TA : Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat Berbasis Web Pada Dinas Perhubungan Kota Surabaya.

1

RANCANG BANGUN APLIKASI MANAJEMEN

SURAT

BERBASIS WEB PADA DINAS PERHUBUNGAN

KOTA SURABAYA

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

Nanda Lutfian Gunawan 08.41010.0156

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA

x

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xv

DAFTAR GAMBAR ... xvii

BAB 1 PENDAHULUAN ...1

1.1. Latar Belakang Masalah ...1

1.2. Perumusan Masalah ...5

1.3. Pembatasan Masalah ...5

1.4. Tujuan ...6

1.5. Sistematika Penulisan...7

BAB II LANDASAN TEORI ...8

2.1. Sistem Informasi ...8

2.2. Analisa dan perancangan sistem...9

2.3. Dinas Perhubungan Kota Surabaya...10

2.4. Surat...11

2.5. Fungsi Surat...12

2.6. Kriteria Surat Yang Baik...13

2.7. Unsur Surat...14

2.8. Model Komunikasi Administrasi...15

2.9. Manajemen Surat...16

2.10. Kesekertariatan... 22

xi

2.14. Construction ... 52

2.15. Testing Dan Implementasi ...54

2.16. Maintenance...55

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM... 57

3.1. Identifikasi dan Analisis Permasalahan... 57

3.2. Permasalahaan...71

3.3. Solusi Permasalahan ...73

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 156

4.1. Implementasi Sistem ... 156

4.2. Penjelasan Penggunaan Aplikasi... 156

4.3. Uji Coba Fungsional ... 202

4.4. Uji Coba Non Fungsional... 208

4.5. Evaluasi... 213

BAB V PENUTUP ...219

5.1. Kesimpulan ...219

5.2. Saran ...220

DAFTAR PUSTAKA...221

xii

Tabel 2.1 Flow Direction Symbol...49

Tabel 2.2 Processing Symbols...50

Tabel 2.3 Input / Outpus Symbols ...51

Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder ... 57

Tabel 3.2 Penjelasan Alur Sistem Surat Masuk Internal Dan Eksternal... 64

Tabel 3.3 Penjelasan Alir Sistem Administrasi Konsep Nasakah... 67

Tabel 3.4 Penjelasan Alir Administrasi Surat Keluar... 69

Tabel3.5 Penjelasan Alir Pengiriman Surat Keluar... 73

Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsional Adm Surat Masuk... 82

Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsional Adm Surat Keluar ... 90

Tabel3.8 Kebutuhan Fungsional Pengiriman Surat Keluar ... 92

Tabel 3.9 Kebutuhan Non Fungsional...94

Tabel3.10 Aturan (rule) Baru dari Aplikasi... 96

Tabel3.11Penjelasan Alir Sistem Pengiriman Surat ... 98

Tabel3.12Penjelasan Alir Sistem Pendataan Surat... 100

Tabel3.13Penjelasan Alir Sistem Pendistribusian ...102

Tabel 3.14 Penjelasan Alir Sistem Otorisasi ... 104

Tabel3.15 Penjelasan Alir Sistem Arsip... 107

Tabel 3.16 Penjelasan Alir Sistem Arsip Penyusutan... 109

Tabel 3.17Penjelasan Aliran Sistem Administrasi Surat Keluar...112

Tabel 3.18Penjelasan Alir Sistem Pengiriman Surat ...114

Tabel 3.19 Struktur Tabel Jadwal Susut... 126

xiii

Tabel 3.23Struktur Tabel user ... 128

Tabel 3.24Struktur Tabel Template ... 128

Tabel 3.25 Struktur Tabel Unggah ... 129

Tabel 3.26Struktur Tabel Surat ...129

Tabel3.27Struktur Tabel Agenda Masuk... 130

Tabel3.28Struktur Tabel Baju Surat... 130

Tabel3.29 Struktur Tabel Disposisi... 131

Tabel3.30 Struktur Tabel Jenis... 131

Tabel 3.31Struktur Tabel Tipe... 131

Tabel3.32Struktur Tabel Detail Kriteria ... 132

Tabel 3.33 Struktur Tabel Katagori ... 132

Tabel 3.34 Struktur Tabel Otorisasi... 132

Tabel 3.35Struktur Tabel Detail Otorisasi... 133

Tabel3.36Struktur Tabel Folder... 133

Tabel3.37 Struktur Tabel Surat Keluar... 134

Tabel 3.38 Struktur Tabel Naskah Konsep... 134

Tabel 3.39 Struktur Tabel Agenda Keluar... 135

Tabel 3.40 Detail Form Pengelolaan Surat Masuk Internal Dan Eksternal...136

Tabel 4.1 Form Login...... 158

Tabel 4.2 Form Login Eksternal...... 160

Tabel 4.3 Form Pendaftaran... 160

xiv

Tabel 4.7 Form Pendataan Surat... 166

Tabel 4.8 Form Agenda Masuk... 168

Tabel 4.9 Laporan Agenda Masuk... 170

Tabel 4.10 Form Unggah Surat Masuk... 171

Tabel 4.11 Form Cari Agenda Masuk... 172

Tabel 4.12 Form Konsep Naskah Dinas... 173

Tabel 4.13 Laporan Konsep maska Dinas ... 175

Tabel 4.14 form unggah surat Konsep Naskah Dinas ... 176

Tabel 4.15 Form Cari Konsep Naskah Dinas... 177

Tabel 4.16 Penjelasan form Distribusi ... 178

Tabel 4.17 Penjelasan Isi Surat Jadi... 180

Tabel 4.18 Penjelasan Form Surat Tolak... 182

Tabel 4.19 Penjelasan isi Data Surat Tunggu...183

Tabel 4.20 Penjelasan Form Surat Penting...184

Tabel 4.21 Penjelasan Form Data Surat Deadline....185

Tabel 4.22 Penjelasan Form Halaman Utama Arsip...187

Tabel 4.23 Penjelasan Form Isi Detil Surat...189

Tabel 4.24 Penjelasan Form Pencarian Arsip...190

Tabel 4.25 Penjelasan Form Surat Biasa...191

Tabel 4.26 Penjelasan Form Penyusutan Manual...192

DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Simbol Eksternal Entity ... 51

xv

Gambar 2.4 Simbol Data Source ... 52

Gambar 2.5 Hubungan one to one ...54

Gambar 2.6 Hubungan One to many ...54

Gambar 2.7 Hubungan Many to one ...54

Gambar 2.8 Hubungan Many to Many ...55

Gambar 3.1 Alir Sistem Docflow Surat masuk... 63

Gambar 3.2 Alur Sistem Sistem Administrasi Konsep Nasakah... 66

Gambar 3.3 Alir Sistem Administrasi Surat Keluar... 69

Gambar 3.4 Alir Pengiriman Surat Keluar... 72

Gambar3.5Alir Sistem Pengiriman Surat ... 98

Gambar3.6 Alir Sistem Pendataan Surat... 100

Gambar3.7Alir Sistem Pendistribusian ...102

Gambar 3.8 Alir Sistem Otorisasi ... 104

Gambar3.9 Alir Sistem Arsip... 107

Gambar 3.10 Alir Sistem Arsip Penyusutan... 109

Gambar 3.11Aliran Sistem Administrasi Surat Keluar...112

Gambar 3.12Alir Sistem Pengiriman Surat ...114

Gambar 3.13 Context Diagram... 115

Gambar 3.14DFD Level 0 ... 117

Gambar3.15DFD Level 1 ... 118

Gambar 3.16DFD Level 1 Administrasi Surat Konsep... 119

xvi

Gambar 3.20Pysical Data Model (PDN)...125

Gambar 4.1 Form Login...... 158

Gambar 4.2 Form Login Eksternal...... 160

Gambar 4.3 Form Pendaftaran... 160

Gambar 4.4 halaman Utama Eksternal... .161

Gambar 4.5 Halaman Utama Internal Kepala TU...162

Gambar 4.6 Halaman utama Internal Lain...163

Gambar 4.7 Form Utama Admin... 164

Gambar 4.8 Form Surat Masuk... 165

Gambar 4.9 Form Pendataan Surat... 166

Gambar 4.10 Form Agenda Masuk... 168

Gambar 4.11 Laporan Agenda Masuk... 168

Gambar 4.12 Laporan Detail Surat Masuk...169

Gambar 4.13 Laporan Cetak PDF...169

Gambar 4.14 Form Unggah Surat Masuk... 171

Gambar 4.15 Form Cari Agenda Masuk... 172

Gambar 4.16 Form Konsep Naskah Dinas... 173

Gambar 4.17 Laporan Konsep maska Dinas ... 175

Gambar 4.18 Detail Laporan Konsep Naskah Dinas...175

Gambar 4.19 Cetak Laporan Naskah Dinas ...175

Gambar 4.20 Halaman Unggah Surat Konsep naskah Dinas... 175

xvii

Gambar 4.24 Halaman isi Surat Jadi...180

Gambar 4.25 Halaman Form Surat Tolak...179

Gambar 4.26 Halaman Form isi Surat Tolak...181

Gambar 4.27 Halaman data Surat tunggu...182

Gambar 4.28 Isi Data Surat Tunggu....183

Gambar 4.29 Halaman Form Surat Penting...184

Gambar 4.30 Halaman Surat Deadline...185

Gambar 4.31 Halaman Disposisi...186

Gambar 4.32 Galaman Utama Arsip...187

Gambar 4.33 Halman Form Data Arsip...188

Gambar 4.34 Form Isi Data Surat ...189

Gambar 4.35 Halaman Pencarian Surat Arsip...190

Gambar 4.36 Halaman Surat Biasa ...191

Gambar 4.37 Halaman Penyusutan Manual ...192

Gambar 4.38 Halaman Penyusutan Otomatis ...193

Gambar 4.39 Halaman Data Jadwal Penyusutan ...194

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Dinas Perhubungan merupakan unsur pelaksana otonomi daerah, yang menyelenggarakan sebagian urusan Pemerintahan Daerah, dibidang Perhubungan. Dinas Perhubungan dipimpin oleh Kepala Dinas. Kepala Dinas berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris. Pada Dinas Perhubungan dapat dibentuk unit pelaksana teknis dinas untuk melaksanakan sebagian kegiatan teknis operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang yang

mempunyai wilayah kerja. Sebelum terbentuk menjadi Dinas Perhubungan Kota

Surabaya, Dulunya Dinas Perhubungan Kota Surabaya merupakan tiga Dinas yang terpisah yaitu Dinas LLAJ, Dinas Terminal, Dinas Parkir. Dengan adanya Otonomi Daerah maka dibentuklah Dinas Perhubungan Kota Surabaya yang merupakan gabungan dari tiga Dinas Diatas “Dinas LLAJ, Dinas Terminal, Dinas Parkir”.( UU No 22 Tahun 1999 dan PP No 25 Tahun 2000)

Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya Dinas Perhubungan

Kota Surabaya memiliki struktur yang cukup kompleks diantaranya meliputi

Kepala Dinas, sekretaris, Bidang sarana dan prasarana transportasi, Bidang Lalu lintas, Bidang Angkutan, bidang pengendalian dan operasional. khususnya di bagian sekertaris berperan dalam mengelola surat menyurat mulai dari penerimaan surat masuk dari internal/eksternal, mendata, mendistribusikan sampai dengan mengarsipkan dan mengirim surat keluar. (SOP/TTU/01).

Pada saat ini Kesekertariatan menjalankan tugas dan tanggung jawabnya yang berfokus pada pengelolaan surat yaitu menangani surat yang masuk dari internal maupun eksternal dan surat yang keluar kepada internal maupun eksternal. Setiap harinya bagian Kesekertariatan menerima surat masuk dari internal rata-rata mencapai 161 surat dan surat masuk eksternal rata-rata mencapai 69 surat. Surat masuk telah didapat rincian sekitar 70% surat dari internal dan 30% surat dari eksternal. Dari surat masuk tersebut surat yang membutuhkan tidak lanjut sebesar 75% dan surat yang tidak membutuhkan tindak lanjut sebesar 25% misalkan surat undangan. Kemudian surat keluar dalam sehari dapat mencapai 50 surat. Hal ini

disebabkan karena Dinas Perhubungan memiliki 27 Sub bidang setiap sub bidang

rata-rata terdiri dari 15-20 pegawai.

Semua aktivitas yang telah dilakukan oleh bagian Kesekertariatan masih bersifat manual. Dapat dibayangkan dengan sistem yang masih manual, bagian kesekertariatan menangani sekitar 280 surat per-hari yang membutuhkan pengelolaan berupa pencatatan, permintaan persetujuan (distribusi), pengarsipan, dan pengiriman. Sehingga dalam menjalankan peranannya bagian Sekertaris harus butuh kerja ekstra, yang mana dalam kegiatan tersebut bagian Kesekertariatan masih merasa kesulitan dalam pengelolaan surat.

Adapun kesulitan yang telah dialami oleh sub bagian Kesekertariatan pertama yaitu sub bagian Kesekertariatan mengalami kesulitan dalam proses pendistribusian surat yang membutuhkan tindak lanjut dengan dilengkapi surat disposisi. Permasalahan yang terjadi pada proses ini yaitu adanya resiko kesalahan dalam pendisposisian. Hal ini dikarenakan antara surat yang harus didistribusikan

kepala sub bidang cukup banyak. Selama ini bagian Kesekertariatan hanya memiliki 2 kurir/cabang untuk surat internal yang bertugas ekstra dalam pendistribusian internal dan 2 kurir external yang bertugas melakukan pengiriman surat eksternal. Kurir ini harus bisa mendistribusikan dan mengirim surat tepat pada waktunya. Jika terdapat kesalahan pendisposisian akan mempengaruhi pendistribusian. Maka akibatnya dapat berupa keterlambatan dalam penyampaian surat, hal ini akan merugikan pihak yang bersangkutan karena bisa jadi surat tersebut membutuhkan penanganan segera (penting).

Selain pendistribusian, terdapat kesulitan yang dialami oleh bagian

Kesekertariatan, kesulitan tersebut berupa proses penyimpanan surat

(pengarsipan). Selama ini proses pengarsipan dilakukan dengan baik. Namun untuk proses maintenance terhadap arsip surat tersebut masih belum dapat terlaksana dan mengalami beberapa kesulitan. Kesulitan yang pertama yaitu proses pencarian surat, disini bagian Kesekertariatan sebelum mencari surat pada gudang harus mengecek terlebih dahulu status surat pada buku agenda. Kemudian mencari surat pada tumpukan surat di gudang. Meskipun surat telah diberi kode, namun dilihat dari bentuk surat yang tipis petugas harus memilih satu per-satu untuk mendapat surat yang dicari.

Kesulitan proses pencarian surat, mempengaruhi dengan proses penyusutan surat yang seharusnya dilakukan oleh bagian Kesekertariatan. Proses penyusutan ini merupakan proses penghapusan surat sesuai dengan periode. Namun selama ini proses penyusutan surat tidak dapat dilakukan, melihat proses pencarian surat yang masih sulit dikerjakan maka berdampak pada proses ini. Akibatnya kertas yang ada pada gudang menumpuk banyak, sehingga ruang

penyimpanan surat menjadi sempit bahkan petugas juga kesulitan mencari tempat kosong untuk penyimpanan surat-surat baru pada gudang surat.

Surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis dari seseorang yang berisi pemberitahuan, keputusan, pertanyaan, pernyataan, permohonnan yang ditujukan

kepada pihak lain (Chrisyanti, 2010:1). Manajemen menurut Brench dalam

(Chrisyanti, 2009:1) didefinisikan suatu proses sosial yang meminta tanggung jawab demi perencanaan dan pengaturan yang efektif dan ekonomis dari pengoperasian suatu perusahaan, dalam memenuhi suatu tujuan atau tugas yang ditetapkan. Aplikasi adalah satu unit perangkat lunak yang dibuat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas (Pramana, 2005 : 19). Dari definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi manajemen surat merupakan suatu perangkat lunak yang dapat melayani kebutuhan User untuk menyampaikan informasi secara tertulis kepada pihak lain.

Dengan demikian solusi yang akan digunakan dalam mengatasi permasalan yang ada yaitu dengan memanfaatkan teknologi informasi yang berdasarkan pada konsep manajemen surat untuk mendukung proses penerimanan, pendataan, pendistribusian, pengarsipan, dan pengiriman surat. Apabila aplikasi ini diterapkan dalam bagian proses administrasi surat menyurat, maka akan membantu User internal dan organisasi eksternal dalam penyampaian informasi. Sehingga diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang ada þdan proses administrasi surat menyurat berjalan lebih baik dengan pemanfaatan elektronik saat ini.

Berdasarkan uraian di atas maka Dinas perhubungan saat ini membutuhkan sebuah aplikasi yang dapat melakukan manajemen surat oleh

bagian Kesekertariatan, yaitu dengan menerapkan aplikasi manajemen surat. Harapan dari aplikasi manajemen surat yaitu aplikasi dapat membantu petugas pengolah surat dalam pandataan surat, mengurangi kesalahan pendisposisian, meringankan kerja bagian Kesekertariatan termasuk kurir dalam pendistibusian

(disposisi) surat, dan memudahkan petugas kearsipan untuk maintenance surat.

Pemanfaatan surat secara elektronik ini diharapkan juga dapat mengurangi

hardcopy serta mengurangi space/tempat pada gudang surat agar dapat

dimanfaatkan untuk keperluan lain.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka didapatkan rumusan masalah yaitu bagaiamana merancang dan membangun Aplikasi manajemen surat berbasis web pada dinas perhubungan kota Surabaya, mulai dari penerimaan surat masuk dari internal maupun ekternal, mendata, mendistribusikan, sampai dengan

mengarsipkan dan mengirim surat keluar.

1.3 Pembatasan Masalah

Adapun batasan-batasan masalah yang digunakan dalam Tugas Akhir ini adalah:

1. Data Surat yang di jadikan sampel penelitian adalah data Surat undangan

yang telah masuk.

2. Ruang lingkup user yang berkaitan diantaranya sub Bagian Kesekretariatan,

3. berpedoman pada Keputusan Walikota dan Kepala Daerah Tingkat II Surabaya Nomor 91/WK/1931 Tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II Surabaya.

4. Acuan pada Tugas Akhir berdasarkan Pedoman Umum Dinas Perhubungan

Kota Surabaya.

5. Tidak membahas tentang keamanan web.

6. Tidak membahas kegiatan yang dilakukan dan timbal balik setelah surat di

disposisi

1.4 Tujuan

Tujuan dari penelitian adalah merancang dan membangun aplikasi manajemen surat berbasis web. Dengan adanya aplikasi manajemen surat berbasis web dapat Memudahkan Sekretaris dalam mengarsipkan dan menyampaikan informasi secara cepat kepada pihak Internal dishub, sehingga dapat mengatasi masalah seperti. penerimaan surat masuk dari internal maupun eksternal, mendata surat, mendistribusikan surat, sampai dengan mengarsipkan dan mengirim surat keluar.

1.5 Sistematika Penulisan

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas tentang latar belakang permasalahan yang saat ini sedang dihadapi, pembatasan masalah, tujuan pembuatan aplikasi, serta sistematika penulisan tugas akhir sebagai ringkasan materi dari tiap-tiap bab.

BAB II : LANDASAN TEORI

Landasan teori ini berisi tentang penjabaran teori-teori yang menjadi dasar penelitian dan yang akan dijadikan sebagai acuan analisis dan pemecahan permasalahan yang dibahas dalam Tugas Akhir ini. BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana awal proses penelitian ini dilakukan hingga menghasilkan sebuah perancangan yang diperoleh melalui beberapa tahapan seperti, pengumpulan data, identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan, serta

dilanjutkan sampai dengan perancangan sistem, seperti document

flow, system flow, data flow diagram, desain ERD baik conceptual

data model maupun physical data model, struktur basis data, dan

interface.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai implementasi program atau aplikasi yang sudah dibuat, berdasarkan hasil analisis hingga perancangan dan akan dilakukan uji coba fungsional maupun non fungsional terhadap perangkat lunak yang dibangun. Tahap akhir adalah melakukan evaluasi terhadap uji coba yang sudah dilakukan.

BAB V : PENUTUP

Pada bab ini ada dua sub bab yakni kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan rangkuman singkat dari hasil seluruh

pembahasan masalah dan saran berisi mengenai harapan dan kemungkinan lebih lanjut dari hasil pembahasan masalah.

8

2.1 Sistem Informasi 2.1.1 Sistem

Sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan komponen yang saling terkait yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Fungsi sistem adalah

untuk menerima masukan menjadi output (Bocij,2008).

2.1.2 Sistem Informasi

Data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya (Herlambang dkk, 2005).

2.2 Analisis dan Perancangan Sistem 2.2.1 Analisis Sistem

Menurut Whitten (2004), analisis sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang memecahkan sebuah sistem menjadi komponen-komponen untuk tujuan pembelajaran bagaimana komponen-komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuannnya.

Menurut Jogiyanto (2003), di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem, yaitu:

a. Identify yaitu mengidentifikasikan masalah.

b. Understand yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

c. Analyze yaitu menganalisis sistem.

d. Report yaitu membuat laporan hasil analisis.

2.2.2 Perancangan Sistem

perancangan sistem adalah teknik komplementer pemecahan masalah (yang bekerjasama dengan sistem analisis) yang menyususn kembali komponen-komponen sebuah sistem kembali ke sistem yang utuh dengan harapan menghasilkan sistem yang lebih baik. Teknik ini dapat melibatkan penjumlahan, penghapusan dan perubahan komponen-komponen terhadap sistem sebelumnya (Whitten,2004).

Rancangan sistem adalah proses identifikasi dari proses-proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem yang dirancang adalah sistem berbasis komputer, perancagnan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang digunakan (McLeod, 2001).

Rancangan sistem terdiri dari dua kelompok, yaitu:

a. Sistem konseptual

Perancangan dibuat berdasarkan kebutuhan user dan dibuat kerangka kerja

b. Sistem fisik

Perancangan dibuat berdasarkan rancangan, kemudian dibuat spesifikasi secara

terperinci, yang nantinya dapat dipergunakan untuk pembuatan dan testing

program.

2.3 Dinas Perhubungan Kota Surabaya – Bagian Kesekretariatan

Dinas Perhubungan merupakan unsur pelaksana otonomi daerah, yang

menyelenggarakan sebagian urusan Pemerintahan Daerah, dibidang

Perhubungan.Dinas Perhubungan dipimpin oleh Kepala Dinas. Kepala Dinas berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.Pada Dinas Perhubungan dapat dibentuk unit pelaksana teknis dinas untuk melaksanakan sebagian kegiatan teknis operasional dan/atau kegiatan

teknis penunjang yang mempunyai wilayah kerja. Sebelum terbentuk menjadi

Dinas Perhubungan Kota Surabaya, Dulunya Dinas Perhubungan Kota Surabaya merupakan tiga Dinas yang terpisah yaitu Dinas LLAJ, Dinas Terminal, Dinas Parkir. Dengan adanya Otonomi Daerah maka dibentuklah Dinas Perhubungan Kota Surabaya yang merupakan gabungan dari tiga Dinas Diatas “Dinas LLAJ, Dinas Terminal, Dinas Parkir”. ( UU No 22 Tahun 1999 dan PP No 25 Tahun 2000)

Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya Dinas Perhubungan

Kota Surabaya memiliki struktur yang cukup kompleks diantaranya meliputi

Kepala Dinas, sekretaris, Bidang sarana dan prasarana transportasi, Bidang Lalu lintas, Bidang Angkutan, bidang pengendalian dan operasional. khususnya di bagian sekertaris berperan dalam mengelola surat menyurat mulai dari penerimaan

surat masuk dari internal/eksternal, mendata, mendistribusikan sampai dengan mengarsipkan dan mengirim surat keluar. (SOP/TTU/01).

Pada saat ini Kesekertariatan menjalankan tugas dan tanggung jawabnya yang berfokus pada pengelolaan surat yaitu menangani surat yang masuk dari internal maupun eksternal dan surat yang keluar kepada internal maupun eksternal. Setiap harinya bagian Kesekertariatan menerima surat masuk dari internal rata-rata mencapai 161 surat dan surat masuk eksternal rata-rata mencapai 69 surat. Surat masuk telah didapat rincian sekitar 70% surat dari internal dan 30% surat dari eksternal. Dari surat masuk tersebut surat yang membutuhkan tidak lanjut sebesar 75% dan surat yang tidak membutuhkan tindak lanjut sebesar 25% misalkan surat undangan. Kemudian surat keluar dalam sehari dapat mencapai 50

surat. Hal ini disebabkan karena Dinas Perhubungan memiliki 27 Sub bidang

setiap sub bidang rata-rata terdiri dari 15-20 pegawai.

2.4 Surat

Menurut Finoza surat adalah alat komunikasi tertulis yang untuk menyampaikan pesan dari seorang kepada orang lain. Pengertian lain tentang surat yang telah dirumuskan oleh Chrisyanti (2010:1) yaitu suatu alat komunikasi tertulis dari seseorang yang berisi pemberitahuan, keputusan, pertanyaan, pernyataan, permohonan, yang ditujukan kepada pihak lain.

Berikut macam-macam surat menurut Sedarmayanti, 2003 () :

1. Surat terbuka adalah surat yang dapat dibuka oleh unit kearsipan.

2. Surat tertutup/rahasia adalah surat yang tidak dibenarkan untuk dibuka

oleh petugas unit kearsipan dan harus disampaikan kepada alamat yang dituju dalam keadaan tertutup.

3. Surat penting adalah surat yang isinya bersifat mengikat serta memerlukan tindak lanjut yang berkenaan dengan kebijakan pimpinan. Jika surat ini terlambat atau hilang maka akan merugikan instansi.

4. Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat serta tidak

memerlukan tindak lanjut.

2.5 Fungsi Surat

Kegiatan surat-menyurat masih diperlukan karena perusahaan akan memerlukan dokumen bagi setiap kegiatan bisnis dan dinas yang dilakukan. Catatan tertulis tidak akan pernah tergantikan oleh komunikasi lisan. Menurut Chrisyanti (2010:2) kegiatan surat-menyurat ini memiliki fungsi diantaranya:

1. Alat pengingat paling akurat, sebab dapat diartikan dan daopat dibaca

kembali bila diperlukan

2. Bukti hitam diatas putih, terutama surat perjanjian

3. Dokumen

4. Wakil atau duta dari penulisnya untuk pembaca

5. Pedoman kerja

6. Aspek humas, karena berdampak membina hubungan baik antara suatu

lembaga dengan publiknya

Dari uraian fungsi diatas ada beberapa pendapat lain tentang fungsi surat. Pendapat ini dikemukakan oleh (Suparjati, 2000:1) diantaranya :

1. Alat bukti tertulis

2. Alat pengingat

3. Dokumentasi historis

5. Jaminan keamanan

6. Duta / wakil organisasi.

Dengan demikian surat-menyurat dalam hal ini dianggap efektif bila pembaca surat itu dapat memahami sepenuhnya isi surat yang disampaikan dan memberikan respon sesuai yang dimaksudkan oleh penulis surat.

2.6 Kriteria surat yang baik

Pembuatan surat Menurut Wijasa (1995:4) syarat yang diperlukan untuk menyusun surat yang baik adalah :

1. Memahami masalah pokok yang akan disampaikan atau ditulis.

2. Memahami sebab dapat menjamin rahasi dna dapat menghilangkan segala

perasaan.

3. Menurut tata bahasa yang berlaku.

4. Bahasa cukup sederhana dan tidak panjag lebar.

5. Menggunakan kata-kata yang tepat.

6. Menggunakan istilah-istilah umum yang sering dipakai

7. Jangan membuat singkatan yang tidak umum.

8. Isi surat hendaknya rinci dan jelas agar tidak salah tafsir dalam

pengertiannya.

Sarana perkantoran membutuhkan suatu penerapan pertimbangan yang tepat. Menurut Mills dan Standingford (Gie,2000:65) mengemukakan bahwa ada 7 faktor utama yaitu :

1. Kecepatan, apakah surat itu mendesak sekali sehingga perlu dikirim

2. Kecermatan, apakah informasi itu perlu diterima secara cermat?

3. Keselamatan, apakah resikonya bilamana surat hilang dijalan?

4. Kerahasiaan, apakah tidak menjadi soal bilamana orang lain yang tidak

berkepentingan mengetahui informasi itu?

5. Warkat, apakah komunikasi itu perlu ada catatan tertulisnya?

6. Kesan, apakah komunikasi itu perlu dilakukan dalam bentuk yang

menimbulkan kesan baik pada pihak peneriman warta?

7. Biaya, semua unusr biaya harus dipertimbangkan dalam pemilihan sesuatu

sarana komunikasi.

2.7 Unsur unsur

Unsur merupakan bagian dari bulatan yang lebih besar. Didalam komunikasi administrasi terdapat unsur, menurut Harold Koontz unsur-unsur komunikasi administrasi adalah pengirim warta, pengiriman warta, penerima warta, perubahan sebagai akibat komunikasi, faktor-faktor situasi dan organisasi dan organisasi dalam komunikasi. Sedangkan menurut Stephen P Robbin adalah pembuatan sandi, warta saluran, penafsiran sandi, penerima umpan balik, dan apa bila disimpulkan dari beberapa pendapat di atas unsur-unsur komunikasi adalah adanya sumber warta saluran, penerima, hasil umpan balik, dan lingkungan. (Zaeni,2006:28-29).

Adapun faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam komunikasi administrasi menurut Deyer adalah kecepatan, kecermatan, keamanan, kerahasiaan, catatan, kesan, biaya, senang memakainya, penyusunan tenaga kerja, Jarak. Dilihat dari jenis komunikasi ada 4 yaitu : komunikasi dari atas ke atas,

Komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontal, komunikasi diagonal. (Zaeni,2006:29).

2.8 Model Komunikasi Administrasi

Menurut Bill dan Hardgrave’s (Sutarto,1991:56) “sebuah model adalah suatu gambaran teoritis yang disederhanakan dari dunia nyata”. Sedangkan

menurut Deutsch (Sutarto,1991:56) mengemukakan bahwa “sebuah model adalah

suatu susunan symbol-simbol dan aturan pelaksanaan yang menurut dugaan benar untuk mencocokkan seperangkat hal yang saling bersangkut paut di dalam suatu

struktur atau proses yang ada”.

Berikut gambaran model komunikasi administrasi oleh Stephen P.Robbin (Sutarto,1991:65).

Model sederhana:

Pengirim Penerima Pengertian

Penerima

Pengiriman Penafsiran

Model komplek:

Pengirim

Pengirim Penyusunan Kode

Saluran

Warta

Penerima Penafsiran

Kode Pengertian

Menurut Stephen P.Robbin (Sutarto,1991:72)

Sumber Penyusunan

Kode Saluran

Penafsiran

Kode Sumber

warta warta warta warta

2.9 Manajemen Surat

2.9.1 Prosedur Pengurusan Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi/perusahaan atau bagian dalam suatu instansi, baik yang berasal dari perusahaan lain atau dari bagian lain pada perusahaan yang sama. Dengan demikian surat masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun pihak intern perusahaan. Berikut kegiatan penanganan surat masuk dibawah ini.

1. Pengurusan surat di unit kearsipan

a. Penerimaan surat

1) Surat masuk yang diterima disortir terlebih dahulu kemudian dicatat

dalam buku agenda surat masuk.

2) Bila menerima surat dari pos atau caraka maka harus memeriksa

kebenaran alamat surat dan mengembalikan surat bila alamat yang tercantum salah.

3) Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju.

4) Mengelompokkan surat terbuka dan tertutup

5) Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat.

6) Membutuhkan stempel tanggal dan ewaktu surat diterima dibelakang

surat, ini berlaku untuk surat rahasia.

b. Pengarahan surat

1) Mengarahkan surat kepada pimpinan perusahaan, bila berkaitan

dengan kebijakan.

2) Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolah, bila berkaitan

3) Penilaian surat

Menentukan surat penting, surat rahasia, dan surat biasa.

c. Pencatatan surat

1) Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan dan dicatat pada lembar

disposisi atau pengganti naskah dalam dua rangkap. Lembar kedua dari lembar disposisi atau pengganti naskah dimasukkan ke dalam takah yang berkaitan dengan isis surat tersebut. Lembar pertama yang telah diajukan diambil dari lembar disposisi atau pengganti naskah dan disertakan pula surat masuk. Sebelum didistribusikan, surat yang dicatat pada peredaran naskah, atau dicatat pada sebuah surat yang terdiri dari kolom-kolom yang berisi no, urut, no, agenda, no, takah, kepada pihak mana surat ditujukan, kepada pihak mana surat tersebut diteruskan dan waktu surat tersebut dikembalikan.

2) Mencatat surat penting [ada kartu kendali yang dibuat dalam tiga

rangkap warna yang berbeda, misalnya : putih (I), hijau (II), dan merah (III) atau disesuaikan dengan kebutuhan.

3) Mencatat surat biasa pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua

rangkap.

4) Mencatat surat rahasia pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua

rangkap.

d. Penyimpanan surat

1) Surat masuk yang telah didistribusikan dan mendapatkan tanggapan

dari pengolah, dikembalikan ke secretariat dan dimasukkan ke dalam takah sesuai dengan kode klasifikasi arsip.

2) Bila naskah atau surat masuk dikembalikan ke secretariat dengan disposisi diteruskan kep pejabat lain, maka sebelum naskah dikirimkan harus dicatat dulu kedalam buku agenda surat masuk untuk dikirim kepada pejabat yang bersangkutan.

3) Setelah naskah atau surat tersebut ditanggapi kemudian dimasukkan

kedalam takah sesuai kode klasifikasi arsip dan bila surat diperlukan suatu saat maka pencarian kembali surat yang beredar dapat dilihat dalam buku agenda masuk.

e. Penyampaian surat

1) Surat penting

a) Menahan kartu kendali pertama sebagai pangganti buku agenda.

b) Menyampaikan surat beserta kartu kendali kedua dan ketiga kepada

Kesekertariatan/unit pengolah.

c) Menerima kartu kendali kedua setelah diparaf sebagai tanda terima.

2) Surat biasa

a) Menyampaikan surat beserta dua lembar pengantar kepada

Kesekertariatan

b) Menerima lembar pengarahan kedua setelah diparaf sebagai tada

terima.

3) Surat rahasia

a) Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup beserta dua lembar

pengantar kepada Kesekertariatan.

b) Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf sebagai tanda

2. Pengurusan surat di unit pengolah

a. Penerimaan surat

1) Kesekertariatan menerima surat penting, surat biasa, dan surat rahasia.

2) Kesekertariatan memberi paraf pada kartu kendali kedua, dan lembar

pengantar kedua.

3) Kesekertariatan menyimpan kartu kendali ketiga dan lembar pengantar

pertama pada tempat masing-masing.

b. Penyampaian surat kepada pimpinan

1) Kesekertariatan melampirkan lembar disposisi untuk surat penting,

surat biasa, dan surat rahasia masing-masing dibuat dalam dua rangkap.

2) Kesekertariatan menyampaikan surat-surat tersebut beserta lembar

disposisi kepada pimpinan.

c. Penyampaian surat kepada pelaksana

1) Kesekertariatan menyampaikan surat yang telah didisposisi oleh

pimpinan dalam dua rangkap kepada pelaksana.

2) Kesekertariatan mengambil lembar disposisi kedua setelah diaparaf

pelaksana dan menyimpannya dalam tickler file menurut tanggal

penyelesaian.

2.9.2 Prosedur pengurusan surat keluar

Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu perusahaan atau antar bagian dalam perusahaan tersebut, ditujukan kepada perusahaan lain atau ke bagian lain dalam perusahaan yang sama. Kegiatan penanganan surat keluar meliputi:

1. pengurusan di Kesekertariatan unit pengolah

a. Penyiapan konsep

Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang menandatangani surat tersebut atau staff yang ditunjuk.

b. Pengelompokan

Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan jenis surat yaitu surat penting, surat biasa, surat rahasia.

c. Pencatatan

1) Surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar yang terdiri dari

kolom-kolom: nomor agenda, tanggal surat, nomor surat, perihal, keterangan, dan tujuan surat tersebut.

2) Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah pengetikan surat

dilaksanakan dan setelah dibubuhi tanda tangan oleh pihak yang berwewenang dan surat tersebut siap untuk dikirim.

3) Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola klasifikasi

yang telah ditetapkan.

4) Mencatat surat penting pada kartu kendali (tiga rangkap).

5) Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar (dua

rangkap).

d. Penyampaian / pengiriman

Pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh bagian kurir atau ekspedisi.

a)Penyampaian surat penting

1) Menyampaikan surat asli, pertinggal serta kartu kendali pertama

2) Menerima dan menyampaikan pertinggal surat keluar setelah distempel tanggal dan jam pengiriman oleh unit kearsipan.

b)Penyampaian surat biasa

c)Menyampaikan surat biasa, pertinggal, dan lembar pengantar pertama

dan kedua kepada unit kearsipan.

1) Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah

distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan.

2) Menyimpan lembar pengantar pertama.

d)Penyampaian surat rahasia

1) Menyampaikan surat rahasia dalam keadaan tertutup dan

menyampaikan lembar pengantar dan kedua kepada unit kearsipan.

2) Menyimpan lembar pengantar pertama.

3) Menyimpan kartu kendali pertama, kedua, dan lembar pengantar

kedua.

2. pengurusan surat keluar di unit keasrsipan

a.Penerimaan

1) Menerima dan memerikas surat keluar, peritnggal, dan

kelengkapan surat tersebut dari Kesekertariatan pengolah.

2) Mengembalikan pertinggal surat setelah distempel dan

mengembalikan lembar pengantar pertama kepada unit pengolah.

3) Menyimpan kartu kendali pertama (P), kedua (H), dan lembar

b.Pengiriman

1) Mengirim surat asli stelag distempel dan dimasukkan ke dalam

amplop kepada alamat yang dituju dengan melampirkan surat pengantar (dua rangkap).

Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan prioritas pengiriman (kilat khusus atau kliat biasa).

2.10 Kesekretariatan

Menurut Moenir (1995:79) tatausaha merupakan administrasi dalam arti sempit yaitu kegiatan yang dilakukan dan melibatkan sebagian orang dalam organisasi untuk mencapai bagian sasaran antara yang ditetapkan. Sedangkan administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kegiatan yang dilakukan dan melibatkan semua orang secara bersama dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Menurut Wijasa (1995 : 1) Tatausaha adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

Masing-masing pola perbuatan tatausaha tersebut dijalankan pada suatu kantor atau perusahaan pada kenyataannya akan menjadi berbagai kegiatan kerja ketatausahaan atau yang biasa disebut pekerjaan kantor. Dengan demikian tatausaha sangatlah penting bagi suatu organisasi (Saiman,2002 : 16).

Sedangkan menurut Gie (2000:16) Kesekertariatan yaitu segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan

menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Berikut penjelasan dari 6 pola tersebut diantaranya:

1. Menghimpun adalah kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan

tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

2. Mencatat adalah kegiatan membubuhkan dengan sebagai peralatan tulis

keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

3. Mengolah adalah kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan

maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Mengganda adalah kegiatan memperbanyak dengan sebagai cara dan alat

sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim adalah kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat

dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan adalah kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di

tempat tertentu yang aman.

4.10.1 Kegiatan Kesekretariatan

Menurut aturan yang ada pada standar operation prosedur (SOP/TTU/01) kegiatan sub bagian Kesekertariatan memiliki tujuan bahwa proses administrasi surat-menyurat meliputi penerimaan surat masuk dari internal dan eksternal, mendata, mendistribusikan, sampai dengan mengarsipkan dan mengirim surat keluar.

Mengenai pelaksanaan kerja Kesekertariatan yang bersifat dasar dan merupakan rincian Kesekertariatan dapat dibagi menjadi 8 operasi. Adapun kedelapan rincian operasi tersebut dikemukakan oleh Geogffrey Mills dan Oliver Standingford (Gie, 2000:17-18) sebagai berikut :

1. Menulis (membuat warkat asli)

2. Membaca

3. Menyalin (termasuk menempel, memperbanyak, dan melubangi

kartu)

4. Menghitung (manambah, mengurangi, mengalikan, membagi)

5. Membandingkan

6. Memilah (menggolongkan atau menyatukan)

7. Menyimpan dan menyusun indeks

8. Melakukan komunikasi (menyampaikan keterangan lisan dan

tertulis).

4.10.2 Peranan Kesekretariatan

Menurut Gie (2000:20) berpendapat bahwa Kesekertariatan memiliki 3 peranan pokok diantaranya :

1. Melayani pelaksanan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan

berbagai keterangan yang diperlukan, keterangan-keterangan itu

memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk

dilakukan pengumpulan, penyediaan, penyajian keterangan-keterangan (data dan informasi) bagi pimpinan guna mengambil keputusan. Dan tugas-tugas penyediaan data dan informasi tersebut terletak pada ketatausahaan.

3. Melancarkan kehidupan dan perkembangan sesuatu organisasi sebagai suatu

keseluruhan. Kelancaran pelaksanaan tugas organisasi dan

perkembangannya tidak semata-mata tergantung pada kemampuan manajemen, tetapi sangat dipengaruhi oleh kegiatan di bidang lain seperti kegiatan ketatausahaan karena fungsinya yang sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

Sedangkan menurut Menurut Miftah Thoha (2003:11) Kesekertariatan memiliki peranan bahwa suatu rangkaian perilaku yang teratur, yang ditimbulkan karena suatu jabatan tertentu atau karena adanya suatu kantor yang mudah dikenal. Sehingga dapat diambil suatu kesimpulan bahwa Kesekertariatan didalam suatu perusahaan memilik peranan yang cukup penting untuk kelancaran proses bisnis yang sedang dijalankan.

2.11 Tata Naskah

Pedoman untuk tata naskah dinas pemerintahan ini telah diatur dalam keputusan walikotamadya kepala daerah tingkat II surabaya nomor 91/wk/1981 tentang pedoman tata naskah dinas Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II . Tata naskah pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata

naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.

2.11.1 Maksud dan tujuan.

Pedoman Tata naskah dinas Walikotamadya dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas pada Dinas Perhubungan Kota Surabaya.

Pedoman Tata Naskah Dinas Walikotamadya Pemerintah bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.

2.11.2 Ketentuan Umum

Dalam lampiran Keputusan ini yang di maksud dengan :

1. File adalah berkas yang merupakan suatu kearsipan arsip yang

mengandung masalah tertentudan di susun berdasarkan pola klasifikasi;

2. Naskah Dinas penting adalah naskah dinas yang isinya

mengikat,memerlukan tindak lanjut, membuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan dan mempunyai nilai arsip;

3. Naskah Dinas biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat dan

4. Kartu Kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyimpanan penemuan kembali dan sekaligus sebagai alat penyerahan arsip ke arsip nasional, dibedakan antara kartu kendali surat-surat masuk dan kartu kendali sura-surat keluar;

a. Kartu kendali surat masuk (contoh 1) terdiri dari 4 rangkap dan

4(warna) putih,hijau,kuning, dan merah;

 Kartu kendali warna putih untuk pengendali sebagai alat control ;

 Kartu kendali warna hijau disimpan berdasarkan instansi dan

menurut urutan waktu;

 Kartu kendali warna kuning sebagai pengganti arsip selama naskah

dinas bersangkutan masih berada di file unit pengolah;

 Kartu kendali warna merah untuk tata usaha pengolah;

b. Kartu kendali surat keluar (contoh2) terdiri dari 3 rangkap dan

masing-masing dengan warna putih, kuning dan merah .

 Kartu kendali warna putih untuk pengendali sebagai alat control

 Kartu kendali warna kuning sebagai pengganti arsip selama naskah

dinas yang bersangkutan masih berada di file unit pengolah.

 Kartu kendali warna merah untuk tata usaha pengolah.

5. Kartu tunjuk silang adalah formulir yang dipergunakan untuk

memberikan petunjuk tentang adanya lebih dari satu masalah pada satu naskah dinas, dan sebagai sarana petunjuk tentang adanya hubungan dengan file yang lain (contoh3).

6. Daftar pengendali adalah daftar yang digunakan untuk menginventarisir naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar sekaligus sebagai alat control (contoh 4).

7. Nomor urut adalah nomor urut naskah dinas yang dimulai dari angka 01

dan seterusnya sebagai sarana inventarisasi jumlah naskah dinas. Setiap permulaan tahun, nomor urut dimulai dengan angka 01

8. Kode Komponen adalah tanda pengenal komponen yang dinyatakan

dengan angka arab ditempatkan di belakan nomor urut.

9. Lembar disposisi adalah lembar untuk menuliskan disposisi (contoh5).

10. Lembar pengantar adalah formulir yang di pergunakan sebagai alat

penyampaian untuk naskah dinas biasa dan naskah dinas yang tidak dibuka.

11. Lembar teguran referensi adalah formulir yang di perhunakan untuk

memperingatkan pengola bahwa arsip bersangkutan sudah habis jangka waktu retensinya.

12. Penerima adalah unit / staf yang bertugas menerima naskah dinas yang

disampaikan,baik oleh pengantar pos atau telekom maupun ceraka atau perorangan

13. pengarah naskah dinas adalah unit/staf yang menentukan ke unit

pengolah mana, naskah dinas harus disampaikan dengan menentukan kode klasifikasi dan indeks.

14. Pencatat surat adalah unit/staf yang bertugas melakukan pencatatan

15. Pengendali adalah unit/staf yang bertugas melakukan pengendalian naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar

16. Pengirim naskah dinas adalah unit/staf yang bertugas melakukan

pengiriman naskah dinas

17. Penyimpanan arsip adalah unit/staf yang bertugas melakukan

penyimpanan dan pemeliharaan naskah dinas.

18. Unit kearsipan diantaranya :

 Urusan arsip / ekspedisi sub bagian TU Bagian Umum, Humas &

Protokol pada sekertariat wilayah / Daerah Kotamadya Surabaya

 Bagian Tata Usaha pada inspektorat Wilayah Kotamadya Daerah

Tingkat II Surabaya

 Bagian tata usaha pada Dinas Daerah dan perusahaan Daerah Tingkat

II Kotamadya Surabaya

 Bagian Tata Usaha pada Lembaga / Badan Tingkat II Kotamadya

Surabaya

 Unit Tata Usaha instansi Vertikal Departemen dalam negeri di daerah.

 Unit Tata Usaha Lain (yang tidak termasuk a s/d e) pada satuan-satuan

organisasi dalam lingkungan pemerintah Daerah tingkat II yang di tetapkan oleh gubernur kepala daerah tingkat I dan Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II.

19. Unit Pengolah data:

 Badan, sekertariatan badan, Kantorm Dinas Daerah, Perusahaan

Daerah dan inspektorat wilayah pada pemerintah kotamadya daerah tingkat II Surabaya.

 Instansi Vertikal Departmen dalam negeri di daerah.

 Satuan Organisasi dalam Lingkungan Daerah Otonom dan wilayah

Administratif yang ditetapkan oleh gubernur tingkat I dan Bupati / Walikotamadya kepala daerah tingkat II.

20. Tata usaha pengelolah adalah unit / staf ketata- usahaan unit pengelolah

21. Pengolah adalah unit/ staf yang bertugas melakukan pengolahan naskah

dinas.

22. Klasifikasi adalah pergolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang

termuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan penataan dan penemuan kembali arsip.

23. Indeks adalah ciri atau tanda dari naskah dinas berupa kata tangkap yang

akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal untuk memudahkan penemuan kembali arsip.

24. Kode adalah tanda pengganti masalah seperti yang tercantum dalan pola

klasifikasi.

Menurut Gie (2000:174-177) asas-asas efisiensi bagi Kesekertariatan ada 5

yaitu perencanaan, penyederhanaan, penghematan, penghapusan, dan

penggabungan. Berikut perincian penjelasan dari 5 asas tersebut :

1. Asas perencanaan

Merencanakan berarti menggambarkan dimuka mengenai tindakan yang akan dilakukan dalam rangka mencapai sesuatu tujuan.

2. Asas penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang sulit menjadi lebih mudah dan ringan.

3. Asas penghematan

Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebih-lebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan.

4. Asas penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

5. Asas penggabungan

Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam 1 langkah.

Sedangkan pengertian lain mengenai tata naskah perusahaan adalah

pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. (Peraturan Wali\ Kota Surabaya nomor 15 tahun 2013 tentang pedoman tata naskah).

2.11.3 Pengendalian Naskah Dinas

Pengendalian naskah dinas meliputi kegiatan kepengurusan naskah dinas masuk,naskah keluar, penyimpanan, penemuan kembali dan peminjaman arsip.

1) perusahaan naskah dinas masuk

pengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh unit kearsipan dan tata usaha pengolah.

a. Pada unit kearsipan dilaksanakan kegiata-kegiatan penerimaan,

1) Penerimaan mempunyai tugas :

a. menerima naskah dinas yang disampaikan baik oleh pengantar

pos atau telkom maupun oleh ceraka atau perorangan

b. meneliti kebenaran alamat naskah dinas tersebut.

c. Membubhkan parah dan bukti penerimaan

d. Mensortir naskah dinas

e. Membuka sampul dan melngeluarkan naskah dari sampul

f. Dalam hal alamat pengirim tidak tercantum dalanm naskah

dinas, sampul diikut sertakan bersama naskah dinasnya

g. Meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas.

h. Menyampaikan naskah dinas kepada pengarah.

i. Menyampaikan naskah dinas tertutup kepada pencatat.

2) Pengarah mempunyai tugas:

a. membaca naskah dinas dan menentukan naskah dinas penting

atau naskah dinas biasa.

b. Mencantumkan disposisipengarahan kepada bagian kanan atas

naskah dinas.

c. Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas

penting.

d. Menyampaikan naskah dinas penting atau biasa kepada

pencatat.

3) Pencatat mempunyai tugas:

a. mencantumkan no urut pada naskah dinas.

c. Mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam lembar pengantar.

d. Menyampaikan naskah dinas penting beserta 4(empat) lembar

kartu kendali kepada pengendali.

e. Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup

beserta 2(dua) rangkap lembar pengantar kepada pengendali.

4) Pengendali mempunyai tugas:

a. Menerima naskah dinas penting beserta 4(empat) lembar kartu

kendali dan naskah dinas biasa serta naskah dinas tertutup beserta 2(dua) rangkap lembar pengantar kepada pencatat.

b. Meneliti kebenaran nomor kode dan pengisian kartu kendali

serta meneliti kelengkapan lampiran.

c. Menyampaikan naskah dinas penting beserta kartu

kendalilembar III berwarna kuning dan lembarIV berwarna merah kepada tata usaha pengolah.

d. Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup

beserta 2(dua) rangkap lembar pengantar kepada tata usaha pengolah.

e. Menyusun kartu kendali lembar I berwarna putih dalam almari

katalog berdasarkan urutan nomor kode. Dalam susunan kode , kartu kendali disusun berdasarkan urutan abjad pada indeks.

f. Menyusun kartu kendali lembar II berwarna hijau dalam almari

Penyimpanan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar III berwarna kuning yang diterima kembali dari tata usaha pengolah kedalam file sebagai pengganti arsip selama naskah dinas masih berada di unit pengolah.

b. Pengurusan naskah dinas masuk pada tata usaha pengelolah meliputi

kegiatan-kegiatan :

1) Menerima naskah dinas dan kartu kendali lembar III dan IV

berwarna kuning, dan merah dari pengendali.

2) Membubhkan paraf pada kartu kendali lembar III berwarna kuning

sebagai bukti bahwa naskah dinas sudah di terima.

3) mengembalikan kartu kendali lembar III berwarna kuning kepada

pengendali.

4) Menyimpan kartu kendali lembar IV berwarna merah dalam almari

katalog berdasarkan urutan nomor kode.

5) Mengisi lembar disposisi rangkap 2(dua).

6) Menyampaikan naskah dinas yang diterima dari unit kearsipan

kepada pengolah untuk diselesaikan, disertai, lembar disposisi.

7) Menyimpan 1(satu) lembar disposisi sebagai pengganti arsip yang

ada pada pengolah.

8) Menerima naskah dinas biasa beserta 2(dua) rangkap lembar

pengantar dari pengendali

9) Membubuhkan paraf pada lembar pengantar sebagai tanda bukti

bahwa naskah dinas sudah di terima.

2) Pengurusan naskah dinas keluar

Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh tata usaha pengelolah pada unit kearsipan.

a. Tata usaha pengolah mempunyai tugas

1) Mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap 3(tiga)

berwarna puti, kuning, dan merah.

2) Menyampaikan konsep dan net beserta 3(tiga) kartu pengendali

kepada pengendali pada unit kearsipan.

3) Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan kode.

4) Mengendalikan naskah dinas yang belum selesai pengolahannya dan

menyampaikan naskah dinas yang sudah selesai pengolahannya kepada penyimpan.

b. Unit kearsipan.

Unit kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian,

penyimpanan dan pengiriman.

1) Pengendali mempunyai tugas:

A. Memberikan nomor urut pada kartu kendali

B. Menyimpan kartu kendali putih menurut urutan nomor kode.

C. Menyampaikan kartu kendali warna kuning kepada

penyimpan.

D. Mengendalikan kartu kendali warna merah kepada Tata Usaha

pengolah.

E. Mengendalikan konsep yang diterima dari pengirim kepada

2) Penyimpanan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali berwarna kuning menurut urutan nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah dinas tersebut masih berada di unit pengolah.

3) Pengirim mempunyai tugas.

A. Mengirim net kepada alamat.

B. Menyampaikan konsep kepada pengendali

3) Penyimpanan arsip

a. Arsip aktif disimpan dan dipelihara pada unit pengolah

masing-masing cara peyimpanan arsip aktif dilakukan sebagai berikut

A. Tata usaha pengelola penyimpanan arsip aktif menurut urutan

kode klasifikasi.

B. Arsip disusun dalam folder atau map gantung menurut urutan

kode klasifikasi.

b. Penyimpanan arsip aktif dipusatkan pada unit kearsipan.

1) Penyimpanan menyusun arsip didalam folder menurut urutan

kode klasifikasi.

A. Memasukan folder kedalam kotak arsip aktif dan disusun

secara vertikal.

B. Kotak arsip aktif ditempatkan didalam rak arsip.

2) Penyimpanan kartu kendali arsip in aktif dilakukan

A. Tata usaha pengolah menyampaikan arsip aktif kepada

B. Penyimpan menyampaikan kartu kendali berwarna kuning kepada tata usaha pengolah sebagai bukti bahwa arsip-arsip aktif beserta kartu kendali berwarna merah telah diterima.

3) Penyimpanan arsip biasa dipisahkan dari arsip penting dan arsip

yang bersifat rahasia.

4) Penemuan kembali arsip

A. Dalam hal diketahuinya masalah, melalui kartu kendali

berwarna putih.

B. Dalam hal diketahui kode klasifikasinya, melalui kartu

kendali berwarna putih

C. Dalam hal diketahui indeks suratnya, melalui kartu kendali

berwarna putih.

D. Dalam hal diketahui nomor dan tanggal serta naskah dinas,

melalui kartu kendali berwarna hijau

E. Dalam hal di ketahui nomor urut, melalui daftar pengendali.

5) Peminjaman dan pengembalian arsip.

A. Peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan tanda

bukti pinjaman.

B. Peminjaman mengisi tanda bukti pinjaman rangkap 3(tiga).

1) Lembar 1 : Disimpan dalam file sebagai pengganti arsip yang

dipinjam.

Lembar II : Disertakan pada arsip yang disimpan

A. Tanda bukti Peminjaman ditanda tangani oley yang meminjam, petugas yang melayani peminjaman dan kepala unit kearsipan.

B. Peminjaman wajib mengembalikan arsip

selambat-lambatnya pada batas waktu yang di tentukan.

Penyimpanan wajib menagih arsip yang belum di kembalikan dalam batas waktu yang di tentukan.

2.11.4 Penyusutan

maksud penyusutan untuk menghemat tempat penyimpanan dan biaya serta menghemat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip yang disimpan. Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2.11.4.1. Tata cara penyusatan

a. Tata usaha pengolah

1) Secara teratur mengadakan penelitian untuk menentukan arsip in

aktif.

2) Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnakan dan akan

dikirim ke penyimpanan.

3) Menata arsip in aktif yang akan diserahkan ke penyimpan dalam

file tersendiri.

4) Pada waktu yang telah ditentukan, mengirim arsip in aktif tersebut

b. Unit kearsipan

Unit kearsipan secara teratur melakukan penelitian arsip yang sudah melampaui kadwal retensi.

1. Tata cara penyerahan ke unit kearsipan.

a. Tata usaha Pengolah

1) Mengirimkan arsip in aktif yang tidak di pergunakan di unit

pengolah ke penyimpan dengan menukar kartu kendali warna merah dengan kartu kendali warna kuning.

2) Menyimpan kartu kendali warna kuning.

b. Unit kearsipan

1) Menerima arsip in aktif dari tata usaha pengolah beserta

kartu kendali warna merah.

2) Menyimpan arsip in aktif di dalam file dimana kartu kendali

warna kuning semula disimpan.

3) Menyerahkan kartu kendali warna kuning kepada tata usaha

pengolah.

4) Mencatat dalan daftar pengendali bahwa arsip telah

disimpan.

5) Penyusutan kartu kendali berwarna merah.

2. Penyusutan dan penyerahan arsip ke arsip nasional

Penyusutan dan penyerahan arsip ke arsip nasional dilakukan setelah mendapat izin dari gubernur kepala daerah tingkat I jawa timur.

a. Tata cara penyusutan arsip

a) Meneliti dan memisahkan arsip yang telah melebihi jangka waktu yang telah ditentukan dalam jadwal retensi.

b) Membuat daftar arsip yang berdasarkan jadwal retensi arsip

dapat dimusnahkan.

c) Mengumpulkan arsip tersebut dan diajukan ke team peneliti;

d) Memberitahukan kepada unit pengolah dengan daftar arsip,

bahwaarsip yang telah memenuhijangka waktu yang ditetapkan dalam jadwal retensi, dan telah disetujui oleh team peneliti untuk dimusnahkan.

2) Proses pemusnahan arsip.

a) Team peneliti mengajukan permintaan persetujuan tentang

pemusnahan arsip kepada Gubernur Kepala Daerah Tingkat I JAWA TIMUR.

b) Petugas yang melaksanakan pemusnahan membuat berita acara

tentang pelaksanaan pemusnahan arsip.

b. Tata cara penyerah arsip ke arsip nasional.

1) penyimpan menentukan arsip yang akan dikirim ke arsip

nasional;

2) Kartu-Kartu kendali warna putih dari arsip tersebut

dikumpulkan.

3) Arsip tersebut dibuatkan daftar.

4) Kartu kendali warna putih beserta daftar penyerahan tersebut

disampaikan kepada peneliti;

6) Arsip yang telah dinilai team peneliti beserta kartu kendali berwarna putih dan daftarnya dikirim ke arsip;

7) Penyerahan ke arsip nasional, dilengkapi berita acara penyerahan

, dan di tandatangani oleh pejabat dalam lingkungan pemerintah daerah tingkat I Jawa timur yang ditunjuk oleh pejabat dari arsip nasional.

2.12 Pengarsipan

Pelaksanaan Kesekertariatan pada perusahaan cukup membutuhkan penggunaan kertas dan peralatan tulis / kantor yang beraneka ragam. Kegiatan Kesekertariatan merupakan kegiatan tulis menulis untuk mencatat berbagai informasi pada lembaran kertas, maka akan tercipta warkat / catatan tertulis. Jika pola isi Kesekertariatan dilakukan lebih lanjut, maka Kesekertariatan harus membuat arsip. Dasar hukum dari kegiatan pengarsipan ini telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, Undang-Undang Republik Indonesia Nomer 43 Tahun 2009.

Menurut Barthos (2003:1) mengemukakan bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.

Kemudian Gie (2000:118) menyimpulkan pengertian arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Hal ini diperkuat dengan undang-undang yang berbunyi bahwa rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara .(UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

2.12.1 Fungsi-Fungsi Arsip

Atas dasar pengertian arsip diatas maka arsip juga dapat dibedakan jenisnya. Berikut macam-macam fungsi arsip yang telah didefinisikan dalam Peraturan Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Surabaya tentang pengarsipan yaitu :

1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan

dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan /

atau terus-menerus.

4. Arsip inaktif adalah arsip yang penggunaannya telah menurun.

5. Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan di dalam

fungsi-fungsi managemen organisasi pencipta, tetapi dapat

dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian atau sebagai bukti sejarah.

6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip

terjaga.

8. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan

cara pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit pengolah

kearsipan dilingkungan DINAS PERHUBUNGAN KOTA

SURABAYA.

2.12.2 Tata Cara Pengarsipan

Tata cara pengarsipan dapat juga disebut dengan filling yang berarti

proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistemasti, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.(Sutarto, 2003:43). Sistem filling terbagi menjadi 5 pokok diantaranya:

1. Sistem abjad, merupakan sistem untuk menyusun nama-nama orang

yang disusun menurut abjad dalam urutan abjad A sampai Z.

2. Sistem subyek, merupakan suatu sistem filling yang menentukan

terlebih dahulu masalah-masalah sering dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya.

3. Sistem Geografis, kegiatan-kegiatan yang meliputi daerah-daerah

4. Sistem nomor, merupakan sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan maka juru arsip harus membuat daftar kelompok masalah-masalah.

5. Sistem Kronologis, sistem ini digunakan filling surat-surat yang

disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat tersebut.

2.12.3 Manajemen Arsip Elektronis

Komputerisasi dokumen dibangun berpacu pada suatu kertas yaitu

data discan / dicopy disimpandalam harddrive, indeks elektronik dapat

memberikan informasi tentang dokumen seperti penulis, nomor, tanggal pembuatan. Data dapat ditampilkan, dicetak, dibagi, dan disimpan secara terkomputerisasi. Terdapat 4 komponen dasar dalam pemilihan sistem. (Munir, 2007:116-121).

1. Memindahkan dokumen

a. Scanning, memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data

gambar yang dapat disimpan di computer.

b. Conversion, merupakan proses mengubah dokumen word processing

atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan kedalam computer. Tampilan ini disimpan sebagai kualitas arsip .tiff

(Tagged Image File Format) atau .pdf (Portable Document Format).

c. Importing, metode ini juga memindahkan data secara elektrnoik,

2. Menyimpan dokumen

Data yang telah dipindahkan kedalam sistem, sistem penyimpanan ini harus mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu yang lama.

3. Mengindeks dokumen

Dokumen yang telah disimpan dalam kantor makan agar dapat bermanfaat dokumen tersebut diberikan pelabelan, sortir, indeks,

ditempat pada folder, dan dimasukkan dalam filling cabinet. Terdapat

3 metode dalam pengindeksan arsip elektronis.

a. Index field, metode ini harus memungkinkan dilakukannya perubahan

oleh pengguna untuk memodifikasi indek, misalnya tanggal dibuat, nomor surat, dan karakter lainnya.

b. Full-text indexing, dengan menginstal software Optical Character

Recognition (OCR). Proses ini membaca halaman yang di scan dan

kemudian mengindeks setiap kata serta meletakkan pada lokasinya..

c. Folder / file struktur, metode ini menyediakan visual dalam pencarian

dokumen. File dapat ditemukan dengan mencari pada folder atau filling.

4. Mengontrol Akses

a. Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel, dengan menyediakan

beberapa cara untuk mengakses file.metode ini digunakan untuk

mengintegrasikan seluruh komputer dengan setiap pengguna (client

based user interface) akan memungkinkan pen-scan-an, pengindeksan,

b. Keamanan

Hal ini memungkinkan administrator sistem mengontrol folder dan dokumen apa yang bisa diakses, dilihat, dan dicopy bahkan diedit atau dihapus oleh seorang pengguna.

2.13 Desain

Merupakan tahap perancangan pemodelan data yang divisualisasikan

melalui Entity Relationship Diagram (ERD), Conceptual Data Model (CDM), dan

Physical Data Model (PDM); dan pemodelan proses yang dapat divisualisasikan

melalui Data Flow Diagram (DFD) atau melalui Unified Modelling Language

(UML). Software Design memiliki peran penting dalam pengembangan perangkat lunak, hasil dari analisis kebutuhan menjadi kebutuhan yang sudah lengkap untuk memenuhi fungsi-fungsi yang dibutuhkan. Desain tersebut mencakup desain form

dan laporan, desain antarmuka dan dialog, desain basis data dan file (framework),

dan desain proses atau desain struktur proses. (England, dkk, 2004 : 51-55)

1. Flowchart

a. Flow Direction Symbol

Tabel 2.1 Flow Direction Symbols

Simbol arus / flow, yaitu menyatakan

jalannya arus suatu proses

Simbol connector, berfungsi menyatakan

sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama.

Simbol off-page connector, menyatakan

sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang berbeda.

b. Processing Symbols

Tabel 2.2 Processing Symbols

Simbol process, yaitu menyatakan suatu

tindakan (proses) yang dilakukan oleh computer

Simbol manual, yaitu menyatakan suatu

tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh computer

Simbol decision, yaitu menunjukkan suatu

kondisi tertentu yang akan menghasikan dua kemungkinan jawaban : ya / tidak.

Simbol preparation, yaitu menyatakan

penyediaan tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal

Simbol terminal, yaitu menyatakan

permulaan atau akhir suatu program.

Simol offline-storage, menunjukkan bahwa

data dalam simbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu

Simbol manual-input, memasukkan data

secara manual dengan menggunakan online keyboard

c. Input / Output Symbol

Tabel 2.3 Input / Output Symbol

Simbol input-output menyatakan proses

input atau output tanpa tergantung jenis

Simbol storage menyatakan input berasal

dari disk atau output disimpan ke disk

Simbol document mencetak keluaran dalam

bentuk dokumn (melalui printer)

Simbol display mencetak keluaran dalam

layar monitor.

2. Data Flow Diagram

DFD adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus dari data sistem, sekarang dikenal dengan nama diagram

arus data (data flow diagram). DFD sering digunakan untuk menggambarkan

suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertibangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.

a. External entity

External entity merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa

orang, organisasi, atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

Gambar 2.1 Simbol Eksternal Entity

b. Data flow

Data flow menunjukkan arus dari data yang berupa masukan untuk sistem atau

hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut ini.

c. Process

Process adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Gambar 2.3 Simbol Process

d. Data Store

Data store adalah simpanan dari data yang berupa, suatu file database di sistem

komputer, arsip atau catatan manual, dan suatu tabel acuan manual.

Gambar 2.4 Simbol Data Store

3. Entity Relationship Diagram

Atribute adalah kolom di sebuah relasi. (Marlinda, 2004:28)

Macam-macam atribute yaitu :

a. Simple Atribute

Atribute ini merupakan atribute yang unik dan tidak dimiliki oleh atribute

lainnya, misalnya entity mahasiswa yang atribute-nya NIM.

b. Composite Atribute

Composite Atribute adalah atribute yang memiliki dua nilai harga, misalnya

c. Single Value Atribute

Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity mahasiswa

dengan atribute-nya umur (tanggal lahir).

d. Multi Value Atribute

Atribute yang banyak memiliki nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan

atribute-nya pendidikan (SD, SMP, SMA).

e. Null Value Atribute

Atribute yang tidak memiliki nilai harga, misalnya entity tukang becak dengan

atribute-nya pendidikan (tanpa memiliki ijazah).

ERD ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubugan antar entity

dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar

entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database.

(Kadir, 2008:46).

Untuk itu ERD dibagi menjadi 2 jenis model, yaitu :

a. Conceptual Data Model (CDM)

Merupakan jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.

b. Physical Data Model (PDM)

Merupakan jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara fisikal.

ERD mempunyai 4 jenis hubungan antara lain :

a. Hubungan one–to–one ( 1:1 ) menyatakan bahwa setiap entitas pada tipe

entitas A paling banyak berpasangan dengan satu entitas pada tipe entitas B. Begitu pula sebaliknya. Contoh dapat di lihat pada Gambar 2. :

Relation_3

A B

Gambar 2.5 Hubungan one-to-one

b. Hubungan one–to–many ( 1:M ) menyatakan bahwa setiap entitas pada tipe

entitas A bisa berpasangan dengan banyak entitas pada tipe entitas B, sedangkan setiap entitas pada B hanya bisa berpasangan dengan satu entitas pada tipe entitas B. Contoh :

Relation_3

A B

Gambar 2.6 Hubungan one-to-many

c. Hubungan many–to–one ( M:1 ) menyatakan bahwa setiap entitas pada tipe

entitas A paling banyak berpasangan dengan satu entitas pada tipe entitas B dan setiap entitas pada tipe entitas B bisa berpasangan dengan banyak entitas pada tipe entitas A. Contoh :

Relation_3

A B

Gambar 2.7 Hubungan many-to-one

d. Hubungan many–to–many ( M:N ) Menyatakan bahwa setiap entitas pada suatu

tipe entitas A bisa berpasangan dengan banyak entitas pada tipe entitas B dan begitu pula sebaliknya. Contoh :

Relation_3

A B

Gambar 2.8 Hubungan many-to-many

e. Kardinalitas menggambar hubungan antara dua entitas dengan

mengindentifikasi berapa banyak instance untuk setiap entitas yang nantinya

dapat dihubungkan dengan setiap instance yang spesifik di entitas yang lain.

2.1 Construction

Software construction lebih diartikan sebagai pembuatan detail dari suatu

pekerjaan, menciptakan satu software yang penting yang dikombinasikan dengan

code, proses verifikasi, testing unit, dan testing yang terintegrasi, serta proses

debuging. Software construction lebih sering dihubungkan dengan proses desain

dan proses testing. Hal ini dikarenakan proses tersebut saling ketergantungan satu

sama lain, dimana software construction merupakan keluaran dari desain software

dan juga sebagai masukan dari software testing. Software construction bertipikal

memproduksi volume konfigurasi item yang lebih tinggi dan juga dibutuhkan

dalam mengelola sebuah software proyek (file sumber, isi, test cases, dll).

(England, John Wiley & Sons, 2004 : 65-67).

1. Software Contsruction Fundamentals

Pada tahap pertama, dilakukan pendefinisian dasar tetang prinsip-prinsip yang digunakan dalam proses implementasi seperti minimalisasi kompleksitas, mengantisipasi perubahan, dan standar yang digunakan.

2. Managing Costruction

Bagian ini mendefeinisikan tentang model implementasi yang digunakan, rencana implementasi, dan ukuran pencapaian dari implementasi tersebut.

3. Practical Considerations

Bagian ini membahas tentang desain implementasi yang digunakan, bahasa pemrograman yang digunakan, kualitas dari implementasi yang dilakukan, proses pengetesan dan integritas.

Dalam proses pengimplementasian ini, digunakan beberapa aplikasi pendukung yaitu :

1) Codeigniter

Menurut Luqmanul Hakim (2010), Codeigniter adalah sebuah framework

PHP yang dapat membantu mempercepat developer dalam pengembangan

aplikasi web berbasis PHP dibandingkan dengan menulis semua kode program

dari awal. Codeigniter menyediakan banyak library untuk mengerjakan

tugas-tugas yang umumnya ada pada sebuah aplikasi yang dibuat menjadi semakin teratur dan rapi.

2) Bahasa Pemrograman PHP

Hypertext Preprocessor (PHP) adalah skrip bersifat server-side yang

ditambahkan ke dalam HyperText Markup Language (HTML). Skrip ini akan

membuat suatu aplikasi dapat diintegrasikan ke dalam HTML sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis. Sifat

server-side berarti pengerjaan skrip akan dilakukan di server, baru kemudian

hasilnya dikirim ke browser (Kurniawan, 2002).

221

Gambar 4.60 Pengiriman Surat

Adapun hasil evaluasi dari pembuatan laporan pengiriman surat dapat dilihat pada Gambar 4.61.

222

Pembahasan

Dari hasil Evaluasi yang telah di lakukan, dapat dilihat bahwa aplikasi manajemen Surat, sudah memenuhi kebutuhan pengguna.

1. Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas internal dan eksternal. Proses pengiriman surat yang sebelum nya dilakukan secara manual, dengan adanya aplikasi manajemen suratproses pengiriman surat masuk dapat dilakukan melalui aplikasi , tanpa harus datang ke kantor dinas perhubungan.

Proses pendataan surat, Dengan adanya aplikasi manajemen surat berbasis web, maka proses pendataan dikembangkan dengan pemanfaatan teknologi komputerisasi (otomasi). Surat yang telah masuk di Bagian TU akan disimpan kedalam tabel agenda masuk atau konsep naskah dinas secara komputerisasi. Hal ini ditujukan agar dalam melakukan pencarian surat dan pembuatan laporan dapat mudah dilakukan.

Proses pendistribusian, dengan aplikasi manajemen surat proses pendistribusian dapat dilakukan secara langsung kepada stakeholder dengaan cara memilih penerima surat pada form disposisi surat.

2. Administrasi surat keluar internal dan eksternal

Aplikasi manajemen surat berbasis web pada fungsi administrasi surat keluar internal dan eksternal terdapat penyederhanaan proses. Adapun penggabungan proses tersebut pada pemberian kode nomor surat, sehingga nomor surat akan diberikan ketika proses pengarsipan surat.

223

3. Pengiriman surat keluar

Fungsi pengiriman surat berupa proses pencatatan pada buku ekspedisi. Proses pencatatan yang dilakukan kedalam hardcopy buku ekspedisi berpengaruh dalam pembuatan laporan. Petugas harus memilah dan mengelompokkan surat berdasarkan kategori yang akan dilaporkan.

Dengan menggunakan aplikasi manajemen surat berbasis web, maka penyimpanan catatan surat dilakukan dengan bantuan komputerisasi sehingga membutuhkan waktu ± 5 detik dan ± 5 detik untuk membuat laporan pengiriman berdasarkan periode tertentu.

224 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil uji coba dan evaluasi aplikasi manajemen surat berbasis web pada Dinas perhubungan kota Surabaya. Maka dapat diperoleh suatu kesimpulan sebagai berikut:

Aplikasi ini dapat mengelola surat tepat waktu dan meningkatkan kinerja bagian Sekretaris dalam menangani :

1) Administrasi Surat masuk dari eksternal dan internal.

2) Menjalankan administrasi surat keluar internal dan eksternal. 3) Melakukan pengiriman surat.

5.2 Saran

Adapun saran yang dapat diberikan pada penelitian pengembangan aplikasi manajemen surat pada Dinas Perhubungan kota Surabaya sebagai berikut: 1. Selain adanya fitur pesan pada aplikasi manajemen surat berbasis web pada Dinas Perhubungan Kota Surabaya. Penelitian juga dapat dikembangkan dengan memberikan Feature tambahan berupa reminder acara.

2. Hasil dari penelitian ini dapat dikembangkan dengan diberikan sistem Optical Character Recognition (OCR) yang mana aplikasi tersebut dapat men-scan gambar dan dijadikan text. Selain itu aplikasi OCR juga support oleh scanner.

224

DAFTAR PUSTAKA

Barthos, Drs. Basir, 2003, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta.

Bojic, Paul. 2008. Business Information System. England: Pearson Education Ltd. Chrisyanti, Irra Desi S.pd, 2010, Korespondensi Bahasa Indonesia (Surat Dinas

Pemerintah & Surat Bisnis), STIKOM, Surabaya.

England, John Wiley dan Sons. 2004. IEEE. “ Guide to the Software Engineering Body of Knowledge 2004 Version:” SWEBOK A Project of the IEEE Computer Society.

Gie, Liang, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta.

Hakim, Lukmanul. 2010. 9 Langkah Menjadi Master Framework Codeigniter. Yogyakarta : Lokomedia.

Herlambang, Soendoro. Haryanto, Tanuwijaya. 2005. Sistem Informasi: Konsep, Teknologi dan Manajemen. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Jogiyanto. 2003. Sistem Teknologi Informasi Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Yogyakarta: Andi.

Kadir, Abdul, 2008. Dasar Perancangan & Implementasi Database Relasional, Yogyakarta : Andi.

Kurniawan, Yahya, S.T, 2002. Aplikasi Web Database dengan PHP dan MySQL, Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.

MADCOMS, 2007. Dreamweaver CS3 dan PHP-Mysql untuk pemula, Yogyakarta : Andi.

Mcleod, Raymond Jr, and George Hall, 2001. Management Information System, edisi ke-8. New Jersey : Prentice Hall Inc.

Whitten, Jeffrey, L, etc. 2004, System Analysis and Design Methods, The McGraw-Hill Companies, Inc.

Munir, Badri Sukoco, 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta.

Pramana, Hengky W., 2005, Aplikasi Manajemen Perekrutan Berbasis Access, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.

225

Saiman, 2002. Manajemen sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia. Suparjati, 2007, Korespondensi Bisnis Modern, Erlangga, Jakarta.

Sutarto, 2003, Dasar Dasar Komunikasi Administrasi, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta.

Wijasa, Drs Thomas Bratawidjja MBA, 1995, Petunjuk Baru Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia, PT Pradya Paramita, Jakarta.

Zaeni, Ahmad, 2006, Implementasi Kebijakan Program Keluarga Berencana Di

Kabupaten Batang Studi Kasus Peningkatan Kesertaan Kb Pria Di Kecamatan Gringsing, Universitas Diponegoro, Semarang.