Sistem Informasi Pencatatan Material Untuk Pengadaan Barang Masuk dan Keluar.

(1)

vii

ABSTRACT

Lack of good materials management in civil construction project can cause

delay to the project. There are some issues in the field such as : manually

created documentation of purchased & used construction materials and

reports, how inconvenient it is to check the availability stock of construction

materials, and the need of authorization to make some materials purchasing

or carrying out construction materials from the warehouse

To solve these problems, helps from other disciple, in this case is System

Information is needed to manage materials in a civil construction project. With

System Information problems inside the system in the field which is

considered must be changed can be found, and then make a new system that

can solve these problems.

With this Java language application, there is a hope that this application can

helps people working on a civil construction project to manage materials in

the field. Therefore with this application materials management will be easier,

faster, more secure, more efficient, there will be reduced use of paperwork

and lesser manual works done.

(2)

viii

ABSTRAK

Manajemen material pada proyek konstruksi sipil yang kurang baik seringkali

mengakibatkan keterlambatan penyelesaian proyek. Dapat ditemukan

beberapa masalah di lapangan seperti pembuatan dokumentasi data

pembelian & penggunaan material konstruksi dan laporan yang masih

dilakukan secara manual, sulitnya di lapangan untuk mengecek ketersediaan

material konstruksi dan dibutuhkannya proses autorisasi untuk mengeluarkan

material konstruksi dari gudang

Untuk menyelesaikan masalah di atas, dibutuhkan bantuan dari bidang ilmu

lain, dalam hal ini Sistem Informasi untuk membantu memanajemen material

pada sebuah proyek konstruksi. Dengan adanya Sistem Informasi dapat

ditemukan masalah pada sistem di lapangan yang dinilai dapat dirubah,

kemudian dibuat sebuah sistem baru untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Dengan adanya aplikasi dengan bahasa pemrograman Java

ini diharapkan

dapat membantu pihak

–

pihak yang bekerja pada sebuah proyek konstruksi

untuk memanajemen material di lapangan. Dengan menggunakan aplikasi ini

manajemen material akan menjadi lebih mudah, cepat, aman, efisien, akan

ada pengurangan dalam penggunaan kertas kerja dan pengurangan

pekerjaan yang masih dilakukan secara manual.

(3)

DAFTAR ISI

COVER ... i

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... iii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iv

KATA PENGANTAR ... v

ABSTRACT ... vii

ABSTRAK ... viii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR TABEL ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Maksud dan Tujuan ... 3

1.4 Batasan Masalah ... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

2.1 Manajemen Proyek ... 6

2.2 Hierarki Organisasi Proyek dan Job Description ... 7

2.3 Sistem Informasi ... 9

2.4 Proses Bisnis ... 12

2.5 Flow Chart ... 13

2.5.1 Pengertian dan Simbol Flow Chart ... 13

2.6 Pemodelan Sistem Informasi ... 15

2.6.1 Alat Pemodelan ... 15

2.6.1.1 Definisi dan Fungsi Alat Pemodelan ... 15

2.6.1.2 Entity Relational Diagram (ERD) ... 15

(4)

2.6.1.4 Data Flow Diagram (DFD) ... 20

2.6.1.5 Spesifikasi Proses (PSPEC) ... 22

2.6.1.6 Kamus Data ... 22

2.7 My SQL ... 23

2.8 Pemrograman Bahasa Java ... 25

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN ... 28

3.1 Proses Bisnis ... 28

3.2 Rancangan Diagram Entitas ... 29

3.3 Context Diagram ... 30

3.3.1 Dekomposisi ... 31

3.4 Data Flow Diagram ... 31

3.4.1 DFD Level 1 ... 33

3.4.2 DFD Level 2 ... 35

3.4.2.1 DFD Level 2 Proses 1 ... 35

3.4.2.2 DFD Level 2 Proses 2 ... 35

3.4.2.3 DFD Level 2 Proses 3 ... 36

3.4.3 DFD Level 3 ... 37

3.4.3.1 DFD Level 3 Proses 1 ... 37

3.5 Spesifikasi Proses ... 38

3.6 Kamus Data ... 41

3.6 Rancangan Disain Antar Muka ... 44

BAB IV HASIL TERCAPAI DAN EVALUASI ... 60

4.1 Welcome Form ... 60

4.2 Login Form ... 61

4.3 Main Form ... 62

4.4 Form Material In ... 63

4.4.1 Purchasing Order Number Combo Box ... 65

4.4.2 Tombol Confirm Delivery ... 66

4.5 Form Material Out ... 67

4.5.1 ID Material Combo Box ... 68

(5)

4.5.3 Tombol Add Item ... 70

4.5.4 Tombol Confirm ... 74

4.6 Form Availability Check ... 75

4.6.1 ID Material Combo Box ... 76

4.6.2 Tombol Search ... 77

4.6.3 Tombol Check ... 78

4.7 Form Purchasing ... 79

4.7.1 ID Material Combo Box ... 80

4.7.2 ID Supplier Combo Box ... 81

4.7.3 Tombol Add Item ... 82

4.7.4 Tombol Create Purchase Order ... 83

4.8 Form Material Master ... 84

4.8.1 ID Material Combo Box ... 85

4.8.2 New Material Button ... 86

4.8.3 Edit Material Button ... 87

4.8.4 Delete Material Button ... 89

4.9 Form Supplier Master ... 91

4.9.1 Supplier ID Combo Box ... 92

4.9.2 New Supplier Button ... 93

4.9.3 Edit Supplier Button ... 94

4.9.4 Delete Supplier Button ... 96

4.10 Form Item Pekerjaan ... 98

4.10.1 Item Pekerjaan Combo Box ... 99

4.10.2 New Item Pekerjaan Button ... 101

4.10.3 Edit Item Pekerjaan Button ... 103

4.10.4 Delete Item Pekerjaan Button ... 105

4.11 Form Reporting ... 107

4.11.1 Cek Pembelian Material Button ... 108

4.11.1.1 Purchase Order Number Combo Box ... 109

4.11.1.2 Tanggal Pembelian Combo Box ... 110

4.11.1.3 ID Supplier Combo Box ... 111

4.11.1.4 Cetak Laporan Button ... 112

(6)

xii

4.11.2.1 Tanggal Keluar Combo Box ... 115

4.11.2.2 Cetak Laporan Button ... .116

BAB V TINJAUAN LAPANGAN ... .118

5.1 Data Umum Proyek ... .118

5.2 Hierarki Organisasi Proyek dan Job Description ... .119

5.2.1 Hierarki Organisasi Proyek ... .119

5.2.2. Job Description ... .120

5.2.2.1 Project Manager ... .120

5.2.2.2 Procurement ... .120

5.2.2.3 Supervisor ... .121

5.2.2.4 Foreman ... .122

5.3 Tahap – Tahap Pengadaan Material Ke Lapangan ... .123

5.3.1 Alur Pembelian Material ... .123

5.3.2 Alur Pengadaan Material Ke Lapangan ... .124

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ... .126

6.1 Kesimpulan ... .126

6.2 Saran ... .126

(7)

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Hubungan Pengerjaan, Perencanaan, dan Pengendalian ... ..12

Gambar 2.2 Model Komponen DFD ... 20

Gambar 2.3 Proses Kompilasi dan Eksekusi Program Java ... 27

Gambar 3.1 Entity Relationship Diagram ... 29

Gambar 3.2 Context Diagram ... 30

Gambar 3.3 Dekomposisi ... 32

Gambar 3.4 DFD Level 1 ... 33

Gambar 3.5 DFD Level 2 Proses 1 ... 35

Gambar 3.6 DFD Level 2 Proses 2 ... 35

Gambar 3.7 DFD Level 2 Proses 3 ... 36

Gambar 3.8 DFD Level 3 ... 37

Gambar 3.9 Rancangan Title Form ... 44

Gambar 3.10 Rancangan Login Form ... 45

Gambar 3.11 Rancangan Main Form ... 45

Gambar 3.12 Rancangan Material In Form ... 46

Gambar 3.13 Rancangan Material Out Form ... 47

Gambar 3.14 Rancangan Availability Check Form ... 48

Gambar 3.15 Rancangan Purchasing Form ... 49

Gambar 3.16 Rancangan Material Master Form ... 50

Gambar 3.17 Rancangan New Material Dialog ... 51

Gambar 3.18 Rancangan Edit Material Dialog ... 52

Gambar 3.19 Rancangan Supplier Master Form ... 52

Gambar 3.20 Rancangan New Supplier Dialog ... 53

Gambar 3.21 Rancangan Edit Supplier Dialog ... 54

Gambar 3.22 Rancangan Item Pekerjaan Form ... 55

Gambar 3.23 Rancangan New Item Pekerjaan Dialog ... 56

Gambar 3.24 Rancangan Edit Item Pekerjaan Dialog ... 57

Gambar 3.25 Rancangan Reporting Form ... 58

Gambar 3.26 Rancangan Cek Pembelian Material Dialog ... 59

Gambar 3.27 Rancangan Cek Pengeluaran Material Dialog ... 59

(8)

xiv

Gambar 4.2 Login Form ... 61

Gambar 4.3 Main Form ... 62

Gambar 4.4 Tombol Pada Main Form ... 63

Gambar 4.5 Form Material In ... 64

Gambar 4.6 Setelah Purchase Order Combo Box Diubah Nilainya ... 65

Gambar 4.7 Setelah Button Confirm Delivery Ditekan ... 66

Gambar 4.8 Form Material Out ... 68

Gambar 4.9 Setelah ID Material Diubah Nilainya ... 69

Gambar 4.10 Setelah Tombol Search Ditekan ... 70

Gambar 4.11 Apabila Kuantitas Salah ... 71

Gambar 4.12 Apabila Field Quantity > Stok Saat Ini ... 72

Gambar 4.13 Apabila Semua Kondisi Memenuhi ... 73

Gambar 4.14 Setelah Tombol Confirm Ditekan ... 74

Gambar 4.15 Form Availability Check ... 76

Gambar 4.16 Setelah ID Material Combo Box Diubah ... 77

Gambar 4.17 Setelah Tombol Search Ditekan ... 78

Gambar 4.18 Setelah Tombol Check Ditekan ... 79

Gambar 4.19 Form Purchasing ... 80

Gambar 4.20 Setelah ID Material Combo Box Diubah ... 81

Gambar 4.21 Setelah Supplier Combo Box Diubah ... 82

Gambar 4.22 Setelah Tombol Add Item Ditekan ... 83

Gambar 4.23 Setelah Tombol Create Purchase Order Ditekan ... 84

Gambar 4.24 Form Material Master ... 85

Gambar 4.25 Setelah Kategori Material Combo Box Diubah ... 86

Gambar 4.26 Dialog New Material ... 87

Gambar 4.27 Konfirmasi Edit Material... 88

Gambar 4.28 Dialog Edit Material ... 89

Gambar 4.29 Konfirmasi Hapus Material ... 90

Gambar 4.30 Setelah Material Dihapus ... 91

Gambar 4.31 Form Supplier Master ... 92

Gambar 4.32 Setelah Supplier ID Diubah ... 93

Gambar 4.33 Dialog New Supplier ... 94

(9)

Gambar 4.35 Dialog Edit Supplier ... 96

Gambar 4.36 Konfirmasi Delete Supplier ... 97

Gambar 4.37 Setelah Supplier Dihapus ... 98

Gambar 4.38 Form Item Pekerjaan ... 99

Gambar 4.39 Setelah Item Pekerjaan Combo Box Diubah ... 100

Gambar 4.40 Dialog New Item Pekerjaan ... 102

Gambar 4.41 Konfirmasi Edit Item Pekerjaan ... 103

Gambar 4.42 Dialog Edit Item Pekerjaan ... 104

Gambar 4.43 Konfirmasi Delete Item Pekerjaan ... 105

Gambar 4.44 Setelah Item Pekerjaan Dihapus ... 106

Gambar 4.45 Form Reporting ... 107

Gambar 4.46 Dialog Cek Pembelian material ... 108

Gambar 4.47 Setelah Purchase Order Number Combo Box Diubah ... 109

Gambar 4.48 Setelah Tanggal Pembelian Combo Box Diubah ... 110

Gambar 4.49 Setelah ID Supplier Combo Box Diubah ... 111

Gambar 4.50 Setelah Tombol Cetak Laporan Ditekan ... 112

Gambar 4.51 Laporan Pembelian ... 113

Gambar 4.52 Dialog Cek Pengeluaran Material ... 114

Gambar 4.53 Setelah Tanggal Keluar Combo Box Diubah ... 115

Gambar 4.54 Setelah Tombol Cetak Laporan Ditekan ... 116

Gambar 4.55 Laporan Pengeluaran Harian ... 117

DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Pengertian Sistem Informasi……….. ... 10

Tabel 2.2 Simbol dan Fungsi Flow Chart……….. ... 14

Tabel 2.3 Karateristik Diagram Konteks ……….. ... 19

Tabel 2.4 Komponen DFD ……….. ... 21

Tabel 2.5 Simbol Kamus Data ……….. ... 23

Tabel 3.1 PSPEC Proses 1.1 ……….. ... 38

(10)

xvi

Tabel 3.3 PSPEC Proses 2.1 ……….. ... 38

Tabel 3.4 PSPEC Proses 2.2 ……….. ... 39

Tabel 3.5 PSPEC Proses 2.3 ……….. ... 39

Tabel 3.6 PSPEC Proses 2.4 ……….. ... 39

Tabel 3.7 PSPEC Proses 3.1 ……….. ... 40

Tabel 3.8 PSPEC Proses 3.2 ……….. ... 40

Tabel 3.9 PSPEC Proses 3.3 ……….. ... 40

Tabel 3.10 Kamus Data Material ……….. ... 41

Tabel 3.11 Kamus Data Supplier ……….. ... 41

Tabel 3.12 Kamus Data Stok ……….. ... 42

Tabel 3.13 Kamus Data Purchasing ……….. ... 42

Tabel 3.14 Kamus Data Material Out ……….. ... 43

Tabel 3.15 Kamus Data Item Pekerjaan ……….. ... 43

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Riwayat Hidup Lampiran 2 Foto Proyek

Lampiran 3 Contoh Laporan Proyek Lampiran 4 Contoh Laporan Aplikasi

(11)

LAMPIRAN RIWAYAT HIDUP

Nama : Andya Bagas Basanta

Tempat/ Tgl Lahir : Bandung / 6 Januari 1988

Alamat Rumah : Jalan Bukit Pakar Timur Nomor 91 Bandung 40198

No Telp : 08562006155

Email : malibulosangeles@yahoo.com

Riwayat Pendidikan :

1993 - 1994 TK Swandayani, Bandung 1994 - 2000 SD Priangan, Bandung

2000 - 2003 SMP TARUNA BAKTI, Bandung 2003 - 2006 SMA TARUNA BAKTI, Bandung

2006 - 2014 Universitas Kristen Maranatha, Bandung

Judul Tugas Akhir :

SISTEM INFORMASI PENCATATAN MATERIAL UNTUK PENGADAAN BARANG MASUK DAN KELUAR

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

Universitas Kristen Maranatha

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada sebuah proyek konstruksi, pengadaan material konstruksi di

lapangan merupakan sebuah pekerjaan yang memiliki peranan sangat

penting. Pengadaan material konstruksi ditentukan oleh berbagai

faktor seperti penjadwalan, jenis pekerjaan dan kebutuhan material.

Selain banyaknya faktor yang menentukan, banyaknya pihak yang

terlibat dan bertanggung jawab dalam pengadaan material konstruksi

serta prosedur

–

prosedur yang harus dilakukan membuat proses

pengadaan material konstruksi menjadi sebuah pekerjaan yang rumit.

Melihat masalah ini, dibutuhkan sebuah aplikasi pencatatan material

konstruksi , dimana aplikasi ini membantu pihak

–

pihak yang bekerja

di lapangan untuk mencatat semua data material konstruksi serta data

pengadaan material konstruksi baik itu material masuk maupun

material keluar. Diharapkan juga dengan adanya aplikasi ini dapat

mengurangi penggunaan kertas (

paperwork )

dan mengurangi

pekerjaan yang dilakukan secara manual sehingga proses pengadaan

material menjadi lebih efisien.

Tugas Akhir ini dilakukan pada proyek pembangunan

Club House

oleh

PT. Dago Endah. Telah dilakukan survei langsung di lapangan untuk

melihat proses pengadaan material dan diharapkan dengan adanya

aplikasi ini dapat mempermudah proses pengadaan material pada

proyek konstruksi ini dan proyek konstruksi lainnya.

(17)

Universitas Kristen Maranatha

2 1.2 Perumusan Masalah

Perumusan masalah ini dibagi ke dalam dua bidang ilmu yang ditinjau,

yaitu bidang Sipil dan bidang Sistem Informasi.

1.2.1 Perumusan Masalah Bidang Sipil

Masalah pada bidang Sipil yang ditemukan di lapangan dapat

disimpulkan sebagai berikut:



Bagaimana prosedur pengadaan material konstruksi di lapangan

pada sebuah proyek?



Bagaimana agar pencatatan data material konstruksi tidak dilakukan

secara manual dan menggunakan lebih sedikit kertas?



Bagaimana agar prosedur

–

prosedur autorisasi tidak membutuhkan

banyak waktu?

(18)

Universitas Kristen Maranatha

3 1.2.2 Perumusan Masalah Bidang Sistem Informasi

Masalah pada bidang Sistem Informasi dapat disimpulkan sebagai

berikut:



Bagaimana sistem yang ada pada proyek konstruksi?



Bagaimana membuat sebuah sistem baru yang dapat menjawab

masalah pada sistem yang lama?



Bagaimana menjawab masalah masalah yang ditemukan pada

bidang Sipil?

1.3 Maksud dan Tujuan

Setelah melakukan survei di lapangan untuk mengetahui proses

pengadaan material konstruksi secara langsung dan mengetahui

kekurangan dan kebutuhan di lapangan dibuatlah sebuah aplikasi

pencatatan yang bertujuan untuk :

1. Membuat proses pencatatan material konstruksi di lapangan

menjadi terintregrasi sehingga lebih cepat dan efisien

2. Mengurangi penggunaan kertas (

paperwork

) dan kebutuhan

autorisasi( tanda - tangan ) pada kertas dari pihak

–

pihak yang

terlibat sehingga proses pengadaan material konstruksi menjadi lebih

mudah.

3. Menghasilkan laporan pembelian dan / atau laporan penggunaan

material harian dan / atau mingguan sesuai dengan kebutuhan

(19)

Universitas Kristen Maranatha

4 1.4 Batasan Masalah

Batasan Masalah bidang Sipil:

1. Pengamatan ini dikhususkan pada pengadaan material konstruksi

yang masuk dan keluar pada proyek konstruksi

2. Barchart atau penjadwalan proyek sudah tersedia sebelumnya

untuk mengetahui material konstruksi yang dibutuhkan

3. Susunan organisasi dan prosedur pengadaan sudah ditentukan

Batasan masalah bidang Sistem Informasi:

1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7

2. Sistem Basis Data : MySql

3. Bahasa Scripting : Java

4. Editor Pemrograman : NetBeans

Batasan Aplikasi :

1. Hak akses adalah user yang telah terdaftar pada aplikasi

2. User dibagi menjadi 4 ( empat ) buah yaitu Project Manager,

Supervisor, Purchasing, serta Gudang.

3. Setiap User memiliki akses yang berbeda ke dalam fitur aplikasi ini

sesuai dengan tanggung jawab dan kebutuhannya masing

–

masing

(20)

Universitas Kristen Maranatha

5 1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan pada laporan kerja praktek ini terdiri dari 6 bab.

Berikut penjelasan dari masing-masing bab :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang, perumusan masalah, tujuan, batasan

masalah, serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan teori-teori yang menunjang dan membantu pada

penulisan dan penyusunan laporan tugas akhir ini. Baik teori dari

bidang ilmu teknik sipil maupun dari sistem informasi.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

Bab ini berisi tentang proses bisnis yang terjadi dalam lingkup masalah

topik tugas akhir, rancangan diagram entitas,

data flow diagram

,

spesifikasi proses, dan kamus data yang akan dipakai dalam

pembuatan sistem informasi.

BAB IV TINJAUAN DILAPANGAN

Bab ini berisi tinjauan mengenai pekerjaan di lapangan

BAB V HASIL TERCAPAI DAN EVALUASI

Bab ini berisi hasil yang dicapai dalam pembuatan sistem informasi

sertaevaluasi yang dilakukan terhadap sistem informasi yang dibuat.

Bab VI PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan yang dapat diambil dari analisis yang

dilakukan dan saran-saran untuk pengembangan lebih lanjut.

(21)

Universitas Kristen Maranatha 126

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pengujian dapat disimpulkan sebagai

berikut:

1. Aplikasi Sistem Informasi Pencatatan Material untuk Pengadaan

Barang Masuk dan Keluar bekerja dengan cara menyimpan dan

mengolah data, sehingga mempercepat waktu pengerjaan data yang

berlebihan dan tentunya lebih aman dan nyaman.

2. Aplikasi Sistem Informasi Pencatatan Material untuk Pengadaan

Barang Masuk dan Keluar merupakan perbaikan dari sistem kerja

manual yang berada di lapangan.

3. Keuntungan

bagi

perusahaan

dengan

adanya

aplikasi

ini

memudahkan dalam memanajemen material untuk jangka waktu yang

panjang.

4. Keuntungan aplikasi ini bagi pihak

–

pihak yang terlibat di lapangan

yaitu memudahkan dalam memanajemen material yang ada di

lapangan dan dapat digunakan untuk pembelajaran di masa yang

akan datang.

6.2 Saran

Adapun saran dari hasil tugas akhir ini sebagai berikut:

1. Pengembangan Sistem Informasi yang serupa yang mencakup bidang

lain, sehingga dapat digunakan bersamaan dengan aplikasi ini untuk

mencakup proses bisnis pada proyek dengan ruang lingkup yang lebih

besar lagi.

2. Penambahan fitur

–

fitur manajemen material seperti penjadwalan dan

sumber daya manusia

3. Pembuatan aplikasi ini dalam

platform Android

atau

Tablet

, sehingga

lebih mudah untuk digunakan di lapangan dibandingkan dengan

penggunaan yang terbatas di

Desktop / Laptop

saja.

(22)

SISTEM INFORMASI PENCATATAN MATERIAL

UNTUK PENGADAAN BARANG MASUK DAN KELUAR

Maksum Tanubrata, Niko Ibrahim, Andya Basanta

Program Studi Double Degree Teknik Sipil – Sistem Informasi, Fakultas Teknik Universitas Kristen Maranatha

Jl. Prof. drg. Suria Sumantri, MPH., No. 65, Bandung, 40164

maksum.tanubrata150@gmail.com, niko.ibrahim@gmail.com, andyabasanta@gmail.com

ABSTRACT

Lack of good materials management in civil construction project can cause delay to the project. There are some issues in the field such as : manually created documentation of purchased & used construction materials and reports, how inconvenient it is to check the availability stock of construction materials, and the need of authorization to make some materials purchasing or carrying out construction materials from the warehouse

To solve these problems, helps from other disciple, in this case is System Information is needed to manage materials in a civil construction project. With System Information problems inside the system in the field which is considered must be changed can be found, and then make a new system that can solve these problems.

With this Java language application, there is a hope that this application can helps people working on a civil construction project to manage materials in the field. Therefore with this application materials management will be easier, faster, more secure, more efficient, there will be reduced use of paperwork and lesser manual works done.

Keywords : management, material, information

1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Pada sebuah proyek konstruksi, pengadaan material konstruksi di lapangan merupakan sebuah pekerjaan yang memiliki peranan sangat penting. Pengadaan material konstruksi ditentukan oleh berbagai faktor seperti penjadwalan, jenis pekerjaan dan kebutuhan material.

Melihat masalah ini, dibutuhkan sebuah aplikasi pencatatan material konstruksi , dimana aplikasi ini membantu pihak – pihak yang bekerja di lapangan untuk mencatat semua data material konstruksi serta data pengadaan material konstruksi baik itu material masuk maupun material keluar. Diharapkan juga dengan adanya aplikasi ini dapat mengurangi penggunaan kertas ( paperwork ) dan mengurangi pekerjaan yang dilakukan secara manual sehingga proses pengadaan material menjadi lebih efisien.

(23)

1.2 Tujuan

Setelah melakukan survei di lapangan untuk mengetahui proses pengadaan material konstruksi secara langsung dan mengetahui kekurangan dan kebutuhan di lapangan dibuatlah sebuah aplikasi pencatatan yang bertujuan untuk :

1. Membuat proses pencatatan material konstruksi di lapangan menjadi terintregrasi sehingga lebih cepat dan efisien

2. Mengurangi penggunaan kertas ( paperwork ) dan kebutuhan autorisasi( tanda - tangan ) pada kertas dari pihak – pihak yang terlibat sehingga proses pengadaan material konstruksi menjadi lebih mudah.

3. Menghasilkan laporan pembelian dan / atau laporan penggunaan material harian dan / atau mingguan sesuai dengan kebutuhan

1.3 Ruang Lingkup

Batasan Masalah bidang Sipil:

1. Pengamatan ini dikhususkan pada pengadaan material konstruksi yang masuk dan keluar pada proyek konstruksi

2. Barchart atau penjadwalan proyek sudah tersedia sebelumnya untuk mengetahui material konstruksi yang dibutuhkan

3. Susunan organisasi dan prosedur pengadaan sudah ditentukan

Batasan masalah bidang Sistem Informasi: 1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 2. Sistem Basis Data : MySql

3. Bahasa Scripting : Java

4. Editor Pemrograman : NetBeans

Batasan Aplikasi

1. Hak akses adalah user yang telah terdaftar pada aplikasi

2. User dibagi menjadi 4 ( empat ) buah yaitu Project Manager, Supervisor, Purchasing, serta Gudang.

3. Setiap User memiliki akses yang berbeda ke dalam fitur aplikasi ini sesuai dengan tanggung jawab dan kebutuhannya masing – masing

(24)

2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Manajemen Proyek

Manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai suatu proses dari perencanaan, pengaturan, kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya, dan mutu. Pengelolaan aspek-aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu proyek.

Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan tangung jawab yang

dilakukan secara bersamaan (overlapping).

Pelaksanaan proyek memerlukan koordinasi dan kerjasama antar organisasi secara solid dan terstruktur. Dan hal inilah yang menjadi kunci pokok agar tujuan akhir proyek dapat selesai sesuai dengan schedule yang telah direncanakan

2.2 Hierarki Organisasi Proyek dan Job Description 2.2.1 Definisi Hierarki Organisasi Proyek

Hierarki Organisasi Proyek atau Organazing Analysis Table (OAT) adalah susunan organisasi yang bertingkat mulai dari tingkat paling atas seperti pimpinan proyek sampai paling akhir misalnya pelaksana. Hierarki ini disusun dengan tujuan mempermudah pengelolaan dan alokasi SDM sesuai dengan tanggung jawab dalam organisasi proyek. Keberhasilan penyelenggaraan proyek biasanya ditunjang oleh organisasi dengan susunan dan program kerja, yang sasaran dan tujuannya tertata dengan baik .

2.2.1 Job Description

Menurut Siswanto ( 2002:128 ) Job Description adalah catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan catatan ini sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.

(25)

2.3 Pemodelan Sistem Informasi 2.3.1 Alat Pemodelan

2.3.1.1 Definisi dan Fungsi Alat Pemodelan

Alat pemodelan merupakan bentuk–bentuk model yang dapat digunakan untuk memodelkan sistem informasi yang akan dibuat. Adapun fungsi alat pemodelan tersebut, antara lain:

1. Dapat memfokuskan perhatian pada hal-hal penting tanpa kita terlibat lebih jauh. 2. Menguji pengertian analis sistem terhadap kebutuhan pemakai dan membantu

pendesain sistem untuk membangun sistem.

3. Dapat mendiskusikan perubahan kebutuhan pemakai disertai resiko dan biaya. [ Model Entity Relationship, 2007 ]

2.3.1.2 Entity Relational Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram merupakan salah satu model keterhubungan entitas yang

terdiri dari kumpulan perangkat konseptual untuk menggambarkan data, hubungan data, semantik data, dan batasan data. Pada model ERD, semesta data yang ada di dunia nyata ditransformasikan dengan memanfaatkan sejumlah perangkat konseptual menjadi sebuah diagram data.

Ada dua komponen utama pembentuk ERD, yaitu entitas dan relasi [ Model Entity

Relationship, 2007 ]

2.3.1.3Diagram Konteks (DK)

Diagram Konteks merupakan diagram alir data pada tingkat paling atas yang merupakan diagram data pada tingkat paling atas yang merupakan penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi atau hubungan langsung antara sistem informasi dengan lingkungnnya. Diagram konteks ini sering disebut juga Data Flow Diagram / DFD level 0. Diagram konteks menggambarkan sebuah sistem berupa proses yang berhubungan sengan satu atau beberapa entitas. Dalam diagram konteks harus diperhatikan bahwa antar entitas tidak diperbolehkan komunikasi langsung, diperbolehkan untuk menggambarkan satu entitas lebih dari satu kali, hindari dialog yang tidak perlu dalam diagram konteks, dialog yang perlu dalam diagram konteks harus dilakukan, kelompok pemakai dimana sistem itu akan digunakan harus diidentifikasi secara rinci, kemungkinan kejadian-kejadian yang akan tejadi dalam penggunaan sistem harus diidentifikasi secara

(26)

lengkap, arah anak panah ang menunjukkan aliran data jangan sampai terbalik agar dapat memberikan pemahaman yang benar terhadap seluruh proses sistem yang akan dibentuk, serta setiap kejadian digambarkan dalam bentuk tekstual yang sederhana dan mudah dipahami oleh pembuatan sistem. [ Pengantar Sistem Informasi, 2006 ]

3. STUDI KASUS 3.1 Data Proyek

Nama Perusahaan : PT. Dago Endah Alamat Perusahaan : Jl. Lapangan Golf Atas Nama Pimpinan : Bapak Bambang Prihutomo

Nama Proyek : Renovasi Lapangan Golf & Club House Alamat : Jl. Lapangan Golf Atas

Jenis Konstruksi : Beton Jenis Pondasi : Batu Kali Luas Tanah : 1300 m2 Luas Bangunan : 2600 m2 Jumlah Lantai : 2 Lantai Fungsi Proyek : Club House

Kontraktor : PT. Wirabina Semarang Konsultan Pengawas : PT. Ceria Jasa

Konsultan Arsitek : Bapak Andra Martin Nilai Proyek : Rp. 12.000.000.000,00

(27)

Project Manager

Supervisor

Procurement

Architecture Electrical

Mechanical Civil

Foreman

Mandor

Tukang

Foreman

Mandor

Tukang

Foreman

Mandor

Tukang

Foreman

Mandor

Tukang

Pembelian Gudang

Interior ( Optional )

Supervisor Supervisor Supervisor

3.2 Susunan Organisasi Proyek

Gambar 3.1 Hierarki Organisasi Proyek Renovasi Lapangan Golf & Club House PT. Dago Endah

(28)

3.3 Rancangan Diagram Entitas

Gambar 3.2 Entity Relationship Diagram Material idm namam satuan harga kategori Supplier idsupplier namasupplier alamatsupplier bankdetail norekening contactperson Purchasing prchnmbr ponumber date idm namam kuantitas

harga idsupplier namasupplier total status Stok idstok idm namam satuan kuantitas kategori date MaterialOut monumber idm kuantitas date membutuhkan mempengaruhi membutuhkan mempengaruhi

(29)

0 SI Manajemen Material 3 Pembuatan Laporan 1 Pencatatan Data 2 Proses Manajemen 1.1 Pencatatan Material 1.2 Pencatatan Supplier 2.1 Purchasing 2.2 Material In 2.4 Availability Check 3.1 Pembuatan Laporan Pembelian 3.3 Pembuatan Laporan Pembelian Level 1 Level 2 2.3 Material Out 3.2 Pembuatan Laporan Penerimaan

3.4 Proses Bisnis

Dalam proses bisnisnya, pada pelaksanaan suatu proyek konstruksi memiliki kaitan yang sangat erat dengan material. Berhubungan dengan hal ini dibutuhkan sistem untuk memanajemen material secara keseluruhan, sehingga setiap material dapat terdata dengan jelas dari sejak pembelian sampai dengan penggunaannya. Pertama semua material dicatat kedalam sebuah database, begitu juga dengan daftar supplier yang akan mensuplai material tersebut. Setelah data material dan supplier terisi kemudian dilakukan pembelian material, sesuai kebutuhan di lapangan. Jumlah material dan tanggal pembelian serta total pembelian akan tercatat. Kemudian saat material telah diantar, dilakukan penerimaan dan stok pada lapangan akan bertambah, dan bila ada pengeluaran maka stok di lapangan juga akan berkurang. Setelah semua data tercatat dapat dilakukan pencetakan laporan, sesuai dengan berbagai kebutuhan yang diperlukan dilapangan.

(30)

4. HASIL TERCAPAI & EVALUASI

Gambar 4.1 Main Form

Main Form merupakan halaman utama dari aplikasi yang berisi Material In, Material Out, Availability Check, Purchasing, Material Master, Supplier Master, Item Pekerjaan dan Reporting Button. Form ini merupakan form utama sebelum User memilih untuk

melakukan transaksi yang diinginkan.

Berikut adalah contoh beberapa transaksi yang dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi ini

(31)

Gambar 4.1 Form Material Master

Form Material Master merupakan salah satu contoh tampilan aplikasi yang akan muncul

setelah User memilih transaksi Material Master. Data material diambil dari database dan ditampilkan disini, kemudian dapat dilakukan pencarian material sesuai dengan kategorinya . Selain itu juga dapat dilakukan pembuatan data material baru, perubahan atau penghapusan data material.

(32)

Gambar 4.2 Form Purchasing

Form Purchasing merupakan salah satu contoh tampilan aplikasi yang akan muncul

setelah User memilih transaksi Purchasing. Disini aplikasi mencatat semua data pembelian, baik dari data material yang dibeli, data supplier, tanggal pembelian dan secara otomatis dilakukan perhitungan harganya. User hanya tinggal memilih material yang ingin dibeli, jumlah pembelian, serta nama supplier.

(33)

Gambar 4.3 Contoh Laporan dari Aplikasi

Aplikasi ini juga dapat mencetak laporan secara otomatis. Laporan terdiri dari berbagai macam sesuai dengan kebutuhan, seperti laporan pembelian material, laporan pengeluaran material harian atau laporan pengeluaran material mingguan

(34)

5. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian dan pengujian dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Aplikasi Sistem Informasi Pencatatan Material untuk Pengadaan Barang Masuk dan Keluar bekerja dengan cara menyimpan dan mengolah data, sehingga mempercepat waktu pengerjaan data yang berlebihan dan tentunya lebih aman dan nyaman.

2. Aplikasi Sistem Informasi Pencatatan Material untuk Pengadaan Barang Masuk dan Keluar merupakan perbaikan dari sistem kerja manual yang berada di lapangan. 3. Keuntungan bagi perusahaan dengan adanya aplikasi ini memudahkan dalam

memanajemen material untuk jangka waktu yang panjang.

4. Keuntungan aplikasi ini bagi pihak – pihak yang terlibat di lapangan yaitu memudahkan dalam memanajemen material yang ada di lapangan dan dapat digunakan untuk pembelajaran di masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

1. Fakultas Teknik jurusan sipil, 2000 “Petunjuk Pendidikan Sarjana Strata I Jurusan

Teknik Sipil Universitas Kristen Maranatha Bandung”.

2. Model Entity Relationship (2007). Universitas Kristen Maranatha. 3. Pengantar Sistem Informasi (2006). Universitas Kristen Maranatha.

4. Tanubrata, Maksum, Ir., MT, “ Diktat Kuliah Rekayasa Pelaksanaan Konstruksi “, Universitas Kristen Maranatha Bandung.

5. Ir. Fathansyah (2001). “ Basis Data “ Penerbit Informatika Bandung. 6. Husen, Abrar, Ir., MT, “ Manajemen Proyek “, Penerbit ANDI Yogyakarta.

7. Hakim S, Rachmad dan Sutarto, Ir., M.Si, “ Mastering Java “ ,Penerbit Elex Media Komputindo

(35)

Universitas Kristen Maranatha

127

DAFTAR PUSTAKA

1. Fakultas Teknik jurusan sipil, 2000

“Petunjuk Pendidikan Sarjana

Strata I Jurusan Teknik Sipil Universitas Kristen Maranatha

Bandung”.

2. Model Entity Relationship (2007). Universitas Kristen Maranatha.

3. Pengantar Sistem Informasi (2006). Universitas Kristen Maranatha.

4. Tanubrata, Maksum, Ir., MT,

“ Diktat Kuliah Rekayasa

Pelaksanaan Konstruksi “

, Universitas Kristen Maranatha

Bandung.

5. Ir. Fathansyah (2001).

“ Basis Data “

Penerbit Informatika

Bandung.

6. Husen, Abrar, Ir., MT,

“ Manajemen Proyek “

, Penerbit ANDI

Yogyakarta.

7. Hakim S, Rachmad dan Sutarto, Ir., M.Si,

“ Mastering Java “

,Penerbit Elex Media Komputindo

8. http://www.careerbless.com/java/basics/DecisionMakingIfStatemen

t.php

9. http://eycoss1210.files.wordpress.com/2009/05/contoh_dfd-eycoss1210-wordpress-com3.pdf

10. http://stackoverflow.com/questions/12275011/java-getting-jtable-value-per-row

11. http://stackoverflow.com/questions/11733310/how-to-get-values-from-jtable-and-store-in-a-database

(1)

4. HASIL TERCAPAI & EVALUASI

Gambar 4.1 Main Form

Berikut adalah contoh beberapa transaksi yang dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi ini

(2)

Gambar 4.1 Form Material Master

Form Material Master merupakan salah satu contoh tampilan aplikasi yang akan muncul setelah User memilih transaksi Material Master. Data material diambil dari database dan ditampilkan disini, kemudian dapat dilakukan pencarian material sesuai dengan kategorinya . Selain itu juga dapat dilakukan pembuatan data material baru, perubahan atau penghapusan data material.

(3)

Gambar 4.2 Form Purchasing

Form Purchasing merupakan salah satu contoh tampilan aplikasi yang akan muncul setelah User memilih transaksi Purchasing. Disini aplikasi mencatat semua data pembelian, baik dari data material yang dibeli, data supplier, tanggal pembelian dan secara otomatis dilakukan perhitungan harganya. User hanya tinggal memilih material yang ingin dibeli, jumlah pembelian, serta nama supplier.

(4)

Gambar 4.3 Contoh Laporan dari Aplikasi

(5)

5. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian dan pengujian dapat disimpulkan sebagai berikut:

memanajemen material untuk jangka waktu yang panjang.

DAFTAR PUSTAKA

1. Fakultas Teknik jurusan sipil, 2000 “Petunjuk Pendidikan Sarjana Strata I Jurusan Teknik Sipil Universitas Kristen Maranatha Bandung”.

2. Model Entity Relationship (2007). Universitas Kristen Maranatha. 3. Pengantar Sistem Informasi (2006). Universitas Kristen Maranatha.

4. Tanubrata, Maksum, Ir., MT, “ Diktat Kuliah Rekayasa Pelaksanaan Konstruksi “, Universitas Kristen Maranatha Bandung.

5. Ir. Fathansyah (2001). “ Basis Data “ Penerbit Informatika Bandung. 6. Husen, Abrar, Ir., MT, “ Manajemen Proyek “, Penerbit ANDI Yogyakarta.

7. Hakim S, Rachmad dan Sutarto, Ir., M.Si, “ Mastering Java “ ,Penerbit Elex Media Komputindo

(6)