1. 3. Komponen Sistem Informasi 1. 4. Kegiatan Sistem Informasi Pengarsipan 1. Pengertian Arsip [ 3 ]

2. 2. 1. 2. Pemakai Sistem Informasi Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat di dalam suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer ynag bertanggung atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian perusahaan. 2. 2. 1. 3. Komponen Sistem Informasi a. Hadware Terdiri dari komputer, periferal printer dan jaringan. b. Software Merupakan kumpulan dari perintahfungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. c. Data Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. d. Prosedur Dokumentasi prosedur atau proses sistem, buku penuntun operasional aplikasi dan teknis. e. Manusia Yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem informasi, dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang jelas. 2. 2. 1. 4. Kegiatan Sistem Informasi 1. Input Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses. 2. Proses Menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah. 3. Output Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut. 4. Penyimpanan Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. 5. Control Suatu aktivitas unutk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 2. 2. 2. Pengarsipan 2. 2. 2. 1. Pengertian Arsip [ 3 ] Membahas kearsipan tidak akan lepas dari istilah arsip. Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Berikut beberapa kutipan pengertian arsip : 1. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut : a. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang. b. Surat tersebut karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. 2. Menurut Basir Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan, arsip record yang dalam Bahas a Indonesia disebut sebagai “dokumen”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek pokok persoalan ataupun peristiwa-peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula. Yang termasuk sebagai arsip misalnya surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya. 2. 2. 2. 2. Tujuan Pengarsipan [ 5 ]