1. Analisis 1. 1. Analisis Masalah ANALISIS DAN PERANCANGAN

55

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

3. 1. Analisis

3. 1. 1. Analisis Masalah

UPTD Pengujian Kendaraan Bermotor merupakan bagian yang memiliki peran penting di Dinas Perhubungan Kabupaten Garut. Salah satu tugas UPTD Pengujian Kendaraan Bermotor yaitu melakukan pengujian pada kendaraan angkutan darat. Pada saat ini berkas uji kendaraan dari hasil pengujian kendaran diarsipkan tanpa melalui proses pencatatan. Berkas uji reguler yang telah digunakan dalam proses pengujian disimpan ke dalam lemari pengarsipan yang telah diberi label berdasarkan bulan. Masalah timbul ketika terjadi keterlambatan pengujian kendaraan. Berkas uji yang kendaraannya mengalami keterlambatan pengujian selama lebih dari satu tahun akan dipindahkan ke lemari kendaraan potensial dengan rentang waktu antar satu tahun sampai dua tahun sedangkan yang memiliki keterlambatan pengujian selama lebih dari dua tahun dan kurang dari lima tahun akan dipindahkan ke lemari tidak aktif. Pencarian berkas uji kendaraan yang mengalami keterlambatan pengujian menjadi sulit karena saat diarsipkan tidak dilakukan pencatatan terlebih dahulu. Hal ini menyebabkan penyimpanan berkas-berkas uji di dalam lemari menjadi tidak terstruktur. Tidak adanya pencatatan dalam penyimpanan berkas uji di dalam lemari menyebabkan proses pencarian menjadi lambat karena staff UPTD Pengujian Kendaraan Bermotor harus mencari satu persatu berkas yang ada didalam lemari. Proses pencarian akan semakin sulit dikarenakan jumlah berkas uji yang semakin bertambah. Hal ini berdampak pada lambatnya pelayanan terhadap konsumen yang akan menguji kendaraannya. Lambatnya pelayanan terhadap konsumen juga akan menyebabkan konsumen beralih untuk menguji kendaraannya ke Dinas Perhubungan Kota lain. Untuk menyikapi hal tersebut kepala UPTD Pengujian Kendaraan Bermotor berpendapat bahwa Dinas Perhubungan Kabupaten Garut membutuhkan sistem pengarsipan, dengan adanya sistem yang terkomputerisasi ini diharapkan akan meningkatkan daya saing dengan Dinas Perhubungan Kabupaten Kota lainnya yang ada di Indonesia. Melihat permasalahan tersebut UPTD Pengujian Kendaraan Bermotor Dinas Perhubungan Kabupaten Garut membutuhkan sebuah sistem informasi pengarsipan data uji kendaraan yang dapat mempercepat proses pencarian berkas uji saat berkas uji tersebut dibutuhkan kembali.

3. 1. 2. Analisis Sistem