16
3. Bagian Jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.
e. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menuangkan cek tersebut ke bank.Uang tunai tersebut
kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.Dalam struktur
organisasi, fungsi keuangan berada ditangan Bagian Kassa.
2.2.3 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun perusahaan tersebut termasuk perusahaan
yang sejenis usahanya.Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur-prosedur yang dapat menemukan atau memberi isyarat tentang
terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya. Prosedur
merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu
departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
http:digilib.mercubuana.ac.id
17
sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari tiga prosedur yaitu: 1.
Prosedur untuk bagian personalia 2.
Prosedur pencatatan waktu 3.
Prosedur penggajian dan pengupahan
2.2.4 Pengertian Prosedur Penggajian dan Pengupahan
Pimpinan suatu instansi pastilah ingin mengetahui keadaan dan perkembangan instansi yang dipimpinnya. Kebanyakan instansi yang ada,
mempunyai jumlah pegawai yang besar sehingga pimpinan sering kali mengalami kesulitan dalam mengawasi para pegawainya. Untuk
memudahkan pengawasan dan wewenang pimpinan akan dilimpahkan kepada orang lain yang ahli yang juga merupakan staffnya. Staff inilah
yang nantinya mengawasi pegawai yang ada pada tanggung jawab masing- masing staff. Demikian juga dalam hal penggajian. Tidak mungkin
pimpinannya sendiri yang akan langsung memberikan gaji kepada pegawainya. Terlebih bila pegawai yang dipimpinnya merupakan pegawai
pemerintah atau pegawai negeri seperti oleh Negara. Disinilah diperlukannya adanya suatu prosedur penggajian yang baik dan benar
sehingga gaji dapat diberikan pada pegawai sesuai dengan haknya. Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan sistem penggajian terdiri dari :
http:digilib.mercubuana.ac.id
18
a Prosedur pencatatan waktu hadir
Bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan
menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik.
b Prosedur pembuatan gaji
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di
fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.
c Prosedur distribusi pembayaran gaji
Dalam prosedur ditribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat
tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
d Prosedur pembayaran gaji
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk
menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop
gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar pay master.
http:digilib.mercubuana.ac.id
19
2.2.5 Dokumen dalam Akuntansi Gaji dan Upah
