Perancangan Sistem Informasi Penanganan Surat Masuk Dan Keluar (Mail Handling) Pada PT. ASKES (Persero) REG I Medan

(1)

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENANGANAN

SURAT MASUK DAN KELUAR (Mail Handling)

PADA PT.ASKES (Persero) REG I MEDAN

TUGAS AKHIR

VERA MARLINA SIAHAAN

062406011

PROGRAM STUDI D3 ILMU KOMPUTER

DEPARTEMEN MATEMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2009

(2)

PERSETUJUAN

Judul : SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT

MASUK DAN KELUAR (Mail Handling) PADA PT. ASKES (Persero) REG I MEDAN

Kategori : TUGAS AKHIR

Nama : VERA MARLINA SIAHAAN

Nomor Induk Mahasiswa : 062406011

Program Studi : D-3 ILMU KOMPUTER

Departemen : MATEMATIKA

Fakultas : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN

ALAM (FMIPA) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Disetujui di

Medan, Juni 2009

Komisi Pembimbing :

Diketahui/disetujui oleh

Departemen Matematika FMIPA USU

Ketua Pembimbing

Dr. Saib Suwilo, M.Sc Drs.Ujian Sinulingga, M.Si

(3)

PERNYATAAN

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT MASUK DAN KELUAR(Mail Handling) PADA PT.ASKES(Persero) REG. I MEDAN

TUGAS AKHIR

Saya mengakui bahwa Tugas Akhir ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya.

Medan,

Vera Marlina Siahaan 062406011

(4)

LEMBAR PERSEMBAHAN

Salam hangat

“Terpujilah Tuhan, sebab kasih setiaNya ditunjukkanNya kepadaku dengan ajaib. Pada waktu kesesakan, aku menyangka dalam kebingunganku aku telah terbuang dari hadapan mataMu. Tetapi sesungguhnya Engkau mendengarkan aku berteriak minta tolong”.

Penulisan Tugas Akhir yang berjudul : SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT MASUK DAN KELUAR (Mail Handling) PADA PT.ASKES (Persero) REG. I MEDAN ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Program Diploma III Jurusan Ilmu Komputer Universitas Sumatera Utara.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis menerima banyak masukan dan dukungan dari berbagai pihak, maka dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih yang setinggi-tingginya kepada:

1. Bapak Dr. Eddy Marlianto, M.Sc selaku Dekan Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Dr. Saib Suwilo, M.Sc selaku Ketua Pelaksana D-3 Ilmu Komputer dan Statistik.

(5)

3. Bapak Drs. Ujian Sinulingga, M.Si selaku pembimbing I yang telah banyak meluangkan waktu untuk membantu penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir. 4. Tuhan Yesus Kristus, Juru Selamat dan kekuatanku. Termakasih atas kasih

setia dan anugerah yang melimpah yang Kau berikan padaku. I know this could happen just because of You, without Your loves, I will never could done everything, whenever I need Your help, U will always there for me.

5. Teristimewa buat kedua orangtuaku yang sangat kukasihi dan kuhormati, Bapak O.Siahaan dan Ibu S.br Tamba yang terus mendoakan aku dalam setiap langkahku baik dalam suka dan duka. All of respect and love for U Both.

6. Kakakku Agnes Evi Rosauli Siahaan (yang sedang nyelesain skripsinya mudah-mudahan cepat kelar dan sukses ya kak…), adikku Sintong Jonatal Siahaan (yang lagi sibuk buat persiapan UMB nya, kakak doakan yang

terbaik buatmu dek! Hopefully the best for u…) , Greace Silvia Siahaan dan Rio Haholongan Siahaan (Mudah-mudahan dapat SMA yang bagus ya dek n

kalau boleh ke Budi Mulia tercinta aja!) yang selalu berdoa dan memberikan semangat kepada penulis.

7. Buat teman-teman yang paling semangat mendukung aku dalam penyelesaian Tugas Akhir ini teristimewa buat Jojo (Thank’s buat kesabaran dan masukannya yach…! Walaupun aku kadang ga bisa dibilangin), Titin ( thank’s ya jadi orang yang paling khawatir dan semangat memberikan aku dukungan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini walaupun cerewet bgt…Ha..ha…Kalau ga da kamu, aku ga yakin ini semua bisa selesai

(6)

walaupun kamu suka bgt gangguin aku), Imel ( thank’s ya teman atas bantuan dan bimbingannya buat penyelesaian TA ini. Kalau ga da kamu yang sabar ngebimbing n nyemangatin aku, aku ga tau lah bilang apalagi. Pokoknya makasih bgt deh), Candra (yang da ngijinin imel n kasih semangat juga buat aku nyelesain TA ini) , Richard ( Makasih atas ide dan masukannya ya bro!). 8. Teman- teman satu kos ada Bang Maju, Evirina, Bang Dedy, Bang

Sanggam, Pai (pokoknya semua yang tergabung dalam perkumpulan artha

kost 3B Gg. Sedar P.Bulan deh). Thank’s for all of you…!

9. Teman – teman kom’A 06 semuanya yang tidak bisa penulis ucapkan satu persatu namanya. Hopefully the best 4 all of us!

Akhir kata, penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis sendiri maupun pihak-pihak yang berkepentingan, walaupun penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu, penulis mengharapkan saran da kritik yang membangun.

Medan, 28 Mei 2009

Hormat penulis,

Vera Marlina Siahaan

(7)

ABSTRAK

Kajian ini bertujuan untuk membangun Sistem Informasi Penanganan Surat Masuk Dan Keluar (Mail Handling) Pada PT.Askes (Persero) Regional I Medan. Sistem

informasi ini dibangun dengan menggunakan perangkat lunak Macromedia Dreamweaver MX 2004, Apache, PHP, dan MySql. Sistem informasi ini diharapkan dapat membantu dalam penanganan surat yang baik. Hal ini tentu diperlukan untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam bidang informasi.

(8)

DAFTAR ISI

Halaman

Persetujuan i

Pernyataan ii

Penghargaan iii

Abstrak vi

Daftar Isi vii

Daftar Tabel ix

Daftar Gambar x

BAB 1 : PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang 1

1.2Identifikasi Masalah 3

1.3Batasan Masalah 4

1.4Maksud Dan Tujuan 4

1.5Metodologi Penelitian 5

1.6Kontribusi Penelitian 6

1.7Tinjauan Pustaka 7

1.8Sistematika Penulisan 8

BAB 2 : LANDASAN TEORI 2.1 Sistem, Data, dan Informasi 10

2.2 Pengertian Sistem Informasi 12

2.3 Sejarah Singkat PHP 13

2.4 Pengenalan MySQL 14

2.5 Mengenal Macromedia Dreamweaver MX 2004 14

BAB 3 : SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat PT. ASKES 18

3.1.1 Tahun 1968 18

3.1.2 Tahun 1984 19

3.1.3 Tahun 1991 19

3.1.4 Tahun 1992 19

3.1.5 Tahun 2005 19

3.1.6 Tahun 2008 20

3.1.7 Tahun 2009 20

BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM 4.1 Perancangan Sistem 22

(9)

4.3 Flowchart 31 BAB 5 : IMPLEMENTASI SISTEM

5.1 Pengertian Implementasi Sistem 37

5.2 Tujuan Implementasi Sistem 37

5.3 Pengujian Sistem 38

5.4 Komponen Utama Implementasi Sistem 40

5.5 Pemeliharaan Sistem 44

BAB 6 : KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan 46

6.2 Saran 47

DAFTAR PUSTAKA

(10)

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.1.1 Admin 25

Tabel 4.1.2 Kode Surat 25

Tabel 4.1.3 Surat Kantor Cabang 25

Tabel 4.1.4 Surat Berita Acara 26

Tabel 4.1.5 Surat Direksi 26

Tabel 4.1.6 Surat Edaran 27

Tabel 4.1.7 Surat Instruksi 27

Tabel 4.1.8 Surat Keputusan Pasal 28

Tabel 4.1.9 Surat Keterangan 28

Tabel 4.1.10 Surat Kuasa 29

Tabel 4.1.11 Surat Perintah Kerja 29

Tabel 4.1.12 Surat Undangan Acara 30

(11)

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 4.1.1 Data Flow Diagram (DFD) Diagram Konteks 23 Gambar 4.1.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 24

Gambar 4.1.3 Flowchart Halaman Utama 31

Gambar 4.1.4 Flowchart Login Admin 32

Gambar 4.2 Halaman Index 33

Gambar 4.3 Penginputan Kantor Cabang 34

Gambar 4.4 Penginputan Surat Berita Acara 35

Gambar 4.5 Data Kantor Cabang 35

(12)

ABSTRAK

Kajian ini bertujuan untuk membangun Sistem Informasi Penanganan Surat Masuk Dan Keluar (Mail Handling) Pada PT.Askes (Persero) Regional I Medan. Sistem

(13)

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seperti diketahui bahwa kegiatan administrasi akan selalu ada pada perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Baik itu lembaga pemerintahan maupun swasta. Kegiatan ini akan terlihat sebagai fungsi kantor yang menyediakan jasa infomasi baik untuk keperluan internal atau eksternal kantor.

Informasi sendiri dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Sumber informasi adalah data. Data menyatakan segala hal, peristiwa atau kenyataan lain apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan yang dijadikan dasar untuk penyusun keterangan, pembuatan kesimpulan, atau penetapan keputusan. Informasi diperoleh saat data-data mentah diproses dan diolah. Informasi harus memenuhi beberapa kriteria, antara lain:

1. Informasi harus akurat, sehingga mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan.

(14)

2. Informasi harus relevan, benar-benar terasa manfaatnya bagi yang membutuhkan.

3. Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan pada saat dibutuhkan.

Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.

Jasa informasi yang tersedia salah satunya antara lain meliputi kegiatan penanganan surat baik itu surat masuk yang dimulai dari surat diterima sampai surat ditindaklanjuti sebagai bahan pertimbangan hingga berkas tersebut menjadi arsip. Demikian juga pada penanganan surat keluar sejak berkas berupa konsep lalu ditangani hingga dikirim.

Pada instansi atau perusahaan terkait yang sering menjadi kendala adalah penanganan surat masuk,sering kali atasan merasa surat yang menjadi bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan terselip atau hilang sehingga transaksi yang seharusnya menguntungkan tidak terjadi.

Penanganan surat yang baik tentu diperlukan untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam bidang informasi. Pada PT ASKES (Persero) Regional I Medan, penanganan surat yang dilakukan selama ini masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel dalam pengerjaannya. Dalam hal ini, penulis bermaksud untuk melakukan

(15)

Perancangan Sistem Informasi Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada

PT ASKES(Persero) Regional I Medan dengan tujuan agar proses pengarsipan(surat

masuk dan surat keluar) dapat ditangani lebih efektif dan efisien.

1.2 Identifikasi Masalah

Penyusunan Tugas Akhir yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar (Mail Handling) Pada PT ASKES(Persero) Regional I Medan” , akan menguraikan bagaimana proses penanganan surat masuk dan surat keluar pada sistem informasi yang dirancang dan dikembangkan oleh penulis.Maka permasalahan yang dikaji dalam Tugas Akhir ini adalah :

a. Kesulitan dalam menangani jumlah surat yang masuk dan keluar setiap harinya pada PT ASKES (Persero) Regional I Medan. Pengklasifikasian jenis surat yang masuk dan keluar dalam bentuk kode surat dan no surat. Dalam hal ini termasuk juga, surat yang masuk pada PT ASKES (Persero) Regional I ditujukan ke departemen apa( bagian) dan surat yang keluar dari PT ASKES ( Persero) Regional I ditujukan ke departemen maupun instansi apa.

b. Kesulitan untuk menemukan kembali/ pencarian (searching) surat masuk ataupun surat keluar jika dibutuhkan pada masa yang akan datang.

(16)

1.3 Batasan Masalah

Dalam hal ini penulis melakukan pembatasan ruang lingkup masalah, hal ini dilakukan agar pembahasannya tidak menyimpang dari topik permasalahan tentang Perancangan Sistem Informasi Penanganan Surat Masuk dan Keluar Pada

PT.Askes(Persero) Regional I Medan. Batasan masalahnya adalah seputar penginputan,

pengupdatean, dan menampilkan kembali data surat yang masuk maupun keluar pada PT.Askes Reg.I Medan di dalam sebuah database.

Pe ra nc a ng a n siste m info rma si ini me ng g una ka n siste m o p e ra si Wind o ws XP, a p lika si se rve r XAMPP ya ng te rd iri d a ri Ap a c he We b se rve r, PHP, MySQL, se rta me ng g una ka n Ma c ro me d ia Dre a mwe a ve r MX 2004 se b a g a i e d ito r p e ra nc a ng a n.

1.4Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dari penelitian yang penulis lakukan adalah untuk merancang suatu sistem informasi penanganan surat masuk dan keluar pada pada PT.Askes(Persero) Regional I Medan, serta untuk mengetahui bagaimana menampilkan informasi surat tersebut secara efektif dan efisien dari sistem yang telah ada.

(17)

1. Untuk meningkatkan kinerja dalam bidang penanganan surat masuk dan keluar menjadi lebih efektif, cepat, akurat, dan efisien .

2. Menciptakan manajemen surat(mail handling) yang memanfaatkan teknologi informasi yang ada, sehingga meminimalisasikan kesalahan yang timbul dalam penanganan surat pada PT ASKES (Persero) Regional I Medan.

3. Dengan adanya sistem informasi ini, maka yang berhak melakukan pengaksesan terhadap surat yang masuk pada PT.ASKES (Persero) Regional I Medan adalah bagian/ departemen yang dituju. Adapun departemen lain tidak berhak mengakses surat sembarangan.

4. Adanya suatu sistem yang lebih praktis, mudah pelaksanaannya serta dapat dipertanggungjawabkan, pada setiap tingkat manajemen PT.Askes.

1.5. Metodologi Penelitian

Untuk mendukung penyusunan Tugas Akhir, maka penulis membutuhkan data-data yang diperoleh melalui serangkaian tinjauan, penelitian, riset maupun pengambilan data. Data di dalam riset tersebut penulis menggunakan beberapa metode diantaranya:

(18)

1.Penelitian Lapangan

Pengumpulan data untuk keperluan riset ini penulis lakukan dengan menggunakan data sekunder yang diperoleh dari PT.ASKES(Persero) Regional I Medan. Data yang dikumpulkan tersebut penulis gunakan sebagai acuan dalam melakukan perancangan sistem informasi yang akan penulis bangun.

2.Penelitian Kepustakaan (Studi Literatur)

Dalam hal ini pengumpulan data serta keterangan-keterangan dapat dilakukan dengan membaca serta mempelajari buku-buku ataupun literatur pelajaran yang didapat di perkuliahan ataupun umum, serta sumber informasi lainnya yang berhubungan dengan objek yang diteliti.

3.Wawancara

Pengumpulan data dengan wawancara ini digunakan untuk meyakinkan bahwa data yang diperoleh benar-benar akurat dari sumber yang berkompeten dalam bidang pengelolaan surat (mail handling).

1.6 Kontribusi Penelitian

Adapun kegunaan penelitian ini adalah untuk menciptakan sistem informasi yang dapat membantu mempermudah pengelolaan surat (mail handling) menjadi lebih cepat dan akurat.

(19)

1.7 Tinjauan Pustaka

Sebagai karya tulis yang ingin dinilai baik haruslah memiliki referensi yang cukup.Oleh karena itu penulis mengumpulkan bahan bacaan guna mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan materi yang terdapat pada tugas akhir nantinya. Sebagai sumber bahan bacaan atau informasi tersebut penulis mendapatkannya dari perpustakaan Universitas Sumatera Utara, koleksi buku pribadi milik sendiri serta pinjaman dari temen-teman penulis.

Adapun bahan pustaka yang penulis maksud adalah sebagai berikut:

1.Sutarman, Membangun Aplikasi web dengan PHP dan MySql, Penerbit GRAHA ILMU(2007: hal 95) PHP adalah termasuk bahasa yang embedded (bisa ditempel atau diletakkan dalam tag HTML).

2. Arbie, Manajemen Database Dengan MySql, Penerbit Andi Yogyakarta(2003: hal 21) SQL adalah bahasa standar yang digunakan untuk mengakses database server. Bahasa ini pada awalnya dikembangkan oleh IBM, namun telah diadopsi dan digunakan sebagai standar industri. Dengan menggunakan SQL, proses akses database menjadi lebih user friendly.

3.Sutarman, Membangun Aplikasi Web Dengan PHP dan Mysql, Penerbit GRAHA ILMU (2007: hal 76) Macromedia Dreamweaver adalah sebuah editor HTML, profesional untuk mendesain secara visual dan mengolah situs web ataupun halaman web..

(20)

I.8 Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah penulisan tugas akhir ini, penulis membuat suatu sistematika penulisan yang terdiri dari :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bab pendahuluan dalam tugas akhir ini, penulis membuat latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan masalah, maksud dan tujuan, dan metode penelitian serta data-data yang dibutuhkan.

BAB 2 :LANDASAN TEORI

Pada Bab ini penulis menjelaskan teori-teori singkat tentang hal-hal yang berhubungan dengan judul dan bahasa Pemrograman PHP, Apache, dan MySQL yang digunakan oleh penulis.

BAB 3 : SEJARAH PERUSAHAAN

Pada Bab ini dijelaskan dan diuraikan secara singkat profil PT.ASKES (Persero) Regional I Medan.

BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM

Pada Bab ini dijelaskan dan diuraikan tentang pembuatan serta perancangan sistem.

(21)

BAB 5 : IMPLEMENTASI SISTEM

Bab ini menguraikan tentang definisi, tujuan, dan langkah-langkah dalam implementasi sistem juga disertai dengan komponen-komponen kebutuhan sistem.

BAB 6: KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini, penulis berusaha menarik kesimpulan dan saran yang bermanfaat bagi kemajuan sistem yang dibangun ini kelak.

(22)

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem, Data dan Informasi

Kata sistem berasal dari bahasa Yunani “Sistema” yang berarti kesatuan. Sistem adalah kumpulan elemen yang berhubungan, berinteraksi dan saling ketergantungan satu sama lain dan terpadu.

Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem). Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komonen-komponen. Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk suatu kesatuan sehingga tujuan dan sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

Data menyatakan segala hal, peristiwa atau kenyataan lain apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan yang dijadikan dasar untuk penyusun keterangan, pembuatan kesimpulan, atau penetapan keputusan. Data ibarat suatu bahan mentah, yang melalui pengolahan tertentu menjadi keterangan (informasi). Data dapat meliputi kata-kata, bagan, grafik ataupun simbol yang mengambarkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi tertentu.

(23)

Informasi merupakan hasil pengolahan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan dalam keputusan yang akan datang dan juga merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan untuk menambah wawasan bagi pemakainya guna mencapai suatu tujuan.

Informasi yang dihasilkan harus memenuhi kualitas informasi (quality of information) yang terdiri atas beberapa hal yaitu :

a. Keakuratan dan teruji kebenarannya

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Kesalahan-kesalahan itu dapat berupa perhitungan maupun akibat gangguan (noise) yang dapat mengubah dan merusak informasi tersebut.

b. Kesempurnaan informasi

Untuk mendukung faktor pertama diatas, maka kesempurnaan informasi menjadi faktor penting, dimana disajikan lengkap tanpa ada perubahan.

c. Tepat waktu

Informasi harus disajikan secara tepat waktu, mengingat informasi akan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi akan mengakibatkan kekeliruan dalam pengambilan keputusan

(24)

d. Relevansi

Informasi memiliki nilai manfaat yang tinggi, jika informasi tersebut diterima oleh mereka yang membutuhkan informasi tersebut.

e. Mudah dan Murah

Biaya dan cara untuk memperoleh informasi juga menjadi bahan pertimbangan tersendiri. Bila cara dan biaya memperoleh informasi sulit dan mahal, maka orang menjadi tidak berminat untuk memperolehnya. Biaya mahal yang dimaksud disini jika bobot informasi tidak sebanding dengan biaya yang harus dikeluarkan.

2.2 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu oganisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosudur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada managemen dan yang lainya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk mengambil keputusan yang baik.

Kegunaan sistem informasi tergantung kepada :  Tujuan sistem informasi penerima

(25)

 Waktu

 Ruang dan tempat  Bentuk

 Sistematika (menggunakan hubungan kata-kata dengan arti yang jelas).

2.3Sejarah Singkat PHP

PHP diciptakan pertama kali oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1994. Awalnya, PHP digunakan untuk mencatat jumlah dan untuk mengetahui siapa saja pengunjung homepage nya. Rasmus Lerdorf adalah pendukung open source. Oleh karena itu, ia mengeluarkan Personal Home Page Tools versi 1.0 secara gratis, kemudian menambah kemampuan PHP 1.0 dan melanjutkan PHP 2.0.

Pada tahun 1996, PHP telah banyak digunakan dalam website di dunia. Akhirnya pada tahun 1998, PHP 3.0 diluncurkan. Penyempurnaan terus dilakukan sehingga pada tahun 2000 dikeluarkan PHP 4.0. Tidak berhenti sampai disitu, kemampuan PHP terus ditambah, versi terbaru yang dikeluarkan adalah PHP 5.0.x.

2.3.1 Kelebihan PHP

o PHP mudah dibuat dan kecepatan akses tinggi.

o PHP dapat berjalan dalam web server yang berbeda dan dalam system operasi yang berbeda pula.

(26)

o PHP diterbitkan secara gratis.

o PHP juga dapat berjalan pada web server Microsoft Personal Web Server, Apache, IIS, Xitami dan sebagainya.

o PHP adalah termasuk bahasa yang embedded (bisa ditempel atau diletakkan dalam tag HTML).

o PHP termasuk server-side programming.

2.4Pengenalan MySQL

MySQL adalah multiuser database yang menggunakan bahasa Structured Query Language (SQL). MySQL dalam operasi client server melibatkan server domain MySQL di sisi server dan berbagai macam program serta library yang berjalan di sisi client. MySQL mampu mengenal data yang cukup besar.

SQL adalah bahasa standard yang digunakan untuk mengakses database server. Bahasa ini pada awalnya dikembangkan oleh IBM, namun telah diadopsi dan digunakan sebagai standard industri. Dengan menggunakan SQL, proses akses database menjadi lebih user friendly.

(27)

2.5 Mengenal Macromedia Dreamweaver MX 2004

Macromedia Dreamweaver adalah sebuah editor HTML, profesional untuk mendesain secara visual dan mengolahan situs web maupun halaman web. Macromedia Dreamweaver MX 2004 adalah salah satu produk dari vendor Mcromedia Inc. pada saat ini, pihak Macromedia telah mengeluarkan versi terbaru dari Macromedia dreamweaver yaitu Macromedia Dreamweaver MX2004.

Dreamweaver MX 2004 memilki kemampuan untuk menyunting kode dengan lebih baik, serta mampu mengembangkan layout site dengan programing webnya. Kehebatan Dreamweaver ini menjadikan Dreamweaver lebih banyak digunakan oleh Web Desainer maupun Web Programer guna mengambangkan situs web. Ruang kerja, Fasilitas, dan kemampuan dreamweaver mampu meningkatkan produktivitas dan efektivitas dalam desain maupun membangun sistem informasi.

2.5.1 Memulai Dreamweaver MX 2004

Untuk menjalankan Macromedia Dreamweaver MX 2004, dimulai dengan memilih tombol Start pada taskbar, kemudian pilih All Program pada tampilan Star menu Program. Lalu kita pilih folder Macromedia dan klik Macromedia Dreamweaver MX 2004. Pada saat pertama kali engunakan Dreamweaver setelah penginstalan, kita akan

mendapatkan tampilan kotak dialog yang menanyakan pilihan layout ruang kerja yang ingin kita gunakan, dan sebaiknya kita menggunakan ruang kerja designer.

(28)

2.5.2 Area kerja Pada Dreamweaver MX 2004

Komponen yang terdapat pada area kerja Dreamweaver MX 2004 adalah :

1. Dokument Windows berfungsi untuk menampilkan dokumen dimana kita sekarang bekerja.

2. Menu utama berisi semua perintah yang dapat digunakan untuk bekerja pada dreamweaver.

3. Insert Bar terdiri dari tombol-tombol untuk mentiapkan berbagai macam objek seperti hyperlink, image, tabel dan lain-lain.

4. Document Toolbar berisi tombol-tombol dan menu pop-up dari dokumen yang sedang kita gunakan.

(29)

5. Panel Groups adalah sekumpulan panel window yang saling berkaitan satu sama lain, yang dikelompokan dibawah satu judul untuk membantu bekarja dengan Dreamweaver.

6. Tag Selector adalah tag-tag HTML yang terpilih sesuai dengan objek yang ada di area kerja.

7. Properti Inspector digunakan untuk melihat dan mengubah berbagai properti dari tiap objek terpilih yang ada di area kerja. Setiap objek memiliki properti yang berbeda-beda.

(30)

BAB 3

SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN

Sejarah singkat PT Askes (Persero)

1968

Pemerintah Indonesia mengeluarkan kebijakan yang secara jelas mengatur pemeliharaan kesehatan bagi Pegawai Negeri dan Penerima Pensiun (PNS dan ABRI) beserta anggota keluarganya berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 230 Tahun 1968. Menteri Kesehatan membentuk Badan Khusus di lingkungan Departemen Kesehatan RI yaitu Badan Penyelenggara Dana Pemeliharaan Kesehatan (BPDPK), dimana oleh Menteri Kesehatan RI pada waktu itu (Prof. Dr. G.A. Siwabessy) dinyatakan sebagai cikal bakal Asuransi Kesehatan Nasional.

1984

Untuk lebih meningkatkan program jaminan pemeliharaan kesehatan bagi peserta dan agar dapat dikelola secara profesional, Pemerintah menerbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 22 Tahun 1984 tentang Pemeliharaan Kesehatan bagi Pegawai Negeri

(31)

Sipil,Penerima Pensiun (PNS, ABRI dan Pejabat Negara) beserta anggota keluarganya. Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 1984, status badan penyelenggara diubah menjadi Perusahaan Umum Husada Bhakti.

1991

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 69 Tahun 1991, kepesertaan program jaminan pemeliharaan kesehatan yang dikelola Perum Husada Bhakti ditambah dengan Veteran dan Perintis Kemerdekaan beserta anggota keluarganya. Disamping itu, perusahaan diijinkan memperluas jangkauan kepesertaannya ke badan usaha dan badan lainnya sebagai peserta sukarela.

1992

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 1992 status Perum diubah menjadi Perusahaan Perseroan (PT Persero) dengan pertimbangan fleksibilitas pengelolaan keuangan, kontribusi kepada Pemerintah dapat dinegosiasi untuk kepentingan pelayanan kepada peserta dan manajemen lebih mandiri.

2005

PT. Askes (Persero) diberi tugas oleh Pemerintah melalui Departemen Kesehatan RI, sesuai Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1241/MENKES/SK/XI/2004 dan Nomor 56/MENKES/SK/I/2005, sebagai Penyelenggara Program Jaminan Kesehatan Masyarakat Miskin (PJKMM/ASKESKIN).

o Dasar Penyelenggaraan :  UUD 1945

(32)

 UU No.40/2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional (SJSN)  Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1241/MENKES/SK/XI/2004

dan Nomor 56/MENKES/SK/I/2005, o Prinsip Penyelenggaraan mengacu pada :

 Diselenggarakan secara serentak di seluruh Indonesia dengan azas gotong royong sehingga terjadi subsidi silang.

 Mengacu pada prinsip asuransi kesehatan sosial.

 Pelayanan kesehatan dengan prinsip managed care dilaksanakan secara terstruktur dan berjenjang.

 Program diselenggarakan dengan prinsip nirlaba.

 Menjamin adanya protabilitas dan ekuitas dalam pelayanan kepada peserta.

 Adanya akuntabilitas dan transparansi yang terjamin dengan mengutamakan prinsip kehati-hatian, efisiensi dan efektifitas.

2008

Pemerintah mengubah nama Program Jaminan Kesehatan Bagi Masyarakat Miskin (PJKMM) menjadi Program Jaminan Kesehatan Masyarakat (Jamkesmas). PT Askes (Persero) berdasarkan Surat Menteri Kesehatan RI Nomor 112/Menkes/II/2008 mendapat penugasan untuk melaksanakan Manajemen Kepesertaan Program Jamkesmas yang meliputi tatalaksana kepesertaan, tatalakasana pelayanan dan tatalaksana organisasi dan manajemen.

Sebagai tindak lanjut atas diberlakukannya Undang-undang Nomor 40/2004 tentang SJSN PT Askes (Persero) pada 6 Oktober 2008 PT Askes (Persero) mendirikan anak

(33)

perusahan yang akan mengelola Kepesertaan Askes Komersial. Berdasarkan Akta Notaris Nomor 2 Tahun 2008 berdiri anak perusahaan PT Askes (Persero) dengan nama PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia yang dikenal juga dengan sebutan PT AJII

2009

Pada tanggal 20 Maret 2009 berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan Nomor Kep-38/KM.10/2009 PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia selaku anak perusahaan dari PT Askes (Persero) telah memperoleh ijin operasionalnya. Dengan dikeluarkannya ijin operasional ini maka PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia dapat mulai menyelenggarakan asuransi kesehatan bagi masyarakat.

(34)

BAB 4

PERANCANGAN SISTEM

4.1 Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah upaya dari sebuah instansi untuk mulai memiliki sistem yang baru. Perancangan sistem biasanya dilakukan setelah mendapatkan gambaran yang jelas tentang apa yang harus dikerjakan. Untuk membuat suatu situs memerlukan persiapan, perencanaan yang baik, tujuan yang jelas dan percobaan yang berulang-ulang karena menyangkut semua elemen yang menyangkut sistem informasi.

a.Desain Database

Pertama yang dilakukan penulis, adalah mendesain database pada phpMyAdmin sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan sebagai media input dan media penyimpanan data serta sebagai media output.

(35)

DATA FLOW DIAGRAM (DFD)

Gbr 4.1.1 Data Flow Diagram (DFD) Diagram Konteks

Pengunjung Admin

- Info Data Surat

- Info Surat

Sistem Informasi Penanganan Surat Masuk Dan Keluar Pada PT.Askes

Reg I Medan - Data Surat

Laporan

Kepala Bagian Umum PT.Askes

(36)

Gambar 4.1.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Admin 1.0 Login Registrasi Administrator Input Data, Edit Data, Hapus Data 2.0 Pengunjung Admin F1

- Info Data Surat

- Data Surat

Data Surat

Kantor Cabang F2

F3 Brt Acara Direksi F4 Edaran F5 Instruksi F6 Kep Pasal F7 Keterangan F8 Perintah Kerja F10 Kuasa F9 Undangan F11

(37)

Tabel 4.1.1 admin

Field Name Data Type Width Description

nama Varchar 10 User Name

password Varchar 10 Password

Tabel 4.1.2 kode_surat

Field Name Data Type Width Description

id_surat Varchar 2 ID Surat

jenis_surat Varchar 20 Jenis Surat

PRIMARY KEY (`id_surat`)

Tabel 4.1.3 surat kantor_cabang

Field Name Data Type Width Description

id Varchar 3 Nomor

id_surat Varchar 2 Kode Surat

tempat_kcb Varchar 30 Alamat Kantor Cabang

tanggal_kcb Varchar 10 Tanggal Surat

no_kcb Varchar 15 Nomor Surat

lampiran_kcb Varchar 30 Lampiran Surat

perihal_kcb Varchar 30 Perihal

kpd_kcb Varchar 50 Orang yang Dituju

alamat_kpd_kcb Varchar 50 Alamat yang dituju

isi_kcb Varchar 200 Isi surat

pengirim_kcb Varchar 50 Nama pengirim

pangkat_pengirim_kcb Varchar 50 Pangkat pengirim

tembusan1_kcb Varchar 50 Tembusan 1

tembusan2_kcb Varchar 50 Tembusan 2

(38)

Tabel 4.1.4 surat berita_acara

Field Name Data Type Width Description nomor_acr Varchar 10 Nomor Surat

id Varchar 3 Nomor

id_surat Varchar 2 Kode Surat

nama_acr Varchar 30 Nama Acara

hari_acr Varchar 10 Hari Acara

tanggal_acr Varchar 10 Tanggal Acara

pembuat1_acr Varchar 100 Pembuat Acara

jbtn_pembuat1_acr Varchar 100 Jabatan Pembuat Acara

selaku_acr Varchar 100 Selaku

berdasarkan_acr` Varchar 100 Berdasarkan

mengadakan_acr Varchar 100 Mengadakan

hasil_acr Varchar 100 Hasil Acara

jlh_rangkap_acr Varchar 5 Jumlah rangkap

tujuan1_acr Varchar 150 Tujuan Acara

mengetahui_jbtn_acr Varchar 50 Mengetahui jabatan pembuat mengetahui_nama_acr Varchar 50 Mengetahui nama mengetahui_pngkt_acr Varchar 50 Mengetahui pangkat

PRIMARY KEY (`nomor_acr `)

Tabel 4.1.5 surat_direksi

Field Name Data Type Width Description

no_dir Varchar 10 Nomor Surat

id Varchar 3 ID

id_surat Varchar 5 Kode surat

tanggal_dir Varchar 10 Tanggal surat

kpd_edr Varchar 30 Kepada yang dituju

alamat_kpd_edr Varchar 20 Alamat yang dituju

isi_dir Varchar 200 Isi surat

pengirim_dir Varchar 30 Nama pengirim

pangkat_pengirim_dir Varchar 30 Pangkat pengirim

(39)

PRIMARY KEY (`no_dir`)

Tabel 4.1.6 surat_edaran

Field Name Data Type Width Description

nomor_edr Varchar 10 Nomor Surat

id Varchar 3 ID

id_surat Varchar 5 Kode surat

tanggal_edr Varchar 10 Tanggal surat

kepada_edr Varchar 50 Kepada yang dituju alamat_kpd_edr Varchar 50 Alamat yang dituju

tentang_edr Varchar 100 Tentang

isi_edr Varchar 150 Isi Surat

Nama_pengirim_edr Varchar 50 Nama pengirim surat Jabatan_pengirim_edr Varchar 50 Jabatan pengirim

tembusan1_edr Varchar 100 Tembusan surat

PRIMARY KEY (`nomor_edr `)

Tabel 4.1.7 surat_instruksi

Field Name Data Type Width Description

nomor_ins Varchar 20 Nomor Surat

id Varchar 3 ID

id_surat Varchar 3 Kode surat

tentang_ins Varchar 30 Tentang

menimbang1_ins Varchar 100 Menimbang

mengingat1_ins Varchar 100 Mengingat

kpd1_ins Varchar 100 Kepada

instruksi1_ins Varchar 100 Instruksi

Mulai_berlaku_ins Varchar 50 Tangggal mulai berlaku surat

ditetapkan_di_ins Varchar 50 Ditetapkan di

tanggal_ins Varchar 10 Tanggal surat

nama_ins Varchar 50 Nama pembuat instruksi pangkat_ins Varchar 50 Pangkat pembuat instruksi disampaikan1_ins Varchar 200 Hal yang disampaikan

no_lembaran_ins Varchar 20 Nomor lembaran surat

tahun_lembaran_ins Varchar 10 Tahun surat

(40)

Tabel 4.1.8 surat_keputusan_psl

Field Name Data Type Width Description

no_psl Varchar 20 Nomor Surat

id Varchar 3 ID

Id_surat Varchar 3 Kode Surat

tentang_psl Varchar 30 Tentang

menimbang1_psl Varchar 30 Menimbang

mengingat1_psl Varchar 30 Mengingat

memperhatikan_psl Varchar 30 Memperhatikan

bab_psl Varchar 10 Bab

pasal_psl Varchar 100 Isi Pasal

ayat_psl Varchar 40 Ayat

ditetapkan_di_psl Varchar 20 Ditetapkan di

tanggal_psl Varchar 10 Tanggal

nama_psl Varchar 50 Nama

disampaikan1_psl Varchar 50 Disampaikan

No_lbr_psl Varchar 20 Nomor lembaran

Thn_lbr_psl Varchar 10 Tahun surat

PRIMARY KEY (`no_psl`)

Tabel 4.1.9 surat_keterangan

Field Name Data Type Width Description

nomor_ket Varchar 20 Nomor Surat

id Varchar 3 ID

id_surat Varchar 3 Kode surat

nama_penerima_ket Varchar 50 Nama penerima surat npp_penerima_ket Varchar 10 Nomor pokok pegawai

penerima

umur_penerima_ket Varchar 10 Umur penerima

Alamat_penerima_ket Varchar 50 Alamat penerima Nama_cabang_ket Varchar 50 Nama kantor cabang

penerima

Nama_pemberi_ket Varchar 50 Nama pemberi

pangkat_pemberi_ket Varchar 50 Pangkat pemberi

(41)

Tabel 4.1.10 surat_kuasa

Field Name Data Type Width Description

nomor_ksa Varchar 10 Nomor Surat

id Varchar 3 ID

id_surat Varchar 3 Kode surat

Nama_pemberi_ksa Varchar 30 Nama pemberi

npp_pemberi_ksa Varchar 10 Nomor pokok pegawai pemberi

Jbtn_pemberi_ksa Varchar 50 Jabatan pemberi

Almt_pemberi_ksa Varchar 50 Alamat pemberi

Nama_penerima_ksa Varchar 30 Nama pemberi

npp_penerima_ksa Varchar 10 Nomor pokok pegawai penerima

jbtn_penerima_ksa Varchar 50 Jabatan penerima

almt_penerima_ksa Varchar 50 Alamat penerima

untuk1_ksa Varchar 100 Untuk

tgl_berlaku_ksa Varchar 10 Tanggal Berlaku surat tgl_tdk_berlaku_ksa Varchar 10 Tanggal tidak berlaku

tempat_ksa Varchar 50 Tempat

tanggal_ksa Varchar 10 Tanggal surat

pangkat_pemberi_ksa Varchar 50 Pangkat pemberi pangkat_penerima_ksa Varchar 50 Pangkat penerima

PRIMARY KEY (`nomor_ksa`)

Tabel 4.1.11 surat_perintah_kerja

Field Name Data Type Width Description

nomor_pkj Varchar 20 Nomor Surat

id Varchar 3 ID

id_surat Varchar 3 Kode Surat

kepada_pkj Varchar 50 Kepada

perusahaan_pkj Varchar 50 Perusahaan

alamat_pkj Varchar 50 alamat

No_tlpn_pkj Varchar 50 Nomor telepon

untuk_pkj Varchar 50 Untuk

dasar1_pkj Varchar 100 Dasar

(42)

tanggal_pkj Varchar 10 Tanggal surat

nama_penerima_pkj Varchar 50 Nama penerima

Jabatan_penerima_pkj Varchar 50 Jabatan penerima

Nama_pemberi_pkj Varchar 50 Nama pemberi

jabatan_pemberi_pkj Varchar 50 Jabatan pemberi

tembusan1_pkj Varchar 50 Tembusan surat

pembayaran_pkj Varchar 50 Pembayaran

PRIMARY KEY (`nomor_pkj`)

Tabel 4.1.12 surat_undangan_acr

Field Name Data Type Width Description

no_und Varchar 20 Nomor Surat

id Varchar 3 ID

id_surat Varchar 3 Kode Surat

tempat_und Varchar 50 Tempat

tanggal_und Varchar 50 Perusahaan

lampiran_und Varchar 50 Lampiran

kpd_und Varchar 50 Kepada

alamat_kpd_und Varchar 50 Alamat

latar_blkg_und Varchar 100 Latar belakang

hari_acara_und Varchar 100 Hari acara

tanggal_acara_und Varchar 10 Tanggal acara

tempat_acara_und Varchar 50 Tempat acara

nama_acara_und Varchar 50 Nama acara

harapan_und Varchar 50 harapan

jabatan_pengundang_und Varchar 50 Jabatan pengundang Nama_pengundang_und Varchar 50 Nama pengundang pangkat_pengundang_und Varchar 50 Pangkat pengundang

tembusan1_und Varchar 50 Tembusan surat

(43)

Flowchart (Diagram Alir)

Gambar 4.1.3 Flowchart Halaman Utama

Tampil x Baca Links Stop Prosedur Login Admin Admin Tampilan Halaman Utama Tampilan Halaman Profil Link 02 ? n y y Link 04 ? n y Link 03 ? n n Close ? n y ? Link 01 Tampilan Halaman Lihat Surat Start y

(44)

(45)

4.2 Gambaran Umum Halaman Situs

Dalam pembuatan sistem informasi ini, sistem yang digunakan bersifat intern yang berarti pengguna program ini hanya kalangan tertentu saja yang memiliki hak akses terhadap program. Berikut ini adalah halaman yang terdapat pada sistem informasi yang dirancang penulis:

1. Halaman Index

Halaman index merupakan halaman utama yang pertama kali diakses saat sistem informasi ini dibuka. Halaman index berisikan tentang profil singkat perusahaan, lihat surat yakni user dapat melihat output surat yang diinginkan.

(46)

2.Halaman Administrator

Halaman ini hanya bisa diakses oleh admin dalam hal ini bagian yang mengurusi tata pengarsipan pada PT.ASKES Reg.I Medan yakni bagian umum.

Berikut contoh form penginputan surat yang ditujukan pada kantor cabang:

(47)

Form data kantor cabang

Pada form inilah, seorang administrator dapat melakukan perubahan pada surat baik penambahan, pengurangan, maupun penghapusan.

(48)

Contoh form control panel:

Pada form ini disajikan halaman penambahan admin dan kumpulan jenis data surat yang berbeda-beda. Yang berhak mengakses halaman ini adalah administrator sendiri.

(49)

BAB 5

IMPLEMENTASI SISTEM

5.1 Definisi Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan kumpulan langkah-langkah atau prosedur-prosedur yang dilakukan dalam menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui, untuk menguji, menginstal dan memulai sistem baru atau sistem yang diperbaiki.

5.2 Tujuan Implementasi Sistem

Berdasarkan definisi diatas jelaslah bahwa sebelum sistem dilakukan maka diperlukan implementasi sistem. Untuk lebih jelasnya, berikut akan diberikan penjelasan tentang tujuan dari implementasi sistem, antara lain:

 Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen sistem yang disetujui.

 Menulis, menguji serta mendokumentasikan program-program dan prosedur-prosedur yang dilakukan oleh dokumen desain sistem yang disetujui.

(50)

 Memastikan bahwa pemakai(user) dapat mengoperasikan sistem baru dan melatih pemakai.

 Memastikan bahwa sistem memenuhi permintaan yaitu dengan menguji sistem secara menyeluruh.

 Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan yaitu dengan membuat rencana, mengontrol dan melakukan instalasi baru secara benar.

Langkah yang dilakukan dalam melaksanakan implementasi sistem adalah:

1. Menyelesaikan desain sistem

2. Mendapatkan hardware dan software

3. Menulis, menguji, mengontrol, dan mendokumentasikan program 4. Menyelesaikan manual pemakai

5. Mendapatkan persetujuan.

5.3 Pengujian Sistem

Tahap ini biasanya sistem telah selesai diperiksa dan diuji. Pengujian ini bertujuan untuk memastikan sistem yang dibuat apakah sesuai dengan keinginan pemakai dan dapat digunakan oleh pemakai dan dioperasikan oleh operator sistem.

(51)

a. Pengujian Bagian

Dilakukan ke setiap modul-modul program untuk memperhitungkan bahwa setiap modul program tersebut memenuhi spesifikasinya.

b. Pengujian Integrasi

Menguji setiap kelompok logika modul-modul program untuk memperhitungkan bahwa setiap kelompok memenuhi spesifikasi logika.

c. Pengujian Sistem

Menguji sistem yang telah dibuat untuk memperhitungkan bahwa semua komponen dalam sistem baru dalam keadaan memuaskan atau siap pakai.

d.Pengujian Penerimaan

Bertujuan untuk mempertimbangkan bahwa semua komponen dalam sistem baru dalam keadaan memuaskan atau siap pakai.

e.Pengujian operasi dan pengujian lingkungan sistem

Sistem yang telah dibuat dicoba ke lingkungan yang sesungguhnya untuk memastikan bahwa semua peralatan baru berjalan dengan baik dan memuaskan.

(52)

5.4 Komponen Utama Implementasi Sistem

Untuk mewujudkan sistem yang telah dirancang memerlukan sarana pendukung yakni berupa komponen-komponen yang sangat berperan dalam menunjang penerapan sistem yang dirancang tehadap pengolahan data.

5.4.1 Hardware

Hardware ( perangkat keras ) adalah mesin atau komponen yang secara fisik bekerjasama di dalam melaksanakan pengolahan data yang dilaksanakan, yaitu seperangkat Personal Computer (PC), perangkat ini terdiri dari:

1. Monitor SVGA

2. CPU (Central Processing Unit) 3. Harddisc dengan kapasitas 160 Giga 4. Printer Canon Pixma iP1700

5. Kertas A4 untuk mencetak laporan

5.4.2 Software

Ada beberapa software yang perlu diinstal dalam membuat sistem informasi ini, antara lain:

(53)

1. Sistem Operasi Windows XP

Gambar 4.1 Windows XP

2. Software Apache (server), Mysql (Database), PHP(script). Software ini bisa diganti dengan PhpTriad 2.2.1

3. Macromedia Dreamweaver MX 2004, supaya mudah dalam mendesain website dan mengkonecsican antara MySQL dengan scrip PHP.

(54)

Gambar 4.2 Dreamweaver MX 2004

4. Mozilla Firefox atau Internet Explorer, untuk melihat hasil jadi sistem informasi yang dirancang. Lebih baik menggunakan Mozilla Firefox karena bisa membuka situs lain dalam 1 (satu) Windows [Tekan Ctrl+T]. Makin tinggi versinya makin lebih baik.

5. Adobe Photoshop, untuk mengedit image yang akan kita tampilkan di sistem informasi yang penulis rancang.

5.4.3 Brainware

Brainware merupakan faktor manusia yang menangani fasilitas komputer. Faktor brainware dalam hal ini unsur manusia yang dibutuhkan:

(55)

a. Sistem analis, yaitu orang yang membentuk dan membangun fasilitas sistem desain.

b. Programmer, yaitu orang yang mengerti bahasa pemrograman yang digunakan dalam membuat dan membangun program.

Programmer terdiri dari:

1. Pemrogram aplikasi, yaitu programmer yang membuat perangkat lunak aplikasi untuk memenuhi kebutuhan dari para pemakai.

2. Pemrogram pemeliharaan, yaitu programmer yang bertanggungjawab untuk memelihara, memodifikasi dan memperbaiki serta menjaga program agar program dapat dipakai selama mungkin.

3. Pemrogram sistem, yaitu programmer yang membuat perangcat lunak sistem untuk mengontrol operasi perangkat keras komputer dan membuatnya dapat menjalankan program aplikasi.

c. Personalia operasi komputer, yang terdiri atas:

1. Komputer operator, yaitu orang yang menangani langsung dalam pengolahan data sampai dengan tampilan dan pengentrian data di dalam komputer.

(56)

2. Manajer operasi komputer, yaitu orang yang bertanggungjawab atas seluruh aktifitas pengoperasian komputer.

3. Personalia pemasukan data, yaitu orang- orang yang bertugas memasukkan data ke sistem komputer dan memastikan bahwa data yang dimasukkan terjamin kebenaran, akurasi, dan kelengkapannya.

4. Pustakawan sistem, yaitu orang-orang yang bertugas untuk mengelola penyimpanan data dan peralatan perekam.

5.5 Pemeliharaan Sistem

Kegiatan pengolahan data akan terus berlangsung dengan melibatkan sejumlah fungsi yang terlibat atau tidak, hingga pemanfaatan sistem tersebut secara maksimal sangat dibutuhkan. Kegiatan pengolahan data juga akan melibatkan penyelenggaraan data yang berkualitas, efektif, dan efisien.

Agar sistem dapat berjalan dengan semestinya dan dapat digunakan semaksimal mungkin, maca diperlukan juga adanya pemeliharaan. Adapun tujuan pemeliharaan sistem tersebut adalah sebagai berikut:

1. Mencegah modifikasi sistem yang akan menyebabkan masalah lain.

(57)

3. Menyempurnakan proses penyusunan sistem dengan proses pemeliharaan sistem dengan menganalisa informasi tentang modifikasi sistem.

4. Mengganti pemeliharaan sistem jika modifikasi yang diminta relatif besar.

5. Meminimalkan gangguan kontrol dan gangguan operasi yang disebabkan oleh pemeliharaan sistem.

(58)

BAB 6

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 KESIMPULAN

a. PHP merupakan bahasa pemrograman yang banyak digunakan di kalangan web developer karena kemudahan pemakaiannya dan bersifat open source.

b. MySQL merupakan sebuah software gratisan yang kemampuannya hampir sama bahkan bisa melebihi dari sebuah software yang komersil.

c. Adanya sistem informasi penanganan surat masuk dan keluar pada PT.Askes (Persero) Reg.I Medan sangat bermanfaat dalam membantu pengarsipan pada PT.Askes dan data-data yang tersimpan dapat digunakn untuk pengambilan keputusan maupun bahan pertanggungjawaban di masa yang akan datang.

6.2 SARAN

1. Penulis menyadari bahwa apa yang telah dibuat penulis masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu diperlukan pengembangan lebih lanjut untuk perbaikan ke depan.

2. Dapat dikembangkan lagi sistem informasi berbasis web pada PT.Askes(Persero) Reg.I Medan sehingga baik kantor cabang maupun pusat yang tergabung dalam PT. Askes seluruh Indonesia mempunyai

(59)

database sistem yang menyatu dan saling berhubungan agar lebih efisien, dan akurat.

(60)

DAFTAR PUSTAKA

Wahana, Komputer,2006. Membuat Website Interaktif Dengan Macromedia Dreamweaver MX 2004. Yogyakarta, Penerbit Andi.

Wahana, Komputer Semarang, 2006. Panduan Lengkap Menguasai Pemrograman Web dengan PHP 5, Penerbit Andi Yogyakarta.

Sutarman, 2007. Membangun Aplikasi Web Dengan PHP dan MySql, Penerbit GRAHA ILMU Yogyakarta.

(61)

Listing Program

koneksi.php <?php

$host = 'localhost'; $user = 'root'; $pass = '';

$dbname = 'admsurat';

$konek = mysql_connect($host, $user, $pass) or die ('Mysql Tidak Terhubung');

mysql_select_db($dbname); ?>

form_login.php

<?php require_once('koneksi.php'); ?> <?php

mysql_select_db($dbname, $konek);

$query_rs_admin = "SELECT * FROM `admin`";

$rs_admin = mysql_query($query_rs_admin, $konek) or die(mysql_error()); $row_rs_admin = mysql_fetch_assoc($rs_admin);

$totalRows_rs_admin = mysql_num_rows($rs_admin); ?>

<?php

// *** Validate request to login to this site. session_start();

$loginFormAction = $_SERVER['PHP_SELF']; if (isset($accesscheck)) {

(62)

session_register('PrevUrl'); }

if (isset($_POST['username'])) {

$loginUsername=$_POST['username']; $password=$_POST['password']; $MM_fldUserAuthorization = "";

$MM_redirectLoginSuccess = "control_panel.php"; $MM_redirectLoginFailed = "login_admin_salah.php"; $MM_redirecttoReferrer = false;

mysql_select_db($dbname, $konek);

$LoginRS__query=sprintf("SELECT username, password FROM admin WHERE username='%s' AND password='%s'",

get_magic_quotes_gpc() ? $loginUsername : addslashes($loginUsername), get_magic_quotes_gpc() ? $password : addslashes($password));

$LoginRS = mysql_query($LoginRS__query, $konek) or die(mysql_error()); $loginFoundUser = mysql_num_rows($LoginRS);

if ($loginFoundUser) { $loginStrGroup = "";

//declare two session variables and assign them $GLOBALS['MM_Username'] = $loginUsername;

$GLOBALS['MM_UserGroup'] = $loginStrGroup;

//register the session variables session_register("MM_Username"); session_register("MM_UserGroup");

(63)

$MM_redirectLoginSuccess = $_SESSION['PrevUrl']; }

header("Location: " . $MM_redirectLoginSuccess ); }

else {

header("Location: ". $MM_redirectLoginFailed ); }

}

<form ACTION="<?php echo $loginFormAction; ?>" method="POST" name="frm_login" id="frm_login">

<tr>

<td height="23" colspan="3"><p align="center"><strong>LOGIN ADMINISTRATOR</strong></p></td>

</tr> <tr>

<td>Username</td>

<tr>

<td>Password</td>

(64)

</tr> </table> </form> </tr>

</table> </body> </html> <?php

mysql_free_result($rs_admin);?>

control_panel.php

<?php

//initialize the session session_start();

// ** Logout the current user. **

$logoutAction = $_SERVER['PHP_SELF']."?doLogout=true";

if ((isset($_SERVER['QUERY_STRING'])) && ($_SERVER['QUERY_STRING'] != "")){

$logoutAction .="&". htmlentities($_SERVER['QUERY_STRING']); }

if ((isset($_GET['doLogout'])) &&($_GET['doLogout']=="true")){ //to fully log out a visitor we need to clear the session varialbles session_unregister('MM_Username');

(65)

$logoutGoTo = "index.php"; if ($logoutGoTo) {

header("Location: $logoutGoTo"); exit;

} } ?>

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd">

<title>Halaman Pengendali</title>

<!-- body {

background-color: #99FFFF; }

-->

</style></head>

<body>

<td height="96" colspan="2"><div align="center"> <p><strong>CONTROL PANEL </strong></p> </div></td>

</tr>

(66)

<td width="262"><a href="data_admin.php"><img

src="images/connected_multiple_big.jpg" width="76" height="89"> Administrator </a></td>

<td width="222"><p>- Penambahan Admin</p> <p>- Ganti Password</p>

<p>- Hapus Admin </p></td> </tr>

<td><a href="data_kantor_cabang.php"><img src="images/images_016.jpeg" width="76" height="89">Data Kantor Cabang </a></td>

<td><p>- Input Kantor Cabang</p> <p>- Update Kantor Cabang</p> <p>- Hapus Kantor Cabang </p></td> </tr>

<td><a href="data_surat_berita_acara.php"><img src="images/images_012.jpeg" width="76" height="89">Data Berita Acara</a></td>

<td><p>- Input Data Berita Acara</p> <p>- Update Data Berita Acara</p> <p>- Hapus Data Berita Acara</p></td> </tr>

<td><a href="data_surat_direksi.php"><img src="images/images_017.jpeg" width="76" height="89">Data Surat Direksi</a></td>

<td><p>- Input Data Surat Direksi</p> <p>- Update Data Surat Direksi</p> <p>- Hapus Data Surat Direksi</p></td> </tr>

<td><a href="data_surat_edaran.php"><img src="images/images_016.jpeg" width="76" height="89">Data Surat Edaran</a></td>

(67)

<td><p>- Input Data Surat Edaran</p> <p>- Update Data Surat Edaran</p> <p>- Hapus Data Surat Edaran</p></td> </tr>

<td><a href="data_surat_instruksi.php"><img src="images/images_012.jpeg" width="76" height="89">Data Surat Instruksi</a></td>

<td><p>- Input Data Surat Instruksi</p> <p>- Update Data Surat Instruksi</p> <p>- Hapus Data Surat Instruksi</p></td> </tr>

<td><a href="data_surat_keputusan_psl.php"><img src="images/images_016.jpeg" width="76" height="89">Data Surat Keputusan Pasal</a></td>

<td><p>- Input Data Surat Keputusan Pasal</p> <p>- Update Data Surat Keputusan Pasal</p> <p>- Hapus Data Surat Keputusan Pasal</p></td> </tr>

<td><a href="data_surat_keterangan.php"><img src="images/images_012.jpeg" width="76" height="89">Data Surat Keterangan</a></td>

<td><p>- Input Data Surat Keterangan</p> <p>- Update Data Surat Keterangan</p> <p>- Hapus Data Surat Keterangan</p></td> </tr>

<td><a href="data_surat_kuasa.php"><img src="images/images_017.jpeg" width="76" height="89">Data Surat Kuasa</a></td>

<td><p>- Input Data Surat Kuasa</p> <p>- Update Data Surat Kuasa</p> <p>- Hapus Data Surat Kuasa</p></td>

(68)

</tr>

<td><a href="data_surat_perintah_kerja.php"><img src="images/images_012.jpeg" width="76" height="89">Data Surat Perintah Kerja</a></td>

<td><p>- Input Data Surat Perintah Kerja</p> <p>- Update Data Surat Perintah Kerja</p> <p>- Hapus Data Surat Perintah Kerja</p></td> </tr>

<td><a href="data_surat_undangan_acr.php"><img src="images/images_016.jpeg" width="76" height="89">Data Surat Undangan</a></td>

<td bgcolor="#999966"><p>- Input Data Surat Undangan</p> <p>- Update Data Surat Undangan</p>

<p>- Hapus Data Surat Undangan</p></td> </tr>

<td bgcolor="#CCCCCC"><a href="<?php echo $logoutAction ?>"><img

src="images/connected_multiple_big.jpg" width="76" height="89">Log Out</a> </td> <td bgcolor="#CCCCCC">- Keluar Dari Menu ADMIN</td>

</tr> </table> </body> </html>

add_admin.php

<?php require_once('koneksi.php'); ?> <?php

//initialize the session session_start();

(69)

// ** Logout the current user. **

$logoutAction = $_SERVER['PHP_SELF']."?doLogout=true";

if ((isset($_SERVER['QUERY_STRING'])) && ($_SERVER['QUERY_STRING'] != "")){

$logoutAction .="&". htmlentities($_SERVER['QUERY_STRING']); }

if ((isset($_GET['doLogout'])) &&($_GET['doLogout']=="true")){ //to fully log out a visitor we need to clear the session varialbles session_unregister('MM_Username');

session_unregister('MM_UserGroup');

$logoutGoTo = "index.php"; if ($logoutGoTo) {

header("Location: $logoutGoTo"); exit;

} } ?> <?php

function GetSQLValueString($theValue, $theType, $theDefinedValue = "", $theNotDefinedValue = "")

{

$theValue = (!get_magic_quotes_gpc()) ? addslashes($theValue) : $theValue;

switch ($theType) { case "text":

$theValue = ($theValue != "") ? "'" . $theValue . "'" : "NULL"; break;

case "long": case "int":

(70)

$theValue = ($theValue != "") ? intval($theValue) : "NULL"; break;

case "double":

$theValue = ($theValue != "") ? "'" . doubleval($theValue) . "'" : "NULL"; break;

case "date":

$theValue = ($theValue != "") ? "'" . $theValue . "'" : "NULL"; break;

case "defined":

$theValue = ($theValue != "") ? $theDefinedValue : $theNotDefinedValue; break;

}

return $theValue; }

$editFormAction = $_SERVER['PHP_SELF']; if (isset($_SERVER['QUERY_STRING'])) {

$editFormAction .= "?" . htmlentities($_SERVER['QUERY_STRING']); }

if ((isset($_POST["MM_insert"])) && ($_POST["MM_insert"] == "frm_input_admin")) {

$insertSQL = sprintf("INSERT INTO admin (nama, passwordword) VALUES (%s, %s)",

GetSQLValueString($_POST['txt_username'], "text"), GetSQLValueString($_POST['txt_passwordword'], "text"));

mysql_select_db($database_koneksi, $koneksi);

$Result1 = mysql_query($insertSQL, $koneksi) or die(mysql_error());

(71)

if (isset($_SERVER['QUERY_STRING'])) {

$insertGoTo .= (strpos($insertGoTo, '?')) ? "&" : "?"; $insertGoTo .= $_SERVER['QUERY_STRING']; }

header(sprintf("Location: %s", $insertGoTo)); }

mysql_select_db($dbname, $konek);

$query_rs_admin = "SELECT * FROM `admin`";

$rs_admin = mysql_query($query_rs_admin, $konek) or die(mysql_error()); $row_rs_admin = mysql_fetch_assoc($rs_admin);

$totalRows_rs_admin = mysql_num_rows($rs_admin); ?>

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd">

<title>Tambah Data Administrator</title>

<!-- body {

background-color: #66CCFF; }

-->

</style></head>

<body>

(72)

<td width="175"><a href="data_admin.php"><img src="images/connected_multiple_big.jpg" width="71" height="81">Administrator</a></td>

</tr> </table>

<form action="<?php echo $editFormAction; ?>" method="POST" name="frm_input_admin" id="frm_input_admin">

<td colspan="3"><div

align="center"><strong>ADMINISTRATOR</strong></div></td> </tr>

<tr>

<td>Username</td>

<tr>

<td>Password</td>

<tr>

(73)

</tr> <tr>

</table>

</body> </html> <?php

mysql_free_result($rs_admin); ?>

input_kantor_cabang.php

<?php require_once('koneksi.php'); ?> <?php

//initialize the session session_start();

// ** Logout the current user. **

$logoutAction = $_SERVER['PHP_SELF']."?doLogout=true";

if ((isset($_SERVER['QUERY_STRING'])) && ($_SERVER['QUERY_STRING'] != "")){

$logoutAction .="&". htmlentities($_SERVER['QUERY_STRING']); }

(74)

if ((isset($_GET['doLogout'])) &&($_GET['doLogout']=="true")){ //to fully log out a visitor we need to clear the session varialbles session_unregister('MM_Username');

session_unregister('MM_UserGroup');

$logoutGoTo = "index.php"; if ($logoutGoTo) {

header("Location: $logoutGoTo"); exit;

} } ?> <?php

function GetSQLValueString($theValue, $theType, $theDefinedValue = "", $theNotDefinedValue = "")

{

$theValue = (!get_magic_quotes_gpc()) ? addslashes($theValue) : $theValue;

switch ($theType) { case "text":

$theValue = ($theValue != "") ? "'" . $theValue . "'" : "NULL"; break;

case "long": case "int":

$theValue = ($theValue != "") ? intval($theValue) : "NULL"; break;

case "double":

$theValue = ($theValue != "") ? "'" . doubleval($theValue) . "'" : "NULL"; break;

case "date":

(75)

break;

case "defined":

$theValue = ($theValue != "") ? $theDefinedValue : $theNotDefinedValue; break;

}

return $theValue; }

$editFormAction = $_SERVER['PHP_SELF']; if (isset($_SERVER['QUERY_STRING'])) {

$editFormAction .= "?" . htmlentities($_SERVER['QUERY_STRING']); }

if ((isset($_POST["MM_insert"])) && ($_POST["MM_insert"] == "frm_input_kantor_cabang")) {

$insertSQL = sprintf("INSERT INTO kantor_cabang (id, id_surat, no_kcb, tempat_kcb, tanggal_kcb, lampiran_kcb, perihal_kcb, kpd_kcb, alamat_kpd_kcb, isi_kcb,

pengirim_kcb, pangkat_pengirim_kcb,tembusan1_kcb,tembusan2_kcb) VALUES (%s, %s, %s, %s, %s, %s, %s, %s, %s, %s, %s, %s, %s, %s)",

GetSQLValueString($_POST['txt_id'], "text"),

GetSQLValueString($_POST['txt_id_surat'], "text"),

GetSQLValueString($_POST['txt_no_kcb'],

"text"),

GetSQLValueString($_POST['txt_tempat_kcb'], "text"), GetSQLValueString($_POST['txt_tanggal_kcb'], "text"),

GetSQLValueString($_POST['txt_no_kcb'],

"text"),

GetSQLValueString($_POST['txt_lampiran_kcb'], "text"), GetSQLValueString($_POST['txt_perihal_kcb'], "text"), GetSQLValueString($_POST['txt_kpd_kcb'], "text"),

(76)

GetSQLValueString($_POST['txt_alamat_kpd_kcb'], "text"), GetSQLValueString($_POST['txt_isi_kcb'], "text"),

GetSQLValueString($_POST['txt_pengirim_kcb'], "text"),

GetSQLValueString($_POST['txt_pangkat_pengirim_kcb'], "text"), GetSQLValueString($_POST['txt_tembusan1_kcb'], "text"),

GetSQLValueString($_POST['txt_tembusan2_kcb'], "text"));

mysql_select_db($dbname, $konek);

$Result1 = mysql_query($insertSQL, $konek) or die(mysql_error());

$insertGoTo = "data_kantor_cabang.php"; if (isset($_SERVER['QUERY_STRING'])) {

$insertGoTo .= (strpos($insertGoTo, '?')) ? "&" : "?"; $insertGoTo .= $_SERVER['QUERY_STRING']; }

header(sprintf("Location: %s", $insertGoTo)); }

mysql_select_db($dbname, $konek);

$query_rs_kantor_cabang = "SELECT * FROM kantor_cabang";

$rs_kantor_cabang = mysql_query($query_rs_kantor_cabang, $konek) or die(mysql_error());

$row_rs_kantor_cabang = mysql_fetch_assoc($rs_kantor_cabang); $totalRows_rs_kantor_cabang = mysql_num_rows($rs_kantor_cabang); ?>

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd">

(77)

<title>Input_Kantor_cabang</title>

<!-- body {

background-color: #66CCFF; }

-->

</style></head>

<body>

<td width="175"><a href="data_admin.php"><img src="images/connected_multiple_big.jpg" width="71" height="81">Administrator</a></td>

<td width="187"><a href="data_kantor_cabang.php"><img

src="images/images_016.jpeg" width="71" height="81">Data KANTOR_CABANG</a> </td>

</tr> </table>

<form action="<?php echo $editFormAction; ?>" method="POST" name="frm_input_kantor_cabang" id="frm_input_kantor_cabang">

(78)

</div></td> </tr>

<tr>

<td width="300"><input name="txt_id" type="text" id="txt_id" value="<?php echo $row_rs_kantor_cabang['id']; ?>" size="3" maxlength="3"></td>

<tr>

<td width="88"> ID Surat </td> <td width="88">:</td>

<td width="300"><input name="txt_id_surat" type="text" id="txt_id_surat" value="<?php echo $row_rs_kantor_cabang['id_surat']; ?>" size="3"

maxlength="3"></td>

<tr>

<td width="88"> Tempat </td> <td width="88">:</td>

<td width="300"><input name="txt_tempat_kcb " type="text" id="txt_tempat_kcb" value="<?php echo $row_rs_kantor_cabang['tempat_kcb']; ?>" size="30"

maxlength="30"></td>

<tr>

<td width="88"> Tanggal </td> <td width="88">:</td>

(79)

<td width="300"><input name="txt_tanggal_kcb" type="text" id="txt_tanggal_kcb" value="<?php echo $row_rs_kantor_cabang['tanggal_kcb']; ?>" size="10"

maxlength="10"></td>

<tr>

<td width="88">Nomor</td> <td width="88">:</td>

<td width="300"><input name="txt_no_kcb" type="text" id="txt_no_kcb" value="<?php echo $row_rs_kantor_cabang['no_kcb']; ?>" size="15"

maxlength="15"></td>

<tr>

<td width="88"> Lampiran </td> <td width="88">:</td>

<td width="300"><input name="txt_lampiran_kcb" type="text"

id="txt_lampiran_kcb" value="<?php echo $row_rs_kantor_cabang['lampiran_kcb']; ?>" size="30" maxlength="30"></td>

<tr>

<td width="88"> Perihal </td> <td width="88">:</td>

<td width="300"><input name="txt_perihal_kcb" type="text" id="txt_perihal_kcb" value="<?php echo $row_rs_kantor_cabang['perihal_kcb']; ?>" size="30"

maxlength="30"></td>

<tr>

(80)

<td width="300"><input name="txt_kpd_kcb" type="text" id="txt_kpd_kcb" value="<?php echo $row_rs_kantor_cabang['kpd_kcb']; ?>" size="25"

maxlength="25"></td>

<tr>

<td width="88"> Alamat</td> <td width="88">:</td>

<td width="300"><input name="txt_alamat_kpd_kcb" type="text" id="txt_alamat_kpd_kcb" value="<?php echo

$row_rs_kantor_cabang['alamat_kpd_kcb']; ?>" size="20" maxlength="20"></td> <td width="6"> </td>

</tr> <tr>

<td width="300"><input name="txt_isi_kcb" type="text" id="txt_isi_kcb" value="<?php echo $row_rs_kantor_cabang['isi_kcb']; ?>" size="100"

maxlength="120"></td>

<tr>

<td width="88"> Pengirim</td> <td width="88">:</td>

<td width="300"><input name="txt_pengirim_kcb" type="text"

id="txt_pengirim_kcb" value="<?php echo $row_rs_kantor_cabang['pengirim_kcb']; ?>" size="30" maxlength="30"></td>

(81)

<td width="88"> Pangkat</td> <td width="88">:</td>

<td width="300"><input name="txt_pangkat_pengirim_kcb" type="text" id="txt_pangkat_pengirim_kcb" value="<?php echo

$row_rs_kantor_cabang['pangkat_pengirim_kcb']; ?>" size="20" maxlength="20"></td> <td width="6"> </td>

</tr> <tr>

<td width="88"> Tembusan1</td> <td width="88">:</td>

<td width="300"><input name="txt_tembusan1_kcb" type="text"

id="txt_tembusan1_kcb" value="<?php echo $row_rs_kantor_cabang['tembusan1_kcb']; ?>" size="20" maxlength="20"></td>

<tr>

<td width="88"> Tembusan2</td> <td width="88">:</td>

<td width="300"><input name="txt_tembusan2_kcb" type="text"

id="txt_tembusan2_kcb" value="<?php echo $row_rs_kantor_cabang['tembusan2_kcb']; ?>" size="20" maxlength="20"></td>

</tr> </table>

(1)

echo "<td align=center bgcolor=#99FF33 width=80><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Kepada</font></div></td>";

echo "<td align=center bgcolor=#99FF33 width=80><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Di</font></div></td>";

echo "<td align=center bgcolor=#99FF33 width=300><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Isi</font></div></td>";

echo "<td align=center bgcolor=#99FF33 width=80><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Pengirim</font></div></td>";

echo "<td align=center bgcolor=#99FF33 width=80><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Pangkat Pengirim</font></div></td>"; echo "<td align=center bgcolor=#99FF33 width=80><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Tembusan1</font></div></td>";

echo "<td align=center bgcolor=#99FF33 width=80><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Tembusan2</font></div></td>";

echo "</tr>";

while($row = mysql_fetch_array($sql)){ //menampilkan data baris perbaris pada tabel echo"<tr>";

for ($i=0;$i<=13;$i++)

{echo("<font color=#3366FF face=Tahoma ><td>".nl2br($row[$i])."</td></font>");} echo"</tr>";

}

echo"</table>";

// Melihat jumlah total data pada database:

$total_results = mysql_result(mysql_query("SELECT COUNT(*) as Num FROM kantor_cabang, kode_surat"),0);

// Melihat jumlah total halaman. Selalu dibulatkan ke atas dengan fungsi ceil() $total_pages = ceil($total_results / $max_results);

(2)

// Membuat Penomoran Halaman

echo "<table><tr bgcolor=#CCCCCC><td><font color=#3366FF face=Tahoma >"; echo "Halaman : ";

// Link sebelumnya if($page > 1){

$prev = ($page - 1);

echo "<a href=\"".$_SERVER['PHP_SELF']."?page=$prev\"><<</a> "; }

for($i = 1; $i <= $total_pages; $i++){ if(($page) == $i){

echo "$i "; } else {

echo "<a href=\"".$_SERVER['PHP_SELF']."?page=$i\">$i</a> "; }

}

// Link selanjutnya if($page < $total_pages){ $next = ($page + 1);

echo "<a href=\"".$_SERVER['PHP_SELF']."?page=$next\">>></a>"; }

echo "</font></td></tr></table>"; echo"</font>";

output_surat_direksi.php

(3)

include "koneksi.php";

echo"<font color=#000000 face=Tahoma >"; if(!isset($_GET['page'])){

$page = 1; } else {

$page = $_GET['page']; }

// Menentukan maksimal data yang akan ditampilkan. $max_results = 50;

// Menentukan batasan query berdasarkan pada nomor halaman. $from = (($page * $max_results) - $max_results);

$sql = mysql_query("SELECT id, jenis_surat, tanggal_dir, no_dir, lamp_dir, perihal_dir, kpd_dir, alamat_kpd_dir, isi_dir, pengirim_dir, pangkat_pengirim_dir, tembusan1_dir FROM surat_direksi, kode_surat WHERE surat_direksi.id_surat= kode_surat.id_surat LIMIT $from, $max_results");

echo"<table width=900 height=25 border=1>"; echo "<tr>";

echo "<td align=center bgcolor=#3366FF width=10><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >ID</font></div></td>";

echo "<td align=center bgcolor=#3366FF width=20><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Kode Surat</font></div></td>";

echo "<td align=center bgcolor=#3366FF width=10><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Tanggal</font></div></td>";

echo "<td align=center bgcolor=#3366FF width=30><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Nomor</font></div></td>";

echo "<td align=center bgcolor=#3366FF width=10><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Lampiran</font></div></td>";

(4)

echo "<td align=center bgcolor=#3366FF width=100><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Perihal</font></div></td>";

echo "<td align=center bgcolor=#3366FF width=85><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Kepada</font></div></td>";

echo "<td align=center bgcolor=#3366FF width=85><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Alamat</font></div></td>";

echo "<td align=center bgcolor=#3366FF width=300><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Isi</font></div></td>";

echo "<td align=center bgcolor=#3366FF width=100><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Pengirim</font></div></td>";

echo "<td align=center bgcolor=#3366FF width=100><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Pangkat Pengirim</font></div></td>";

echo "<td align=center bgcolor=#3366FF width=30><div align=center ><font color=#FEE3F6 face=Tahoma >Tembusan1</font></div></td>";

echo "</tr>";

while($row = mysql_fetch_array($sql)){ //menampilkan data baris perbaris pada tabel echo"<tr>";

for ($i=0;$i<=13;$i++)

{echo("<font color=#3366FF face=Tahoma ><td>".nl2br($row[$i])."</td></font>");} echo"</tr>";

}

echo"</table>";

// Melihat jumlah total data pada database:

$total_results = mysql_result(mysql_query("SELECT COUNT(*) as Num FROM surat_direksi, kode_surat"),0);

// Melihat jumlah total halaman. Selalu dibulatkan ke atas dengan fungsi ceil() $total_pages = ceil($total_results / $max_results);

(5)

// Membuat Penomoran Halaman

echo "<table><tr bgcolor=#CCCCCC><td><font color=#3366FF face=Tahoma >"; echo "Halaman : ";

// Link sebelumnya if($page > 1){

$prev = ($page - 1);

echo "<a href=\"".$_SERVER['PHP_SELF']."?page=$prev\"><<</a> "; }

for($i = 1; $i <= $total_pages; $i++){ if(($page) == $i){

echo "$i "; } else {

echo "<a href=\"".$_SERVER['PHP_SELF']."?page=$i\">$i</a> "; }

}

// Link selanjutnya if($page < $total_pages){ $next = ($page + 1);

echo "<a href=\"".$_SERVER['PHP_SELF']."?page=$next\">>></a>"; }

echo "</font></td></tr></table>"; echo"</font>";

?><!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd">

(6)

Perancangan Sistem Informasi Penanganan Surat Masuk Dan Keluar (Mail Handling) Pada PT. ASKES (Persero) REG I Medan