Sistem Informasi Keluar Masuk Barang Di Gudang PT. Mahaputra Gatra (MG) Bandung

SISTEM INFORMASI KELUAR MASUK BARANG

DI GUDANG PT. MAHARUPA GATRA (MG)

BANDUNG

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Pada Program Studi Strata Satu

Disusun oleh : NURKHAYAT

10504857

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

i

ABSTRAK

Distri butor barang adalah menyerahkan barang dari pusat ke gudang-gudang daerah dalam satu perusahaan dan kegiatan merealisasikan yang meliputi barang-barang atau bahan-bahan milik perusahaan yang dipergunakan untuk keperluan aktivitas atau kegiatan perusahaan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan yang belum terealisasi. Dalam pengelolaan sistem informasi keluar masuk barang di bagian gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung masih menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi dan dilakukan secara manual, dengan masih mengandalkan pencatatan buku besar untuk mendapatkan informasi mengenai data keluar masuk barang. Metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu metode Prototype dengan alat pemodelan yang digunakan yaitu Flowmap, diagram konteks, DFD, relasi table dan ERD. Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu Kuesioner, Observasi, Wawancara, dan Dokumentasi. Perangkat lunak yang digunakan untuk pembuatan sistem informasi ini yaitu Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000.

Adapun tujuan dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan yang ada di perusahaan, membuat perancangan Sistem Informasi mengimplementasikan Sistem Informasi serta melakukan analisis dan pengujian program yang terbatas pada system informasi keluar masuk barang di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung. Untuk mencapai tujuan tersebut metode penelitian yang digunakan meliputi desain penelitian menggunakan metode deskriptif, metode pengumpulan data yang digunakan wawancara dan observasi, metode pendekatan yang digunakan adalah metode pendekatan terstruktur, metode pengembangan sistemnya adalah model waterfall, alat bantu analisis dan perancangan meliputi flowmap, diagram kontek, kamus data dan perancangan basis data. Adapun perangkat lunak pendukung dalam pembuatan sistem informasi keluar masuk barang ini adalah Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai interface dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai databasenya.

Dengan diimplementasikannya Sistem Informasi keluar masuk barang ini diharapkan dapat memudahkan pegawai maupun petugas di bagian gudang dalam pelaksanaannya, sehingga membantu mencapai hasil kerja yang maksimal dan dapat menunjang informasi yang cepat dan akurat.

ii

ABSTRACT

Distri butor goods is central to deliver the goods from regional warehouses in a single company and realize activities that include goods or materials owned by a company that used for the purposes of the activity or activities of the company in accordance with set objectives that have not been realized. PT. Gatra extremely beautiful (MG) Bandung is a company engaged in trading. In the management information system and out the goods at the warehouse PT. Gatra extremely beautiful (MG) Bandung still using that system is not computerized and done manually, with still rely on the general ledger records to obtain information about the data out of incoming goods. With the system running the current block of data needs that should be available quickly, precisely and accurately. The purpose of this thesis is to find a system that is running in the company, making the design of Information Systems and Information Systems to implement the analysis and testing programs are limited to the information system and out the goods at PT. Gatra extremely beautiful (MG) Bandung.

To achieve these objectives the research methods used include research design using descriptive methods, data collection methods used interviews and observations, the approach used is structured method of approach, method development system is waterfall model, tool analysis and design includes flowmap, context diagram , data dictionary and database design. As for software support in the manufacture of goods in and out of the information system is Microsoft Visual Basic 6.0 as an interface and Microsoft SQL Server 2000 as its database.

With the implementation of Information Systems and out of these items is expected to facilitate an employee or officer at the warehouse in the implementation, thus helping to achieve the maximum work and can support rapid and accurate information.

iii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan taufik dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi ini.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih jauh dari kata sempurna. Hal ini mengingat keterbatasan pengetahuan, pengalaman dan kemampuan dalam mengolah serta menyajikannya. Namun demikian, penulis telah berusaha untuk menyusun laporan skripsi ini dengan sebaik-baiknya. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan skripsi ini, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dan penulis berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan khususnya bagi penulis sendiri.

Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan dan mengucapkan terima kasih yang setulus-tulusnya, dan sebesar-besarnya kepada :

1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Dr. Arry Akhmad Arman, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Dadang Munandar, SE, M.Si, selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia.

iv

4. Wahyu Nurjaya, S.Si, M.T, selaku Dosen Wali MI-K serta Dosen Pembimbing Ibu Wartika S.kom, terimakasih atas bimbingan, saran, nasehat dan dorongannya dalam menyelesaikan laporan skripsi ini.

5. Seluruh Dosen Manajemen Informatika dan Staff Universitas Komputer Indonesia.

6. Pak Soegiono, selaku pimpinan PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung atas kesempatan yang telah diberikan untuk dapat melakukan penelitian di PT. PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.

7. Bapak Agus selaku Kasi Adm. & Logistik PT. PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung atas bimbingan, saran, nasehat dan dorongannya dalam menyelesaikan laporan skripsi ini, dan juga atas kesempatan yang telah diberikan untuk dapat melakukan penelitian di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.

8. Sudarma, selaku Staff Adm. & Logistik PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung atas bimbingan, saran, nasehat dan dorongannya dalam menyelesaikan laporan skripsi ini, dan juga atas kesempatan yang telah diberikan untuk dapat melakukan penelitian di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.

9. Seluruh Staff PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung atas dukungan yang diberikan.

10.Kedua orang tua dan adik-adik yang telah memberikan dukungan secara materil dan moril, serta doa yang selalu dipanjatkannya setiap waktu, penulis ucapkan terima kasih yang tak terhingga.

v

11.Teman-teman di Jurusan Manajemen Informatika khususnya kelas MI-K yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, terima kasih atas bantuan dan dukungannya.

Semoga kebaikan yang telah diberikan kepada penulis selama ini mendapat balasan yang berlipat ganda dari Allah SWT.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Bandung, . . . .2011

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Penelitian

Dalam suatu perusahaan besar gudang memiliki arti yang sangat penting bagi pendistribusian barang dalam perusahaan dan gudang mempunyai peranan penting guna mendukung keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan karena pada bagian gudang ini terjadi proses pengolahan input menjadi output. Dalam

bukunya yang berjudul ”Manajemen Logistik”, Th 2000. Donal J. Bowersox

mengatakan bahwa gudang dapat digambarkan sebagai suatu sistem logistik dari perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan perlengkapan produksi lainnya (bahan baku, komponen, good in proses, barang jadi, Spareparts, suplies

dan stock) yang disimpan digudang sehingga informasi tersebut mudah diakses

oleh siapapun yang berkepentingan dan selalu update.

Untuk mengolah input menjadi output memerlukan kegiatan operasional pergudangan, meningkatkan tertib administrasi, pengawasan yang baik dan diperlukan sistem yang mendukung seluruh aspek yang berhubungan dengan proses yang terjadi dalam gudang termasuk sistem pergudangan yang berfungsi untuk membantu penglolaan barang dengan baik. Suatu sistem gudang dikatakaan efektif dan efisien jika kemampuan beradaptasi pada tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga penerimaan akhir. PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung adalah sebuah perusahaan swasta yang

2

didirikan pada tahun 1970 yang bergerak dalam bidang distribusi alat olah raga dan distribusi alat musik.

Pendistribusian barang sport seperti, sepatu, raket, dan alat musik yang dilakukan oleh PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung masih belum ditangani dengan baik karena dengan dilihat dari pengembalian barang retur yang terjadi pada tahun 1998 sangat besar dari segi finansial. Barang retur yang diterima oleh perusahaan sebanyak 27 item senilai Rp 76.059.250. Untuk mendukung perusahaan sangat memerlukan gudang untuk tempat penyimpanan barang sementara untuk pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara untuk selanjutnya didistribusikan kepada agen toko maupun untuk para konsumen yang membelinya.

Salah satu perusahaan yang membutuhkan gudang untuk membantu operasional perusahaan adalah PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung yang bergerak di bidang perdagangan umum. Dari penjelasan diatas maka penulis berkesimpulan bahwa perlu dikembangkan suatu sistem yang bisa menangani masalah-masalah yang timbul dan dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan sistem komputerisasi.

Dari penjelasan tersebut peneliti tertarik untuk melakukan penelitian khususnya pada kajian bidang operasional gudang pada perusahaan perdagangan di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung, penelitian yang akan dilakukan penulis adalah bagaimana penanganan dan penglolaan barang masuk dan barang keluar yang akhirnya bertujuan untuk mengurangi biaya yang dikeluarkan oleh

3

perusahaan sehingga optimasi kinerja gudang menjadi cepat dan akurat dalam melaksanakan distribusi barang.

Berdasarkan permasalahan diatas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “SISTEM INFORMASI KELUAR MASUK BARANG DI GUDANG PT. MAHARUPA GATRA (MG) BANDUNG”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Identifikasi masalah adalah cara untuk mengidentifikasi masalah yang akan dijadikan objek penelitian dalam membuat laporan penelitian ini. Rumusan masalah adalah gambaran atau rancangan masalah yang akan diteliti dalam sebuah penelitian.

1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dapat di identifikasikan beberapa masalah untuk Sistem Informasi Keluar Masuk Barang Pada Gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung yaitu :

1. Sering terjadinya kesalahan pada saat melakukan pengiriman barang karena berkas dokumen barang yang hilang atau yang rusak menyebabkan waktu dalam pengiriman terhambat.

2. Sistem yang digunakan oleh bagian gudang tidak terarsipkan dengan baik, sehingga menyebabkan keterlambatan barang masuk.

3. Dalam proses pengembalian retur yang telah dikirim kadang tidak ada pencatatan kondisi barang yang menyebabkan data tidak sesuai.

4 1.2.2. Rumusan Masalah

Berbagai cara digunakan untuk memperoleh informasi data yang dinginkan tanpa mendapat dukungan dari alat atau sistem yang digunakan tidak akan tercapai, maka untuk mencapai suatu hasil yang memuaskan harus merumuskan masalah terlebih dahulu. Mengacu pada identifikasi masalah yang telah disebutkan diatas, maka penulis dapat merumuskan masalaha sebagai berikut :

1. Bagaimana menangani keterlambatan pembuatan laporan barang masuk dan keluar di Gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung dengan memanfaatkan system informasi tersebut.

2. Bagaimana cara mengurangi kesalahan pada saat pengiriman barang ketempat tujuan karena berkas hilang.

3. Bagaimana mengurangi tingkat kesalahan pecatatan barang yang rusak di gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maksud dari penelitian ini adalah untuk merancang Sistem Informasi Keluar Masuk Barang di Gudang yang akan dijadikan data dalam penulisan tugas akhir dan mengimplementasikannya dengan membangun Sistem Informasi Keluar Masuk

5

Barang pada Gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung untuk memudahkan perusahaan didalam pendistribusian barang.

1.4. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis dari penelitan yang dilakukan tentang Sistem Informasi Keluar Masuk Barang di Gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui sistem informasi keluar masuk barang yang sedang berjalan pada gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.

2. Untuk membuat perancangan sistem informasi keluar masuk barang pada gudang di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.

3. Untuk mengimplementasikan sistem informasi keluar masuk barang pada gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.

1.5. Kegunaan Penelitian

Kegunaan dari penelitian ini bagi penulis adalah untuk menerapkan ilmu pengetahuan selama dibangku kuliah, dan hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan, adapun kegunaan dari penilitian ini dapat berguna, dilingkungan praktis dan lingkungan akademis serta untuk menambah pengetahuan dan pengalaman dalam ruang lingkup pengolahan barang yang sesungguhnya.

6 1.4.1. Kegunaan Praktis

Kegunaan praktis dari penelitian ini diharapkan memberikan masukan-masukan ke perusahaan atau objek penelitian tentang kekurangan atau kelemahan yang masih ada pada objek penelitian. Dengan adanya penelitian ini diharapkan bisa memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada dan memperlancar kegiatan yang berjalan pada perusahaan yang bersangkutan serta mengupayakan perbaikan proses aliran barang retur, mengurangi dampak retur baik secara teknis, operasi financial yang terjadi di gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.

1.4.2. Kegunaan Akademis

Bagi pengembangan ilmu sistem informasi yaitu dengan cara membuat aplikasi-aplikasi baru yang berbasis sistem informasi untuk mengatasi masalah-masalah yang sering terjadi pada objek penelitian. Bagi penulis, penelitian ini merupakan suatu studi kasus tentang bagaimana membuat sebuah sistem informasi pada sebuah perusahaan atau instansi.

Maksud dari penelitian ini adalah untuk menganalisa proses penginputan barang yang akan dijadikan data sebagai salah satu proses penulisan tugas akhir dan mengimplementasikannya dengan membangun sistem informasi keluar masuk barang pada gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.

7 1.6. Batasan masalah

Batasan masalah ini dilaksanakan agar dalam perancangan sistem yang dihasilkan ini tidak terlalu meluas dan lebih terarah, maka penulis merasa perlu membatasi ruang lingkup, sesuai dengan tempat Penulis melakukan Praktik Kerja Lapangan di Bagian Gudang, Batasan permasalahan tersebut terdiri dari :

1. Sistem yang digunakan oleh bagian gudang tidak sesuai dengan surat jalan, sehingga menyebabkan keterlambatan barang masuk di gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.

2. Tahapan dan proses penanganan barang keluar di gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.

3. Tahapan proses pengembalian barang retur, barang rusak atau barang cacad, sehingga barang terlambat masuk ke gudang.

4. Perancangan aplikasi ini hanya membahas tentang informasi barang keluar dan barang masuk dari gudang seperti, sepatu, raket, dan alat musik yang dimulai toko memesan barang ke gudang, proses pemesanan kepada supplier sampai konfirmasi pengiriman barang.

1.7. Lokasi Dan Waktu Penelitian

Penulis akan melakukan kerja praktek dan penelitian Skripsi di gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung yang beralamat di Jl. Kopo Jaya No. 12 Bandung, waktu penelitiannya adalah senin sampai dengan jum’at sesuai dengan jam operasional gudang di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung adapun jadwal penelitiannya sebagai berikut :

8

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

Tahapan Maret April Mei Juni

1 2 3 4 1 2 3 4

1 2 3 4 1 2 3 4 Requertment

a. Wawancara b. Observasi Desaign

a. Analisis permasalahan Implementation :

a. Pembuatan system b. Pengkodean Vertification : Uji perangkat lunak Maintenance :

a. Pengembangan system Penyusunan laporan

9

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Menurut Jogiyanto (2005 : 1). Sistem merupakan bagian yang saling berkaitan erat dan membentuk suatu kesatuan yang saling berinteraksi antara bagian satu dengan bagian lainnya untuk mencapai suatu tujuan, artinya apabila salah satu bagian dari sistem tidak ada maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya.

Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) yang saling berinteraksi, sebagai akibat adanya input yang diproses menjadi output/informasi, misalnya sebuah komputer terdiri dari beberapa komponen. 2.1.1. Definisi Sistem

Pengertian sistem dapat dikelompokkan dalam dua kelompok dalam mendenifisikan sistem yaitu penekanan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Denifisi sistem itu sendiri yang menekankan pada komponen atau elemen memiliki pengertian yang lebih luas dari pada penekanan pada prosedur karena pengertian tersebut lebih diterima dikarenakan suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem-subsistem.

10

Ada beberapa definisi sistem yang penulis dapat dari beberapa sumber antara lain:

1) Menurut Gery Fitgerald. Sistem adalah jaringan kerja prosedur-prosedur atau jaringan prosedur yang berhubungan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

2) Menurut Norman L. Enger. Sistem terdiri dari beberapa kegiatan yang saling berhubungan guna mencapai tujuan.

3) Menurut Jogiyanto. Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari beberapa definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen elemen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

2.1.2. Karakteristrik Sistem

Menurut Jogiyanto (2005 : 3). Pada hakekatnya suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen

(component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment),

penghubung sistem (interface), masukan sistem (input), pengolahan sistem (process), keluaran sistem (output), dan sasaran sistem (object ives) atau tujuan sistem (goal).

1) Komponen sistem (component)

Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk

11

menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2) Batasan sistem (boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3) Lingkungan luar sistem (environment)

Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. 4) Penghubung sistem (interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem dengan subsistem lainnya. Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.

5) Masukan sistem (input)

Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input)

dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa sebuah program komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi informasi.

6) Pengolahan sistem (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah input menjadi output.

12 7) Keluaran sistem (output)

Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan mengklasifikasikan masukan menjadi keluaran.

8) Sasaran sistem (object ives)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya.

2.2. Konsep Dasar Informasi

Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah

entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy

yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.

Dari pengertian diatas informasi dapat didefinisikan yaitu, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, sehingga informasi ini sangat penting dalam suatu organisasi.

13 2.1.1. Siklus Informasi

Menurut Andri Kristanto (2008 : 10). Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama siklus pengolahan data.

INPUT PROSES OUTPUT

UMPAN BALIK

Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data

(Sumber : Perancangan Sistem informasi dan Aplikasinya. Oleh : Andi Kristanto)

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output, dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali. Begitu seterusnya.

14 2.1.2. Kualitas Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 10). Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).

Gambar 2.2 Kualitas Informasi

(Sumber : Analisis dan Desain. Oleh : Jogiyanto)

Dari gambar 2.2 diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1) Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan

15 2) Tepat pada waktunya

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

3) Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.

2.1.3. Nilai Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Nilai dari informasi (value of information)

ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang

16

digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan?. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau

information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A.

Leith dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

17 2.4. Pengertian Gudang

Gudang merupakan suatu ruangan atau tempat penyimpanan yang tertutup ataupun yang khusus dipakai untuk tempat penyimpanan material persediaan dan tempat tersebut bukan untuk umum. Menurut Drs. Sofyan Assauri dalam Manajemen Produksi adalah :

Gudang adalah sebuah ruangan yang digunakan untuk menyimpan barang sementara. (1,56).

2.5. Pengertian Penerimaan

Pengertian penerimaan material menurut Ir. Kristanto Harianto dalam bukunya yang berjudul Konsep dan Perancangan Database, yaitu :

“Penerimaan merupakan suatu kegiatan usaha dalam penyelenggaran, pengurusan, dan pengaturan kiriman dalam tempat penyimpanan atau gudang sampai tiba waktunya untuk disalurkan. (3,120)”

2.6. Pengertian Pengeluaran

Pengertian pengeluaran menurut Ir. Kristanto Harianto dalam bukunya yang berjudul Konsep dan Perancangan Database, yaitu :

“Pengeluaran merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan,

penyelenggaraan dan pengaturan pemindahan suatu barang dari suatu ruangan penyimpanan atau gudang ke tempat lain atau ke pemakai serta pengeluaran mempunyai fungsi untuk menyelenggarakan pengurusan secara cepat, tepat dan

18 2.7. Arsitektur Aplikasi

Menjelaskan mengenai definisi jaringan komputer, jenis-jenis jaringan komputer, topologi jaringan komputer dan manfaat jaringan komputer.

2.7.1. Pengertian Jaringan Komputer

Menurut Dede Sopandi (2006 : 5). Jaringan komputer merupakan gabungan antara teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Gabungan teknologi ini melahirkan pengolahan data yang didistribusikan, mencakup pemakaian database, software aplikasi dan peralatan hardware secara bersamaan, untuk membantu proses otomatisasi dan peningkatan kearah efisiensi kerja.

2.7.2. Jenis-jenis Jaringan Komputer

Secara umum jaringan komputer dibagi atas tiga jenis, yaitu :

1) Local Area Network (LAN)

Local Area Network (LAN), merupakan jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama sumberdaya (resouce, misalnya printer) dan saling bertukar informasi.

2) Metropolitan Area Network (MAN)

Metropolitan Area Network (MAN), pada dasarnya merupakan versi

LAN yang berukuran lebih besar dan biasanya menggunakan teknologi yang sama dengan LAN. MAN dapat mencakup kantor-kantor perusahaan yang letaknya berdekatan atau juga sebuah kota dan dapat

19

dimanfaatkan untuk keperluan pribadi (swasta) atau umum. MAN mampu menunjang data dan suara, bahkan dapat berhubungan dengan jaringan televisi kabel.

3) Wide Area Network (WAN)

Wide Area Network (WAN), jangkauannya mencakup daerah geografis

yang luas, seringkali mencakup sebuah negara bahkan benua. WAN terdiri dari kumpulan mesin-mesin yang bertujuan untuk menjalankan program-program (aplikasi) pemakai.

2.7.3. Topologi Jaringan Komputer

Menurut Dede Sopandi (2006 : 38). Memilih jenis kabel yang digunakan untuk membangun jaringan tidak lepas dari jenis topologi yang kita gunakan, namun pada intinya, jaringan komputer adalah jaringan kabel, dimana bentuk dan fungsi dari jaringan tersebut menentukan pemilihan jenis kabel, demikian juga sebaliknya, ketersedian kabel dan harga menjadi pertimbangan utama untuk membangun sebuah jaringan komputer (baik home network, ataupun network kelas raksasa seperti MAN (metropolitan area network).

Ada empat macam topologi jaringan yaitu: 1) Topologi Bus

2) Topologi Star 3) Topologi Ring 4) Topologi Mesh

20

TOPOLOGI BUS TOPOLOGI STAR

TOPOLOGI RING TOPOLOGI MESH

Gambar 2.3. Jenis-Jenis Topologi Jaringan

(Sumber : http://vendika11.com/2009/01/14/topologi-gambar/)

Dalam sistem informasi pengelolaan cuti dan penggajian ini menggunakan topologi star, karena topologi ini mempunyai karakteristik sebagai berikut :

a. Setiap node berkomunikasi langsung dengan central node, traffic data mengalir dari node ke central node dan kembali lagi.

b. Mudah dikembangkan, karena setiap node hanya memiliki kabel yang langsung terhubung ke central node.

c. Keunggulannya adalah jika satu kabel node terputus yang lainnya tidak terganggu.

21

d. Dapat digunakan kabel yang “lower grade” karena hanya menghandel satu traffic node, biasanya digunakan kabel UTP.

Sehingga cukup mudah untuk mengubah dan menambah computer ke dalam jaringan yang menggunakan topologi star tanpa mengganggu aktivitas jaringan yang sedang berlangsung, dan apabila satu computer yang mengalami kerusakan dalam jaringan maka computer tersebut tidak akan membuat mati seluruh jaringan star. Dibawah ini merupakan gambar dari topologi star.

Gambar 2.4 Topologi Star

(Sumber : http://vendika11.com/2009/01/14/topologi-star/)

2.7.4. Manfaat Jaringan Komputer

Menurut Dede Sopandi (2006 : 37). Manfaat yang didapat dari membangun jaringan komputer adalah sebagai berikut :

22

1. Sharing Resources

Sharing resources bertujuan agar seluruh program,

peralatan/peripheral lainnya dapat dimanfaatkan oleh setiap orang yang ada pada jaringan komputer tanpa terpengaruh oleh lokasi maupun pengaruh dari pemakai.

2. Media Komunikasi

Jaringan komputer memungkinkan terjadinya komunikasi antara pengguna, baik untuk teleconference maupun untuk mengirim pesan/informasi yang penting lainnya.

3. Integrasi Data

Pembangunan jaringan komputer dapat mencegah ketergantungan pada komputer pusat. Setiap proses data tidak harus dilakukan 1 komputer saja, melainkan dapat didistribusikan ketempat lainnya oleh sebab inilah maka dapat terbentuk data yang terintegrasi sehingga dengan demikian memudahkan pemakai untuk memperoleh dan mengolah informasi setiap saat.

4. Pengembangan dan Pemeliharaan

Dengan adanya jaringan komputer ini, maka perkembangan peralatan dapat dilakukan dengan mudah dan menghemat biaya, jaringan komputer bisa memudahkan pemakai dalam merawat harddisk

23 5. Keamanan Data

Sistem jaringan komputer memberikan perlindungan terhadap data jaminan keamanan. Data tersebut diberikan melalui pengaturan hak akses para pemakai dan password, serta teknik perlindungan terhadap harddisk sehingga data mendapatkan perlindungan yang efektif.

6. Sumber Daya Lebih Efisien dan Informasi Terkini

Dengan adanya pemakaian sumber daya secara bersama-sama maka pemakai bisa mendapatkan hasil dengan maksimal dan kualitas yang tinggi. Selain itu data atau informasi yang diakses selalu terbaru, karena setiap ada perubahan yang terjadi dapat secara langsung diketahui oleh pemakai.

2.8. Pengertian Client Server

Menurut Dede Sopandi (2006 : 1). Transmisi data berarti pengiriman data antara dua komputer, atau antara sebuah komputer dengan terminal. CCITT

(Consultative Cimmittee International Tlephony dan Tegraphy), yang sekarang

dikenal ITU-T (International Telecommunications Union Telephony), menyebut terminal sebagai piranti terminal data (data terminal equipment=DTE).

Client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya (resources) dari komponen sistem lainnya. Server adalah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya. Sistem client/server dirancang untuk memisahkan layanan basis data dari client, dengan penghubungnya dengan menggunakan jalur komunikasi data. Layanan basisdata diimplementasikan pada sebuah komputer yang berdaya

24

guna, yang memungkinkan manajemen tersentralisasi, keamanan dan berbagi sumber daya. (Sumber : http://www.wimpermana.web.ugm.ac.id/ jaringan-client-server/18 April 2009).

Client-Server adalah arsitektur jaringan yang memisahkan client (biasanya aplikasi yang menggunakan GUI) dengan server. Masing-masing client dapat meminta data atau informasi dari server.

2.9. Perangkat Lunak Pendukung

Yaitu perangkat lunak yang akan digunakan untuk membangun maupun melakukan pengembangan suatu aplikasi sistem informasi.

2.9.1. Microsoft Visual Basic 6.0

Menurut Andri Koniyo (2007 : 145). Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan Bahasa pemograman yang cukup popular dan mudah untuk di pelajari. Anda dapat membuat program dengan aplikasi GUI (Graphical User Interface), atau program yang memungkinkan penggunaan komputer dapat berkominikasi menggunakan media grafik atau gambar dengan komputer tersebut. Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan fasilitas yang memungkinkan anda menyusun sebuah program dengan memasang objek-objek grafis dalam sebuah form. Visual Basic 6.0 berawal dari Bahasa pemrograman BASIC (Beginners Allpurpose

Symbiloc Instruction Code). Karena Bahasa BASIC cukup mudah dipelajari dan

popular, maka hampir setiap programmer menguasai Bahasa ini.

Pada tahun 1980-an, system operasi DOS cukup popular di kalangan pengguna PC karena didalamnya disertai Bahasa BASIC yang dikenal dengan

25

QBASIC (Quick Basic). Sistem tersebut sekarang sudah jarang digunakan. Di era windows, mocrosoft menciptakan Visual Basic yang terus mengalami penyempurnaan hingga Visual Basic 6.0.

2.9.2. Microsoft SQL Server 2000

Menurut Andri Koniyo (2007 : 145). Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. SQL server 2000 mempunyai fungsi utama untuk memproses query dan transaksi database yang diberikan oleh aplikasi client dengan perfomansi yang baik.

Dengan Microsoft SQL Server 2000, database bukanlah sebuah file tetapi merupakan sebuah konsep logis yang berisi sekumpulan objek-objek yang berhubungan. Missal sebuah database berisi data, struktur database, index, sekuritas, view, dan stored procedure. Objek-objek dalam sebuah database adalah sebagai berikut :

1) Database

Database berisi berbagai objek yang digunakan untuk mewakili, menyimpan data, dan mengakses data.

2) Table

26 3) Kolom

Sebuah tanel berisi kolom-kolom untuk menampung data. Kolom mempunyai sebuah tipe dan nama yang unik.

4) Tipe data

Sebuah kolom mempunyai sebuah tipe data. Tipe-tipe yang dapat dipilih adalah karakter, numeric, tanggal, Boolean dan lain-lain.

5) Stored procedure

Merupakan perintah-perintah SQL yang membentuk makro. Dengan menjalankan stored prosedure berarti menjalankan perintah-perintah SQL di dalam sebuah procedure.

6) Trigger

Stored procedure yang diaktifkan pada saat data ditambahkan,

diubah, atau dihapus dari database. Trigger dipakai untuk menjamin aturan integrasi di dalam database.

7) Rule

Diberlakukan pada kolom sehingga data yang dimasukan harus sesuai dengan aturan.

8) Primary key

Menjamin setiap baris data unik, dapat dibedakan dari data yang lain.

27

9) Foreign key

Kolom-kolom yang mengacu primary key pada table lain. Primary key dan foreign key dipakai untuk menghubungkan sebuah data dengan tabel lain.

10) Konstrain

Mekanisme integritas data yang berbasis server dan diimplementasikan oleh sistem.

11) Default

Dinyatakan pada field (kolom) sehingga jika kolom tersebut tidak diisi data, maka diisi dengan nilai default.

12) View

Query yang memakai beberapa tabel, dan disimpan di dalam

database. View dapat memilih beberapa kolom dari sebuah tabel atau menghubungkan beberapa tabel. View daapt dipakai untuk menjaga keamanan data.

13) Index

Membantu mengorganisasikan data sehingga query menjadi lebih cepat.

14) Fungsi

Kumpulan perintah yang mengandung input atau tidak menggunakan input baik satu atau lebih dari satu dan mengeluarkan nilai baik berupa skalar maupun tabular (berbentuk tabel).

28

BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Tempat yang dijadikan penulis sebagai objek penelitian yakni sebuah gudang distributor alat-alat olah raga dan alat musik. Untuk melihat lebih jelas gambaran mengenai objek penelitian tepatnya di Gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung maka penulis membahas mengenai sejarah, visi dan misi perusahaan, Struktur Organisasi dan deskripsi pekerjaan dari PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung tersebut.

3.1.1. Sejarah Singkat PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung

PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung adalah sebuah perusahaan swasta yang didirikan pada tahun 1970 yang bergerak dalam bidang distribusi alat-alat musik dan alat olah raga. Dengan adanya kebutuhan masyarakat PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung. Menciptakan sebuah produk yang harganya bisa terjanggkau oleh semua masyarakat, pada tahun 1980 PT Maharupa Gatra (MG) Bandung sukses mendirikan cabang di daerah, Jakarta, Surabaya, Bali, dan Kalimantan yang mempunyai jumlah karyawan sebanyak 1000 karyawan. Selain di Indonesia Produk PT Maharupa Gatra (MG) Bandung juga mengimpor alat-alat olah raga dan alat-alat musik dari Negara seperti Malaysia, RRC, Inggris dan Amerika.

29

3.1.2 Visi dan Misi PT Maharupa Gatra (MG) Bandung

Berikut ini adalah visi dan misi PT Maharupa Gatra (MG) Bandung. Visi PT Maharupa Gatra (MG) Bandung

Menjadi perusahaan Sport dan Musik terbaik bagi mitra usaha maupun konsumen.

Misi PT Maharupa Gatra (MG) Bandung

a. Menyajikan produk yang bermutu sesuai segmen pasar dengan harga pantas.

b. Memperluas jaringan pasar penjualan yang menjangkau setiap kota penting ditanah air.

c. Memberi pelayanan terbaik kepada mitra usaha maupun pelanggan. d. Meningkatkan kesejahteraan karyawan dari waktu ke waktu

e. Meningkatkan pelayanan dan pendistribusian barang.

f. Membuka gudang cabang ditiap-tiap daerah supaya pendistribusian cepat dan lancer.

30

MOTTO Perusahaan PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung

M emahami dan mencintai tugas dan kepercayaan yang diberikan perusahaan A sih asah dan asuh adalah pedoman kerja kita bersama

H adir dengan kesiapan sikap mental yang positif

A atualisasi selalu visi dan misi perusahaan dengan bijaksana

R amah dan jujur dengan penuh inisiatif dalam menjalankan tugas atau pekerjaan

U payakan selalu keserasian dan keharmonisan dalam suasana bekerja P atuh dan konsisten dalam melaksanakan setiap peraturan perusahaan A sset perusahaan perlu dijaga dan dipelihara dengan baik.

G embira dan penuh dengan kehangatan dalam bekerja A tasi setiap masalah dengan penuh kesabaran

T ekun dan tingkatkan prestasi dalam bekerja R Aihlah kesuksesan setinggi-tingginya

A Khirnya senantiasa bersyukur dan berteri makasih atas nikmat yang diberikan

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan PT Maharupa Gatra (MG) Bandung

Struktur organisasi perusahaan PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung merupakan suatu bentuk susunan keanggotaan yang membedakan jabatan masing-masing pegawai di perusahaan. Sebuah organisasi akan berhasil dengan baik,

31

apabila ia diperlakukan secara profesional melalui sentuhan tangan pemimpin yang mengerti tentang hakekat organisasi.

Penyusunan organisasi yang dilakukan dengan baik dan benar memiliki arti penting bagi pemimpin, karena bermanfaat dalam hal memperjelas dan menguraikan arus pekerjaan, menyediakan pedoman bagi pelaksanaan kerja individual, membantu menyusun perencanaan dan pengawasan, membuat kisi-kisi kegiatan serta memfokuskan usaha melalui kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pencapaian tujuan. Berikut ini adalah struktur organisai PT Maharupa Gatra (MG) Bandung

Bag. Gudang

Bag. Pengiriman

Bag. Administrasi

Bag. Pembelian

Wk Kep. Cabang

Kep. Cabang

Bag. Persediaan

Bag. Pembukuan

32

3.1.4. Deskripsi Tugas

Dari setiap bagian, mempunyai deskripsi tugas masing - masing maka untuk memperjelas deskripsi tugas yang berhubungan dengan proses pengelolaan data barang pada gudang dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Tugas Kepala Cabang

a. Mengawasi, memelihara, bahkan langsung mengawasi pelaksanaan atas kelancarandan perkembangan usaha

b. Sebagai pembuat perencanaan, pengawasan dan penilaian

c. Menetapkan kebijakan-kebijakan serta bertanggung jawab untuk melaksanakannya.

2. Tugas Wakil Kepala Cabang

Membantu tugas kepala cabang, menggantikan tugas kepala cabang di perusahaan.

3. Tugas Bagian Pembelian

Melakukan transaksi pembelian barang dengan supplier dengan syarat adanya permintaan barang tertentu dari bagian gudang

4. Tugas Administrasi

Apabila menang tender maka daftar barang tender yang di menangkan di serahkan kebagian gudang untuk di proses.

33

5. Tugas Bagian Gudang

Menerima barang, menyimpan barang dengan sebaik-baiknya dan menjaga keamanan atas barang tersebut.

6. Tugas Bagian Pengiriman

Menerima barang dari bagian gudang, mengirim barang ke custumer, mencatat bukti penerimaan barang dari konsumen yang harus di lengkapi, dengan pendukung berupa nota, tanda setoran, atau kwitansi

7. Tugas Bagian Keuangan

Mengatur bagian perbelanjaan seefisien dan seefektip mungkin, mencatat keuanggan yang keluar dan yang masuk kedalam kas, mengatur penggajian untuk karyawan.

8. Tugas Bagian Pembukuan

Memberikan data pembelian barang ke bagian database, membuat buku besar.

Adapun deskripsi tugas kerja bagian gudang adalah sebagai berikut : a. Menerima Barang yang baru masuk.

b. Menyiapkan barang tersebut pada tempat yang telah disediakan. c. Mengeluarkan barang sesusai dengan SPK.

d. Mengepak barang yang siap di keluarkan.

e. Memastikan bahwa keadaan barang dalam keadaan baik atau tidak baik.

34

3.2. Metode Penelitian

Metode adalah cara kerja untuk melakukan suatu tindakan, atau suatu kerangka berfikir menyusun gagasan, yang beraturan, terarah dan berkonteks, yang pas dengan maksud dan tujuan. Secara singkas, metode ialah suatu sistem berbuat. Karena berupa sistem maka metode merupakan seperangkat unsur-unsur yang membentuk suatu kesatuan.

Unsur-unsur metode ialah wawasan intelektual, konsep, cara penghampiran persoalan, dan rancang bangun alas data database. Wawasan intelektual berkenaan dengan nalar, tanggap rasa sensation serapan pengalaman, dan ilmu pengetahuan. Cara berkenaan dengan pola berfikir. Alas data ialah cerminan citra tentang kenyataan yang dimiliki seorang penelitian, atau serapan penelitian tentang kenyataan. Alas data dirancang bangun sedemikian rupa agar semua data yang terkumpul dapat dialoksikan kepada kedudukan atau fungsinya yang sepadan menurut maksud dan tujuan penelitian.

Penulis menggunakan metode penelitian terstruktur, sebagai metode untuk mencari pemecahan permasalahan di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung. Sehingga dapat mendapatkan solusi dan pemecahan masalahnya dengan didasari dari data-data yang telah ada.

35

3.2.1. Desain Penelitian

Desain penelitian ini termasuk kedalam penelitian yang bersifat deskriptif. Penelitian deskriftif adalah penelitian yang bertujuan untuk memperoleh ciri-ciri variable, dimana dalam penelitian ini adalah untuk memperoleh gambaran tentang kinerja program yang dirancang dan di implementasikan kepada pengguna (user) dengan pendekatan studi kasus pada PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Metode yang digunakan untuk pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara :

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Sumber data primer adalah data yang diperoleh melalui pengamatan, wawancara, observasi.

a. Wawancara

Yaitu penulis melakukan wawancara langsung dengan pegawai PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung dan mencatat segala data yang diperlukan terutama dalam kegiatan penginputan barang.

b. Observasi.

Yaitu mengadakan pengamatan langsung di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung untuk mendapatkan sistem data barang yang lebih akurat terkait dengan masalah-masalah yang diteliti.

36

c. Kuesioner

Kuesioner adalah kuesioner yang mampu mengukur yang seharusnya diukur dan kuisioner tersebut harus menyatakan sesuatu yang konsisten yang lagi diteliti di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Penulis mengambil data-data yang berhubungan dengan skripsi di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung untuk dijadikan bahan dalam penyusunan skripsi. Dokumentasi yang didapat pada PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung sebagai berikut:

1. Dokumen data barang (surat jalan) di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung

2. Profil serta struktur organisasi PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.

3. Dokumen data pegawai PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.

3.2.3. Metode Pendekatan Sistem dan Pengembangan Sistem

Untuk metode pendekatan pengembangan sistem merupakan suatu metode yang akan digunakan dalam melakukan perancangan sistem informasi.

37 System / Information

Engineering and Modeling

Software Requirements Analysis

Design

Coding

Testing / Verification

Maintenance

3.2.3.1. Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah dengan menggunakan metoda Model Waterfall yang merupakan metode yang berfungsi sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi kebutusan perangkat lunak.

Gambar. 3.2. Metode Pengembangan Waterfall

38

Roger S. Pressman memecah model waterfall menjadi 6 tahapan. Berikut adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model ini menurut Pressman: 1 System / Information Engineering and Modeling.

Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti hardware, database, dan sebagainya. Tahap ini sering disebut dengan Project Definition.

2 Software Requirements Analysis.

Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka para software engineer harus mengerti tentang domain informasi dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkan, user interface, dan sebagainya. Dari 2 aktivitas tersebut (pencarian kebutuhan sistem dan software) harus didokumentasikan dan ditunjukkan kepada pelanggan.

3 Design.

Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas

menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding

dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.

39

4 Coding.

Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer.

5 Testing / Verification.

Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.

6 Maintenance.

Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada errors kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya

40

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang untuk ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahannya, kesempatan-kesempatan dan hambatan yang terjadi dalam kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Perancangan sistem adalah proses perancangan, pengembangan sistem, pendefinisian kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk sistem yang akan dibentuk.

Dalam perancangan suatu sistem diperlukan beberapa alat Bantu. Alat Bantu ini merupakan refresentasi grafik yang dapat mempermudah dalam menggambarkan komponen-komponen yang ada, proses yang terjadi dan membuat usulan pemecahan masalah secara logika. Alat Bantu yang digunakan diantaranya Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD) dan Kamus Data. 1. Flow Map

Flow Map merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagian ini menjelas urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjalan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini.

2. Diagram Konteks

Menurut Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:64). Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu

41

sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.

3. Data Flow Diagram

Menurut Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:68). Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukkan dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus data ini mengalir di antara proses, data store dan menunjukkan arus data dari data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem.

4. Kamus Data

Menurut Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:70). Kamus Data sering disebut juga dengan sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu system informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap.

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada DFD, bersifat global dan hanya menunjukan nama arus datanya saja. Untuk keperluan ini maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :

a. Nama arus data

Nama arus data memberikan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data sehingga dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

42

b. Alias

Alias atau nama lain dari data, untuk menyatakan nama lain dari dari suatu data elemen atau data store yang sebenarnya sama dengan data elemen atau data store yang telah ada.

c. Bentuk data

Bentuk data dapat dipergunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

d. Arus data

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data menuju.

e. Penjelasan

Untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

5. Perancangan Basis Data a. Normalisasi

Menurut Al-bahra binlajamudin (2005:168). Proses Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi table-tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi. Bila ada kesulitan pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa table lagi, dengan kata lain perancangan belumlah mendapat database yang optimal.

43

Dalam Perspektif normalisasi sebuah database dikatakan baik jika setiap tabel yang membentuk basis data sudah berada dalam keadaan normal. Tahap normalisasi dimulai dari tahap paling ringan (1NF) hingga paling ketat (5NF). Biasanya hanya sampai pada tingkat 3NF atau BCNF, karena sudah cukup memadai untuk menghasilkan tabel-tabel yang berkualitas baik.

b. Tabel Relasi

Menurut Al-bahra binlajamudin (2005:142). Tabel relasi merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan yang lainnya, berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi beberapa macam hubungan yaitu, One-To-One mempunyai pengertian setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua. a. One-To-Many

Mempunyai pengertian setiap basis data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua.

b. Many-To-Many

Mempunyai pengertian satu baris atau lebih data pada tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel kedua.

3.2.4. Pengujian Software

Menurut Al-bahra bin Lajamudin (2005:351). Pengujian Perangkat Lunak adalah proses menjalankan dan mengevaluasi sebuah perangkat lunak secara manual maupun otomatis untuk menguji apakah perangkat lunak sudah memenuhi persyaratan atau belum dan untuk menentukan perbedaan antara hasil yang diharapkan dengan hasil sebenarnya.

44

Faktor-faktor pengujian yang dilakukan meliputi:

1. Kebutuhan yang berkaitan dengan penanganan keluhan pelanggan. 2. Pendefinisian spesifikasi fungsional

3. Penentuan spesifikasi kegunaan 4. Penentuan kebutuhan portabilitas 5. Pendefinian antar muka sistem.

Pengujian Black Box

Menurut Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:360). Pengujian black-box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Dengan demikian, pengujian black-box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program. Pengujian black-box bukan merupakan alternatif dari teknik white-box, tetapi mengungkap kelas kesalahan dari pada metode white-box. Pengujian black-box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut :

a. Fungsi yang tidak benar atau hilang, b. Kesalahan interface,

c. Kesalahan dalam stuktur data atau akses database eksternal, d. Kesalahan kinerja,

e. Inisialisasi dan kesalahan terminasi.

Pada program aplikasi Sistem Informasi Keluar Masuk Barang ini dilakukan pengujian dengan kategori-kategori diatas.

45

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan

Sebelum melakukan perancangan sistem, diperlukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. Tujuan dari analisis dan evaluasi sistem adalah untuk menganalisis sistem pengelolaan data serta pengembangan sistem melalui perbaikan sehingga Sistem Informasi Keluar Masuk Barang Pada Gudang di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung ini dapat menghasilkan informasi data yang akurat.

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisis yang menguraikan secara rinci dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Keluar Masuk Barang, adapun deskripsinya sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Surat Pemesanan Barang Fungsi : Untuk pemesanan barang

Sumber : Bagian gudang

Distribusi : Bagian gudang

Frekuensi : Untuk setiap pengiriman barang

46

Atribut : No.SJ, Kode barang, nama barang, satuan, jumlah, harga barang.

2. Nama Dokumen : Daftar Barang Masuk

Fungsi : Untuk daftar barang masuk ke gudang

Sumber : Bagian gudang

Distribusi : Bagian gudang

Frekuensi : Untuk setiap barang yang diterima

Rangkap : 3

Atribut : No.SJ, Kode barang, nama barang, satuan, jumlah, harga barang

3. Nama Dokumen : Daftar Barang Keluar

Fungsi : Untuk mencatat barang yang keluar Sumber : Bagian gudang

Distribusi : Bagian gudang

Frekuensi : Untuk setiap barang yang keluar

Rangkap : 3

Atribut : No.SJ, Kode barang, nama barang, satuan, jumlah, harga barang

4. Nama Dokumen : SJ (Surat Jalan)

Fungsi : Sebagai surat untuk mecocokan barang yang diterima.

47

Sumber : Supplier

Distribusi : Bagian gudang

Frekuensi : Untuk setiap pengiriman barang

Rangkap : 2

Atribut : No.SJ, Nama barang, jumlah, No.SJ, Kd supplier, tgl, tanda tangan penerima, tanda tangan

pengirim.

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Prosedur yang sedang berjalan menunjukan aliran data yang ada pada sistem yang sedang berjalan di Gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung. Flowmap merupakan bagan alir yang menunjukan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukan apa yang dikerjakan di dalam sistem. Prosedur sistem informasi keluar masuk barang di deskripsikan sebagai berikut :

a. Proses Barang Masuk

1. Gudang membuat surat pemesanan barang kepada supplier.

2. Supplier kemudian mengecek surat permintaan barang dari gudang.

3. Supplier memberikan barang Surat Jalan (SJ) beserta barang yang dipesen kepada bagian gudang

48

4. Selanjutnya bagian administrasi gudang membuat laporan barang masuk.

5. Bagian gudang mengecek barang dan surat jalan dan selanjutnya menjadikan daftar masuk barang digudang.

b. Proses Barang Keluar

1. Bagian administrasi menerima order barang masuk dari toko.

2. Bagian administrasi gudang mengecek surat jalan (SJ) yang masuk kegudang sebagai permintaan barang.

3. Bagian administrasi gudang membuat surat jalan untuk diserahakan ke toko.

4. Bagian administrasi .mencocokan surat jalan (SJ) dari supplier beserta barang yang dipesan dan mencatat dan dijadikan barang keluar.

5. Bagian administrasi membuat laporan barang keluar.

6. Selanjutnya bagian administrasi gudang membuat laporan barang keluar.

49

Pemesanan barang

Daftar permintaan barang Daftar permintaan

barang

Pengecekan data dan

barang

Supplier Administrasi Gudang Toko

Daftar barang masuk

Daftar barang masuk

DBM

Gambar 4.1 Diagram Flowmap Proses Barang Masuk Yang Sedang Berjalan

Surat jalan dan barang

SJ

Surat jalan dan barang

Pengecekan & pencatatan barang masuk

DBM

4.1.2.1. Flow Map.

Cek surat pemesanan barang

Keterangan :

SJ : Surat Jalan

50

Persediaan barang Surat pemesanan

barang

Administrasi Gudang Supplier

Daftar barang keluar

Persediaan barang Pengecekan data barang

LBK

Laporan barang keluar

LBK

Gambar 4.2 Diagram Flow Map Proses Barang Keluar Yang Sedang Berjalan Membuat

lap. barang keluar

Cetak barang

Daftar barang keluar

Toko

Surat pemesanan barang

Laporan barang keluar

Keterangan :

51

4.1.2.2. Diagram Kontek

Surat Jalan

SUPPLIER Surat Pemesanan TOKO

Barang

Laporan Barang Keluar

L a p o ra n ba ran g m a su k & Ba ran g ke lua r

Gambar 4.3. Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan

ADMINISTRASI GUDANG SISTEM INFORMASI KELUAR MASUK BARANG Su rat Pe m esa n a n B a ra n g

Surat Pemesanan Barang

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Su ra t ja la n

Gambar 4.4 DFD yang sedang berjalan

1 Membuat daftar pemesanan barang 2 Membuat daftar permintaan barang 3 Memeriksa dan mencatat barang masuk 4 Mencatat barang keluar 5 Laporan barang keluar SALES MANAGER

Daftar barang masuk

L a p or a n b a ra n g ke lu a r L a po ra n b ar a ng kel u ar Laporan barang keluar Da ft a r b ar a n g kel u ar Da fta r pe rm in ta a n ba ran g SUPPLIER Da ftar b a ran g m a su k Da ftar pe rm in ta a n b ar a ng TOKO ADMINISTRASI GUDANG

52

4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan

Berdasarkan hasil analisa penulis terhadap sistem pengolahan data informasi yang sedang berjalan proses sistem keluar masuk barang di perusahaan tersebut sudah tertata dengan rapi, tapi masih ada kekurangan, Setelah mengetahui sistem yang ada saat ini, penulis meyimpulkan sebagai berikut :

Tabel 4.1. Evaluasi Sisitem Yang Berjalan

No Permasalahan Penyelesaian

1. Kurang efektif dalam pengelolahan data yang masih dikerjakan dengan cara mencatat data menggunakan buku besar atau masih dilakukan secara manual.

Membuat Sistem Informasi Keluar

Masuk Barang menjadi

terkomputerisasi, sehingga data-data yang rusak dan hilang bisa di minimalisir.

2. Kurang efisiennya waktu yang dibutuhkan untuk proses pembuatan laporan barang masuk dan barang keluar dari dalam gudang.

Dengan membuat Sistem Informasi Keluar Masuk Barang yang komputerisasi dapat mempermudah pembuatan laporan barang masuk dan barang keluar sehingga tidak akan memakan waktu yang lama. 3. Keterlambatan informasi keluar

masuk barang di gudang yang mengakibatkan terhambatnya kegiatan operasional perusahaan.

Membuat program aplikasi yang diharapkan d a p a t membantu sistem informasi keluar masuk barang di bagian gudang

53

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan rencana rancangan sistem terhadap sistem yang sedang berjalan.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem ini bertujuan untuk memperbaiki dan mengembangkan sistem yang sedang berjalan guna memudahkan system Keluar Masuk barang. Sistem yang dirancang adalah sistem komputerisasi tujuannya supaya petugas bisa melakukan proses dengan lebih mudah.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Sistem informasi Keluar Masuk Barang yang diusulkan di Gudang di PT. MAHARUPA GATRA (MG) Bandung adalah sistem komputerisasi yang diharapkan mampu memperbaiki sistem yang sedang berjalan dan memudahkan bagi para petugas gudang. Dengan adanya Sistem Informasi Keluar Masuk barang ini para pegawai tidak perlu lagi kerepotan dalam pekerjaannya. Sistem ini bisa mempercepat kinerja semua bagian dalam perusahaan.

4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan prosedur yang diusulkan merupakan gambaran umum dari sistem yang diusulkan untuk memperbaiki dan mempermudah sistem yang sedang berjalan. Rancangan sistem yang diusulkan dibuat berbeda dengan sistem yang berjalan, yakni dibuat secara komputerisasi dengan menggunakan software aplikasi khusus, sedangkan sistem berjalan sudah terkomputerisasi tapi masih menggunakan software standard office.

54

4.2.3.1 Flow Map Rancangan

Flowmap merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukan apa yang dikerjakan di dalam sistem.

1. Proses Barang Masuk

a. Gudang membuat surat pemesanan barang kepada supplier.

b. Supplier kemudian mengecek surat permintaan barang dari gudang.

c. Selanjutnya bagian administrasi gudang membuat laporan barang masuk.

d. Bagian gudang mengecek barang dan surat jalan dan selanjutnya menjadikan daftar masuk barang digudang.

2. Proses Barang Keluar

a. Bagian administrasi gudang mengecek surat jalan (SJ) yang masuk kegudang sebagai permintaan barang.

b. Bagian administrasi gudang membuat surat jalan untuk diserahakan ke toko.

c. Bagian administrasi .mencocokan surat jalan (SJ) dari supplier beserta barang yang dipesan dan mencatat dan dijadikan barang keluar.

55 Form Pemesanan Barang Nota Order Nota Order Buat Surat Jalan

Supplier Administrasi Gudang Toko

Flow Map Proses Barang Masuk Yang di Usulkan

Buat Nota Order Surat Jalan SJ Surat jalan Input barang masuk D a ta b a se in ve n tory Buat laporan barang masuk Laporan barang masuk LBM

Gambar 4.5 Diagram Flow Map Proses Barang Masuk Yang di Usulkan

Cek Surat Jalan Persediaan Permintaan 1 tidak Form Pemesanan Barang Input Pemesanan Barang Cek Ketersediaan Barang Ya Keterangan :

SJ : Surat Jalan

LBM : Laporan Barang Masuk

56 LBK Laporan barang keluar Buat laporan barang keluar D a ta b a s e ba ran g Laporan barang keluar LBK

Supplier Administrasi Gudang Toko

Flow Map Proses Barang Keluar Yang di Usulkan

Gambar 4.6 Diagram Flow Map Proses Barang Keluar Yang di Usulkan Nota Order Buat Nota Order Persediaan Permintaan Form Pemesanan Barang Input Pemesanan Barang Cek Ketersediaan Barang 2 ya Input Barang Keluar Form Pemesanan Barang Tidak Keterangan :

LBK : Laporan Barang Keluar 2 : Proses Barang Keluar

57 LBR Laporan barang retur Buat laporan barang retur Da ta ba se ba ra ng

Supplier Administrasi Gudang Toko

Flow Map Proses Barang Retur Yang di Usulkan

Gambar 4.7 Diagram Flow Map Proses Barang Retur Yang di Usulkan

2 Cek Kualitas Barang Membuat Surat Bukti Retur Barang rusak Surat Bukti Retur Input Retur Barang 3 Barang Baik LBR Laporan barang retur Surat Bukti Retur Mengecek Surat Bukti Retur

Surat dan barang retur

Keterangan :

LBR : Laporan Barang Retur

2 : Proses Barang Keluar

58

4.2.3.2. Diagram Kontek

Surat Jalan

SUPPLIER Nota Order TOKO

Laporan keluar barang

La po ra n b ar an g m as uk

Gambar 4.8. Diagram Konteks Yang di Usulkan ADMINISTRASI GUDANG N ot a O rder 1 SISTEM INFORMASI KELUAR MASUK BARANG

Surat Bukti Retur

Lap or an B a rang k el uar La po ra n Bar an g R e tur

Laporan Barang Retur Form Pemesanan Sur at B u kti R et u r

4.2.3.3. Data Flow Diagram

SUPPLIER TOKO N ota O rd er Lapo ran B ar ang K el ua r

Gambar 4.9. Data Flow Diagram Level 0 Yang di Usulkan

ADMINISTRASI GUDANG 1.4 Membuat Surat Jalan 1.1 Memesan Barang Form pemesanan barang Database Inventory 1.2 Membuat Nota Order 1.3 Mengecek Ketersediaan Barang N ot a O rde r 1.5 Cek Surat Jalan 1.6 Input Barang Masuk Surat Jalan Surat Jalan N ota O rde r 1.7 Input Barang Keluar Nota Order N ota O rde r 1.8 Membuat Laporan Barang Keluar Laporan Barang Keluar For m P em esa na n B ar an g S ur at Ja lan N ota O rde r P em esan an B ara ng S ur at Jal an

59 SUPPLIER TOKO N ot a O rd e r

Gambar 4.10. Data Flow Diagram Level 1 Yang di Usulkan

ADMINISTRASI GUDANG 1.4 Membuat Surat Jalan 1.1 Memesan Barang Form pemesanan barang

Database Inventory 1.2 Membuat Nota Order 1.3 Mengecek Ketersediaan Barang N ot a O rd er 1.5 Cek Surat Jalan 1.6 Input Barang Masuk Surat Jalan Surat Jalan N ot a O rd er 1.7 Input Barang Keluar Nota Order 1.8 Membuat Laporan Barang Keluar Form P eme sana n B ara ng S ura t Jal an No ta O rd er S ura t Jal an 1.12 Mengecek Kualitas Barang 1.13 Membuat Surat Bukti Retur 1.10 Mengecek Surat Bukti Retur 1.11 Input Barang Retur Surat Bukti Retur S ura t B ukti R et ur S ura t B uk ti R et ur 1.9 Membuat Laporan Barang Masuk S ura t ja lan Laporan Barang Masuk Lapora n B ara ng Ma suk

Form pemesanan barang

Lap ora n B a ra ng K elu ar No ta O rd er

Surat Bukti Retur

Laporan Barang Keluar

4.2.3.4. Kamus Data

Kamus data adalah penjabaran dari aliran-aliran data yang ada di dalam sebuah Data Flow Diagram dan merupakan Entitas-entitas yang akan dibuat dalam sebuah Entity Relationship Diagram.

60

1. Nama dokumen : Daftar Permintaan Barang

Fungsi : Untuk menulis barang yang akan di order

Sumber : Bagian Gudang

Distribusi : Bagian Gudang

Frekuensi : Untuk setiap barang yang diterima

Rangkap : 1

Atribut : No SJ, kode barang, nama barang, satuan, jumlah, harga

2. Nama dokumen : Surat Jalan (SJ)

Fungsi : Sebagai surat untuk mecocokan barang yang diterima

Sumber : Supplier

Distribusi : Bagian Gudang

Frekuensi : Untuk setiap pengiriman barang

Rangkap : 2

Atribut : No SJ, nama barang, jml, kd supplier, tgl, ttd penerima, ttd pengirim

3. Nama dokumen : Daftar Barang Masuk

Fungsi : Untuk menulis barang yang masuk

Sumber : Bagian Gudang

Distribusi : Bagian Gudang

Frekuensi : Untuk setiap barang yang diterima

61

Atribut : No SJ, kode barang, nama barang, satuan, jumlah, harga.

4. Nama Dokumen : Daftar Barang Keluar

Fungsi : Untuk mencatat barang yang keluar Sumber : Bagian penjualan

Distribusi : Bagian Gudang

Frekuensi : Untuk setiap barang yang keluar

Rangkap : 1

Atribut` : No SJ, kode barang, nama barang, satuan, jumlah, harga

5. Nama dokumen : Laporan Barang Keluar Fungsi : Sebagai laporan barang keluar

Sumber : Bagian Gudang

Distribusi : Bagian Manajer

Frekuensi : Untuk setiap barang yang keluar

Rangkap : 3

Atribut : No SJ, kode barang, nama barang, satuan, jumlah, harga

6. Nama dokumen : Daftar Persediaan Barang

Fungsi : Untuk menulis barang masuk dan barang keluar Sumber : Bagian persediaan

62

Frekuensi : Untuk setiap barang yang diterima dan barang yang keluar

Rangkap : 1

Atribut : No SJ, kode barang, nama barang, satuan, stock, harga

5.2.4. Perancangan Basis Data

Perancangan basis data merupakan perancangan yang digunakan untuk pembuatan dan penyimpanan data kedalam sistem yang terdiri dari beberapa file,

dalam perancangan Basis Data ini akan dibahas mengenai normalisasi, ERD, relasi tabel, dan struktur file.

5.2.4.1. Normalisasi

Normalisasi merupakan suatu proses pengelompokan data elemen menjadi table-tabel yang menunjukan entity dan relasinya yang berfungi untuk menghilangkan redudansi data, menentukan key yang unik untuk mengakses data atau merupakan pembentukan relation sedemikian rupa sehingga database

tersebut mudah dimodifikasi. a. Tujuan dari Normalisasi

- Untuk menghilang kerangkapan data. - Untuk mengurangi kompleksitas.

63

b. Proses Normalisasi

- Data diuraikan dalam bentuk table, selanjutnya dianalisis berdasarkan persyaratan tertentu ke beberapa tingkat.

- Apabila table yang diuji belum memenuhi persyaratan tertentu, maka table tersebut perlu dipecah menjadi beberapa table yang lebih sederhana sampai memenuhi bentuk yang optimal.

c. Tahapan Normalisasi

Tahap Normalisasi dimulai dari tahap paling ringan (1NF) hingga paling ketat (5NF). Biasanya hanya sampai pada tingkat 3NF atau BCNF karena sudah cukup memadai untuk menghasilkan tabel-tabel yang berkualitas baik.

Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Bentuk tidak normal merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, bisa saja tidak lengkap atau terdupllikasi. Semua data dikumpulkan sesuai dengan saat menginput. Berikut ini merupakan bentuk tidak normal dari sistem Keluar Masuk Barang.

{Kode_barang, nama_barang, jumlah_barang, no_urut, no_artikel, nama_barang, jumlah, no_artikel, nama_barang, jumlah, harga_satuan, jumlah_harga, kode_barang, no_artikel, nama_barang, jumlah_barang, harga_satuan }.

Bentuk Normal Pertama (First Normal Form/1FN)

Suatu relasi dikatakan memenuhi kaidah 1NF jika hanya jika dalam relasi tersebut tidak terjadi pengulangan kelompok atribut atau sudah simpel.

64

Berikut merupakan bentuk normal dari Sistem Informasi Keluar Masuk Barang.

{Kode_barang, nama_barang, jumlah_barang, no_urut, no_artikel, harga_satuan, jumlah_harga}

Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/2NF)

Relasi dikatakan memenuhi kaidah normal tingkat kedua jika memenuhi kaidah 1NF dan atribut bukan kunci harus bergantung pada atribut kunci. Pada bentuk normal tingkat kedua , semua atribut bukan kunci harus tergantung total pada semua atribut kunci, karena pada pembuatan bentuk normal kedua harus ditentukan dulu atribut kuncinya. Selanjutnya untuk penulisan atribut kunci diberi tanda garis bawah atau bintang.

Surat Pemesanan Barang :

{Kode_barang*, nama_barang, jumlah_barang, no_urut, no_artikel**, harga_satuan, jumlah_harga}

barang:

{kode_barang*, nama_barang, jumlah_barang} Surat Masuk Barang :

{ no_artikel *, kode_barang**, no_urut, harga_satuan , nama_barang, jumlah}

Surat Jalan :

{ No_artikel*, kode_barang**, nama_barang, jumlah, harga_satuan, jumlah_harga }

65

{Kode_barang*, no_artikel**, nama_barang, jumlah_barang, harga_satuan}

Keterangan : * : Primery key ** : Foreign key

5.2.4.2. Relasi Tabel

Basis data yang dirancang untuk Sistem Informasi Keluar Masuk barang menyimpan data-data antara lain : data barang, data Keluar Masuk barang, data pengiriman barang, dan data bukti pengiriman barang. Relasi dari data-data tersebut dapat dilihat dari hubungan tabel-tabel pada gambar berikut :

Relasi Table Barang kode_barang* nama_barang jumlah_barang Barang Masuk nomor_SJ* kode_barang** nama_barang jumlah_barang harga_satuan Barang Keluar nomor_SJ* kode_barang** nama_barang jumlah_barang harga_satuan Pemesanan kode_pemesanan* kode_barang** nama_barang jumlah_barang harga_satuan Supplier kode_pemesanan* kode_barang** harga_satuan Alamat_telp

66

5.2.4.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD terbentuk dari entitas dan relasi sehingga dalam hal ini ERD merupakan himpunan entitas-entitas dan himpunan relasi yang dideskripsikan lebih jauh melalui sejumlah atribut-atribut yang menggambarkan seluruh fakta dari sistem yang ditinjau, adapun ERD Sistem Informasi Keluar Masuk Barang Pada Gudang di PT. MAHARUPA GATRA (MG) Bandung adalah sebagai berikut :

Toko Meminta

Supplier

N I

I I

Mengesahkan Administrasi

Gudang

Gambar 4.12. ERD

5.2.4.4. Struktur File

Struktur file adalah penggambaran tentang file-file dalam tabel sehingga dapat dilihat bentuk file-file tersebut baik field-fieldnya, tipe datanya serta ukuran dari data tersebut. Berikut ini adalah struktur file pada Sistem Keluar Masuk Barang Pada Gudang di PT. MAHARUPA GATRA (MG) Bandung :

Tabel 4.3. Input Barang

67

Jenis_Barang Varchar 8 *

Artikel_Barang Varchar 50

Nama_Barang Varchar 4

Harga_Barang Varchar 8

Stock_Barang Varchar 50

Tabel 4.4. Pemesanan Barang

Field Name Type Size Key

No_Pemesan Varchar 10 *

Nama_Gudang Varchar 20

Nomor_Nota Varchar 10

Nomor_Artikel Varchar 10

Satuan_Barang Varchar 45

Jenis_Barang Varchar 5

Jumlah_Pesen Varchar 10

Jumlah_Harga Varchar 20

104 5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian

Berdasarkan hasil pengujian dengan kasus uji sample di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa perangkat lunak bebas dari kesalahan sintaks dan secara fungsional mengeluarkan hasil sesuai dengan yang diharapkan.

Pengujian Sub Laporan Hasil Uji (Data Normal) Tabel 5.10. Pengujian Laporan Barang Keluar dan Hasil Uji Sub Menu Deskripsi Pengamatan Kesimpulan Laporan

Barang Keluar

Sub menu untuk mengakses form untuk mencetak laporan barang keluar.

Laporan barang barang keluar

105 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1. Kesimpulan

Setelah penulis menelusuri kegiatan dan kerja praktek disana yang penulis lakukan dalam proses keluar masuk barang di gudang PT. Mahararupa Gatra (MG) Bandung dan menganalisa sistem yang berjalan, maka dapat ditarik kesimpulan :

1. Dengan adanya alat bantu komputer maka proses persediaan barang di gudang PT. Mahararupa Gatra Bandung dapat mempermudah dan mempercepat proses input data barang, barang masuk, barang keluar. 2. Dapat meningkatkan kinerja dan mempermudah bagian gudang dalam

pencataan barang.

3. Dapat membantu mengurangi kesalahan-kesalahan dalam pekerjaan, pencatatan barang keluar, barang masuk.

4. Dengan menggunakan microsof visual basic, maka diharapkan dapat membantu dalam hal system informasi keluar masuk di gudang PT. Mahararupa Gatra (MG) Bandung.

6.2. Saran

Agar proses keluar masuk barang di gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung dapat berjalan dengan baik, penulis mengajukan beberapa saran yang

106

mudah-mudahan dapat membantu pihak PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung dan peneliti yang akan datang. Saran-saran tersebut antara lain :

1. Sistem informasi sangat perlu diterapkan disegala bagian, baik bagian administrasi gudang, kepala gudang, setaff gudang pengolahan data barang. Dengan menerapkan sistem informasi data barang maka persediaan ataupun pengadaan barang bisa terjaga agar tidak terjadi kelangkaan barang serta dapat menunjang kelancaran kinerja pegawai di bagian gudang.

2. Peneliti yang akan datang apabila meneliti bagian sistem informasi keluar masuk barang, disarankan mengembangkan aplikasi ini dengan menggunakan basis data yang penyimpanan datanya lebih besar seperti SQL server tentunya disesuaikan dengan kebutuhan user yang akan datang.

3. Diperlukan penyediaan perangkat lunak (software ) dan perangkat lunak (hadware) yang lebih baik kemampuannya untuk lebih meningkatkan hasil pengolahan data.

4. Perlu dilakukan back-up file ke media simpanan yang lebih baik guna menjaga apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, hal ini dilakukan demi menjaga keamanan data itu sendiri.

5. Dengan menggunakan komputer diharapkan dapat memudahkan perusahaan dalam pengolahan data pelangan dengan memakai system mickrosof visual basic 6.0

107

DAFTAR PUSTAKA

Bin Ladjamudin, Al Bahra “Rekayasa Perangkat Lunak“ oleh Penerbit Graha Ilmu, Tangerang 2006.

http://Landasan-Teori-Sistem-Informasi.html.diakses tanggal 17 Juli 2001 http://www.dosen.unikom.ac.id/?go/file/testing.

Jogiyanto, “Analisis & Desain” oleh Penerbit Andi, Yogyakarta, 2005.

Konyo, Andri, “Membuat Aplikasi Database SQL Server dengan Visual Basic 6.0” oleh Gava Media, Yogyakarta 2007.

Kristanto, Andri “Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya” oleh Penerbit Gava Media, Klaten 2007.

Sopandi, Dede,” Instalasi dan Konfigurasi Jaringan Komputer “ oleh Informatika, Bandung 2006.

http://vendika11.com/2009/01/14/topologi-gambar/.

Sutedjo D. O, Budi, 2002, Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi, ANDI Yogyakarta, Yogyakarta.

Sutedjo D. O, Budi, 2003, Kamus ++ Jaringan Komputer, ANDI Yogyakarta, Yogyakarta.

Fathansyah, 1999, Basis Data, Informatika Bandung, Bandung.

Kadir, Abdul, 2004, Dasar Aplikasi Database MySQL, ANDI Yogyakarta, Yogyakarta.

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Data Pribadi

Nama Lengkap : Nurkhayat

Tempat Tgl/Lahir : Kebumen

Agama : Islam

Jenis Kelamin : Pria

Nama Ayah : Marsono

Nama Ibu : Wasmi

Alamat : Jln. Inhoftank No. 18 Bandung

Tlp : (022) 5208208 Email : Nur_hayat2001@yahoo.com

Data Pendidikan

1991-1997 SDN. PENGARINGAN

1997-2000 WIYATA DARMA BANDUNG

MOTTO

“Jadilah kamu manusia yang pada kelahiranmu semua orang tertawa bahagia,

Tetapi hanya kamu sendiri yang menangis, dan pada kematianmu semua orang menangis sedih, tetapi hanya kamu sendiri tersenyum”

MAHATMA GANDHI

“Ancaman nyata sebenarnya bukan pada saat komputer mulai bisa berfikir seperti manusia, tetapi ketika manusia mulai berfikir komputer