BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN

BAB IV

ANALISA DAN PERANCANGAN

A. ANALISA MASALAH

Analisa sistem adalah tahap dimana analisis system mengidentifikasikan

masalah-masalah kebutuhan pemakai,menyatakan secara spesifik

sasaran-sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan pemakai, masalah

alternative-alternatif, metode pemecahan masalah yang paling tepat,

merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya.

Sistem Pengolahan data Akademik Pengisian Krs dan Penilaian Khs pada

Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bung Karno sudah berjalan cukup

baik, namun pada bagian-bagian tertentu masih memiliki kendala yaitu

kekurangan dan kelemahan pada sistem. Seperti Pengisian Krs, khs dan

pembuatan laporan yang hanya meggunakan bantuan microsoft Office saja

tanpa adanya bantuan Aplikasi tertentu, tentu hal ini akan memakan banyak

waktu dan juga kurang efisien, penyimpanan data Mata kuliah yang masih

menggunakan Arsip dan Database yang kurang efisien. hal ini

menimbulkan suatu hilangnya data dan ketidak akuratannya sistem.

pengelolaannya menjadi lambat dan informasi yang di hasilkan kurang

akurat jika terjadi kesalahan pada pengolahan data karena masih adanya

1. Uraian Sejarah Singkat

Di era pemerintahan Orde Baru (1990 an) proposal pendirian

Universitas Bung Karno (UBK) sudah disiapkan namun tidak mendapat

respon dan dukungan pada waktu itu. Bahkan, sebaliknya UBK secara

resmi dinyatakan dilarang oleh pemerintah. Setelah cukup lama

dilarang melakukan kegiatan, atas inisiatif Ibu Hj. Rachmawati

Soekarnoputri, SH tetap melanjutkan berdirinya Yayasan Pendidikan

Soekarno (YPS).

Pada tanggal 11 Juni 1999 yang 1 (satu) tahun kemudian dijadikan

sebagai Dies Natalis pertama UBK, mendapatkan sambutan dan

dukungan Presiden RI ke II Prof. Dr. B.J. Habibie di Istana Negara.

Menyusul dukungan dan harapan Presiden RI ke III K.H.

Abdurrachman Wahid (Gus Dur) agar UBK terus maju berjaya.

Penerimaan calon mahasiswa baru saat pertama kali dibuka pendaftaran

tahun 1999 di Kampus Jalan Kimia Menteng mencapai 15.000 orang

namun yang lulus test hanya tercatat 2.877 orang. Dari jumlah sebaran

mahasiswa baru memilih Fakultas dan Program Studi yang meliputi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Hukum, Ekonomi, Teknologi

Industri, Teknik Sipil dan Perencanaan, Pertanian dan Ilmu Komputer.

Selain Kampus di Jl. Kimia No. 20 Jakarta Pusat sebagai pusat kegiatan

Pada tahun 2007 ketika 6 Fakultas sibuk berbenah diri dalam

memperoleh akreditasi dan keunggulan akademik, Fakultas Pertanian

harus tertinggal dan ijin operasionalnya tidak dilanjutkan. Kekurangan

minat dan pesatnya era industrialisasi dapat dipahami sebagai salah satu

alasan Fakultas Pertanian UBK terpaksa ditutup. Di dalam memahami

tuntutan dan perkembangan pendidikan tinggi yang makin pesat dan

bersaing, UBK menyiapkan diri guna turut serta mengembangkan

profesionalisme tri dharma perguruan tinggi : kegiatan penelitian,

pengajaran dan pengabdian kepada masyarakat senantiasa menjadi

program unggulan di Universitas Bung Karno.

2. Bidang Usaha Dan Perkembangan Usaha

- Penyediaan tempat sarana dan prasarana kegiatan belajar dan

mengajar

- Penyediaan tempat pengabdian masyarakat

- Penyediaan tempat pembinaan aktifitas akademik

- Penyediaan Sarana penunjang untuk melaksanakan penelitian dan

pengembangan dalam bidang ilmu teknologi atau seni tertentu sesuai

dengan bidang studi

- Penyediaan sarana penunjang untuk melaksanakan pendidikan dan

3. Struktur Organisasi, Uraian Fungsi dan Tugas

STRUKTUR ORGANISASI

Fakultas Ilmu Komputer “Universitas Bung karno”

Gambar IV.1

Struktur Organisasi DEKAN

PROGRAM STUDI/PROGDI

SUBBAGIAN ADMINISTRASI

AKADEMIK LABORATORIUM

SUBBAGIAN KEMAHASISWA

AN SUBBAGIAN

ADMINISTR ASI UMUM KELOMPOK

DOSEN

KABAG ADMINISTRASI

Fungsi dan tugas

a) Dekan

Mempunyai tugas memimpin dan mengendalikan penyelenggaraan

pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian, dan pembinaan kepada

masyarakat kepada tenaga pendidik mahasiswa, mahasiswa dan tenaga

administrasi dilingkungan fakultas.

b) Program Studi

Adalah unsur pelaksana Fakultas di bidang studi dipimpin oleh seorang

ketua program studi yang dipilih dari antara dosen atau tenaga pengajar dan

bertanggung jawab langsung kepada dekan. Dalam melaksanakan tugas

sehari-hari ketua program studi dibantu oleh sekretaris program studi.

Program studi mempunyai tugas melaksanakan pendidikan dan pengjaran,

penelitian dan pengabdian kepada masyarkat dalam bidang ilmu, teknologi

atu seni tertentu sesuai dengan program penddikan yang ada dalam

peraturan perundang-undangan yang berlaku utnuk menyelenggarakan

tugas tersebut deatas program studi mempunyai fungsi:

1) Melakukan pendidikan dan pengajaran dalam bidang ilmu,teknologi

dan seni tertentu.

2) Melakukan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan teknologi

dan seni tertentu

4) Menyusun dan menyiapkan rencana kerja progdi berpedoman kepada

rencana induk pengembangan universitas dan rencana umum fakultas.

5) Mengkoordinasikan para dosen/tenaga pengajar jurusan agar berprestasi

ilmiah, mampu melaksanakan Tri dharma perguruan tinggi,

meningkatkan kemampuan ilmu serta melakukan bimbingan kepada

mahasiswa.

6) Membantu pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat

7) Membantu pelaksanaan pembinaan aktivitas akademik.

8) Melaksanakan koordinasi dalam menyusun silabus satuan acara

pekuliahan dan mengembangkan kurikulum sesuai dengan ketentuan

dan peraturan perundang-undangan yang berlaku sert selalu

diselaraskan dengan perkembangan kurikulum nasional,regional dan

internasional.

c) Laboratorium

Laboratorium adalah sarana pendukung program studi dalam satu atau

cabang ilmu, teknologi atau seni tertentu sesuai dengan keperluan bidang

studi yang bersangkutan dan unit sumber daya dasar untuk

mengembangkan ilmu dan pendidikan. Laboratorium dipimpin oleh

seorang yang keahliannya telah memenuhi persyaratan sesuai dengan

bidang ilmu teknologi atau seni tertentu dan bertanggung jawab langsung

kepada ketua program studi.

2) Mempersiapkan sarana penunjang untuk melaksanakan penelitian dan

pengembangan dalam bidang ilmu teknologi atau seni tertentu sesuai

dengan bidang studi

3) Menyusun jadwal praktikum/pengguna instalasi bagi praktikum

mahasiswa.

d) Kabag Administrasi Akademik

Kabag Administrasi akademik mempunyai tugas melaksanakan urusan

tata usaha dan rumah tangga fakultas. Untuk melaksankan tugas tersebut,

bagian tata usaha mempunyai fungsi:

1) Melaksanakan surat-menyurat,rumah tangga,perlengkapan,kepegawaian

dan keuangan

2) Melakukan urusan administrasi akademik yang meliputi pendidikan dan

pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

3) Melakukan administrasi pembinaan mahasiswa dan hubungan

alumni,dll

e) Sub bagian Administrasi Akademik

Mempunyai tugas pokok membantu kabag tata usaha melaksanakan

administrasi dan memberikan laporan, pendidikan dan pengajaran

penelitian serta pengabdian kepada masyarakat. SubBagian administrasi

akademik mempunyai fungsi:

1) Menyelenggarakan administrasi perkuliahan, pelaksanaan ujian dan

2) Membantu program studi dalam pelaksanaan/penyelenggaraan

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

3) Menyimpan dan memelihara data akademik seluruh program studi.

4) Membantu penyusunan kurikulum,SAP,penugasan megajar,data dosen

5) Memberikan laporan-laporan kepada Kabag akademik

f) Subbagian Administrasi Umum dan Keuangan

Mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan dan dukungan

administrasi umum dan keuangan Fakultas serta administrasi materil dan

urusan kerumah tanggaan dikingkungan fakultas, Fungsi administrasi

umum dan keuangan adalah:

1) Melaksanakan urusan administrasi surat menyurat fakultas dan

pelayanan umum seluruh program studi

2) Melaksanakan administrasi pembinaan personil

3) Melaksanakan urusan perencanaan anggaran dan pelaksanaannya serta

administrasi keuangan.

4) Membantu mempersiapkan administrasi pertanggung jawaban

keuangan fakultas.

g) Sub bagian administrasi kemahasiswaan

Tugasnya membantu kabag TU melaksanakan pelayanan administrasi

kerjasama dan kemahasiswaan serta alumni, Fungsi administrasi

kemahasiswaan:

2) Mencatat dan memelihara update data kemahasiswaan setiap program

studi perangkatan

3) Pelayanan mahasiswa cuti akademik

4. Sistem Informasi Pada Universitas Bung Karno

a. Dokumen yang digunakan

Dalam pembuatan analisa sistem informasi materi kuliah ini

membutuhkan data-data yang terkait yaitu seperti data berikut:

1) Dokumen masukan

NO NAMA FUNGSI SUMBER BENTUK

1 Kurikulum Sebagai kurikulum

operasional mata kuliah

Kaprodi Lampiran

A-1

2 Data dosen Mata

kuliah

Untuk menentukan dosen

mata kuliah persemester

Kaprodi Lampiran

A-2

3 KRS KRS untuk menentukan

matakuliah persemester

Kaprodi Lampiran

A-3

4 Data KRS KRS yang telah diisi oleh

mahasiswa sebagai bukti

mahasiswa yang aktif

dalam perkuliahan

Mahasiswa Lampiran

5 Data absen

mahasiswa

Bukti kehadiran

mahasiswa di dalam kelas

Mahasiswa Lampiran

A-5

6 Data nilai Untuk membuat data khs

yang dibuat oleh dosen

berupa nilai

Dosen Mata

kuliah

Lampiran

A-6

6 Bukti bayar Sebagai tanda bukti

mahasiswa telah melunasi

administrasi

Mahasiswa Lampiran

A-7

Tabel IV.1

Dokumen Masukan

2) Dokumen Keluaran

NO NAMA FUNGSI SUMBER BENTUK

1 Mata kuliah dosen Sebagai laporan mata

kuliah dosen yang mengajar

mata kuliah tersebut

Dikjar Lampiran

A-2

2 KHS Sebagai data keluaran yang

berisi data hasil nilai

mahasiswa selama kegiatan

belajar persemester

Dikjar Lampiran

Dokumen Keluaran

3) Simpanan Data

NO Nama Dokumen Fungsi Penanggung jawab

1 File Mahasiswa Sebagai tempat menyimpan

data-data mahasiswa

Dikjar

2 File Matakuliah Sebagai kumpulan matakuliah

yang diajarkan

Dikjar

3 File KHS Sebagai tempat kumpulan data

mahasiswa per semesternya

Dikjar

4 File absensi Sebagai tempat kumpulan data

mahasiswa yang aktif berkuliah

Dikjar

5 File KRS Sebagai tempat menyimpan

matakuliah yang diambil

mahasiswa dan dosen siapa yang

mengajar

Dikjar

6 File Dosen Sebagai tempat penyimpanan

data –data dosen yg mengajar

Dikjar

4) Matrik kegiatan dan kebutuhan informasi

No Bagian

Organisasi

Kegiatan Informasi yang

diperlukan

1 Kaprodi 1.Menentukan Kurikulum mata

kuliah,dosen yang mengajar,

persemesternya melalui KRS

Data kurikulum mata

kuliah dan data dosen

2 Mahasiswa 1.Mengisi KRS untuk bukti

pengambilan mata kuliah.

2.Memberikan tanda bukti

pembayaran.

3. Mengisi absensi mahasiswa.

4. Menerima KHS

KRS

Bukti pembayaran

Daftar hadir

KHS

3 Dosen 1. Menerima daftar hadir kuliah.

2. Memberikan hasil nilai dari

akumulasi absen dan ujian

Daftar hadir.

4 Penasehat

Akademik

1. Menerima KHS

2. Menerima data krs

3. Acc Krs

KHS

Data Krs

Tabel IV.4

Matrik Kegiatan dan Kebutuhan Informasi

5. Prosedur Sistem Berjalan

a. Proses Setup Krs

Kaprodi menentukan Kurikulum Matakuliah dan Dosen mata

kuliah,dari data-data tersebut maka dibuatkannya krs, yang nantinya

krs tersebut dibagikan kepada mahasiswa untuk melakukan

pengisian krs.dan pada proses ini dosen mata kuliah mendapatkan

matakuliah dosen yang telah ditentukan dari kaprodi yang nantinya

untuk panduan dosen mengajar mata kuliah yang telah ditentukan

oleh kaprodi.

b. Proses Pengambilan dan entry Krs

Pada proses ini mahasiswa mengambil krs yang telah

tersedia,setelah mahasiswa mengambil krs lalu mahasiswa

melakukan pengisian krs dan sebelum mahasiswa mengembalikan

krs yang telah diisi,mahasiswa diharuskan melunasi administrasi

kepada penasehat akademiknya akan mendapatkan konfirmasi

bahwa krs disetujui atau tidak.

c. Proses Rekam Data Absensi dan Nilai

Pada proses ini daftar hadir kuliah yang telah diisi oleh mahasiswa

maka dosen mata kuliah merekam pengakumulasian daftar hadir

mahasiswa dan data nilai dengan hasil ujian yang diterima untuk

memperoleh data nilai sebenarnya.

d. Proses cetak Khs

Dari hasil data nilai yang diterima dari dosen, maka akan diproses

untuk dibuatkan Khs yang nantinya dibagikan kepada penasehat

akademik dan mahasiswa,yang nantinya khs tersebut sebagai hasil

laporan nilai-nilai yang didapat pada semester tersebut.

6. Diagram Alir Data (DAD) a. Diagram Konteks

P1 Sistem informasi Krs dan khs a

Kaprodi

b Dosen

d

Mahasiswa

c

Penasehat akademik kurikulum_mk

dosen_mk krs

mt_kuliah_dosen dftr_hdr_mhs

dt_nilai Dt_krs

krs Acc_krs Khs bkt_pmbyrn

Acc_krs Khs

Dt_krs

dt_dftr_hdr_mhs

Diagram Konteks

Gambar IV.2

P1 setup krs a Kaprodi P2 pengambilan dan entry krs P3 Rekam data absensi dan nilai P4 Cetak khs c Penasehat akademik d Mahasiswa

D3 F_mtkuliah D4 F_dosen D10F_kurikulum

c

Penasehat akademik

D11F_pmbyrn D5 F_krs

D7 F_mhs D13F_nilai D12F_absensi b Dosen D9 F_khs kurikulum_mk dosen_mk krs krs bkt_pmbyrn Dt_krs Dt_kurikulum Dt_kurikulum Dt_mtkuliah Dt_mtkuliah Dt_dosen Dt_dosen Acc_krs Dt_krs Acc_krs Dt_krs Dt_krs dt_pmbyrn dt_pmbyrn Dt_mhs Dt_mhs Dt_krs Dt_absnsi Dt_absnsi dt_nilai dt_nilai mt_kuliah_dosen dftr_hdr_mhs dt_nilai dt_nilai Khs Dt_khs Dt_khs Khs dt_dftr_hdr_mhs Diagram Overview Gambar IV.3

a. Teknologi pengolahan data yang digunakan

Dalam mengolah informasi, sistem telah menggunakan seperangkat

komputer untuk mendukung kegiatan operasional hanya untuk

pengetikan laporan saja. Sehingga masih kurang efisien dan optimal

spesifikasi komputer yang dimiliki adalah sebagai berikut:

1) Spesifikasi perangkat keras/Hardware

Konfigurasi yang dimiliki dalam perangkat keras adalah sebagai

berikut:

a) Processor : intel Pentium IV 2,66MHZ

b) RAM : DDR 256MB

c) HDD : 40GB

d) FDD : 1,44MB

e) Keyboard : standart

f) Mouse : serial

g) Monitor : GTC 15 inc

h) Printer : HP 5500

2) Perangkat lunak/software

a) System operasi yang digunakan adalah:

Windows XP professional service pack 2

b) Aplikasi yang digunakan adalah

Dari pengamatan yang dilakukan di lapangan dan telah digambarkan

sebelumnya, penulis menganalisa dari system perkuliahan ini dengan

menganalisa menggunakan kerangka PIECES,yaitu

performance,information,economies,control,efficiency,dan servis.

Analisa tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Performance

Dalam hal pengolahan data file-file mata kuliah dan data nilai

mahasiswa, yang tersimpan pada komputer masih belum tersusun

dengan baik dan masih ada file-file data yang rusak, sehingga

menyebabkan kinerja menjadi lambat. Dengan adanya sistem baru

nanti dapat memberikan kualitas yang akurat dan tepat waktu.

b. Information

Dari analisa pada informasi terdapat beberapa point yang

diidentifikasi yaitu:

1) Karena masih menggunakan system secara manual, sehingga sering

terjadinya ketidak akuratan data pada saat kebutuhan akan

informasi data yang ada, juga menghambat pembuatan laporan

akhir yang akan diberikan kepada mahasiswa

2) Perolehan data KHS hanya bisa dilihat dikampus,hal ini

mengakibatkan mahasiswa yang ada dikampus untuk melihat KHS,

dan mahasiswa yang tidak dapat ke kampus tidak dapat

c. Economics

Informasi mengenai data mata kuliah dan nilai mahasiswa, Segala

kebutuhan kegiatan masih dibuat secara manual dengan media kertas

dan tenaga manusia sehingga banyak membutuhkan biaya. Dan hal itu

belum ter database dengan baik,sehingga terjadi duplikasi data

sehingga mengakibatkan lamanya proses kinerja. Dengan adanya

sistem yang baru dapat mengurangi media kertas dan meminimkan

biaya.

d. Control (dan keamanan)

Pemeliharaan dilakukan oleh tenaga SDM dari luar pihak universitas.

hal ini dikarenakan universitas belum memiliki tenaga SDM yang

seharusnya ada untuk melakukan pemeliharan atau peng update an

terhadap system informasinya. hal ini bisa mengakibatkan terjadinya

segala bentuk penyalahgunaan terhadap isi data yang tersimpan pada

aplikasi oleh pihak yang bisa saja tidak berkepentingan, sehingga

otorisasi dan autentifikasi data tidak dapat dipertanggung jawabkan.

e. Efficiency

komputer yang ada, kurang dimanfaatkan secara maksimal,dimana

komputer yang ada hanya digunakan untuk surat-menyurat dan

membuat laporan sehingga akses informasi menjadi kurang efisien

f. Service

Tidak dapat memberikan pelayanan yang baik karna sering terjadinya

kelambatan dalam hal pelayanan karena membutuhkan waktu untuk

mencari data atau mencatat data penilaian, karena didalam

pencatatannya masih dalam bentuk arsip yang di simpan di dalam

buku dan kertas atau dengan kata lain masih bersifat manual dan ter

komputerisasi

9. Masalah Pokok

Pengelolaan data Krs dan Khs pada Universitas Bung Karno tidak

terdokumentasi dengan baik. sehingga mahasiswa kurang puas

dengan pelayanan yang diberikan oleh pihak kampus. Kurangnya

pelayanan dan keamanan data,dapat di identifikasi seperti:

a. Data tersimpan secara berlebihan tidak konsisten dalam file-file

atau dalam database yang berbeda

b. Penyimpanan data yang masih di lakukan secara manual dalam

bentuk arsip, sehingga bayak menimbul kan kerugian-kerugian

seperti kurangnya keamanan pada penyimpanan data, lambat nya

proses pengolahan data dan usia data menjadi tidak panjang

karena mudah rusak karena hanya memnggunakan media kertas

sebagai penyimpanan nya.

c. Data yang berupa media kertas sangat riskan kan resiko keamanan

e. Kurang maksimalnya aplikasi terhadap manajemen basis data Krs

dan Khs mengakibatkan pelayanan informasi untuk mahasiswa

kurang relatif efisien.

10. Analisis kebutuhan informasi

Setelah mengamati sistem yang berjalan terutama pada sistem

perencanaan studi dan penilaian tersebut, informasi yang dibutuhkan

untuk menganalisa Krs dan penilaian ialah

a.Informasi data dosen mata kuliah

b.Informasi data kurikulum

c.Informasi data mahasiswa difakultas

d.Informasi data nilai

e.Informasi data mata kuliah yang diambil/krs

f. Informasi absensi mahasiswa

g.Informasi KHS

11. Rancangan sistem usulan

Berdasarkan permasalahan pada pengelolaan Krs dan Khs pada

Universitas Bung Karno, perlu adanya solusi untuk dapat

mengurangi/meniadakan terjadinya masalah yang dapat merugikan

kalangan mahasiswa, memudahkan bagi mahasiswa dengan merancang

sistem yang ada terutama dalam pengelolaan dan pelayanan Krs Dan Khs.

untuk itu diperlukan suatu bentuk basis data tersendiri tempat

penyimpanan data Krs dan Khs,dan juga dengan berbasis web ini dapat

ke kampus. Dalam hal ini bentuk-bentuk usulan yang diberikan penulis

dilihat dari analisa kebutuhan informasi yang ada sebagai berikut:

a.Database

Data inventaris mata kuliah dan data mahasiswa harus

didokumentasikan dalam bentuk database tersendiri dan harus selalu di

update secara berkala.

b.User Interface/tampilan

Untuk Front end lebih mengutamakan menyediakan apa yang

dibutuhkan oleh para pengunjungnya yaitu menu pengaksesan yang

lebih akurat dan mudah dipahami dalam penggunannya.

Untuk Back end penyediaan modul dimana administrator memiliki

akses penuh terhadap seluruh isi konten yang terdapat pada website.

c.Sistem pencarian

Dibuatkan pengkodean pada nama mata kuliah dan nama-nama yang

bersangkutan didalam aplikasi tersebut,untuk memudahkan dalam

proses pencarian dan pengelolaan data inventaris Krs dan Khs.

d.Hardware dan Software

Hardware yang digunakan baik dalam hal pengaksesan maupun

pengolahan website menggunakan spesifikasi komputer yang standart.

sedangkan software yang digunakan untuk membangun website

menggunakan text editor Macromedia Dreamweaver CS 4 dan paket

Server dan Database MySQL). Untuk browser merekomendasikan

dengan Mozilla versi terbaru

B. PERANCANGAN

1. Rancangan Logik

Berikut ini rancangan logik dari sistem usulan pada sistem informasi KRS

dan KHS online pada Universitas BUNG KARNO Jakarta.

Berdasarkan permasalahan pada pengelolaan Krs dan Khs pada

Universitas Bung Karno, perlu adanya solusi untuk dapat

mengurangi/meniadakan terjadinya masalah yang dapat merugikan

kalangan mahasiswa, memudahkan bagi mahasiswa dengan merancang

sistem yang ada terutama dalam pengelolaan dan pelayanan Krs Dan Khs.

Berikut ini adalah gambaran dari sistem usulan:

2. Diagram Alir Data (DAD)

P0 Sistem informasi Krs,Khs online a Kaprodi b Dosen d Mahasiswa f Dosen penasehat akademik Login Khs Dt_kurikulum Mtkuliah_dosen Krs Login Krs Login Khs Login Dt_nilai_mk Krs_isi Mtkuliah_dosen dt_dftr_hdr_mhs Konfirmasi_login Konfirmasi_login Konfirmasi_login Konfirmasi_Krs Konfirmasi_login Gambar IV.4

Diagram Konteks Sistem Usulan

D7 F_mhs D6 F_krs_isi D8 F_nilai_mk D1 F_login D5 F_krs a Kaprodi d Mahasiswa f Dosen penasehat akademik D3 F_mtkuliah b Dosen D1 F_login D4 F_dosen D3 F_mtkuliah P1 Perekaman data P2 Isi krs P3 kegiatan akademi k D2 F_jurusan P4 Laporan D9 F_khs d Mahasiswa c Penasehat akademi k D10F_kurikulum D14F_dftr_hdr_mhs D3 F_mtkuliah Dt_kurikulum Mtkuliah_dosen krs Login Dt_jurusan Dt_jurusan Dt_mtkuliah Dt_mtkuliah Dt_dosen Dt_dosen Dt_krs Dt_krs Dt_krs Login krs dt_dftr_hdr_mhs Dt_login Dt_login Dt_login Dt_login Dt_krs_isi Dt_krs_isi Dt_krs_isi Dt_mhs Dt_mhs Dt_nil ai_mk Dt_mtkuliah Dt_login Dt_nilai_mk Login Dt_nilai_mk Mtkuli ah_dosen Dt_khs Dt_khs Khs Login Login Khs Dt_mtkuliah Login Dt_krs_isi dt_dftr_hdr_mhs Dt_kurikulum Konfirmasi_l ogin Konfirmasi_l ogin Konfirmasi_Krs Konfirmasi_l ogin Konfirmasi_l ogin Konfirmasi_login Konfirmasi_login Dt_mtkuliah Gambar IV.5

P1.1 Login a

Kaprodi

D5 F_krs D3 F_mtkuli ah

b Dosen P1.4 entry krs b Dosen D4 F_dosen D1 F_login P1.2 entry kurikulum P1.3 entry mk dosen D10F_kurikulum D2 F_jurusan P1.5 rekam mk dosen

D3 F_mtkuli ah D4 F_dosen Dt_login Dt_login Login Login Dt_mtkuliah Dt_kurikulum Dt_dosen Dt_jurusan Dt_dosen Mtkuli ah_dosen Krs Dt_krs Mtkuli ah_dosen Dt_mtkuliah Dt_mtkuliah

Konfirmasi_login Konfirmasi_l ogin

kurikulum_mk

Dt_dosen

Dt_mtkuliah 1) Diagram Rinci 1.0

Gambar IV.6

2) Diagram Rinci Proses 2.0 P2.1 Login P2.2 Isi krs d Mahasiswa D5 F_krs f Dosen penasehat akademik D6 F_krs_isi D1 F_login f Dosen penasehat akademik P2.3 rekam krs isi D7 F_mhs Dt_krs Dt_krs_isi Dt_login Krs Login Login Dt_login Dt_krs_isi Krs_isi Dt_mhs Konfirmasi_login Konfirmasi_Krs Konfirmasi_login Gambar IV.7

3) Diagram Rinci 3.0

P3.1

Login b

Dosen

D7 F_mhs D8 F_nilai_mk P3.2

Input data dftr hdr dan nilai mk

D6 F_krs_isi D14F_dftr_hdr_mhs

D1 F_login

Dt_nilai_mk

Dt_nilai_mk

Dt_mhs Login

Dt_dftr_hdr_mhs Dt_nilai_mk

Dt_krs_isi Dt_dftr_hdr_mhs Dt_dftr_hdr_mhs

Dt_login Konfirmasi_login

Gambar IV.8

4) Diagram Rinci 4.0

P4.1

Login d

Mahasiswa

D1 F_login

D9 F_khs f

Dosen penasehat akademik

P4.2

Cetak khs D3 F_mtkuliah

Dt_login

Login Login

Khs Khs

Dt_khs

Dt_khs

Konfirmasi_login Konfirmasi_login

Dt_mtkuliah

Dt_mtkuliah

Gambar IV.9

3. Kamus data

a. Login

Maksud : Sebagai identitas dan kode sandi anggota apabila

akan login.

Arus Data : Anggota

Frekuensi : Setiap anggota yang ingin menggunakan loginnya

b. Kurikulum

Maksud : Sebagai Kurikulum operasional mata kuliah

Arus Data : Kaprodi

Frekuensi : Setiap per semester

c. Mata Kuliah Dosen

Maksud : Untuk menentukan dosen pengajar mata kuliah

Arus Data : Kaprodi

d. KRS

Maksud : Untuk menentukan mata kuliah dan dosen pengajar

yang nantinya dibagikan kepada mahasiswa.

Arus Data : Kaprodi

Frekuensi : Setiap Per semester

e. Data Nilai Mata kuliah

Maksud : Untuk membuat data Khs yang dberikan oleh dosen

berupa nilai mata kuliah.

Arus Data : Dosen Mata Kuliah

Frekuensi : Setiap Akhir semester

f. KRS ISI

Maksud : Krs Yang telah diisi data oleh mahasiswa sebagai

bukti mahasiswa yang aktif dalam pengambilan Krs

Arus Data : Mahasiswa

g. KHS

Maksud : Sebagai data keluaran yang berisi data hasil nilai

mahasiswa selama kegiatan belajar per semester

Arus Data : Admin

Frekuensi : Setiap Per semester

4. Prosedur system usulan

a. Proses perekaman data

Pada proses ini kaprodi sebelum melakukan pengaksesan kedalam

menu yang telah disediakan oleh admin,kaprodi harus melakukan

login agar dapat masuk dan mengakses menu yang telah disediakan

oleh admin dari pihak kampus. Setelah kaprodi sukses melakukan

login barulah kaprodi mengakses suatu menu yang ada,untuk

menentukan kurikulum dan dosen mata kuliah untuk dijadikan krs

dan mata kuliah dosen, krs tersebut akan dibagikan kepada setiap

mahasiswa dan mata kuliah dosen akan dibagikan kepada dosen mata

kuliah sebagai panduan untuk dosen tersebut mengajar.

b. Proses isi krs

telah didapat oleh pihak kampus. Setelah login sukses dilakukan

menu mahasiswa tersebut baru dapat diakses diantaranya menu

pengisian krs dan Khs. Mahasiswa yang ingin mengambil mata kuliah

masuk ke menu pengisian krs yang telah disediakan dan melakukan

pengisian krs sesuai dengan batas sks yang didapat dari nilai khsnya.

Namun apabila mahasiswa belum melakukan pembayaran, mahasiswa

tidak dapat mengakses menu krs. Dan Mahasiswa yang telah

melakukan pembayaran dapat mengakses menu Krs. mahasiswa

melakukan pengisian krs,lalu akan mendapatkan konfirmasi Krs dari

penasehat akademiknya (PA), bahwa Krs telah disetujui atau belum.

proses Acc ini dilakukan setelah penasehat akademik melihat krs

yang telah diisi mahasiswa dan melihat hasil dari khs

mahasiswa,apabila belum disetujui mahasiswa akan dipanggil untuk

menghadap dosen penasehat akademiknya (PA) untuk

memperbaikinya.

c. Proses kegiatan akademik

Pada proses ini dosen mata kuliah melakukan login agar dapat masuk

kedalam menu dosen. Setelah dosen masuk kedalam menu dosen,

maka dosen dapat memasukkan data nilai per mata kuliah yang

diajarnya. Lalu akan diproses oleh sistem,dan selanjutnya dimasukkan

ke dalam file nilai yang nantinya hasil dari akumulasi nilai tersebut

diproses untuk dijadikan Khs.

Proses ini merupakan hasil dari laporan dosen yang dijadikan khs dan

dibagikan kepada mahasiswa dan dosen penasehat akademik. Sebagai

panduan pengambilan mata kuliah disemester berikut.

5. Normalisasi

Normalisasi adalah suatu proses untuk menjamin terwujudnya himpunan

data yag mempunyai integritas,konsistensi, fleksibel, dan tidak duplikasi

antara satu dengan yang lainnya.

Bentuk Un-normal

Yaitu menghilangkan duplikasi data agar mendapatkan bentuk yag lebih

baik,hemat waktu,hemat biaya dan memberikan respon yag baik dan cepat.

UNF

Semester/TA+Program_studi+NPM+Nama_Mahasiswa+Penasehat_akademik+{Pilihan+K

ode_matakuliah+Nama_matakuliah+SKS+Kode_Dosen+Nama_Dosen}+Jumlah_Sks_ygdi

ambil+Terbilang+Paraf_mahasiswa+Username+Pasword+{Kode_dosen+Nama_dosen+Ko

de_matakuliah+Nama_matakuliah}+NPM+Nama_mahasiswa+Program_pendidikan+Progr

am_studi+NPM+Nama_mahasiswa+Penasehat_Akademik+{Kode_matakuliah+Nama_mat

akuliah+SKS+Nama_dosen+keterangan}+Jumlah_ambil_SKS+batas_ambil_SKS+prodi+K

RS+Tugas+absen+UTS+UAS+Program_Pendidikan+{Kode_matakuliah+Nama_matakulia

Bentuk normal pertama (1st)

Yaitu semua atribut yang mempunyai nilai yang sifatnya atomic (tunggal)

tetapi masih terdapat beberapa atribut muncul secara berulang yaitu dengan

cara menghilangkan repeating group.

1st NF

NPM+Nama_mahasiswa+Tempat_lahir+tanggal_lahir+fakultas+Program_studi+Prog

ram_pendidikan+status_mahasiswa+Kode_dosen+Nama_dosen+Telepon+alamat+ko

de_matakuliah+status_dosen+username+Password+Semester+Jumlah_sks_yg_diambi

l+T_Akd+kd_prodi+kd_dsn+Nama_matakuliah+Nama_Dosen+kd_mk+IPS+IPK+nm

_prodi+jenjang+Nama_matakuliah+SKS+Batas_ambil_sks

Normal kedua (2nd)

Suatu tabel telah mencapai tingkat normal kedua jika tabel yang bersangkutan

telah memenuhi bentuk normal pertama dan semua atribut bukan kunci (non

key atributes) tabel bersangkutan tergatung sepenuhnya pada kunci primer.

Bentuk ketergangtungan tersebut disebut sebagai ketergantungan penuh (full

functional dependence) terhadap kunci primer, khususnya kunci primer

2nd NF

KRS #NPM+@Kode_dosen+@Kode_matakuliah+semester+Jumlah_sks_yg_

diambil_T_Akd+@Kode_dosen+Nama_dosen+Telepon+alamat+stat

us_dosen+@Kode_dosen+Nama_matakuliah+Nama_Dosen+@Kode

_prodi+Nama_prodi+jenjang+Nama_matakuliah+SKS

Login #username+Password

Mahasiswa #NPM+Nama_mahasiswa+Tempat_lahir+tanggal_lahir+Jenis_kelamin+

fakultas+Program_studi+Program_pendidikan+@Kode_Matakuliah

+Nama_matakuliah+IPS+IPK

Mata kuliah #Kode_matakuliah+Nama_matakuliah+Sks+@Kode_Dosen+Nama_dos

en

Normal ketiga (3nd)

Setiap aribut yang bukan key harus bergantung sepenuhnya pada paduan primery

key, bukan bergantung pada salah satu sebagian key (partial dependencie),dan

senua atribut bukan pimery key tidak mempunyai hubungan transitif. Dengan kata

lain setiap atribut bukan kunci haruslah bergantungan ganya pada primery key dan

3nd NF

Mahasiswa #NPM+Nama_Mahasiswa+Tempat_lahir+Tanggal_lahir+Jenis_kel

amin+Fakultas+Program_Studi+Program_Pendidikan

Dosen #Kode_Dosen +Nama_Dosen+Alamat+Telp+jenis_kelamin

Login #Username+Password

KRS #NPM++@Kode_Matakuliah+@Kode_Dosen+@Kode_Prodi+T_

Akd+Semester+Jumlah_sks_yg_diambil

Nilai #NPM+@Kode_Matakuliah+Nama_Matakuliah+Kehadiran+Tugas

+Nilai

KHS #NPM+@Kode_Matakuliah+Nama_Matakuliah+Tahun_Akd+Sem

ester+N+K+NxK+Batas_Ambil_Sks +IPS+IPK

Jurusan #Kd_Prodi+Nama_Prodi+Program_Pendidikan

Mata Kuliah #Kode_Matakuliah+Nama_Matakuliah+SKS

Dftr Hdr Mhs #@Npm+Kode_Dosen+@Kode_prodi+@Kode_Matakuliah+Keha

diran_Mahasiswa

Ket: # = primary key

6. Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar IV.10

7. RANCANGAN FISIK

1. Bagan Pengolahan

a. Bagan pengolahan terstruktur

Merupakan penggambaran hirarki modul Proses berdasarkan

urutan proses dari diagram konteks hingga diagram rinci. bagan

pengolahan terstruktur digunakan untuk:

1) Mendifinisikan dan mengilustrasikan organisasi dan system

informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan sub

modul.

2) Menunjukkan hubungan elemen data, elemen control modul

hubungan antara modul

3) memudahkan programmer dalam melakukan pembuatan

program dan perbaikan kesalahan program

input Data Kurikulum

Perekaman data

Rekam Login

Perancangan krs dan khs

Rekam Login

Ambil matakuliah Rekam Login Isi Krs

Laporan

Input absensi Mahasiswa Rekam Login

Kegiatan akademik

Gambar IV.11

Bagan Pengolahan Terstruktur

b. Pembagian Modul Pengolahan

1) Perekaman Data

Gambar IV.12

Perekaman Data

2) Isi Krs

Rekam Data Lihat Status

Input kurikulum Rekam Dosen Cetak krs

Mata kuliah Rekam Login

Perekaman Data

Ambil Mata Rekam Login

Isi Krs cetak Krs

Gambar IV.13

Isi Krs

3) Kegiatan Akademik

Gambar IV.14

Kegiatan Akademik

4) Laporan

Rekam data nilai Rekam Data Absensi

Mahasiswa Rekam Login

Kegiatan Akademik

Cetak Khs Rekam Login

Gambar IV.15

Laporan

8. Rancangan Program

Rancangan program ini dibuat berdasarkan Diagram Alir Data (DAD)

dan bagan pengelolaan terstruktur menu pengoperasian. Rancangan

program ini dibuat untuk memberikan kemudahan dalam membuat

tampilan pada aplikasi yang akan dibuat.

Adapun aspek rancangan programnya sebagai berikut:

1) Menu Utama Front end Untuk Kaprodi :

a) Login

b) Home Kaprodi

c) Ubah Password

d) Rekam Kurikulum

e) Rekam Dosen Mata kuliah

f) Rekam Krs

2) Menu Utama Front end untuk Mahasiswa :

a) Login

e) Status Krs

f) Lihat Khs

3) Menu Utama Front end untuk Dosen :

a) Login

b) Home Dosen

c) Ubah Password

d) Rekam Data Nilai Matakuliah

4) Menu Utama Front end Untuk Penasehat Akademik :

a) Login

b) Home Penasehat Akademik

c) Ubah Password

d) Lihat Krs Isi

e) Lihat Khs Mahasiswa

5) Menu Back end Untuk Admin

a) Login

b) Home Admin

c) Input Mahasiswa Baru

d) Data Mahasiswa

e) Input mata kuliah baru

f) Data mata kuliah

g) Input Dosen baru

h) Data dosen

9. Struktur Menu Pengoperasian a. Menu Front End

Gambar IV.16 Menu Utama

Login

Home

Isi krs Entry

kurikulu

input mata

kuliah dosen

Lihat data krs isi

Cetak krs

Rekam data nilai matakuliah

Lihat data khs

Logout

b. Menu back end

Menu Utama

Login

Home

Perekaman data Pemeliharaan

Data

Pencetakan Log Out

Rekam data mahasiswa baru

Edit Profil

Rekam data mata kuliah baru

Data mahasiswa

Data mata kuliah Rekam data dosen

Cetak khs

Data dosen

REKAM UBAH HAPUS

Gambar IV.17

10. Rancangan Kode

Rancangan kode ini dibuat agar pada proses perekaman data, data yang

dimasukkan lebih efektif dan efisien. kode-kode ini mewakili data yang

akan direkam supaya mengurangi kelengkapan data tersebut. adapun

kode yang digunakan dalam perancangan system ini yaitu:

a. Kode Mata Kuliah

Contoh: MKK72001

Panjang: 8 Digit

x x x

X x x x x

Kelompok Mata kuliah

Jurusan

b. NPM

Contoh: 720 107 0001

Panjang : 10 Digit

c. Kode Dosen

Contoh : 050006

Panjang: 5 Digit

11. Rancangan Data x x x

x x x

Jurusan

Tahun angkatan

x x x x

No Urut

x x

Thn masuk

x x x

Pembuatan file diperlukan untuk menyimpan data yang diperlukan

untuk menghasikan keluaran. untuk keperluan tersebut penulis merancang

beberapa file yang dapat dijelaskan seabagai berikut:

No Nama File Record Key Media Bentuk

1 Mahasiswa NPM Harddisk Lampiran D-1

2 Login NPM

Kode_Dosen

Harddisk Lampiran D-2

3 Dosen Kode_Dosen Harddisk Lampiran D-3

4 KRS NPM

Kode_Matakuliah

Kode_Dosen

Harddisk Lampiran D-4

5 Mata kuliah Kode_Matakuliah Harddisk Lampiran D-5

6 KHS NPM

Kode_Matakuliah

Harddisk Lampiran D-6

7 Nilai NPM

Kode_Matakuliah

Harddisk Lampiran D-7

Rancangan Data

12. Rancangan Masukan

nnNO Nama Fungsi Bentuk

1 Login Sebagai Identitas dan kode sandi anggota

apabila akan login

Lampiran B-1

2 Kurikulum Sebagai data Kurikulum operasional mata

kuliah

Lampiran B-2

3 Matakuliah

dosen

menentukan matakuliah dan dosen pengajar Lampiran B-3

4 KRS Untuk mahasiswa yang nantinya diisi oleh

mahasiswa

Lampiran B-4

6 Data Nilai

Mata kuliah

Untuk membuat data khs yang diberikan

oleh dosen berupa nilai per mata kuliah

Lampiran B-6

Table IV.6

Rancangan Masukan

13. Rancangan Keluaran

No Nama Fungsi Bentuk

1 Krs isi Krs Yang telah diisi data oleh mahasiswa

sebagai bukti mahasiswa yang aktif dalam

pengambilan Krs

Lampiran B-2

2 Khs Sebagai data keluaran yang berisi data

hasil nilai mahasiswa selama kegiatan

belajar per semester dan sebagai acuan

untuk mengisi Krs

Lampiran B-3

Gambar IV.17

10. Rancangan Kode

Rancangan kode ini dibuat agar pada proses perekaman data, data yang dimasukkan lebih efektif dan efisien. kode-kode ini mewakili data yang akan direkam supaya mengurangi kelengkapan data tersebut. adapun kode yang digunakan dalam perancangan system ini yaitu:

a. Kode Mata Kuliah

Contoh: MKK72001 Panjang: 8 Digit

x x x

X x x x x

Kelompok Mata kuliah

Jurusan

b. NPM

Contoh: 720 107 0001 Panjang : 10 Digit

c. Kode Dosen

Contoh : 050006 Panjang: 5 Digit

11. Rancangan Data x x x

x x x

Jurusan

Tahun angkatan

x x x x

No Urut

x x

Thn masuk

x x x

Pembuatan file diperlukan untuk menyimpan data yang diperlukan untuk menghasikan keluaran. untuk keperluan tersebut penulis merancang beberapa file yang dapat dijelaskan seabagai berikut:

No Nama File Record Key Media Bentuk

1 Mahasiswa NPM Harddisk Lampiran D-1

2 Login NPM

Kode_Dosen

Harddisk Lampiran D-2

3 Dosen Kode_Dosen Harddisk Lampiran D-3

4 KRS NPM

Kode_Matakuliah

Kode_Dosen

Harddisk Lampiran D-4

5 Mata kuliah Kode_Matakuliah Harddisk Lampiran D-5

6 KHS NPM

Kode_Matakuliah

Harddisk Lampiran D-6

7 Nilai NPM

Kode_Matakuliah

Harddisk Lampiran D-7

Rancangan Data

12. Rancangan Masukan

nnNO Nama Fungsi Bentuk

1 Login Sebagai Identitas dan kode sandi anggota apabila akan login

Lampiran B-1

2 Kurikulum Sebagai data Kurikulum operasional mata kuliah

Lampiran B-2

3 Matakuliah dosen

menentukan matakuliah dan dosen pengajar Lampiran B-3

4 KRS Untuk mahasiswa yang nantinya diisi oleh mahasiswa

Lampiran B-4

5 Data Dftr hdr Mhs

Sebagai Bukti kehadiran Mahasiswa Didalam kelas

6 Data Nilai Mata kuliah

Untuk membuat data khs yang diberikan oleh dosen berupa nilai per mata kuliah

Lampiran B-6

Table IV.6 Rancangan Masukan

13. Rancangan Keluaran

No Nama Fungsi Bentuk

1 Krs isi Krs Yang telah diisi data oleh mahasiswa sebagai bukti mahasiswa yang aktif dalam pengambilan Krs

Lampiran B-2

2 Khs Sebagai data keluaran yang berisi data hasil nilai mahasiswa selama kegiatan belajar per semester dan sebagai acuan untuk mengisi Krs

Lampiran B-3