Username dan Password Login sukses

atau tidak ? Pengguna

Form Login N Menu Utama Y

Pilih Menu Data Master

Pilih Menu Data Master Pejabat Komitmen Data Pejabat Komitmen Pejabat Komitmen A

Gambar 4. 4 System Flow Insert dan Update Master Pejabat Komitmen

Gambar 4.4 menjelaskan tentang proses penambahan data pejabat komitmen dan pembaharuan data pejabat komitmen yang dimulai dari user yang menginputkan data pejabat komitmen. Kemudian data yang sudah diinputkan akan diproses untuk disimpan ke dalam database. Setelah itu akan ada pemberitahuan bahwa data berhasil disimpan. Jika akan memperbarui data akan muncul pemberitahuan bahwa data berhasil di perbarui.

C. System Flow MaintenanceMaster Pejabat Struktural

Di dalamSystem Flow berikut ini akan menjelaskan tentang penambahan data dan perbaharuan data dari pejabat struktural, yang nantinya akan digunakan oleh aplikasi.

System Flow Master Pejabat Struktural (Insert & Update)

Admin

Ph

as

e

Mulai

Input Data Pejabat Struktural

Data ada atau tidak ?

Simpan Data Pejabat Struktural

Y

Selesai

Ubah Data ?

Y N

N Input Username dan

Password

Login sukses atau tidak ?

Pengguna Form Login N Menu Utama Y

Pilih Menu Data Master

Pilih Menu Data Master Pejabat Struktural Data Pejabat Struktural Pejabat Struktural A

Gambar 4. 5System Flow Insert dan Update Master Pejabat Struktural

Gambar 4.5 menjelaskan tentang proses penambahan data pejabat struktural dan pembaharuan data pejabat struktural yang dimulai dari user yang menginputkan data pejabat struktural. Kemudian data yang sudah diinputkan akan diproses untuk disimpan ke dalam database. Setelah itu akan ada pemberitahuan bahwa data berhasil disimpan. Jika akan memperbarui data akan muncul pemberitahuan bahwa data berhasil di perbarui.

D. System Flow MaintenanceMaster Lama Perjalanan

Di dalamSystem Flow berikut ini akan menjelaskan tentang penambahan data dan perbaharuan data dari lama perjalanan, yang nantinya akan digunakan oleh aplikasi.

System Flow Master Lama Perjalanan (Insert & Update) Admin Ph as e Mulai

Input Data Lama Perjalanan

Data ada atau tidak ? Simpan Data Lama Perjalanan Y Selesai Ubah Data ? Y N N Input Username dan

Password

Login sukses atau tidak ? Pengguna Form Login N Menu Utama Y

Pilih Menu Data Master

Pilih Menu Data Master Lama Perjalanan Data Lama Perjalanan Lama Perjalanan A

Gambar 4. 6 System Flow Insert dan Update Master Lama Perjalanan

Gambar 4.6 menjelaskan tentang proses penambahan data lama perjalanan dan pembaharuan data lama perjalanan yang dimulai dari user yang menginputkan data lama perjalanan. Kemudian data yang sudah diinputkan akan diproses untuk disimpan ke dalam database. Setelah itu akan ada pemberitahuan bahwa data berhasil disimpan. Jika akan memperbarui data akan muncul pemberitahuan bahwa data berhasil di perbarui.

E. System Flow MaintenanceMaster Instansi Pengguna Jasa

Di dalamSystem Flow berikut ini akan menjelaskan tentang penambahan data dan perbaharuan data dari instansi pengguna jasa, yang nantinya akan digunakan oleh aplikasi.

System Flow Master Instansi Pengguna Jasa (Insert & Update)

Admin Ph as e Mulai Input Data Instansi

Data ada atau tidak ? Simpan Data Instansi Y Selesai Ubah Data ? Y N N Input Username dan

Password

Login sukses atau tidak ?

Penggun a Form Login N Menu Utama Y Pilih Menu Data Master

Pilih Menu Data Master Instansi Data Instansi

Instansi

A

Gambar 4. 7 System Flow Maintenance Master Instansi Pengguna Jasa

Gambar 4.7 menjelaskan tentang proses penambahan data instansi pengguna jasa dan pembaharuan data instansi pengguna jasa yang dimulai dari user yang menginputkan data instansi pengguna jasa. Kemudian data yang sudah diinputkan akan diproses untuk disimpan ke dalam database. Setelah itu akan ada

pemberitahuan bahwa data berhasil disimpan. Jika akan memperbarui data akan muncul pemberitahuan bahwa data berhasil di perbarui.

F. System Flow Maintenance Master Uang Harian

Di dalamSystem Flow berikut ini akan menjelaskan tentang penambahan data dan perbaharuan data dari uang harian, yang nantinya akan digunakan oleh aplikasi.

System Flow Master Uang Harian (Insert & Update) Admin Ph as e Mulai Input Data Uang Harian Data ada atau tidak ? Simpan Data Uang Harian Y Selesai Ubah Data ? Y N N Input Username dan Password Login sukses atau tidak ? Penggun a Form Login N Menu Utama Y Pilih Menu Data Master Pilih Menu Data Master Uang Harian Data Uang Harian Uang Harian B

Gambar 4. 8 System Flow Maintenance Master Uang Harian

Gambar 4.8 menjelaskan tentang proses penambahan data uang harian dan pembaharuan data uang harian yang dimulai dari user yang menginputkan data uang harian. Kemudian data yang sudah diinputkan akan diproses untuk disimpan ke dalam database. Setelah itu akan ada pemberitahuan bahwa data berhasil disimpan. Jika akan memperbarui data akan muncul pemberitahuan bahwa data

4.4.2. System Flow Transaksi

A. System Flow Transaksi Surat Pertanggungjawaban Dinas (SPPD)

Di dalamSystem Flow dibawah ini menjelaskan tentang penginputan data-data untuk membuat surat pertanggungjawaban dinas luar kota.

System Flow Pembuatan Surat Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas

Pejalan Dinas Admin

P

h

a

s

e

Input Data Surat Perjalanan Dinas (SPD)

Pembuatan Surat Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas (SPPD)

Selesai SPPD Surat Pertanggungja waban Dinas (SPPD) Cetak Surat Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas (SPPD)

Mulai

Input Username dan Password

Login sukses atau tidak ?

Pengguna Form Login N Menu Utama Y Pilih Menu Form SPPD Surat Perjalanan Dinas (SPD) Surat Pertanggungjawaban Dinas (SPPD) A

Gambar 4. 9 System Flow Transaksi Surat Pertanggungjawaban Dinas

Gambar 4.9 diatas menjelaskan tentang proses penginputan data untuk pembuatan surat pertanggungjawaban dinas luar kota. Kemudian data yang sudah diinputkan akan diproses untuk disimpan ke dalam database. Setelah itu muncul

pemberitahuan bahwa data berhasil disimpan dan dapat dicetak untuk pelaporan ke bagian Kepala Bagian Umum (Kabag Umum).

B. System Flow Transaksi Pembuatan Bukti Pengeluaran

Di dalamSystem Flow dibawah ini menjelaskan tentang penginputan data-data untuk membuat bukti pengeluaran untuk kelengkapan suratpertanggungjawaban dinas luar kota.

System Flow Pembuatan Bukti Pengeluaran

Pejalan Dinas Admin

P h a s e Input Bukti Pengeluaran Hitung Biaya Selesai Kuitansi Cetak Kuitansi, Perincian

Biaya dan Pengeluaran Riil Mulai

Input Username dan Password

Login sukses atau tidak ? Pengguna Form Login N Menu Utama Y

Pilih Menu Form Kuitansi Bukti Pengeluaran

Kuitansi, Perincian Biaya dan Pengeluaran

Riil

Kuitansi, Perincian Biaya dan Pengeluaran Riil B

Gambar 4. 10 System Flow Transaksi Pembuatan Bukti Pengeluaran

Gambar 4.10 diatas menjelaskan tentang proses penginputan data untuk pembuatan bukti pengeluaran untuk kelengkapan surat pertanggungjawaban dinas luar kota. Kemudian data yang sudah diinputkan akan diproses untuk disimpan ke dalam database. Setelah itu muncul pemberitahuan bahwa data berhasil disimpan

dan dapat dicetak sebagai pelengkap pelaporan setelah perjalanan dinas ke bagian Kepala Bagian Umum (Kabag Umum).

4.4.3. System Flow Pembuatan Laporan

A. System Flow Pembuatan Laporan Bulanan Surat

Pertanggungjawaban Dinas (SPPD)

Di dalamSystem Flow dibawah ini menjelaskan tentang proses pembuatan hasil rekapitulasi bulanan surat pertanggungjawaban dinas (SPPD) pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya

System Flow Cetak Laporan Bulanan SPPD Admin Kabag Mulai Input Username dan Password Login sukses atau tidak ?

Pengguna Form Login N Menu Utama Y

Pilih Menu Cetak Laporan Pilih Menu Cetak Laporan

Bulanan Input Bulan Laporan Bulanan Surat

Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas (SPPD)

Pegawai SPPD Kuitansi Cetak Laporan Bulanan Surat Pertanggungjawaban

Perjalanan Dinas (SPPD)

Selesai

Laporan Bulanan Surat Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas (SPPD)

Laporan Bulanan Surat Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas (SPPD)

Gambar 4. 11 System Flow Pembuatan Laporan Bulanan SPPD

Gambar 4.11 menjelaskan proses pembuatan laporan hasil rekapitulasi bulanan surat perjalanan dinas luar kota yang dimulai dengan user membuka menu laporan pada aplikasi lalu memilih laporan bulanan SPPD. Setelah itu laporan dapat langsung dicetak. Untuk laporan bulanan SPPD ini akan diberikan kepada Kepala Bagian Umum (Kabag Umum).

4.5. Data Flow Diagram 4.5.1. Bagan Berjenjang

Berikut ini adalah bentuk diagram jenjang dari Aplikasi Surat Pertanggungjawaban Dinas Luar Kota Pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya. Diagram jenjang digambarkan pada Gambar 4.13.

Aplikasi Pembuatan Surat Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas 0 Pembuatan Surat Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas 2 Maintenance Master 1 Maintenance Master Data Pegawai 1.1 Maintenance Master Data Pejabat Komitmen 1.2 Maintenance Master Data Pejabat Struktural 1.3 Maintenance Master Data Uang Harian

1.4

Maintenance Master Data Lama Perjalanan

1.5 Maintenance Master Data Instansi Pengguna Jasa 1.6 m Pembuatan Surat Pertanggungjawaban Perjalanan A 2.1 Pembuatan Surat Pertanggungjawaban Perjalanan B 2.2 Pembuatan Kuitansi 2.3 Pembuatan Surat Pengeluaran riil 2.4 Pembuatan Surat Perincian Biaya 2.5 Pembuatan Laporan Bulanan SPPD 2.6 Pembuatan Laporan 3

Laporan SPPD A 3.1

Laporan SPPD B 3.2 Laporan Kuitansi 3.3 Laporan Pengeluaraan Riil 3.4 Laporan Perincian Biaya 3.5 Laporan Bulanan SPPD 3.6

Dalam Gambar 4.13 memaparkan tentang proses dan sub proses pada Aplikasi Surat Pertanggungjawaban Dinas Luar Kota. Terdapat tiga proses utama yaitu proses maintenance dari master-master yang ada, transaksi pembuatan surat pertanggungjawaban dinas dan laporan-laporan yang akan dikeluarkan.

4.5.2. Context Diagram

Data Lama Perjalanan

Data Uang Harian

SPPD Surat Perincian Biaya Surat Peng eluaran Riil

Data Biaya

Surat Kuitansi Surat SPPD

Surat Kuitansi Laporan Bulanan SPPD

Data SPD

Data Pejabat Struktural Data Pejabat Komitmen

Data Instansi Pengg una Jas a Data Peg awai

0

Aplikasi Pembuatan Surat Pertang g ung jawaban

Perjalanan Dinas

+

Admin

Pejalan Dinas

Kabag Umum

4.5.3. Data Flow Diagram (DFD) Level 0

Gambar 4.15 Data Flow Diagram (DFD) Level 0

4.5.4. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Maintenance Master

4.5.5. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Transaksi

Gambar 4.17 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Transaksi

4.5.6. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Pembuatan Laporan Surat Perincian Biaya

Surat Peng eluaran Riil SPPD

mengambil data kuitansi Surat Kuitansi

Laporan Bulanan SPPD

mengambil data sppd

4 SPPD

3

Pencetakan SPPD dan Kuitansi Kabag

8 Kuitansi

Gambar 4.18 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Pembuatan Laporan

4.6 Perancangan Database

Perancangan database pada aplikasi surat pertanggungjawaban dinas luar kota pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya meliputi beberapa komponen. Komponen-komponen tersebut adalah Conceptual Data Model (CDM), Physical Data Model (PDM), dan Struktur Basis Data dan Tabel.

4.6.1. Entity Relationship Diagram

ERD merupakan proses yang menunjukkan hubungan antar entitas, dan relasi dari setiap entitas tersebut. ERD dibagi menjadi dua bentuk yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) yang dijelaskan sebagai berikut:

61 Con ce pt u al D at aM ode l ( CD M ) sppd no_urut nama_pejabat_struktural nama_pejabat_komitmen kota_tujuan no_instansi nama_pegawai username lama_perjalanan no_sppd tgl_sppd no_agenda tgl_pergi tgl_pulang tgl_sampai maksud_perjalanan alat_angkut nama_pimpinan jabatan_pimpinan kota_asal kurang_6jam uang_transport lama_menginap uang_penginapan biaya_dgn_huruf int varchar(20) <Undefined> varchar(15) varchar(5) varchar(20) varchar(20) int varchar(5) datetime varchar(5) datetime datetime datetime varchar(50) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(15) varchar(10) int int int varchar(30) <pk> <fk5> <fk4> <fk6> <fk3> <fk1> <fk7> <fk2> pegawai nama_pegawai nip_pegawai pangkat_pegawai gol_pegawai ruang jabatan_pegawai tkt_perj varchar(20) varchar(20) varchar(30) varchar(10) varchar(5) varchar(30) char(1) <pk> pejabat_struktural nama_pejabat_struktural nip_struktural pangkat_struktural gol_struktural jabatan_struktural varchar(20) varchar(20) varchar(30) varchar(10) varchar(30) <pk> lama_perjalanan lama_perjalanan huruf keterangan int varchar(30) varchar(50) <pk> pejabat_komitmen nama_pejabat_komitmen nip_komitmen pangkat_komitmen gol_komitmen jabatan_komitmen <Undefined> varchar(20) varchar(30) varchar(10) varchar(30) <pk> instansi_pengguna_jasa no_instansi nama_instansi alamat_instansi kota_instansi lokasi_instansi phone1 phone2 phone3 varchar(5) varchar(30) varchar(50) varchar(20) varchar(20) varchar(12) varchar(12) varchar(12) <pk> uang_harian kota_tujuan prop_tujuan uang_harian_d4 uang_harian_e3 uang_harian_f2 varchar(15) varchar(10) int int int <pk> terbilang varchar(1024) user username pass status varchar(20) varchar(10) bit <pk>

62 P h ys ic al D at aM ode l ( P D M ) penjualan kd_penjualan kd_karyawan tgl_penjualan cash debit varchar(5) varchar(3) datetime int int <pk> <fk> karyawan kd_karyawan kd_jabatan nama_karyawan alamat_karyawan telp_karyawan pass varchar(3) varchar(3) varchar(30) varchar(50) varchar(12) varchar(6) <pk> <fk> permintaan_pembelian kd_permintaan kd_karyawan tgl_permintaan varchar(5) varchar(3) datetime <pk> <fk> kd_penerimaan kd_permintaan tgl_penerimaan varchar(5) varchar(5) datetime <pk> <fk> barang kd_barang kd_kategori_brg kd_asal_brg kd_jenis_brg nama_barang harga_barang stok satuan kategori_brg jenis_brg harga_beli harga_jual varchar(5) varchar(3) varchar(3) varchar(3) varchar(20) int int varchar(20) varchar(50) varchar(50) int int <pk> <fk2> <fk3> <fk1> asal_barang kd_asal_brg kd_konsinyasi kd_supplier jml_brg_diterima satuan varchar(3) varchar(5) varchar(5) int varchar(20) <pk> <fk1> <fk2> jenis_barang kd_jenis_brg nama_jenis_brg varchar(3) varchar(20) <pk> kategori_barang kd_kategori_brg nama_kategori_brg varchar(3) varchar(20) <pk> gudang kd_gudang kd_barang varchar(3) varchar(5) <pk> <fk> konsinyasi kd_konsinyasi nama_pemilik alamat_pemilik telp_pemilik varchar(5) varchar(20) varchar(50) varchar(12) <pk> supplier kd_supplier nama_supplier alamat_supplier telp_supplier varchar(5) varchar(20) varchar(50) varchar(12) <pk> detil_permintaan_pembelian kd_barang kd_permintaan varchar(5) varchar(5) <pk,fk1> <pk,fk2> detil_penerimaan kd_barang kd_penerimaan varchar(5) varchar(5) <pk> <pk,fk>

33 4.6.4. Struktur Basis Data dan Tabel

Dalam pengembangan aplikasi surat pertanggungjawaban dinas luar kota ini digunakan beberapa tabel untuk proses penyimpanan data. Tabel-tabel tersebut adalah tabel pengguna, tabel pegawai, tabel pejabat komitmen, tabel pejabat struktural, tabel lama perjalanan, tabel uang harian, tabel instansi pengguna jasa, tabel kuitansi dan tabel sppd. Berikut ini akan dijelaskan tentang tabel tersebut :

a. Tabel Pengguna

Nama Tabel : pengguna Primary Key : username Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan username dan password yang akan digunakan oleh user

Tabel 4.1 Tabel Pengguna

Field Tipe Panjang Keterangan

username varchar 20 Primary Key

pass varchar 10

b. Tabel Pegawai

Nama Tabel : pegawai Primary Key : nama_pegawai Foreign Key : -

Tabel 4.2 Tabel Pegawai

Field Tipe Panjang Keterangan

nama_pegawai Varchar 100 Primary Key

nip_pegawai Varchar 30 pangkat_pegawai Varchar 30 gol_pegawai Varchar 10

ruang Varchar 5

jabatan_pegawai Varchar 50

tkt_perj Char 1

c. Tabel Pejabat Komitmen

Nama Tabel : pejabat_komitmen Primary Key : nama_pejabat_komitmen Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data master pejabat komitmen Tabel 4.3 Tabel Pejabat Komitmen

Field Tipe Panjang Keterangan

nama_pejabat_komitmen Varchar 30 Primary Key

nip_komitmen Varchar 30

pangkat_komitmen Varchar 30

gol_komitmen Varchar 10

jabatan_komitmen Varchar 30

d. Tabel Pejabat Struktural

Nama Tabel : pejabat_struktural Primary Key : nama_pejabat_struktural

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data master pejabat struktural Tabel 4.4 Tabel Pejabat Struktural

Field Tipe Panjang Keterangan

nama_pejabat_struktural Varchar 40 Primary Key

nip_struktural Varchar 30

pangkat_struktural Varchar 30

gol_struktural Varchar 10

jabatan_struktural Varchar 30

e. Tabel Lama Perjalanan

Nama Tabel : lama_perjalanan Primary Key : lama_perjalanan Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data master lama perjalanan Tabel 4.5 Tabel Lama Perjalanan

Field Tipe Panjang Keterangan

lama_perjalanan int Primary Key

huruf Varchar 30

keterangan Varchar 50

f. Tabel Uang Harian

Nama Tabel : uang_harian Primary Key : kota_tujuan Foreign Key : -

Tabel 4.6 Tabel Uang Harian

Field Tipe Panjang Keterangan

kota_tujuan Varchar 15 Primary Key

prop_tujuan Varchar 10 uang_harian_d4 int

uang_harian_e3 int uang_harian_f2 int

kurang_6jam Varchar 10

g. Tabel Instansi Pengguna Jasa

Nama Tabel : instansi_pengguna_jasa Primary Key : no_instansi

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data master instansi pengguna jasa Tabel 4.7 Tabel Instansi Pengguna Jasa

Field Tipe Panjang Keterangan

no_instansi Varchar 5 Primary Key

nama_instansi Varchar 30 alamat_instansi Varchar 100 kota_instansi Varchar 20 lokasi_instansi Varchar 20

tlp_kantor Varchar 12

hp Varchar 12

h. Tabel Kuitansi

Primary Key : - Foreign Key : no_urut

Fungsi : Menyimpan transaksi pada kuitansi Tabel 4.8 Tabel Kuitansi

Field Tipe Panjang Keterangan

no_urut int Foreign Key

kurang_6jam Varchar 10

uang_transport int uang_penginapan int lama_menginap int total_biaya int

terbilang Varchar 1024

i. Tabel SPPD

Nama Tabel : sppd Primary Key : no_urut

Foreign Key : nama_pejabat_struktural, nama_pejabat_komitmen, kota_tujuan, no_instansi, nama_pegawai, username, lama_perjalanan Fungsi : Menyimpan transaksi sppd

Tabel 4.9 Tabel SPPD

Field Tipe Panjang Keterangan

no_urut int Primary Key

nama_pejabat_struktural Varchar Foreign Key

nama_pejabat_komitmen Varchar Foreign Key

kota_tujuan Varchar Foreign Key

nama_pegawai Varchar Foreign Key

username Varchar Foreign Key

lama_perjalanan int Foreign Key

no_sppd Varchar

tgl_sppd Date

no_agenda Varchar

tgl_pergi Date

tgl_pulang Date

tgl_sampai Date

maksud_perjalanan Varchar

alat_angkut Varchar

nama_pimpinan Varchar

jabatan_pimpinan Varchar

kota_asal Varchar

kurang_6jam Varchar

uang_transport int

lama_menginap int

uang_penginapan int biaya_dgn_huruf Varchar

4.7 Rancangan Desain Input/Output

Rancangan Desain input/output untuk aplikasi surat pertanggungjawaban dinas luar kota harus dirancang sedemikian rupa agar user yang memakai aplikasi tersebut nyaman dan paham akan penggunaan aplikasi tersebut. Ada beberapa rancangan Desain seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 4.22, 4.23, 4.24, sampai dengan Gambar 4.31

4.4.1 Desain Master 4.4.1.1. Master Pegawai

Gambar 4.21 Desain Master Pegawai

Pada Gambar 4.21 diatas adalah rancangan Desain untuk formmaster pegawai yang dimana ada beberapa text box untuk inputan data seperti nip, nama pegawai, pangkat pegawai, golongan, ruang, jabatan, dan tkt perj. Terdapat 3 button untuk form ini yaitu button simpan, button update, dan button refresh.

4.4.1.2. Master Pejabat Komitmen

Gambar 4.22 Desain Master Pejabat Komitmen

Pada Gambar 4.22 diatas adalah rancangan Desain untuk formmaster pejabat komitmen yang dimana ada beberapa text box untuk inputan data seperti nip, nama pejabat komitmen, pangkat pejabat komitmen, golongan dan jabatan. Terdapat 3 button untuk form ini yaitu button simpan, button update, dan button refresh.

4.4.1.3. Master Pejabat Struktural

Gambar 4.23 Desain Master Pejabat Struktural

Pada Gambar 4.23 diatas adalah rancangan Desain untuk formmaster pejabat struktural yang dimana ada beberapa text box untuk inputan data seperti nip, nama pejabat struktural, pangkat pejabat struktural, golongan dan jabatan. Terdapat 3 button untuk form ini yaitu button simpan, button update, dan button refresh.

4.4.1.4. Master Lama Perjalanan

Gambar 4.24 Desain Master Lama Perjalanan

Pada Gambar 4.24 diatas adalah rancangan Desain untuk formmaster lama perjalanan yang dimana ada beberapa text box untuk inputan data seperti lama perjalanan, huruf, dan keterangan. Terdapat 3 button untuk form ini yaitu button simpan, button update, dan button refresh.

4.4.1.5. Master Instansi Pengguna Jasa

Pada Gambar 4.25 diatas adalah rancangan Desain untuk formmaster instansi pengguna jasa yang dimana ada beberapa text box untuk inputan data seperti no. instansi, nama instansi, alamat instansi, kota instansi, lokasi, tlp kantor dan handphone. Terdapat 3 button untuk form ini yaitu button simpan, button update, dan button refresh.

4.4.1.6. Master Uang Harian

Gambar 4.26 Desain Master Uang Harian

Pada Gambar 4.26 diatas adalah rancangan Desain untuk formmaster uang harian yang dimana ada beberapa text box untuk inputan data seperti kota tujuan, provinsi tujuan, uang harian 4 hari, uang harian 3 hari, uang harian 2 hari dan uang harian kurang dari 6 jam. Terdapat 3 button untuk form ini yaitu button simpan, button update, dan button refresh.

4.4.2 Desain Transaksi

4.4.2.1. Halaman Utama Aplikasi

Gambar 4.27 Desain Halaman Utama Aplikasi

Pada Gambar 4.27 diatas adalah rancangan Desain untuk halaman utama aplikasi surat pertanggungjawaban dinas pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya. Pada halaman utama terdapat 2 text box yaitu username dan password serta 1 button yaitu button masuk.

4.4.2.2. Menu Utama Aplikasi

Pada Gambar 4.28 diatas adalah rancangan Desain untuk menu utama aplikasi surat pertanggungjawaban dinas pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya. Pada halaman utama terdapat 4 tab menu yaitu tab file, tab data master, tab transaksi dan tab cetak laporan.

4.4.2.3. Form Surat Pertanggungjawaban Dinas (SPPD)

Gambar 4.29 Desain Form Surat Pertanggungjawaban Dinas (SPPD)

Pada Gambar 4.29 diatas adalah rancangan Desain untuk form utama yaitu form surat pertanggungjawaban dinas (sppd) pada aplikasi surat pertanggungjawaban dinas. Pada form sppd tersebut terdapat banyak text box dan combobox untuk masukan data surat pertanggungjawaban dan ada 2 button yang terdapat di dalamform yaitu button simpan dan button cetak.

4.4.2.4. Form Bukti Pengeluaran (Kuitansi)

Gambar 4.30 Desain Form Bukti Pengeluaran (Kuitansi)

Pada Gambar 4.30 diatas adalah rancangan Desain untuk form utama yaitu form bukti pengeluaran (kuitansi) pada aplikasi surat pertanggungjawaban dinas. Pada form sppd tersebut terdapat banyak text box dan combobox untuk masukan data bukti pengeluaran dan ada 2 button yang terdapat di dalamform yaitu button simpan dan button cetak.

4.8 Implementasi DesainInput/Output 4.5.1. DesainMaster

Proses implementasi ini dilakukan dengan tujuan menjelaskan penggunaan aplikasi dalam mengelola master kepada masing-masing pengguna sesuai yang harus dilakukannya. Adapun penjelasannya implementasi master dibagi menjadi, master pegawai, master pejabat komitmen, master pejabat struktural, master lama perjalanan, master instansi pengguna jasa, dan master uang harian.

4.5.1.1. Master Pegawai

Masterpegawai merupakan form yang di gunakan oleh user dalam mengelola data master pegawai pada aplikasi. Lebih jelasnya ada pada Gambar 4.31.

Gambar 4.31 Implementasi Desain Master Pegawai

Gambar 4.31 merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data master pegawai. Menu ini terdiri atas kolom nip, nama pegawai, pangkat pegawai, golongan, ruang, jabatan, dan tkt perj. dan data grid pada tab “Lihat Data” untuk menampilkan data master pegawai. Untuk menambahkan data master pegawai, user mengisi kolom yang ada pada form, selanjutnya user menekan tombol simpan maka data akan tersimpan dan tampil pada data grid yang ada pada formmaster pegawai. Data master pegawai juga dapat diubah dengan memilih data pegawai pada data grid lalu merubahnya dengan data pegawai yang baru. 4.5.1.2. Master Pejabat Komitmen

Masterpejabat komitmen merupakan form yang di gunakan oleh user dalam mengelola data master pejabat komitmen pada aplikasi. Lebih jelasnya ada pada Gambar 4.32.

60

4.5.3.3. Laporan Kuitansi

Laporan ini merupakan output laporan bukti pengeluaran (kuitansi). Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.43.

Gambar 4.43 Implementasi Laporan Kuitansi

Pada Gambar 4.43 tersebut adalah output laporan bukti pengeluaran (kuitansi) yang dicetak setelah user memasukkan inputandi dalamform kuitansi. Laporan tersebut menjelaskan total pesangon yang diberikan kepada pegawai yang melakukan perjalanan dinas.

61

4.5.3.4. Laporan Perincian Biaya

Laporan ini merupakan output laporan perincian biaya. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.44.

Gambar 4.44 Implementasi Laporan Perincian Biaya

Pada Gambar 4.44 tersebut adalah output laporan perincian biaya yang dicetak setelah user memasukkan inputandi dalamform kuitansi. Laporan tersebut menjelaskan tentang rincian uang yang diberikan untuk dipakai apa saja saat melakukan perjalanan dinas luar kota.

62

4.5.3.5. Laporan Bulanan SPPD

Laporan ini merupakan laporan yang digunakan sebagai hasil rekapitulasi siapa saja yang sudah menjalankan perjalanan dinas dan membuat surat pertanggungjawaban berdasarkan periode bulanan yang diinginkan. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.45.

Gambar 4.45 Implementasi Laporan Bulanan SPPD

Gambar 4.45 merupakan laporan bulanan sppd dimana laporan ini merupakan laporan hasil rekapitulasi pembuatan sppd berdasarkan periode bulanan yang diinginkan. Laporan ini dibuat oleh user yang memegang aplikasi dan laporan ini akan diberikan kepada Kepala Bagian Umum (KabagUmum).

84

BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan

Pembuatan Aplikasi Surat Pertanggungjawaban Dinas Luar Kota pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya bertujuan untuk mempermudah pegawai yang melakukan perjalanan dinas untuk membuat laporan pertanggungjawaban atas perjalanan dinas yang dilakukan. Secara garis besar, setelah pelaksanaan uji coba pada sistem dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu:

1. Proses penyimpanan atau pengubahan data master dapat dilakukan dengan mudah.

2. Proses pembuatan surat pertanggungjawaban dan pembuatan bukti pengeluaran dapat dilakukan dengan mudah.

3. Fitur cetak bulanan sppd menjadikan Kepala Bagian Umum (Kabag

Umum) lebih mudah untuk melihat dan merekap siapa saja pegawai yang

sudah menjalani perjalanan dinas dalam sebulan.

5.2. Saran

Saran yang dapat diberikan untuk mengembangkan aplikasi surat pertanggungjawaban perjalanan dinas luar kota ini yaitu:

Pengembangkan fitur cetak bulanan sppd agar dapat ditambahkan lagi periodenya untuk pertahun agar dapat melihat untuk setahun kebelakang siapa saja yang sudah menjalani perjalanan dinas luar kota.

93

DAFTAR PUSTAKA

113/PMK.05/2012, Peraturan Menteri Nomor. n.d. "Tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pejabat Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap."

A.W, Imam. 2005. SQL Server 2005: Implementasinya dalam Pemrograman

Visual Basic dan Crystal Report. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Al-Barry, M. Dahlan Y. 2003. Kamus Induk Istilah Ilmiyah. Surabaya: Target Press.

Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia.

Bunafit Nugroho, Indah Indriyana. 2007. Membuat Aplikasi Database SQL Server

dan Visual Basic 6.0. Yogyakarta: Gava Media.

Davis, Gordon B. 1991. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1. Jakarta: PT Pustaka Binamas Pressindo.

F., Sugeng Istanto. 1998. Hukum Internasional. Yogyakarta: Atma Jaya Yogyakarta.

Ferdinandus, Sandy, Hans Wowor, Lumenta S.M Arie, and Arthur Rumagit. 2011. "Perancangan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada PT. PLN (Persero) Wilayah Suluttenggo." e-Journal Teknik Elektro dan Komputer

Unsrat.

Hariyanto, B. 2009. Sistem Operasi. Bandung.

Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Design Sistem Informasi: pendekatan

terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi

Yogyakarta.

Hasan, Ali. 2008. Marketing. Yogyakarta: Media Utama.

Herlambang, Soendoro, and Haryanto Tanuwijaya. 2005. Sistem Informasi;

Konsep, Teknologi,dan Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.s

Jogiyanto, HM. 1999. Analisis dan Desain Informasi: Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Jogiyanto, HM. 1989. Analisis & Desain. Sistem Informasi: pendekatan

terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi.

Kadir, Abdul. 2002. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. Kendall, and Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta:

Prenhallindo.

Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasi. Yogyakarta: Gava Media.

94

Kristanto, Halim. 2004. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia Utama.

Madiun, LPKBM MADCOMS. 2002. Seri Panduan Pemograman: Microsoft

Visual Basic 6.0. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.

Manggala, Nico. 2015. Belajar Microsoft Office. 01 13. Accessed 08 04, 2015. http://office.kampusrahasia.com/category/microsoft-word/.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. Rama, Jones. 2008. Sistem Informasi Akuntansi I. Jakarta: Salemba Empat.

Santoso, Leo Willyanto. 2013. Pelatihan Microsoft Visio Profesional 2010. Pusat Komputer Universitas Kristen Petra.

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.

Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi. Wursanto, I. 2001. Manajemen Kepegawaian 2. Yogyakarta: Kanisius.