Kendaraan Bermotor harus mencari satu persatu berkas yang ada didalam lemari. Proses pencarian akan semakin sulit dikarenakan jumlah berkas uji yang semakin
bertambah. Hal ini berdampak pada lambatnya pelayanan terhadap konsumen yang akan menguji kendaraannya.
Lambatnya pelayanan terhadap konsumen juga akan menyebabkan konsumen beralih untuk menguji kendaraannya ke Dinas Perhubungan Kota lain.
Untuk menyikapi hal tersebut kepala UPTD Pengujian Kendaraan Bermotor berpendapat bahwa Dinas Perhubungan Kabupaten Garut membutuhkan sistem
pengarsipan, dengan adanya sistem yang terkomputerisasi ini diharapkan akan meningkatkan daya saing dengan Dinas Perhubungan Kabupaten Kota lainnya
yang ada di Indonesia. Melihat permasalahan tersebut UPTD Pengujian Kendaraan Bermotor
Dinas Perhubungan Kabupaten Garut membutuhkan sebuah sistem informasi pengarsipan data uji kendaraan yang dapat mempercepat proses pencarian berkas
uji saat berkas uji tersebut dibutuhkan kembali.
3. 1. 2. Analisis Sistem
Analisis sistem berisi tentang pemaparan sistem yang sedang berjalan saat ini dimana pengarsipan data uji kendaraan masih dilakukan secara manual.
Analisis ini dimaksudkan agar perangkat lunak yang dibangun tidak keluar dari cakupan sistem pengarsipan yang ada. Adapun prosedur pengarsipan data uji
kendaraan yang dilakukan di UPTD Pengujian Kendaraan Bermotor Dinas Perhubungan Kabupaten Garut antara lain :
1. Prosedur Pendaftaran 2. Prosedur Pembayaran
3. Prosedur Pengujian 4. Prosedur Pengarsipan
3. 1. 2. 1. Prosedur Pendaftaran
A. Tahapan Prosedur Pendaftaran
1. Pemohon kendaraan yang akan melakukan pengujian pada kendaraannya mendaftar terlebih dahulu dengan membawa dokumen persyaratan.
2. Dokumen persyaratan tersebut diberikan kepada petugas pendaftaran, kemudian petugas akan mengecek status pemohon, apakah pemohon lama
atau baru. 3. Jika status pemohon adalah pemohon baru, maka pemohon harus meminta
terlebih dahulu nomor uji kepada Kepala UPTD PKB. 4. Kemudian Kepala UPTD PKB akan menerima permohonan dan
memberikan nomor uji ke pemohon. 5. Setelah nomor uji diterima oleh pemohon baru, pemohon dapat
memberikan dokumen persyaratan kembali ke petugas pendaftaran. 6. Jika status pemohon adalah pemohon lama, maka petugas pendaftaran
langsung mengecek kelengkapan dokumen persyaratan yang telah diberikan oleh pemohon. Pengecekan dimulai dari pengecekan kartu
identitas, apakah kartu identitas pemohon habis masa berlaku atau tidak. Jika ya, petugas akan mengembalikan dokumen persyaratan tersebut ke
pemohon dan pemohon harus melengkapinya apabila akan mendaftar. Jika
tidak prosedur berlanjut ke tahap pengecekan STNK, apakah STNK habis masa berlaku atau tidak. Jika ya, petugas akan mengembalikan dokumen
persyaratan tersebut ke pemohon dan pemohon harus melengkapinya apabila akan mendaftar. Jika tidak, prosedur berlanjut ke tahap pengecekan
pajak, apakah pajak habis atau tidak. Jika ya, petugas akan mengembalikan dokumen persyaratan tersebut ke pemohon dan pemohon harus
melengkapinya apabila akan mendaftar. Jika tidak prosedur berlanjut ke tahap pengecekan izin trayek dimana izin trayek hanya ada pada kendaraan
angkutan umum, apakah izin trayek habis. Jika ya, petugas akan mengembalikan dokumen persyaratan tersebut ke pemohon dan pemohon
harus melengkapinya apabila akan mendaftar. Jika tidak dan kelengkapan persyaratan sudah lengkap petugas akan membuat Surat Pendaftaran
Obyek Retribusi Daerah SPdORD. 7. SPdORD ini oleh petugas pendaftaran akan diberikan kepada petugas
pembayaran.
Gambar III.1 Prosedur Pendaftaran
B. Aturan Bisnis Prosedur Pendaftaran
1 Berdasarkan Kebijakan Kepala UPTD Pengujian Kendaraan Bermotor : a. Pemohon dapat mendaftarkan lebih dari satu kendaraan
b. Apabila identitas pemohon KTPSIM, STNK, pajak dan izin trayek dari kendaraan yang akan didaftarkan habis masa berlaku bisa mendaftar dan
melakukan pengujian kendaraan dengan syarat buku uji yang telah disahkan tidak dikembalikan kepada pemohon.
2 Berdasarkan Rancangan Keputusan Bupati Garut Tahun 2011 tentang Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Pengujian Berkala Kendaraan Bermotor
dan Pelaksanaan Pemungutan Retribusinya di Kabupaten Garut. a. Bab VI tentang Prosedur Pengujian Berkala Kendaraan Bermotor pasal 21.
Pelaksana pengujian berkala kendaraan bermotor dibagi menjadi : a Pengujian Pertama Kali
b Pengujian Berkala Ulangan c Pengujian Kendaaan Bermotor Bukan Wajib Uji
b. Bab VI tentang Prosedur Pengujian Berkala Kendaraan Bermotor pasal 22. a Pengujian pertama kali sebagaimana dimaksud dalam pasal 21 huruf a
dilakukan kepada kendaraan yang baru pertama kali didaftarkan pada unit pengujian kendaraan bermotor kabupaten Garut.
b Pemilikkuasa pemlik kendaraan mengajukan permohonan kepada unit pengujian kendaraan bermotor sesuai dengan tempat kendaraan
didaftarkan dengan melampirkan persyaratan : 1. Sertifikat registrasi uji tipe SRUT;
2. Foto copy Surat Tanda Nomor Kendaraan STNK; 3. Foto copy tanda jati diri pemohon
4. Tanda bukti kepemilikan Trayek Angkutan penumpang umum ; 5. Tera dari Meteorologi Tangki sebagai alat ukur;
6. Membayar biaya retribusi pengujian pertama kali
c. Bab VI tentang Prosedur Pengujian Berkala Kendaraan Bermotor pasal 23. a Pelaksanaan pengujian berkala ulang sebagaimana dimaksud dalam
pasal 21 huruf b dilakukan kepada kendaraan wajib uji yang sudah memiliki nomor registrasi uji dan telah habis masa ujinya yang
berdomisili Garut maupun luar kabupaten Garut numpang uji. b Permohonan pengujian berkala ulangan diajukan ke DinasKantor
selambat-lambatnya 14 empat belas hari sebelum masa uji berakhir, Pemilikkuasa pemilik kendaraan wajib uji mengajukan permohonan
pengujian berkala dengan melampirkan persyaratan : 1. Buku Uji lama;
2. Foto copy tanda jati diri pemohon 3. Melampirkan surat ijin numpang uji dari daerah asal untuk
kendaraan yang numpang uji; 4. Foto copy Surat Tanda Nomor Kendaraan STNK;
5. Tanda bukti kepemilikan Trayek Angkutan Penumpang umum; 6. Membayar biaya retribusi pengujian berkala ulang;
d. Bab VI tentang Prosedur Pengujian Berkala Kendaraan Bermotor pasal 24. a Pelaksanaan pengujian kendaraan bermotor bukan wajib uji
sebagaimana dimaksud dalam pasal 21 huruf c dilakukan kepada kendaraan selain kendaraan wajib uji baik milik perorangan
badaninstansi yang memerlukan hasil pengujian pemeriksaan untuk kepentingan tertentu
b Pemilik pemohon mengajukan surat permohonan kepada kepala dinas disertai dengan maksud dan tujuannya, dengan dilengkapi :
1. Foto copy bukti kepemilikan STNK atau sejenis 2. Tanda jati diri pemohon
3. Daftar kendaraan yang akan diuji diperiksa 3 Berdasarkan Standar Operasional Pelayanan SOP Pengujian Kendaraan
Bermotor di Jawa Barat. 1. Pengujian Pertama
Pemilikkuasa kendaraan mengajukan permohonan kepada unit pengujian berkala sesuai dengan tempat kendaraan didaftarkan dengan melampirkan
persyaratan : 1 Sertifikat Registrasi Uji Tipe SRUT;
2 Fotokopi Surat Tanda Nomor Kendaraan STNK; 3 Tanda bukti kepemilikan Trayek Angkutan penumpang umum ;
4 Tera dari Meteorologi Tangki; 5 Membayar biaya uji;
2. Pengujian Berkala Pemilikkuasa kendaraan mengajukan permohonan pengujian berkala
dengan melampirkan persyaratan : 1 Buku Uji Kendaraan
2 Fotokopi Surat Tanda Nomor Kendaraan STNK 3 Tanda bukti kepemilikan Trayek Angkutan Penumpang Umum
3. 1. 2. 2. Prosedur Pembayaran
