Prosedur Sistem Berjalan Diagram Alir Data DAD

41 4 Penasehat Akademik 1. Menerima KHS 2. Menerima data krs 3. Acc Krs KHS Data Krs Tabel IV.4 Matrik Kegiatan dan Kebutuhan Informasi

5. Prosedur Sistem Berjalan

a. Proses Setup Krs Kaprodi menentukan Kurikulum Matakuliah dan Dosen mata kuliah,dari data-data tersebut maka dibuatkannya krs, yang nantinya krs tersebut dibagikan kepada mahasiswa untuk melakukan pengisian krs.dan pada proses ini dosen mata kuliah mendapatkan matakuliah dosen yang telah ditentukan dari kaprodi yang nantinya untuk panduan dosen mengajar mata kuliah yang telah ditentukan oleh kaprodi. b. Proses Pengambilan dan entry Krs Pada proses ini mahasiswa mengambil krs yang telah tersedia,setelah mahasiswa mengambil krs lalu mahasiswa melakukan pengisian krs dan sebelum mahasiswa mengembalikan krs yang telah diisi,mahasiswa diharuskan melunasi administrasi pembayaran. mahasiswa yang telah mengisi dan mengembalikan krs 42 kepada penasehat akademiknya akan mendapatkan konfirmasi bahwa krs disetujui atau tidak. c. Proses Rekam Data Absensi dan Nilai Pada proses ini daftar hadir kuliah yang telah diisi oleh mahasiswa maka dosen mata kuliah merekam pengakumulasian daftar hadir mahasiswa dan data nilai dengan hasil ujian yang diterima untuk memperoleh data nilai sebenarnya. d. Proses cetak Khs Dari hasil data nilai yang diterima dari dosen, maka akan diproses untuk dibuatkan Khs yang nantinya dibagikan kepada penasehat akademik dan mahasiswa,yang nantinya khs tersebut sebagai hasil laporan nilai-nilai yang didapat pada semester tersebut.

6. Diagram Alir Data DAD

a. Diagram Konteks 43 P1 Sistem informasi Krs dan khs a Kaprodi b Dosen d Mahasiswa c Penasehat akademik kurikulum_mk dosen_mk krs mt_kuliah_dosen dftr_hdr_mhs dt_nilai Dt_krs krs Acc_krs Khs bkt_pmbyrn Acc_krs Khs Dt_krs dt_dftr_hdr_mhs Diagram Konteks Gambar IV.2 b. Diagram Overview O 44 P1 setup krs a Kaprodi P2 pengambilan dan entry krs P3 Rekam data absensi dan nilai P4 Cetak khs c Penasehat akademik d Mahasiswa D3 F_mtkuliah D4 F_dosen D10F_kurikulum c Penasehat akademik D11F_pmbyrn D5 F_krs D7 F_mhs D13F_nilai D12F_absensi b Dosen D9 F_khs kurikulum_mk dosen_mk krs krs bkt_pmbyrn Dt_krs Dt_kurikulum Dt_kurikulum Dt_mtkuliah Dt_mtkuliah Dt_dosen Dt_dosen Acc_krs Dt_krs Acc_krs Dt_krs Dt_krs dt_pmbyrn dt_pmbyrn Dt_mhs Dt_mhs Dt_krs Dt_absnsi Dt_absnsi dt_nilai dt_nilai mt_kuliah_dosen dftr_hdr_mhs dt_nilai dt_nilai Khs Dt_khs Dt_khs Khs dt_dftr_hdr_mhs Diagram Overview Gambar IV.3 7. Analisis Permasalahan 45 a. Teknologi pengolahan data yang digunakan Dalam mengolah informasi, sistem telah menggunakan seperangkat komputer untuk mendukung kegiatan operasional hanya untuk pengetikan laporan saja. Sehingga masih kurang efisien dan optimal spesifikasi komputer yang dimiliki adalah sebagai berikut: 1 Spesifikasi perangkat kerasHardware Konfigurasi yang dimiliki dalam perangkat keras adalah sebagai berikut: a Processor : intel Pentium IV 2,66MHZ b RAM : DDR 256MB c HDD : 40GB d FDD : 1,44MB e Keyboard : standart f Mouse : serial g Monitor : GTC 15 inc h Printer : HP 5500 2 Perangkat lunaksoftware a System operasi yang digunakan adalah: Windows XP professional service pack 2 b Aplikasi yang digunakan adalah Microsoft office 2003 acces, word, excel 8. Identifikai masalah 46 Dari pengamatan yang dilakukan di lapangan dan telah digambarkan sebelumnya, penulis menganalisa dari system perkuliahan ini dengan menganalisa menggunakan kerangka PIECES,yaitu performance,information,economies,control,efficiency,dan servis. Analisa tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Performance Dalam hal pengolahan data file-file mata kuliah dan data nilai mahasiswa, yang tersimpan pada komputer masih belum tersusun dengan baik dan masih ada file-file data yang rusak, sehingga menyebabkan kinerja menjadi lambat. Dengan adanya sistem baru nanti dapat memberikan kualitas yang akurat dan tepat waktu. b. Information Dari analisa pada informasi terdapat beberapa point yang diidentifikasi yaitu: 1 Karena masih menggunakan system secara manual, sehingga sering terjadinya ketidak akuratan data pada saat kebutuhan akan informasi data yang ada, juga menghambat pembuatan laporan akhir yang akan diberikan kepada mahasiswa 2 Perolehan data KHS hanya bisa dilihat dikampus,hal ini mengakibatkan mahasiswa yang ada dikampus untuk melihat KHS, dan mahasiswa yang tidak dapat ke kampus tidak dapat memperoleh informasi KHS. 47 c. Economics Informasi mengenai data mata kuliah dan nilai mahasiswa, Segala kebutuhan kegiatan masih dibuat secara manual dengan media kertas dan tenaga manusia sehingga banyak membutuhkan biaya. Dan hal itu belum ter database dengan baik,sehingga terjadi duplikasi data sehingga mengakibatkan lamanya proses kinerja. Dengan adanya sistem yang baru dapat mengurangi media kertas dan meminimkan biaya. d. Control dan keamanan Pemeliharaan dilakukan oleh tenaga SDM dari luar pihak universitas. hal ini dikarenakan universitas belum memiliki tenaga SDM yang seharusnya ada untuk melakukan pemeliharan atau peng update an terhadap system informasinya. hal ini bisa mengakibatkan terjadinya segala bentuk penyalahgunaan terhadap isi data yang tersimpan pada aplikasi oleh pihak yang bisa saja tidak berkepentingan, sehingga otorisasi dan autentifikasi data tidak dapat dipertanggung jawabkan. e. Efficiency komputer yang ada, kurang dimanfaatkan secara maksimal,dimana komputer yang ada hanya digunakan untuk surat-menyurat dan membuat laporan sehingga akses informasi menjadi kurang efisien disamping itu komputer yang ada masih bersifat sendiristand alone. 48 f. Service Tidak dapat memberikan pelayanan yang baik karna sering terjadinya kelambatan dalam hal pelayanan karena membutuhkan waktu untuk mencari data atau mencatat data penilaian, karena didalam pencatatannya masih dalam bentuk arsip yang di simpan di dalam buku dan kertas atau dengan kata lain masih bersifat manual dan ter komputerisasi 9. Masalah Pokok Pengelolaan data Krs dan Khs pada Universitas Bung Karno tidak terdokumentasi dengan baik. sehingga mahasiswa kurang puas dengan pelayanan yang diberikan oleh pihak kampus. Kurangnya pelayanan dan keamanan data,dapat di identifikasi seperti: a. Data tersimpan secara berlebihan tidak konsisten dalam file-file atau dalam database yang berbeda b. Penyimpanan data yang masih di lakukan secara manual dalam bentuk arsip, sehingga bayak menimbul kan kerugian-kerugian seperti kurangnya keamanan pada penyimpanan data, lambat nya proses pengolahan data dan usia data menjadi tidak panjang karena mudah rusak karena hanya memnggunakan media kertas sebagai penyimpanan nya. c. Data yang berupa media kertas sangat riskan kan resiko keamanan seperti kehilangan data. d. Banyak biaya dan tenaga yang diperlukan pada saat pemeliharaan sistem. 49 e. Kurang maksimalnya aplikasi terhadap manajemen basis data Krs dan Khs mengakibatkan pelayanan informasi untuk mahasiswa kurang relatif efisien. 10. Analisis kebutuhan informasi Setelah mengamati sistem yang berjalan terutama pada sistem perencanaan studi dan penilaian tersebut, informasi yang dibutuhkan untuk menganalisa Krs dan penilaian ialah a.Informasi data dosen mata kuliah b.Informasi data kurikulum c.Informasi data mahasiswa difakultas d.Informasi data nilai e.Informasi data mata kuliah yang diambilkrs f. Informasi absensi mahasiswa g.Informasi KHS 11. Rancangan sistem usulan Berdasarkan permasalahan pada pengelolaan Krs dan Khs pada Universitas Bung Karno, perlu adanya solusi untuk dapat mengurangimeniadakan terjadinya masalah yang dapat merugikan kalangan mahasiswa, memudahkan bagi mahasiswa dengan merancang sistem yang ada terutama dalam pengelolaan dan pelayanan Krs Dan Khs. untuk itu diperlukan suatu bentuk basis data tersendiri tempat penyimpanan data Krs dan Khs,dan juga dengan berbasis web ini dapat mempermudah mahasiswa untuk dapat pelayanan informasi yang maksimal dan informasi ini dapat diakses dimana saja,tanpa harus datang 50 ke kampus. Dalam hal ini bentuk-bentuk usulan yang diberikan penulis dilihat dari analisa kebutuhan informasi yang ada sebagai berikut: a.Database Data inventaris mata kuliah dan data mahasiswa harus didokumentasikan dalam bentuk database tersendiri dan harus selalu di update secara berkala. b.User Interfacetampilan Untuk Front end lebih mengutamakan menyediakan apa yang dibutuhkan oleh para pengunjungnya yaitu menu pengaksesan yang lebih akurat dan mudah dipahami dalam penggunannya. Untuk Back end penyediaan modul dimana administrator memiliki akses penuh terhadap seluruh isi konten yang terdapat pada website. c.Sistem pencarian Dibuatkan pengkodean pada nama mata kuliah dan nama-nama yang bersangkutan didalam aplikasi tersebut,untuk memudahkan dalam proses pencarian dan pengelolaan data inventaris Krs dan Khs. d.Hardware dan Software Hardware yang digunakan baik dalam hal pengaksesan maupun pengolahan website menggunakan spesifikasi komputer yang standart. sedangkan software yang digunakan untuk membangun website menggunakan text editor Macromedia Dreamweaver CS 4 dan paket APACHE mendukung bahasa pemrograman PHP versi 4 keatas, Web 51 Server dan Database MySQL. Untuk browser merekomendasikan dengan Mozilla versi terbaru B. PERANCANGAN 1. Rancangan Logik Berikut ini rancangan logik dari sistem usulan pada sistem informasi KRS dan KHS online pada Universitas BUNG KARNO Jakarta. Berdasarkan permasalahan pada pengelolaan Krs dan Khs pada Universitas Bung Karno, perlu adanya solusi untuk dapat mengurangimeniadakan terjadinya masalah yang dapat merugikan kalangan mahasiswa, memudahkan bagi mahasiswa dengan merancang sistem yang ada terutama dalam pengelolaan dan pelayanan Krs Dan Khs. Berikut ini adalah gambaran dari sistem usulan: 2. Diagram Alir Data DAD a. Diagram Konteks 52 P0 Sistem informasi Krs,Khs online a Kaprodi b Dosen d Mahasiswa f Dosen penasehat akademik Login Khs Dt_kurikulum Mtkuliah_dosen Krs Login Krs Login Khs Login Dt_nilai_mk Krs_isi Mtkuliah_dosen dt_dftr_hdr_mhs Konfirmasi_login Konfirmasi_login Konfirmasi_login Konfirmasi_Krs Konfirmasi_login Gambar IV.4 Diagram Konteks Sistem Usulan b. Diagram Overview O 53 D7 F_mhs D6 F_krs_isi D8 F_nilai_mk D1 F_login D5 F_krs a Kaprodi d Mahasiswa f Dosen penasehat akademik D3 F_mtkuliah b Dosen D1 F_login D4 F_dosen D3 F_mtkuliah P1 Perekaman data P2 Isi krs P3 kegiatan akademi k D2 F_jurusan P4 Laporan D9 F_khs d Mahasiswa c Penasehat akademi k D10F_kurikulum D14F_dftr_hdr_mhs D3 F_mtkuliah Dt_kurikulum Mtkuliah_dosen krs Login Dt_jurusan Dt_jurusan Dt_mtkuliah Dt_mtkuliah Dt_dosen Dt_dosen Dt_krs Dt_krs Dt_krs Login krs dt_dftr_hdr_mhs Dt_login Dt_login Dt_login Dt_login Dt_krs_isi Dt_krs_isi Dt_krs_isi Dt_mhs Dt_mhs Dt_nil ai_mk Dt_mtkuliah Dt_login Dt_nilai_mk Login Dt_nilai_mk Mtkuli ah_dosen Dt_khs Dt_khs Khs Login Login Khs Dt_mtkuliah Login Dt_krs_isi dt_dftr_hdr_mhs Dt_kurikulum Konfirmasi_l ogin Konfirmasi_l ogin Konfirmasi_Krs Konfirmasi_l ogin Konfirmasi_l ogin Konfirmasi_login Konfirmasi_login Dt_mtkuliah Gambar IV.5 Diagram Overview Sistem Usulan c. Diagram Rinci 54 P1.1 Login a Kaprodi D5 F_krs D3 F_mtkuli ah b Dosen P1.4 entry krs b Dosen D4 F_dosen D1 F_login P1.2 entry kurikulum P1.3 entry mk dosen D10F_kurikulum D2 F_jurusan P1.5 rekam mk dosen D3 F_mtkuli ah D4 F_dosen Dt_login Dt_login Login Login Dt_mtkuliah Dt_kurikulum Dt_dosen Dt_jurusan Dt_dosen Mtkuli ah_dosen Krs Dt_krs Mtkuli ah_dosen Dt_mtkuliah Dt_mtkuliah Konfirmasi_login Konfirmasi_l ogin kurikulum_mk Dt_dosen Dt_mtkuliah 1 Diagram Rinci 1.0 Gambar IV.6 Diagram Rinci Proses 1.0:Perekaman data 55 2 Diagram Rinci Proses 2.0 P2.1 Login P2.2 Isi krs d Mahasiswa D5 F_krs f Dosen penasehat akademik D6 F_krs_isi D1 F_login f Dosen penasehat akademik P2.3 rekam krs isi D7 F_mhs Dt_krs Dt_krs_isi Dt_login Krs Login Login Dt_login Dt_krs_isi Krs_isi Dt_mhs Konfirmasi_login Konfirmasi_Krs Konfirmasi_login Gambar IV.7 Diagram Rinci Proses 2.0:Isi Krs 56 3 Diagram Rinci 3.0 P3.1 Login b Dosen D7 F_mhs D8 F_nilai_mk P3.2 Input data dftr hdr dan nilai mk D6 F_krs_isi D14F_dftr_hdr_mhs D1 F_login Dt_nilai_mk Dt_nilai_mk Dt_mhs Login Dt_dftr_hdr_mhs Dt_nilai_mk Dt_krs_isi Dt_dftr_hdr_mhs Dt_dftr_hdr_mhs Dt_login Konfirmasi_login Gambar IV.8 Diagram Rinci Proses 3.0:Kegiatan akademik 57 4 Diagram Rinci 4.0 P4.1 Login d Mahasiswa D1 F_login D9 F_khs f Dosen penasehat akademik P4.2 Cetak khs D3 F_mtkuliah Dt_login Login Login Khs Khs Dt_khs Dt_khs Konfirmasi_login Konfirmasi_login Dt_mtkuliah Dt_mtkuliah Gambar IV.9 Diagram Rinci Proses 4.0:Laporan 58

3. Kamus data a. Login