SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN PADA DINAS
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN PADA DINAS
LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN PROVINSI RIAU
MENGGUNAKAN METODE MIXTURE MODELLING
Diajukan sebagai Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan tugas Riset
Teknologi Informasi pada Jurusan Sistem Informasi
Oleh : Kelompok 10
DIAN FADILLAH PUTRA
YUDI LESMANA PUTRA
11553105317
11553104711
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM
RIAU PEKANBARU
2017
ABSTRACT
Archives is an important documents in Provincial Environment and Forestry
Office Archives very helpful the organization in achieving its goals.. A variety of
things related to one company's important data are in the archives. The difficulty
that occurs lies in how to get the archive when it is needed. An archive
management setting means how to compile a company's data from its earliest
establishment to date. An archive can mean a report of any decision or rule of a
company. The archive can contain financial data, employee data and other data.
Thus, Archive Management can be said vital in one company. With archives we
can know Record the policies or decisions of one company effectively and
comprehensively. Know how many archives you have. Regulate how the
mechanism of work of one company through the archive. Making a policy system
more practical because it uses a variety of technological advances. Keep a history
of one company well. Therefore the need is an integrated archives system
Keywords: Archive system, intergrated
ABSTRAK
Arsip adalah dokumen penting di Arsip Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan
sangat membantu organisasi dalam mencapai tujuannya. Berbagai hal yang
berkaitan dengan satu data penting perusahaan ada di arsip. Kesulitan yang
terjadi terletak pada bagaimana mendapatkan arsip saat dibutuhkan. Pengaturan
pengelolaan arsip berarti bagaimana mengumpulkan data perusahaan dari
tempat yang paling awal sampai saat ini. Arsip bisa berarti laporan keputusan
atau peraturan perusahaan. Arsip dapat berisi data keuangan, data karyawan
dan data lainnya. Dengan demikian, Manajemen Arsip dapat dikatakan penting
dalam satu perusahaan. Dengan arsip yang bisa kita ketahui Catat kebijakan
atau keputusan satu perusahaan secara efektif dan komprehensif. Tahu berapa
banyak arsip yang anda punya. Mengatur bagaimana mekanisme kerja satu
perusahaan melalui arsip. Membuat sistem kebijakan lebih praktis karena
menggunakan berbagai kemajuan teknologi. Jaga sejarah satu perusahaan
dengan baik. Oleh karena itu dibutuhkannya sistem informasi pengarsipan.
Kata kunci: Sistem arsip, terintegrasi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Jogiyanto (2005:1) menyatakan bahwa sistem merupakan suatu jaringan
kerja dari prosedur-prosedurnya yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran
tertentu. Sedangkan suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapantahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa
(who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how)
mengerjakannya.
Menurut H. M Jogiyanto 1992:6) Informasi merupakan komponenkomponen yang terkait dengan yang lainnya yang bekerja sama untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi guna
mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis dan
memvisualisasikan dalam organisasi. Dari teori ini dapat disimpukan bahwa
informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih
berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadiankejadian
nyata. Informasi dapat digunakan sebagai sumber pengetahuan
Pada era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi
dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh
terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi
teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses
penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu
kelancaran kegiatan administrasi di dalam suatu organisasi baik swasta maupun
pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas
surat menyurat (dewi leyla, 2014).
Menurut Mulyono (1985) arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani
mengatakan “Arcivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula kata
tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan
dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang
dikatakan “Archief”
Menurut Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Pasal 1 ayat 2, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelakasanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara. Agar arsip tersebut dapat dipergunakan secara efektif
dan efesien oleh suatu instansi, maka diperlukan adanya manajemen arsip yang
baik.
Teknologi yang membantu tercapainya tujuan organisasi atau instansi serta
pelaksanaan administrasi di suatu instansi menjadi efektif dan efesien. Kemajuan
teknologi berdampak besar terhadap aspek kehidupan manusia termasuk di dalam
bidang administrasi yang menuntut adanya profesionalisme dalam melaksanakan
setiap aktifitas organisasi, dan tentu saja manajemen kearsipan akan mengikuti
kemajuan tersebut . Serta di sisilain, menjadi suatu tantangan bagi para
pengelolaan arsip itu sendiri kembali (Annisa Nurulita, 2015).
Dalam sebuah organisasi merupakan kumpulan dari unit kerja yang
saling berhubungan dan fungsi yang sesuai dengan deskripsi kerjanya. Dalam
menjalankan deskripsi kerja tersebut tercipta kegiatan-kegiatan dan
dalam menjalankan kegiatan tersebut akan terjadi transaksi yang merupakan
proses administrasi. Proses itulah yang akan menciptakan arsip apapun jenisnya
baik yang tekstual maupun non tekstual. Arsip inilah yang nantinya akan
diberkaskan berdasarkan transaksi dan kegiatannya sesuai kepentingan unit kerja
agar mudah dicari dan ditemukan kembali (ibid).
Pada saat ini, prosedur yang diterapkan pada pengarsipan surat masuk dan
surat keluar pada Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi Riau mulai
dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi
surat, semua dilakukan secara konvensional. Dokumentasi surat masuk dan keluar
hanya berupa penulisan di buku besar dan penyimpanannya dokumen masih
hardcopy. Pada pencarian dokumen lama sulit dan cukup memakan waktu, sebab
harus membuka terlebih dahulu data-data lama dan mencarinya satu persatu,
Kesuliatan Dalam Laporan Surat masuk dan surat keluar, Hilang dan rusaknya
dokumen. Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada perlu dicari
sistem alternatif yang dapat digunakan sebagai pengolahan data. Dengan
memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada perlu dicari sistem alternatif
yang dapat digunakan sebagai pengolahan data. Oleh karena itu perlu diadakan
pembangunan sistem informasi pengarsipan data surat masuk dan keluar.
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis tertarik untuk
melakukan penelitian yang berjudul “ SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
PADA DINAS LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN PROVINSI RIAU
”.
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijabarkan diatas, maka dapat
dirumuskan permasalahan yaitu, Bagaimana membangun sistem informasi
pengarsipan pada Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang nantinya dapat
mempermudah pengarsipan.
1.3
Batasan Masalah
Dalam pembuatan laporan ini, batasan masalah yang ada adalah sebagai
berikut:
1. Membuat sistem informasi arsip pada seluruh bagian di Dinas
Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi Riau.
2. Sistem yang dibangun menyediakan informasi yang berkaitan dengan
arsip surat masuk dan keluar pada Dinas Lingkungan Hidup dan
Kehutanan Provinsi Riau.
3. Sistem ini hanya membahas mengenai pengarsipan tidak sampai
keamanan sistem
1.4
Tujuan Penelitian
Dalam laporan ini tujuan penelitian nya adalah:
1.
Untuk Merancang sistem informasi pengarsipan data surat masuk dan
keluar pada Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Propinsi Riau
yang ter-integrasi.
2.
Sistem ini dibangun agar user dapat mengakses dan memperoleh
informasi data surat dengan cepat.
3.
1.5
Mengolah data pengarsipan secara terpadu.
Manfaat Penelitian
Manfaat dalam laporan ini adalah:
1.
Mempermudah pencarian dan penggunaan arsip pada seluruh bagian
di Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi Riau
2.
Memperlancar proses pengarsipan agar pengarsipan bisa di gunakan
langsung.
3.
Mengintegrasikan arsip agar mudah di olah dan dimanfaat kan bagi
kantor.
4.
Menjaga keamanan data arsip dari segala hal yang mengancap
keamanan data kearsipan.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Penelitian Terdahulu
Penelitian dilakukan oleh Sri Lestari, Ardina Desi Suasana
(2016)
Universitas Islam Belitar yang berjudul “Sistem Pengarsipan Dokumen dan
Pegawai Menggunakan Metode Mixture Modelling Berbasis Web”. Dalam
laporan ini penulisa membahas sistem yang dapat mempercepat pencarian
dokumen.
2.2 Sistem Informasi Pengarsipan
Sistem Informasi Kearsipan merupakan perangkat perangkat yang saling
berinteraksi dalam pengolahan data kearsipan untuk mencapai tujuan dari fungsi
kearsipan, yaitu penyimpanan, penataan, pengelompokan, pengendalian dan
pemeliharaan kearsipan.
2.3 Metode Pengumpulan Data
Dalam penelitian, teknik pengumpulan data merupakan faktor penting
demi keberhasilan penelitian. Hal ini berkaitan dengan bagaimana cara
mengumpulkan data, siapa sumbernya, dan apa alat yang digunakan. Jenis sumber
data adalah mengenai dari mana data diperoleh. Apakah data diperoleh dari
sumber langsung (data primer) atau data diperoleh dari sumber tidak langsung
(data sekunder). Metode Pengumpulan Data merupakan teknik atau cara yang
dilakukan untuk mengumpulkan data. Metode menunjuk suatu cara sehingga
dapat diperlihatkan penggunaannya melalui angket, wawancara, pengamatan, tes,
dkoumentasi dan sebagainya. Sedangkan Instrumen Pengumpul Data merupakan
alat yang digunakan untuk mengumpulkan data. Karena berupa alat, maka
instrumen dapat berupa lembar cek list, kuesioner (angket terbuka / tertutup),
pedoman wawancara, camera photo dan lainnya.
Adapun tiga teknik pengumpulan data yang biasa digunakan adalah angket,
observasi dan wawancara.
2.3.1 Angket
Angket / kuesioner adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan
dengan cara memberikan seperangkat pertanyaan atau pernyataan kepada orang
lain yang dijadikan responden untuk dijawabnya. Meskipun terlihat mudah, teknik
pengumpulan data melalui angket cukup sulit dilakukan jika respondennya cukup
besar dan tersebar di berbagai wilayah. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
dalam penyusunan angket menurut Uma Sekaran (dalam Sugiyono, 2007:163)
terkait dengan prinsip penulisan angket, prinsip pengukuran dan penampilan fisik.
Prinsip Penulisan angket menyangkut beberapa faktor antara lain :
Isi dan tujuan pertanyaan artinya jika isi pertanyaan ditujukan untuk
mengukur maka harus ada skala yang jelas dalam pilihan jawaban.
Bahasa yang digunakan harus disesuaikan dengan kemampuan responden.
Tidak mungkin menggunakan bahasa yang penuh istilah-istilah bahasa
Inggris pada responden yang tidak mengerti bahasa Inggris, dsb.
Tipe dan bentuk pertanyaan apakah terbuka atau terturup. Jika terbuka
artinya jawaban yang diberikan adalah bebas, sedangkan jika pernyataan
tertutup maka responden hanya diminta untuk memilih jawaban yang
disediakan.
2.3.2 Observasi
Obrservasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang tidak hanya
mengukur sikap dari responden (wawancara dan angket) namun juga dapat
digunakan untuk merekam berbagai fenomena yang terjadi (situasi, kondisi). Teknik
ini digunakan bila penelitian ditujukan untuk mempelajari perilaku manusia, proses
kerja, gejala-gejala alam dan dilakukan pada responden yang tidak terlalu besar.
2.3.3 Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui
tatap muka dan tanya jawab langsung antara pengumpul data maupun peneliti
terhadap nara sumber atau sumber data.Wawancara pada penelitian sampel besar
biasanya hanya dilakukan sebagai studi pendahuluan karena tidak mungkin
menggunakan wawancara pada 1000 responden, sedangkan pada sampel kecil
teknik wawancara dapat diterapkan sebagai teknik pengumpul data (umumnya
penelitian kualitatif)
Wawancara terbagi atas wawancara terstruktur dan tidak terstruktur.
1. Wawancara terstruktur artinya peneliti telah mengetahui dengan pasti apa
informasi yang ingin digali dari responden sehingga daftar pertanyaannya
sudah dibuat secara sistematis. Peneliti juga dapat menggunakan alat bantu
tape recorder, kamera photo, dan material lain yang dapat membantu
kelancaran wawancara.
2. Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara bebas, yaitu peneliti tidak
menggunakan pedoman wawancara yang berisi pertanyaan yang akan
diajukan secara spesifik, dan hanya memuat poin-poin penting masalah
yang ingin digali dari responden.
2.3.4 Kuesioner
Kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang telah disusun
sebelumnya. Pertanyaan-pertanyaan yang terdapat dalam kuesioner, atau daftar
pertanyaan tersebut cukup terperinci dan lengkap dan biasanya sudah
menyediakan pilihan jawaban (kuesioner tertutup) atau memberikan kesempatan
responden menjawab secara bebas (kuesioner terbuka).
2.4 Metode Analisis
Menurut Korson dan John dalam Darmamawati (2002) perancangan
sistem Dengan pendekatan OO adalah menggunakan permodelan sebagai titik
pandang. Model awal dibangun dengan memandang masalah sebagai suatu
kumpulan objek (entity) yang saling berinteraksi. Entity adalah objek nyata yang
dapat dilihat secara fisik atau objek abstrak. Sebagai contoh, peternak dan
produksi sebagai objek nyata, sedang berternak ayam adalah hubungan antara
peternak dan produksi adalah abtrak. Bentuk relasi antar objek (entity) merupakan
ineteraksi yang terjadi antar objek yang ada dalam lingkungan permasalahan.
Contoh bentuk relasi entity yang sesuia dengan aturan orientasi objek dinyatakan
dalam. Penggambaran hubungan antar objek dilengkapi dengan sifat hubungan
dari kedua objek yang disebut kardinalitas.Kardinalitas dapat dinotasikan
dengan1:1 yang artinya satu ke satu, 1:N yang artinya bersifat satu ke banyak dan
N:N yang artinya banyak ke banyak. kardinalitas objek peternak dan produksi
adalah 1:N artinya satu peternak dapat beternak banyak jenis ternak.
2.5Metode Perancangan
Dalam membuat sebuah Sistem terdiri dari beberapa tahap / fase yang
menggambarkan sebuah kegiatan yang akan dilakukan sehingga memudahkan
dalam
mendefinisikan,
mengembangkan,
menguji,
mengantarkan,
mengoperasikan, dan memelihara produk perangkat lunak. Setiap fase
membutuhkan informasi masukan, proses, dan produk yang terdefinisi dengan
baik. Deretan fase tersebut adalah:
1. Analisa, terdiri dari fase pertama yaitu perencanaan yang menghasilkan
dua produk yaitu Pendifinisian Sistem (System Definition) dan
Perencanaan Proyek (Poject Plan) dan fase kedua yaitu penetapan
persyaratan yang menghasilkan sebuah produk spesifikasi kebutuhan
perangkat lunak (Software Requirements Specifications).
2. Perancangan, melakukan identifikasi terhadap komponen perangkat lunak
(fungsi, arus data, penyimpanan data), hubungan antar komponen, struktur
perangkat lunak (dekomposisi menjadi modul-modul dan antar muka
Perangkat Lunak). Fase ini menghasilkan arsitektur rinci, terutama dalam
bentuk algoritma-algoritma.
3. Implementasi, adalah terjemahan langsung arsitektur rinci ke dalam bahasa
pemrograman tertentu.
4. Pengujian, terdiri dari fase pertama yaitu uji integrasi dengan melakukan
pengujian terhadap semua modul dan pengantarmukaan sehingga pada
level sistem dapat beroperasi dengan benar, dan fase kedua yaitu uji
penerimaan dengan melakukan berbagai pengujian, mengacu kepada
berbagai persyaratan yang telah ditentukan.
5. Pemeliharaan, terdiri dari fase peningkatan kemampuan, adaptasi terhadap
lingkungan pemrosesan, dan melakukan berbagai koreksi atas kesalahan
yang terjadi.
2.6 Metode Pengembangan
2.6.1 Waterfall
Pengembangan (waterfall) salah satu model air terjun yang digunakan
yaitu yang disebut model sekuensial linier atau alur hidup perangkat lunak secara
sekuensial atau terurut dimulai dari perencanaan, analisis perancangan,
implementasi, pengujian, dan pemeliharaan (Nugroho, 2010). Kemunculan model
air terjun adalah untuk membantu mengatasi kerumitan yang terjadi akibat
proyek-proyek pengembangan perangkat lunak sebuah model air terjun untuk
memperinci apa yang seharusnya perangkat lunak lakukan (mengumpulkan dan
menentukan kebutuhan sistem) sebelum sistem dikembangkan. Kemudian model
ini memungkinkan pemecahan misi pengembangan yang rumit menjadi beberapa
langkah logis yang pada akhirnya akan menjadi produk akhir yang siap pakai
(Simarmata, 2010).
2.7 Metode Mixture Modeling
Mixture modelling (Mixture Modeling atau Mixture Model) adalah suatu
metode yang memodel atau mengelompokkan data-data di dalam suatu dataset
menjadi kelompok-kelompok data yang sebelumnya tidak terdifinisikan. Metode
yang diulas adalah pengelompokan data yang memodel suatu distribusi statistik
bercampur dengan distribusi statistik yang lain dalam bentuk mixture
(penjumlahan berproporsi).
2.8 Tools yang di gunakan
a. Xampp
XAMPP merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak
ke dalam satu buah paket.Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu
lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan
MySQL
secara
manual.
XAMPP
akan
menginstalasi
dan
mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda atau auto konfigurasi
b. PHP
PHP merupakan bahasa pemrograman berbasis web yang memilik
kemampuan untuk memproses data dinamis. PHP dikatakan sebagai
sebuah server-side embedded script language artinya sintaks-sintaks dan
perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan oleh server tetapi
disertakan pada halaman HTML biasa. Aplikasi-aplikasi yang dibangun
oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi
prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server.
c. MySQL
MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen
basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis. Setiap
pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan
batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan
yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu
konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya SQL (Structured
Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata,
terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang
memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara
otomatis.
2.9 Profil Perusahaan
2.9.1 Sejarah Singkat
Dinas Kehutanan Provinsi Riau dibentuk berdasarkan Peraturan
Daerah Provinsi Riau Nomor 9 tahun 2008.
2.9.2 Alamat Perusahaan
Nama Tempat
: Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi
Riau
Alamat
: Jl. Jend. Sudirman, No.468, Pekanbaru, Riau –
Indonesia
Telp
: (0761) 21440
2.9.3 Visi dan Misi
2.9.3.1 Visi
Visi Dinas Kehutanan Provinsi Riau adalah sebagai berikut :
“ Terwujudnya sumber daya hutan Provinsi Riau yang lestari untuk k
esejahteraan rakyat”.
Penetapan Visi Dinas Kehutanan Provinsi Riau dilandasi :
Bahwa kelestarian hutan menjadi prinsip bagi penyelenggaraan pemba
ngunan kehutanan serta pengurusan hutan, hal ini sejalan dengan prins
ip-prinsip yang diacu secara global, yaitu “Sustainable Forest Develo
pment”.
Bahwa keberadaan hutan yang terjaga kelestariannya mutlak harus ada
karena merupakan salah satu sistem penyangga kehidupan.
Bahwa kesejahteraan masyarakat harus diwujudkan, karena faktor kes
ejahteran sangat berkaitan mutlak dengan eksistensi hutan. Kesejahter
aan masyarakat diperoleh sebagai akibat dari keberadaan hutan yang l
estari akan mendorong masyarakat yang diperoleh sabagai akibat dari
keberadaan hutan yang lestari akan mendorong masyarakat untuk ikut
merasa memiliki dan bertanggung jawab terhadap hutan (sense of belo
nging and sense of responsibility).
2.9.3.2 Misi
Misi adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang
akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi SKPD. Dalam rangka
mencapai visi untuk kurun waktu jangka menengah, ditetapkan misi
pembangunan kehutanan Provinsi Riau sebagai berikut :
1. Memantapkan Kawasan Hutan Sesuai Fungsinya.
2. Meningkatkan Rehabilitasi Hutan dan Lahan serta Perhutanan Sosi
al.
3. Mengoptimalkan Perlindungan dan Konservasi Hutan.
4. Mengoptimalkan Pemanfaatan Hutan yang Berwawasan Lingkung
an.
5. Menguatkan Kelembagaan dan Kewirausahaan Masyarakat Sekitar
Hutan.
6. Meningkatkan Peran Swasta Kehutanan dalam Pembangunan.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Proses Metodologi Penelitian Tugas Akhir
Proses metodologi penelitian ini adalah merupakan langkah demi langkah
dalam penyusunan Tugas Akhir mulai dari proses pengumpulan data hingga
pembuatan dokumentasi Tugas Akhir. Untuk memudahkan dalam menjelaskan
proses ini terlebih dahulu dibuat dalam bentuk alur data.
Langkah – langkah dalam pembuatan tugas akhir ini adalah :
1. Perencanaan
Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, telebih dahulu dimulai
dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan
sistem itu sendiri. Tampa adanya perencanaan yang baik, pengembangan
sistem tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tahap
perencanaan merupakan pedoman untuk melakukan, pengembangan
sistem:
a. Menentukan judul
b. Merencanakan pengumpulan data (waktu pengumpulan data)
c. Menentukan data yang diperlukan
d. Mendisain alat pengumpula data (berupa form wawancara)
2. Tahap Pengumpulan Data
a. Studi Observasi
Meninjau dan melihat langsung keadaan fisik dari perusahaan dan
melihat proses – proses transaksi dan penjualan.
b. Wawancara
Melakukan wawancara pada pihak yang berhubungan dengan proses –
proses pengarsipan pada Dinas Lingkungan hidup dan Kehutanan
Provinsi Riau
c. Studi Literatur
Pengumpulan data dengan cara melihat dan mencatat data yang ada
pada dokumen serta proses – proses pengarsipan yang ada di Dinas
Lingkungan hidup dan Kehutanan Provinsi Riau.
3. Tahap analisa dan perancangan
Langkah-langkah utntuk pengembangan sistem :
a. Analisa sistem lama
Menganalisa sistem yang sedang berjalan untuk mengetahui dimana
kelemahan yang ada. Analisa sistem lama yang sedang berjalan yaitu
mulai dari calon pembeli melihat produk, hingga pembayaran produk.
b. Analisa sistem baru
Adapun rancangan analisa sistem yang baru nantinya disini
digambarkan
proses
ataupun
sistem
pengarsipan
tidak
lagi
membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengarsipkan surat
masuk maupun surat keluar.
Metode analisa sistem yang akan di gunakan adalah metode OOAD
(objek oriented analisa dan desain) dengan menggunakan alat
visualisasi bernama UML (Unified Modeling Language) yaitu adalah
sebuah bahasa yang berdasarkan grafik/gambar untuk memvisualisasi,
menspesifikasikan, membangun, dan pendokumentasian dari sebuah
sistem metode pengembangan software berbasis OO (ObjectOriented), merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak.
UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah
sistem.
c. Analisa Kebutuhan
menganalisa kebutuhan sistem yang baru dari Dinas Lingkungan
Hidup dan Kehutanan Provinsi Riau yang dapat membantu Dinas
mengatasi permasalahan saat ini.
d. Analisa Sistem
sebagai alat ukur untuk menentukan sistem baru layak atau tidak
karena 6 aspek harus mengalami peningkatan ukuran yang lebih baik
dari sistem lama.
e. Perancangan
Pada tahapan ini akan dilakukan Perancangan arsitektur sistem, mulai
dari pembelian hingga pengiriman barang. Kemudian dilanjutkan
kembali membuat kamus data.
4. Tahap kesimpulan dan dokumentasi
Membuat dokumentasi hasil penelitian berupa laporan tugas akhir
pembuatan dokumentasi sistem sesuai dengan format penyusunan tugas
akhir yang berlaku dan membuat tata cara penggunaan sistem agar lebih
mudah digunakan oleh pengguna.
DAFTAR PUSTAKA
Sugiyono . Metode Penelitian K u a l i t a t i f , k u a n t i t a t i f d a n R &D Penerbit
Alfabeta Bandung 2016
Yasin, Verdi . 2012. “Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek”. Mitra
Wacana Media:Jakarta
Sholiq. Pemodelan Sistem Informasi Beorientasi Obyek dengan UML/Sholiq.
Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta, 2006.
Shalahudin M, S.A Rosa . 2011. “Modul PembelajaranRekayasa Perangkat
Lunak ”. Modula:Bandung
Sri Lestanti, “ SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN GURU DAN PEGAWAI
MENGGUNAKAN METODE MIXTURE MODELLING BERBASIS WEB “ 2016
Annisa Nurulita, “ SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA
ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT
JENDERAL
KEMENTERIAN
PEKERJAAN
UMUM
REPUBLIK
INDONESIA” , 2015
Deddy Hidayat dkk, “ANALISA DAN PERANCANGAN APLIKASI
PENGOLAHAN ARSIP SURAT JALAN (PESAN) PADA PT. SUBUR
SENTOSA” 2014
Rizki Alfiasca Pascapraharastyan dkk, “ RANCANG BANGUN SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN ARSIP RUMAH SAKIT BEDAH
SURABAYA BERBASIS WEB “ , 2014
Annisa Nurulita, “ SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA
ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT
JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM REPUBLIK
INDONESIA ” , 2015
Dewi Leyla Rahmah, “ PERANCANGAN APLIKASI SISTEM PERSURATAN
BERBASIS WEB PADA PT. DWI PILAR PRATAMA”, 2014
LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN PROVINSI RIAU
MENGGUNAKAN METODE MIXTURE MODELLING
Diajukan sebagai Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan tugas Riset
Teknologi Informasi pada Jurusan Sistem Informasi
Oleh : Kelompok 10
DIAN FADILLAH PUTRA
YUDI LESMANA PUTRA
11553105317
11553104711
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM
RIAU PEKANBARU
2017
ABSTRACT
Archives is an important documents in Provincial Environment and Forestry
Office Archives very helpful the organization in achieving its goals.. A variety of
things related to one company's important data are in the archives. The difficulty
that occurs lies in how to get the archive when it is needed. An archive
management setting means how to compile a company's data from its earliest
establishment to date. An archive can mean a report of any decision or rule of a
company. The archive can contain financial data, employee data and other data.
Thus, Archive Management can be said vital in one company. With archives we
can know Record the policies or decisions of one company effectively and
comprehensively. Know how many archives you have. Regulate how the
mechanism of work of one company through the archive. Making a policy system
more practical because it uses a variety of technological advances. Keep a history
of one company well. Therefore the need is an integrated archives system
Keywords: Archive system, intergrated
ABSTRAK
Arsip adalah dokumen penting di Arsip Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan
sangat membantu organisasi dalam mencapai tujuannya. Berbagai hal yang
berkaitan dengan satu data penting perusahaan ada di arsip. Kesulitan yang
terjadi terletak pada bagaimana mendapatkan arsip saat dibutuhkan. Pengaturan
pengelolaan arsip berarti bagaimana mengumpulkan data perusahaan dari
tempat yang paling awal sampai saat ini. Arsip bisa berarti laporan keputusan
atau peraturan perusahaan. Arsip dapat berisi data keuangan, data karyawan
dan data lainnya. Dengan demikian, Manajemen Arsip dapat dikatakan penting
dalam satu perusahaan. Dengan arsip yang bisa kita ketahui Catat kebijakan
atau keputusan satu perusahaan secara efektif dan komprehensif. Tahu berapa
banyak arsip yang anda punya. Mengatur bagaimana mekanisme kerja satu
perusahaan melalui arsip. Membuat sistem kebijakan lebih praktis karena
menggunakan berbagai kemajuan teknologi. Jaga sejarah satu perusahaan
dengan baik. Oleh karena itu dibutuhkannya sistem informasi pengarsipan.
Kata kunci: Sistem arsip, terintegrasi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Jogiyanto (2005:1) menyatakan bahwa sistem merupakan suatu jaringan
kerja dari prosedur-prosedurnya yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran
tertentu. Sedangkan suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapantahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa
(who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how)
mengerjakannya.
Menurut H. M Jogiyanto 1992:6) Informasi merupakan komponenkomponen yang terkait dengan yang lainnya yang bekerja sama untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi guna
mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis dan
memvisualisasikan dalam organisasi. Dari teori ini dapat disimpukan bahwa
informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih
berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadiankejadian
nyata. Informasi dapat digunakan sebagai sumber pengetahuan
Pada era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi
dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh
terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi
teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses
penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu
kelancaran kegiatan administrasi di dalam suatu organisasi baik swasta maupun
pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas
surat menyurat (dewi leyla, 2014).
Menurut Mulyono (1985) arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani
mengatakan “Arcivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula kata
tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan
dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang
dikatakan “Archief”
Menurut Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Pasal 1 ayat 2, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelakasanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara. Agar arsip tersebut dapat dipergunakan secara efektif
dan efesien oleh suatu instansi, maka diperlukan adanya manajemen arsip yang
baik.
Teknologi yang membantu tercapainya tujuan organisasi atau instansi serta
pelaksanaan administrasi di suatu instansi menjadi efektif dan efesien. Kemajuan
teknologi berdampak besar terhadap aspek kehidupan manusia termasuk di dalam
bidang administrasi yang menuntut adanya profesionalisme dalam melaksanakan
setiap aktifitas organisasi, dan tentu saja manajemen kearsipan akan mengikuti
kemajuan tersebut . Serta di sisilain, menjadi suatu tantangan bagi para
pengelolaan arsip itu sendiri kembali (Annisa Nurulita, 2015).
Dalam sebuah organisasi merupakan kumpulan dari unit kerja yang
saling berhubungan dan fungsi yang sesuai dengan deskripsi kerjanya. Dalam
menjalankan deskripsi kerja tersebut tercipta kegiatan-kegiatan dan
dalam menjalankan kegiatan tersebut akan terjadi transaksi yang merupakan
proses administrasi. Proses itulah yang akan menciptakan arsip apapun jenisnya
baik yang tekstual maupun non tekstual. Arsip inilah yang nantinya akan
diberkaskan berdasarkan transaksi dan kegiatannya sesuai kepentingan unit kerja
agar mudah dicari dan ditemukan kembali (ibid).
Pada saat ini, prosedur yang diterapkan pada pengarsipan surat masuk dan
surat keluar pada Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi Riau mulai
dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi
surat, semua dilakukan secara konvensional. Dokumentasi surat masuk dan keluar
hanya berupa penulisan di buku besar dan penyimpanannya dokumen masih
hardcopy. Pada pencarian dokumen lama sulit dan cukup memakan waktu, sebab
harus membuka terlebih dahulu data-data lama dan mencarinya satu persatu,
Kesuliatan Dalam Laporan Surat masuk dan surat keluar, Hilang dan rusaknya
dokumen. Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada perlu dicari
sistem alternatif yang dapat digunakan sebagai pengolahan data. Dengan
memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada perlu dicari sistem alternatif
yang dapat digunakan sebagai pengolahan data. Oleh karena itu perlu diadakan
pembangunan sistem informasi pengarsipan data surat masuk dan keluar.
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis tertarik untuk
melakukan penelitian yang berjudul “ SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
PADA DINAS LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN PROVINSI RIAU
”.
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijabarkan diatas, maka dapat
dirumuskan permasalahan yaitu, Bagaimana membangun sistem informasi
pengarsipan pada Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang nantinya dapat
mempermudah pengarsipan.
1.3
Batasan Masalah
Dalam pembuatan laporan ini, batasan masalah yang ada adalah sebagai
berikut:
1. Membuat sistem informasi arsip pada seluruh bagian di Dinas
Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi Riau.
2. Sistem yang dibangun menyediakan informasi yang berkaitan dengan
arsip surat masuk dan keluar pada Dinas Lingkungan Hidup dan
Kehutanan Provinsi Riau.
3. Sistem ini hanya membahas mengenai pengarsipan tidak sampai
keamanan sistem
1.4
Tujuan Penelitian
Dalam laporan ini tujuan penelitian nya adalah:
1.
Untuk Merancang sistem informasi pengarsipan data surat masuk dan
keluar pada Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Propinsi Riau
yang ter-integrasi.
2.
Sistem ini dibangun agar user dapat mengakses dan memperoleh
informasi data surat dengan cepat.
3.
1.5
Mengolah data pengarsipan secara terpadu.
Manfaat Penelitian
Manfaat dalam laporan ini adalah:
1.
Mempermudah pencarian dan penggunaan arsip pada seluruh bagian
di Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi Riau
2.
Memperlancar proses pengarsipan agar pengarsipan bisa di gunakan
langsung.
3.
Mengintegrasikan arsip agar mudah di olah dan dimanfaat kan bagi
kantor.
4.
Menjaga keamanan data arsip dari segala hal yang mengancap
keamanan data kearsipan.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Penelitian Terdahulu
Penelitian dilakukan oleh Sri Lestari, Ardina Desi Suasana
(2016)
Universitas Islam Belitar yang berjudul “Sistem Pengarsipan Dokumen dan
Pegawai Menggunakan Metode Mixture Modelling Berbasis Web”. Dalam
laporan ini penulisa membahas sistem yang dapat mempercepat pencarian
dokumen.
2.2 Sistem Informasi Pengarsipan
Sistem Informasi Kearsipan merupakan perangkat perangkat yang saling
berinteraksi dalam pengolahan data kearsipan untuk mencapai tujuan dari fungsi
kearsipan, yaitu penyimpanan, penataan, pengelompokan, pengendalian dan
pemeliharaan kearsipan.
2.3 Metode Pengumpulan Data
Dalam penelitian, teknik pengumpulan data merupakan faktor penting
demi keberhasilan penelitian. Hal ini berkaitan dengan bagaimana cara
mengumpulkan data, siapa sumbernya, dan apa alat yang digunakan. Jenis sumber
data adalah mengenai dari mana data diperoleh. Apakah data diperoleh dari
sumber langsung (data primer) atau data diperoleh dari sumber tidak langsung
(data sekunder). Metode Pengumpulan Data merupakan teknik atau cara yang
dilakukan untuk mengumpulkan data. Metode menunjuk suatu cara sehingga
dapat diperlihatkan penggunaannya melalui angket, wawancara, pengamatan, tes,
dkoumentasi dan sebagainya. Sedangkan Instrumen Pengumpul Data merupakan
alat yang digunakan untuk mengumpulkan data. Karena berupa alat, maka
instrumen dapat berupa lembar cek list, kuesioner (angket terbuka / tertutup),
pedoman wawancara, camera photo dan lainnya.
Adapun tiga teknik pengumpulan data yang biasa digunakan adalah angket,
observasi dan wawancara.
2.3.1 Angket
Angket / kuesioner adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan
dengan cara memberikan seperangkat pertanyaan atau pernyataan kepada orang
lain yang dijadikan responden untuk dijawabnya. Meskipun terlihat mudah, teknik
pengumpulan data melalui angket cukup sulit dilakukan jika respondennya cukup
besar dan tersebar di berbagai wilayah. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
dalam penyusunan angket menurut Uma Sekaran (dalam Sugiyono, 2007:163)
terkait dengan prinsip penulisan angket, prinsip pengukuran dan penampilan fisik.
Prinsip Penulisan angket menyangkut beberapa faktor antara lain :
Isi dan tujuan pertanyaan artinya jika isi pertanyaan ditujukan untuk
mengukur maka harus ada skala yang jelas dalam pilihan jawaban.
Bahasa yang digunakan harus disesuaikan dengan kemampuan responden.
Tidak mungkin menggunakan bahasa yang penuh istilah-istilah bahasa
Inggris pada responden yang tidak mengerti bahasa Inggris, dsb.
Tipe dan bentuk pertanyaan apakah terbuka atau terturup. Jika terbuka
artinya jawaban yang diberikan adalah bebas, sedangkan jika pernyataan
tertutup maka responden hanya diminta untuk memilih jawaban yang
disediakan.
2.3.2 Observasi
Obrservasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang tidak hanya
mengukur sikap dari responden (wawancara dan angket) namun juga dapat
digunakan untuk merekam berbagai fenomena yang terjadi (situasi, kondisi). Teknik
ini digunakan bila penelitian ditujukan untuk mempelajari perilaku manusia, proses
kerja, gejala-gejala alam dan dilakukan pada responden yang tidak terlalu besar.
2.3.3 Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui
tatap muka dan tanya jawab langsung antara pengumpul data maupun peneliti
terhadap nara sumber atau sumber data.Wawancara pada penelitian sampel besar
biasanya hanya dilakukan sebagai studi pendahuluan karena tidak mungkin
menggunakan wawancara pada 1000 responden, sedangkan pada sampel kecil
teknik wawancara dapat diterapkan sebagai teknik pengumpul data (umumnya
penelitian kualitatif)
Wawancara terbagi atas wawancara terstruktur dan tidak terstruktur.
1. Wawancara terstruktur artinya peneliti telah mengetahui dengan pasti apa
informasi yang ingin digali dari responden sehingga daftar pertanyaannya
sudah dibuat secara sistematis. Peneliti juga dapat menggunakan alat bantu
tape recorder, kamera photo, dan material lain yang dapat membantu
kelancaran wawancara.
2. Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara bebas, yaitu peneliti tidak
menggunakan pedoman wawancara yang berisi pertanyaan yang akan
diajukan secara spesifik, dan hanya memuat poin-poin penting masalah
yang ingin digali dari responden.
2.3.4 Kuesioner
Kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang telah disusun
sebelumnya. Pertanyaan-pertanyaan yang terdapat dalam kuesioner, atau daftar
pertanyaan tersebut cukup terperinci dan lengkap dan biasanya sudah
menyediakan pilihan jawaban (kuesioner tertutup) atau memberikan kesempatan
responden menjawab secara bebas (kuesioner terbuka).
2.4 Metode Analisis
Menurut Korson dan John dalam Darmamawati (2002) perancangan
sistem Dengan pendekatan OO adalah menggunakan permodelan sebagai titik
pandang. Model awal dibangun dengan memandang masalah sebagai suatu
kumpulan objek (entity) yang saling berinteraksi. Entity adalah objek nyata yang
dapat dilihat secara fisik atau objek abstrak. Sebagai contoh, peternak dan
produksi sebagai objek nyata, sedang berternak ayam adalah hubungan antara
peternak dan produksi adalah abtrak. Bentuk relasi antar objek (entity) merupakan
ineteraksi yang terjadi antar objek yang ada dalam lingkungan permasalahan.
Contoh bentuk relasi entity yang sesuia dengan aturan orientasi objek dinyatakan
dalam. Penggambaran hubungan antar objek dilengkapi dengan sifat hubungan
dari kedua objek yang disebut kardinalitas.Kardinalitas dapat dinotasikan
dengan1:1 yang artinya satu ke satu, 1:N yang artinya bersifat satu ke banyak dan
N:N yang artinya banyak ke banyak. kardinalitas objek peternak dan produksi
adalah 1:N artinya satu peternak dapat beternak banyak jenis ternak.
2.5Metode Perancangan
Dalam membuat sebuah Sistem terdiri dari beberapa tahap / fase yang
menggambarkan sebuah kegiatan yang akan dilakukan sehingga memudahkan
dalam
mendefinisikan,
mengembangkan,
menguji,
mengantarkan,
mengoperasikan, dan memelihara produk perangkat lunak. Setiap fase
membutuhkan informasi masukan, proses, dan produk yang terdefinisi dengan
baik. Deretan fase tersebut adalah:
1. Analisa, terdiri dari fase pertama yaitu perencanaan yang menghasilkan
dua produk yaitu Pendifinisian Sistem (System Definition) dan
Perencanaan Proyek (Poject Plan) dan fase kedua yaitu penetapan
persyaratan yang menghasilkan sebuah produk spesifikasi kebutuhan
perangkat lunak (Software Requirements Specifications).
2. Perancangan, melakukan identifikasi terhadap komponen perangkat lunak
(fungsi, arus data, penyimpanan data), hubungan antar komponen, struktur
perangkat lunak (dekomposisi menjadi modul-modul dan antar muka
Perangkat Lunak). Fase ini menghasilkan arsitektur rinci, terutama dalam
bentuk algoritma-algoritma.
3. Implementasi, adalah terjemahan langsung arsitektur rinci ke dalam bahasa
pemrograman tertentu.
4. Pengujian, terdiri dari fase pertama yaitu uji integrasi dengan melakukan
pengujian terhadap semua modul dan pengantarmukaan sehingga pada
level sistem dapat beroperasi dengan benar, dan fase kedua yaitu uji
penerimaan dengan melakukan berbagai pengujian, mengacu kepada
berbagai persyaratan yang telah ditentukan.
5. Pemeliharaan, terdiri dari fase peningkatan kemampuan, adaptasi terhadap
lingkungan pemrosesan, dan melakukan berbagai koreksi atas kesalahan
yang terjadi.
2.6 Metode Pengembangan
2.6.1 Waterfall
Pengembangan (waterfall) salah satu model air terjun yang digunakan
yaitu yang disebut model sekuensial linier atau alur hidup perangkat lunak secara
sekuensial atau terurut dimulai dari perencanaan, analisis perancangan,
implementasi, pengujian, dan pemeliharaan (Nugroho, 2010). Kemunculan model
air terjun adalah untuk membantu mengatasi kerumitan yang terjadi akibat
proyek-proyek pengembangan perangkat lunak sebuah model air terjun untuk
memperinci apa yang seharusnya perangkat lunak lakukan (mengumpulkan dan
menentukan kebutuhan sistem) sebelum sistem dikembangkan. Kemudian model
ini memungkinkan pemecahan misi pengembangan yang rumit menjadi beberapa
langkah logis yang pada akhirnya akan menjadi produk akhir yang siap pakai
(Simarmata, 2010).
2.7 Metode Mixture Modeling
Mixture modelling (Mixture Modeling atau Mixture Model) adalah suatu
metode yang memodel atau mengelompokkan data-data di dalam suatu dataset
menjadi kelompok-kelompok data yang sebelumnya tidak terdifinisikan. Metode
yang diulas adalah pengelompokan data yang memodel suatu distribusi statistik
bercampur dengan distribusi statistik yang lain dalam bentuk mixture
(penjumlahan berproporsi).
2.8 Tools yang di gunakan
a. Xampp
XAMPP merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak
ke dalam satu buah paket.Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu
lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan
MySQL
secara
manual.
XAMPP
akan
menginstalasi
dan
mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda atau auto konfigurasi
b. PHP
PHP merupakan bahasa pemrograman berbasis web yang memilik
kemampuan untuk memproses data dinamis. PHP dikatakan sebagai
sebuah server-side embedded script language artinya sintaks-sintaks dan
perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan oleh server tetapi
disertakan pada halaman HTML biasa. Aplikasi-aplikasi yang dibangun
oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi
prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server.
c. MySQL
MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen
basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis. Setiap
pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan
batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan
yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu
konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya SQL (Structured
Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata,
terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang
memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara
otomatis.
2.9 Profil Perusahaan
2.9.1 Sejarah Singkat
Dinas Kehutanan Provinsi Riau dibentuk berdasarkan Peraturan
Daerah Provinsi Riau Nomor 9 tahun 2008.
2.9.2 Alamat Perusahaan
Nama Tempat
: Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi
Riau
Alamat
: Jl. Jend. Sudirman, No.468, Pekanbaru, Riau –
Indonesia
Telp
: (0761) 21440
2.9.3 Visi dan Misi
2.9.3.1 Visi
Visi Dinas Kehutanan Provinsi Riau adalah sebagai berikut :
“ Terwujudnya sumber daya hutan Provinsi Riau yang lestari untuk k
esejahteraan rakyat”.
Penetapan Visi Dinas Kehutanan Provinsi Riau dilandasi :
Bahwa kelestarian hutan menjadi prinsip bagi penyelenggaraan pemba
ngunan kehutanan serta pengurusan hutan, hal ini sejalan dengan prins
ip-prinsip yang diacu secara global, yaitu “Sustainable Forest Develo
pment”.
Bahwa keberadaan hutan yang terjaga kelestariannya mutlak harus ada
karena merupakan salah satu sistem penyangga kehidupan.
Bahwa kesejahteraan masyarakat harus diwujudkan, karena faktor kes
ejahteran sangat berkaitan mutlak dengan eksistensi hutan. Kesejahter
aan masyarakat diperoleh sebagai akibat dari keberadaan hutan yang l
estari akan mendorong masyarakat yang diperoleh sabagai akibat dari
keberadaan hutan yang lestari akan mendorong masyarakat untuk ikut
merasa memiliki dan bertanggung jawab terhadap hutan (sense of belo
nging and sense of responsibility).
2.9.3.2 Misi
Misi adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang
akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi SKPD. Dalam rangka
mencapai visi untuk kurun waktu jangka menengah, ditetapkan misi
pembangunan kehutanan Provinsi Riau sebagai berikut :
1. Memantapkan Kawasan Hutan Sesuai Fungsinya.
2. Meningkatkan Rehabilitasi Hutan dan Lahan serta Perhutanan Sosi
al.
3. Mengoptimalkan Perlindungan dan Konservasi Hutan.
4. Mengoptimalkan Pemanfaatan Hutan yang Berwawasan Lingkung
an.
5. Menguatkan Kelembagaan dan Kewirausahaan Masyarakat Sekitar
Hutan.
6. Meningkatkan Peran Swasta Kehutanan dalam Pembangunan.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Proses Metodologi Penelitian Tugas Akhir
Proses metodologi penelitian ini adalah merupakan langkah demi langkah
dalam penyusunan Tugas Akhir mulai dari proses pengumpulan data hingga
pembuatan dokumentasi Tugas Akhir. Untuk memudahkan dalam menjelaskan
proses ini terlebih dahulu dibuat dalam bentuk alur data.
Langkah – langkah dalam pembuatan tugas akhir ini adalah :
1. Perencanaan
Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, telebih dahulu dimulai
dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan
sistem itu sendiri. Tampa adanya perencanaan yang baik, pengembangan
sistem tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tahap
perencanaan merupakan pedoman untuk melakukan, pengembangan
sistem:
a. Menentukan judul
b. Merencanakan pengumpulan data (waktu pengumpulan data)
c. Menentukan data yang diperlukan
d. Mendisain alat pengumpula data (berupa form wawancara)
2. Tahap Pengumpulan Data
a. Studi Observasi
Meninjau dan melihat langsung keadaan fisik dari perusahaan dan
melihat proses – proses transaksi dan penjualan.
b. Wawancara
Melakukan wawancara pada pihak yang berhubungan dengan proses –
proses pengarsipan pada Dinas Lingkungan hidup dan Kehutanan
Provinsi Riau
c. Studi Literatur
Pengumpulan data dengan cara melihat dan mencatat data yang ada
pada dokumen serta proses – proses pengarsipan yang ada di Dinas
Lingkungan hidup dan Kehutanan Provinsi Riau.
3. Tahap analisa dan perancangan
Langkah-langkah utntuk pengembangan sistem :
a. Analisa sistem lama
Menganalisa sistem yang sedang berjalan untuk mengetahui dimana
kelemahan yang ada. Analisa sistem lama yang sedang berjalan yaitu
mulai dari calon pembeli melihat produk, hingga pembayaran produk.
b. Analisa sistem baru
Adapun rancangan analisa sistem yang baru nantinya disini
digambarkan
proses
ataupun
sistem
pengarsipan
tidak
lagi
membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengarsipkan surat
masuk maupun surat keluar.
Metode analisa sistem yang akan di gunakan adalah metode OOAD
(objek oriented analisa dan desain) dengan menggunakan alat
visualisasi bernama UML (Unified Modeling Language) yaitu adalah
sebuah bahasa yang berdasarkan grafik/gambar untuk memvisualisasi,
menspesifikasikan, membangun, dan pendokumentasian dari sebuah
sistem metode pengembangan software berbasis OO (ObjectOriented), merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak.
UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah
sistem.
c. Analisa Kebutuhan
menganalisa kebutuhan sistem yang baru dari Dinas Lingkungan
Hidup dan Kehutanan Provinsi Riau yang dapat membantu Dinas
mengatasi permasalahan saat ini.
d. Analisa Sistem
sebagai alat ukur untuk menentukan sistem baru layak atau tidak
karena 6 aspek harus mengalami peningkatan ukuran yang lebih baik
dari sistem lama.
e. Perancangan
Pada tahapan ini akan dilakukan Perancangan arsitektur sistem, mulai
dari pembelian hingga pengiriman barang. Kemudian dilanjutkan
kembali membuat kamus data.
4. Tahap kesimpulan dan dokumentasi
Membuat dokumentasi hasil penelitian berupa laporan tugas akhir
pembuatan dokumentasi sistem sesuai dengan format penyusunan tugas
akhir yang berlaku dan membuat tata cara penggunaan sistem agar lebih
mudah digunakan oleh pengguna.
DAFTAR PUSTAKA
Sugiyono . Metode Penelitian K u a l i t a t i f , k u a n t i t a t i f d a n R &D Penerbit
Alfabeta Bandung 2016
Yasin, Verdi . 2012. “Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek”. Mitra
Wacana Media:Jakarta
Sholiq. Pemodelan Sistem Informasi Beorientasi Obyek dengan UML/Sholiq.
Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta, 2006.
Shalahudin M, S.A Rosa . 2011. “Modul PembelajaranRekayasa Perangkat
Lunak ”. Modula:Bandung
Sri Lestanti, “ SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN GURU DAN PEGAWAI
MENGGUNAKAN METODE MIXTURE MODELLING BERBASIS WEB “ 2016
Annisa Nurulita, “ SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA
ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT
JENDERAL
KEMENTERIAN
PEKERJAAN
UMUM
REPUBLIK
INDONESIA” , 2015
Deddy Hidayat dkk, “ANALISA DAN PERANCANGAN APLIKASI
PENGOLAHAN ARSIP SURAT JALAN (PESAN) PADA PT. SUBUR
SENTOSA” 2014
Rizki Alfiasca Pascapraharastyan dkk, “ RANCANG BANGUN SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN ARSIP RUMAH SAKIT BEDAH
SURABAYA BERBASIS WEB “ , 2014
Annisa Nurulita, “ SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA
ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT
JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM REPUBLIK
INDONESIA ” , 2015
Dewi Leyla Rahmah, “ PERANCANGAN APLIKASI SISTEM PERSURATAN
BERBASIS WEB PADA PT. DWI PILAR PRATAMA”, 2014